FAQ

Bagaimana mereset password?

Email permohonan reset password ke railstar.basis@kereta-api.co.id

Bagaimana jika terjadi error dokumen type saat pembuatan PR?

Pada saat masuk ke tcode create PR (ME51N), pastikan memilih document type
ZPR1 untuk membuat Manual PR

Bagaimana jika ada order pengadaan jasa external untuk lebih dari satu
equipment?
Dibuatkan terlebih dahulu kontrak payung (agreement) jasa, kemudian dibuatkan
MO nya yang menunjuk nomor kontrak payung tersebut.

Bagaimana jika terjadi error otorisasi?

- Kirimkan print screen SU53 error otorisasi tersebut ke helpdesk, sertakan dengan
informasi user ID dan transaksi apa yang sedang dijalankan
- Cek matrik otorisasi user id vs role, lalu cek role untuk otorisasi tersebut.
- Tambahkan authorization object sesuai hasil print screen SU53 yang dikirim user
(jika object ini belum ditemukan di role ybs).
- Mintakan ke basis untuk mengupdate role yang sudah dirubah dari KAD ke KAP.

MB90 Tidak bisa cetak A14?

a.

Masukkan Material Document dan Material Document Year

b.

Ubah Processing Mode

1 untuk pencetakan pertama kali
2 untuk pencetakan kedua kali dan seterusnya
3 untuk proses pencetakan yang gagal secara sistem

Bagaimana jika tidak bisa mengakomodir penggunaan material untuk

Order Refurbishment yang hanya dibutuhkan sebagian?
Karena Order Refurbishment yang pertama hanya menggunakan 1 buah material
dari 2 buah material yang telah dilakukan Goods Issue, maka di SAP harus dilakukan
return delivery oleh bagian Logistik untuk 1 material sisa tersebut. Setelah itu
diinputkan ke Order Refurbishment yang kedua dan dilakukan Goods Issue oleh
bagian Logistik.

Untuk membatalkan salah satu material yang sudah di Goods Issue harus
dicancel semua material yang didalam material document atau hanya
material yang dituju saja?
Yang dicancel hanya material yang akan dikembalikan saja, caranya buka tcode
migo lalu return delivery kemudian masukkan no material document dan pilih
material yang akan dicancel.

Bagaimana jika ditemukan ada lebih dari satu kode material yang berbeda
namun memiliki deskripsi yang hampir sama?
Hubungi tim master data pusat (ELLS) dan lakukan verifikasi terhadap material yang
bermasalah tersebut.

Apakah tidak masalah jika terjadi perbedaan tanggal pada order dan
confirmation?
Tidak masalah jika terjadi perbedaan tanggal pada order dan confirmation karena
order merupakan rencana perbaikan sedangkan confirmasi yaitu aktualnya.

Bagaimana cara melihat list Material?

Bisa melalui Tcode MB52.

Sudah dilakukan Goods Receipt (IW8W) Order Refusrbishment (SPK

Pembuatan), dan Ordernya pun sudah dilakukan TECO. Tetapi, ternyata
proses goods Issue material yang dibutuhkan untuk SPK Pembuatan ini
belum dilakukan, bagaimana solusinya?

Lakukan Cancel Teco, kemudian batalkan material document Goods Receipt.

Lakukan Goods Issue material yang dibutuhkan untuk SPK Pembuatan. Kemudian
Goods Receipt (IW8W) dan Teco Order.

Sudah dilakukan Goods Receipt (IW8W) Order Refurbishment (SPK

Pembuatan), dan Ordernya pun sudah dilakukan TECO. Kemudian ada
Order yang memerlukan material refur hasil SPK tsb, tetapi mengapa pada
saat setelah dilakukan Goods Issue, jika dilihat di Cost Materialnya adalah
Nol?
Setelah Order dilakukan TECO, maka di bagian keuangan harus melakukan
perhitungan untuk mengupdate KPP Upah dan Overhead dari Refurbishment Order
tsb. Setelah itu, bagian keuangan melakukan settlement thd Order tsb, agar Harga
Material Refur hasil Refurbishment terupdate.
Setelah dilakukan settlement, material hasil refurbishment tsb baru dapat dipakai
(Goods Issue) untuk order lain.
Perlu dikoordinasikan dengan bagian keuangan BYMRI tentang proses settlement
Refurbisment.

Ketika Suatu Order akan dilakukan Confirmation tetapi pekerjaan tersebut

akan dilanjutkan keesokan harinya, apakah perlu di final confirmation dan
TECO Order? Dan kapan dilakukan input confirmation overhead?
Jika akan melakukan confirmation suatu pekerjaan tetapi pekerjaan tersebut belum
selesai (masih akan dilanjutkan keesokan harinya) maka jangan lakukan tick final
confirmation, dan input overhead cukup sekali saat pekerjaan/operation tersebut
sudah selesai. Kemudian, Order dilakukan TECO saat seluruh operation sudah.

Terdapat SPK Pembuatan (Refurbishment) Material PLAT SIM AIR SPRING

KL SERIE 05, dan PLAT SIM RUBBER MOUNTING KL SERIE 05. Material
tersebut sudah diajukan oleh RenLog BYMRI ke EDLS Kantor Pusat. EDLS
sudah membuatkan nomor Material untuk 2 Material tersebut, namun
belum spesifik menunjuk ke SLOC G012, bagaimana solusinya?
EDLS perlu melakukan Extend Material ke Sloc G012.
Menurut laporan EDLS, dalam email yang dikirimkan oleh RenLog BY MRI tidak
menyebutkan Sloc apapun, jadi EDLS hanya membuatkan material yang kemudian
diextend hanya di level Plant Y010.

Untuk selanjutnya, EDLS bisa langsung menanyakan via email ke yang

bersangkutan jika ditemukan email serupa yang hanya mengajukan pembuatan
material tanpa menyertakan keterangan Sloc.

Saat membuat notifikasi ingin memasukkan No. Equipment namun tidak

muncul,bagaimana cara melihat list Equipment?
Bisa malalui tcode IH08 atau IH01. Jika melalui tcode IH01 maka No. Equipment
akan muncul dari hierarki Func Lock dahulu dengan cara buka tcode IH01 masukkan
Func Lock lalu centang Equipment installed.

Bagaimana meminta No. Equipment di SAP?

Jika membutuhkan nomer Material yang belum ada di SAP maka user tersebut bisa
mengajukan permintaan No. SAP material via email ke sediaan@kereta-api.co.id
sedangkan untuk permintaan No. SAP Equipment bisa via email ke
sap.mmpm@kereta-api.co.id atau ke unit asset terkait.

MPD masih nempel di PO yang sudah tapi Ingin melakukan pembatalan

PO namun ketika di update seskuinya tidak ada?
Dengan perbaikan disisi sistem anggarannya dengan mengebalikan nilai NPD ACC
ke seskuinya.

Tidak bisa memasukkan No. Equipment di Notification No. KAI CC 206 13

02, bagaimana solusinya?
Ternyata Material tersebut (Lokomotif) belum terdaftar di SAP sehingga bisa
dimintakan melalui email ke ke sap.mmpm@kereta-api.co.id atau ke unit asset
terkait.

Pengalihan barang dari Balaiyasa Tegal ke DPSGU (non live to Live) untuk
field EXT amount LC diisi harga barang total atau satuan?

Pengalihan barang dr Balaiyasa Tegal ke DPSGU (non live to Live) untuk field EXT
amount LC diisi harga total barang

Deletion flag notifcation No. 1006938 karena ada double orde?

Untuk deletion flag notification bisa menggunakan IW22, pilih maintenance
notification function deletion flag set.

Saat dlihat di MIGO (Display Material Document) terlihat posting date dari
mat doc 5000001131 dan 5000001132 adalah 31.10.2013. Padahal
seharusnya adalah 14.10.2013. Bagaimana cara mengubah posting period
pada Document ini?
Document tersebut adalah Document yang berasal dari Service Acceptance. Oleh
karena itu, perlu ke TCOde ML81N untuk mengubah posting date-nya.
Caranya adalah dengan menginputkan dokumen Service Entry Sheet-nya
(1000000252 & 1000000259). Kemudian klik tombol Change, lalu klik Revoke. Ubah
posting date-nya. Setelah itu lakukan lagi proses Service Acceptance, yaitu dengan
klik tombol release dan save.

Terdapat Order yang perlu dibatalkan karena Order ini salah (dobel
dengan Order lain). Tetapi sudah dilakukan Goods Issue di bulan
September. Bagaimana melakukan Cancel Goods Issue? Sudah dicoba
tetapi muncul peringatan tidak dapat mengcancel Goods Issue di bulan
September.
Karena sudah dilakukan closing periode September 2013, maka tidak
memungkinkan dilakukan cancel Material Document di bulan September 2013.
Untuk itu, cancel Material Document ini dilakukan di bulan Oktober 2013. Setelah
itu, maka bisa dilihat Cost-nya. Jika sudah Nol maka Order bisa di-TECO di bulan
Oktober 2013 dengan deskripsinya BATAL.

Terdapat Order yang belum dilakukan Goods Issue. Padahal seharusnya

dilakukan Goods Issue (no. Reservasi 12530) pada tanggal 26 September
2013. Saat dilakukan Goods Issue dengan tanggal 26.09.2013 sudah tidak
bisa. Bagaimana hal ini diproses?

Karena sudah dilakukan closing periode September 2013, maka tidak

memungkinkan dilakukan Goods Issue di bulan September 2013. Karena hal ini akan
mengurangi stok gudang, maka Goods Issue harus tetap dilakukan namun di bulan
Oktober 2013.

Saat dlihat di MIGO (Display Material Document) terlihat posting date dari
mat doc 5000001131 dan 5000001132 adalah 31.10.2013. Padahal
seharusnya adalah 14.10.2013. Bagaimana cara mengubah posting period
pada Document ini?
Document tersebut adalah Document yang berasal dari Service Acceptance. Oleh
karena itu, perlu ke TCOde ML81N untuk mengubah posting date-nya.
Caranya adalah dengan menginputkan dokumen Service Entry Sheet-nya
(1000000252 & 1000000259). Kemudian klik tombol Change, lalu klik Revoke. Ubah
posting date-nya. Setelah itu lakukan lagi proses Service Acceptance, yaitu dengan
klik tombol release dan save.

Saat akan dilakukan Goods Issue, ditemukan adanya material 20000368

dengan deskripsi "SALAH DESKRIPSI"
Material 20000368 sudah tidak digunakan. Oleh karena itu, deskripsinya diubah
menjadi "SALAH DESKRIPSI".

Pada list reservasi (MB25), terdapat different quantity maksudnya apa?

Ketika melihat list reservasi (MB25) maka akan terlihat kolom requirement quantity
dan different quantity. Requirement quantity adalah jumlah material yang
dibutuhkan oleh user, sedangkan different quantity adalah perbedaan jumlah
material yang diminta dengan yang diberikan oleh logistik.
Jadi, jika different quantity sudah menjadi nol, maka permintaan untuk material
tersebut sudah dilayani oleh pihak logistik (sudah dilakukan Goods Issue)

Bagaimana delete reservation No. 11899?

Dapat dilakukan dengan menggunakan tcode MB22.

Tranport posting on live to live dari Balai Yasa Tegal ke KDK, bagaimana
caranya?
Dapat dilakukan dengan tcode MB21.

Bagaimana cara mencetak slip penerimaan barang dengan No. PO

5000000091 dan No. Material 5000000604?
Dapat dilakukan dengan tcode MB90.

Masih banyak Activity Type yang belum terdefinisi di BYLT, sehingga user
kesulitan pada waktu pengisian actual activity type di confirmation (I2)
Ditambahkan activity type untuk work center di BYLT. Untuk ini perlu dilaporkan ke
unit terkait supaya mengisi tariff activity type per work center menggunakan tcode
KP26.

Bagaimana jika material document tidak bisa di-print?

Diajarkan untuk selalu memberi tanda centang pada display output. Jika saat
transaksi masih belum diberi tanda centang, maka material document harus di
display terlebih dahulu

Bagaimana jika tidak bisa melakukan GI ke order?

Order sudah diclose oleh KE, sehingga harus dikoordinasikan dulu kepada KE,
apakah material yang belum diisue memang tidak diperlukan.

Apa perbedaan movement type 313 dan 315 untuk material doc.
4900019856 dan 4900019898
Perbedaanya adalah movement type 313 yaitu untuk membuat reservation
sedangkan 315 untuk pemasukan barang ke gudang.

Bagaimana jika tidak bisa men-settle No. order 10004269?

Tidak dapat dilakukan karena adanya pengisian periode bulan, yaitu diisi bulan 10
sehingga perlu diganti periode dengan bulan 11. Hal ini terjadi karena periode 10
sudah di closed
atau cost nya muncul di bulan 11, jadi harus di settle di bulan/period 11. Sistem
hanya melihat periode yang masih open jadi untuk bulan 10 yang sudah ditutup
tidak bisa lagi dibebani karena sudah closed

Bagaimana jika ingin melakukan Complete (Bussiness) pada Order tapi

tidak bisa?
Tidak bisa karena belum balance, settlement belum full sehingga perlu dilakukan
settlemen ulang. Setelah itu jika ingin melakukan complete bussiness buka t-code
IW32, masukkan no order, Klik Tab Order--> Function --> Complete --> Complete
(Bussiness).

Order belum di Good Issue tapi sudah di final confirmation No. order
20003729, 10006443 dan 10006444, bagaimana solusinya?
Perlu dilakukan pembatalan final confirmation (T-code IW45) lalu dilakukan Good
Issue (T-code MIGO) kemudian dilakukan Final Confirmation kembali (T-code IW41)

Bagaimana jika nilai dari transaksi tidak muncul di form GR/GI?

Untuk form GR atau GI nilai dari transaksi tidak ditampilkan, kecuali untuk form
transaksi dari Plant Live ke Non Live

Bagaimana solusinya jika tidak dapat melakukan GI to Order?

Order sebagian sudah di TECO atau sudah di klik final issue. Diminta melakukan
koordinasi dengan bagian terkait, apakah material memang sudah tidak perlu
dikeluarkan.

Bagaimana jika PO STO tidak dapat di-GI?

PO STO belum disave, baru di hold saja. Untuk itu dilakukan transaksi ME22N, pilih
nomor PO, lalu save.

Bagaimana jika tidak bisa membuat PR dimana barang pengadaan

ditujukan ke C031?
Setelah dilakukan pengecekan, ternyata NPD ACC yang akan digunakan adalah NPD
ACC dengan Bisnis Area C030, sedangkan material akan ditujukan ke C031.
Solusi yang dapat dilakukan ada 2:
- Merubah bisnis area di NPD ACC
- Penerimaan barang dilakukan di C030, kemudian dilakukan pengalihan, namun
untuk ini MA yang akan dibebankan kepada material saat pengalihan adalah MA di
C030
- Membuat Transfer Sloc di C030 untuk menampung barang kemudian dilakukan
pengalihan ke C031, hal ini untuk menghindari MA material menggunakan MA C030
(Sloc selalu kosong di awal). Untuk solusi ini sudah disampaikan bahwa konsultan
tidak dapat melakukan perubahan konfigurasi, kecuali ada CR yang sudah di
approve

Bagaimana cara menghapus item di PR?

Masuk ME52N, pilih line item yang akan dihapus, klik delete.

Confirmation pada barang Fasilitas saat mengisi Activity Type perlu diisi
apa? Dan untuk barang Refur bagaimana?
Confirmation (IW41) pada fasilitas barang fasilitas untuk beban upah pada Activity
Type bisa dipilih/diisi ZFSLT sedangkan untuk overhead perawatan barang fasilitas
bisa dipilih/ diisi ZOFSL sedangkan untuk barang refur Tab Activity Type tidak perlu
diisi/ dikosongkan saja.

Bagaimana jika tidak dapat melakukan pencetakan dokumen PO STO?

Untuk pencetakan dokumen PO STO dilakukan dengan ME9F, kemudian diberikan

penjelasan mengenai alur transfer posting

Jika jurnal pajak tetap diinput di miro tetapi pembayarannya tetap ke

kantor pajak, bukan ke vendor bersangkutan, bagaimana?
tetap menggunakan taxcode V1 tetapi dibalance dengan with holding tax VJ

Terdapat pembelian beberapa material yang sudah dilakukan Goods

Receipt, dan sebagian material sudah digunakan untuk kegiatan
perbaikan/pemeliharaan. Tetapi ternyata, terdapat kesalahan input
material di PR-nya untuk 1 jenis material. Material yang salah ini belum
dilakukan Goods Issue. Bagaimana cara memperbaiki kesalahan ini?
Apakah Goods Receipt pembelian material-material ini harus dibatalkan
semua? mengingat sudah ada Goods Issue untuk sebagian material.
Lakukan pembatalan Material Document, tetapi hanya centang untuk material yang
keliru. Kemudian lakukan penghapusan/delete item yang mengandung material tsb
pada Purchase Order, RFQ, dan PR. Selanjutnya, masukkan material yang
seharusnya dalam PR yang sama. Lakukan RFQ hanya untuk material tsb. Kemudian
ubah PO, hanya untuk item material tsb. Lalu lakukan Goods Receipt PO tsb.

Terdapat error warning saat membuat PR untuk jangka waktu 3 bulan

(november 2013 - januari 2014). Error warningnya adalah "deliv. date
outside period covered by factory calender ID". Bagaimana mengatasi hal
ini?
Perlu dilakukan pengupdate-an valid to pada Tcode SCAL yang hanya bisa dilakukan
oleh Basis. Tetapi di luar SAP, wewenang tersebut dipegang oleh EMCI yaitu pak
Didik (karena terkait dgn penentuan caledar perusahaan, public holiday, dsb).
Menurut beliau, biasanya update dilakukan tiap akhir tahun. Namun, untuk 2014
bisa dilakukan hari ini (15/11/2013).