MANAJEMEN

LOGISTIK

MOH. RIZAL D. PADE

931418085
A MANAJEMEN
1. Penentuan Kebutuhan Logistik

A. Pengertian Penentuan Kebutuhan Logistik

Penentuan kebutuhan logistik merupakan bagian kegiatan pengadaan logistik yang cukup
krusial (penting) dan strategis karena kegiatan ini sangat menentukan tingkat efektifitas kerja setiap
unit kerja yang ada di suatu organisasi. Penentuan kebutuhan logistik adalah segala kegiatan dan
usaha untuk merumuskan perincian dari perencanaan dan merupakan dasar serta pedoman dalam
melakukan suatu tindakan tertentu di bidang kebutuhan peralatan dan perlengkapan. Penentuan
kebutuhan merupakan perincian dari fungsi perencanaan, bilamana perlu semua faktor yang
mempengaruhi penentuan kebutuhan harus diperhitungkan. Bila terjadi kesalahan dalam
penentuan kebutuhan logistik akan mempengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan.
Kesalahan perencanaan ini juga dapat mengakibatkan pemborosan keuangan organisasi. Subagya
(1994) menyatakan bahwa penentuan kebutuhan meupakan perincian (detailering) dari fungsi
perencanaan, sehingga semua faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan harus
diperhitungkan. (Ii & Pustaka, 2009)

B.     Fungsi Penentuan Kebutuhan

Fungsi penentuan kebutuhan adalah

1. Menetapkan sasaran bidang perlengkapan material, berdasarkan tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya;

2. Meletakkan landasan dan atau pedoman penyelenggaraan bidang perlengkapan;

3. Sebagai dasar pengukuran-pengukuran dalam menyelenggarakan kegiatan di bidang

perlengkapan, baik dalam skala pisik, maupun dalam skala mata uang.

C. Faktor yang mempengaruhi Penentuan Kebutuhan Logistik

. Berbagai Faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan perlu mendapatkan perhatian antara
lain:

Faktor Yuridis
Pada dasarnya faktor ini meliputi tentang :

Peraturan-peraturan dan ketentuan-ketentuan serta batasan-batasan terhadap keamanan, desain,

penyediaan barang, pengadaan dan sebagainya.

Prosedur dan persyaratan dana-dana yang digunakan:

Persyaratan-persyaratan Proyek

Faktor ini mencakup tujuan proyek (objective) proyek dalam waktu tertentu (operasional
dan administratif), kondisi lokasi (keadaan medan, tanah, cuaca, geografis, dan demografis) serta
perhubungan / transportasi (kondisi angkutan, perhubungan darat, laut, udara serta pelabuhan).

Evaluasi Sosio Ekonomi

Proses penentuan kebutuhan menurut pemikiran yang luas dan mendalam, terutama dalam
hal evaluasi untuk menentukan jenis-jenis teknologi yang akan digunakan dan evaluasi pengaruhnya
terhadap kehidupan sosial ekonomi masyarakat.

Dengan mempertimbangkan aspek budaya dan faktor-faktor sosio-ekonomi diharapkan

akan terjadi pemilihan dan penentuan teknologi tepat guna. Artinya teknologi yang dipakai mampu
mengatasi suatu problem tertentu atau beberapa problem yang dihadapi.

Pengertian teknologi tepat guna semakin lama mencakup makna yang makin luas karena
tergantung faktor ekonomi, sosial dan budaya masing-masing daerah yang bersangkutan. Teknologi
padat karya ialah teknologi yang menggunakan tenaga gerak yang berasal dari tenaga manusia dan
sama sekali tidak atau sangat sedikit saja menggunakan alat-alat yang digerakan oleh bahan bakar.
Lawannya adalah apa yang disebut teknologi padat alat. Sedangkan teknologi madya ialah teknologi
yang terletak di antara kedua ekstrem tadi. Teknologi tepat guna boleh salah satu dari ketiga jenis
teknologi, atau kombinasi dari dua jenis teknologi atau mungkin kombinasi dari ketiga teknologi.

Evaluasi Tekno-Ekonomi
Dengan mempertimbangkan faktor tekno ekonomi ini dimaksudkan agar dalam pemilihan teknologi
di perhitungkan pula mengenai hal-hal sebagai berikut:

1. Untung rugi penggunaan sesuatu barang atau alat yang di butuhkan.

2. Pemilihan komposisi barabg atau alat yang dibutuhkan.

3. Penggantian barang atau alat atau evaluasi tentang jangka waktu penggunaan sesuatu barang.

4. Perkembangan teknologi

5. Segi tekno ekonomi ini dapat di klasifikasikan kedalam tiga golongan yaitu :

6. Tekno ekonomi yang menyangkut komposisi peralatan

7. Tekno ekonomi yang menyangkut analisis penggantian, analisis sewa-menyewa alat-alat.

Perkembangan Swadaya dan Swasembada

Faktor ini mengadung pengertian, bahwa kebutuhan sesuatu proyek hendaknya sejauh
mungkin dapat dipenuhi sendiri tanpa tergantung pada bantuan luar. Ini berarti, bahwa suatu
proyek harus sejauh mungkin ikut memanfaatkan dan mengembangkan industry dalam negeri.
Pengutamaan ini bukan saja dilaksanakan dalam proses pengadaan barang, tetapi juga harus
mencakup segala kegiatan dalam, pengadaan jasa dan kontruksi.

Inventarisasi dan Pemeliharan

Dalam proses kegiatan inventarisasi dan pemeliharaan tercakup unsur mengenai :

1. Data-data jumlah, nilai dan mutu

2. Penerapan indetifikasi, klasifikasi, standardisasi, kodefikasi dan katalogisasi.

3. Laporan depresiasi dan efisiensi

4. Parameter-parameter yang digunakan

5. Laporan tentang inspeksi

6. Laporan tentang hasil penggunaan

7. Laporan pertukaran suku cadang

8. Data-data pertukaran suku cadang oleh tiap-tiap manufacture maupun supplier

9. Hasil-hasil pengawasan tentang persedian

Perkembangan Biaya

Perkembangan biaya member pengaruh kepada seluruh fungsi logistik.

Perkembangan Industri dan Suplai

Hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian yang berkaitan dengan faktor perkembangan industri
dan suplai ini yaitu :

Apakah pabrik-pabrik membuat barang yang dibutuhkan itu cukup menjamin kontinuitas
perbekalan suku cadanngnya.

Apakah tidak perlu diadakan pre-award survey.

Cara-cara mendaparkan leterangan dan wawacara dengan salesman dan pabrik, pameran dagang
atau survai melalui pembelian.

Perkembangan Politis

Pengertian keputusan politik mempunyai peringkat tertinggi dibanding dengan masalah teknis dan
ekonomis.

 
Pertimbangan Khusus penggunaan alat-alat besar

Pada lembaga-lembaga yang banyak mempergunakan alat-alat besar dan peralatan-peralatan yang
mahal harganya, masalah-masalah pembinaan alat-alat tersebut perlu mendapatkan perhatian.

Keuntungan yang dapat diperoleh dari pemilikan alat-alat besar antara lain :

Fleksibilitas penggunaannya yang besar, karena umumnya alat-alat besar dapat diubah
penggunaannya dengan mudah.

Mobilitasnya relative tinggi, karena alat-alat besar dapat dengan mudah dipindah-pindahkan
lokasinya.

Dapat segera disediakan atau digunakan pada saat dibutuhkan.

Kerugian yang dapat ditimbulkan dari pemilikan alat-alat besar antara lain :

Modal tertanam secara tidak efisien, terutama bila tingkat kegunaannya rendah.

Risiko usaha yang harus ditanggung besar.

Biaya pemeliharaan besar.

Relatif sukar mengikuti perkembangan teknik alat-alat besar, karena perioode penggantian lambat.

Perlu dipertimbangkan pula apakah alat-alat tersebut memiliki sifat lain seperti :

Dapat mengurangi biaya operasi.

Membuka kemungkinan pelaksanaan suatu tugas tertentu, yang tidak dapat dikerjakan dengan alat
yang mempunyai kegunaan umum atau sebaliknya.

Dapat berlangsung dengan tingkat kegunaan.

2.Fungsi Penganggaran

Fungsi penganggaran terdiri dari kegiatan dan usaha-usaha untuk merumuskan perincian
penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang dan jumlah biaya dengan
memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku. Penganggaran (budgeting) adalah
semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan  dalam suatu skala
standar tertentu yaitu skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan
pembatasan yang berlaku baginya.

Glenn A Welsch mendefenisikan anggaran sebagai berikut:

"Profit planning and control may be broadly as de fined as sistematic and formalized approach for
accomplishing the planning, coordinating and control responsibility of management".

Dari pengertian di atas, anggaran dikaitkan dengan fungsi-fungsi dasar manajemen yang meliputi

fungsi perencanaan, koordinasi dan pengawasan. Jadi bila anggaran dihubungkan fungsi dasar
manajemen maka anggaran meliputi fungsi perencanaan, mengarahkan, mengorganisasi dan
mengawasi setiap satuan dan bidang-bidang organisasional didalam badan usaha.
Menurut Gomes (1995, p.87-88), anggaran merupakan dokumen yang berusaha untuk
mendamaikan prioritas-prioritas program dengan sumber-sumber pendapatan yang diproyeksikan.
Anggaran menggabungkan suatu pengumuman dari aktivitas organisasi atau tujuan untuk suatu
jangka waktu yang ditentukan dengan informasi mengenai dana yang dibutuhkan untuk aktivitas
tersebut atau untuk mencapai tujuan tersebut.

Menurut Mulyadi (2001, p.488), anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara
kuantitatif yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain yang menvakup
jangka waktu satu tahun.

Menurut Supriyono (1990, p.15), penganggaran merupakan perencanaan keuangan perusahaan

yang dipakai sebagai dasar pengendalian (pengawasan) keuangan perusahaan untuk periode yang
akan datang.
Anggaran merupakan suatu rencana jangka pendek yang disusun berdasarkan rencana kegiatan
jangka panjang yang telah ditetapkan dalam proses penyusunan program. Dimana anggaran disusun
oleh manajemen untuk jangka waktu satu tahun, yang nantinya akan membawa perusahaan kepada
kondisi tertentu yang diinginkan dengan sumber daya yang ditentukan.

Dalam fungsi penganggaran, semua rencana dari fungsi-fungsi perencanaan dan penentuan
kebutuhan disesuaikan dengan besarnya pembiayaan dari dana-dana yang tersedia. Dalam usaha
penyempurnaan anggaran perlengkapan/logistik diharapkan adanyan macam-macam, sebagai
berikut:

1. Anggaran pembelian

2. Angaran perbaikan dan pemeliharaan

3. Anggaran penyimpanan dan penyaluran

4. Anggaran penelitian dan pengembangan barang

5. Anggaran penyempurnaan administrasi barang

6. Anggaran pengawasan barang

7. Anggaran penyediaan dan peningkatan mutu personil (diklat)

Hasil dari fungsi ini sangat menentukan berhasilnya penyelenggaraan fungsi-fungsi lainnya seperti
pengadaan, penyimpanan, penyaluran pemeliharaan, penghapusan dan pengendalian.

Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian
penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah
biaya (Subagya & Mustikasari).

Dalam fungsi penganggaran, semua rencana dari fungsi perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji
lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana yang tersedia. Dengan mengetahui
hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan
anggaran yang dapat dipercaya.

Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah diperiksa berulang kali dan diketahui
untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka penyediaan dana
tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa.

Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat membantu kegiatan. Dalam
menyusun anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain adalah:

a. Peraturan terkait

b. Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi

c. Beberapa hal yang berhubungan dengan anggaran

d. Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik

Sumber anggaran di suatu rumah sakit beragam, tergantung pada institusi yang ada apakah milik
pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana
Subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah sakit
swasta sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan Donatur), Penerimaan rumah sakit
dan Dana dari pihak ketiga (Mustikasari).

Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 %-50 % dalam bentuk obat dan bahan farmasi, alat tulis
kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang.

Fungsi Anggaran :

Peranan anggaran pada suatu perusahaan merupakan alat untuk membantu manajemen dalam
pelaksanaan, fungsi perencanaan, koordinasi, pengawasan dan juga sebagai pedoman kerja dalam
menjalankan perusahaan untuk tujuan yang telah ditetapkan.

a. Fungsi Perencanaan
Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan salah satu fungsi
manajemen dan fungsi ini merupakan dasar pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya.
Winardi memberikan pengertian mengenai perencanaan sebagai berikut:

"Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta
menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi serta
merumuskan aktifitas-aktifitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai basil yang
diinginkan".
Dari kutipan di atas disimpulkan bahwa sebelum perusahaan melakukan operasinya, pimpinan dari
perusahaan tersebut harus lebih dahulu merumuskan kegiatan-kegiatan apa yang akan
dilaksanakan di masa datang dan hasil yang akan dicapai dari kegiatan-kegiatan tersebut, serta
bagaimana melaksanakannya. Dengan adanya rencana tersebut, maka aktifitas akan dapat
terlaksana dengan baik.

b. Fungsi Pengawasan

Anggaran merupakan salah satu cara mengadakan pengawasan dalam perusahaan.

Pengawasan itu merupakan usaha-usaha yang ditempuh agar rencana yang telah disusun
sebelurnnya dapat dicapai. Dengan demikian pengawasan adalah mengevaluasi prestasi kerja dan
tindakan perbaikan apabila perlu. Aspek pengawasan yaitu dengan membandingkan antara prestasi
dengan yang dianggarkan, apakah dapat ditemukan efisiensi atau apakah para manajer pelaksana
telah bekerja dengan baik dalam mengelola perusahaan. Tujuan pengawasan itu bukanlah mencari
kesalahan akan tetapi mencegah dan nemperbaiki kesalahan. Sering terjadi fungsi pengawasan itu
disalah artikan yaitu mencari kesalahan orang lain atau sebagai alat menjatuhkan hukuman atas
suatu kesalahan yang dibuat pada hal tujuan pengawasan itu untuk menjamin tercapainya tujuan-
tujuan dan rencana perusahaan.

c. Fungsi Koordinasi

Fungsi koordinasi menuntut adanya keselarasan tindakan bekerja dari setiap individu atau bagian
dalam perusahaan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa
untuk menciptakan adanya koordinasi diperlukan perencanaan yang baik, yang dapat menunjukkan
keselarasan rencana antara satu bagian dengan bagian lainnya. Anggaran yang berfungsi sebagai
perencanaan harus dapat menyesuaikan rencana yang dibuat untuk berbagai bagian dalam
perusahaan, sehingga rencana kegiatan yang satu akan selaras dengan lainnya. Untuk itu anggaran
dapat dipakai sebagai alat koordinasi untuk seluruh bagian yang ada dalam perusahaan, karena
semua kegiatan yang saling berkaitan antara satu bagian dengan bagian lainnya sudah diatur
dengan baik.

d. Anggaran Sebagai Pedoman Kerja

Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang disusun sistematis dan dinyatakan dalam unit
moneter. Lazimnya penyusunan anggaran berdasarkan pengalaman masa lalu dan taksir-taksiran
pada masa yang akan datang, maka ini dapat menjadi pedoman kerja bagi setiap bagian dalam
perusahaan untuk menjalankan kegiatannya.

Tujuan yang paling utama dari anggaran adalah untuk pengawasan luar, yaitu untuk
membatasi sumber-sumber daya keseluruhan yang tersedia untuk suatu instansi dan untuk
mencegah pengeluaran-pengeluaran bagi hal-hal atau aktivitas-aktivitas yang tidak dibenarkan oleh
undang-undang.

Manfaat Anggaran :

Menurut Marconi dan Siegel (1983) dalam Hehanusa (2003, p.406-407) manfaat anggaran adalah :

1. Anggaran merupakan hasil dari proses perencanaan, berarti anggaran mewakili kesepakatan
negosiasi di antara partisipan yang dominan dalam suatu organisasi mengenai tujuan kegiatan di
masa yang akan datang.

2. Anggaran merupakan gambaran tentang prioritas alokasi sumber daya yang dimiliki karena dapat
bertindak sebagai blue print aktivitas perusahaan.

3. Anggaran merupakan alat komunikasi internal yang menghubungkan departemen (divisi) yang
satu dengan departemen (divisi) lainnya dalam organisasi maupun dengan manajemen puncak.

4. Anggaran menyediakan informasi tentang hasil kegiatan yang sesungguhnya dibandingkan

dengan standar yang telah ditetapkan.
5. Anggaran sebagai alat pengendalian yang mengarah manajemen untuk menentukan bagian
organisasi yang kuat dan lemah, hal ini akan dapat mengarahkan manajemen untuk menentukan
tindakan koreksi yang harus diambil.

6. Anggaran mempengaruhi dan memotivasi manajer dan karyawan untuk bekerja dengan
konsisten, efektif dan efisien dalam kondisi kesesuaian tujuan antara tujuan perusahaan dengan
tujuan karyawan.

Tipe Anggaran :

1. Ceiling Budget

Tipe anggaran yang dipakai untuk tujuan-tujuan pengawasan dinamakan Ceiling Budget.
Anggaran jenis ini mengawasi suatu instansi secara langsung dengan cara menentukan batas-batas
pengeluaran melalui peraturan penggunaan/pemberian, atau secara tidak langsung dengan cara
membatasi penghasilan instansi pada sumber yang diketahui dan jumlah yang terbatas.

2. A Line-Item Budget

Tipe ini menggolongkan pengeluaran-pengeluaran berdasarkan jenis, digunakan untuk

mengawasi jenis-jenis pengeluaran dan juga jumlah totalnya

3. Performance and Program Budgets

Tipe ini berguna untuk menspesifikasi aktivitas-aktivitas atau program-program berdasarkan

mana dana digunakan, dan dengan cara demikian membantu dalam evaluasinya. Dengan cara
memisahkan pengeluaran-pengeluaran berdasarkan fungsi (seperti kesehatan atau keamanan
public) atau berdasarkan jenis pengeluaran (seperti kepegawaian dan peralatan) atau berdasarkan
sumber penghasilan seperti pajak kekayaan atau biaya-biaya pemakaian (user fees), para
administrator dan para anggota legislatif bisa mendapatkan laporan-laporan yang tepat mengenai
transaksi-transaksi keuangan, untuk mempertahankan baik efisiensi ke dalam maupun pengawasan
dari luar.

  Fungsi Penganggaran dalam logistik

Penganggaran adalah semua kegiataan dan usaha untuk merumuskan perincian penetuan
kebutuhan dalam suatu skala standar tertentu, yaitu skala mata uang dan jumlah biaya, dengan
memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku baginya. Dalam usaha penyempurnaan
anggaran perlengkapan atau logistik diharapkan adanya berbagai macam anggaran sebagai berikut :

1. Anggaran pembelian

2. Anggaran perbaikan dan pemeliharan

3. Anggaran penyimpanan dan penyaluran

4. Anggaran penelitian dan pengembangan barang

5. Anggaran penyempurnaan administrasi barang

6. Anggaran pengawasan barang

7. Anggaran penyedian dan peningkatan mutu personil.

·         Siklus Anggaran ini terdiri atas 5 tahap yaitu:

Tahap Pertama            = Perencanan dan Penyusunan Anggaran Negara

Tahap Kedua               = Pengesahan Anggaran Negara

Tahap Ketiga               = Pelaksanaan Anggaran Negara

Tahap Empat               = Pengawasan dan Pemeriksaan Anggaran Negara

Tahap Kelima              = Pertanggungjawaban Anggaran Negara

3. Fungsi Pengadaan

Pengadaan logistik merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen logistik.

Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan logistik sesuai
dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat,
dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. Serangkaian kegiatan pengadaan
logistik dimulai dari kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan sampai dengan penerimaan
logistik.

Dalam pengadaan logistik terdapat berbagai macam alternatif cara maupun sistem yang dapat
ditempuh. Disisi lain, ada berbagai macam pertimbangan yang harus diperhatikan untuk
menentukan dan menetapkan pilihan atas cara dan sistem yang hendak dilaksanakan. Di samping
itu, terdapat beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan untuk menentukan dan menetapkan
tindakan dalam rangka pengadaan logistik.

Pengadaan logistik dengan cara pembelian merupakan cara pengadaan logistik yang paling sering
dilakukan oleh suatu organisasi pada umumnya. Sehubungan dengan hal itu.

A.   Cara-cara Pengadaan Logistik

Beberapa alternatif cara pengadaan logistik tersebut adalah sebagai berikut.

1.  Membeli

Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan logstik dengan jalan organisasi membayar
sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah logistik sesuai
dengan kesepakatan kedua belah pihak.

2.  Meminjam

Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik yang diperoleh dari pihak lain dengan
tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan) dan bentuk apapun.

3.  Menyewa
Merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan
kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak.

4.  Membuat Sendiri

Merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh
pegawai atau suatu unit kerja tertentu.

5.  Menukarkan

Merupakan cara pemenuhan kebutuhan logstik dengan jalan menukarkan logstik yang dimiliki
dengan logistik yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain.

6.  Substitusi

Merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan cara mengganti material lain yang memiliki
fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.

7.  Pemberian/Hadiah

Pemberian (hadiah) merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan menggunakan logistik
yang merupakan pemberian/ hadiah dari pihak lain.

8.  Perbaikan/Rekondisi

Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan memperbaiki logistik yang
telah mengalami kerusakan.

B.   Sistem Pengadaan Logistik

Sistem pengadaan logistik meliputi :

1.    Sistem sentralisasi

Beberapa kelebihan dan kekurangan. Beberapa kelebihan penggunaan sistem sentralisasi :

a.    Dapat mengurangi harga persatuan karena biasanya dengan menerapkan sistem sentralisasi ini
pengadaan/pembelian di lakukan dalam partai besar sehingga organisasi/perusahaan (sebagai
pembeli) diberikan potongan oleh penjual (pemasok);

b.    Dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan (overhead cost), sehingga akan mendukung
efisiensi.

c.    Dapat mendukung program standardisasi dan sistem pertukaran logistik antarbagian

Adapun kekurangan dari penggunaan sistem sentralisasi adalah :

a.    Kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkinkan tidak dapat cepat dilayani
dan dipenuhi.

b.    Pemenuhan permintaan kebutuhan logistik pada unit-unit kerja sebagai pengguna (user)

2.    Sistem desentralisasi

Kelebihan desentralisasi :

a.    Kebutuhan atas logistik dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat dipenuhi sesuai dengan
kebutuhan

b.    Menjamin ketepatan pembelian logistik karena masing-masing unit kerja mengetahui persis
akan spesifikasi kebutuhan logistiknya.

Kekurangan dari sistem desentralisasi :

a.    Ada kecenderungan masing-masing unit kerja untuk memiliki logistik (barang-barang) baru.

b.    Terdapatnya bermacam-macam logistik yang berbeda-beda bentuknya, ukuran, dan tipenya

sehingga hal ini jelas tidak mendukung program standardisasi dan normalisasi, sekaligus tidak
mendukung kemungkinan pertukaran logistik antarbagian/unit kerja dalam suatu organisasi

c.    Biaya per satuan barang relatif lebih besar, karena pembelian dengan sistem ini tentunya dalam
partai yang lebih kecil
d.    Biaya tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila dibandingkan apabila menggunakan
sistem sentralisasi

3.    Sistem Campuran

Sistem Campuran merupakan sistem atau cara pengadaan logistik dengan mengombinasikan antara
sistem sentralisasi dan desentralisasi. Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain
menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebudayaan logistik dari setiap unit kerja khususnya
kebutuhan logistik yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas operasional unit kerja tersebut, juga
untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi organisasi.

C.   Perencanaan Pengadaan dan Penentuan Kebutuhan

Dalam perencanaan logistik harus senantiasa dikembangkan dan diperhatikan beberapa pertanyaan
berikut ini :

1.    Barang apa yang akan diadakan?

2.    Mengapa barang tersebut diadakan?

3.    Kapan barang tersebut akan dibutuhkan?

4.    Kapan barang tersebut akan diadakan?

5.    Di mana barang tersebut akan diperoleh?

6.    Siapa yang akan menggunakan barang tersebut?

7.    Siapa yang akan mengadakan barang tersebut?

8.    Berapa banyak barang yang akan diadakan?

9.    Berapa harga barang-barang yang akan diadakan?

10. Bagaimana cara pengadaan barangnya?

11. Bagaimana prosedur pengadaan barang tersebut?

12. Bagaimana aturan-aturan pengadaan barang tersebut?

Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan logistik, ada beberapa faktor yang harus
senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu :

1.    Faktor fungsional

2.    Faktor biaya dan manfaat

3.    Faktor anggaran

4.    Faktor keamanan dan kewibawaan (Prestise)

5.    Faktor standardisasi dan normalisasi

Pengadaan Logistik dengan Cara Pembelian

1.    Tujuan/orientasi pembelian

Tujuannya adalah untuk mendapatkan logistik/material yang tepat, baik, tepat jumlah, tepat waktu,
tepat sumber, tepat harga, tepat tempat/lokasi dan tepat peraturan.

2.    Siklus pembelian dan pengelolaan administrasi

Pengelolaan administratif pengadaan logistik dengan cara pembelian tentu juga tidak bisa
dilepaskan dari serangkaian kegiatan pengadaan logistik dengan cara pembelian itu sendiri.
Pengadaan logistik dengan cara pembelian itu sendiri. Pengadaan logistik dengan cara pembelian
dilakukan melalui serangkaian kegiatan, dan serangkaian kegiatan pembelian tersebut bisa disebut
dengan istilah siklus pembelian.

Adapun serangkaian kegiatan pembelian dengan melakukan pemesanan akan melalui beberapa
tahapan yang harus dilalui, dan beberapa tahapan kegiatan tersebut dapat dijelaskan dan diuraikan
secara terperinci sebagai berikut.

ü  Menerima daftar permintaan pembelian

Guna mendukung efisiensi dalam mengadakan logistik hendaknya pengaturan Daftar Permintaan
Pembelian dilakukan secara periodik menurut jangka waktu tertentu. Pengajuan Daftar Permintaan
Pemelian untuk barang-barang nonrutin dan atau barang-barang yang sifatnya tahan lama, seperti
perabot, peralatan, dan perlengkapan kantor dapat dilakukan setahun sekali yang disesuaikan
jadwal penyusunan anggaran tahunan organisasi.

ü  Meneliti daftar permintaan pembelian

Guna mendukung efektivitas pengendalian logistik dalam organisasi, hendaknya pengajuan Daftar
Permintaan Pembelian khususnya untuk barang-barang kebutuhan rutin dan atau habis pakai
dilampiri laporan Pemakaian barang sehingga bagian atau pejabat yang diberi tugas dan wewenang
dalam pengelolaan logistik, sekaligus dapat melakukan pengendalian terhadap
penggunaan/pemakaian barang.

3.    Memilih Pemasok (Supplier)

Ada kriteria penjual atau pembasok yang tepat adalah sebagai berikut :

(a)  Pemasok yang menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan organisasi, baik berkaitan dengan
jenis maupun spesifikasinya;

(b)  Pemasok yang legal

(c)  Pemasok yang dapat dipercaya;

(d)  Pemasok yang dapat memberikan harga yang paling banyak (harga paling murah di antara harga
yang ditawarkan oleh pemasok yang lain, dengan jenis, tipe, merek ataupun spesifikasi serta
kualitas barang yang sama).

(e)  Pemasok yang secara spesial relatif dekat dengan organisasi/ perusahaan.

4.    Memasukkan Pesanan (Ordern)

Sehubungan dengan hal-hal di atas kiranya penting diketahui beberapa macam mengenai cara
pembayaran/waktu pembayaran, potongan harga, dan penyerahan barang.

a)    Cara pembayaran/waktu pembayaran

a.    Bayar muka, yakni pembayaran harga sebelum harga sebelum diterima atau sebelum barang
ada.

b.    Bayar tunai (cash), yakni pembayaran harga barang secara tunai bersama dengan surat
pesanan.

c.    Bayar belakang, yakni pembayaran yang dilakukan beberapa lama setelah barang diterima

d.    CAC (Cash and Carry) yakni harga barang dibayar lebih dahulu sebelum dibawa.

e.    COD (Cash on Delivery) yakni pembayaran dilakukan pada waktu barang diserahkan kepada
pembeli

f.     Remburs, yakni pembeli barang (perusahaan pengangkutan) pada waktu barang diserahkan.

g.    Pada waktu dokumen tiba, yakni pembayaran dilaksanakan ketika dokumen barang yang dibeli
tiba (di bank).

b)    Potongan harga

a.    Potongan tunai, yakni potongan harga yang dierikan kepada pembeli yang membayar tunai

b.    Korting atau dicount, yakni potongan harga yang diberikan kepada pembeli yang membeli
barang dalam jumlah besar

c.    Rabat, yakni potongan yang diberikan kepada agen dan toko-toko yang membeli barang untuk
dijual lagi dengan harga jual yang ditentukan oleh penjual pertama.

d.    Refaksi, yakni potongan harga dari penjual karena adanya kesalahan mutu pada barang yang
dikirimkan.
c)    Penyerahan barang

a.    Loko gudang, yakni diserahkan kepada pembeli sebelum dibungkus atau belum ditimbang

b.    Eks gudang, yakni penjual menyerahkan barang yang dibeli dari gudang dan ongkos
pengepakan

c.    Frangko stasiun, yakni ongkos untuk mengangkut barang dari gudang sampai tiba di stasiun
kereta api ditanggung oleh penjual.

d.    Frangko gudang pembeli, yakni semua ongkos termasuk ongkos pengangkutan sampai barang
tiba di gudang pemeli ditanggung penjual.

e.    F.O.B (free on board), yakni penjual menanggung semua ongkos sampai barnag dimuat di atas
kapal

f.     C & F (cost and freight), yakni semua ongkos termasuk biaya pengangkutan barang dengan
kapal ditanggung oleh pembeli.

g.    C.I.F (cost insurance oand freight), yakni semua ongkos termasuk biaya pengangkutan barang
dengan kapal ditanggung oleh penjual

h.    F.O.R (free on rail) yakni semua ongkos hingga barang yang dibeli dimuat ke dalam gerbong
kereta api ditanggung oleh penjual.

i.      F.O.S (Free on station), yakni penjual menanggung semua ongkos mengangkut barang tiba di
stasiun, sedangkan ongkos untuk mengangkut barang  ke dalam gerbong kereta api dan ongkos
angkut ditanggung oleh pembeli.  

j.      F.A.S (free alongside ship), yakni penyerahan barang kepada pembeli sampai di sisi kapal,
sedangkan semua ongkos sampai barang dimuat ke dalam kapal menjadi tanggungan pembeli.

k.    F.O.S (free overside ship), yakni biaya pemindahan barang dari kapal ke motor boat sudah
termasuk dalam harga barang.
l.      C.I.F.I.C (cost insurance and freight inclusive commusion), yakni semua ongkos tambahan kapal,
komisi, termasuk premi asuransi ditanggung oleh penjual. 

5.    Menyimak/memantau pesanan

Menyimak order merupakan kegiatan pemantauan terhadap pesanan. Hal ini untuk menjamin
ketepatan waktu datangnya pesanan, disamping untuk melakukan tindakan-tindakan antisipatif
karena ketidaktepatan datangnya pesanan, baik pesanan datang terlambat maupun datang lebih
awal dari waktu yang telah disepakati kedua belah pihak. Penyimakan order ini dapat dilakukan
dengan melakukan komunikasi dengan supplier melalui telepon atau memanfaatkan jasa teknologi
informasi yang lain (faksimile atau e-mail).

Apabila dalam suatu organisasi telah memiliki beberapa gudang maka buku pengecekan pesanan
dibuat pergudang untuk mempermudah dan mempercepat pengecekan pesanan barang.

Pengisian beberapa kolom dalam buku pengecekan pesanan dapat dijelaskan sebagai berikut.

-       Kolom nama dan spesifikasi barang harus ditulis sesuai dengan yang ada pada surat pesanan.

-       Kolom nomor surat pesanan harus diisi sesuai dengan yang tertera pada surat pesanan

-       Kolom metode dan tanggal pemesanan ditulis sesuai dengan metode pemesanan yang
dilakukan.

-       Kolom nomor kode surat pesanan diisi sesuai dengan nomor kode yang ada di surat pesanan.

-       Kolom tanggal terima barang diisi sesuai dengan tanggal penerimaan barang dari supplier.

-       Kolom nomor kode bukti terima barang diisi sesuai dengan nomor kode bukti terima barang
yang ada pada formulir bukti terima barang.

-       Kolom keterangan diisi informasi hasil pemantauan pesanan (misalnya “sudah dikirim
tanggal…”).

6.    Menerima pesanan
Menerima barang yang telah dipesan merupakan tindakan terakhir dalam kegiatan transaksi.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan penerimaan barang ini, yakni Bagian
Pembelian atau pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam pengadaan logistik (misalnya
melibatkan bagian pembelian, pimpinan unit logistik, bagian gudang, bagian keuangan atau panitia
pengadaan logistik, atau bahkan unit pemakai) harus memeriksa secara seksama atas barang yang
telah dikirim pemasok.

Dalam pemeriksaan barang ada dua langkah kegiatan pokok yang harus dilakukan.

a.    Pemeriksaan dokumen. Kegiatan ini dilakukan dengan cara mencocokkan antara Order
pembelian dengan Surat Pengantar Barang atau Tanda Terima Barang atau Berita Acara Penyerahan
Barang atau bukti terima barang yang lain.

b.    Pemeriksaan fisik barang. Kegiatan ini dilakukan setelah terjadi kesesuaian antara dokumen
order pembelian dengan bukti penerimaan barang, dengan cara mencocokkan antara dokumen-
dokumen tersebut dengan barang yang telah dikirim, baik berkaitan dengan jenis, tipe, merek,
maupun spesifikasi barang yang lain, jumlah, maupun kondisi barang.

Apabila pesanan barang sudah sesuai dengan order pembelian, organisasi sebagai pembeli melalui
pejabat yang telah ditunjuk menerima/menandatangani beberapa berkas dari supplier yang
biasanya berupa :

a.    Bukti tanda terima barang. Bukti tanda terima barang ini dapat berupa Surat Pengantar Barang,
Tanda Terima Barang, Berita Acara Penyerahan Barang, Berita Acara Serah Terima Barang.

b.    Berkas penagihan. Berkas penagihan dapat berupa faktur, nota, atau kuitansi.

Karena beberapa berkas ini sangat penting sifatnya, baik secara administratif maupun yuridis,
pihak-pihak yang menerima maupun menandatangani beberapa berkas tersebut harus hati-hati dan
teliti.

Penting diperhatikan pula, apabila suatu organisasi melakukan pembelian barang khususnya
barang-barang elektronik, unit pembelian atau petugas yang bertanggungjawab dalam pembelian
barang selain menerima bukti penerimaan barang dan berkas tagihan, juga harus menerima lembar
petunjuk penggunaan barang (operating instruction) dan Kartu Jaminan atau Kartu Garansi dari
suplier.

Secara empiris, tidak selamanya proses penerimaan barang berjalan sebagaimana mestinya karena
terjadi ketidaksesuaian barang yang diterima dengan order pembelian yang dilakukan ataupun
terjadi penyimpangan dari kesepakatna kedua belah pihak. Sehubungan dengan hal ini, apabila
barang yang dikirim pemasok ada yang tidak sesuai dengan pesanan dan tidak sesuai dengan
kesepakatan kedua belah pihak, organisasi/perusahaan sebagai pihak pembeli harus membuat
informasi Klaim sekaligus berfungsi sebagai Surat Klaim (Surat Penuntutan), dan kemudian
disampaikan kepada pemasok bersama dengan kegiatan pengembalian barang apabila barang
dikirim oleh pemasok sendiri atau oleh perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman barang.
Adapun yang menanggung biaya pengembalian barang (retur) adalah pemasok atau perusahaan
jasa pengangkutan dan pengiriman barang. Sehubungan dengan hal ini, pihak pembeli tidak perlu
menanda-tangani bukti terima barang dan berkas penagihan atau apabila menandatangani berkas
penagihan, perlu memberi dan atau membuat catatan khusus yang dituangkan dalam lembar atau
surat klaim atas kekurangan pesanan barang, dan harus diketahui oleh pihak supplier atau
perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman barang dengan cara menandatangani lembar/surat
klaim tersebut.

Setelah seluruh proses penerimaan barang dinilai sudah beres dengan diterima dan ditandatangani
berkas tanda terima dan berkas penagihan oleh pembeli, proses berikutnya adalah kegiatan
pembayaran dari organisasi sebagai pembeli kepada pemasok, apabila dalam pembelian tersebut
telah disepakati dengan menggunakan cara COD (cas on delivery = pembayaran dilakukan pada
waktu barang diserahkan kepada pembeli).

Setelah transaksi jual beli antara supplier sebagai penjual dan organisasi/perusahaan sebagai
pembeli selesai, bagian pembelian harus mencatat seluruh pembelian ke dalam Buku Penerimaan
barang.
4. Penghapusan Logistik

Penghapusan logistik merupakan kegiatan pembebasan barang dari pertanggung jawaban yang
berlaku dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Secara lebih operasional, penghapusan
logistik merupakan pengakhiran fungsi logistik dengan pertimbangan- pertimbangan dan
argumentasi- argumentasi tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. Dengan demikian, dalam
kegiatan penghapusan logistik harus mempertimbangkan alasan-alasan normative tertentu
(Dwiantara & Sumarto,2005).

Kriteria untuk Penghapusan Logistik

a. Logistik yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak

Logistik tersebut perlu dihapuskan dengan beberapa alasan: apabila logistik tersebut digunakan
terus dapat membehayakan keselamatan pemakai logistik tersebut, kualitas maupun kuantitas
output yang dihasilkan sudah tidak dapat mencapai tingkat optimal, apalagi dibandingkan biaya
operasional yang relatif tinggi.Apabila logistik ini dioperasionalkan terus, akan menimbulkan
inefektivitas dan inefisiensi organisasi.

b. Logistik yang sudah ketingalan zaman

Logistik yang sudah ketinggalan zaman perlu dihapuskan dengan pertimbangan, logistik ini
dipandang memerlukan dan menghabiskan biaya yang relatif tinggi, baik yang berkaitan dengan
bahan, tenaga, waktu, maupun output, baik ditinjau dari sisi kuantitas maupun kualitas apabila
dibandingkan dengan menggunakan logistik yang relatif baru

c. Logistik berlebihan

Logistik yang berlebihan perlu dihapuskan dengan beberapa alasan:

1) suatu organisasi tidak mungkin menggunakan seluruh logistiknya dalam waktu yang bersamaan
dan yang sekiranya memang logistik tersebut tidak perlu digunakan secara bersamaan

2) Logistik yang sifatnya berlebihan tersebut tidak dihapuskan tentunya membutuhkan biaya
perawatan, maupun gaji untuk personel yang merawat barang.
3) Logistik tersebut membutuhkan tempat penyimpanan, sehingga bila logistik tersebut tidak
dihapuskan akan boros tempat

4) Apabila logistik tersebut akan digunakan dimasa yang akan akan dating, mungkin sudah
merupakan logistik yang ketinggalan zaman (Out of date)

d. Logistik yang hilang

Secara administrasi, logistik yang hilang harus disingkirkan. Hal ini penting dilakukan, selain sebagai
satu bentuk pertanggungjawaban pemakai, pengambilan keputusan dan tindakan sebagai
konsekuensi atas hilangnya logistik tersebut, juga untuk pengambilan keputusan maupun tindakan
manajemen logistik berikutnya.

Proses Kegiatan dan Administrasi Penghapusan Logistik

Untuk melakukan kegiatan penghapusan atau penyingkiran logistik ada beberapa hal yang harus
dilakukan:

a. Penelitian kelayakan penghapusan logistik tertentu yang hendak dihapuskan. Kegiatan ini
dilakukan oleh unit kerja atau Pemilik logistik yang akan dihapuskan bersama dengan
penanggungjawab pengelola logistik.

b. Membuat beberapa alternatif cara penghapusan logistik yang hendak ditempuh, yang kemudian
menentukan saru cara penghapusan logistik yang paling menguntungkan, baik dengan
pertimbangan finansial maupun non finansial.

a. Meminta persetujuan dari pimpinan tertinggi, khususnya sebagai penanggungjawab dalam

pengelolaan logistik

b. Implementasi penghapusan logistik sesuai dengan cara penghapusan logistik yang ditentukan.
Panitia penghapusan logistik membuat Berita Acara Penghapusan Logistik.

c. Unit Kerja Pemilik logistik tersebut melakukan inventarisasi logistik berkaitan dengan kegiatan
penghapusan logistik, dan bila menggunakan model kartu barang, unit kerja harus mengisi formulir
kartu barang, khususnya pada kolom penghapusan barang sesuai dengan cara penghapusan logistik
yang dilakukan.
Cara-cara Penghapusan Logistik

1. Dijual atau dilelang

Dengan cara ini logistik yang sudah tidak terpakai dijual atau dilelang kembali, dengan demikian
organisasi akan menerima kontraprestasi berupa uang hasil penjualan logistik

2. Ditukarkan dengan Logistik lain yang dibutuhkan organisasi

Logistik yang akan ditukarkan harus dipertimbangkan terlebih dahulu dan mengacu pada prinsip-
prinsip pengadaan logistik dengan cara menukarkan antara lain logistik yang ditukarkan harus
benar-benar sudah tidak dibutuhkan organisasi, dan nilai logistik yang hendak ditukarkan harus
sepadan, dan saling menguntungkan bagi kedua belah pihak

3. Dipindahkan

Penghapusan logistik dengan cara dipindahkan adalah secara fisik logistik yang sudah tidak
dibutuhkan dimutasikan ke unit kerja lain ataupun kantor cabang. Sehingga pemusnahan logistik ini
sifatnya masih dalam lingkup ruang organisasi internal.

4. Dihibahkan

Penghapusan logistik dengan cara dihibahkan berarti organisasi memberikan secara Cuma-Cuma
kepada pihak lain yang membutuhkan logistik yang hendak dihapuskan tersebut.

5. Pemanfaatan kembali (recycle)

Penghapusan dengan cara ini berarti barang yang hendak dihapus kemudian diubah kembali
menjadi barang lain yang memiliki fungsi dan kegunaan berbeda dengan fungsi barang semula

6. Dimusnahkan

Penghapusan logistik dengan cara dimusnahkan adalah penghapusan dengan cara menghilangkan
secara permanen logistik yang sudah tidak mungkin digunakan kembali, dengan beberapa
pertimbangan terlebih dahulu.
Keenam cara di atas adalah cara penghapusan logistik yang dapat digunakan oleh organisasi atau
perusahaan, apa pun cara penghapusannya yang terpenting adalah logistik harus dipertanggung
jawabkan dengan benar oleh si pengelola. Petugas pengelola logistik harus meneliti betul,
mengecek kebenaran alasan penghapusan logistik dan membuat Berita Acara Penghapusan Logistik
yang ditandatangani oleh penanggung jawab pengelola logistik, pihak yang menyetujui, maupun
yang menerima logistik (Bila ada).
5. Pengertian pengendalian.

a. pengendalian adalah Fungsi ini merupakan fungsi inti dari pengelolaan perlengkapan yang
meliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelolaan logistik. Dalam fungsi
ini diantaranya terdapat kegiatan-kegitan pengendalian inventarisasi (Inventory Control)
dan Expenditing yang merupakan unsur-unsur utamanya.

b. Karakteristik pengendalian adalah sebagai berikut:

1.        Kesulitan menghubungkan input dan outputnya, karena termasuk penelitian pada tahun-
tahun sebelumnya.

2.        Tidak terdapat kesesuaian cita-cita, karena manajer litbang ingin mencapai penelitian yang
terbaik dan unggul, walaupun biayanya mahal (lack of goal congruence).

3.        Litbang merupakan suatu rangkaian awal penelitian dan akhir pengujian produk, sifatnya
tidak terencana dan tenggang waktu yang lama serta berjangka panjang.

4.        Dalam program litbang tidak ada cara ilmiah untuk menentukan skala optimum anggaran
litbang.

5.        Pengendaliannya melalui anggarannya, dengan sistem proyek dan cara kalenderisasi atas
pengeluaran dalam periode anggaran.

6.        Pengukuran kinerja secara periodik membandingkan biaya aktual dengan anggarannya, untuk
kendali pengeluran berikutnya.

2.2 Konsep-Konsep Dasar Pengendalian

Suatu organisasi juga harus dikendalikan yaitu harus ada perangkat-perangkat untuk memastikan
bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai. Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki
empat elemen yaitu: 

1.      Pelacak (detector) untuk mengukur apa yang terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

2.      Penilai (assessor) untuk menentukan signifikansi dari peristiwa actual.

3.      Effector yang mengubah perilaku jika penilai mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal
tersebut.

4.      Jaringan komunikasi untuk meneruskan informasi antara detector dan asessor dan antara
assessor dan effector.

2.2.1 Perbedaan proses pengendalian manajemen dengan proses sederhana:

1.    Berbeda dengan thermostat dan sistem suhu tubuh, standar tidaklah ditetapkan terlebih
dahulu tetapi merupakan proses perencanaan yang sadar.

2.    Seperti pengendalian mobil, manajemen tidak bersifat otomatis. 

3.    Tidak seperti pengendalian mobil yang dilakukan secara individu, pengendalian manajemen
dilakukan antarindividu dengan memastikan setiap individu (atau unit kerja di organisasi)
berkoordinasi dan bekerja secara harmonis.

4.    Dalam pengendalian manajemen, koneksi dari diterimanya kebutuhan akan tindakan menjadi
tindakan memperoleh hasil yang diinginkan mungkin tidak jelas. 

5.    Tidak seperti thermostat, banyak pengendalian manajemen bersifat pengendalian diri sendiri,
yaitu manajer menggunakan penilaian mereka sendiri dan bukannya mengikuti instruksi atasan. 

2.3 Beberapa aspek pengendalian manajemen :

1. Kegiatan pengendalian manajemen.

Meliputi merencanakan apa yang seharusnya dilakukan organisasi, mengkoordinasikan aktivitas

beberapa bagian organisasi, mengomunikasikan informasi, mengevaluasi informasi, memutuskan
tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada dan mempengaruhi orang-orang untuk mengubah
perilaku mereka.
2. Keselarasan tujuan.

Mengharuskan SPM dirancang dan diopersikan dengan prinsip keselarasan tujuan setiap pribadi
dalam organisasi sehingga memungkinkan menggunakan tujuan seorang anggota untuk mencapai
tujuan organisasi asalkan tujuan anggota tersebut konsisten dengan tujuan organisasi tersebut.

3. Perangkat penerapan strategi.

  Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya perangkat menajer yang mengfokuskan pada

pengimplementasian strategi yang diinginkan.  Pengendalian tersebut dengan struktur organisasi
yang memisahkan peranan, hubungan pelaporan dan pembagian tanggung jawab yang membentuk
pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.  Juga dengan Manajemen Sumber Daya Manusia
(seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi dan pemecatan jika diperlukan)  dan kebudayaan
(kepercayaan, sikap dan norma).

Contoh perusahaan yang berhasil karena keunggulan strateginya adalah Wall-Mart.

5.    Tekanan finansial dan nonfinansial.

 Sistem pengendalian manajemen mengukur kinerja finansial yang fokus pada hasil- hasil moneter
(laba bersih, pengembalian atas modal dan sebagainya) dan non finansial yang meliputi mutu
produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu dan semangat kerja
karyawan.

6.    Bantuan dalam mengembangkan strategi baru.

 Apabila Informasi yang bersifat nonfinansial dapat memberikan dasar pengambilan strategi baru. 
Artinya Pengendalian hari ini adalah strategi masa depan.  Seperti dalam industri yang
lingkungannya cepat berubah dimana desain SPM menentukan strategi, maka informasi yang
bersifat non finansial (misalnya kepuasan pelanggan, pangsa pasar dan lainnya) dapat menjadi
dasar bagi pertimbangan strategi baru, dan  ini disebut Pengendalian interaktif.

2.4 Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen

Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen sebagai berikut:

1.    Sistem Pengendalian tugas bersifat ilmiah sementara pengendalian manajemen tidak dapat
disederhanakan menjadi suatu ilmu tapi berhubungan dengan prilaku para manajer.

2.    Dalam pengendalian manajemen para manajer berinteraksi dengan manajer lainnya, sedangkan
dalam pengendalian tugas manusia tidak terlibat atau interaksinya adalah antara seorang manajer
dan non manajer.

3.    Dalam pengendalian manajer fokus terletak pada unit organisasional, sementara dalam
pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik yang dilakukan oleh unit-unit organisasional.

4.    Pengendalian manajemen adalah aktivitas para manajer dalam memutuskan apa yang harus
dilakukan dalam kendali strategis secara umum, sedangkan Pengendalian tugas berhubungan
dengan tugas-tugas tertentu yang sebagian besar membutuhan sedikit atau tidak sama sekali
mempertimbangkan untuk melaksanakannya.