.

Aplikasi GKM di Rumah Sakit

Kebijakan GKM
Kebijakan pimpinan atas organisasi, diperlukan sebagai acuan atau petunjuk utama arah kegiatan
GKM. Perlu dibuat secara jelas dan cukup oleh manajemen atas, dapat mencakup :
1. Tujuan : meningkatkn mutu pelayanan yang sesuai dengan harapan pasien
2. sasaran :
Mengembangkan mutu
Mengurangi pemborosan
Kepuasan kerja karayawan dan sebagainya
Kebijakan :
1. Keanggotaan sukarela, bias keluar, masuk kembali, bebas memberikan saran positif
2. gugus tidak mengurusi hal-hal sebgai berikut :
Keluhan petugas
Masalah penggajian / upah
Masalah kesejahteraan
Masalah kepegawaian
Masalah akomodasi dan sebagainya
Langkah-langkah garis besar penerapan GKM diorganisasi pelayanan kesehatan, setelah Direktur
menetapkan perlunya GKM :
Menyebarluaskan informasi tentang GKM pada jajaran pimpinan, staf, tentang sejarah, filsafat,
ide dasar, tujuan, sasaran, manfaat GKM..
Membentuk steering comite ( panitia pengarah ) dilapiasan manajemen tingkat atas yang
bertanggung jawab langsung kepada Direktur.
Memilih dan menetapkan fasilitas yang akan bertanggung jawab atas jalannya GKM dan
melatihnya.
Membentuk GKM-GKM ditempat tugas pelayanan langsung kepeda pasien dibangsal-bangsal,
poliklinik, ruang perawatan, ruang operasi, ruang laboratorium, instalasi gizi dan sebagainya.
GKM yang terbentuk dari beberapa anggota 6-10 dipilih ketua gugus dan masing-masing
dilatih sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Setelah GKM terbentuk proses kegiatan dimulai
Penyajian, presentasi pada manajemen atas dalam forum pertemuan, atau pagelaran.
Monitoring dan evaluasi perkembangan GKM.
Proses Kegiatan GKM
Kegiatan Gugus adalah kegiatan yang dikerjakan sehari-hari ditempat kerja yang dikerjakan oleh
petugaas kesehatan. Dalam pelaksanaannya, mngkin timbul persoalan-persoalan yang sering
terjadi, menonjol dan merugikan sehingga perlu diatasi atau diperbaiki untuk meningkatkan mutu
pelayanan dan memberikan kepauasan kerja maupun pasien. Dalam upaya menyelesaikan
masalah dan memperbaiki mutu pelayanan tersebut, GKM dibekali dengan alat-alat statistic
kendali mutu, antara lain berkaitan :
Metode pemecahan masalah
Metode statistic

Banyak cara atau metode yang bias dipergunakan. Biasanya yang diperkenalkan oleh
Departemen Kesehatan adalah 8 ( delapan ) langkah pemecahan masalah dan 7 ( tujuh ) alat
statistik mutu yang secara rinci akan diterangkan dalam bab tersendiri. 8 ( delapan ) langkah
pemecahan masalah tersebut urutannya adalah :
1. Identifikasi dan menetapkan prioritas masalah
2. Analisis sebab-sebab yang mengakibatkan masalah
3. Menentukan sebab yang paling dominant ( sebab ) utama
4. Menentukan rencana perbaikan ( solusi )
5. Melaksanakan kegiatan perbaikan
6. Memeriksa hasil perbaikan dan menilai ( check dan evaluation )
7. Mencegah terulangnya lagi masalahdengan standarisasi
8. Merencanakan penyelesaian masalah berikutnya, dan seterusnya proses berulang-ulang
Langkah-langkah dalam siklus PDCA GKM, sebagai berikut :
J. Risalah Gugus Kendali Mutu
Langkah-langkah kegiatan gugus kendali mutu dapat dituangkan dalam suatu risalah yang
menceritakan proses yang terjadi dalam setiap langkah setelah PDCA sebagaimana dijabarkan
dalam 8 langkah pemecahan masalah. Sebagai contoh dapat dikemukakan sebagai berikut :
RISALAH GUGUS KENDALI MUTU ( TEMA )
Nama Instansi / Organisasi :
Nama Unit kerja / Bagian / UPF :
Nama Gugus :
PENDAHULUAN
1. Analisa Singkat Situasi Tempat Kerja
a. Organisasi
Visi, misi organisasi
Strukutur organisasi dan pejabat
Susunan pengurus GKM
b. Uraian tugas dan fungsi
2. Ketentuan Ketentuan
3. Kebijaksanaan umum
a. Definisi
b. Batasan-batasan
4. Rencana Kegiatan
Langkah 1 : Idendifikasi masalah / menentukan masalah
Anggota gugus bersama-sama menentukan masalah-masalah ditempat kerjanya, masingmasing mengeluarkan pendapat secara bebas dengan metode pemecahan masalah.
Menetapkan prioritas masalah yangs selanjutnya menjadi tema.
Langkah 2 : Analisis penyebab masalah

Setelah masalah prioritas diselesaikan ditetapkan, dianalisis sebab-sebab yang menyangkut atas
masalah tersebut dengan metode pemecahan masalah / analisis sebab masalah.
Langkah 3 :Mencari penyebab masalah yang menentukan ( penyebab utama )
Dicari penyebab-penyebab yang amat dominant yang berperan besar adanya masalah, dengan
metode statistic dan lain-lain.
Langkah 4 : Menyusun rencana perbaikan / perbaikan / perbaikan
Berdasarkan adanya penyebab utama yang mengakibatkaan masalah, dibuat rencana perbaikan,
sasaran dan targetnya, bila perlu engan alternative solusi pemecahan masalah ( alternativealternatif perbaikan ). Rencana perbaikan tersebut dapat mengacu pada pola 5 W + 1 H.
Persetujuan atasan. Setelah rencana perbaikan disusun, perlu dukungan manajemen atas,
mungkin ada petunjuk-petunjuk yang berkaitan dengan rencana perbaikan dan dukungan bagi
penyediaan sumber daya yang diperlukan dalam perbaikan yang direncanakan tersebut ( biaya ),
konsultan, peralatan dan sebagainya.
Langkah 5 : Melaksanakan kegiatan perbaikan / peningkatan
Pelaksanaan kegiatan perbaikan memperhatikan pola piker seperti telah dikemukakan dalam
langkah sebelumnya 5 W + 1 H
Semua kegiatan yang dilaksanakan dicatat dan didokumnetasikan dengan cermat, untuk
keperluan evaluasi yang akan dating
Dalam proses pelaksanaan kegiatan selalu dimonitoring dari segala aspek untung rugi, efek
samping, kemudahan, penyempurnaan-penyempurnaan yang diperlukan, peralatan-peralatan
yang diperlukan, waktu, pembiayaan, teknik-teknik metodologi, efisiensi, efektifitas, pedoman
teknis yang diperlukan dan sebagainya.
Hasil monitoring, catatan, dokumentasi-dokumentasi tersebut diperlukan supaya dapat dipakai
sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan perbaikan dan dapat sebagai bahan acuan bagi
petugas lain yang akan mengerjakan pekerjaan yang sama, bahan-bahan standarisasi.
Langkah 6 : Memeriksa ( Check ) dan menilai ( Evaluasi ) Hasil perbaikan
Data-data kegiatan perbaikan yang dilaksanakan pada langkah kelima atau dokumen-dokumen,
diperiksa dan diteliti. Baik data-data pelaksanaan sewaktu proses perbaikan berjalan ataupun
hasilnya dievaluasi, dianalisis apa keuntungannya dan kerugiannya, dan analisis SWOT, dan
kemungkinan terjadinya akibat sampingan lainnya sehubungan dengan adanya peraikan tersebut.
Langkah 7 : Standarisasi
Tindakan-tindakan perbaikan yang dilaksanakan, yang telah dianggapmenyelesikan masalah,
yang dikerjakan pada langkah kelima ditelaah sebaik-baiknya, disusun menjadi standar kegiatan
untuk menyelesaikan masalah yang sama bila terjadi lagi.
Standarisasi dapat pada proses atau persoalan perbaikan ( standar proses ) dan hasil produksi
( standar hasil ) maupun standarisasi sumber daya yang diperlukan maupun dukungan-dukungan
lain yang diperlukan mungkin dari manajemen atas atau diluar GKM.
Setelah standar disusun, perlu dikukuhkan oleh manajemen atas, setelah dipertahankan
kebenarannya didepan pertemuan bersama pemimpin dalam suatu presentase yang dihadiri

pimpinan dan yang terkait ( tenaga ahli atau profesionalisme )

Pengakuan keberhasilan standar ( baru ) ini, merupakan kebanggaan tersendiri bagi GKM.
Langkah 8 : Menetapkan rencana berikutnya
Seringkali masalah yang satu berkaitan dengan masalah yang lain.
Kalau tidak ada lagi masalah yang berkaitan dengan proses, GKM perlu identifikasi masalah
lain yang mungkin ada ditempat kerjanya dan mulai lagi dengan data-data awal.