PENGURUSAN ACARA (Event Management)

Pn. Maimun S.

Aspek-aspek dalam pengurusan majlis rasmi atau formal adalah

Penabuhan Jawatankuasa Jawatankuasa Penganjur Jawatankuasa Kerja (Jawatankuasa Kecil)

Persiapan Teknikal Sambutan Jamuan Keselamatan / Lalu Lintas Media Cenderamata Buku Cenderamata Kad Jemputan dan Pengedaran Budjet Aturcara

Urusetia

Senaraikan (Term of Reference) TOR untuk setiap jawatankuasa dan jawatankuasa kecil

CONTOH TOR untuk Jawatankuasa Penganjur

Menetapkan tarikh, tempat dan masa Siapa VVIPs yang dijemput Siapa yang akan merasmikan majlis Budget untuk majlis Jumlah para kehadirin Tema majlis

Aspek-aspek dalam pengurusan majlis rasmi atau formal adalah

CONTOH perincian tempat majlis

Tempahan tempat majlis minimum 3 bulan sebelum majlis Diketahui umum Mudah di tuju Ruang legar yang luas Keluasan dewan cukup menempatkan jumlah hadirin Kemudahan asas mencukupi

Surau, bilik rehat, bilik menunggu, etc

Tempat letak kereta mencukupi Sesuai dengan majlis

Aspek-aspek dalam pengurusan majlis rasmi atau formal adalah

CONTOH - perincian pemilihan tarikh dan masa

Tempahan tarikh VVIP dibuat minimum 1 bulan sebelum majlis Sekurang-kurang 3 tarikh di ajukan untuk pemilihan VVIP Tarikh yang dipilih tidak jatuh pada tarikh majlis penting, cuti sekolah, perayaan-perayaan, dll Masa majlis bermula dan berakhir Mematuhi pekililing yang ada

Aspek-aspek dalam pengurusan majlis rasmi atau formal adalah

1.

Contoh perincian penyediaan senarai jemputan

Lima bentuk senarai jemputan
2.
3. 4.

5.

Ringkasan senarai Senarai nama Senarai mengikut keutamaan Senarai jawapan kehadiran Senarai hadir

Contoh perincian penyediaan senarai jemputan

Contoh - ringkasan senarai __________________________________________

Menteri Timb. Menteri KSU Ketua Pengarah Pengarah Jumlah

2 2 6 8 10 28

Contoh perincian penyediaan senarai jemputan

Contoh - senarai nama __________________________________________

Nama penuh dengan gelaran dan darjah kebesaran Nama isteri Jawatan atau pangkat Alamat pejabat Nombor telefon pejabat Alamat rumah Nombor telefon rumah Nama setiausaha sulit dan telefon nombor

Aspek-aspek dalam pengurusan majlis rasmi atau formal adalah

Atucara Majlis

Hari Biasa Majlis Malam

Bermula selepas 8mlm Selesai sebelum 10.30mlm Selesai sebelum sembahyang Jumaat

Hari Jumaat

Aspek-aspek dalam pengurusan majlis rasmi atau formal adalah

Kesesuaian Pakaian Di Majlis tertakluk kepada tahap/taraf majlis

Majlis Penuh Istiadat Majlis Formal Majlis Separuh Formal Majlis Tidak Formal

Aspek-aspek dalam pengurusan majlis rasmi atau formal adalah

Penulisan dan Pengedaran Kad Jemputan Kad jemputan hendaklah mengandungi butir-butir berikut :

Nama majlis Penganjur acara yang menjemput Logo agensi Tempat majlis Ruang nama jemputan Tarikh majlis diadakan Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir Masa ketibaan tetamu Panduan pakaian Nama dan nombor telefon rujukan Aturcara majlis Pelan tempat majlis diadakan Kad jawapan Pelekat kereta

Penulisan dan Pengedaran Kad Jemputan

Kad jemputan diedarkan 1 bulan sebelum majlis dan jawapan diterima selewat-lewatnya 1 minggu sebelum majlis Nama jemputan di tulis dengan tangan dan nama di sampul surat di taip. Kalau dah lewat, kad jemputan di hantar dengan tangan. Sampul surat mengandungi kad jawapan, bersetem dan alamat telah tertulis berserta dengan pelekat kereta, dan pelan lokasi Kad jemputan, kad jawapan dan sampul surat di tuliskan nombor giliran mengikut susunan keutamaan

Aspek-aspek dalam pengurusan majlis rasmi atau formal adalah

Pemilihan Menu

Menu muhibah Menu barat Menu makanan Cina Menu makanan India Buffet berdiri Buffet duduk Duduk (Seated)

Cara hidangan

Pemilihan menu serba sedikit Bergantung pada cara hidangan

Aspek-aspek dalam pengurusan majlis rasmi atau formal adalah

Susunan keutamaan Perseketuan dan Negeri

Senarai ini di amalkan di semua majlis formal seperti aturan ketibaan, balik, tempat duduk, teks juruacara, teks ucapan, dll

Aspek-aspek dalam pengurusan majlis rasmi atau formal adalah

Anugerah Darjah Kebesaran

Gelaran Penyangdang Anugerah Negeri Susunan Tempat Duduk

Aspek-aspek dalam pengurusan majlis rasmi atau formal adalah

Pengacaraan Majlis Formal

Gaya dan isi teks juruacara tertakluk kepada tahap & taraf majlis

Majlis penuh istiadat Majlis rasmi & formal Majlis rasmi & tidak formal Majlis tidak rasmi tetapi formal Majlis tidak rasmi & tidak formal

Aspek-aspek dalam pengurusan majlis rasmi atau formal adalah

Penyediaan Aturcara Pentadbiran

Atucara pentadbiran menggariskan secara terperinci semua tindakan perlu dilakukan oleh seseorang yang terlibat bagi sesuatu majlis

Tujuannya:

Panduan Menentukan majlis berjalan lancar Untuk mengawal masa Panduan untuk masa akan datang Sebagai rekod Checklist juga patut disediakan sebagai peringkatan (reminder)

Aspek-aspek dalam pengurusan majlis rasmi atau formal adalah

Peranan

Pegawai Protokol Pegawai pengiring Penyambut tetamu Penunjuk tempat

Aspek-aspek dalam pengurusan majlis rasmi atau formal adalah

Raptai (Tujuan)

Tahu akan tugas dan tanggungjawab Menentukan urutan majlis Menetukan jangka masa yang tepat Memperbaiki kelemahan yang ada Penyelarasan acara Membiasakan petugas dengan tugas dan keadaan tempat

Aspek-aspek dalam pengurusan majlis rasmi atau formal adalah

Post-Mortem

Mengukur tahap kejayaan majlis Mencari punca kelemahan Cara-cara mengatasi kelemahan

Bukan untuk mencari kesalahan sesiapa