FAKULTAS KEDOKTERAN

UNIVERSITAS ISLAM SULTAN AGUNG

Jl. Kaligawe Km. 4, Semarang 50112, Jawa Tengah

SOP
CUTI AKADEMIK DI KEPANITERAAN
KLINIK

No. Dokumen

SOP-SA-K-MEU011

Tgl Berlaku

02 Juli 2012

No. Revisi

00

Halaman

1 dari 4

Pengesahan
Kegiatan

I.

Nama

Jabatan

Disiapkan
oleh

Chusnul Chotimah, SE

Staf adminstrasi Registrasi

dan Pendaftaran
Kepaniteraan Klinik

Diperiksa
dan
Disetujui
oleh

dr. Pasid Harlisa,

Sp.KK

Koordinator Bakordik

Tanda
Tangan

Tanggal

Tujuan:
Tujuan pembuatan SOP Cuti Akademik di Kepaniteraan Klinik adalah untuk
memberikan penjelasan kepada mahasiswa kepaniteraan klinik tentang prosedur pengajuan
cuti di kepaniteraan klinik, supaya kegiatan kepaniteraan klinik tetap berjalan dengan baik
dan tertib. Pembuatan SOP ini juga untuk memberikan penjelasan kepada petugas
administrasi Bakordik (bagian Registrasi dan Pendaftaran Kepaniteraan Klinik), untuk dapat
melaksanakan tugasnya membantu mahasiswa kepaniteraan klinik yang akan mengajukan
cuti kepaniteraan klinik.

II.

Ruang Lingkup
SOP Cuti Akademik di Kepaniteraan Klinik ini ditujukan khususnya untuk
mahasiswa kepaniteraan klinik yang akan mengajukan cuti dari kegiatan kepaniteraan klinik
untuk beberapa waktu. Dalam pengajuan cuti tersebut diperlukan adanya kerjasama dengan
bagian administrasi Bakordik (bagian Registrasi dan Pendaftaran Kepaniteraan Klinik).
Bagian administrasi akan melanjutkan permohonan cuti mahasiswa kepaniteraan klinik
kepada Koordinator Pendidikan dan Kepala Bagian (14 bagian) untuk ditindaklanjuti.

III. Uraian Instruksi Kerja :

FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS ISLAM SULTAN AGUNG
Jl. Kaligawe Km. 4, Semarang 50112, Jawa Tengah

SOP
CUTI AKADEMIK DI KEPANITERAAN
KLINIK

No. Dokumen

SOP-SA-K-MEU011

Tgl Berlaku

02 Juli 2012

No. Revisi

00

Halaman

2 dari 4

1. Mahasiswa kepaniteraan klinik yang bermaksud menunda sementara waktu kegiatan

Kepaniteraan Kliniknya/cuti, harus melapor terlebih dahulu ke bagian Administrasi
Bakordik (bagian Registrasi dan Pendaftaran Kepaniteraan Klinik). Laporan bisa
dilakukan secara langsung maupun via telpon, paling lambat pada pertengahan siklus
kepaniteraan klinik sebelumnya (minggu ke-4 untuk bagian besar dan minggu ke-2 untuk
bagian kecil).
Apabila mahasiswa tidak melapor sampai dengan dimulainya siklus kepaniteraan klinik
baru dimulai, namanya akan tetap tercantum dalam daftar kepaniteraan klinik baru dan
berkewajiban untuk tetap mengikuti kegiatan kepaniteraan klinik. Bila mahasiswa yang
bersangkutan tetap tidak mengikuti kegiatan kepaniteran klinik, maka akan diberikan
sanksi berupa :
a. Tidak boleh mengikuti kepaniteraan klinik siklus berikutnya / namanya tidak akan
terjadwal dalam siklus kepaniteraan klinik berikutnya
b. Didiskualifikasi / dianggap tidak lulus pada kegiatan kepaniteraan klinik dimana
mahasiswa tidak mengikuti tersebut, dan diharuskan untuk mengulang di kemudian
hari, sesuai jadwal yang sudah ditentukan Bakordik
2. Mahasiswa kepaniteraan klinik yang telah melapor untuk menunda sementara kegiatan
kepaniteraan kliniknya/cuti, diwajibkan untuk mengisi Form Permohonan Cuti yang
tersedia di Bakordik (bagian registrasi dan pendaftaran kepaniteraan klinik).
3. Form yang telah diisi oleh mahasiswa kepaniteraan klinik tersebut selanjutnya akan
diserahkan oleh petugas administrasi Bakordik kepada Kordik Bagian dan Kepala
Bagian sesuai dengan permohonan yang telah diajukan oleh mahasiswa untuk
mendapatkan persetujuan/ijin.
Bila Kordik dan Kepala Bagian menyetujui permohonan cuti mahasiswa, maka nama
mahasiswa tidak akan tercantum dalam daftar siklus kepaniteraan klinik baru dan
mahasiswa tidak berkewajiban mengikuti kepaniteraan klinik.
Bila Kordik dan Kepala Bagian tidak menyetujui permohonan cuti mahasiswa, maka
nama mahasiswa tetap akan tercantum dalam daftar siklus dan tetap harus mengikuti
kegiatan kepaniteraan klinik baru tersebut. Dan bila mahasiswa yang tidak mendapatkan
ijin tetap meninggalkan kegiatan kepaniteraan klinik, maka akan mendapatkan sanksi,
yaitu :
a. Tidak boleh mengikuti kepaniteraan klinik siklus berikutnya / namanya tidak akan
terjadwal dalam siklus kepaniteraan klinik berikutnya
b. Didiskualifikasi / dianggap tidak lulus pada kegiatan kepaniteraan klinik dimana
mahasiswa tidak mengikuti tersebut, dan diharuskan untuk mengulang di kemudian
hari, sesuai jadwal yang sudah ditentukan Bakordik
4. Pada pertengahan siklus berikutnya, mahasiswa yang telah mendapatkan ijin cuti tadi,
harus melapor kembali ke bagian Administrasi Bakordik untuk keperluan konfirmasi
apakah akan memperpanjang cuti atau tidak. Laporan ini juga dibuat paling lambat pada
pertengahan siklus/menjelang siklus berikutnya, bisa secara langsung mapun via telpon.

FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS ISLAM SULTAN AGUNG
Jl. Kaligawe Km. 4, Semarang 50112, Jawa Tengah

SOP
CUTI AKADEMIK DI KEPANITERAAN
KLINIK

No. Dokumen

SOP-SA-K-MEU011

Tgl Berlaku

02 Juli 2012

No. Revisi

00

Halaman

3 dari 4

Bila mahasiswa tersebut hendak memperpanjang cuti, maka harus mengisi Form
Permohonan Cuti kembali. Dan setelah form tersebut diisi maka prosedur selanjutnya
kembali seperti prosedur di atas.
Bila mahasiswa tidak memperpanjang cutinya, maka harus mengisi Form Permohonan
untuk di Program Kembali mengikuti siklus kepaniteraan klinik.
5. Mahasiswa yang tidak memperpanjang masa cutinya dan telah mengisi form
permohonan untuk diprogram kembali mengikuti siklus kepaniteraan klinik, maka akan
secara langsung terdaftar dalam siklus berikutnya (apabila persyaratan administrasi
keuangan telah terpenuhi).
IV.
Diagram Alir (Optional)

FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS ISLAM SULTAN AGUNG
Jl. Kaligawe Km. 4, Semarang 50112, Jawa Tengah

SOP
CUTI AKADEMIK DI KEPANITERAAN
KLINIK

Diagram Alir

Lapor ke Bakordik
Mengisi Form Permohonan
Cuti
Pengajuan Form ke Kabag
dan Kordik Bagian
Tidak

Ya
Mahasiswa tidak
mengikuti
kepaniteraan klinik

Tidak

SOP-SA-K-MEU011

Tgl Berlaku

02 Juli 2012

No. Revisi

00

Halaman

4 dari 4

Deskripsi

Mahasiswa yang akan

mengajukan cuti

Diijinkan?

No. Dokumen

Menjelang siklus
selanjutnya, mahasiswa
mengajukan
perpanjangan cuti ?

Ya
Mengisi Form Permohonan
diprogram kembali di
kepaniteraan klinik

Mengikuti kepaniteraan
klinik

Penanggung
Jawab

1. Mahasiswa kepanitraan klinik

yang akan mengajukan cuti siklus
kepaniteraan berikutnya

Mahasiswa

2. Mahasiswa melapor ke Bakordik

(langsung atau via telpon)

Mahasiswa

3. Mahasiswa yang sudah melapor, Mahasiswa

mengisi Form Permohonan Cuti Administrasi
Pendaftaran
4. Form permohonan cuti diserahkan
Bakordik
ke Kabag dan Kordik bagian untuk
mendapatkan ijin (Form SA-K- Administrasi
MEU-00 )
Pendaftaran
5. bila
cuti
diijinkan,
maka
mahasiswa
tidak
mengikuti
kepaniteraan klinik di bagian
sesuai yang diajukan

Bakordik

Kabag
dan
6. Menjelang siklus kepaniteraan
Kordik Bagian
klinik selanjutnya (maksimal pada
Administrasi
pertengahan siklus), mahasiswa
Pendaftaran
harus
melapor
kembali
ke
bakordik
Bakordik untuk memberitahukan
Mahasiswa
perpanjangan cuti/tidak
7. Mahasiswa
mengisi
form Mahasiswa
permohonan untuk diprogram
kembali di siklus kepaniteraan Mahasiswa
klinik, bila tidak memperpanjang Adminstrasi
Pendaftaran
cuti (Form SA-K-MEU-00 )
bakordik
8. Mahasiswa akan terdaftar pada
siklus
kepaniteraan
klinik Mahasiswa
berikutnta
dan
berkewajiban
mengikuti kepaniteraan klinik