SENARAI SEMAK MMR 2014

BIL
PERKARA

BUTIRAN KERJA

(a)
1

(b)
SAMBUTAN
DAN
JEMPUTAN

(c)
A. TENTUKAN SENARAI JEMPUTAN UNTUK
PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN MAJLIS
1. SENARAI JEMPUTAN VVIP
2. SENARAI JEMPUTAN MAJLIS
3. SENARAI KEHADIRAN JEMPUTAN VVIP
4. SENARAI KEHADIRAN JEMPUTAN MAJLIS
5. SENARAI KEUTAMAAN (VVIP)
6. BUKU ATURCARA PROGRAM
7. SURAT / KAD JEMPUTAN
8. JENIS PAKAIAN
9. TARIKH RSVP
10. BORANG MAKLUMBALAS KEHADIRAN
(DISERTAKAN)
B. SEDIAKAN SURAT ATAU KAD JEMPUTAN
(CETAKAN)
C. TENTUKAN TARIKH RSVP UNTUK PENYEDIAAN
BORANG
MAKLUMBALAS KEHADIRAN UNTUK DISERTAKAN
KE DALAM
SURAT ATAU KAD JEMPUTAN

PROTOKOL

A. TENTUKAN KEHADIRAN JEMPUTAN TERAKHIR

DAN SEDIAKAN RUMUSAN SENARAI KEHADIRAN
VVIP, VIP DAN

TARIKH
KERJA
SIAP
(d)

TINDAKA
N

STATUS

CATATAN

(e)

(f)

(g)

PENGARAH MMR 2014

JEMPUTAN (TERKINI)
B. DAPATKAN NASIHAT MENGENAI SUSUNAN
KEUTAMAAN/
KEKANANAN (SENIORITY) VVIP DARIPADA :1. BAHAGIAN KORPORAT/ PROTOKOL JABATAN
2. BAHAGIAN ISTIADAT JPM
3. PIHAK ISTANA (JIKA PERLU)
C. TENTUKAN SUSUNATUR TEMPAT DUDUK VVIP
DAN JEMPUTAN MAJLIS

PERSIAPAN
TEMPAT
KESELURUHA
N

D. DAPATKAN NO. TELEFON :1. PEGAWAI PENGIRING

2. PEMANDU
A. DAPATKAN LAY-OUT PLAN DARI PIHAK
PENGANJUR/HOTEL UNTUK MENENTUKAN
KEDUDUKAN :1. PARKIR KENDERAAN VVIP
2. PINTU MASUK UTAMA
3. HOLDING ROOM
4. DEWAN MAJLIS
5. TANDAS VVIP (TERDEKAT)
6. BILIK SIDANG MEDIA (JIKA PERLU)
7. BILIK JAMUAN
8. TAPAK PAMERAN (JIKA ADA)
B. SEDIAKAN TANDA NAMA (TAGGING) DI
KERUSI/MEJA
MAKAN VVIP DAN JEMPUTAN (JIKA PERLU)
C. SEMAKAN TERAKHIR (KEUTAMAAN) SEBELUM
MAJLIS
PENGARAH MMR 2014

BERLANGSUNG
I. BILIK/DEWAN/PENTAS PERASMIAN
- LENGKAPKAN DENGAN TAGGING
II. HOLDING ROOM
- LENGKAP DENGAN REFRESHMENT DI ATAS MEJA
SERTA PELAYAN
III.BILIK SIDANG MEDIA
4

PERSIAPAN
HOLDING
ROOM

PERSIAPAN
PENTAS DAN
PERSIAPAN

A. DAPATKAN LAY-OUT PLAN DARI PIHAK

PENGANJUR/HOTEL UNTUK MENENTUKAN
KEDUDUKAN :1. SUSUNATUR KERUSI VVIP
2. MEJA VVIP
B. MEMASTIKAN MEJA VVIP DIHIASI DENGAN
KEMAS DAN TERATUR
C. MEMASTIKAN GELAS MINUMAN YANG
DISEDIAKAN DI MEJA VVIP DALAM KEADAAN
BERSIH
D. MEMASTIKAN MINUMAN (AIR MINERAL)
MENCUKUPI DAN
DILETAKKAN DI ATAS MEJA VVIP
E. MEMASTIKAN LAMPU BILIK BERFUNGSI DENGAN
BAIK DAN
SESUAI
F. MEMASTIKAN KIPAS ANGIN/PENDINGIN
BERFUNGSI
DENGAN BAIK DAN SESUAI UNTUK SUHU BILIK
A. DAPATKAN LAY-OUT PLAN DARI PIHAK
PENGANJUR/HOTEL UNTUK MENENTUKAN
KEDUDUKAN PENTAS UTAMA
PENGARAH MMR 2014

DEWAN
MAJLIS

B. MEMASTIKAN PERSIAPAN SERTA MENENTUKAN

KEDUDUKAN :1. BACKDROP
2. PERMAIDANI
3. PELAN TEMPAT DUDUK VVIP
4. SUSUNATUR TEMPAT DUDUK VVIP (TAGGING)
5. SUSUNAN DUDUK IKUT KEUTAMAAN
6. MEJA DAN PERHIASAN MEJA VVIP
7. GELAS MINUMAN DI MEJA VVIP
8. AIR MINUMAN (MINERAL WATER)
9. ROSTRUM
10. MIKROFON
11. DULANG HADIAH
12. MEJA HADIAH
13. LAMPU HIASAN
15. KIPAS ANGIN / PENDINGIN
16. SISTEM P.A
17. PEMBESAR SUARA
18. MEMASTIKAN SUPAYA KEADAAN PENTAS
SENTIASA BERSIH DAN TERATUR (KABEL DAN
PENYAMBUNG TIDAK KELIHATAN)
19. DAPATKAN LAY-OUT PLAN DARI PIHAK
PENGANJUR/HOTEL UNTUK MENENTUKAN
SUSUNATUR PERALATAN DAN PERKAKASAN DI
DALAM DEWAN MAJLIS
20. MEMASTIKAN PERSIAPAN SERTA MENENTUKAN
KEDUDUKAN :
PELAN TEMPAT DUDUK VVIP, VIP DAN
JEMPUTAN
SUSUNAN TEMPAT DUDUK IKUT PELAN
PENGARAH MMR 2014

PENYEDIAAN
TEMPAT
JAMUAN

KAWALAN

(LABEL/TAGGING)
3. TEMPAT DUDUK JURUACARA MAJLIS
4. TEMPAT DUDUK JURUGAMBAR
5 .PENDINGIN
6. PERHIASAN DEWAN

21. MEMASTIKAN LAMPU DEWAN BERFUNGSI

DENGAN BAIK DAN SESUAI UNTUK PENCAHAYAAN
LENSA KAMERA/VIDEO MEDIA
22. MEMASTIKAN KIPAS ANGIN/PENDINGIN
BERFUNGSI
DENGAN BAIK DAN SESUAI UNTUK SUHU BILIK
1. TEMPAHAN MAKANAN MENGIKUT JUMLAH
JEMPUTAN
2. MENENTUKAN TARIKH UNTUK FOOD TESTING
3. MENENTUKAN MENU UNTUK VEGETARIAN (JIKA
PERLU)
4. MEMASTIKAN SEGALA PERALATAN MAKAN DAN
PERKAKASAN ADALAH BERSIH, BERSESUAIAN DAN
MENCUKUPI
5. MEMASTIKAN SUSUNAN PERALATAN MAKAN DAN
PERKAKASAN ADALAH BETUL MENGIKUT
PROTOKOL DI MEJA
MAKAN
6. MEMASTIKAN MEJA MAKAN VVIP DAN JEMPUTAN
DIHIASI
DENGAN PERHIASAN YANG SESUAI
7. MEMASTIKAN PELAN TEMPAT DUDUK VVIP DAN
JEMPUTAN DISEDIAKAN (TAGGING)
1. MEMASTIKAN SEGALA KEPERLUAN LOGISTIK
PENGARAH MMR 2014

DAN
KESELAMATA
N

10

RAKAMAN
AUDIO,
VIDEO DAN
FOTOGRAFI

SIARAYA

SERTA
KESELAMATAN SEPERTI :2. PAPAN/TANDA PENUNJUK ARAH
3. PELAN PARKIR KENDERAAN
4. PETUGAS KAWALAN PARKIR KENDERAAN
5. PEGAWAI KESELAMATAN
6. BANTUAN POLIS TRAFIK
7. PASUKAN PERTOLONGAN CEMAS DISEDIAKAN
OLEH PIHAK YANG BERKENAAN
1. KENALPASTI JURUVIDEO/JURUFOTO/JURUAUDIO
YANG
BERTUGAS UNTUK MERAKAMKAN
VIDEO/FOTO/AUDIO
2. MENYEDIAKAN SURAT PERLANTIKAN JURUVIDEO/
JURUFOTO/JURUAUDIO
3. BERIKAN TAKLIMAT KEPADA JURUVIDEO/
JURUFOTO/ JURUAUDIO BENTUK VIDEO/
FOTOGRAFI/ AUDIO UNTUK DIRAKAMKAN
4. MEMASTIKAN SEGALA
KELENGKAPAN/PERALATAN BOLEH
BERFUNGSI DENGAN BAIK UNTUK SESI RAKAMAN
SEPERTI :
KAMERA
KAMERA VIDEO
FILEM
PITA VIDEO/VCD/DVD
PITA RAKAMAN AUDIO
BATERI/FLASH
1. MEMASTIKAN SISTEM P.A DIKAWALSELIA
DENGAN BAIK
PENGARAH MMR 2014

11

PENYEDIAAN
TEKS
UCAPAN
TETAMU
KEHORMAT

12

PENGACARA
MAJLIS/
PENGERUSI

2. MEMASTIKAN MUZIK LATAR DIMAINKAN DENGAN

SOFT
MUSIC YANG SESUAI SEMASA MENUNGGU
KETIBAAN VVIP
3. TENTUKAN KEPERLUAN PERALATAN AUDIO
VISUAL UNTUK MAJLIS
4. BUAT PEMERIKSAAN AUDIO VISUAL SEBELUM
MAJLIS
5.KENALPASTI KONSEP PERSEMBAHAN
MULTIMEDIA / VIDEO YANG PERLU DISEDIAKAN
6.KENALPASTI DAN LANTIK PELAKSANA
PERSEMBAHAN
MULTIMEDIA/VIDEO SAMA ADA DI PERINGKAT
DALAMAN JPS ATAU PEMBEKAL LUAR
7. MEMANTAU PERSEDIAAN PERSEMBAHAN
MULTIMEDIA/
VIDEO
1. DAPATKAN INPUT-INPUT DARI PIHAK YANG
BERKENAAN
(PENGANJUR) UNTUK SEDIAKAN DRAF TEKS
UCAPAN
2.SEDIAKAN TEKS UCAPAN YANG TERKINI (FINAL)
DAN SERAHKAN MELALUI SURAT/EMAIL KEPADA
PEJABAT TETAMU KEHORMAT
3. SEDIAKAN SATU SALINAN DAN BAWA BERSAMA
SEMASA MAJLIS BERLANGSUNG (BACK-UP)
1. KENALPASTI PENGACARA MAJLIS (SEKURANGKURANGNYA 2 ORANG, SEORANG LELAKI DAN
SEORANG PEREMPUAN)
2. KENALPASTI TARIKH YANG SESUAI UNTUK
PENGARAH MMR 2014

MAJLIS

13

PENYAMBUT
TETAMU/
USHERER

14

PENYEDIAAN
BUKU
ATURCARA/
PROGRAM

MENGADAKAN
REHEARSEL @ RAPTAI
3. SEDIAKAN DRAF SKRIP PENGACARA MAJLIS DAN
SERAHKAN KEPADA PRO JABATAN UNTUK SEMAKAN
DAN
PEMBETULAN TERAKHIR
4. SEDIAKAN DRAF SKRIP PENGACARA MAJLIS
YANG
TERKINI (FINAL) DAN SERAHKAN MELALUI
SURAT/EMAIL KEPADA PENGACARA MAJLIS YANG
AKAN BERTUGAS
1. KENALPASTI PENYAMBUT TETAMU/USHERER
(BILANGAN
MENGIKUT KEPERLUAN)
2. SEDIAKAN :
SENARAI KEHADIRAN VVIP
SENARAI KEHADIRAN VIP DAN JEMPUTAN
PELAN TEMPAT DUDUK VVIP
PELAN TEMPAT DUDUK VIP DAN JEMPUTAN
BUKU ATURCARA PROGRAM
BUKU ATURCARA PENTADBIRAN DAN
SERAHKAN KEPADA PENYAMBUT
TETAMU/USHERER YANG AKAN BERTUGAS
1. DAPATKAN INPUT-INPUT YANG BERSESUAIAN
DARIPADA PIHAK PENGANJUR UNTUK PENYEDIAAN
DRAF ATURCARA/PROGRAM
2. SEDIAKAN DRAF BUKU PROGRAM/ATURCARA
DAN SERAH
KEPADA PRO JABATAN UNTUK SEMAKAN DAN
PEMBETULAN
PENGARAH MMR 2014

15

16

17

18

AKHIR
3. TENTUKAN BILANGAN BUKU YANG DIPERLUKAN
UNTUK
CETAKAN
4. CETAK BUKU PROGRAM/ ATURCARA
EDARAN
1. KENALPASTI CARA EDARAN BUKU
BUKU
ATURCARA/PROGRAM
ATURCARA/
KEPADA VVIP (KEBIASAAN DILETAKKAN DI ATAS
PROGRAM
KERUSI/MEJA
VVIP)
2. KENALPASTI CARA EDARAN BUKU
ATURCARA/PROGRAM
KEPADA VIP DAN JEMPUTAN (KEBIASAAN
DILETAKKAN DI
DALAM GOODIES BAG ATAU DI ATAS KERUSI)
PENYEDIAAN
1. SEMAK KOLEKSI CENDERAHATI SEDIA ADA YANG
HADIAH /
BERSESUAIAN
CENDERAHATI 2. TENTUKAN BILANGAN CENDERAHATI YANG
DIPERLUKAN
/
3. TEMPAH CENDERAHATI YANG BERSESUAIAN
GIMIK
(JIKA PERLU)
FOOD
PRESENTATIO SEDIAKAN GIMIK UNTUK PROGRAM PERASMIAN
N
PENYAMPAI
1. KENALPASTI PENYAMPAI
CENDERAHATI CENDERAHATI/PEMEGANG
/
DULANG (BIASANYA 1 ORANG PEREMPUAN)
PEMEGANG
2. KENALPASTI PENYAMBUT CENDERAHATI
DULANG/
(BIASANYA 1
PENGARAH MMR 2014

19

20

PENYAMBUT
ORANG PEREMPUAN)
CENDERAHATI 3. PASTIKAN DULANG CENDERAHATI DISEDIAKAN
SEBANYAK 2 UNIT BERSERTA ALAS DULANG
4. NYATAKAN KEDUDUKAN PENYAMPAI DAN
PENYAMBUT CENDERAHATI SAMADA DI KIRI ATAU
DI KANAN VVIP (BERGANTUNG KEPADA
KESESUAIAN MAJLIS DAN
KEADAAN ATAS PENTAS)
BUKU GERAK
1. SEDIAKAN DRAF ATURCARA PENTADBIRAN
KERJA (BUKU
MAJLIS
2. SERAHAN DRAF ATURCARA PENTADBIRAN MAJLIS
KECIL)
KEPADA
PRO JABATAN UNTUK SEMAKAN DAN PEMBETULAN
AKHIR
3. BUAT SALINAN ATURCARA PENTADBIRAN MAJLIS
YANG
MENCUKUPI DAN EDARKAN KEPADA AHLI-AHLI
JAWATANKUASA YANG BERKENAAN UNTUK DIBAWA
BERSAMA SEMASA RAPTAI
RAPTAI
1. MENETAPKAN TARIKH UNTUK RAPTAI MAJLIS
2. JEMPUT SEMUA PIHAK YANG TERLIBAT DENGAN
RAPTAI
3. JALANKAN RAPTAI MENGIKUT SUSUNAN DALAM
ATURCARA
PENTADBIRAN MAJLIS

PENGARAH MMR 2014