HALAMAN JUDUL
SKRIPSI
Diajukan Sebagai Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Strata Satu
Program Studi Sistem Informasi
Oleh :
FAJRIN RIZKIA PRATIWI SUWARNO
NIM. 1110093000004
Oleh :
FAJRIN RIZKIA PRATIWI SUWARNO
NIM. 1110093000004
Menyetujui,
Pembimbing I
Pembimbing II
Fitroh, M. Kom
Zulfiandri, MMSI
NIP: 19700130 200501 1 003
ii
PENGESAHAN UJIAN
Skripsi berjudul Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Pada PT OTO
Multiartha Menggunakan Framework Cobit 5 Fokus Pada Proses Manage
Relationship (Apo08). yang ditulis oleh Fajrin Rizkia Pratiwi Suwarno dengan
NIM 1110093000004 telah diuji dan dinyatakan lulus dalam sidang Munaqosah
Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta pada tanggal 25 November 2014. Skripsi telah diterima sebagai salah satu
syarat untuk memperoleh gelar sarjana strata satu (S1) Program Studi Sistem
Informasi.
Menyetujui,
Penguji I
Penguji II
Zulfiandri, MMSI
NIP: 19700130 200501 1 003
Pembimbing I
Pembimbing II
Fitroh, M. KOM
NIP: 19790923 200912 2 006
Mengetahui,
Dekan Fakultas Sains dan Teknologi
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Zulfiandi, MMSI
NIP: 19700130 200501 1 003
iii
PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENARBENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN
SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI
ATAU LEMBAGA MANAPUN.
iv
Abstrak
Fajrin Rizkia PS 1110093000004 Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi
Menggunakan Framework Cobit 5 Fokus Pada Proses Manage Relationship
(APO08) (Studi Kasus: PT OTO Multiartha). Dibawah bimbingan FITROH dan
ELSY RAHAJENG.
KATA PENGANTAR
Bismillaahirrohmaanirrohiim
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta
hidayah-Nya, Sang Maha Kehendak sehingga peneliti dapat menyelesaikan
skripsi ini. Shalawat serta salam semoga selalu tercurah kepada suri tauladan kita,
Rasulullah Muhammad SAW yang telah memberikan tuntunan dan petunjuk
kepada umat manusia.
Peneliti sangat menyadari skripsi ini masih jauh dari sempurna. Namun
demikian peneliti berharap skripsi ini dapat memenuhi persyaratan guna
memperoleh gelar sarajan (S-1) dalam bidang Sistem Infromasi dari Fakultas
Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Skripsi yang berjudul Usulan Tata Kelola Teknologi Informasi Pada
Pt Oto Multiartha Menggunakan Framework Cobit 5 Fokus Pada Proses
Manage Relationship (APO08), akhirnya dapat diselesaikan sesuai dengan
harapan peneliti. Selama penyusunan skripsi ini tentunya ada banyak kesulitan
dan hambatan yang peneliti hadapi, baik dalam pengumpulan bahan dan lain
sebagainya. Namun berkat kesungguhan hati dan bantuan dari berbagai pihak,
sehingga kesulitan tersebut dapat diatasi.
Pada kesempatan ini peneliti juga hendak mengucapkan terima kasih
kepada pihak-pihak yang telah membantu memberikan dukungan, bimbingan,
bantuan kepada saya selama melakukan riset skripsi dan proses penyelesaian
skripsi ini. Secara khusus saya ucapkan terima kasih kepada:
vi
vii
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL................................................................................................ i
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING ......................................................... ii
PENGESAHAN UJIAN ........................................................................................ iii
PERNYATAAN ..................................................................................................... iv
Abstrak .................................................................................................................... v
KATA PENGANTAR ........................................................................................... vi
DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xvi
BAB I ...................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN .................................................................................................. 1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.7.1
1.8
BAB II ..................................................................................................................... 2
LANDASAN TEORI .............................................................................................. 2
2.1
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5
ix
2.1.6
2.1.7
2.2
COBIT .................................................................................................... 19
2.2.1
Definisi COBIT (Control Objectives For Information & Related
Technology) ................................................................................................... 19
2.3
COBIT 5 ................................................................................................. 21
2.3.1
2.3.2
2.3.3
2.3.5
2.3.6
Perbedaan Maturity Level pada COBIT 4.1 dan Capability Level
pada COBIT 5 ................................................................................................ 80
2.3.7
2.4
2.4.1
2.4.2
2.5
2.5
2.6
2.6.1
2.6.2
3.2
3.2.1
Observasi ......................................................................................... 98
3.2.2
Wawancara ...................................................................................... 98
3.2.3
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.8.1
3.8.2
3.9
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.1.7
4.2
4.2.1
4.2.2
4.3
4.4
4.5
4.5.1
4.5.2
4.5.3
4.6
4.6.1
4.7
4.7.1
4.7.1.1 Hasil Temuan pada APO08.01 (Memahami Harapan Bisnis) ...... 152
4.7.1.2 Hasil Temuan pada APO08.2 (Mengidentifikasi Peluang Risiko dan
Kendala TI untuk meningkatkan Bisnis) ..................................................... 153
xi
4.7.2
5.2
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Kriteria Informasi COBIT 4.1 (Sarno, 2009 ..............................................20
Tabel 2.2 Process Performance .................................................................................66
Tabel 2.3 Performance Management .........................................................................67
Tabel 2.4 Work Product Management .......................................................................69
Tabel 2.5 Process Definition ......................................................................................70
Tabel 2.6 Process Deployment ...................................................................................72
Tabel 2.7 Process Measurement ................................................................................74
Tabel 2.8 Proses Control ...........................................................................................76
Tabel 2.9 Process Innovation.....................................................................................78
Tabel 2.10 Process Optimisation ...............................................................................79
Tabel 2.11 Perbedaan Maturity dan Capability Level ..............................................80
Tabel 2.12 Daftar Responden di PT OTO Multiartha ................................................89
Tabel 3.1 Daftar Kajian Pustaka ................................................................................100
Tabel 3.2 Daftar Responden Diagram RACI APO08 ................................................103
Tabel 4.1 Identifikasi RACI Chart APO 08 ...............................................................124
Tabel 4.2 Diagram RACI pada APO 08.01................................................................125
Tabel 4.3 Diagram RACI pada APO 08.02................................................................125
Tabel 4.4 Diagram RACI pada APO 08.03................................................................125
Tabel 4.5 Diagram RACI pada APO 08.04................................................................126
Tabel 4.6 Diagram RACI pada APO 08.05................................................................126
Tabel 4.7 Jadwal Penelitian........................................................................................127
xiii
xiv
xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Cangkupan antara COBIT 5 dengan framework lain (ISACA, 2012) ...22
Gambar 2.2 The Governance Objective : Value Creation (ISACA, 2012) ...............26
Gambar 2.3 Governance and Managemnt Key Area (ISACA, 2012) .......................28
Gambar 2.4 Implementasi COBIT (ISACA, 2012) ...................................................31
Gambar 2.5 37 Proses dalam COBIT 5 ......................................................................32
Gambar 2.6 Diagram RACI APO08 ..........................................................................88
Gambar 3.1 Kerangka Penelitian ...............................................................................106
Gambar 4.1 Logo PT OTO Multiartha .......................................................................109
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Sales & Marketing Group PT OTO Multiartha .....110
Gambar 4.3 Diagram alir proses penagihan bagian 1 ................................................115
Gambar 4.4 Diagram alir proses penagihan bagian 2 ................................................116
Gambar 4.5 Diagram alir proses penagihan bagian 3 ................................................117
Gambar 4.6 Diagram alir proses penagihan bagian 4 ................................................118
Gambar 4.7 Diagram Raci APO08.............................................................................124
Gambar 4.8 Tampilan Grafik Capability Level APO08.01........................................143
Gambar 4.9 Tampilan Grafik Capability Level APO08.02........................................143
Gambar 4.10 Tampilan Grafik Capability Level APO08.03 ......................................144
Gambar 4.11 Tampilan Grafik Capability Level APO08.04......................................145
Gambar 4.12 Tampilan Grafik Capability Level APO08.05......................................145
Gambar 4.13 Diagram Representasi Pemetaan Capability Level ..............................154
xvi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Dalam lingkungan bisnis yang begitu kompetitif dan cepat berubah,
Call Center melakukan keamanan sistem (DS5) dan pengelolaan data (DS11),
penelitian ini membahas Domain Deliver and Support pada Framework CobIT
versi 4.1. Hasil dari penelitian ini adalah tingkat kinerja proses DS5 (memastikan
keamanan sistem informasi) dan DS11 (pengelolaan data) adalah sedang. Maturity
level DS5 dan DS11 saat ini (as is) berada pada level 3, dimana kondisi
perusahaan telah memiliki prosedur standar normal dan tertulis yang telah
disosialisasikan kepada jajaran manajemen dan karyawan untuk dipatuhi dan
dikerjakan dalam aktivitas sehari-hari, tetapi kurangnya pengawasan untuk
menjalankan itu semua.
Nugraha (2011) melakukan Audit Tata Kelola E-Government di
Pemerintah Daerah Kabupaten Garut menggunakan Framework CobIT 4.1,
penelitian tersebut menghasilkan tingkat kematangan yang tidak mencukupi atau
berada dibawah baseline COBIT, dimana proses PO1 pada level Repeatable but
intuitive, PO8 pada level Initial/Ad Hoc, DS1 pada level Initial/Ad Hoc, DS2 pada
level Repeatable but intuitive, DS8 pada level Repeatable but intuitive, DS10
pada level Initial/Ad Hoc dan DS13 berada pada level Initial/Ad Hoc.
Penelitian Purwanto (2010) melakukan Evaluasi Tata Kelola Teknologi
Informasi Menggunakan Kerangka Kerja Cobit Dalam Mendukung Layanan
Sistem Informasi Akademik Studi Kasus: Universitas Budi Luhur, menghasilkan
rekomendasi berupa perbaikan tata kelola TI sistem informasi akademik
Universitas Budi Luhur diarahkan menuju tingkat kematangan 3-defined process
yang dilakukan pada proses-proses yang mempunyai nilai tingkat kematangan
saat ini lebih kecil daripada tingkat kematangan yang diharapkan, yaitu proses TI
selain DS3, DS11, DS13 dan ME1 dengan membuat prosedur sudah standar,
mendokumentasikan dan mengkomunikasikan melalui pelatihan.
Pratyangga (2012) menganalisis Management Awareness dan Maturity
Level pada DRC (Disaster Recovery Center) Bank Sumsel Babel dengan Cobit
4.1, menemukan adanya kesenjangan (gap) antara tingkat kinerja DS9, DS11, dan
DS12 yang dimiliki oleh manajemen DRC Bank Sumsel berdasarkan tingkat
kematangan (Maturity Level) yaitu kondisi manajemen Bank Sumsel Babel saat
ini berada pada posisi 3 menjadi di posisi 4, dan tingkat risiko (Management
Awareness) yaitu kondisi tingkat risiko manajemen Bank Sumsel saat ini berada
pada posisi 2 (medium) menjadi posisi 3 (high).
Trivena, et al. (2011) dalam penelitiannya yang berjudul Audit Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia pada PT. X Mengguanakan Cobit Framework
4.1, mencoba untuk mengetahui bahwa sistem SDM saat ini telah mendukung
tujuan
bisnis
perusahaan
dan
masalah
apa
saja
yang
terjadi
dalam
mengimplementasi sistem SDM yang sudah ada. Hasil audit yang didapatkan
adalah proses PO1, PO4, PO7, PO9 dan DS7 berada pada level 4, kemudian pada
proses PO3 dan DS9 berada pada level 3, dan yang memiliki level paling kecil
adalah berada pada PO6 yang berada pada level 2.
Aulia dan Handayaningsih (2013), melakukan analisis Pembuatan Model
Tata Kelola IT Untuk Proses Akademik Menggunakan Cobit 4.1 (Studi Kasus:
Universitas Xyz) dengan membuat dua jenis kuesioner yaitu kuesioner I
management awareness dan kuesioner II maturity level. Kuesioner I ditujukan
untuk melakukan analisis identifikasi resiko, sedangkan kuesioner II ditujukan
untuk pengukuran tingkat kematangan. Hasil dari penelitian berupa Model Tata
Kelola IT untuk proses akademik yang diwujudkan dalam bentuk usulan
kebijakan dan prosedur proses akademik TI. Dan juga dilakukan uji kelayakan
Model Tata Kelola TI proses akademik yang secara umum responden sudah
menyatakan kesesuaian sehingga layak untuk diterapkan
Prasetyo, et al (2011), melakukan analisis Tata Kelola Teknologi
Informasi (IT Governance) pada bidang Akademik dengan Cobit Framework pada
Universitas Stikubank Semarang, menghasilkan rekomendasi yang dibuat untuk
monitor dan evaluasi kinerja TI menjamin bahwa kinerja dari TI dalam layanan
akademik dapat terkontrol secara periodik tidak bergantung lagi apakah insiden
yang terjadi mengganggu proses bisnis lembaga.
Sheikhpour dan Modiri (2012), melakukan pemetaan antara COBIT dan
ISO/IEC
27001. Pemetaan
ISO/IEC
27001
ke dalam proses
COBIT
SOLOs
mewujudkan
visi
perusahaan
yaitu
Menjadi
perusahaan
PADA
PT
COBIT
OTO
5
MULTIARTHA
FOKUS
PADA
MENGGUNAKAN
PROSES
MANAGE
1.2
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, maka identifikasi
1.3
Batasan Masalah
Batasan masalah disusun agar pembahasan masalah dalam penelitian ini
tidak terlalu luas, berdasarkan rumusan masalah diatas maka penelitian ini
dibatasi pada:
1. Evaluasi tata kelola teknologi informasi hanya dilakukan pada divisi
Collection PT OTO Multiarta.
2. Relasi yang akan di analisis adalah pihak internal perusahaan yaitu pihak
divisi collection dengan divisi TI dan pihak divisi collection dengan pihak
eksternal yaitu customer dan debt Collector.
3. Usulan tata kelola teknologi informasi menggunakan Framework COBIT 5
pada proses Align, Plan and Organise yang berfokus pada APO08
(Mengelola Relasi atau Hubungan) yang terdiri dari APO08.01
(Memahami harapan bisnis), APO08.02 (Mengidentifikasi peluang risiko
dan Kendala TI untuk meningkatkan bisnis), APO08.03 (Mengelola
Hubungan Bisnis), APO08.04 (Koordinasi dan Komunikasi), dan
APO08.05 (Memberikan masukan untuk perbaikan berkelanjutan dari
pelayanan).
4. Tahapan analisis pada penelitian ini adalah Initiation, Planning the
Assessment, Briefing, Data Collection, Data Validation, Process Attribute
Level dan Reporting the Result seperti yang terdapat pada COBIT 5
Assessment Process Activities.
5. Pada penelitian ini menggunakan perhitungan dengan skala Guttman.
1.4
Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang penelitian, rumusan masalah dan batasan
masalah yang telah dikemukakan, maka tujuan penelitian terbagi menjadi dua
bagian yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum dari penelitian ini
adalah
dapat
menghasilkan
analisis
terhadap
proses
penagihan
untuk
tujuan bisnis. Sedangkan untuk tujuan khusus pada penelitian ini diharapkan
mampu:
1. Menghasilkan rekomendasi terhadap tata kelola teknologi informasi
menggunakan framework COBIT 5, agar tidak terjadi penarikan kendaraan
setelah pelanggan melakukan pembayaran.
1.5
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang dapat dijadikan inti dari penelitian ini adalah
sebagai berikut:
a. Bagi Penulis
1.
2.
b. Bagi Universitas
1. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam menguasai materi ilmu
yang telah diperoleh di bangku perkuliahan sebagai bahan evaluasi.
2. Dapat menjalin kerja sama yang baik dengan PT OTO Multiartha
c. Bagi Perusahaan
1. Memberi
pemahaman
mengenai
langkah-langkah
dalam
10
1.6
: April 2014
Tempat
Alamat
1.7
Metodologi Penelitian
Penelitian ini menggunakan 2 (dua) metode penelitian yang berhubungan
11
1. Observasi
Dalam kegiatan ini akan dilakukan tinjauan pengamatan langsung terhadap
objek meliputi prosedur kerja sistem yang sedang berjalan, peraturan dan
kebijakan yang terdapat dalam perusahaan.
2. Wawancara
Menemui pihak perusahaan yang telah ditentukan yaitu manajer subdivisi
collection terkait objek yang akan diteliti untuk dimintai keterangan secara
langsung secara lisan (interview) guna memenuhi pemenuhan kebutuhan
dalam tahap analisis kondisi yang saat ini sedang berjalan.
3. Studi Pustaka
Membaca dan mengumpulkan data-data yang dianggap perlu dalam
memenuhi kebutuhan audit terkait objek yang akan diaudit. Data-data yang
dikumpulkan terkait dengan objek yang akan diaudit seperti buku-buku,
jurnal dan penelitian-penelitian yang telah dilakukan sebelumnya, seta
website referensi yang dapat dijadikan sebagai rujukan bagi keseluruhan
proses studi.
4. Kuesioner
Membuat format pertanyaan berupa kuesioner yang akan diberikan kepada
responden yang telah ditentukan. Kuesioner akan dibuat berdasarkan
aturan standar framework Cobit 5 terhadap objek yang akan dievaluasi.
12
1.7.2
Initiation,
2)
3)
Briefing
4)
Data Collection,
5)
Data Validation,
6)
7)
13
3. Penentuan Gap
Melakukan penyusunan gap yang dihasilkan dari tahap sebelumnya yakni
tahap menemukan temuan yang didapat dari hasil perhitungan kuesioner
pada Capability Level, sehingga dapat dilihat kesenjangan kondisi sistem
yang saat ini sedang berjalan dengan mengidentifikasi peluang dalam
perbaikan yang akan dilakukan.
4. Penentuan Rekomendasi
Melakukan penyusunan rekomendasi perbaikan proses yang berkelanjutan
berdasarkan dari hasil gap atau kesenjangan yang ada.
1.8
Sistematika Penulisan
Dalam penyusunan laporan ini pembahasan terbagi dalam lima bab yang
PENDAHULUAN
Bab ini berisikan latar belakang masalah, rumusan masalah,
batasan masalah, tujuan dan manfaat, ruang lingkup, metode
penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II
LANDASAN TEORI
Bab ini membahas secara singkat teori yang diperlukan dalam
14
penelitian skripsi.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
Pada bab ini akan dijelaskan metodologi yang digunakan
penulis dalam melakukan penelitian.
BAB IV
BAB V
PENUTUP
Bab ini menyajikan simpulan serta saran dari apa yang telah
diterangkan dan diuraikan pada bab-bab sebelumnya.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1
2.1.1
dan
Abdillah
(2011)
menjelaskan
bahwa
tata
kelola
(governance) merupakan suatu proses yang dilakukan oleh suatu organisasi atau
masyarakat untuk mengatasi permasalahan yang terjadi.
2.1.2
2.1.3
15
16
2.1.4
17
2.1.5
yang dijanjikan
dari
penerapan
teknologi
informasi
2. Penggunaan teknologi informasi agar
memungkinkan perusahaan
2.1.6
area tata kelola TI dua diantaranya: value delivery and risk management
merupakan outcome, sedang tiga lainnya merupakan driver (pendorong): strategic
alignment, resource management dan performace measurement: kelima hal ini
semuanya digerakkan oleh stakeholder value.
1. Penyesuaian strategis (Strategic Allignment), penerapan TI harus
mendukung pencapaian misi perusahaan. Strategi TI harus benar-benar
mendukung strategi bisnis perusahaan.
18
19
2.1.7
kriteria dan arah tujuan strategik penerapan TI dalam organisasi. Prinsip tata
kelola TI adalah sebagai berikut:
1. Tata kelola TI lebih sebagai sistem pencegahan
2. Rancang Tata Kelola TI secara teintegrasi
3. Keterlibatan dan partisipasi eksekutif puncak
4. Kaji secara rutin
5. Selaras dengan visi organisasi
6. Selaras dengan Sistem Penghargaan
7. Tanggung Jawab dan Kepemilikan yang jelas.
2.2
COBIT
2.2.1
Technology)
COBIT merupakan a set of best practices (framework) bagi pengelolaan
teknologi informasi (IT Management) yang disusun oleh The IT Governance
Institute (ITGI) dan Information System Audit Control Association (ISACA)
(Gondodiyoto, 2007). Secara definisi COBIT adalah sekumpulan dokumentasi
best practices untuk IT Governance yang dapat membantu auditor, pengguna
(user), dan manajemen untuk menjembatani gap antara risiko bisnis, kebutuhan
kontrol dan masalah-masalah teknis TI, serta best bussiness practices yang
mencakup keseluruhan TI dan kaitannya dengan proses bisnis perusahaan dan
20
kerahasiaan,
kebijakan/aturan
dan
keterpaduan,
keandalan
ketersediaan,
informasi
kepatuhan
(effectiveness,
kepada
efficiency,
Effectiveness (Efektifitas)
Efficiency (Efisiensi)
21
Confidentiality (Kerahasiaan)
Integrity (Integritas)
Availability (Ketersediaan)
Compliance (Kepatuhan)
Reliability (Handal)
2.3
COBIT 5
Menurut ISACA (2012), COBIT 5 merupakan generasi terbaru dari
panduan ISACA yang membahas mengenai tata kelola dan manajemen IT.
COBIT 5 dibuat berdasarkan pengalaman penggunaan COBIT selama lebih dari
15 tahun oleh banyak perusahaan dan pengguna dari bidang bisnis, komunitas IT,
risiko, asuransi, dan keamanan.
COBIT 5 mendefinisikan dan menjelaskan secara rinci sejumlah tata
kelola dan manajemen proses. COBIT 5 menyediakan referensi model proses
yang mewakili semua proses yang biasa ditemukan dalam suatu perusahaan
22
terkait dengan kegiatan TI. Model proses yang diusulkan bukan hanya sekedar
model proses tetapi suatu model yang bersifat komprehensif. Setiap perusahaan
harus mendefinisikan bidang prosesnya sendiril, dengan mempertimbangkan
situasi tertentu dalam perusahaan tersebut. COBIT 5 juga menyediakan kerangka
kerja untuk mengukur dan memantau kinerja TI, berkomunikasi dengan layanan
dan mengintegrasikan praktik pengelolaan terbaik (ISACA, 2012). Berikut ini
merupakan cangkupan antara COBIT 5 dan framework lain:
23
24
pelanggan
baru.
Inovasi
juga
menyiratkan
perampingan
25
mengutamakan fokus kepada COBIT, Val IT, dan Risk IT, tetapi juga
mempertimbangkan BMIS, ITAF, dan TGF, sehingga COBIT 5 mencakup
seluruh perusahaan dan menyediakan dasar untuk integrasi dengan
framework dan standar lain menjadi satu kesatuan framework.
Secara sederhana, COBIT 5 membantu perusahaan menciptakan nilai yang
optimal dari TI dengan menjaga keseimbangan antara menyadari manfaat dan
mengoptimalkan tingkat risiko dan penggunaan sumber daya. COBIT 5
memungkinkan informasi dan teknologi yang terkait untuk diatur dan dikelola
dengan baik pada seluruh perusahaan, mengambil dalam bisnis secara menyeluruh
dan area fungsional tanggung jawab, mengingat kepentingan yang berhubungan
dengan IT pemangku kepentingan internal dan eksternal.
26
2.3.1
Prinsip COBIT 5
COBIT 5 memiliki Prinsip dan Enabler yang bersifat umum dan
27
dan
framework
relevan
lain,
sehingga
perusahaan
mampu
28
29
2.3.2
Implementasi COBIT
Menurut ICASA (2012), tujuh tahap yang terdapat dalam siklus
30
31
mengevaluasi
kesuksesan
dari
inisiatif
secara
umum,
32
2.3.3
Berikut merupakan penjabaran sub domain yang dimiliki oleh masingmasing domain yaitu sebagai berikut:
1.
33
b.
c.
d.
e.
34
Communicate Management
Objectives
and
Direction
5) APO01.05 Optimisation the Placement of the IT Function.
6) APO01.06 Define Information (data) and System Ownership.
7) APO01.07 Manage Continual Improvement of Processes.
8) APO01.08 Ensure Compliance with Policies and Procedures.
b.
35
d.
Monitor
the
implementation
and
use
of
innovation.
e.
36
g.
37
h.
i.
j.
38
k.
m.
39
3.
40
c.
41
d.
e.
f.
42
g.
Plan
Business
Process,
System
and
Data
Conversion.
43
j.
4.
b.
44
d.
45
f.
5.
MEA01
Conformance
1) MEA01.01 Establish a monitoring approach.
46
MEA02
Control
1) MEA02.01 Monitor internal controls.
2) MEA02.02 Review business process controls effectiveness.
3) MEA02.03 Perform control self-assessments.
4) MEA02.04 Identify and report control deficiencies.
5) MEA02.05 Ensure that assurance providers are independent
and qualified.
6) MEA02.06 Plan assurance initiatives.
7) MEA02.07 Scope assurance initiatives.
8) MEA02.08 Execute assurance initiatives.
c.
47
2.3.4
EDM01
-Ensure
Governance
Framework
Setting
and
Maintenance
Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses EDM01 adalah menganalisa
keperluan untuk tata kelola TI perusahaan, dan menempatkan dan memelihara
keefektifan struktur yang ada, prinsip, proses-proses dan praktiknya. Dengan
kejelasan dari tanggung jawab dan wewenang untuk mencapai misi, sasaran dan
tujuan perusahaan.
Tujuan dari proses ini adalah menyediakan pendekatan yang konsisten
terintegrasi dan selaras dengan pendekatan tata kelola perusahaan. Untuk
memastikan bahwa keputusan itu terkait dibuat sejalan dengan strategi dan tujuan
perusahaan itu, memastikan bahwa proses itu terkait diawasi efektif dan
transparan, sesuai dengan persyaratan hukum dan peraturan dikonfirmasi, dan
persyaratan tata kelola untuk anggota dewan terpenuhi.
2. Proses EDM02 Ensure Benefits Delivery
Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses EDMD02 adalah
mengoptimalkan nilai kontribusi bisnis dari bisnis proses, servis TI dan aset TI
hasil dari investasi yang dilakukan oleh TI sesuai dengan biaya dari perusahaan.
Tujuan dari proses ini adalah mengamankan nilai optimal dari pengadaan
TI, servis dan aset, efisiensi biaya dari solusi dan servis, dan sebuah kehandalan
48
juga penggambaran yang akurat tentang biaya dan keuntungan. Jadi bisnis itu
perlu dukungan dari keefektifan dan efisiensi.
3. Proses EDM03 - Ensure Risk Optimisation
Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses EDM03 adalah memastikan
besarnya resiko dan toleransi yang dapat diterima perusahaan dimengerti,
diartikulasi serta dikomunikasikan, dan dilakukan kegiatan pengidentifikasian dan
pengelolaan resiko-resiko yang berhubungan dengan nilai TI pada perusahaan.
Tujuan dari proses tersebut adalah memastikan bahwa resiko TI
perusahaan tidak melebihi kemampuan dan toleransi perusahaan dalam menerima
resiko, serta mengidentifikasi dan mengelola dampak dari resiko TI terhadap
nilai-nilai pada perusahaan, dan mengurangi terjadinya kegagalan.
4. Proses EDM04 - Ensure Resource Optimisation
Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses EDM04 adalah memastikan
kemampuan TI yang memadai (karyawan, proses, dan teknologi) untuk
mendukung tujuan perusahaan secara efektif dengan biaya yang optimal.
Tujuan dari proses tersebut adalah memastikan sumber daya yang
dibutuhkan perusahaan terpenuhi secara optimal, biaya TI ditekan secara optimal,
dan juga memastikan kemungkinan bertambahnya keuntungan dan kesediaan
untuk perubahan di masa depan.
5. Proses EDM05 Ensure Stakeholder Transparency
Menurut ISACA (2012) deskripsi dari proses ini adalah memastikan
performa dan kecocokan TI perusahaan yang dilaporkan secara transparan,
49
dengan persetujuan dari pemangku kepentingan tentang tujuan dan metriks serta
perbaikan tindakan yang sesuai.
Tujuan dari proses ini adalah memastikan komunikasi ke pemangku
kepentingan secara efektif dan tepat waktu dengan berbasis dari penyusunan
untuk meningkatkan performa, identifikasi area untuk perbaikan, dan konfirmasi
tujuan dan strategi TI sejalan dengan strategi perusahaan.
6. Proses APO01 - Manage The IT Management Framework
Menurut
ISACA
(2012),
deskripsi
dari
proses
APO01
adalah
mengklarifikasi dan menjaga pengelolaan atas misi dan visi departemen TI.
Mengimplementasi dan menjaga mekanisme dan otoritas untuk mengelola
informasi dan penggunaan TI dalam perusahaan untuk mendukung tujuan
pengelolaan, sejalan dengan prinsip-prinsip dan kebijakan-kebijakan.
Tujuan dari proses tersebut adalah menyediakan pendekatan pengelolaan
yang konsisten untuk memungkinkan kebutuhan pengelolaan perusahaan
terpenuhi, termasuk proses manajemen, struktur organisasi, peran dan tanggung
jawab, aktivitas yang bisa diandalkan dan bisa diulang, dan kemampuan dan
kompetensi.
7. Proses APO02 Manage Strategy
Menurut ISACA (2012) deskripsi dari proses APO02 adalah menyediakan
gambaran bisnis dan lingkungan TI terkini, tujuan yang akan datang, dan memulai
untuk berusaha untuk melihat lingkungan di masa yang akan datang.
Tujuan dari proses ini adalah menyelaraskan rencana strategi TI dengan
tujuan bisnis. Dengan komunikasi tujuana tersebut dengan baik maka akan
50
51
dengan teknologi baru, layanan atau inovasi dibidang TI bisnis, analisa pula
teknologi yang sudah ada dan inovasi bisnis dan proses TI yang mempengaruhi
perencanaan strategis dan keputusan arsitektural perusahaan.
Tujuan dari proses tersebut adalah mencapai keunggulan kompetitif,
inovasi bisnis, dan peningkatan efektifitas dan efisiensi operasional dengan
mengeksploitasi perkembangan TI.
10. Proses APO05 - Manage Portfolio
Menurut
ISACA
(2012),
deskripsi
dari
proses
APO05
adalah
52
fungsi TI yang meliputi anggaran, manajemen biaya dan manfaat, dan prioritas
dalam penggunaan praktek anggaran formal dan sistem pengalokasikan biaya
perusahaan secara adil dan merata. Konsultasi dengan stakeholder untuk
mengidentifikasi dan mengontrol total biaya dan manfaat dalam konteks rencana
strategis dan taktis TI, dan memulai tindakan korektif apabila diperlukan.
Tujuan dari proses tersebut adalah mengembangkan kemitraan antara
stakeholder perusahaan dan stakeholder TI untuk memungkinkan penggunaan
sumber daya TI yang efektif dan efisien dan menyediakan transparansi dan
akuntabilitas nilai biaya dan nilai bisnis untuk solusi dan layanan. Memungkinkan
perusahaan untuk membuat keputusan mengenai solusi dan layanan penggunaan
TI.
12. Proses APO07 - Manage Human Resources
Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO07 adalah menyediakan
pendekatan terstruktur untuk memastikan penataan, penempatan, keputusan, dan
keterampilan
sumber
daya
manusia
yang
optimal.
Hal
ini
termasuk
53
ISACA
(2012),
deskripsi
dari
proses
APO09
adalah
54
ISACA
(2012),
deskripsi
dari
proses
APO11
adalah
ISACA(2012),
deskripsi
dari
proses
APO13
adalah
55
Tujuan dari proses tersebut adalah menjaga agar dampak dan kejadian dari
insiden keamanan informasi masih berada pada level risiko yang dapat diterima
perusahaan.
19. Proses BAI01 - Manage Programmes and Projects
Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses BAI01 adalah mengelola
semua program dan proyek dari portofolio investasi sejalan dengan strategi
perusahaan dan dalam cara yang terkoordinasi. Inisiasi, rencanakan, kontrol, dan
jalankan program dan proyek, dan tutup dengan review setelah implementasi.
Tujuan dari proses tersebut adalah menyadari keuntungan bisnis dan
mengurangi risiko penundaan yang tak diharapkan, biaya dan pengurangan nilai
dengan memperbaiki komunikasi dan pelibatan bisnis dan pengguna, memastikan
nilai dan kualitas hasil proyek dan memaksimalkan kontribusinya terhadap
investasi dan portofolio layanan.
20. Proses BAI02 - Manage Requirement Definitions
Menurut
ISACA
(2012),
deskripsi
dari
proses
BAI02
adalah
56
ISACA
(2012),
deskripsi
dari
proses
BAI04
adalah
menyeimbangkan kebutuhan saat ini dan masa mendatang baik dalam segi
ketersediaan, kinerja, dan kapasitas dengan penyediaan layanan dengan biaya
efektif. Termasuk penilaian kemampuan saat ini, peramalan kebutuhan masa
mendatang berdasarkan kebutuhan bisnis, analisis dampak bisnis, dan penilaian
risiko untuk merencanakan dan melaksanakan tindakan dalam memenuhi
persyaratan yang teridentifikasi.
Tujuan dari proses tersebut adalah menjaga ketersediaan layanan,
manajemen sumber daya yang efisien, dan mengoptimalkan kinerja sistem melalui
prediksi kinerja masa depan dan kebutuhan kapasitas.
23. Proses BAI05 - Manage Organisational Change Enablement
Menurut
ISACA
(2012),
deskripsi
dari
proses
BAI05
adalah
57
58
ISACA
(2012),
deskripsi
dari
proses
BAI08
adalah
ISACA
(2012),
deskripsi
dari
proses
BAI10
adalah
59
kunci dan kemampuan yang dibutuhkan untuk penyampaian layanan TI, meliputi
pengumpulan
informasi
mengenai
konfigurasi,
menetapkan
baseline,
ISACA
(2012),
deskripsi
dari
proses
DSS01
adalah
60
Menurut
mengidentifikasi
ISACA
dan
(2012),
deskripsi
mengklasifikasi
dari
problem
proses
dan
DSS03
penyebabnya
adalah
dan
dari
proses
tersebut
adalah
meningkatkan
ketersediaan,
61
ISACA
(2012),
deskripsi
dari
proses
DSS06
adalah
ISACA
(2012),
deskripsi
dari
proses
MEA01
adalah
62
untuk
mengidenfitikasi
menginisialisasi
aksi
kekurangan
kontrol
dan
perbaikan.
Merancang,
ketidakefektifan
mengorganisasi,
dan
dan
2.3.5
proses dalam meraih tingkat kapabilitas yang ditentukan oleh atribut proses. Bukti
atas indikator kapabilitas proses akan mendukung penilaian atas pencapaian
atribut proses.
63
2.
3.
64
kelemahan yang tidak signifikan. Range nilai yang diraih pada kategori ini
berkisar 50-85%.
4.
Incomplete Process
Proses tidak diterapkan atau gagal untuk mencapai tujuan prosesnya. Pada
tingkat ini, ada bukti sedikit atau tidak ada dari setiap pencapaian
sistematis tujuan proses.
65
1.
Performed Process
Proses dilaksanakan mencapai tujuan prosesnya.
2.
Managed Process
Proses sebelumnya dijelaskan dilakukan sekarang diimplementasikan
dalam dikelola mode (direncanakan, dimonitor dan disesuaikan) dan
produk
pekerjaannya
secara
tepat
ditetapkan,
dikendalikan
dan
dipertahankan.
3.
Established Process
Proses sebelumnya dijelaskan dikelola sekarang diimplementasikan
menggunakan Proses didefinisikan yang mampu mencapai hasil prosesnya.
4.
Predictable process
Proses sebelumnya dijelaskan didirikan sekarang beroperasi dalam
didefinisikan batas untuk mencapai hasil prosesnya.
5.
Optimising Process
Proses yang telah dijelaskan sebelumnya, proses diprediksi terus
ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis yang relevan saat ini dan
proyeksi.
66
67
68
ditugaskan, dan
dikomunikasikan
menjalankan aktivitas
kunci dari proses di
definisikan, ditugaskan
dan
dikomunikasikan.Pengala
man yang
dibutuhkan,pengetahuan
dan keahlian ditetapkan.
bertanggung jawab,
dikonsultasikan dan/atau
diinformasikan (RACI).
GWP 2.0 Rencana
Proses harus meliputi
detil dari process
communication plan
demikian juga
pengalaman dan keahlian
yang dibutuhkan dari
menjalankan proses.
69
70
b. Urutan dan
interaksi dari
proses standard
dengan proses
lainnya
71
ditetapkan
c. Kompetensi yang
dibutuhkan dan
peran untuk
melakukan
proses
diidentifikasi
sebagai bagian
dari proses
standard
d. Infrastruktur
yang diperlukan
dan lingkungan
kerja yang
dibutuhkan untuk
melakukan
proses
diidentifikasi
sebagai bagian
dari proses
standard
e. Metode yang
sesuai untuk
monitoring
kefektifan dan
kesesuaian dari
proses ditetapkan
72
kebutuhan untuk
melakukan audit
internal dan ulas
kembali managemen.
b. Peran yang
dibutuhkan,
tanggung jawab
dan otoritas yang
dibutuhkan untuk
menjalankan
proses yang telah
didefinisikan
ditugaskan dan
dikomunikasikan
73
c. Personil yang
melakukan proses
yang
didefinisikan
kompeten dalam
basis edukasi
yang sesuai,
pelatihan dan
pengalaman
d. Sumber daya
yang dibutuhkan
dan informasi
yang diperlukan
untuk melakukan
proses yang
didefinisikan
disediakan,
dialokasikan dan
digunakan.
e. Infrastruktur dan
lingkungan kerja
untuk melakukan
proses yang
didefinisikan
disediakan,
dikelola, dan
diperlihara.
GP 3.2.3 Memastikan
kompetensi yang
dibutuhkan untuk
menjalankan performa dari
proses yang didefinisikan.
Ketika proses yang sama
digunakan dalam area yang
berbeda pada organisasi,
kompetensi yang layak untuk
personil yang ditugaskan
diidentifikasikan dan
pelatihan yang sesuai
disediakan untuk
menjalankan proses yang
disediakan, dialokasikan dan
digunakan.
GP 3.2.4 Menyediakan
sumber daya dan informasi
untuk mendukung
performa dari proses yang
didefinisikan. Ketika proses
yang sama digunakan dalam
area yang berbeda dalam
organisasi, kebutuhan sumber
daya manusia dan informasi
untuk melakukan proses
disediakan, dialokasikan dan
digunakan.
GP 3.2.5 Menyediakan
proses infrastruktur yang
layak untuk mendukung
performa dari proses yang
didefinisikan. Ketika proses
yang sama digunakan dalam
area yang berbeda dalam
organisasi, dukungan
organisasi yang dibutuhkan,
infrastruktur, dan lingkungan
kerja disediakan, dialokasikan
dan digunakan
GP 3.2.6 Mengumpulkan
dan menganalisis data
mengenai performa dari
proses untuk
GP 2.0 Rencana
proses harus meliputi
detil dari rencana
sumber daya untuk
setiap instansi dari
proses.
74
mengerti tingkah
laku dari proses,
untuk
mendemonstrasik
an kecocokan dan
kefektifan, dan
mengevaluasi
dimana perbaikan
terus-menerus
dari proses dapat
dilakukan.
mendemonstrasikan
kecocokan dan kefektifan.
Data yang dibutuhkan untuk
memonitor kefektifan dan
kesesuaian dari proses
diseluruh organisasi
didefinisikan, dikumpulkan
dan dianalisis sebagai dasar
dari perbaikan terus-menerus
75
c. Tujuan kuantitatif
untuk performa proses
dalam mendukung
tujuan perusahaan telah
ditetapkan.
d. Pengukuran dan
frekuensinya telah
diidentifikasi dan
ditetapkan sejalan
dengan tujuan
pengukuran proses dan
tujuan kuantitatif atas
performa prosesnya.
e. Hasil pengukuran
dikumpulkan, dianalisis
dan dilaporkan untuk
memantau seberapa
jauh tujuan kuantitatif
proses tercapai.
f. Hasil pengukuran
digunakan untuk
menggambarkan
performa proses.
pengukuran proses
harus menyediakan
detil dari tujuan
pengukuran yang
disarankan.
GWP 7.0 Rencana
pengukuran proses
harus menyediakan
detil dari ukuran dan
indikator
pengukuran.
76
sudah dikumpulkan
dan dianalisis.
Hasil atas
pencapaian
penuh atribut
a. Teknik analisis
dan kontrol telah
ditentukan dan
diaplikasikan.
b. Pengontrolan
batas variasi telah
ditetapkan untuk
performa proses
normal.
c. Data
pengukuran
dianalisis untuk
GP 4.2.2 Tetapkan
parameter yang cocok untuk
mengontrol performa proses.
Definisi standar atas proses
dimodifikasi untuk
memasukkan metode
pengendalian proses dan
batasan pengontrolan telah
ditetapkan.
GP 4.2.3 Analisis hasil
pengukuran proses dan
produk untuk
77
mengetahui
penyebab khusus
atas suatu variasi.
d. Tindakan
koreksi diambil
untuk
memecahkan
penyebab khusus
variasi.
e. Batasan kontrol
ditetapkan
kembali (apabila
dibutuhkan)
sebagai respon
terhadap tindakan
koreksi
mengidentifikasikan variasi
dan performa proses. Hasil
pengukuran pengontrolan
proses dianalisis untuk
menentukan masalah yang
perlu diperhatikan dan
diteruskan untuk
penanggulangan.
GP 4.2.4 Identifikasi dan
implementasikan tindakan
koreksi untuk mengatasi
sumber masalah. Tindakan
koreksi diambil untuk
mengatasi masalah
pengontrolan proses dan
hasilnya dipantau dan
dievaluasi.
GP 4.2.5 Tetapkan kembali
batasan kontrol setelah
tindakan koreksi. Batasan
kontrol proses dimodifikasi
sesuai kebutuhan setelah
tindakan koreksi dilakukan.
78
Hasil atas
pencapaian penuh
atribut
a. Tujuan dari
peningkatan masingmasing proses
diidentifikasi untuk
mendukung tujuan
bisnis yang relevan.
e. Strategi
implementasi dibuat
untuk mencapai
GP 5.1.1 Mendefinisikan
tujuan peningkatan proses
untuk mendukung tujuan bisnis
yang relevan. Arahan untuk
inovasi proses telah diatur.
Tujuan peningkatan proses
secara kualitatif dan kuantitatif
didasarkan pada potensi inovasi
proses seperti visi dan goals
yang telah didefinisikan dan
didokumentasikan.
GP 5.1.2 Analisis pengukuran
data proses untuk
mengidentifikasi variasi yang
nyata dan berpotensi di dalam
performa proses. Data performa
proses dianalisis untuk
mengidentifikasi variasi di
dalam performa proses bersama
dengan akar penyebab dari
masalah performa proses secara
umum.
GP 5.1.3 Identifikasi peluang
peningkatan proses
berdasarkan inovasi dan praktik
terbaik. Peluang peningkatan
proses diidentifikasi berdasarkan
perbandingan dengan praktik
terbaik industri.
GP 5.1.4 Didasarkan pada
peluang peningkatan dari
teknologi dan konsep proses
baru. Peluang peningkatan
proses diidentifikasi berdasarkan
review dan analisis mengenai
inovasi teknologi dan konsep
proses, yang dilanjutkan pada
perubahan lingkungan bisnis
termasuk munculnya risiko
bisnis.
GP 5.1.5 Definisikan strategi
implementasi berdasarkan visi
dan tujuan peningkatan jangka
Rencana
peningkatan proses
harus menyediakan
79
tujuan dari
peningkatan proses.
penjelasan mengenai
strategi implementasi
untuk peningkatan
proses.
80
c. Berdasarkan performa
saat ini, keefektivitasan
perubahan proses
dievaluasi berdasarkan
persyaratan produk dan
tujuan proses untuk
menentukan hasil
memiliki penyebab
umum atau khusus.
2.3.6
Implementasi dari
perubahan yang telah
disetujui dikelola sesuai
dengan manajemen
perubahan dan proses
pendukung perubahan
GP 5.2.3 Berdasarkan
performa saat ini,
evaluasi keefektivitasan
perubahan proses sesuai
dengan performa proses,
tujuan kapabilitas, dan
tujuan bisnis.
Keefektifitasan
perubahan membuat
proses tersebut perlu
diukur, dievaluasi, dan
dilaporkan setelah
implementasi.
Perbedaan Maturity Level pada COBIT 4.1 dan Capability Level pada
COBIT 5
81
3 Define Process
Prosedur sudah standar dan
terdokumentasi dan
dikomunikasikan melalui
pelatihan, tetapi pelaksanaanya
diserahkan pada individu untuk
mengikuti proses tersebut,
sehingga penyimpangan tak
mungkin akan diketahui.
Prosedurnya belum sempurna,
namun sekedar formalitas atas
praktek yang ada.
82
2.3.7
RACI CHART
(ITGI, 2007) dalam memahami aturan dan bertanggung jawab untuk setiap
2.
3.
4.
Informed: orang yang perlu tahu hasil dari suatu keputusan atau
tindakan.
83
2.4
kebutuhan perusahaan dan didukung oleh kerangka kerja COBIT 5 yaitu proses
APO08 - Manage Relationship.
Menurut ISACA (2012:89), deskripsi dari proses APO08 adalah
mengelola hubungan antara bisnis dan TI dengan cara yang formal dan transparan
untuk memastikan fokus pada pencapaian tujuan bersama yaitu tujuan kesuksesan
perusahaan yang mendukung tujuan strategis dan sesuai dengan kendala anggaran
dan toleransi risiko. Basis hubungan dasar yaitu kepercayaan, menggunakan
istilah terbuka dan mudah dimengerti, bahasa umum, dan rasa kepemilikan dan
akuntabilitas untuk keputusan penting.
Tujuan dari proses tersebut adalah membuat hasil yang lebih baik,
meningkatkan kepercayaan diri, kepercayaan akan TI, dan penggunaan sumber
daya secara efektif.
2.4.1
84
Proses yang akan dinilai atau dianalisis pada manajemen hubungan atau
relasi di PT Oto Multiartha adalah:
APO08- Manajement Relationship mengelola hubungan antara bisnis dan
teknologi informasi untuk memastikan bahwa teknologi informasi saat ini yang
dimiliki oleh perusahaan dapat memberikan hasil maksimal dalam menjalankan
proses bisnis perusahaan dalam hal ini ruang lingkupnya yaitu pada divisi
collection dan proses bisnis yang akan dianalisis adalah proses penagihan, dan
menjaga toleransi risiko yang dapat diatasi oleh perusahaan. Daftar dokumen yang
diperlukan pada level kapabilitas 1 adalah:
1. APO08.01 Memahami Harapan Bisnis, yaitu memahami isu-isu bisnis
saat ini dan tujuan harapan bisnis untuk TI. Memastikan bahwa
persyaratan dipahami, dikelola dan dikomunikasikan, dan mereka Status
disepakati dan disetujui.
Input: Peta jalan strategi
Output: Klarifikasi dan persetujuan Harapan Bisnis
2. APO08.02 Mengidentifkasi peluang Risiko dan Kendala TI untuk
meningkatkan bisnis, yaitu mengidentifikasi peluang potensial bagi TI
untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Input: Mengidentifikasi kesenjangan dalam layanan TI dengan bisnis,
rencana aksi perbaikan dan remediations, laporan kinerja beberapa tingkat
Dan Akar penyebab kegagalan pengiriman kualitas
Output: Setuju-langkah-langkah selanjutnya dan rencana aksi
85
pelayanan, yaitu Terus meningkatkan dan berkembang layanan TIenabled dan layanan pengiriman ke perusahaan untuk menyesuaikan
dengan perubahan perusahaan dan teknologi persyaratan..
86
Untuk penilaian kapabilitas level 2 sampai dengan level 5, dokumendokumen yang dibutuhkan untuk penilaian dan sekaligus berperan sebagai bukti
pengelolaan proses yang dilaksanakan tersebut adalah:
1.
2.
3.
4.
5.
87
yang
diharapkan
terstandarisasi,
dan
interaksi
antar
proses,
prosedur
yang
7.
8.
9.
88
2.4.2
peran terkait yang terdapat dalam struktur organisasi pada divisi collection dan
divisi TI, sehingga diharapkan jawaban kuesioner dapat sesuai dan meawakili
keadaan sesungguhnya di lapangan. Dari pemetaan diagram RACI ke dalam
struktur organisasi divisi collection dan divisi TI PT Oto Multiartha adalah
sebagai berikut:
89
2.5
3. Briefing
90
91
2.5
Skala Guttman
Skala guttman merupakan skala kumulatif. Sesuai dengan namanya, skala
02-12-14:
2.6
Metodologi Penelitian
Metodologi yang dignakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
92
2.6.1
2.6.1.1 Observasi
Menurut Jogiyanto (2008), metode ini dilakukan dengan cara melakukan
pengamatan langsung untuk melihat dari dekat kegiatan yang dilakukan terhadap
objek yang ingin kita amati. Dalam melakukan observasi, pengamatan dapat
dilakukan dengan partisipasi atau nonpartisipasi. Dalam observasi partisipasi
pengamat ikut serta dalam kegiatan yang sedang berlangsung dalam perusahaan,
misalnya pengamat ikut sebaai peserta rapat atau peserta pelatihan. Sedangkan
dalam observasi nonpartisipasi penamat tidak ikut serta dalam kegiatan, dia hanya
melakukan observasi melalui pengaamtan kegiatan, namun tidak ikut dalam
kegiatan (Sudaryono, et al. 2011).
Observasi dapat dibedakan menjadi observasi sederhana dan observasi
terstruktur. Observasi sederhana merupakan observasi yang tidak memiliki
pertanyaan-pertanyaan riset, sedangkan observasi terstruktur emrupakan observasi
yang mempunyai prosedur standar yang terstruktur. Langkah-langkah dari
observasi terstrukur adalah sebagai berikut:
1.
2.
3.
2.6.1.2 Wawancara
Wawancara merupakan suatu cara pengumpulan berupa komunikasi dua
arah untuk mendapatkan data atau informasi dari responden. Wawancara
93
2. Wawancara Bebas
Pada wawancara ini, terjadi tanya-jawab bebas antara pewawancara dan
responden, tetapi pewawancara menggunakan tujuan penelitian sebagai
94
2.6.1.3
Studi Pustaka
Metode ini dilakukan dengan cara membaca buku-buku dan website
referensi yang dapat dijadikan sebagai rujukan bagi keseluruhan proses studi, agar
kebenaran hasil studi dapat dipertanggung-jawabkan. Data yang dikumpulkan
melalui metode studi pustaka ini berguna untuk mendukung data - data yang telah
didapat melalui metode yang sudah dilakukan sebelumnya (Jogiyanto, 2008).
2.6.1.4 Kuesioner
Metode ini dilakukan dengan cara menyebarkan kertas kuesioner yang
berisi pertanya-pertanyaan yang dibuat untuk mendapatkan informasi yang
relevan dengan tujuan survei dan memperoleh informasi dengan reabilitas dan
validitas setinggi mungkin (Jogiyanto, 2008).
95
2.6.2
96
peningkatan proses dan kontrol atau jika kontrol yang efektif sudah
tersedia. Pernyataan konstruktif tersebut dibentuk menjadi rekomendasirekomendasi berdasarkan hasil audit dengan tujuan untuk perbaikan proses
yangberkelanjutan.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1
Desain Penelitian
Metode penelitian yang digunakan peneliti adalah metode kualitatif, yaitu
3.2
Observasi
Obesrvasi, data yang dikumpulkan diambil dari hasil pengamatan langsung
Jl.
Sudirman kav. 61-62, Jakarta. Pengumpulan data melalui observasi yang dilakukan
dengan melihat langsung proses collection yang berlangsung pada PT OTO
97
98
3.2.2
Wawancara
Wawancara ini dilakukan dengan cara diskusi dengan Bapak Dodik selaku
Manajer bagian Collection pada PT OTO Multiartha, pada tanggal 15 Maret 2014,
bertempat di ruang kerja Manajer bagian Collection pada PT OTO Multiartha.
Wawancara ini berguna untuk memperoleh data-data yang diperlukan dalam
analisis terhadap proses bisnis yang saat ini berjalan diperusahaan terutama pada
bagian collection.
Berdasarkan wawancara dan pengamatan yang penulis lakukan, penulis
mengumpulkan informasi mengenai:
1. Sejarah PT OTO Multiartha
Sejarah awal mula didirikannya, sampai perkembangan cabang PT OTO
Multiartha dan struktur organisasi perusahaan.
2. Sistem SOLOs Collection Management yang sedang berjalan di PT OTO
Multiartha.
Hal ini berisikan tentang sistem collection yang saat ini berjalan dan
permasalahan-permasalahan yang ada pada PT OTO Multiartha yang
berhubungan tentang sistem SOLOs Collection Management.
99
3. Permasalahan yang terjadi pada proses relasi dengan pihak internal dan
eksternal perusahaan.
3.2.3
Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan data-data berupa deskripsi
Nama
Fitroh
Yusron
Pratyangga
Bulan,
Tahun
Juni,
2012
Judul
Framework
COBIT
Penilaian
Tingkat COBIT 4.1
Kematangan Tata Kelola
TI Pada Sistem Informasi
Manajemen Akademik.
Desember, Analisis
Management COBIT 4.1
2012
Awarness dan Maturity
Level
pada
DRS
(Disaster
Recovery
Center) Bank Sumsel
Babel
April,
Usulan Model Tata
COBIT 5.0
2014
Kelola Teknologi
Informasi Pada Domain
Monitor, Evaluate and
100
Suryo Suminar
3.3
relasi dengan pihak internal dan eksternal perusahaan akan dilakukan pada
APO08 (Manage Relationship) dari framework COBIT 5. Untuk mendapatkan
data yang dibutuhkan dalam penelitian ini, maka dibuatlah kuesioner yang
dikembangkan dari COBIT 5. Pertanyaan yang dibuat pada kuesioner
dikembangkan dari framework COBIT 5 (Kuesioner terlampir). Pada penelitian
ini menggunakan kuesioner Capability Level dengan penjelasan sebagai berikut:
1. Pembuatan Kuesioner Capability Level
101
102
yang benar atau ya, dan memberikan nilai nol pada jawaban dari pernyataan yang
salah atau tidak. Berdasarkan dari perhitungan kuesioner dengan skala Guttman,
data diolah menggunakan Ms Excel dengan melakukan tahapan normalisasi,
kemudian mencari hasil nilai rata-rata tingkat kematangan pada setiap sub domain
dari responden yang telah mengisi kuesioner. Dari hasil pengisian keusioner
tersebut kepada para responden, maka akan menghasilkan temuan-temuan yang
terdapat pada PT Oto Multiartha.
2. Purposive Sampling
Pada teknik Purposive Sampling untuk proses APO08 (Mengelola Relasi
atau Hubungan) ditentukan dan disesuaikan menggunakan diagram RACI APO08
yang terdapat pada COBIT 5. Berdasarkan diagram RACI yang telah ditetapkan
pada APO 08 Manage Relationship, telah dikonversikan dengan struktur
organisasi dalam divisi collection. Sehingga pihak-pihak yang dapat dijadikan
responden untuk mengisi kuesioner dalam menentukan tingkat kematangan terdiri
dari:
Tabel 3.2 Daftar Responden Diagram Raci APO08
Diagram RACI Subdomain APO 08
Business Executive
Business Process Owner
Chief Executif Officer
Chief Information Officier
Chief Information Security Officier
Head Architect
Head Development
Head IT Operation
Information Security Manager
Service Manager
103
3.4
Briefing
Pada tahap ini peneliti akan menjelaskan jadwal penelitian yang akan
3.5
Data Collection
Pada tahap ini peneliti mengumpulan data dari hasil temuan yang terdapat
pada sistem manajemen relasi pada divisi collection mulai dari tahap observasi
dan wawancara untuk menemukan bukti-bukti hasil evaluasi pada aktivitas dari
proses yangtelah dilakukan.
3.6
Data Validation
Pada tahap ini peneliti melakukan validasi terhadap kuesioner yang telah
dijawab oleh para responden sesuai dengan tabel diagram RACI APO08
Mengelola Relasi atau Hubungan. Meliputi rekapitulasi jawaban masing-masing
responden, rekapitulasi hasil perhitungan kuesioner dengan menggunakan skala
guttman pada masing-masing proses, sampai tahap interprestasi data yang
menunjukan posisi capability level saat ini dan capability level yang diharapkan
sampai nilai maximum capability level.
104
3.7
yang ada pada APO08 Mengelola Realsi dan menentukan kategori penilaian pada
setiap level dengan menentukan apakah proses-proses yang akan dinilai telah
memenuhi persyaratan atas dokumentasi yang harus dipenuhi pada masingmasing level atau belum.
3.8
3.8.1
Penentuan Gap
Setelah dapat menemukan temuan-temuan dari hasil perhitungan capabilty
level maka penulis dapat menganalisa kesenjangan apa yang terdapat dari hasil
temuan tersebut. Dalam penentuan gap yang dilakukan, didapat dari analisis hasil
dari kuesioner yang menghasilkan As is (kondisi terkini) dan To be (kondisi yang
diharapkan).
Berdasarkan hasil temuan per sub domain, apabila sub domain tersebut
terdapat dalam tingkat kematangan level 2 menuju 3, maka seharusnya poses
dalam tingkat kematangan level 1 dan 2 tela terpenuhi, namun berdasarkan hasil
105
Rekomendasi
Merupakan laporan dari hasil audit yang dilakukan terhadap proses bisnis
yang telah ditentukan. Setelah mendapatkan hasil dari capability level, maka dapat
dibuat tabel rekomendasi dan perbaikan untuk mencapai target (To be). Laporan
ini diperoleh dari hasil analisis terhadap hasil perhitungan capability level dan
analisis gap sebagai bentuk perancangan solusi untuk memberikan suatu usulan
perbaikan. Usulan perbaikan yang disusun diarahkan agar perusahaan dapat
mencapai tingkat kematangan sesuai dengan yang diharapkan.
Penetuan rekomendasi dilakukan dengan memberikan solusi perbaikan
untuk proses setiap proses yang belum terpenuhi 100%. Dimulai dari seluruh
proses yang terdapat pada tingkat kematangan level 0, level 1 dan level 2 harus
terpenuhi seluruhnya.
106
3.9
Kerangka Penelitian
Mulai
1. Initiation
3. Breifing
4. Data Collection
5. Data Validation
Pengumpulan
Data
PAM COBIT
5
(ISACA,
2012)
Analisa Data
Melakukan pembuktian
dokumentasi GWP
Selesai
BAB IV
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1
Initiation
Berdasarkan tahap awal dari penggunaan metodologi penelitian, initiation
merupakan tahapan pertama dalam Assessment Process Activities yang ada pada
Process Assessment Model COBIT 5. Bertujuan untuk menjelaskan hasil
identifikasi dari beberapa informasi yang dapat dikumpulkan (ISACA, 2012).
4.1.1
107
108
109
Logo Perusahaan
4.1.3
melalui
kerjasama
yang
saling
menguntungkan
serta
110
4.1.4
MARKETING HEAD
COLLECTION HEAD
Marketing
Cordinator
Field
Customer
Service
Marketing
Support
CMO
Collection
Cordinator
Field
Collection
Collection
Adm
PA 1
PAl 2
PA
Admin 1
PA Admin
2
Remedial
Outsource
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Sales & Marketing Group PT OTO Multiartha
111
2.
Field Collector
Melakukan penagihan terhadap customer berdasarkan CRM yang telah
3.
Admin Collection
Melakukan administrasi dengan tugas sebagai berikut:
1) Menyiapkan CRM di sore hari untuk dibawa esok hari oleh field
collector
2) Menyiapkan TTS (Tanta Terima Sementara) yang akan dibawa field
collector sekaligus diregister.
3) Mencari angsuran yang terlambat pembayarannya.
4) Membuat memo internal untuk customer yang salah alokasi
pembayaran
4.
sebagai berikut:
112
5.
113
6.
PA Administrasi 1
Membantu kelancaran oprasional dari PA1 dengan cara sebagai berikut:
1) Membuat surat tugas untuk PA1
2) Menyiapkan Tanda Terima (TT) dan Tanda Terima Sementara (TTS)
untuk PA1
3) Membuat Tanda Terima Kendaraan Tarik (TTKT) dan surat kuasa
penarikan untuk PA1
4) Monitoring dan mengadministrasikan Surat Tugas, TT, TTS, TTKT,
dan Surat Kuasa Penarikan untuk PA1.
7.
PA Administrasi 2
Membantu kelancaran operasional dari PA2 dengan cara sebagai berikut:
1) Membuat Surat Tugas untuk PA2
2) Menyiapkan Tanda Terima Sementara (TTS) untuk PA2 bila
diperlukan.
3) Membuat Tanda Terima Kendaraan Tarik (TTKT) dan surat kuasa
penarikan untuk PA2.
4) Monitoring dan mengadministrasikan Surat Tugas, TTKT, dan Surat
Kuasa Penarikan untuk PA2.
4.1.5
114
Index
Sub menu ini digunakan untuk melakukan pencarian terhadap jumlah
account yang jatuh tempo.
2.
3.
Job Order
Sub menu ini digunakan untuk menentukan order yang akan diberikan
kepada pihak-pihak yang terkait seperti PA1 dan PA2.
4.
Collection Monitoring
Sub menu ini digunakan untuk memberikan surat peringatan terhadap
customer yang memiliki tunggakan angsuran. Sub menu ini selain
memberikan surat peringatan yang diberikan kepada customer tetapi ada
juga Laporan Harian Kunjungan (LHK) untuk melakukan janji bayar atau
melakukan follow up kepada customer.
5.
Mapping
Sub menu ini digunakan untuk melakukan mapping terhadap collector
yang bertugas untuk melakukan penagihan kepada customer.
115
4.1.6
PENAGIHAN TUNGGAKAN
PROSES
DOKUMEN
KETERANGAN
Mulai
Cetak CRM
CRM
Serahkan CRM
kepada CC untuk
diperiksa lalu
serahkan ke FC
#Collection Administrator
CRM= Collection Receipt
Monitoring
#Collection Administrator
CRM
#Collection Administrator
116
PENAGIHAN TUNGGAKAN
PROSES
DOKUMEN
KETERANGAN
Cetak DPKH PA
DPKH PA
Lengkapi dengan
data Customer
Serahkan DPKH PA
pada DMC/BM untuk
diperiksa
Terima CRM
DPKH PA
Terima CRM
#Collection Cordinator
CRM= Collection
ReceiptMonitoring
DKPH PA= Daftar
Perkembangan Kasus Harian
PA
Periksa data
Customer
#Collection Cordinatort
#Collection Cordinator
117
PENAGIHAN TUNGGAKAN
PROSES
DOKUMEN
KETERANGAN
CRM
#Collection Administrator
CRM= Collection Receipt
Monitoring
CRM
#Collection Administrator
CRM= Collection Receipt
Monitoring
Terima CRM
(beserta lampiran
jika ada)
Periksa CRM
Serahkan CRM ke
FC
CRM
TTS, uang
tunai
#Collection Administrator
CRM= Collection Receipt
Monitoring
#Collection Administrator
#Collection Administrator
Terima CRM/DPKH
PA yang sudah
ditanda tangani
CRM/DPKH
PA
#Collection Administrator
CRM/DPKH
PA
#Collection Administrator
Selesai
118
4.1.7
komitmen
Perseroan
untuk
menghadirkan
nilai
layanan
serta
a. Transparansi
Perseroan menyelenggarakan proses pengambilan keputusan yang
transparan baik melalui Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
ataupun proses pengambilan keputusan Direksi dan Dewan Komisaris
yang memenuhi ketentuan dalam Anggaran Dasar Perusahaan.
Penerapan prinsip transparansi juga direalisasikan melalui penyediaan
119
Akuntabilitas
Implementasi prinsip akuntabilitas secara konsisten direalisasikan
melalui pembagian kerja dan divisi dalam suatu Struktur Organisasi
yang jelas dengan Key Performance Indicator untuk tiap unit usaha.
Pembagian kerja tersebut disusun berdsaarkan Anggaran Dasar
Perusahaan serta disahkan melalui RUPS. Selain aspek internal,
pemenuhan
prinsip
akuntabilitas
juga
direalisasikan
melalui
Tanggung Jawab
Perseroan mewujudkan prinsip Tanggung Jawab melalui kelengkapan
perangkat aturan dalam setiap kegiatan usaha dan operasional
mencakup Anggaran Dasar, Infrastruktur GCG, Code of Conduct serta
nilai dan budaya Perusahaan. Pertanggungjawaban Perseroan juga
disampaikan melalui laporan keuangan serta dokumen resmi
Perseroan lainnya yang dapat diakses oleh para pemegang saham dan
pemangku kepentingan.
120
d.
Independensi
Sebagai bagian dari implementasi prinsip independensi dalam
pengelolaan
Perusahaan,
Perseroansenantiasa
berupaya
untuk
Kewajaran
Perwujudan
prinsip
kewajaran
dalam
pengelolaan
Perseroan
2.
kepada
segenap
Pemegang
Saham
dan
121
Selain
sebagai
pemenuhan
unsur
kepatuhan
(compliance)
4.2
122
APO08.01
APO08.02
APO08.03
APO08.04
APO08.05
4.2.1
Pembuatan Kuesioner
Kuesioner dibuat berdasarkan dengan aktivitas-aktivitas yang terdapat
dalam setiap management practice pada sub domain APO. Kuesioner yang
diberikan kepada responden pada setiap subdomainnya, pada satu aktivitas terbagi
menjadi 6 level yang terdiri pernyataan-pernyataan yang perlu dijawab
menggunakan skala Guttman yaitu responden menjawab ya atau tidak terhadap
pernyataan tersebut. Pada setiap satu pernyataan pada kuesioner tersebut terdiri
dari pernyataan dari level 0 incomplete process, level 1 performed process, level 2
managed process, level 3 established process, level 4 predictable process sampai
level 5 optimising process. (Kuesioner terlampir pada lampiran)
4.2.2
Purposive Sampling
Para responden yang mengisi kuesioner didapatkan dari digaram RACI
123
pada RACI Chat. Adapun rincian narasumber berdasarkan diagram RACI pada
COBIT 5 sub domain APO 08 adalah sebagai berikut:
124
Head IT Operation
Information Security Manager
Service Manager
Konversi
NO
1
2
3
4
5
Head Development
Head IT Operation
Service Manager
Manager Collection
Admin
SOLOs
Collection
Management
IT Development Division Head
Technical Support Team Leader
IT Service Division Head
125
NO
1
2
3
4
5
Head Development
Head IT Operation
Service Manager
2
3
Head Development
Head IT Operation
Service Manager
4.3
Konversi
Briefing
Pada tahapan ini, peneliti membuat penentuan jadwal penelitian yang akan
126
Juni 2014 sampai 6 Agustus 2014, dan pelaporan dari hasil penilaian pada tanggal
9 Agustus 2014 sampai 30 September 2014. Dengan jadwal sebagai berikut:
Tabel 4.7 Jadwal Penelitian
Jadwal Penelitian
April
Mei
Juni
Juli
Agustus September
Pembagian Kuesioner
Pengumpulan Dokumen
Rekapitulasi Hasil
Kuesioner
Pelaporan Hasil Penilaian
4.4
Data Collection
Pada tahap ini akan dilakukan pengumpulan data dari hasil temuan yang
terdapat pada APO08 (Mengelola Relasi) yang memiliki beberapa proses
dan tujuan untuk memberikan informasi struktur yang optimal,
penempatan, keterampilan, hak dan keputusan, mendefinisikan peran dan
tanggung jawab di PT OTO Multiartha yang bertujuan untuk mendapatkan
bukti-bukti penilaian evaluasi pada aktifitas proses yang telah dilakukan.
Temuan tersebut akan dijelaskan ebagai berikut:
1.
127
pembiayaan yang terkemuka dan menjalin kerjasama dengan mitra bisnis melalui
pengelolaa bisnis yang prima, perusahaan memiliki bentuk klarifikasi dan
persetujuan sebagai bentuk kerjasama dengan mitra (MOU). Hal ini untuk
memastikan segala bentuk kerjasama memiliki lembar pengesahan sebagai bukti
uang kuat dalam berkerjasama dengan mitra.
2.
memanfaatkan peluang bisnis yang dapat membuat perusahaan semakin maju, dan
adanya rencana aksi sebagai upaya menanggulangi risiko yang akan terjadi
dikemudian hari dan kendala TI yang dapat menghampat aktivitas dalam divisi
collection. Dengan melakukan rapat kordinasi anatara divisi TI dan divisi
collection untuk bersama-sama melakukan inovasi mengenai infrastruktur apa saja
yang dibutuhkan dan melakukan penerapan teknologi baru sebagai sebuah strategi
yang tepat untuk dapat mendukung proses penagihan dalam divisi collection.
3.
128
4.
129
c. Tanggapan Pelanggan
Adanya media atau fasilitas untuk mendengarkan keluhan dari pelanggan.
Sesuai dengan misi perusahaan untuk menjadi perusahaan pembaiyaan
terkemuka di Indonesia, perusahaan ini memberikan fasilitas kredit dengan
sistem yang saling mengguntungkan dengan pihak customer. Termasuk
dalam menyediakan customer service sebagai wadah untuk memberikan
pelayanan dalam menanggapi complaint atau keluhan dari customer dan
website untuk memberikan testimony pelanggan.
5.
Teknologi Informasi PT. Oto Multiartha dinyatakan lulus dengan skor 100%,
karena:
a.
Analisis Kepuasan
Pemberian fasilitas dan kenyamanan dalam menggunakan leasing ini
menjadi salah satu poin penting untuk mempertahankan pelanggan
perusahaan. Analisis terhadap kepuasan pelanggan yaitu dengan menjaga
fasilitas pemberi layanan kepada customer, termasuk memberikan
kemudahan dalam setiap proses pembayaran angsuran. Analsis ini dilakukan
saat pertemuan dalam evaluasi layanan perusahaan terhadap customer. Hal
ini diperlukan agar customer tetap menggunakan jasa leasing ini dalam
pembiayaan kredit mobil yang ingin mereka lakukan dikemudian hari.
130
b.
4.5
Data Validation
4.5.1
APO08.01
Level
Pertanyaan
Jawaban
Total Jawaban
R1
R2
R3
R4
R5
Ya
Tidak
P1
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
P2
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
P3
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
P4
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
P5
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
131
P6
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
P7
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
P1
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P2
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P3
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P4
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
P5
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
P6
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P7
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P1
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P2
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P3
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Ya
P4
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
P5
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Tidak
P6
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P7
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P8
Tidak
Ya
Ya
Ya
Tidak
P9
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Tidak
P10
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
P11
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Ya
P12
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P13
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P14
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P1
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Ya
P2
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Ya
P3
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Tidak
P4
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P5
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P6
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P7
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P1
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P2
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Ya
P3
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Tidak
P4
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P5
Tidak
Ya
Ya
Ya
Tidak
P6
Ya
Tidak
Ya
Ya
Ya
P7
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P1
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P2
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
132
P3
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
P4
Ya
Tidak
Ya
Ya
Ya
P5
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
P6
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Ya
P7
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Responden
Total
Jawaban
R1
10
33
19
APO
R2
11
32
20
08.01
R3
10
35
17
R4
10
33
19
R5
10
37
15
133
Level
2
APO08.02
Pertanyaan
Jawaban
Total Jawaban
R1
R2
R3
R4
R5
Ya
Tidak
P1
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
P2
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
P3
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
P4
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
P5
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
P1
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P2
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P3
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya
P4
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P5
Ya
Ya
Tidak
Ya
Tidak
P1
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P2
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P3
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P4
Ya
Ya
Tidak
Ya
Tidak
P5
Ya
Ya
Tidak
Ya
Tidak
P6
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P7
Tidak
Tidak
Ya
Tidak
Ya
P8
Ya
Tidak
Ya
Ya
Ya
P9
Ya
Ya
Tidak
Ya
Tidak
P10
Ya
Ya
Tidak
Ya
Tidak
P1
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P2
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P3
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
P4
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Tidak
P5
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P1
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P2
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P3
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
P4
Tidak
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
P5
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
P1
Tidak
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
P2
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
P3
Tidak
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
P4
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
134
P5
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Responden
Total
Jawaban
R1
22
13
APO
R2
23
12
08.02
R3
20
15
R4
22
13
R5
19
16
Domain
APO08.03
Level
Jawaban
Pertanyaan
P1
P2
P3
P4
R1
R2
Tidak Tidak
Tidak Tidak
Tidak
Ya
Tidak Tidak
R3
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
R4
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
R5
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Total
Jawaban
Ya
Tidak
0
5
0
5
1
4
0
5
135
P5
P1
P2
P3
P4
P5
P1
P2
P3
P4
P5
P6
P7
P8
P9
P10
P1
P2
P3
P4
P5
P1
P2
P3
P4
P5
P1
P2
P3
P4
P5
Tidak
Ya
Ya
ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
0
5
5
4
2
5
5
5
5
5
2
4
4
3
4
3
5
4
2
2
2
3
3
2
2
1
5
5
1
1
2
5
0
0
1
3
0
0
0
0
0
3
1
1
2
1
2
0
1
3
3
3
2
2
1
3
4
0
0
4
4
4
APO
Responden
Total
Jawaban
R1
22
13
R2
21
14
136
08.03
R3
19
16
R4
19
16
R5
19
16
Domain
Level
APO08.04
Jawaban
Pertanyaan
Total
Jawaban
Ya Tidak
R1
R2
R3
R4
R5
R6
P1
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
P2
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
P3
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
P4
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
P1
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P2
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P3
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Ya
P4
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
P1
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P2
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P3
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Ya
P4
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
Ya
P5
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
137
P6
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P7
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
P8
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
P1
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P2
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P3
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
P4
Ya
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Tidak
P1
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
P2
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P3
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
P4
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
P1
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
P2
Tidak
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Tidak
P3
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
P4
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
Responden
Total
Jawaban
R1
17
11
APO
R2
15
13
08.04
R3
15
13
R4
18
10
R5
13
15
R6
16
12
138
Level
Pertanyaan
P1
P2
P3
P1
P2
P3
P1
P2
P3
P4
P5
P6
P1
P2
P3
P1
P2
P3
P1
P2
P3
2
APO08.05
Jawaban
R1
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Tidak
Ya
R2
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Total Jawaban
R3
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
R4
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
0
0
0
4
4
4
4
2
4
4
4
4
4
1
4
4
2
2
4
0
4
Tidak
4
4
4
0
0
0
0
2
0
0
0
0
0
3
0
0
2
2
0
4
0
Responden
Total
Jawaban
R1
14
APO
R2
13
08.05
R3
17
139
R4
15
140
141
4.5.3
Interprestasi Data
Interprestasi Data akan menggambarkan nilai capability level saat ini,
hingga level yang diharapkan dan level maksimal yang dapat dicapai pada nilai
capability level.
A.
pada tabel 4.18 Representasi Nilai Kematangan (capability level) dari proses
APO08.01 adalah sebagai berikut:
142
diatas
menggambarkan
nilai
capability
level
APO08.01
(Memahami Harapan Bisnis) saat ini beserta nilai yang diharapkan dan
maksimum nilai yang dapat dicapai.
B.
pada tabel 4.18 Representasi Nilai Kematangan (capability level) dari proses
APO08.02, sebagai berikut:
143
diatas
menggambarkan
nilai
capability
level
APO08.02
C.
pada tabel 4.18 Representasi Nilai Kematangan (capability level) dari proses
APO08.03, sebagai berikut:
144
D.
pada tabel 4.18 Representasi Nilai Kematangan (capability level) dari proses
APO08.04, sebagai berikut:
145
E.
pada tabel 4.18 Representasi Nilai Kematangan (capability level) dari proses
APO08.05 adalah sebagai berikut:
146
diatas
menggambarkan
nilai
capability
level
APO08.05
4.6
4.6.1
147
Pada level 1 menurut Praktik Umum (GPs) dan Hasil kerja Umum (GWPs)
yang ada pada COBIT 5, maka PT OTO Multiartha harus dapat menyediakan
bukti-bukti atas hasil dari proses yang telah dilaksanakan pada divisi collection
dalam Mengelola Relasi (APO08) telah terpenuhi. Bukti yang didapat merupakan
hasil dari output yang tekah dijelaskan pada subbab 4.4 Data Collection.
Pada level 2 menurut Praktik Umum (GPs) dan Hasil Kerja Umum
(GWPs) yang ada pada COBIT 5, Divisi Collection harus memenuhi indikator
dalam Performance Management dan Work Product Management. Berikut tabel
pencapaian atribut APO08 (Mengelola Relasi) adalah sebagai berikut:
Ada
Tidak
-
Bukti
SOP
SOP
SOP
Modul Skill
Training
Guidance
Laporan
Bulanan SOLOs
Collection
Management
148
pengelolaan relasi bila tidak memenuhi target. Dalam hal ini belum ada dokumen
untuk adanya tindakan cadangan bila tidak memenuhi target, namun bila target
tidak dapat dicapai dalam satu kurun waktu (1 bulan) maka staff colection atau
staff marketing akan mendapat teguran dalam meeting dengan manager marketing
sampai pada pemberian Surat Peringatan kepada staff tersebut. Selain itu belum
adanya dokumen RACI Chart.
Ada
Tidak
-
Bukti
Key
Performance
Indicator (KPI)
Collection
Receive
Management
(Laporan
Kunjungan)
Collection
Receive
Management
(Laporan
Kunjungan)
Laporan
performa
Collection
149
1. Pada
Process
Definition
telah
Ada
Tidak
-
Bukti
SOP
SOP
SOP
SOP
dokumen
SOP
terdapat
dalam
ada dokumentasi
terhadap identifikasi
infrastruktur
yang
150
3
4
5
6
Ada
Tidak
-
Bukti
Laporan
Kunjungan
OJK (Otoritas
Jasa Keuangan)
Modul Training
Memo
1. Untuk setiap proses yang telah didefinisikan pada SOP kemudian akan
dilaksanakan oleh pihak-pihak yang telah ditetapkan. Untuk field
collector, setiap kegiatan yang dilakukan untuk meminta penagihan
angsuran harus selalu di catat dalam Laporan Kunjungan. Sedangkan
untuk admin collector sebagai pihak yang mencatat seluruh laporan
kunjungan tersebut ke dalam sistem SOLOs Collection Management.
2. Dalam menugaskan dan mengkomuniaksikan peran, tanggung jawab dan
otoritas, saat ini pihak OTO Multiartha sedang diperkenalkan dengan
sistem baru yang disebut OJK (Otoritas Jasa Keuangan), dimana dalam
sistem tersebut pihak OTO Multiartha menjadi perusahaan yang dinilai
dan diawasi dalam setiap aktivitas pembiayaannya.
3. Adanya modul training dan beberapa pelaksanaan pelatihan difungsikan
untuk dapat kompetensi yang dimiliki oleh para staf dan karyawan agar
151
152
4.7
rekomendasi yang diperlukan untuk dapat memperbaiki gap yang ada dengan
memberikan rekomendasi.
4.7.1
Nilai
Capabilit
y Level=
2,94
A.
APO 08.01
B.
C.
D.
E.
F.
153
Nilai
Capabilit
y Level=
2,70
A.
APO 08.02
B.
C.
D.
E.
F.
154
APO 08.03
155
APO 08.04
156
APO 08.05
157
4.7.1
Penentuan Gap
Dengan adanya tingkat kematangan yang sebenarnya (As is) dan tingkat
target kematangan yang diharapkan (To be) pada kelima proses yang berjalan di
Divisi TI PT Oto Multiartha, untuk mencapai tingkat kematangan yang
diharapkan, maka dibutuhkan penyesuaian agar tingkat kematangan yang
diharapkan dapat terwujud.
Current Capability merupakan nilai rata-rata dari Tingkat kematangan
yang sebenarnya (As is) pada proses APO08, sedangkan Expected Capability
merupakan nilai rata-rata dari tingkat target kematangan yang diharapkan (To be)
Untuk melihat rata-rata hasil Capability Level dapat dilihat sebagai
berikut:
Tabel 4.28 Analisis Gap Tingkat Kematangan (Capability Level)
Domain
Proses
Current
Capability
2,94
Expected
Level
4
2,70
2,81
2,67
4
4
2,71
158
Keterangan
Temuan Gap
APO08.01
Memahami Harapan
Bisnis
159
Keterangan
Temuan Gap
APO08.02
Mengidentifikasi
Keterangan
Temuan Gap
APO08.03
Mengelola Hubungan
Bisnis
160
yang dilakukan.
Keterangan
Temuan Gap
APO08.04
Koordinasi dan
Komunikasi
Keterangan
Temuan Gap
APO08.05
Memberikan masukan
untuk perbaikan
berkelanjutan dari
pelayanan
161
Gap
A. Belum adanya tindakan cadangan
manajemen relasi bila tidak
memenuhi target
B. RACI Chart pengelolaan relasi
2.1 Performance
Management
Proses Goal Work
Product
Level 3
4.7.2
Rekomendasi
Dengan melihat Tabel 4.27 mengenai pemetaan tingkat kematangan saat
ini
dengan
tingkat
kematangan
yang
diharapkan,
yang
kemudian
162
dan
mempertimbangkan
mengalokasikan
kesesuaian,
sumber
efesiensi,
daya
efektifitas
utnuk
dan
2.
163
tersebut
sehingga
karyawan
dapat
fokus
dalam
seluruh
performa
penggunaan
Teknologi
3.
164
aplikasi
IS
berdasarkan konstribusinya
terhadap
4.
165
5.
pengalaman
dengan
masyarakat
luas
mengenai
166
event-event
tertentu
untuk
menambahkan
benefit
b.
167
Untuk memenuhi gap dalam Process Atribute Level pada level 3, maka
rekomendasi nya adalah sebagai berikut:
a. Identifikasi infrastruktur yang dibutuhkan dan lingkungan kerja, yaitu
divisi TI senantiasa melakukan monitoring secara bertahap kepada
tiap-tiap divisi seperti divisi collection untuk mengetahui misalkan
adanya kebutuhan Teknologi informasi yang dibutuhkan oleh tiap
Divisi, sehingga divisi TI tidak hanya melakukan maintenance apabila
ada permasalahan saja.
b. Menyediakan sumber daya dan informasi untuk mendukung performa,
yaitu pada setiap divisi atau kantor cabang memiliki staff IT yang
dipencar pada setiap kantor cabang. Hal ini agar terjadi penanganan
masalah yang cepat apabila terjadi sebuah masalah. Atau untuk tahap
awal terdapat beberapa karyawan non-IT yang dapat mempelajari TI
agar terdapat quick response dalam setiap penanganan berbagai
masalah yag berkaitan dengan TI.
BAB V
PENUTUP
5.1
Kesimpulan
Berdasarkan hasil evaluasi tata kelola IT pada PT OTO Multiartha,
didapatkan kesimpulan sebagai berikut:
1. Hasil evaluasi dengan menggunakan pendekatan capability level pada
COBIT 5 menunjukan bahwa divisi Collection PT Oto Multiartha
memiliki nilai capability level sebesar 2,76. Hasil ini dilakukan dengan
mendapatkan nilai rata-rata dari Key Management Practice, yaitu:
a. Nilai capability level saat ini dalam Understand business
expectations (APO08.01) tingkat kematangan saat ini pada level 3
berulang tapi intuitif dengan nilai kematangan 2,94.
b. Untuk proses Identify opportunities, risk and constraints for IT to
enhance the business (APO08.02) tingkat kematangan saat ini pada
level 3 berulang tapi intuitif dengan nilai kematangan 2,70.
c. Pada proses Manage the business relationship (APO08.03) tingkat
kematangan saat ini cenderung mengarah pada level 3 berulang
tapi intuitif dengan nilai kematangan 2,81.
d. Nilai tingkat kematangan saat ini untuk proses Co-ordinate and
communicate (APO08.04) cenderung mengarah pada level 3
berulang
tapi
intuitif
169
dengan
nilai
kematangan
2,67.
170
5.2
Saran
Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan, adapun saran-saran yang perlu
171
DAFTAR PUSTAKA
Effendi, Sofian dan Singaribun Masri. 2008. Metode Penelitian Survai. Jakarta
Barat : Pusataka LP3ES.
Fauziyah. 2010. Pengantar Teknologi Informasi. Bandung: Muara Indah.
Gondodiyoto, Sanyoto. 2007. Audit Sistem Informasi Pendekatan CobIT. Jakarta:
Mitra Wacana Media.
Jogiyanto. 2008. Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Jogiyanto, H.M. & Abdillah, W. 2011. Sistem Tata Kelola Teknologi Informasi.
Yogyakarta: Andi.
Sarno, Riyanarto. 2009. Audit Sistem dan Teknologi Informasi. Surabaya: ITS
Press.
Surendro, Kridanto. 2009. Pengembangan Recana Induk Sistem Informasi.
Bandung: Informatika.
Surendro, Kridanto. 2009. Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi.
Bandung: Informatika.
Jurnal
Aulia dan Handayaningsih (2013). Pembuatan Model Tata Kelola IT Untuk
Proses Akademik Menggunakan Cobit 4.1 (Studi Kasus : Universitas
Xyz). Jurnal Sarjana Teknik Informatika, Volume 1 Nomor 1. e-ISSN:
2338-5197
172
Dwi, Indra dan Tjahyanto, Aries. Analisa Kesenjangan Tata Kelola Teknologi
Informasi Untuk Proses Pengelolaan Data Menggunakan Cobit (Studi
Kasus Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia). Jurnal program
Pascasarjana Institut Teknologi Sepuluh November.
Gultom, Manorang. 2012. Audit Tata Kelola Teknologi Informasi Pada PTPN 13
Pontianak Menggunakan Framework COBIT. Jurnal ilmu-ilmu Sosial,
Volume 4 Nomor 1.
ISACA. 2012. COBIT 5 Enabling Processes. USA: IT Governance Institute
(https://www.dropbox.com/sh/unnod01tt2ssiy5/FT0L1rWUVD,
6-03-14,13:10:33)
ISACA. 2012. COBIT 5 Implementation. USA: IT Governance Institute
(https://www.dropbox.com/sh/unnod01tt2ssiy5/FT0L1rWUVD,
6-03-14,13:11:55)
ISACA. 2012. COBIT 5 Process Assessment Model. USA: IT Governance
Institute (https://www.dropbox.com/sh/unnod01tt2ssiy5/FT0L1rWUVD,
6-03-14,13:13:07)
ITGI.
2007.
COBIT
4.1.
USA:
IT
Governance
Institute
(http://estudijas.lu.lv/pluginfile.php/317103/mod_resource/content/1/CO
BIT_41_Research.pdf 2-03-14,09:44:12)
Maria, Evi and Haryani, Endang. 2011. Audit Model Development Of Academic
Information System: Case Study On Academic Information System Of
Satya Wacana. International Refereed Research Journal. Volume-II. EISSN
2229-4686
ISSN
2231-4172
173
Prasetyo, Agus Utomo, dan Mariana, Novita. 2011. Analisis Tata Kelola
Informasi (It Governance) pada Bidang Akademik dengan Cobit
Framework Studi Kasus pada Universitas Stikubank Semarang. Jurnal
Teknologi Informasi DINAMIK. Volume 16, No.2. ISSN : 0854-9524.
Sheikhpour dan Modiri. 2012. Sebuah Pendekatan dalam Pemetaan COBIT
terhadap Proses ISO / IEC 27001 mengenai Kontrol Manajemen
Keamanan Informasi. International Journal of Security and Its
Applications. Vol. 6, No. 2
Skripsi
Fitroh. 2009. Penilaian Tingkat Kemampuan Tata Kelola Teknologi Informasi
Pada Sistem Informasi Manajemen Akademik. Yogyakarta: Seminar
Nasional Aplikasi Teknologi Informasi.
Ida, Siti. 2014. Usulan Model Tata Kelola Teknologi Informasi Pada Domain
Monitor, Evaluate and Assesss Dengan Metode Framework COBIT 5
Jakarta: Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Nuri, Farah. 2014. Evaluasi Capablity Level Pada Dukungan Layanan
Manajemen Data Dengan Framework COBIT 5. Jakarta: Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Pratyangga, Yusron. 2012. Analisis Management Awareness dan Maturity Level
Pada DRC (Disaster Recover Center) Bank Sumsel Babel Dengan
174
LAMPIRAN
WAWANCARA
Nama
: Bapak Dodik
Jabatan
: Manager Collection
pada
Jepang
pembiayaan mobil.
bergabung
pemegang
sebagai
saham
baru.
melalui
kerjasama
yang
saling
menguntungkan
serta
MARKETING HEAD
COLLECTION HEAD
Marketing
Cordinator
Field
Customer
Service
Marketing
Support
CMO
Collection
Cordinator
Field
Collection
Collection
Adm
PA 1
PAl 2
PA
Admin 1
PA Admin
2
Remedial
Outsource
2.
Field Collector
Melakukan penagihan terhadap customer berdasarkan CRM yang telah
3.
Admin Collection
Melakukan administrasi dengan tugas sebagai berikut:
1) Menyiapkan CRM di sore hari untuk dibawa esok hari oleh field
collector
2) Menyiapkan TTS (Tanta Terima Sementara) yang akan dibawa field
collector sekaligus diregister.
3) Mencari angsuran yang terlambat pembayarannya.
4) Membuat memo internal untuk customer yang salah alokasi
pembayaran
4.
sebagai berikut:
1) Menangani customer yang bermasalah dengan account overdue
(keterlambatan) 31 60 hari.
5.
6.
PA Administrasi 1
Membantu kelancaran oprasional dari PA1 dengan cara sebagai berikut:
7.
PA Administrasi 2
Membantu kelancaran operasional dari PA2 dengan cara sebagai berikut:
1) Membuat Surat Tugas untuk PA2
2) Menyiapkan Tanda Terima Sementara (TTS) untuk PA2 bila
diperlukan.
3) Membuat Tanda Terima Kendaraan Tarik (TTKT) dan surat kuasa
penarikan untuk PA2.
4) Monitoring dan mengadministrasikan Surat Tugas, TTKT, dan Surat
Kuasa Penarikan untuk PA2.
3. Berdasarkan pengamatan saya didunia internet, terdapat beberapa
permasalahan
kesalahpahaman
yang
pernah
dalam
di
proses
alami
penagihan
oleh
perusahaan
sehingga
seperti
menyebabkan
Nama
: Bapak Krisna
Jabatan
: Division Head IT
Index
Sub menu ini digunakan untuk melakukan pencarian terhadap jumlah
account yang jatuh tempo.
b.
c.
Job Order
Sub menu ini digunakan untuk menentukan order yang akan diberikan
kepada pihak-pihak yang terkait seperti PA1 dan PA2.
d.
Collection Monitoring
Sub menu ini digunakan untuk memberikan surat peringatan terhadap
customer yang memiliki tunggakan angsuran. Sub menu ini selain
memberikan surat peringatan yang diberikan kepada customer tetapi ada
juga Laporan Harian Kunjungan (LHK) untuk melakukan janji bayar atau
melakukan follow up kepada customer.
e.
Mapping
Sub menu ini digunakan untuk melakukan mapping terhadap collector
yang bertugas untuk melakukan penagihan kepada customer.
b. Performed Process
Proses dilaksanakan mencapai tujuan prosesnya.
Contohnya, dalam proses penagihan yang dimiliki perusahaan ini, proses
penagihan tersebut dapat memiliki hasil atau tujuan dari proses penagihan
tersebut tercapai, yaitu dapat melakukan kunjungan atau mendatangi
rumah customer.
c. Managed Process
dan
penyesuaian.
Contohnya,
dalam
melakukan
proses
e. Predictable process
Proses yang telah dibangun kemudian dioperasikan dengan batasanbatasan agar mampu meraih harapan dari proses tersebut.
Contohnya, dalam proses penagihan tersebut dan telah mendapatkan
jawaban dari customer, apabila customer tidak dapat melakukan
pembayaran maka akan dilakukan penarikan kendaraan yang dilakukan
oleh mitra perusahaan sebagai debt collector. Dimana setiap aktivitas yang
dilakukan oleh seluruh aktor yang berperan dalam proses penagihan ini
memiliki batasan-batasan sendiri berupa aturan untuk melakukan tugastugasnya.
f. Optimising Process
Proses yang terprediksi secara terus-menerus ditingkatkan untuk
memenuhi tujuan bisnis saat ini dan tujuan proyek.
Contohnya, dalam proses penagihan disamping berhasil mencapai tujuan
proses dan hasil yang ingin dicapai, proses penagihan ini dapat terus
berkembang ke arah lebih baik dan memiliki target yang maksimal yang
terpenuhi, serta mampu meprediksi proyek yang baru dengan berkerja
sama dengan perusahaan lain.
KUESIONER
ANALISA TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA
DOMAIN ALIGN, PLANNING AND ORGANISE DI PT OTO
MULTIARTHA
CAPABILITY LEVEL
Kusioner ini merupakan bagian dari penelitian skripsi mahasiswa Strata Satu
Univesitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatulullah Jakarta, yang bertujuan
untuk memperoleh data atau pendapat Bapak/Ibu terkait dengan align,
planning and organise serta menilai kinerja dan penyesuaian pada PT OTO
Multhiartha.
Kuesioner ini merupakan pengukuran tingkat kemaangan yang dikembangkan
dari standard pengelolaan teknologi informasi (TI) internasional COBIT 5
untuk mengetahui tingkat kematangan dalam align, planning and organise
kondisi saat ini maupun untuk kondisi yang diharapkan, yang selanjutnya
dapat dijadikan dasar yang cukup untuk identifikasi prioritas peningkatan
pada APO08 (align, planning and organise)
Oleh karena itu mohon kiranya Bapak/Ibu dapat memberikan pendapatnya
akan pertanyaan-pertanyaan yang akan diberikan dalam kuesioner ini.
Petunjuk Pengisian:
Bacalah pernyataan kriteria dari tingkat kematangan dengan seksama, lalu
berikan ceklis () pada jawaban (YA/TIDAK) untuk setiap pernyataan yang
diberikan.
Nama Responden :
Jabatan
Bagian
NO
PERNYATAAN
1
2
10
11
12
13
14
3
3
3
4
5
3
Level APO08.02
Mengidentifikasi
peluang, resiko
dan kendala TI
untuk
mengingkatkan
bisnis
NO
0
3
1
1
2
PERNYATAAN
10
4
3
5
3
Adanya proses yang terprediksi secara terusmenerus pada proses pengoperasian dengan
batasan-batasan tertentu pada proses
pemahaman tren teknologi, teknologi baru
sehingga dapat memberikan inovasi untuk
meningkatkan kinerja proses bisnis untuk
memenuhi tujuan bisnis.
Adanya proses yang terprediksi secara terusmenerus pada proses pengoperasian dengan
batasan-batasan tertentu pada proses
memainkan peran proaktif dalam
mengidentifikasi dan berkomunikasi dengan
stakeholder utama dalam peluang, risiko dan
kendala, termasuk teknologi saat ini dan
teknologi yang mucul, pelayanan dan proses
bisnis untuk memenuhi tujuan bisnis.
Adanya proses yang terprediksi secara terusmenerus pada proses pengoperasian dengan
batasan-batasan tertentu pada proses kolaburasi
dalam menyepakati langkah-langkah
selanjutnya untuk inisiatif baru yang besar
dalam kerjasama dengan manajemen portofolio
dalam pengembangan kasus bisnis untuk
memenuhi tujuan bisnis.
Adanya proses yang terprediksi secara terusmenerus pada proses pengoperasian dengan
batasan-batasan tertentu pada proses
memastikan bahwa bisnis dan TI memahami
dan menghargai tujuan strategis dan arsitektur
perushaan untuk memenuhi tujuan bisnis.
Adanya proses yang terprediksi secara terusmenerus pada proses pengoperasian dengan
batasan-batasan tertentu pada proses
pengkordinasikan ketika merencanakan inisiatif
TI baru untuk memastikan integrasi dan
keselarasan dengan arsitektur perusahaan untuk
memenuhi tujuan bisnis.
Level APO08.03
Mengelola
hubungan bisnis
NO
2
0
PERNYATAAN
2
2
10
1
3
Level APO08.04
Mengelola
hubungan bisnis
NO PERNYATAAN
2
0
1
1
2
3
mendefinisikan
konten,
frekuensi
dan
penyampaian informasi penerima, termasuk
status nilai yang disampaikan dan setiap risiko
yang diidentifikasi dengan menggunakan proses
yang telah teridentifikasi untuk mencapai hasil
dari proses
Level APO08.05
Memberikan
masukan untuk
perbaikan
berkelanjutan
dari pelayanan
NO
1
2
0
3
2
1
PERNYATAAN
dan penyedia.
Adanya upaya melakukan analisis kepuasan
pelanggan dan penyedia yang ditetapkan,
dikendalikan dan dipertahankan.
Adanya perencanaan, monitor dan penyesuaian
dalam bekerja sama untuk mengidentifikasi,
mengkomunikasikan dan menerapkan inisiatif
perbaikan.
Adanya
upaya
bekerja
sama
untuk
mengidentifikasi, mengkomunikasikan dan
menerapkan inisiatif perbaikan
yang
ditetapkan, dikendalikan dan dipertahankan.
Adanya perencanaan, monitor dan penyesuaian
terhadap pekerjaan dengan manajemen
pelayanan dan pemilik proses untuk
memastikan bahwa layanan kemungkinan TI
dan layanan proses manajemen terus
ditingkatkan dan akar penyebab masalah
apapun yang mengidentifikasi dan diselesaikan.
Adanya
pekerjaan
dengan
manajemen
pelayanan dan pemilik proses untuk
memastikan bahwa layanan kemungkinan TI
dan layanan proses manajemen terus
ditingkatkan dan akar penyebab masalah
apapun yang mengidentifikasi dan diselesaikan
yang
ditetapkan,
dikendalikan
dan
dipertahankan
Adanya implementasi proses melakukan
analisis kepuasan pelanggan dan penyedia.
Pastikan bahwa isu-isu yang ditindak dan
melaporkan hasil dan status dengan
menggunakan proses yang telah teridentifikasi
untuk mencapai hasil dari proses.
Adanya implementasi proses bekerja sama
untuk mengidentifikasi, mengkomunikasikan
dan menerapkan inisiatif perbaikan dengan
menggunakan proses yang telah teridentifikasi
untuk mencapai hasil dari proses
Adanya implementasi proses pekerjaan dengan
manajemen pelayanan dan pemilik proses
untuk
memastikan
bahwa
layanan
kemungkinan TI dan layanan proses
manajemen terus ditingkatkan dan akar
penyebab
masalah
apapun
yang
mengidentifikasi dan diselesaikan dengan
2
4
2
5
Adanya proses pengoperasian dengan batasanbatasan tertentu pada proses melakukan analisis
kepuasan pelanggan dan penyedia. Pastikan
bahwa isu-isu yang ditindak dan melaporkan
hasil dan status agar mampu meraih harapan
dari proses tersebut.
Adanya proses pengoperasian dengan batasanbatasan tertentu pada proses bekerja sama
untuk mengidentifikasi, mengkomunikasikan
dan menerapkan inisiatif perbaikan agar
mampu meraih harapan dari proses tersebut
Adanya proses pengoperasian dengan batasanbatasan tertentu pada proses proses pekerjaan
dengan manajemen pelayanan dan pemilik
proses untuk memastikan bahwa layanan
kemungkinan TI dan layanan proses
manajemen terus ditingkatkan dan akar
penyebab
masalah
apapun
yang
mengidentifikasi dan diselesaikan agar mampu
meraih harapan dari proses tersebut
Adanya proses yang terprediksi secara terusmenerus pada proses pengoperasian dengan
batasan-batasan
tertentu
pada
proses
melakukan analisis kepuasan pelanggan dan
penyedia. Pastikan bahwa isu-isu yang ditindak
dan melaporkan hasil dan status untuk
memenuhi tujuan bisnis.
Adanya proses yang terprediksi secara terusmenerus pada proses pengoperasian dengan
batasan-batasan tertentu pada proses bekerja
sama
untuk
mengidentifikasi,
mengkomunikasikan dan menerapkan inisiatif
perbaikan untuk memenuhi tujuan bisnis.
Adanya proses yang terprediksi secara terusmenerus pada proses pengoperasian dengan
batasan-batasan tertentu pada proses proses
pekerjaan dengan manajemen pelayanan dan
pemilik proses untuk memastikan bahwa
layanan kemungkinan TI dan layanan proses
manajemen terus ditingkatkan dan akar
penyebab
masalah
apapun
yang
mengidentifikasi dan diselesaikan untuk
Temuan
Gap
A. Adanya
proses
identifikasi A. Divisi collection pada
terhadap wewenang dan tanggung
PT Oto Multiartha belum
jawab para stakeholder dalam
melakukan pembagian
proses bisnis pada bagian
terhadap bidang khusus
collection
untuk melakukan inovasi
B. Pada divisi collection terdapat
baru
untuk
proses
peninjauan
terhadap
meningkatkan
bisnis
kondisi pada proses collection
perusahaan.
saat ini, meliputi permasalahan B. Divisi TI pada PT Oto
yang saat ini dan upaya yang
Multiartha
belum
dimiliki upaya perusahaan dalam
melakukan
catatan
menangani permasalahan.
performa
untuk
C. Adanya proses
pemeliharaan
menentukan posisi TI
kesadaran akan pentingnya proses
yang dapat dijadikan
bisnis collection terhadap unit
peluang dan menjadi
bisnis dalam perusahaan, serta
kunci
support
bagi
memahami pola permintaaan
perusahaan.
masyarakat akan jasa pembiayaan
otomotif
yang
diinginkan
masyarakat.
D. Adanya proses memperjelas
tujuan bisnis yang diraih serta
memberikan layanan TI sebagai
komponen penunjang dalam
Rekomendasi
A. Mengidentifikasi
isu-isu
terhadap
perkembangan teknologi yang dapat
menghambat tercapainya harapan bisnis.
B. Mengidentifikasi
pihak-pihak
yang
memiliki wewenang dan tanggung
jawab dalam hal penanganan isu-isu
teknologi dan masalah bisnis yang terjadi
dengan membuat diagram raci sesuai
dengan standar COBIT.
C. Memprioritskan dan mengalokasikan
sumber daya utnuk mempertimbangkan
kesesuaian, efesiensi, efektifitas dan
kerahasiaan dalam menjalankan seluruh
aktivitas perusahaan.
D. Melakukan dokumentasi terhadap siklus
atau perputaran aktivitas yang saling
berkesinambungan
agar
mampu
menciptakan kontrol yang baik dalam
memantau setiap pelaporan yang
dilakukan.
E. Mengidentifikasi stakeholder (misalnya
manajemen,
pemilik
proses
dan
pengguna
F. Melakukan
stakeholder
dalam
Tabel 4.34 Rekomendasi APO08.02 (Mengidentifikasi peluang, risiko, dan kendala TI yang akan meningkatkan bisnis)
Proses
APO08.02
Mengidenti
fikasi
peluang,
risiko, dan
kendala TI
yang akan
meningkat
kan bisnis
Temuan
Gap
A. Adanya
proses
pemahaman
A. Divisi collection pada PT
terhadap tren teknologi saat ini
Oto
Multiartha
belum
sehingga
dapat
memberikan
melakukan rencana analisis
inovasi TI untuk membantu
dalam isu-isu pemanfaatan
meningkatkan kinerja proses
teknologi yang diberikan
bisnis collection.
kepada customer sebagai
B. Adanya proses peran proaktif
pelayanan yang belum
dalam berkomunikasi dengan
maksimal.
pihak
kepentingan
utama B. Divisi collection pada PT Oto
mengenai peluang, risiko dan
Multiartha belum melakukan
kendala yang dapat muncul
diagram
RACI
untuk
dengan adanya inovasi teknologi
komunikasi untuk penanganan
yang disesuaikan dengan proses
permintaan customer untuk
bisnis
pembiayaan kendaraan.
C. Adanya proses kolaburasi dalam C. Divisi collection pada PT Oto
menyepakati
langkah-langkah
Multiartha belum melakukan
selanjutnya untuk melakukan
dokumentasi manajemen siklus
inisiatif baru mengenai layanan TI
hidup dan proses perubahann
untuk pengembangan kasus bisnis
control untuk pemantauan dan
yang ada pada bagian collection.
pelaporan.
D. Adanya
proses
memastikan D. Divisi collection pada PT Oto
bahwa bisnis dan TI memiliki
Multiartha belum melakukan
keselarasan
sehingga
dan
catatan kualitas identifikasi
Rekomendasi
A. Mendefinisikan inovasi
baru secara detail (seperti
pembagian
tugas
terhadap karyawan untuk
membentuk tim khusu
dalam melakukan inovasi
tersebut
sehingga
karyawan dapat fokus
dalam mengidentifikasi,
merencanakan
dan
melaksanakan
inovasi
baru
tersebut
untuk
diterapkan
dalam
perusahaan).
B. Mengidentifikasi seluruh
performa
penggunaan
Teknologi
informasi,
setelah
diadakan
pelaporan performansi
maka akan diadakan
pertemuan rutin untuk
mengevaluasi
hasil
performansi penggunaan
menggunakan
strategi
yang
dimiliki perusahaan
E. Adanya
proses
melakukan
kordinasi saat adanya inisiatif
baru dalam TI dapat terintegrasi
dengan tujuan bisnis.
F. Adanya
proses
pemahaman
terhadap tren teknologi saat ini
sehingga
dapat
memberikan
inovasi TI untuk membantu
meningkatkan kinerja proses
bisnis collection.
stakeholder.
teknologi informasi.
C. Mendokumentasikan
peluang,
risiko
dan
kendala IT yang akan
dilaporkan
kepada
stakeholder
untuk
mengambil
keputusan
dalam kinerja perusahaan
ketahap yang lebih baik.
Membuat
strategistrategi atas perencanaan
teknologi informasi yang
akan
disusun
untuk
menjadikan
peluang
penggunaan IT untuk
menunjang
kinerja
perusahaan
dan
mengantisipasi risiko dan
kendala IT yang datang
dari lingkungan internal
dan eksternal perusahaan
Proses
APO08.03
Mengelola
Hubungan
Bisnis
Temuan
A. Pada saat ini belum ada pihak
yang menjadi penghubung dari
satu unit bisnis dengan unit
bisnis lain, namun proses yang
dapat menghubungkan antar unit
bisnis tersebut dilakukan dengan
mengadakan sebuah rapat yang
dihadiri oleh para unit bisnis.
B. Bagian collection sudah dapat
mengelola hubungan secara
formal dan transparan dengan
adanya sebuah komunikasi
melalui pertemuan dengan para
unit binis lain.
C. Adanya proses identifikasi dan
komunikasi
pada
bagian
collection terhadap risiko akan
munculnya
masalah-masalah
yang mungkin timbul dalam
proses penagihan serta proses
untuk menyelesaikan masalah
tersebut.
D. Adanya sebuah perencanaan dan
Gap
A. Divisi Collection PT Oto
Multiartha
memiliki
pihak-pihak
yang
menjadi
penghubung
antar unit bisnis yang
satu dengan yang lain,
atau antar perusahaan
dengan customer.
B. Divisi Collection PT Oto
Multiartha
belum
memiliki schedule yang
tetap
untuk
setiap
coaching dan consuling
yang dilakukan.
C. Divisi Collection PT Oto
Multiartha
belum
memiliki
dokumentasi
terhadap
identifikasi
risiko yang akan timbul
dalam
mengelola
hubungan bisnis dengan
mitra kerja.
Rekomendasi
A. Membuat
jadwal
atau
schedule untuk mengadakan
pertemuan dengan mitra
dalam melakukan coaching
dan consuling. Dari sistem
penjadwalan yang tepat,
maka
diharapkan
dapat
dilakukan monitoring pada
setiap
masalah
atau
penurunan kualitas yang
terjadi.
B. Mengidentifikasi
seluruh
performa perusahaan yang
berkerjasama dengan mitra,
hal ini agar dapa dilakukan
evaluasi terhadap performa
mitra kerja dalam bermitra
dengan perusahaan. Sehingga
akan dibuat bentuk laporan
performansi kinerja mitra tiap
bulannya.
C. Membuat sebuah portofolio
untuk membagi kunci suskes
Proses
APO08.04
Kordinasi
dan
Komunikasi
Temuan
A. Pada bagian collection
sudah memiliki sistem
kordinasi
dan
proses
komunikasi kepada seluruh
staf
dan
karyawan
collection pada setiap
perubahan yang terjadi
pada sebuah perencanaan
kegiatan baru, jadwaljadwal pekerjaan bagian
collection sehari-hari, dan
perubahan-perubahan lain
dalam proses penagihan.
B. Setiap perubahan yang
terjadi
pada
bagian
collection,
sudah
terkordinasi
dan
terkomunikasi
dengan
baik, serta memiliki pihakpihak sebagai penanggung
jawab atas perubahan
tersebut.
C. Pada bagian collection
Gap
A. Divisi Collection pada
PT Oto Multiartha belum
melakukan dokumentasi
manajemen
siklus
komunikasi dengan mitra
kerja
dan
proses
monitoring
untuk
pemantauan
dan
pelaporan hasil kordinasi
dengan mitra kerja.
B. Divisi Collection belum
memiliki
Key
Performance Indikator,
untuk mengukur kinerja
para field collector yang
melakukan penagihan ke
pelanggan, dan kinerja
kordinator
collection
dalam memimpin dan
memberikan
arahan
kepada field collector.
Rekomendasi
A. Adanya SOP yang mengatur
kordinasi untuk pihak mitra
kerja, sehingga perusahaan
memiliki
peraturan
secara
tertulis untuk setiap hubungan
yang terjalin dengan para mitra.
B. Memperbaiki
komunikasi
dengan customer, agar proses
penagihan dapat berjalan lancar
dan tidak ada miss-komunikasi
yang menyebabkan adanya
penarikan kendaraan pihak
customer oleh debtcollector.
C. Agar tidak terjadi penarikan
setelah daftar list penarikan
dibuat oleh pihak collection,
maka penarikan dapat dilakukan
tidak pada hari senin yakni pada
hari Selasa. Hal ini ditujukan
agar, saat debt collector
melakukan penarikan, bisa
mendapatkan informasi terupdate terbaru dari pihak
Tabel 4.37 Rekomendasi APO08.05 (Memberikan Masukan untuk perbaikan berkelanjutan dari Pelayanan)
Proses
APO08.05
Memberikan
Masukan
untuk
perbaikan
berkelanjuta
n dari
Pelayanan
Temuan
A. Pada bagian collection telah
melakukan
proses
identifikasi
terhadp
kepuasan pelanggan akan
kualitas kinerja pelayanan
pada field collector dalam
melakukam tugasnya.
B. Adanya sebuah tindakan
kerjasama
antara
field
collector
untuk
mengidentifikasi
sebuah
inisiatif perbaikan dalam
melakukan
proses
Gap
A. Divisi TI pada PT Oto
Multiartha
belum
melakukan
proses
pemberian reward dengan
customer
untuk
menamabah
tingkat
kepuasan customer kepada
perusahaan.
B. Divisi TI pada PT Oto
Multiartha
belum
melakukan
proses
memahami lebih jauh
kepada customer seperti
Rekomendasi
A. Adanya sistem pemberian
penghargaan atau reward
kepada
customer
yang
memiliki sistem pembayaran
yang
baik,
seperti
pembayaran paling tepat
waktu dan tidak pernah
mengalami
keterlambatan
dalam pembayaran angsuran.
B. Adanya evaluasi terhadap
knerja
perusahaan
yang
ditanyakan langsung kepada
customer, seperti bertemu