PERUBAHAN LINGKUP PEKERJAAN

Dalam kegiatan kontrak, dikenal istilah pre-contract dan post-contract.

Pre-contract adalah kegiatan sebelum perjanjian kontrak ditandatangani. Bagi para

commercial engineer, kegiatan pre-contract meliputi pekerjaan estimasi, menentukan
jenis dan stategi kontrak, menyusun dr
mendapatkan penawaran terbaik.

Sedangkan kegiatan post-contract adalah mengelola kontrak selama pelaksanaan kerja,

yang umum dikenal sebagai administrasi kontrak.

Administrasi kontrak bertujuan untuk memastikan bahwa pihak-pihak yang terkait dalam
kontrak memenuhi kewajibannya sesuai perjanjian. Walaupun tampaknya se
(tinggal menerapkan apa yang telah disepakati) tapi dalam kenyataann
administrasi kontrak tidak se

Salah satu masalah utama dalam administrasi kontrak adalah menangani perubahan
lingkup kerja / scope change. Dalam kontrak, umumnya sudah ada prosedur untuk
menangani kompensasi terhadap pekerjaan t

Perubahan Lingkup Kerja

Perubahan lingkup kerja adalah hal yang umum terjadi dalam suatu proyek. Kontraktor
terutama akan sangat memperhatikan perubahan ini. Perubahan lingkup kerja yang tidak
teridentifikasi,
ahan biaya yangakan tidak
mengakibatkan
diimbangi tamb
dengan
Kontraktor. Akibatnya terjadi budget overrun, target margin tidak
royek akan rugi.

1. Basic Element of Contract Price

Dalam kontrak lump sum, Kontraktor mengajukan penawaran dimuka dengan harga yang
fix berdasarkan pada 3 basic elements :
- A specific and well defined scope of work ( scope )
- A clearly defined terms and conditions ( conditions )
- A fixed schedule of performance ( time )

Dengan kondisi ini, perubahan lingkup kerja setelah penandatanganan kontrak tidak ter-
cover dalam penawaran tender. Selama pelaksanaan proyek, Client dan Kontraktor akan
mengacu pada 3 basic elements di atas untuk menentukan ada – tidaknya perubahan.
Perselisihan tentang perubahan lingkup kerja umumnya terjadi pada jenis kontrak lump
sum ini.

Kondisinya berbeda dengan kontrak unit rate atau reimbursable, dimana nilai kontrak
tidak fix dan Kontraktor akan dibayar berdasar volume pekerjaan yang diselesaikan.
Potensi konfliknya relatif lebih kecil.

2. Changes / Variations

Changes didefinisikan sebagai perubahan yang masih berada di dalam lingkup kontrak
kerja.

2.1 Formal changes

Dalam formal changes, Client :

- Memberi perintah kepada Kontraktor untuk melakukan perubahan
- Menyadari bahwa ada perubahan terhadap original scope of works
- Mengeluarkan Change Order sebagaimana diatur dalam prosedur kontrak

Contoh :
a. Karena pertimbangan lingkungan, Client merubah route onshore pipelines
berbeda dengan route yang tertera di gambar tender. Sebagai akibatnya terjadi
perubahan panjang pipelines, jumlah road crossing bertambah, kondisi galian
trench-nya berbeda, dsb.

b. Client merevisi gambar konstruksi pondasi pipe support, yang sudah terpasang di
lapangan. Akibatnya Kontraktor harus membongkar pondasi tersebut dan
membuat pondasi baru sesuai gambar revisi terakhir. Istilah yang sering
digunakan untuk kejadian seperti ini adalah abortive and reworks.

2.2 Constructive changes

Dalam constructive changes, Client tidak bermaksud untuk membuat perubahan terhadap
lingkup pekerjaan. Tetapi tindakan Client, atau karena Client tidak mengambil tindakan,
telah mengakibatkan tambahan biaya / waktu bagi Kontraktor.

Contoh :
a. Dalam proyek engineering, misalnya Client kerap tidak merespon engineering
deliverables pada waktunya. Jika deliverables tersebut termasuk dalam critical
path (jalur aktivitas terpanjang dari awal hingga akhir proyek), sebagai akibatnya
akan terjadi schedule delay. Kontraktor harus bekerja lebih lama dari jadwal.

b. Client memberi order kepada Kontraktor, dalam lump sum price, untuk site visit
dan memeriksa kondisi beberapa jembatan di daerah konflik. Sesuai jadwal tim
dari Kontraktor tiba di lokasi. Tapi pekerjaan tidak bisa segera dimulai karena
work permit-nya belum keluar. Akibatnya tim Kontraktor harus menunggu dan
 tinggal di lokasi lebih lama dari jadwal. Masalah ini bisa dihindari bila Client
memberi tahu bahwa work permit belum siap.

2.3 Cardinal changes

Cardinal changes adalah perubahan yang sangat besar, diluar skala kerja yang
diantisipasi oleh Kontraktor pada saat tender dan secara fundamental merubah economics
of the bid. Cardinal change tergolong pelanggaran terhadap kontrak.

Contoh :
Misalnya ada investor yang bermaksud untuk membangun refinery di Tuban, Jawa
Timur. Setelah tandatangan kontrak dengan kontraktor, investor berubah pikiran. Mereka
ingin refinery dibangun di Jayapura, Papua.

3 Extra Works

Extra works didefinisikan sebagai tambahan pekerjaan di luar lingkup kontrak. Karena
bukan bagian dari perjanjian kontrak, Kontraktor tidak punya contractual obligation
untuk menerima perintah extra works.

Tapi umumnya Kontraktor bersedia mengerjakan extra work ini, pembayaran

menggunakan unit rate yang ada dalam kontrak atau berdasar kesepakatan.

Contoh :
a. Kontraktor mendapat pekerjaan perluasan fasilitas oilfield. Pada saat pelaksanaan
kerja, Client meminta Kontraktor untuk supply gratings yang diperlukan di lokasi
fasilitas lama.

b. Kontraktor mengerjakan proyek power plant berdasar kontrak unit rate. Scope-
nya meliputi 2 unit turbine buildings, 2 unit boiler buildings, control building dan
concrete chimney / stack. Menjelang pekerjaan berakhir, Client meminta
Kontraktor untuk membangun amenity building / gedung administrasi dengan
menggunakan unit rate yang ada dalam kontrak. Manajemen Kontraktor keberatan
karena mereka sudah punya komitmen untuk mengerjakan proyek baru di lokasi
n Kolan pri, T ] J0.0003 Tc 0..0003 Tw -2.52130 Td[(ldkan ba8(e)-1(rekupan proang )gan )]ntra
Perubahan yang datang dari Client biasanya berupa modifikasi design, perubahan
spesifikasi, revisi gambar konstruksi, dst.

Urutan prosedur yang umum untuk proyek konstruksi adalah sebagai berikut :
- Client mengeluarkan Variation Enquiry / Change Request, yang berisi penjelasan
tentang perubahan yang diperlukan.
- Kontraktor menganalisa cost / time impact dari perubahan tersebut dan
mengajukan Change Proposal.
- Setelah me-review Change Proposal dari Kontraktor, Client akan memutuskan
apakah perubahan tersebut dilaksanakan atau tidak.
- Jika perubahan dilaksanakan, Client akan mengeluarkan Change Order sebagai
suatu perintah formal.

4.2 Initiated by Contractor

Kontraktor akan memberi notifikasi kepada Client bila mereka mengidentifikasi suatu
perubahan terhadap lingkup kerja. Notifikasi dari Kontraktor biasanya meliputi :
- Perintah lapangan dari Client, yang diluar lingkup kerja Kontraktor.
- Dalam technical review terhadap material / equipment yang akan digunakan,
Client memberi komentar yang berbeda dengan spesifikasi dalam kontrak.
- Abortive works, revisi gambar diterima setelah pekerjaan terlaksana.
- Constructive changes, dll.

Client akan me-review dan memberikan jawaban apakah notifikasi perubahan ini
diterima atau ditolak. Bila diterima, Kontraktor akan diminta untuk mengajukan Change
Proposal. Proses selanjutnya sama dengan perubahan yang initiated by Client.

Kadang terjadi, Client memberikan instruksi di lapangan secara lisan. Dalam hal ini,
Kontraktor akan mengkonfirmasi ulang permintaan ini secara tertulis. Bukti perintah
tertulis diperlukan sebagai dasar untuk mengajukan permintaan formal Change Order.

Walaupun banyak kontrak mensyaratkan bahwa Change Proposal ( = nilai pekerjaan )

disepakati sebelum perubahan dikerjakan, dalam kenyataannya hal ini tidak selalu diikuti.
Untuk menghindari delay, sering pekerjaan langsung dimulai sebelum commercial
agreement dicapai.

Pengalaman di salah satu proyek, fabrikasi dan instalasi 15 offshore platforms, Client
secara bertahap mengeluarkan Change Request untuk semua jacket & deck. Lampiran
dari Change Request tersebut adalah revisi gambar konstruksi untuk discipline structure,
piping, mechanical, E/I yang jumlah totalnya mencapai lebih dari seribu gambar.

Mempertimbangkan schedule pekerjaan, Kontraktor dengan persetujuan Client, langsung

menerapkan revisi gambar konstruksi tersebut tanpa menunggu keluarnya Change Order.
Sering terjadi bahwa untuk suatu jacket / deck, Change Proposal disetujui dan Change
Order dikeluarkan beberapa hari sebelum load out.
5 Menghitung nilai dari Change Order

Dalam kontrak umumnya terdapat lampiran mengenai unit rate pekerjaan, daywork rates
dan reimbursable items, yang akan digunakan untuk menghitung nilai dari suatu
perubahan lingkup kerja.

Kontraktor akan menyusun Change Proposal menggunakan salah satu atau kombinasi
dari ketiga metode perhitungan diatas. Bila suatu perubahan lingkup kerja tidak dapat
dihitung dengan rate yang ada, karena secara substansial jenis kegiatannya berbeda, maka
nilai perubahan akan ditentukan berdasar kesepakatan kedua pihak.

5.1 Unit rate

Unit rate adalah harga satuan yang disepakati untuk pekerjaan tertentu. Detail kegiatan
yang tercakup dalam suatu unit rate dijelaskan dalam preamble dari lampiran tersebut.
Sebagai contoh :
• untuk pekerjaan sipil, ada unit rate untuk pekerjaan tanah, lean concrete, reinf.
bar, formworks, metal inserts, concrete, grouting, dst.
• untuk pekerjaan steel structure, ada unit rate untuk fabrikasi, transport to site,
steel erection, blasting, painting.
• untuk pekerjaan piping, ada unit rate untuk fabrikasi / install, welding, pasang
valve, radiograph, hydrotest, painting, dst.
• untuk pekerjaan electrical / instrument, ada unit rate untuk pasang kabel,
termination, pasang cable tray, conduits, junction box, pressure gauges, F&G
detector, dst.

Dari gambar revisi, Kontraktor akan melakukan quantity take off untuk mendapatkan
quantity dari pekerjaan tambah / pekerjaan kurang. Quantity tersebut akan dikalikan
dengan unit rate untuk mendapatkan nilai dari perubahan lingkup kerja.

5.2 Daywork rates

Kadang ada pekerjaan dimana unit rate pekerjaan tidak bisa digunakan. Misalnya untuk
membongkar pondasi pipe support ( dalam abortive works ) karena akan diganti dengan
yang baru. Pekerjaan bongkar dihitung dengan dayworks, i.e berapa jam kerja untuk
supervisor, foreman, labours, excavator, dst. Sedangkan biaya konstruksi pondasi baru
dihitung menggunakan unit rate.

Sebagai pendukung dari usulan variation yang menggunakan dayworks, umumnya

Kontraktor akan melampirkan timesheets pekerjaan yang ditandatangani oleh Client.

Daywork rates terdiri dari :

• manhour rates
• equipment rates
5.3 Cost plus fee

Umumnya sistem cost plus fee digunakan bila Client membutuhkan tambahan supply
material atau service dari pihak ketiga.

6 Claim

Baik claim maupun changes / variations sama-sama merupakan permintaan kompensasi

terhadap biaya dan/atau waktu.

Claim didefinisikan usulan kompensasi biaya dan/atau waktu, dimana Kontraktor –

Client tidak bersepakat.
“A demand or a request for benefit ( money and/or time extension ) for which the
Claimant believes he is entitled, but in respect of which agreement has not been
reached between the parties”

Masalah yang berpotensi menjadi claim dalam pekerjaan konstruksi antara lain :
• constructive changes
• differing site conditions
• design changes, yang mengakibatkan perubahan metode kerja Kontraktor
• gambar kerja tidak cukup detail, sehingga mengakibatkan tambahan pekerjaan
engineering bagi Kontraktor
• time related impact, seperti schedule delay, accelaration works, suspension works

Notifikasi perubahan dari Kontraktor yang ditolak oleh Client juga bisa menjadi claim.

Claim umumnya menyangkut perubahan yang intangible, sehingga penyelesaian

masalahnya lebih sulit daripada variation. Claim harus dianalisa dengan seksama, agar
didapat penyelesaian yang bisa diterima kedua pihak. Usulan claim yang tidak dapat
diselesaikan akan menjadi dispute, dan dispute ini sering harus berakhir di arbitrasi atau
pengadilan.

Penutup

Pada dasarnya, kontrak ditandatangani dengan niat baik dari kedua pihak untuk
memenuhi kewajiban masing-masing sesuai kesepakatan.

Untuk meminimalkan potensi konflik selama pekerjaan berlangsung, para pelaksana

proyek dari Client dan Kontraktor disarankan untuk :
• memahami kontrak secara keseluruhan
• memperhatikan amendemen kontrak
• tidak mengartikan suatu klausul diluar konteks
• memenuhi kewajiban sesuai kontrak
• menyadari adanya kewajiban tersirat dalam kontrak / implied terms
• mengelola kontrak dengan fair and firm
Semoga bermanfaat.

Abu Dhabi, July 2006

Kristiawan
Quantity Surveyor

Reference :
- Jamal F. Al Bahar, “EPC Contract Management”
- Mark Tiggeman, “Claims Management”

LAMPIRAN :

BASIC RULES OF CONTRACT INTERPRETATION

1. Contract provisions mean what they say, otherwise the contract is useless and the
certainty required for doing bussines is non-existent.

2. The order of precedence clause in an agreement control many interpretation

disputes.
( misal dalam tender ada konflik antara spesifikasi dan gambar tender, maka
order of precedence ini akan memberikan petunjuk dokumen mana yang
tingkatannya lebih tinggi dan harus diikuti ).

3. Specific provisions govern over general provisions.

4. Hand written provisions govern typed provisions.

5. Word are to be given their plain meaning, unless a technical term appears and is
clearly defined.

6. The contract should be read as a whole because one provisions may explain the
meaning of another.

7. Do not look beyond the four corners of the contract documents, unless the
meaning of a clause is ambiguous.

8. Unwritten statement can not be relied upon to contradict what is in the written
agreement. ( Sometimes however, such statement may help explain ambiguities ).

9. When there are two reasonable interpretations, the contract is construed against its
drafter.