A.

ANALISA FORMULIR
Review dan revisi formulir berkesinambungan merupakan langkh
kritis dalam kontrol formulir. Analisis formulir harus dimulai dengan
pencarian fakta, suatu proses yang memberikan informasi komplit
mengenai formulir. Karena formulir (atau bagian-bagiannya) bisa menjadi
obsolete (tidak berlaku lagu, kuno) sebelum orang yang
mempersiapkanya tahu, maka penting sekali formulir di review secara
teratur,. Jangan review dilakukan hanya pada waktu formulir tersebut telah
habis atau ketika diminta untuk perubahan.
Beberapa di antara alasan yang dapat menuntut analisis adalah :
Adanya masalah opersional seperti backlogs (menumpuknya pekerjaan
yang harus diselesaikna), bottlenecks, keterlambatan penyelesaian
kerja yang tidak biasanya, pengulangan, atau banyak kesalahan;
Area-area yang disarankan oleh menajemen puncak untuk perbaikan
dan mempunyai potensi penghematan;
Dan saran-saran yang dibuat oleh staf operasional.
Alasan lain kenapa manajer informasi kesehatan memperhatikan
formulir yang digunakan di fasilitasnya adalah untuk mempersiapkan
komputerisasi, terutama pencitraan optis. Revisi menyeluruh formulir
kertas dan pengontrolan nomornya bisa menjadi proses yang berlangsung
bertahun-tahun dan sering merupakan langkah awal ke arah optimalisasi.
Proses analisis formulir bisa dibantu dengan menerbitkan kuesyener
(daftar pertanyaan) ke semua pengguna. Kuesyener formulir itu sendiri
merupakan suatu formulir yang berguna sebagai alat manajemen, yaitu
menyediakan referensi tertulis untuk menghubungkan informasi dari
berbagai bagian (terutama kalau lebih dari satu pengguna formulir atau
kalau terdapat bebrapa formulit yang saling berhubungan). Kuesyener bisa
diisi oleh pengguna, atau digunakan oleh analis formulir sebagai pedoman
melakukan interview. Perlu diingat, karena kuesyener itu merupakan
formulit, ia perlu pula direview secara berkala untuk memastikan agar
pertanyaan yang ada didalamnya berhubungan dengan persyaratan baru
atau metode baru dalam pengelolaan formulir.
Sebagai tambahan pada kuesyener, sumber-sumber berikut harus
diperiksa untuk mendapatkan informasi latar belakang yang berhubungan
dengan formuli :

Manual, peraturan, atau petunjuk yang menguraikan tanggung

jawab fungsional dan prosedur yang berhubungan dengan
formulir yang dipelajari.
File riwayat formulir dan file subjek/judul formulir.

Formulirterasi lengkap yang menunjukan bentuk-bentuk

kesalahan yang dibuat pada waktu mengisi formulir.
Organicational charts yang menunjukan hubungan-hubungan
dari departemen yang bertanggung jawab akan formulir dengan
departemen lain.

Konfirmasi fakta merupakan langkah kedua dalam analisis

formulir, disini fakta-fakta mengenai suatu formulir diringkaskan dan
disajikan kepada pengguna-pengguna untuk pemeriksaan dan verifikasi.
Misalnya, seorang pengguna mungkin menunjukan bahwa data tertentu
yang sedang dikumpulkan tidak digunakan lagi. Akan tetapi, pengguna
lain, atau orang yang mengisi formulir lebih awal, mungkin memerlukan
data tersebut.
Langkah berikutnya adalah menantang formulir dengan membuat
pengguna memikirkan keperluan dan biaya masing-masing item. Beberapa
pertanyaan yang perlu adalah; apakah formulir ini memang perlu, apakah
formulir ini memang melayani tujuan yang ditetapkan, adakah formulir
formulir lain di dalam sistem yang memiliki data yang berguna untuk
aspek lain dalam sistem, apa akibatnya kalau formulir itu tidak ada?
Kalau formulir diperlukan, sebuah flowchart formulir (Gambar 4)
bisa digunakan untuk menganalisa distribusi formulir dan/atau kopinya.
Apakah semua kopi diperlukan, apakah setiap kopi melayani tujuan yang
ditetapkan, apakah penerima setiap kopi memiliki kekuasaan untuk
bertindak sesuai dengan data yang muncul dalam kopi, dan memiliki
kekuasaan untuk bertindak sesuai dengan data yang muncul didalam kopi,
dan kalau kopi ini hanya untuk tujuan informasi, bukankah lebih murah
kalau penerima ini merujuk saja ke kopi permanen di arsip sentral?
Sebaliknya bisa saja kopi yang disediakan terlalu sedikit sehinga penerima
harus mengeluarkan biaya ekstra untuk memfotokopinya. Apakah formulir
dan semua kopinya itu diperlukan, apakah semua data diperlukan?
Sebagai tambahan pada keuntungan menyeluruh dari formulir dan
kopinya, isi formulir pun harus dianalisa. Apakah setiap item melayani
tujuannya yang telah ditetapkan, bagaimana kibatnya kalau data tertentu
dihilangkan, bisanya item ini dikurangi atau dihilangkan?
Analisa formulir juga mencakup review spesifikasi dan elemen
desain yang berhubungan dengan kertas, tinta, pelobangan, dsb. Sebuah
checklist disini memiliki nilai yang sangat tinggi. Setiap fasilitas asuhan
kesehatan hendaknya mengembngkan sendiri checklist mengenai
pertimbangan desain formulir standard, dengan jelas menuliskan
kebijaksanaan rumah skait tentan judul, kopi, pelobangan, dsb.

Jatang sekali sebuah formulir merupakan dokumen terpisah. Ia

hampir selalu merupakan satu diantara beberapa formulir yang saling
bergantung. Jadi, analisis item atau penataan data kembali mungkun tidak
menghasilkan pengurangan biaya sepenuhnya. Anaisis multiformulir atau
data frequency chart (Gambar 5) bisa membantu dalam menentukan
formulir mana yang harus digabungkan.
B. PEMBELIAN
Kontrol formulir bertujuan untuk memastikan desain formulir yang
benar untuk pengumpulan data yang perlu dengan efisiensi maksimum,
penghilangan formulir obsolete, penggabungan untuk meminimalkan
duplikasi usaha, dan meminimalkan biaya pencetakan. Syarat utama
kontrol formulir adalah aturan yang tidak bisa dilanggar dan dilindungi
oleh staf administrasi dan medis. Aturan-aturan ini harus mencakup caracara mengontrol sumber pemesanan dan pencetakan. Bagian pembelian
dan percetakan harus bekerja dengan prinsip yang sama yaiut bahwa tidak
ada satu pun formulir boleh dipesan, dipesan ulang, tau diubah tanpa
persetujun pimpinan komite formulir yang sesuai atau yang mewakilinya
(sering merupkan praktisi IK). Tanp kontrol yng ketat, bisa terjadi
kebingungan yang luas . fsilitas mungkin ingin memiliki formulir khusus
Permintaan untuk Formulir Baru atau Revisi (gambar 6) untuk memulai
analisis formulir yang perlu untuk menciptakan atau mengubah sebuah
formulir .
Untuk menyusun desain formulir, perlu diketahui jumlh formulir
yang akan dipesan, karena metoda reproduksi menentukan desain forulir.
Biasanya cukup dipesan formulir untuk keperluan 6-12 bulan,
tergantung pada diskon yang idapatkan dan ruangan penyimpanan yang
tersedia. Kalau formulir ini merupakan subjek yang berkemungkinan
menghadapi perubahan dalam waktu singkat, hendaknnya dipesan suplai
yang lebih sedikit, formulir standard garus digunakan untuk penyimpanan.
Jenis formulir tertentu memerlukan waktu yang lebih lama untuk
diproduksi. Hendaknya disedikan lead time (waktu antara pemesanan dan
pengiriman barang yang ...) lanjut ke hlaman 61