Analisis Beban Kerja Metoda Ilyas (Workload Analysis)

Senin, 02 Mei 2011

Menghitung beban kerja unit organisasi yang padat karya merupakan suatu hal yang
penting tapi sekaligus juga sangat sulit. Banyak para manager personel maupun manager Unit
kesulitan ketika ditanya: Berapakah beban kerja personel untuk menghasilkan produk atau
jasa utama dan penunjang di unit saudara? Metoda ilmiah yang telah dikembangkan para
ahli seperti: Work Sampling dan Time and Motion Study sebenarnya dapat menghasilkan hasil
yang akurat. Masalahnya, pada metoda ini dibutuhkan tenaga ahli, pengamat yang banyak
dan waktu yang panjang. Hal ini membawa konsekwensi terhadap biaya dan biasanya harus
dilaksanakan oleh pihak lain seperti: kosultan dan lembaga riset. Pihak manajemen rumah
sakit akan kesulitan untuk melaksanakan metoda ini sendiri karena kesulitan instrumen dan
pelaksanaan penelitiannya sendiri. Disamping itu, adanya kemungkinan bias karena faktor
personel menghitung beban kerja sendiri. Pada metoda daily log yang mencatat dan
menghitung beban kerja sendiri sangat diragukan akurasinya sehingga dari aspek validitas
dan reabilitas sulit dipakai sebagai ruujukan beban kerja pegawai.
Untuk menjawab pertanyaan ini Metoda Ilyas memberikan alternatif solusi yang akurat
dan mudah diterapkan. Metoda ini dapat menghitung beban kerja personel dengan cepat
dengan tingkat akurasi yang tinggi sehingga menghasilkan informasi yang dapat dipercaya
untuk pengambilan keputusan manajemen.
Metoda Ilyas memberikan solusi terbaik untuk menghitung kebutuhan personel
organisasi dengan mudah, murah, cepat dan tepat. Secara ilmiah hasil perhitungan kebutuhan
personel dengan Metoda Ilyas memiliki tingkat validitas dan reabilitas yang tinggi dan telah
diuji coba baik oleh sejumlah institusi dengan hasil yang dapat dipercaya oleh manajemen
organisasi. Disamping itu, Metoda Ilyas juga telah digunakan oleh sejumlah mahasiswa
Pascasarjana Ilmu Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia sebagai metoda menghitung
SDM dalam Tesis mereka untuk meraih gelar Master Ilmu Kesehatan Masyarakat dan Master
Administrasi Rumah Sakit.

Apakah Dasar Pemikiran Metoda Ilyas?

Menghitung kebutuhan SDM pada dasarnya adalah mengetahui secara benar beban
kerja setiap unit atau setiap personel di organisasi. Untuk mengetahui beban kerja di setiap
unit organisasi dibutuhkan sejumlah data dan informasi yang akurat yang berasal dari pelaku
ahli atau kompeten di organisasi itu sendiri. Informasi yang didapatkan dari pelaku ahli yang
telah melakukan transaksi bisnis ribuan kali akan dapat memberikan informasi dengan akurat
waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan setiap unit produk atau jasa. Metoda Ilyas
menggunakan pendekatan demand. Artinya, metoda ini menghitung beban kerja yang harus
dikerjakan atas dasar permintaan untuk menghasilkan unit produk atau jasa per waktu yang
dibutuhkan. Dengan demikian, beban kerja tergantung juga volume transaksi bisnis yang
harus dilakukan oleh setiap tenaga kerja atau unit organisasi.

Sebagai contoh: seorang perawat rumah sakit mempunyai sejumlah transaksi bisnis
memandikan pasien setiap hari 2 kali sebanyak 10 orang dan membutuhkan waktu 20 menit
untuk sekali kegiatan. Dengan demikian beban kerja memandikan pasien = 2 x 20 menit x10
orang = 400 menit/hari.

Apakah komponen metoda Ilyas?

Untuk menghitung beban kerja personel organisasi dibutuhkan informasi yang akurat
tentang hal berikut:
a. Kejelasan transaksi bisnis utama atau penunjang setiap personel dan unit organisasi.
b. Kejelasan waktu yang dibutuhkan untuk setiap transaksi bisnis utama atau penunjang
c. Jenis dan jumlah transaksi bisnis per hari, per minggu, per bulan atau per tahun
d. Jumlah jam kerja efektif (produktif) per hari pada organisasi
e. Jumlah hari kerja efektif dalam setahun organisasi

Untuk memudahkan menghitung beban kerja; sebaiknya dibuat matrix beban kerja unit
yang memasukkan semua jenis kegiatan yang dilakukan unit RS untuk menghasilkan produk
atau jasa unit. Dengan merinci setiap transaksi bisnis pada unit RS maka akan dihasilkan
beban kerja perhari dalam satuan waktu menit atau jam dar unit tersebut. Bila pekerjaan

bersifat mingguan maka beban kerja per hari dibagi hari kerja RS. Sebagai contoh: rapat
mingguan unit selama 2 jam ( 120 menit) per minggu, maka beban harian rapat tersebut
adalah 120 menit : 5 hari per minggu = 24 menit/hari. Demikian juga, bila pekerjaan bersifat
bulanan maka beban kerja harian tersebut dibagi dengan 22 hari kerja per bulan. Sebagai
contoh: rapat bulanan 3 jam (180 menit), maka beban harian adalah 180 menit : 22 hari =
8,18 menit/hari.

Matrix Transaksi Bisnis Unit Keperawatan RS

No

Transaksi bisnis

Waktu

Volume

Beban

Transaksi

Transaksi kerja/hari

Membuat Resume asuhan keperwatan

10 mnt

20 pasien 200 mnt

Menyuluh pasien

15 mnt

10 pasien 150 mnt

Memandikan pasien

20 mnt

20 pasien 400 mnt

Memberikan obat pada pasien

2 mnt

20 pasien 40 mnt

Mendampingi Visite dokter

10 mnt

20 pasien 200 mnt

dll

--

--

--

Bagaimana formula hitung beban kerja metoda Ilyas?

Formula dapat bekerja dengan baik dengan syarat Manager atau penanggung jawab
pekerjaan dapat menentukan dengan akurat jenis, jumlah dan waktu transaksi bisnis dan tidak
terjadi duplikasi kegiatan. Manager dapat menghitung beban kerja setiap unit perhari dalam
satuan waktu menit atau jam per hari kerja. Dengan mengetahui komponen tersebut dapat
dkembangkan formula menghitung SDM per hari sebagai berikut:

Beban kerja /hari = B.K i-j = J T x W.T

B.K i-j = Jenis Beban Kerja
J.T. = Jumlah Transaksi per hari
W.T.= Waktu( menit atau jam) untuk setiap jenis Transaksi

Menghitung Kebutuhan SDM Berdasarkan Beban Kerja (Work Load)

Formula Ilyas

Senin, 02 Mei 2011

Formula hitung kebutuhan SDM unit dapat bekerja dengan baik dengan syarat Manager
atau penanggung jawab pekerjaan dapat menentukan dengan akurat jenis, jumlah dan waktu
transaksi bisnis dan tidak terjadi duplikasi kegiatan. Manager dapat menghitung beban kerja
setiap unit perhari dalam satuan waktu menit atau jam per hari kerja. Dengan mengetahui
komponen tersebut dapat dkembangkan formula menghitung SDM per hari sebagai berikut
SDM/hari = {(B.K i-j = J T x W.T) :JKE }.
B.K i-j = Jenis Beban Kerja
J.T. = Jumlah Transaksi per hari
W.T.= Waktu( menit atau jam) yang dibutuhkan untuk setiap jenis
Transaksi
J.K.E = Jam kerja efektif SDM per hari
Jumlah hari kerja per tahun = (255 hari/tahun atau 273 hari/tahun
atau 289 hari/tahun atau 237hari/tahun)
Keterangan:
(365 (12 hari libur nasional 12 hari libur cuti tahunan) x 3/4 = 255 hari)
(365 (12 hari libur nasional 12 hari libur cuti tahunan) x 4/5 = 273 hari)
(365 (52 hari libur Minggu + 12 hari libur nasional + 12 hari libur cuti tahunan) =
289 hari)

 (365 (104 hari libur Saptu & Minggu + 12 hari libur nasional + 12 hari libur cuti
tahunan) = 237 hari)
Kebutuhan Total SDM/tahun akan dihitung dengan memperhatikan hari kerja efektif
pertahun dan diperlukannnya tenaga cadangan pada pola kerja yang menggunakan tiga shift
kelompok kerja seperti: Perawat. Sebagai contoh: andaikan beban kerja unit keperawatan per
hari adalah 10.500 menit dan waktu kerja efektif per hari adalah 6 jam (360 menit) dan hari
kerja efektif perawat selama satu tahun adalah 255 hari. Oleh karena rumah sakit harus
berkerja selama 365 hari dalam setahun, maka perlu juga menghitung kebutuhan sdm yang
harus berkerja pada 110 hari kerja lainnya. Berapa jumlah perawat yang dibutuhkan oleh unit
keperawatan?
Perawat/hari = Beban kerja : Waktu kerja efektif/hari
Perawat/hari = 10500 menit : 360 menit/hari = 29,17 orang
Perawat/hari berkerja pada hari libur = 29,17 x 110/255 = 12,58
Total kebutuhan Perawat/hari = 29,17 + 12,58 = 41,75 orang
( dibulatkan 42 orang)

PEDOMAN SOFTWARE HITUNG SDM METODA ILYAS.

Yaslis Ilyas[1]

1. Kenapa Sofware ini dibutuhkan?

Menghitug kebutuhan SDM organisasi yang padat karya merupakan suatu hal yang penting
tapi sekaligus juga sangat sulit. Banyak para manager SDM maupun manager Divisi, Bagian
dan Unit kesulitan ketika ditanya: Berapakah jumlah SDM yang dibutuhkan untuk
menghasilkan target produk atau jasa di unit saudara?. Untuk menjawab pertanyaan ini
Metoda Ilyas memberikan alternatif solusi yang tepat, akurat dan mudah diterapkan. Metoda
ini dapat menghitung kebutuhan SDM dengan cepat dengan tingkat akurasi yang tinggi
sehingga menghasilkan informasi yang dapat dipercaya untuk pengambilan keputusan
manajemen.
2. Apakah dasar pemikiran menghitung SDM?

Dasar pemikiran penghitungan SDM adalah kemampuan seorang manajer menghitung

dengan tepat beban kerja organisasi untuk mencapai target ditentukan. Ada beberapa metoda
imiah yang telah dikembangkan para ahli seperti: Work Sampling, Time and Motion Study
dan Daily Log tetapi semua metoda mempunyai kelemahan karena tidak mampu memberikan
informasi secara cepat, akurat, murah dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan
manajemen. Metoda Work Sampling dan Time and Motion Study secara ilmiah bagus dan
validitas dan reabilitasnya baik, tetapi kompleks, mahal dan perlu waktu yang lama. Adapun,
Daily Log dari aspek validitas dan reabilitas sulit diterima karena tingkat biasnya tinggi.
3. Adakah Opsi lain menghitung SDM?
Metoda Ilyas memberikan solusi terbaik untuk menghitung kebutuhan SDM organisasi
dengan mudah, murah, cepat dan tepat. Secara ilmiah hasil perhitungan kebutuhan SDM
dengan Metoda Ilyas memiliki tingkat validitas dan reabilitas yang tinggi dan telah diuji coba
baik oleh sejumlah institusi dengan hasil yang dapat dipercaya oleh manajemen organisasi.
Disamping itu, Metoda Ilyas juga digunakan oleh sejumlah mahasiswa Pascasarjana Ilmu
Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia sebagai metoda menghitung SDM dalam Tesis
mereka untuk meraih gelar Master Ilmu Kesehatan Masyarakat dan Master Administrasi
Rumah Sakit.
4. Apakah Dasar Pemikiran Metoda Ilyas?
Kebutuhan SDM dasarnya adalah mengetahui secara benar beban kerja setiap unit atau setiap
SDM di organisasi. Untuk mengetahui beban kerja organisasi dibutuhkan sejumlah data dan
informasi yang akurat yang berasal dari personel ahli atau kompeten di organisasi itu sendiri
yang telah melakukan transaksi bisnis ribuan kali sehingga dengan tepat dapat mengetahui
jenis, jumlah dan waktu kerja yang dibutuhkan. Sebagai contoh: seorang ahli teknologi
informasi mempunyai sejumlah transaksi bisnis setiap hari seperti: membuat program selama
2,5 jam per hari dan membutuhkan waktu 45 menit menangani setiap komplain konsumen
dan sejumlah transaksi bisnis lainnya. Dengan diketahui jeni, jumla dan waktu transaksi maka
akan diketahui bebean kerja per hari.
5. Apakah komponen Metoda Ilyas?
Untuk menghitung kebutuhan SDM organisasi dibutuhkan informasi yang akurat tentang hal
berikut:
a. Kejelasan transaksi bisnis setiap SDM
b. Kejelasan waktu yang dibutuhkan untuk setiap transaksi bisnis SDM
c. Jenis dan jumlah transaksi bisnis per hari, per minggu, per bulan atau per tahun
d. Jumlah jam kerja efektif per hari setiap SDM di organisasi
e. Jumlah hari kerja efektif dalam setahun organisasi
6. Bagaimana Formula Hitung SDM Metoda Ilyas?

Formula dapat bekerja dengan baik dengan syarat Manager dapat menentukan dengan akurat
jenis, jumlah dan waktu transaksi bisnis dan tidak terjadi duplikasi kegiatan. Manager dapat
menghitung beban kerja setiap SDM perhari dalam satuan waktu menit atau jam per hari
kerja. Dengan mengetahui komponen tersbut dapat dkembangkan formula menghitung SDM
per hari sebagai berikut:
Kebutuhan SDM/hari = {(B.K i-j = J T x W.T) :JKE }.
B.K i-j = Jenis Beban Kerja
J.T. = Jumlah Transaksi per hari
W.T.= Waktu yang dibutuhkan untuk setiap jenis Transaksi
J.K.E = Jam kerja efektif SDM per hari
Kebutuhan Total SDM/tahun akan dihitung dengan memperhatikan hari kerja efektif pertahun
dan diperlukannnya tenaga cadangan pada pola kerja yang menggunakan tiga shift kelompok
kerja seperti Satpam, Perawat dan Kasir Rumah sakit.
Contoh perhitungan tenaga perawat: (Contoh: 2 kegiatan)
B.K i-j = T. T x V.T.
Ket: B.K i-j = Beban Kerja memandikan pasien & penyuluhan pasien
T.T. i-j = memandikan pasien = 20 & penyuluhan pasien = 15
V.T. i-j = Volume Transaction = 10 pasien
B.K i-j = (20 x2x 10)+(15 x 10) = 550 menit
Tenaga Perawat Yang Dibutuhkan
Tenaga/hr = Beban kerja : Wkt kerja/hr
Tenaga/hr = 3500 menit : 420/hari = 8,3
Tenaga (hr kerja efektif 273)= (8,3)+(92/2738,3)= 11 + 4 (cadangan)= 15 orang
Tenaga (hr kerja efektif 255)= (8,3)+(110/2558,3)= 12+4 (cadangan)= 16 orang
Dengan demikian, kunci utama menghitung tenaga adalah kemampuan identifikasi jenisjenis, jumlah transaksi bisnis, waktu transaksi dan jam kerja produktif pegawai.
Untuk jelasnya dapat dibaca pada petunjuk teknis penggunaan Software Hitung SDM
Metoda Ilyas, dengan mengikuti Lokakarya , silahkan lihat kategori training. Terima kasih.
[1] DR.Yaslis Ilyas, DRG. MPH adalah Direktur Yaslis Institute lembaga Training,
Workshop, Consultant & Research Human Resource, Health, Hospital, Insurance

Management Telp (021)7863478 & Fax (021)7864974 ; HP 081 116 749, email: yaslis_ilyas@yahoo.com ; yaslis@ui.edu Blog : yaslis-Institute.co,cc