Sampul

BANTUAN PENDAMPINGAN SMK OLEH INSTITUSI LAIN

MENGENAL SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2000

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT JENDERAL MANAJEMEN PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH

DIREKTORAT PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN

BEKERJASAMA DENGAN DIREKTORAT JENDERAL PENINGKATAN MUTU PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN

PUSAT PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN BIDANG OTOMOTIF DAN ELEKTRONIKA
Jl. Teluk Mandar Arjosari, Tromol Pos 5 Malang 65102 Telp. (0341) 491239, 495849 Fax. (0341) 491342 E-mail : vedcmalang@vedcmalang.or.id Website : www.vedcmalang.com

SMM ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang

MENGENAL SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM) ISO 9001 : 2000

I. SISTEM MANAJEMEN MUTU
1.1. Mutu Mutu di difinisikan kemampuan untuk memenuhi persyaratan-persyartan . Kebutuhan atau harapan yang ditetapkan secara langsung /eksplisit atau tidak langsung/implisit, oleh organisasi atau perorangan yang menerima suatu produk (pelanggan) berdasarkan karakteristik yang dimiliki oleh suatu produk. Karekteristik produk : Fungsional yaitu terkait dengan kegunaan. Temporal yaitu seperti tepat waktu, ketersediaan, akurat dll. Phisikal yaitu seperti mekanik, elektrik, kimia ,fiisika dll Sensory yaitu berkaitan dengan panca indra. Behavorial yaitu berkaitan dengan sifat seperti sopan santun, disiplin, kejujuran dll. Ergonomic yaitu berkaitan dengan keselamatan, kenyamanan dan kesehatan.

Memenuhi persyaratan pelanggan Setiap organisasi baik bersifat profit maupun non profit, memiliki kriteria produk yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggannya. Untuk dapat memenuhi persyaratan tersebut organisasi harus mengembangkan metode untuk mengukur kinerja dan mengkoreksi terhadap penyimpangan terhadap standar yang telah ditetapkan. Sesuai dengan kegunaan Pengertian ini dikembangkan oleh Dr, Joseph Juran yang berfocus pada orientasi pasar dan pelanggan. Memuaskan pelanggan dengan biaya yang kompetitif. Kemampuan produsen untuk memuaskan pelanggannya pada atas dasar tingkat laba tertentu, dan membidik atas dasar segmen pasar tertentu. Keseluruhan gabungan karakteristik produk baik barang dan jasa Dengan strategi pemasaran, rekayasa, pembuatan dan pemeliharan(after sales service) yang diterapkan guna memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan. Difinisi mutu tersebut diatas merupakan jabaran/identifikasi awal dari organisasi baik profit maupun non profit untuk memberikan pelayaan terbaiknya kepada

SMM ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang

pelanggannya. Oleh sebab itu organisasi harus mampu melakukan identifikasi kebutuhan dan harapan pelanggannya sehingga produk yang dihasilkan dapat diterima dengan baik oleh pelanggannya. Bagaimana Produk Organisasi Ber Mutu Organisasi harus memiliki sistem yang mampu mengukur mutu. Apakah yang disebut sistem, sistem adalah suatu proses/aktivitas yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, pengukuran dan peninjauan serta tindak lanjut untuk meningkatkan yang telah dicapainya.

1.2. Sistem Manajemen Adalah adanya ARAH ( Kebijakan) dan TUJUANNYA (Sasaran) pada organisasi agar sistem mampu berjalan dengan baik. 1.3. Sistem Manajemen Mutu Sistem yang digunakan untuk menetapkan Kebijakan (policy) atau pernyataan resmi oleh manajemen puncak berkaitan dengan perhatian dan arah organisasinya di bidang mutu) dan sasaran mutu ( segala sesuatu yang terkait dengan mutu dan dijadikan sasaran (target) pencapaian dengan menetapkan ukuran atau kriteria pencapainnya.

II. MANFAAT PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Pendekatan SMM memberikan manfaat yang sangat besar bagi setiap organisasi yang menerapkannya. Manfaat tersebut terlihat dengan : 2.1. Adanya konsistensi pelaksanaan/ aktifitas di organisasi dan mampu telusur. Apabila SMM dilaksanakan dengan benar manfaat yang dirasakan adalah : a. Memberikan pendekatan praktik yang terbaik (Best Practice) yang sistematis untuk pencapaian manajemen mutu. b. Memastikan konsistensi operasi untuk memelihara mutu produk (barang dan jasa). c. Menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu lebih lanjut dengan membakukan proses guna memastikan konsistensi dan mampu telusur serta meningkatakan hubungan antar fungsi unit kerja/departemen pada organisasi yang mempengaruhi mutu.

SMM ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang

2.2. Adanya aspek pengendalian dan pencegahan Kunci pokok untuk menjaga mutu adalah pengendalian produk yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan mencegah produk yang jelek sampai di tangan pelanggan. Oleh karena itu sistem tersebut perlu : a. Menentukan secara jelas tanggung jawab dan wewenang dari personel kunci yang mempengaruhi mutu. b. Mendokumentasikan prosedur secara baik dalam rangka menjalankan operasi proses bisnis pada aktifitas proses menghasilkan produk ( product operation). c. Menerapkan sistem dokumentasi yang effektif melalui mekanisme dengan sistem audit internal dan tinjauan manajemen secara berkelanjutan. 2.3. Dilihat dari aspek pembelajaran dan tumbuh kembang organisasi. Manfaat penerapan SMM dari perpektif tersebut adalah : a. Sebagai sarana pemasaran yang efekfif. b. Dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui pendekatan secara sistematik dan terorganisir pada pemastian mutu. c. Dapat meningkatkan citra dan daya saing organisasi/organisasi. d. Dapat meningkatkan produktifitas dan mutu produk dengan memenuhi persyaratan pelanggan melalui kerjasama dan atau komunikasi yang lebih baik, pengendalian proses bisnis yang lebih sistematis, penurunan produk yang gagal, pencegahan pemborosan karena adanya pengendalian proses/aktifitas yang tidak effektif dan effisien. e. Dapat memberikan proses pembelajaran kepada staf atau seluruh personel dengan metode pelatihan yang sistematis melalui prosedur dan istruksi yang lebih baik. f. Dapat menjadi pemicu motivasi pimpinan puncak untuk menilai kinerja organisasinya karena adanya sasaran mutu yang secara berkelanjutan dipantau dan diukur serta dibandingkan dengan kinerja pesaingnya. 2.4. Adanya pemastian mutu : Organisasi/perusahan memiliki sistem pemastian mutu yang terstruktur dan sistematis yang dapat digunakan untuk : a. Alat bantu untuk mengukur produktifitas dan kinerja SDM b. Biaya yang effektif dan effisien karena adanya konsistensi dan keandalan pelaksanaannya. c. Sarana bekerja dengan benar dan terkendali di setiap waktu.

SMM ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang

d. Sistem Manajemen dengan kinerja optimal karena adanya sistem PDCA (Plan, Do, Check dan Action) yang mengendalikan mutu produk secara sistematis. e. Setiap personel memiliki tanggung jawab ,wewenang dan kompetensi yang jelas di bidang tugasnya dalam melaksanakan aktifitas di organisasi/organisasi. Manfaat ini akan terlihat dengan data dan informasi yang terrekam dan selalu terpantau serta diinformasikan kepada seluruh personel terhadap perkembangan kinerja organisasi baik yang telah mencapai sasaran mutu maupun yang belum . Sehingga data dan informasi merupakan alat yang sangat penting dalam penerapan SMM baik untuk kepentingan internal (audit internal) maupun eksternal (audit oleh pelanggan maupun surveyland oleh lembaga sertifikasi)

III. MENGAPA ISO 9000 : 2000 DIPERLUKAN.

ISO 9000 adalah nomor acuan pada seri standar Internasional yang menjabarkan kriteria tentang sistem manajemen mutu. Pada standar tersebut terdapat persyaratan yang mendasar bagi organisasi apapun yang berminat untuk menerapkan standar ini. Standar ini merupakan seri ISO yang menjadi Best Seller dan diadopsi secara luas oleh organisasi dan organisasi di seluruh dunia. Keberhasilan seri ISO 9000 di sebabkan pada sistem yang diterapkan dilandasi oleh suatu sistem yang konsisten, sistem pengedalian dan pencegahan serta upaya peningkatan secara berkelanjutan.

SMM ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang

Evolusi ISO seri 9000

ISO 9000 1987

ISO 9000 1994

ISO 9000 2000

SMM ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang

KELUARGA ISO 9000 :2000

ISO 9001 :2000, Sistem Manajemen Mutu , Persyaratan - persyaratan ISO 9004 :2000, Sistem Manajemen Mutu, Panduan utk peningkatan kinerja ISO 9000 :2000, Sistem Manajemen Mutu - Fundamental dan Kosakata ISO Seri 10011, ISO Seri 19011: 2002 , Panduan Audit SMM

Apa Keuntungan ISO 9001 : 2000 ?. Dapat dipergunakan oleh semua organisasi/perusahan profit mapun non profit. Mudah diterapkan, bahasanya jelas sehingga mudah dimengerti. Pengurangan jumlah dokumen prosedur dari (16,19,20) yang dipersyaratkan menjadi enam (6) dokumen prosedur wajib. Menyesuaikan dengan proses yang ada pada organisasi/organisasi . Mendorong penyempurnaan kinerja organisasi. Berorientasi pada perbaikan/penyempurnaan yang berkelanjutan dan upaya peningkatan kepuasan pelanggan Mudah dipadukan dengan standar sistem manajemen lainnya. Prinsip SMM ISO 9000 :2000 Mengacu pada delapan prinsip manajemen mutu Arah penerapan menuju kepada Total Quality Manajemen (TQM) Melakukan tidakan peningkatan mutu secara berkelanjutan ( continual improvement) Menggunakan pendekatan kepada kepuasan pelanggan. Pelibatan seluruh personel untuk menerapkan sistem manajemen mutu. Ketegasan dalam penetapan tanggung jawab dan wewenang serta kompetensi personel dalam melaksanakan aktifitas dalam organisasi yang berpengaruh terhadap mutu. Pendekatan peningkatan mutu SDM dengan sistem pelatihan yang terstruktur dan sistematis sesuai dengan tuntutan pelanggan akan peningkatan mutu produk yang dilakukan karena teribatnya SDM.

SMM ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang

IV.

DOKUMEN SMM ISO 9001 : 2000

4.1. Pendahuluan Mengapa kita memerlukan sistem dokumentasi mutu? Jika dianggap perlu, apakah kita perlu menerapkan ISO 9000? Pertanyaan ini seringkali muncul dalam berbagai macam seminar tentang ISO 9000. Lebih jauh lagi banyak kalangan yang memiliki persepsi bahwa penulisan dokumen mutu hanya akan merepotkan dan membuang waktu saja. Jika organisasi telah menjadi lebih besar, maka pembagian kerjapun lebih rumit dan tingkatan hirarki menjadi lebih banyak. Akibatnya, kebutuhan akan koordinasi menjadi lebih besar dan kebutuhan akan keseragaman/standardisasi pun meningkat. Dengan terpenuhinya kebutuhan ini maka akan terjadi peningkatan formalitas dalam wujud dokumentasi tertulis. Adanya dokumen tertulis ini sejalan dengan prinsip penerapan ISO 9000 tentang perlunya sistem dokumentasi mutu. Apabila kita mengkaji kembali persyaratan yang terdapat pada klausul ISO 9000 maka seringkali ditemukan pernyataan: Pemasok harus menetapkan prosedur yang terdokumentasi untuk . Alasan lain mengapa organisasi memerlukan dokumentasi sistem mutu, adalah karena keberhasilan penerapan standar ISO 9000 pada intinya adalah: Tulis yang Anda kerjakan dan apa yang Anda tulis Buktikan (Write what you do and Do what you write Prove it) Secara ringkas, pentingnya dokumen sistem mutu bagi organisasi adalah untuk: Memenuhi persyaratan standar ISO 9000 (Klausul 4.2 Sistem Mutu). Mendokumentasikan kebijakan organisasi dan prosedur. Memastikan bahwa seluruh karyawan mempunyai pemahaman yang jelas terhadap apa yang diperlukan /dipersyaratkan dari mereka serta dengan siapa saja mereka bekerja dan kepada siapa mereka bertanggung jawab secara langsung atau melaporkan pekerjaannya. Menghindari duplikasi wewenang dan tanggung jawab. Fasilitas dan promosi. Memastikan bahwa semua kebutuhan wewenang dan tanggung jawab ditetapkan, dan bahwa tidak ada daerah abu-abu. Menghapuskan overlapping dan underlapping wewenang dan tangung jawab. Membuktikan akan adanya Manajemen Mutu di organisasi. Memberikan penjelasan tentang: - Tanggung jawab

SMM ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang

Tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh seseorang agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan memuaskan. Wewenang Kekuasaan yang dimiliki seseorang untuk membuat/mengambil keputusan misalnya menandatangani, menolak/melepaskan/mengeluarkan sesuatu. Hubungan Personel didalam suatu organisasi yang bekerjasama dan mengkomunikasikan informasi yang relevan untuk kinerja organisasinya.

4.2. Struktur Dokumentasi Sistem Mutu Berdasarkan persyaratan standar ISO 9000 klausul 4.2 dinyatakan bahwa organisasi harus mendokumentasikan sistem mutu organisasi. Pendokumentasian sistem mutu tersebut, seperti yang terliaht pada Bagan 4.1, harus meliputi: Pedoman Mutu, Prosedur Sistem Mutu, Instruksi Kerja.

Selain ketiga jenis dokumen diatas, organisasi juga harus membuat rencana mutu (Quality Plan) yang berupa rangkaian rencana produk atau jasa yang sesuai kebijakan mutu organisasi. Bagan 4.1 Struktur Dokumentasi Sistem Mutu

SMM ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang

4.3. Pedoman Mutu Tingkatan tertinggi dari piramida struktur dokumen mutu adalah Pedoman Mutu atau Quality Manual. Dokumen inilah yang berisi kebijakan yang berkaitan dengan komitmen terhadap penerapan mutu maupun pencapaian dan pemenuhan persyaratan dari standar sistem manajemen mutu yang dipilih. Pedoman Mutu merupakan peta dari sistem manajemen mutu organisasi dan merupakan dokumen umum yang dapat dipubliksikan untuk seluruh unsur dalam organisasi maupun kepada pelanggan/customer. Pedoman mutu juga dokumen kunci dari organisasi. Pedoman mutu memberikan gambaran umum tentang aktivitas bisnis organisasi dan pendekatan yang dilakukan oleh organisasi dalam menerapkan sistem mutu. Pedoman Mutu merupakan jembatan antara persyaratan yang dibutuhkan oleh standar dengan proses pekerjaan yang didokumentasikan dalam prosedur. Dengan adanya pedoman mutu maka organisasi akan dapat memperoleh berbagai manfaat internal maupun eksternal. Manfaat internal: Sarana bagi manajemen untuk memberikan ruang lingkup yang jelas tentang tugas, tanggung jawab dan wewenang setiap karyawan didalam sistem manajemen mutu. Dokumen pelatihan manajemen yang baik bagi karyawan baru. Memberikan instruksi kepada personel tentang: - Sikap dan komitmen manajemen mutu. - Harapan-harapan mengenai mutu. - Pengintegrasian mutu. Sarana yang efektif untuk mendifinisikan dan mempromosikan kebijakan mutu organisasi. Manfaat eksternal: Sebagai jendela organisasi dalam mempromosikan organisasi ruang lingkup bisnis organisasi kepada para pelanggan. Memberikan bukti bahwa organisasi telah menerapkan sistem mutu yang dengan demikian akan memberikan keyakinan kepada pelanggan atas konsistensi dari produk yang dihasilkan. Dijadikan sebagai salah satu dokumen referensi pada saat audit dilakukan, baik oleh pihak kedua maupun ketiga. 4.3.1 Struktur dan Isi Pedoman Mutu Secara umum belum terdapat bentuk baku untuk struktur dan isi dari pedoman mutu yang harus dibuat oleh organisasi. Namun berdasarkan persyaratan standar ISO tentang penyusunan pedoman mutu, secara efektif pedoman mutu dapat disusun berdasarkan kerangka isi terdiri dari 5 bagian yaitu:

SMM ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang

Kebijakan Umum, Uraian Mengenai Organisasi, Pengelolaan Pedoman Mutu, Garis besar/uraian mengenai kebijakan organisasi dalam memenuhi persyaratan standar seri ISO 9000 yang dipilih, Referensi silang (daftar prosedur yang berkaitan dengan aktivitas bisnis organisasi dan persyaratan standar seri ISO 9000 yang dipilih).

Jumlah halaman pedoman mutu yang efektif adalah berkisar antara 30-40 halaman A4, tergantung pada ukuran dan kompleksitas organisasi. Secara lebih terinci, dari Pedoman Mutu dapat diuraikan seperti terlihat pada Tabel 4.1. Bagian empat dari Pedoman Mutu, yaitu tentang sistem mutu organisasi, harus menjelaskan secara rinci tentang kebijakan organisasi dalam memenuhi setiap persyaratan (yang diuraiakan pada klausul 4.1 s/d 4.20) dari Standard ISO 9000. Penjelasan tersebut juga harus dilengkapi dengan penanggung jawab dan uaraian ringkas tentang apa yang harus dilakukan untuk memenuhi kebijakan tersebut. 4.3.2 Format dan lay Out Pedoman Mutu Pedoman mutu merupakan dokumen yang ditujukan tidak saja untuk kepentingan internal organisasi, namun juga kepentingan eksternal. Untuk itu dokumen tersebut diracang sedemiian rupa sebagai suatu dokumen yang dinamis dan dapat dengan mudah dikendalikan dan diubah apabila diperlukan. Tabel 4.1 Struktur dan Isi Pedoman Mutu Bagian Jumlah Halaman
1

Judul
Halaman Judul

Uraian
Nama Organisasi dan Logo Judul Dokumen Tanda Persetujuan/ Pengesahan Status Revisi Dokumen, Nomor Terbitan dan Kendali Nomor Halamannya Nomor Copy Daftar dari isi Pedoman Mutu beserta nomor Halamannya Berisi komitmen Top Manajemen yang berkaitan dengan penerapan sistem mutu organisasi Gambaran umum mengenai tentang organisasi dan aktivitas bisnis organisasi Strukutur Organisasi Tugas dan tanggung jawab dari fungsi-fungsi dalam organisasi Penunjukan wakil manajemen dan uraian tugas serta tanggung jawabnya Status Revisi dan Persetujuan Format Tata Letak Isi Pedoman Mutu Pendistribusian Pedoman Mutu

disesuaikan 1

Daftar Isi Kebijakan Mutu Organisasi Uraian tentang organisasi

Pengelolaan Pedoman Mutu

SMM ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang

10

20

Sistem Mutu Organisasi Daftar Prosedur

Amandemen Uraian ringkas tentang kebijakan organisasi dalam pemenuhan persyaratan standar ISO 9000 dikaitkan dengan aktivitas bisnis organisasi Bagian ini merupakan referensi silang antara pedoman mutu dengan prosedur terkait dalam pemenuhan persyaratan standar ISO 9000 dan aktivita organisasi. Daftar prosedur ini harus dilengkapi dengan: Persyaratan Standar Nomor Prosedur terkait Nama Prosedur terkait

Oleh karena itu format Pedoman Mutu adalah penting untuk dibuat dalam bentuk yang: Sederhana dan mudah diubah. Memiliki sistem identifikasi yang praktis dan tidak rumit sehingga memudahkan pengendaliannya apabila perlu diubah. Memiliki sistem pengendalian terhadap pendistribusian salinan/copy untuk menjamin bahwa perubahan atau revisi akan sampai kepada semua pemegang Pedoman Mutu ini. Pengidentifikasian halaman-halaman untuk menjamin bahwa integritas dokumen terpelihara. Untuk mengakomodasi kepentingan di atas maka pada setiap halaman Pedoman Mutu setidak-tidaknya harus memuat: Nama dan Logo organisasi, Judul Dokumen Nomor revisi Nomor halaman Tanggal penerbitan (tanggal efektif pemakaian dokumen). Selain hal tersebut di atas terdapat juga sistem peninjauan dan pengesahan dokumen yang pada beberapa organisasi juga dicantumkan pada setiap halaman dokumen. Namun demikian hal ini bukanlah hal yang baku. Organisasi dapat mengembangkan dan memodifikasinya sesuai dengan kondisi dan kebutuhan organisasi. Yang terpenting adalah bahwa informasi yang termuat di dalam setiap halaman tersebut merupakan suatu kesatuan yang digunakan untuk mengendalikan Pedoman Mutu. 4.4. Prosedur Sistem Mutu Tingkat kedua dari piramida struktur dokumentasi mutu adalah prosedur. Prosedur adalah cara yang ditentukan (spesifik) untuk melaksanakan aktivitas. Dokumen ini berisi uraian tentang urutan pekerjaan/ langkah-langkah suatu kegiatan, dan hubungan kegiatan yang satu dengan yang lain secara kronologis/ berurutan, di lengkapi dengan identifikasi terhadap aktivitas-aktivitas yang bersifat kritis.

SMM ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang

11

Prosedur sebaiknya ditulis oleh staf yang melaksanakan aktivitas yang akan didokumentasikan atau paling tidak oleh manajer/ penyelianya. Prosedur-prosedur yang terdokumentasikan akan menunjang pelaksanaan proses yang kritis secara konsisten. Hal ini dimungkinkan dengan adanya kerangka kerja yang jelas dan terdokumentasi dari setiap proses pelaksanan pekerjaan. Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya prosedur antara lain: Dapat dijadikan referensi dasar untuk pelatihan karyawan baru. Alat untuk melakukan pengendalian terhadap setiap kegiatan yang dilakukan. Menjamin adanya konsistensi pelaksanaan setiap aktivitas bisnis di organisasi. Sebagai bukti dokumentasi pelaksanaan setiap aktivitas bisnis di organisasi. Sebagai dasar pelaksanaan audit untuk menilai efektivitas dari penerapan system mutu organisasi, baik audit internal maupun ekternal. Prosedur-prosedur harus sederhana dan praktis, dapat digunakan dan mutakhir. Apabila prosedur tersebut tidak memenuhi semua persyaratan tersebut, maka organisasi akan menyia-nyiakan waktu untuk mengembangkannya. Oleh karena itu di dalam penyusunannya perlu memperhatikan latar belakang, kemampuan bahasa, tingkat pendidikan, dan lingkungan kerja dari orang yang akan menggunakan prosedur-prosedur tersebut. 4.4.1. Struktur dan Isi Prosedur Sistem Mutu Seperti halnya Pedoman Mutu (Quality Manual), sebenarnya belum ada bentuk baku dalam penulisan prosedur. Namun cara yang dianggap paling efektif dalam penyusunan prosedur adalah bahwa sebaiknya kerangka isi dari prosedur terbagi dalam enam bagian, yaitu: Tujuan Bagian ini menguraikan secara singkat tujuan dan maksud dari kegiatan yang didokumentaikan di dalam prosedur. Ruang Lingkup Bagian ini menjelaskan ruang lingkup penggunaan prosedur, seperti kapan, di mana, dalam kondisi seperti apa, fungsi, lokasi, bagian, dan unit kerja yang akan menggunakan prosedur tersebut. Selain itu bagian ini juga menjelaskan tentang batasan aktivitas yang dikendalikan dalam prosedur tersebut. Referensi/Rujukan/Acuan Bagian ini merinci dokumen-dokumen yang digunakan sebagai referensi atau berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang diuraikan di dalam prosedur. Definisi Berisi penjelasan tentang istilah-istilah yang digunakan di dalam prosedur yang mungkin tidak dipahami dengan jelas oleh pemakai prosedur. Uraian/Rincian Prosedur 12

SMM ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang

Bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan kegiatan-kegiatan dan orang-orang yang terlibat di dalam proses pelaksanaan pekerjaan tersebut. Bagian ini harus secara jelas mengidentifikasi SIAPA (Penanggung Jawab), melakukan APA, dan DI MANA, serta KAPAN dan BAGAIMANA kegiatan tersebut dilaksanakan (WHO; WHAT; WHERE; WHEN; dan HOW). Lampiran Bagian ini mencatat semua dokumen (instruktsi kerja), formulir-formulir yang merupakan bagian dari prosedur. Untuk proses-proses yang rumit, sebagai lampiran dapat juga disertakan bagan-bagan alir dari proses yang dapat dijadikan sebagai acuan.

Kerangka tersebut di atas sifatnya hanya sebagai penduan dan dapat dikembangkan sesuai kepentingan organisasi dan kepraktisan penulisannya. Sebagai contoh, bagian uraian prosedur dapat digabungkan dengan bagian bagian tanggung jawab. Selain kerangka tersebut, prosedur juga dilengkapi dengan halaman muka, daftar isi dan sejarah perubahan dari prosedur. Secara ringkas struktur dan kerangka dari prosedur dapat digambarkan seperti pada tabel 4.2 Tabel 4.2 Struktur dan Isi Prosedur Sistem Mutu Jumlah hal./ paragraf
1 Halaman

Judul
Halaman Muka (Pilihan)

Penjelasan
Nama Organisasi dan Logo Nama Dokumen Prosedur Nomor Dokumen Prosedur Status Revisi Dokumen dan Nomor Halaman Nomor Copy Disiapkan dan Ditinjau oleh Disetujui/Disahkan oleh Nomor Revisi Nomor Dokumen Bagian/subbagian yang direvisi beserta uraian revisi Direvisi oleh Disetujui/disahkan oleh Tanggal pengesahan

1 Halaman

Sejarah Perubahan (Pilihan: dapat dibuat secara terpisah dari prosedur)

1-2 Paragraf 1-2 Paragraf

Tujuan Ruang Lingkup Referensi/Rujukan/Acuan

Tujuan dari kegiatan dalam prosedur (WHY) Batasan penerapan prosedur Dokumen yang terkait: Standar teknis

SMM ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang

13

 Definisi 1-3 Halaman Uraian/Rincian Prosedur Lampiran

Prosedur Peraturan pemerintah Peraturan organisasi

Penjelasan istilah-istilah asing yang digunakan APA yang dikerjakan SIAPA pelaksana/penanggung jawab sesuai uraian tugasnya DIMANA dilaksanakan KAPAN dilakukan BAGAIMANA cara melakukannya Instruksi kerja terkait Formulir yang digunakan untuk pelaksanaan kegiatan dalam prosedur

4.4.2. Format dan Lay-Out Prosedur Seperti halnya Pedoman Mutu (Quality Manual), setiap dokumen prosedur harus memuat: Nama dan logo organisasi, Nama dan nomor dokumen prosedur, Status revisi dokumen, Nomor halaman, Tanggal penerbit (tanggal efektif pemakaian dokumen).

Selain hal tersebut di atas terdapat juga system peninjauan dan pengesahan dokumen yang pada beberapa organisasi juga dicantumkan pada tiap halaman dokumen. Namun hal ini tidaklah merupakan suatu keharusan. Organisasi dapat juga mencantumkannya pada halamn muka. Apabila yang dipilih adalah system yang pertama, maka pada setiap halaman dokumen harus ditambahkan: Tanda tangan penyusunan dokumen, Tanda tangan peninjau dokumen, Tanda tangan pengesahan dokumen, Status dokumen (controlled/uncontrolled copy).

4.5. Instruksi Kerja Tidak sedikit di antara kita yang mengalami kesulitan untuk membedakan antara prosedur dan instruksi kerja. Terdapat perbedaan prinsip yang membedakan kedua jenis dokumen tersebut, yaitu:

SMM ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang

14

Prosedur merupakan penjelasan/uraian tentang suatu proses pekerjaan/kegiatan yang terdiri dari serangkaian/ beberapa aktivitas dan melibatkan berbagai fungsi. Instruksi kerja hanya menguraikan langkah-langkah terinci dari satu aktivitas yang termuat di dalam prosedur dan hanya melibatkan satu fungsi/ personel saja.

Instruksi kerja merupakan dokumen yang berdiri sendiri, dan biasanya ditempatkan pada lokasi di mana pekerjaan tersebut dilaksanakan. Instruksi kerja sebaiknya dibuat/ditulis oleh orang yang berkaitan langsung dengan aktivitas tersebut. Namun tidak semua aktivitas perlu dibuat /ditulis oleh orang yang berkaitan langsung dengan aktivitas tersebut. Namun tidak semua aktivitas perlu dibuat instruksi kerjanya. Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menilai perlu tidaknya instruksi kerja dibuat untuk suatu aktivitas di antaranya adalah: Kerumitan dan kompleksitas dari aktivitas tersebut, Kualifikasi personel pelaksana, Sifat pekerjaan (kritis atau tidak, baik dari faktor keamanan maupun factorfaktor lainnya).

4.5.1. Struktur dan Isi Instruktur Kerja Struktur dan isi dari instruktur kerja harus dibuat secara sederhana, praktis dan mudah untuk dipahami. Hal ini perlu diperhatikan karena instruksi kerja ditujukan bagi karyawan yang berada pada posisi pelaksana. Instruksi kerja harus secara terinci menjelaskan tahap demi tahap dari pelaksanaan suatu pekerjaan. Uraian tersebut harus meliputi: Tahap pelaksanan pekerjaan, Alat yang digunakan, Standar atau paramenter yang digunakan, metode pengukuran, pengujian dan pemeriksaan yang digunakan, Sumber daya pendukung lain yang digunakan. 4.5.2. Format dan Lay-Out Instruksi Kerja Instruksi kerja dapat dibuat dalam berbagai bentuk, tidak hanya dalam bentuk uraian kalimat saja, tetapi juga bisa dalam bentuk: Gambar, Diagram alir, Kartu kerja. Contoh instruksi kerja dalam bentuk gambar adalah:

SMM ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang

15

INSTRUKSI KERJA PENDAFTARAN SISWA BARU

Bagian Informasi & Pengambilan Formulir Calon Siswa Bagian Seleksi & Verifikasi Pengembalian berkas Mendapatkan kartu test Informasi test Calon Siswa Baru

1 3

Informasi Pembayaran Formulir

4
Mengisi data pendaftaran

Test Akademis Psikotes

Test Kesehatan

Pengumuman

Koreksi Hasil Test Rapat Kelulusan SK Kelulusan

SMM ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang

16

4.6. Formulir-Formulir Formulir merupakan alat pendukung pelaksanaan prosedur dan instruksi kerja. Biasanya formulir ini merupakan bagian dari prosedur atau instruksi kerja. Formulir ini termasuk dalam dokumen mutu yang harus dikendalikan. Selanjutnya formulirformulir ini diisi dengan data yang sesuai dengan aktivitas yang diuraikan dalam prosedur yang bersangkutan. Formulir yang telah berisi data ini disebut sebagai catatan (rekaman) mutu.

SMM ISO 9001 : 2000 - SBI /VEDC Malang

17