2012

Proses Pelayanan Pasien SIMRS

RS Mekar Sari
Bekasi
Ver.1.0

SIMBOL VISIO
Simbol

Keterangan
Merupakan simbol proses

Merupakan simbol dokumen

Merupakan simbol untuk penyimpanan data

Merupakan simbol untuk proses yang dilakukan secara

manual

Merupakan simbol decision atau pengambilan keputusan

Merupakan simbol arah aliran dokumen

Merupakan simbol penyimpanan bentuk dokumen

Merupakan simbol untuk display data di layar

Merupakan simbol direct data

Merupakan simbol input dari dari form manual ke sistem

DAFTAR ISI
1.1.

Gudang Farmasi ...................................................................................................................... 3

1.1.1.

Pengguna ............................................................................................................................ 3

1.1.2.

Proses Bisnis ........................................................................................................................ 3

1.1.2.1.

Pembelian Barang ke Supplier ........................................................................................ 3

1.1.2.2.

Penerimaan Barang dari Supplier................................................................................... 5

1.1.2.3.

Pembayaran ke Supplier ................................................................................................. 7

1.1.2.4.

Memesan dan Menerima Barang dari/Ke Gudang Farmasi .......................................... 9

PENUNJANG NON MEDIS

1.1. Gudang Farmasi
Gudang Farmasi merupakan Instalasi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai
berikut;
1.

Pengelolaan barang farmasi

2.

Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan
sesuai dengan aturan ke farmasian

3.

Penyimpanan adalah kegiatan pengamanan terhadap obat-obatan yang diterima agar

aman (tidak hilang) terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap
terjamin

4.

Pendistribusian adalah kegiatan penyaluran perbekalan farmasi di rumah sakit untuk

pelayanan ke pasien atau untuk penunjang pelayanan medis

5.

Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan

farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang
berkepentingan

6.

Evaluasi adalah kegiatan evaluasi secara periodic terhadap mutu pelayanan farmasi
meliputi konsep, kebutuhan, proses dan hasil yang diharapkan demi menunjang mutu
pelayanan

1.1.1. Pengguna
Pengguna
Petugas Gudang Farmasi

Tugas dan Tanggung Jawab

Orang atau seseorang yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab di unit kerja Gudang Farmasi

1.1.2. Proses Bisnis

1.1.2.1. Pembelian Barang ke Supplier
1.

Farmasi cek obat setiap hari, untuk obat yang kosong ditulis di buku defacta

2.

Ka.Sie mengecek barang ada persediaan atau tidak

3.

Jika tidak ada, ka.sie membuat SP (Surat Pesanan)

4.

Surat Pesanan rangkap 3 : Putih = Supplier

Merah = Pembukuan
Kuning = Farmasi

5.

Surat Pesanan harus di verifikasi oleh Ka.Bag Penunjang Medis dan Ka.Sub.Bag SPI; Jika
tidak disetujui maka surat pesanan dikembalikan ke gudang farmasi

6.

Ka.Sie atau asisten telephone Supplier untuk memesan barang dan memberikan Surat
pesanan yang sudah disetujui oleh Ka.Bag Penunjang Medis dan Ka.Sub.Bag SPI

Pembelian Barang ke Supplier

Gudang Farmasi

Ka.Bag Penunjang
Ka.Sub.Bag SPI
Medis

Kepala Seksi (Ka.Sie)

Mulai

Cek Stok
Barang

Malakukan
Pengecekan
Barang
Tidak
Stok
barang

Barang
Tidak Ada

Barang
Ada

Melakukan
Verifikasi
Surat
Pesanan

tidak

Disetujui ?

Tidak

1
Tidak
Melakukan
Pemesanan
Penambahan
Barang

Ya

Disetujui ?

Membuat
Surat
Pesanan
(SP)

Habis

Buku Defacta

Melakukan
Verifikasi
Surat
Pesanan

Surat
Pesanan

3 rangkap ; kuning
(apotik); merah
(pembukuan); putih
(PBF /Supplier)
Dilakukan
Pemesanan
Ke Supplier
Surat
Pesanan

Pengembalian
Surat
Pesanan ke
Gudang
Farmasi

SP (Surat
Pesanan)

ya

Diberikan
Surat
Pesanan
(SP) kepada
Supplier

SP warna
Putih

Selesai

Gambar Pembelian Barang ke Supplier

1.1.2.2. Penerimaan Barang dari Supplier

1.

Barang datang dan kemudian di cek Surat Pesanan dan faktur di verifikasi apakah sesuai
pesanan

2.

Kemudian faktur lembar pertama (putih) dipegang oleh Supplier, sisanya ditinggal di
farmasi

3.

Setelah di cek kebenarannya, jumlah persediaan yang masuk di tulis di kartu stok, dan
barang disimpan di gudang

4.

Copy faktur dari Supplier di input ke komputer, print out nya yaitu bukti penerimaan
barang

5.

Copy faktur, Surat Pesanan lembar ke 2 (merah), dan bukti penerimaan barang dibawa
ke SPI untuk di verifikasi

Penerimaan Barang dari Supplier

Supplier

Gudang Farmasi
Faktur &
Surat
Pesanan

Mulai
Barang

Mengirim
Barang ke
Gudang
Farmasi

Barang
Faktur &
Surat
Pesanan

Tidak

SPI

Terima
Barang,Faktur,
SP Dari
Supplier

Verifikasi
Penerimaan
Barang
berdasarkan SP
(Surat Pesanan)
dan Faktur

Barang
Sesuai
Pesanan ?
Ya
Acc SP dan
Faktur

Penyimpanan
Barang

Barang

Update
kartu Stok

Kartu Stok

Input Copy
Faktur

Cetak Bukti
Penerimaan
Barang

Copy Faktur,
SP & Bukti
Penerimaan
dikirim ke SPI

Gambar Penerimaan Barang dari Supplier

Terima SP,
Copy Faktur
dan Bukti
Penerimaan

Melakukan
Verifikasi

Selesai

Bukti
Penerimaan, SP
& Copy Faktur

1.1.2.3. Pembayaran ke Supplier

1.

Copy faktur, Surat Pesanan lembar ke 2 (merah), dan bukti penerimaan barang dibawa
oleh Gudang Farmasi ke SPI untuk di verifikasi; jika tidak sesuai maka Copy faktur, Surat
Pesanan lembar ke 2 (merah), dan bukti penerimaan barang dikembalikan ke gudang
farmasi

2.

Faktur yang sudah diverifikasi diberikan ke bagian Akuntansi

3.

Bagian Akuntansi melakukan tukar faktur

4.

Bagian Akuntansi membuat rekapan rencana pembayaran hutang obat dan diberikan ke
kasir rawat inap

5.

Kasir rawat inap membuat rekapan pembayaran yang diberikan kepada Ka.Bag Keuangan
untuk diverifikasi; jika tidak sesuai maka rekapan pembayaran dikembalikan ke kasir
rawat inap

6.

Kasir rawat inap melakukan pembayaran dengan 2 cara pembayaran, tunai : supplier
menerima pembayaran ; giro :

diserahkan ke pengawas untuk diverifikasi untuk

kemudian dilakukan pembayaran ke supplier

Pembayaran ke Supplier
Gudang Farmasi

Akuntansi
(Pembukuan)

SPI

Terima SP,
Copy Faktur dan
Bukti
Penerimaan

Mulai

Copy
Faktur, SP
dikirim ke
SPI

Bukti
Penerimaan,
SP & Copy
Faktur

Tidak

Memberikan
tanda terima
faktur

Pengembalian
Faktur,
SP,Bukti
Penerimaan
Barang Ke
Gudang
Farmasi

Membuat
Rekapan
Rencana
Pembayaran
Hutang Obat

Sesuai ?

Supplier

Rekapan
Rencana
Pembayaran
Hutang Obat

Membuat
Rekapan
Pembayaran

Rekapan
Pembayaran

Rekapan
Pembayaran

Verifikasi
Rekap
Pembayar
an

Ya
Kirim Copy
Faktur,
ke Akuntansi
(Pembukuan)

Kabag.
Keuangan

Menerima
Copy
Faktur Copy Faktur

Tukar
Faktur

Melakukan
Verifikasi

Sub.Bag
Keuangan

Kasir

Rekapan Rencana
Pembayaran
Hutang Obat

Pengembalian
Rekapan
Pembayaran

Tidak

Sesuai ?

Ya

Rekapan
Pembayaran

Rekapan
Pembayaran
Selesai

Penerimaan
Giro

Melakukan
Pembayaran
Terima
Pembayaran

Giro

Giro

Jenis
Pembayaran

Tunai

Acc Giro

Uang

Pembayaran
Ke Supplier
Selesai

Gambar Pembayaran Ke Supplier

Giro

1.1.2.4. Memesan dan Menerima Barang dari/Ke Gudang Farmasi

1.

Ruangan melakukan pengecekan stok barang medis dan obat di kartu stok

2.

Ruangan melakukan permintaan barang medis dan obat dengan mengisi Formulir
Permintaan Barang

3.

Formulir permintaan barang disetujui oleh Ka.Ruangan/Ka.Sie

4.

Formulir permintaan barang yang sudah disetujui Ka.Ruangan/Ka.Sie diberikan ke

gudang farmasi

5.

Gudang farmasi melakukan pengecekan ketersediaan barang; jika barang yang dipesan
tidak tersedia maka gudang farmasi melakukan pemesanan barang ke supplier

6.

Gudang farmasi melakukan verifikasi ke Ka.Gudang farmasi sebelum melakukan

pengiriman barang ke ruangan pemesan; jika tidak disetujui maka Formulir permintaan
barang dikembalikan ke ruangan pemesan

7.

Gudang farmasi melakukan pengiriman barang ke ruangan pemesan beserta Formulir

permintaan barang

8.

Ruangan menerima barang dari gudang farmasi

9.

Ruangan melakukan verifikasi penerimaan barang; jika barang yang diterima tidak sesuai
dengan pesanan maka akan diberikan info ke gudang farmasi

10. Jika barang yang diterima sesuai pesanan maka Ruangan akan melakukan paraf di
Formulir permintaan barang dan menyimpan barang serta mengupdate kartu stok
11. Gudang farmasi menerima Formulir permintaan barang yang sudah di paraf oleh
Ruangan

10

Memesan & Menerima Barang dari/Ke Gudang Farmasi

Ruangan

Gudang Farmasi

Mulai

Cek Kartu
Stok Barang
Medis & Obat

Penerimaan
Formulir
Permintaan
Barang

Kartu stok

Formulir
Permintaan
Barang

Melakukan
Permintaan
Barang
Medis / Obat
Barang
Ada

Mengisi
Formulir
Permintaan
Barang
Formulir
Permintaan
Barang

Acc Kepala
Gudang
Farmasi &
SPI

Acc
Ka.Ruangan
/Ka.Sie

Pengembalian
Formulir
Permintaan
Barang

Di Setujui
?

Tidak

Formulir
Permintaan
Barang

Barang

Cek Stok

Barang
Tidak Ada

Pemesanan
Barang Ke
Supplier

Ya

Pengiriman
Barang Ke
Ruangan &
Membawa Bon
Permintaan
Barang

Penerimaan
Barang Ke
Ruangan
Verifikasi
Barang Sesuai
dengan
Pemesanan

sesuai

Tidak

Ya
Penerimaan
Barang Ke
Ruangan
Paraf Penerima
Barang di Bon
Permintaan
Barang
Staff Gudang
Farmasi Membawa
Kembali Bon
Permintaan Barang
ke Gudang Farmasi
Penyimpanan
Barang &
Update Kartu
Stok

Update

Formulir
Permintaan
Barang

Kartu Stok

Selesai

Gambar Memesan dan Menerima Barang dari/Ke Gudang Farmasi