Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit 

Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik sebagai berikut
(Mustiksari: 2007):

Setiap fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain. Untuk itu akan dibahas
satu persatu fungsi logistik tersebut.

Gambar Siklus Logistik

Fungsi Perencanaan
Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah yang harus
dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan
logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua
calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di setiap organisasi
(Mustikasari:2007). Subagya menyatakan perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas
pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara
terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan.

Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya sehingga akan sangat
sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik. Perencanaan yang
baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi
sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisi yang terjadi.

Suatu rencana harus didukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit
mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya.
Dibawah ini akan dilukiskan bagan kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan
pengawas (Subagya: 1994).
Gambar kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas

Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan
(sasaran) diperlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan / staf, perencana, pelaksana
dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas
masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran)
organisasi.

Perencanaan dapat dibagi kedalam periode sebagai berikut:

a. Rencana jangka panjang (Long range)
b. Rencana jangka menengah (Mid range)
c. Rencana jangka pendek (Short range)

Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala perioritas
secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci. Melalui fungsi
perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:
a. Rencana Pembelian
b. Rencana Rehabilitasi
c. Rencana Dislokasi
d. Rencana Sewa
e. Rencana Pembuatan.

Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan
pernyataan sebagai berikut:
a. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat
b. Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang tepat
c. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat
d. Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat
e. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau unit
yang tepat
f. Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat
g. Mengapa dibutuhkan (why) untuk memeriksa apakah keputusan yang diambil sudah tepat.

Fungsi Penganggaran
Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian
penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah
biaya (Subagya & Mustikasari).

Dalam fungsi penganggaran, semua rencana dari fungsi perencanaan dan penentu kebutuhan
dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana yang tersedia. Dengan
mengetahui hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut
merupakan anggaran yang dapat dipercaya.

Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah diperiksa berulang kali dan diketahui
untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka penyediaan dana
tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa.

Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat membantu kegiatan.
Dalam menyusun anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain adalah:
a. Peraturan terkait
b. Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi
c. Beberapa hal yang berhubungan dengan anggaran
d. Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik

Sumber anggaran di suatu rumah sakit beragam, tergantung pada institusi yang ada apakah milik
pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana
Subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah
sakit swasta sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan Donatur), Penerimaan
rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga (Mustikasari).

Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 %-50 % dalam bentuk obat dan bahan farmasi, alat
tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang.

Fungsi Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan
barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya
belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu
yang telah ada dalam batas efisiensi. (Subagya: 1994). Sedangkan Mustikasari berpendapat
fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah
direncanakan atau telah disetujui sebelumnya.

Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan
berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi. Cara yang dapat
dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah:
a. Pembelian
b. Penyewaan
c. Peminjaman
d. Pemberian ( hibah )
e. Penukaran
f. Pembuatan
g. Perbaikan

Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan
sebagai berikut:
a. Perencanaan dan penentuan kebutuhan
b. Penyususnan dokumen tender
c. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang
d. Pemasukan dan pembukuan penawaran
e. Evaluasi penawaran
f. Pengusulan dan penentuan pemenang
g. Masa sanggah
h. Penunjukan pemenang
i. Pengaturan kontrak
j. Pelaksanaan kontrak

Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi teknis yang menyangkut pihak luar maka
pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari
awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan. Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang
pengadaan barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003.

Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain:
a. Kode etik pengadaan
Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara lain:
1) Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli harus tetap
tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan
2) Tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun. 
3) Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika

b. Pelelangan pengadaan barang

Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan
pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut:
1) Keanggotaan panitia minmal lima orang terdiri dari unsur: perencana, pemikir pekerjaan yang
bersangkutan, penaggung jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab
teknis.
2) Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: kepala kantor atau satuan pekerja atau
pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai
pemeriksa.
3) Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor atau satuan pekerja atau pemimpin proyek
4) Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk
(Subagya:1994)

Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengelolaan barang
persediaan di tempat penyimpanan. (Mustikasari: 2007) Penyimpanan berfungsi untuk menjamin
penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi sebelumya dengan pemenuhan yang tepat dan
biaya serendah mungkin. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan,
pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah: kualitas barang dapat
dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang
yang aman dari pencuri.

Faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah:

a. Pemilihan lokasi
Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang yang disimpan,
keamanan dan sirkulasi udara yang baik.

b. Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan)

Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:
1) Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulan, alat berat, brankas, kursi roda dll.
2) Barang khusus: Obat, alat medis dll.

c. Pengaturan ruang
Bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang secara efisien dan
pengawasan ruangan.

d. Prosedur atau sistem penyimpanan

Formulir transaksi, kartu catatan, kartu pemeriksaan, cara pengambilan barang, pengawetan dll.

e. Penggunaan alat bantu

f. Pengamanan dan keselamatan
Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan, gangguan
terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan.

Fungsi Penyaluran (Distribusi)

Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang
dari satu tempat ketempat lainnya (Subagya: 1994). Faktor yang mempengaruhi penyaluran
barang antara lain:
a. Proses Administrasi
b. Proses penyampaian berita (data informasi)
c. Proses pengeluaran fisik barang
d. Proses angkutan
e. Proses pembongkaran dan pemuatan
f. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan

Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan unsur yang
sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

Fungsi Penghapusan
Penghapusan adalah kegiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai
peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (Subagya: 1994). Alasan penghapusan barang
antara lain:
a. Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah,
tercecer atau tidak ditemukan
b. Teknis dan ekonomis: setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan tersebut
disebabkan beberapa faktor: kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki, obsolete (meningkatkan
efisiensi atau efektivitas), kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut
ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut,
menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat
dipergunakan lagi.
c. Surplus dan ekses
d. Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus
e. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara

Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain:

a. Aspek yuridis, administrasi dan prosedur
Dalam aspek yuridis mencakup pembentukan panitia penilai, identifikasi dan inventarisasi
peraturan yang mengikat, persyaratan atau ketentuan terhadap barang yang dihapus, penyelesaian
kewajiban sebelum barang dihapus.

b. Aspek rencana pelaksana teknis

Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak lanjut. Cara penghapusan
yang lazim dilakukan antara lain:
1) Pemanfaatan langsung: usaha merehabilitasi atau merekondisi komponen yang masih dapat
digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru.
2) Pemanfaatan kembali: usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus menjadi
barang lain
3) Pemindahan: mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka pemanfaatan langsung
4) Hibah: pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak di luar
instansi (Pemerintah)
5) Penjualan atau Pelelangan: dijual baik di bawah tangan atau dilelang
6) Pemusnahan: menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan

Fungsi Pengendalian
Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan
pemeriksaan terhadap tahapan manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung
(Mustikasari: 2007). Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:
a. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan prosedur
lain
b. Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran
dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana
c. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian
tujuan
d. Melakukan supervisi

Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana pengendalian
sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang baik
b. Sistem informasi yang memadai
c. Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi
d. Pendidikan dan pelatihan
e. Anggaran yang cukup memadai

PERAN LOGISTIK RUMAH SAKIT

Rumah sakit merupakan suatu usaha yang melakukan produksi jasa sehingga logistik dalam
rumah sakit bukan logistik pendistribusian barang, tetapi hanya menyangkut manajemen
persediaan bahan barang serta peralatan yang dibutuhkan untuk memproduksi jasa tersebut.
Logistik dalam rumah sakit bermula dari perolehan (procurement) dan berakhir dengan dokumen
penuh dari usaha pembedahan dan pengobatan. Sehingga dapat dikatakan bahwa manajemen
logistik dalam lingkungan rumah sakit adalah suatu proses pengolahan secara strtegis terhadap
pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, serta pemantauan persediaan barang (stock, material,
supplies, inventory, etc) yang diperlukan bagi produksi jasa rumah sakit.

Menurut bidang pemanfaatannya bahan dan barang yang harus disediakan di rumah sakit dapat
dikelompokkan menjadi :
a. Logistik Obat
Meliputi aktivitas logistik yang terkait dengan obat yang digunakan dalam proses pelayanan
kesehatan di rumah sakit. Obat merupakan salah satu komponen utama pendapatan rumah sakit.
Tantangan dalam melaksanakan logistik obat di rumah sakit secara baik tergolong tinggi.
Berbagai pihak terlibat dalam logistik obat di rumah sakit.

b. Logistik Alat Kesehatan

Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan alat kesehatan yang digunakan dalam pelayanan
kesehatan di rumah sakit. Masalah utama yang sering terjadi adalah manajemen inventaris yang
kurang baik, sehingga mengakibatkan alat kesehatan yang disimpan berlebihan.

b. Logistik Food and Baverages

Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan pelayanan gizi, baik untuk pasien atau untuk
karyawan rumah sakit. Masalah yang sering muncul adalah barang hilang atau berkurang dan
mutu proses yang bervariasi.

c. Logistik Bahan Habis Pakai 

Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan bahan-bahan yang dikategorikan sebagai bahan
habis pakai. Masalah yang paling sering dihadapi adalah sediaan bahan habis pakai yang
berlebihan.

d. Logistik Barang Kuasi

Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan barang kelengkapan administrasi rumah sakit.
Masalah yang sering terjadi adalah sediaan barang kuasi ynag terlalu banyak.

e. Logistik Peralatan Medis dan Non Medis

Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan peralatan medis dan non medis yang digunakan
dalam memberikan pelayanan kesehatan. Masalah yang sering dihadapi adalah penyimpanan alat
dan persediaan suku cadang.

f. Logistik Sarana dan Prasarana Gedung

Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan sarana dan prasarana gedung rumah sakit. Nilai
sarana dan prasarana gedung rumah sakit dapat mencapai sekitar 40% dari nilai aset total rumah
sakit. Masalah yang sering muncul :
1) Pembangunan sarana dan prasarana yang tidak efisien
2) Pemeliharaan saran dan prasarana yang tidak sesuai standar yang tidak ditentukan.

g. Logistik Linen
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan bahan kelompok linen. Masalah yang dihadapi
adalah sediaan yang berlebihan dan proses yang bervariasi.