BAB II

TINJAUAN PUSTAKA
A. PENGERTIAN
Siagian: 1992, menyatakan manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai
kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk
kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah suatu ilmu
pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan
kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan
material/alat-alat. (Subagya: 1994), sehingga manajemen logistik mampu menjawab
tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap
saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif. Dalam sistem
administrasi manajemen logistik Subagya menyatakan sebagai berikut:
Pelaksanaan manajemen yang baik, maka unsur-unsur manajemen diproses melalui
fungsi-fungsi manajemen dan fungsi tersebut merupakan pegangan umum untuk dapat
terselenggaranya fungsi-fungsi logistik.

B. FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK

1 Fungsi Perencanaan
Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkahlangkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik
yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan
sesuai dengan alur yang berlaku di masing- masing organisasi( Mustikasari: 2007).
Subagya menyatakan perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok,
gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan
cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman
tindakan
Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya sehingga akan
sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik.
Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting
yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian
terhadap devisi-devisi yang terjadi.
Suatu rencana harus di dukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit
mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam
pelaksanaannya. Di bawah ini akan dilukiskan bagan kerjasama antara pimpinan,
perencana, pelaksana dan pengawas (Subagya: 1994).
2 Fungsi Penganggaran
Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan

perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar yaitu skala mata
uang dan jumlah biaya (Subagya & Mustikasari)
Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan dan
penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari
dana-dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan keterbatasan
yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang
reliable.
Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali dan
diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka
penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa.
Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat membantu
kegiatan.
Dalam menyususn anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain
adalah:
a. Peraturanperaturan terkait
b. Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi
c. Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran
d. Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan
logistik
Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam, tergantung pada institusi
yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit Pemerintah, sumber
anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda) dan dari
penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah sakit swasta sumber anggaran
berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan Donatur), Penerimaan rumah sakit dan Dana
dari pihak ketiga (Mustikasari).
Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 % - 50 % dalam bentuk obat-obatan dan
bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat
kebersihan dan suku cadang.
3 Fungsi Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi
kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan
sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk
tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi. (Subagya:
1994). Sedangkan Mustikasari berpendapat fungsi pengadaan merupakan kegiatan
untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah
disetujui sebelumnya.
Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan
dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan
organisasi. Caracara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan
adalah:
a. Pembelian
b. Penyewaan
c. Peminjaman
d. Pemberian ( hibah )
e. Penukaran

f. Pembuatan
g. Perbaikan
Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan
tahapan sebagai berikut:
a. Perencanaan dan penentuan kebutuhan
b. Penyususnan dokumen tender
c. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang
d. Pemasukan dan pembukuan penawaran
e. Evaluasi penawaran
f. Pengusulan dan penentuan pemenang
g. Masa sanggah
h. Penunjukan pemenang
i. Pengaturan kontrak
j. Pelaksanaan kontrak
Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang menyangkut pihak luar maka
pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian
dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan. Kebijakan pemerintah
yang mengatur tentang pengadaan barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003.
Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain:
a. Kode etik pengadaan
Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara lain:
Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli harus
tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan
Tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun.
Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika
b. Pelelangan pengadaan barang
Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia
pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut:
Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 5 orang terdiri dari unsur: Perencana,
pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab keuangan, penanggung jawab
perlengkapan, penanggung jawab tehnis.
Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: Kepala kantor/satuan
pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang
berfungsi sebagai pemeriksa.
Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek
Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan
ditunjuk (Subagya:1994)
4 Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pngelolaan
barang persediaan di tempat penyimpanan. (Mustikasari: 2007) Penyimpanan berfungsi
untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya
dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya serendah-rendahnya. Fungsi ini
mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan
barang. Fungsi yang lain adalah: Kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar
dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari

pencuri.
Faktor faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah:
a. Pemilihan lokasi
Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang yang
disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik.
b. Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan)
Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:
Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulance, alat-alat berat, brankar, kursi roda dll.
Barang khusus: Obat-obatan, alat-alat medis dll.
c. Pengaturan ruang
Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang secara
efisien dan pengawasan ruangan.
d. Prosedur/sistem penyimpanan
Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara
pengambilan barang, pengawetan dll.
e. Penggunaan alat bantu
f. Pengamanan dan keselamatan
Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan,
gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan.
5 Fungsi Penyaluran (Distribusi)
Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola
pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya (Subagya: 1994). Faktor yang
mempengaruhi penyaluran barang antara lain:
a. Proses Administrasi
b. Proses penyampaian berita (data-data informasi)
c. Proses pengeluaran fisik barang
d. Proses angkutan
e. Proses pembongkaran dan pemuatan
f. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan
Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan
unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan
6 Fungsi Penghapusan
Penghapusan adalah kgiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban
sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (Subagya: 1994). Alasan
penghapusan barang antaralain:
a. Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi
yang salah, tercecer atau tidak ditemukan
b. Tehnis dan ekonomis: Setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan
tersebut disebabkan faktor-faktor: Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki, obsolete
(meningkatkan efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh
dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu
barang mengurang karena susut, menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi
spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi.
c. Surplus dan ekses

d. Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus

e. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara
Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain:
a. Aspek yuridis, administrasi dan prosedur
Dalam aspek yuridis mencakup hal-ha: Pembentukan panitia penilai, identifikasi dan
inventarisasi peraturan-peraturan yang mengikat, persyaratan atau ketentuan terhadap
barang yang dihapus, penyelesaian kewajiban sebelum barang dihapus.
b. Aspek rencana pelaksana tehnis
Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak lanjut. Cara-cara
penghapusan yang lazim dilakukan antaralain:
Pemanfaatan langsung: Usaha merehabilitasi/merekondisi komponen-komponen yang
masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru.
Pemanfaatan kembali: Usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus
menjadi barang lain
Pemindahan:Mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka pemanfaatan
langsung
Hibah: Pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak di
luar instansi (Pemerintah)
Penjualan/Pelelangan: Dijual baik di bawah tangan atau dilelang
Pemusnahan: Menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan
7 Fungsi Pengendalian
Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan
pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang sedang atau telah
berlangsung (Mustikasari: 2007). Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:
a. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan
prosedur lain
b. Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna mendapatkan
gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana
c. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan dalam
rangka pencapaian tujuan
d. Melakukan supervisi
Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana-sarana
pengendalian sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang baik
b. Sistem informasi yang memadai
c. Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi
d. Pendidikan dan pelatihan
e. Anggaran yang cukup memadai

SUMBER PUSTAKA

1. Aljian George W ( 1958 )Purchasing Hanbook 2 nd Edition, New York, Mc

Mc Graw Hill
2. Mustikasari ( 2007 ) Kuliah Manajemen Sumber Daya Menusia, Tidak di
Publikasikan
3. Subagya M S, ( 1994 ) Manajemen Logistik cetakan keempat Jakarta : PT Gunung
Agung