Pengurusan 0okumen TerperIngkat.

: Pengenalan
DIeh KhaIruI Izzuan Ahmad
0engan Nama Allah Yang |aha Pemurah LagI |aha PengasIhanI
0okumen terperIngkat dapat dIntayakan sebagaI 0okumen atau surat rasmI yang dIkeIaskan kepada
PahsIa, SuIIt dan Terhad. PIhak kerajaan telah menyedIakan peraturanperaturan mengenaI
pengurusan dokumendokumen terperIngkat InI dan Ia wajIb dIpatuhI oleh kesemua PegawaIPegawaI
Awam. Antara rujukanrujukan yang boleh dIrujuk mengenaI pengurusan dokumen terperIngkat adalah
sepertI berIkut :
1. !anduan KeseIamatan !ejabat
2. Arahan !erkhIdmatan ab 3, Surat henyurat !ara 11 dan ab 4, faII memfaII !ara 4(1) dan
(b)
3. Surat !ekeIIIIng Am II 2 Tahun 187, !eraturan !engurusan PahsIa PasmI.
4. Akta PahsIa PasmI 172, !Indaan 187.
Langkah kerajaan menyedIakan atau mengadakan peraturanperaturan sedemIkIan adalah untuk
memastIkan bahan-bahan tersebut yang merupakan aset Kerajaan dan Negara tIdak terjatuh ke
tangan orang-orang atau pIhak-pIhak yang boIeh mengancam keseIamatan negara.

Pengurusan 0okumen TerperIngkat : PenyImpanan
DIeh KhaIruI Izzuan Ahmad
0engan Nama Allah yang |aha Pemurah lagI |aha PengasIhanI

0okumen terperIngkat dapat dIntayakan sebagaI 0okumen atau surat rasmI yang dIkeIaskan kepada
PahsIa, SuIIt dan Terhad. KalI InI akan membIncangkan mengenaI kaedah menyImpan dokumen
terperIngkat.

Pertama, Semua dokumen dIbawah kategorI rahsIa besar hendaklahdIsImpan daIam petI besI yang
seeIok-eIoknya dIpasang dengan kuncI tatakIra. Walau bagaImanapun jIka dokumen tersebut sedang
dIgunakan Ianya boIeh dIsImpan secara sementara dI daIam kabInet faII yang dIkuncI dan
menggunakan paIang besI berkuncI.PetI besI dan kabInet besI yang berkenaan perIu mempunyaI dua
kuncI dan dIsImpan oIeh dua pegawaI yang berasIngan.

Kedua, bagI dokumen rahsIa puIa, cara penyImpanannya sama dengan dokumen rahsIa besar,
manakala bagI dokumen suIIt dan terhad puIa hendakIah dIsImpan dI daIam kabInet besI atau aImarI
besI berkuncI.

KetIga, Semua dokumen terperIngkat yang dItInggaIkan untuk jangka waktu sIngkat tanpa
dItunggu hendakIah dIIetakkan dI daIam bIIIk yang dIkuncI dan tIngkap dItutup dan juga dIkuncI.JIka
dokumen tersebut dItInggalkan dalam waktu yang Iama (meIebIhI 10 mInIt) dokumen tersebut
hendaklah dIsImpan daIam kabInet atau aImarI yang dIkuncI.

Keempat, Semua kuncI bagI aImarI besI atau kabInet atau bIIIk tempat penyImpanan dokumen
terperIngkat hendakIah dIsImpan oIeh !engarah atau TImbaIan !engarah ataupun !egawaI
KumpuIan !engurusan dan !rofesIonaI yang dIberI kuasa oIeh !engarah atau TImbaIan
!engarah. 8agI PegawaIpegawaI kanan yang mempunyaI !embantu Khas masIngmasIng,
mereka boIeh mengarahkan !embantu-!embantu khas tersebut menyImpan kuncI-kuncI berkenaan.

KelIma, !engarah atau tImbaIan pengarah adaIah dIkehendakI memastIkan pegawaI-pegawaI yang
akan bertukar atau bersarahendaklah menyerahkan dokumen dan kuncI tersebut kepada pegawaI
IaIn yang mengambII aIIh tugas sebeIum tarIkh pertukaran atau bersara.

AkhIr sekalI !engarah atau tImbalan Pengarah hendakIah menyerahkan rekod dokumen-dokumen
tersebut kepada ahagIan KhIdmat !engurusan dan Sumber hanusIa untuk dIdaftarkan.

$:2-07
0cscr Penyuruscn Rekod Terpernykct Perpustckccn Neycrc Mclcysc