Petunjuk Penggunaan Aplikasi EPurchasing Kendaraan Bermotor Pemerintah - Panitia
Petunjuk Penggunaan Aplikasi EPurchasing Kendaraan Bermotor Pemerintah - Panitia
Daftar Isi
Pendahuluan.......................................................................................................................... 2
1.1 Alur Proses e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah Dalam Aplikasi ......................... 4
Penutup ............................................................................................................................... 24
Pendahuluan
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian
yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya
adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik,
yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi
dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan
menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan
uang negara. Selain itu, proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga
dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya
persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku
usaha yang bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Layanan yang tersedia dalam SPSE saat
ini adalah e-Tendering yaitu tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara
terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada Sistem
Pengadaan Secara Elektronik dengan menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang
telah ditentukan. Tata cara e-Tendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user
guide) diatur dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang e-Tendering. Selain
itu di dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara online (e-Audit), dan
e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah.
e-Purchasing dibuat agar proses untuk pengadaan Kendaraan bermotor pemerintah dapat
dilakukan secara elektronik. Dalam e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah, terdapat
fitur untuk pembuatan paket, unduh (download) format surat pesanan, unduh format standar
kontrak, unggah (upload) hasil scan kontrak yang sudah ditandatangan, sampai dengan cetak
pesanan Kendaraan bermotor. Dengan adanya e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah,
diharapkan proses pengadaan Kendaraan bermotor pemerintah dapat dimonitor dan lebih
transparan.
1.1
Memulai Aplikasi
2.1
Pada halaman Portal Inaproc, pilih e-Purchasing Kendaraan bermotor dan klik tombol Masuk
Versi Production untuk melakukan pemesanan Kendaraan bermotor atau tekan tombol
Masuk Versi Latihan untuk masuk ke dalam aplikasi latihan e-Purchasing Kendaraan bermotor.
3.1
3.2
batal. Selain itu berdasarkan Status Paket, yaitu Persiapan Pembelian, Panitia Setuju, Penyedia
Setuju, Penyedia Menolak, PPK Setuju, Pembelian Diproses, dan PPK Menolak, kemudian
berdasarkan Posisi Paket, yaitu Panitia, Penyedia, dan PPK, serta berdasarkan Status
Negosiasi, yaitu Sepakat atau Masih Negosiasi. Pencarian dapat diurut berdasarkan tanggal
buat paket, tanggal edit paket, Nama Paket, ID Paket, Instansi, dan Nama Satuan Kerja. Tekan
tombol Filter Data untuk memulai pencarian.
Pada halaman kelola paket, ditampilkan tabel yang berisi informasi ID Paket, Nama
Paket, Jumlah Penyedia/Kendaraan bermotor, Instansi, Satuan Kerja, Tanggal Buat dan Edit
Paket, Total Harga, serta link format Surat Pesanan yang dapat diunduh.
Untuk membuat paket, tekan tombol Buat Paket.
Lalu akan tampil halaman Buat Paket. Isikan data-data yang diperlukan pada text field yang
tersedia di halaman Buat Paket.
Informasi K/L/D/I
Jenis, adalah instansi yang melakukan e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah;
Nama Satuan Kerja, adalah nama satuan kerja yang melakukan e-Purchasing Kendaraan
bermotor Pemerintah;
Alamat Satuan Kerja, adalah alamat satuan kerja yang melakukan e-Purchasing Kendaraan
bermotor Pemerintah;
Nama Paket, adalah nama paket e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah;
Kode Anggaran, adalah kode mata anggaran yang akan digunakan untuk e-Purchasing
Kendaraan bermotor Pemerintah;
Persiapan
Nama Panitia, adalah nama panitia yang melakukan e-Purchasing Kendaraan bermotor
Pemerintah;
No. Telp. Panitia, adalah nomor telepon panitia yang melakukan e-Purchasing Kendaraan
bermotor Pemerintah;
Nama PPK, adalah nama Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang melakukan e-Purchasing
Kendaraan bermotor Pemerintah. Tekan tombol Cari untuk mencari nama PPK dan akan
keluar pop up window yang menampilkan nama-nama PPK. Terdapat fasilitas pencarian
nama PPK berdasarkan nama lengkap, username, atau email. Klik nama PPK yang sudah
ditentukan. Apabila nama PPK yang dicari belum terdapat dalam aplikasi e-Purchasing,
maka PPK tersebut harus melakukan login terlebih dahulu ke dalam aplikasi e-Purchasing
sehingga data PPK tersebut tercatat di dalam database aplikasi e-Purchasing (cara login
dapat dilihat pada petunjuk penggunaan aplikasi e-Purchasing Kendaraan bermotor PPK).
Anggota ULP
Tekan tombol Tambah Anggota untuk menambah anggota yang melakukan proses ePurchasing Kendaraan bermotor Pemerintah. Akan keluar pop up window yang menampilkan
nama-nama Panitia yang terdaftar di dalam e-Purchasing Kendaraan bermotor.
terdapat dalam aplikasi e-Purchasing, maka Panitia tersebut harus melakukan login terlebih
dahulu ke dalam aplikasi e-Purchasing sehingga data Panitia tersebut tercatat di dalam
database aplikasi e-Purchasing (cara login dapat dilihat pada petunjuk penggunaan aplikasi ePurchasing Kendaraan bermotor Panitia - Bab 2). Nama Panitia yang sudah dipilih sebagai
anggota ULP dapat dilihat di sebelah kanan menu pop up window Daftar Anggota. Nama-nama
tersebut dapat dihapus dengan cara klik ikon X berwarna merah yang terdapat di sebelah kiri
Nama Panitia. Tekan tombol Ok untuk kembali ke halaman Buat Paket.
Pada halaman Buat Paket Anggota ULP, masukkan data NIP dari masing-masing Panitia yang
sudah dipilih sebagai anggota ULP.
Kemudian Tekan tombol Tambah Kendaraan bermotor untuk memasukkan data Kendaraan
bermotor yang akan dibeli.
Selanjutnya akan keluar pop up window Daftar Kendaraan bermotor. Yang pertama-tama
harus diisi oleh panitia adalah filter lokasi nya. Disini panitia harus menentukan lokasi terlebih
dahulu.
Panitia
mengisi
informasi
lokasi
provinsi
nya,
baru
kemudian
mengisi
lokasi
kabupaten/kotanya. Jika lokasi sudah diisi, maka akan muncul produk-produk yang dimiliki
oleh penyedia tersebut di lokasi yang dipilih.
Klik nama Kendaraan bermotor di kolom nama Kendaraan bermotor pada tabel hasil
pencarian untuk memilih Kendaraan bermotor yang akan dibeli. Kendaraan bermotor yang
sudah dipilih dapat dilihat di sebelah kanan pada kolom Daftar Kendaraan bermotor yang
dipilih. Panitia dapat menghapus Kendaraan bermotor yang dipilih pada kolom Daftar
Kendaraan bermotor yang dipilih dengan cara klik icon X berwarna merah yang terdapat di
sebelah kiri nama Kendaraan bermotor. Tekan tombol OK untuk menyimpan data Kendaraan
bermotor yang akan dibeli.
menghapus data Penyedia atau Kendaraan bermotor sesuai dengan icon X yang dipilih oleh
Panitia.
Pembatalan Paket
Aplikasi e-Purchasing menyediakan fasilitas untuk pembatalan paket. Pembatalan Paket
secara otomatis terisi tidak, tetapi apabila panitia akan membatalkan paket, dapat dilakukan
dengan cara memilih Ya (radio button), kemudian isi alasan pembatalan paket tersebut (wajib
diisi).
Simpan Paket
Cek kembali informasi yang telah diisi pada halaman Buat Paket, kemudian simpan paket
tersebut dengan cara tekan tombol Simpan di bagian atas.
Selanjutnya aplikasi akan menampilkan pop up window konfirmasi bahwa paket berhasil
disimpan. Tekan tombol OK.
Setelah berhasil disimpan, aplikasi akan kembali ke halaman Kelola Paket. Tekan nama paket
yang sudah dibuat sebelumnya pada kolom tabel Nama Paket di tabel.
Kemudian akan tampil pop up window Detail Paket. Pada tab Daftar Kendaraan bermotor,
untuk melakukan negosiasi harga, panitia dapat merubah nilai pada kolom Harga Satuan
secara otomatis Total Harga akan dikalkulasi oleh aplikasi, tekan tombol Ajukan Negosiasi,
kemudian akan keluar konfirmasi Berhasil Menyimpan Negosiasi. Setelah itu, panitia tekan
tombol Sepakati Harga di bagian negosiasi.
Langkah selanjutnya adalah tekan tombol Kirim ke Penyedia untuk mengirimkan paket
kepada penyedia. Aplikasi akan menampilkan pop up window konfirmasi pembelian. Panitia
dapat mengisi keterangan tambahan pada text area yang sudah disediakan untuk ditujukan
kepada penyedia Kendaraan bermotor., kemudian tekan tombol Submit.
Catatan : Kolom text area ini bisa diisi informasi teknis pengadaan yang tidak ada di
sistem, misalnya warna kendaraan, jangka waktu pelaksanaan, dsb, sehingga penyedia
akan mendapat informasi yang lebih lengkap mengenai paket yang dibuat
Akan tampil konfirmasi bahwa data paket sudah berhasil dikirim ke penyedia dan email
notifikasi email mengenai proses tersebut juga sudah dikirimkan ke penyedia. Tekan tombol
OK untuk kembali ke pop up window Detail Paket.
Gambar pop up window konfirmasi berhasil submit dan pengiriman notifikasi email
Pada pop up window Detail Paket tab Daftar Kendaraan bermotor, terdapat fasilitas mencetak
daftar pesanan Kendaraan bermotor per-penyedia melalui aplikasi e-Purchasing Kendaraan
bermotor. Untuk mencetak daftar pesanan Kendaraan bermotor, tekan tombol Cetak
Pesanan. Aplikasi akan mencetak daftar pesanan Kendaraan bermotor tersebut menjadi file
pdf.
Gambar daftar pesanan Kendaraan bermotor yang dicetak melalui aplikasi e-Purchasing Kendaraan bermotor
Untuk melihat validasi daftar pesanan Kendaraan bermotor yang telah dicetak
melalui aplikasi e-Purchasing Kendaraan bermotor, panitia kembali ke halaman Kelola Paket
dengan cara tekan tombol Close pada pop up window Detail Paket, kemudian tekan tombol
Validasi Cetak Pesanan pada halaman kelola paket.
Panitia dapat mengunduh softcopy Surat Pemesanan dengan cara tekan tombol download
pada kolom Surat Pemesanan di tabel yang tersedia pada halaman Kelola Paket. Format Surat
Pemesanan ini dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan panitia.
Untuk merubah (edit) paket yang sudah dibuat, Panitia dapat memilih dan klik icon pensil yang
terletak di sebelah nama paket pada tabel.
Selanjutnya akan tampil pop up window Detail Paket yang akan menampilkan rincian daftar
Kendaraan bermotor yang akan dibeli pada tab Daftar Kendaraan bermotor dan data
Distributor yang sudah diisikan oleh Penyedia.
Apabila Penyedia melakukan negosiasi harga, maka pada bagian Negosiasi, tombol Sepakati
Harga akan tampil kembali, disini panitia melihat harga yang ditawarkan oleh penyedia, bila
sudah sepakat, klik tombol Sepakati Harga dan dilanjutkan dengan tombol Kirim Ulang ke
Penyedia. Selanjutnya nanti panitia akan kembali menunggu konfirmasi dari penyedia apakah
menyanggupi untuk melayani paket yang dipesan.
Jika panitia tidak setuju dan akan melakukan negosiasi harga kembali, maka rubah nilai pada
field Harga Satuan, kemudian tekan tombol Ajukan Negosiasi dilanjutkan dengan menekan
tombol Sepakati Harga pada bagian Negosiasi. Proses negosiasi ini tidak dibatasi, jadi selama
belum terjadi kesepakatan harga antara panitia dan penyedia, negosiasi harga masih bisa
terus dilakukan.
Namun apabila Penyedia telah setuju terhadap harga yang dinegosiasikan oleh panitia
(status negosiasi penyedia telah setuju), dan penyedia sudah menyanggupi untuk melayani
paket tersebut, maka selanjutnya tugas panitia adalah melanjutkan paket ke PPK dengan
menekan tombol Setuju, kirim ke PPK (baru akan muncul jika penyedia sudah menyanggupi
untuk melayani paket) untuk meneruskan paket ke PPK.
Bila Panitia sudah setuju dan menekan tombol Setuju, Kirim ke PPK, maka akan tampil pop up
window untuk konfirmasi persetujuan pembelian. Panitia dapat mengisi keterangan tambahan
yang ditujukan kepada PPK (opsional). Setelah itu tekan tombol Submit.
Akan tampil pop up window yang menjelaskan bahwa konfirmasi pembelian berhasil disimpan
dan aplikasi akan mengirimkan notifikasi email mengenai proses tersebut kepada PPK. tekan
tombol OK untuk kembali ke pop up window Detail Paket.
Gambar pop up window konfirmasi berhasil submit dan pengiriman notifikasi email
Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Pembayaran, Panitia dapat melihat rincian
pembayaran dari proses pembelian Kendaraan bermotor. Panitia dapat mengunduh softcopy
file kontrak dengan cara klik nama file kontrak pada informasi kontrak. Informasi pada riwayat
pembayaran ini akan tampil apabila PPK sudah melakukan input data riwayat pembayaran
pada aplikasi e-Purchasing Kendaraan bermotor.
Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Paket, Panitia dapat melihat proses ePurchasing Kendaraan bermotor yang telah dilaksanakan mulai dari Panitia, Penyedia, dan
PPK.
Pada pop up window Detail Paket tab Riwayat Negosiasi, Panitia dapat melihat proses
negosiasi e-Purchasing Kendaraan bermotor yang telah dilakukan oleh Panitia dan Penyedia.
Ikon check list warna hijau di samping tulisan Rev (xx) pada tabel, menandakan persetujuan
harga dari pihak Panitia atau Penyedia. Bila ikon check list warna hijau hanya berjumlah 1,
maka yang setuju hanya salah satu pihak, tetapi bila ikon check list warna hijau berjumlah 2,
maka pihak Panitia dan Penyedia sudah menyetujui harga negosiasi.
Tekan tombol Close untuk kembali ke halaman Kelola Paket. Tahapan e-Purchasing Kendaraan
bermotor Panitia sudah selesai dilaksanakan.
3.3
3.4
3.5
Mengakhiri Aplikasi
Klik tab menu Logout untuk mengakhiri aplikasi.
Penutup
Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi e-Purchasing Kendaraan bermotor
Pemerintah tertentu. Untuk meningkatkan pelayanan, e-Purchasing Kendaraan bermotor
Pemerintah diperbarui pada waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada
beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi e-Purchasing Kendaraan bermotor Pemerintah
yang sedang digunakan. Jika Anda mendapatkan kesulitan dalam pengoperasian e-Purchasing
Kendaraan bermotor Pemerintah, silakan menghubungi nomor Communication Center LKPP di
nomor (021) 4629 3000 / (021) 299 355 77 atau email ke e-katalog@lkpp.go.id atau helpdesklpse@lkpp.go.id.