STANDAR PELAPORAN

Pelaporan dalam pelaksanaan kegiatan Perencanaan merupakan

hasil atau produk yang nantinya akan digunakan sebagai dasar
kegiatan lainnya. Untuk itu penting adanya standar penulisan dan
format penyusunan pelaporan yang akan digunakan sebagai acuan
dalam penyusunan pelaporan nantinya.
Dalam panduan pelaporan ini hanya sebagai acuan dasar.
Pengawas Lapangan dan Direksi Pekerjaan
dan Konsultan
mempunyai peran besar dalam proses penyusunan materi dan
kesempurnaan Pelaporan.
Dalam Kegiatan Perencanaan beberapa Laporan yang umum
disyaratkan dalam Kerangka Acuan Kerja antara lain :

Laporan Pendahuluan
Laporan Rencana Mutu Kontrak
Laporan Bulanan
Laporan Nota Desain
Laporan Pertengahan/Sytem Planning
Konsep (Draft) Laporan Akhir
Laporan Akhir
Laporan Ringkas
Laporan Penunjang (Hidrologi, Topografi, Geologi, Sosial
Ekonomi dll)
Dokumentasi Kegiatan (gambar diam (foto) dan gambar
gerak (vidio)
Album Gambar Desain
Leaflet

Sedangkan untuk pelaporan lainnya hendaknya disesuaikan dan

diasitensikan kepada Pengawas Lapangan dan Koordinator
Lapangan/Direksi mengenai format dan standar penyusunannya.

Berikut beberapa Syarat Umum Pelaporan :

Setiap laporan yang disusun menggunakan ukuran kertas A4

80 g/m, khusus untuk penggambaran jadwal pelaksanaan
pekerjaan, lampiran peta-peta menggunakan kertas A3,
khusus gambar berwarna.

Penulisan dalam Laporan menggunakan jenis huruf Times New

Roman/ Arial/ Tahoma dengan ukuran huruf 12.

Sampul Laporan (Cover) semua di print asli, untuk laporan

penggadaan (copy), pada sampul Laporan ditambahkan tulisan
Copy di bagian depan Cover.

Sampul Laporan (Cover) semua Laporan di lapisi plastik

(Laminating/Pres) kemudian dijilid, apabila tebal Laporan lebih
dari 1,5 cm bagian punggung laporan ditulis Judul Laporan dan
Pekerjaan.

Setiap pergamtian BAB atau Lampiran disisipkan pembatas

halaman (Halaman Halat) dengan menggunakan kertas
berwarna.

Untuk Judul BAB menggunakan ukuran huruf 16 dengan huruf

besar (capital) yang ditebalkan (bold)

Untuk Header and Footer :

- Header berisikan tulisan Nama Laporan dan Judul Pekerjaan
- Footer hanya berisikan Halaman Laporan

Ukuran Margin :
- Top
: 3 cm
- Bottom :
2 cm
- Left
: 3 cm
- Right : 2 cm

Penggunaan warna sampul dan warna tulisan pada sampul

diserahkan sepenuhnya kepada Penyedia Jasa.

LOGO

DINAS PEKERJAAN UMUM

PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

PROVIN
BIDANG SUMBER DAYA AIR
SI Alamat : Jl. Tengkawang No.1, Lt. I, Tlp./Fax. (0541) 276242 Samarinda 75127, Kalimantan Timur

JUDUL LAPORAN

FOTO KEGIATAN
Catatan : Foto Kegiatan Yang Boleh
Ditampilkan Hanya
Foto/Dokumentasi Terkait Dengan
Kegiatan Yang Dilakukan

PAKET PEKERJAAN :
NAMA PAKET

Nomor Kontrak
Tanggal
Tahun
Anggaran
Nama Perusahaan (Termasuk Logo Perusahaan)
3

Alamat Kantor
Berikut beberapa Syarat KhususPelaporan :
Pada penyusunan pelaporan berikut hal-hal yang harus ada dalam
menyusun laporan, yaitu :
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Kata Pengantar yang ditandatangani Tim Leader

Daftar Isi
Daftar tabel (Jika Ada)
Daftar Gambar (Jika Ada)
BAB Penutup yang berisi Kesimpulan, Saran/Masukan.
Apabila Tebal Laporan lebih dari 1,5 cm, punggung laporan
harus

diberi

Judul

kegiatan/Pekerjaan

dan

Nama

Laporan
Sedangkan untuk susunan Bab disesuaikan dengan jenis masingmasing laporan.
Pada Laporan Pendahuluan, Laporan Pertengahan/System Planning
dan Konsep Laporan Akhir ditambahkan Lampiran tersendiri
mengenai

kegiatan Presentasi

yang dilengkapi

pula

dengan

Notulen Rapat/Presentasi sebelumnya dan Dokumentasi Kegiatan

Presentasi.

LAPORAN PENDAHULUAN
A. Laporan Pendahuluan
Laporan Pendahuluan merupakan salah satu parameter yang
digunakan untuk melakukan monitoring dan evaluasi kinerja
dari Konsultan. Laporan Pendahuluan disusun kurang lebih
satu bulan setelah Konsultan mendapatkan SPMK. Laporan
Pendahuluan akan didiskusikan dengan Pengguna Jasa dengan
melibatkan
beberapa
instansi
terkait.
Materi
yang
diinformasikan dalam Laporan Pendahuluan mengacu pada
Jadwal dan Rencana Kegiatan awal Konsultan (sesuai dengan
yang disampaikan dalam Penawaran/Proposal) dan telah
disesuaikan dengan beberapa hasil kegiatan yang telah
dilakukan selama satu bulan berlalu, termasuk hasil kegiatan
lapangan. Dalam Laporan ini jika perlu disampaikan
usulan/perubahan lingkup kegiatan dengan kondisi lapangan.
Agar penyampaian materi dalam Laporan Pendahuluan lebih
informatif berikut disampaikan minimal Daftar Isi yang harus
ada pada Laporan Pendahuluan :
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I
PENDAHULUAN
BAB II
KONDISI UMUM LOKASI STUDI
BAB III
METODOLOGI DAN TAHAPAN PELAKSANAAN
PEKERJAAN
BAB IV
KAJIAN STUDI TERDAHULU
BAB V
HASIL KEGIATAN SURVAI LAPANGAN DAN
PENGUMPULAN DATA
BAB VI
RENCANA KERJA SELANJUTNYA
BAB VII PENUTUP
Daftar Tabel
Daftar Gambar
Lampiran Lainnya (Notulen Rapat Dan Dokumentasi
Rapat)

Konsep Laporan Pendahuluan diserahkan/diasistensikan

Kepada Pengawas atau Koordinator Lapangan/Direksi
Pekerjaan sebelum kegiatan presentasi dilakukan.

Bab I Pendahuluan berisikan antara lain latar belakang,

maksud dan tujuan kegiatan, keluaran kegiatan, manfaat
kegiatan,
lokasi
kegiatan,
lingkup
kegiatan
dan
menjelasakan format Laporan Pendahuluan

Bab II Kondisi Umum, menginformasikan kondisi lokasi

studi secara umum antara lain kondisi geografis lokasi
kegiatan, kondisi topografi, kondisi geologi regional, kondisi
iklim, kependudukan, sosial ekonomi dan lainnya.

Bab III, Metodologi dan Tahapan Pelaksanaan Pekerjaan,

menjelaskan berbagai metode, kriteria perencanaan/desain,
standar atau kaidah-kaidah yang masih berlaku yang akan
digunakan dalam studi/perencanaan. Disamping metodologi
juga disampaikan tahapan pelaksanaan pekerjaan yang
disertai diagram alir (Flow Chart), struktur organisasi
pelaksana kegiatan dan hubungan kerjanya (Nama Tenaga
Ahli harus dicantumkan). Dalam Bab ini juga perlu
disampaikan tugas dan tanggungjawab dari tenaga ahli
termasuk lama penugasan Tenaga Ahli. Sebagai Lampiran
dalam Bab ini, Konsultan disyaratkan menyusun matrik
kerangka berpikir logis (Logical Frame) untuk pekerjaan
yang akan dilaksanakan.

Bab IV, Kajian Studi Terdahulu, dalam bab ini perlu

disampaikan hasil kajian terhadap studi terdahulu seperti
kajian terhadap Rencana Tata Ruang Wilayah (RTRW)
Kab./Kota terkait dengan peruntukan ruang/lahan di lokasi
kajian/studi. Selain RTRW Konsultan harus melakukan kajian
studi terdahulu yang lain seperti Pola Wilayah Sungai,
peraturan/kebijakan
dan
dokumen
terkait
dengan
studi/kajian yang akan dilakukan.

Bab V, Hasil Kegiatan Survai Lapangan dan Pengumpulan

Data, pada Bab ini disampaikan semua informasi penting
hasil peninjauan lapangan yang dilengkapi dengan foto
kegiatan peninjauan lapangan. Materi yang disampaikan
minimal memuat informasi tentang kondisi sistem tata air,
kondisi hidrologi, topografi, tatagunalahan, pemetaan
permasalahan di lapangan dan juga ketersediaan data.

Bab VI, Rencana Kerja Selanjutnya, pada

disampaikan
rencana
kegiatan
Konsultan

Bab ini
setelah

tersusunnya Laporan Pendahuluan dan Rencana Mutu

Kontrak. Pada Bab ini dilengkapi dengan Tabel Lengkung S
yang dimulai dari tanggal awal kontrak sampai dengan akhir
masa pelaksanaan kontrak.

Bab VII, Penutup, pada bagian ini disampaikan kesimpulan

hasil kegiatan Konsultan dalam periode sampai Lapaoran ini
disusun.
Selain itu pada Bab penutup ini bila ada
kemungkinan ketidak sesuaian lingkup kegiatan dangan
kondisi lapangan atau diperlukan penambahan/perubahan
kegiatan perlu disampaikan sehingga dalam diskusi Laporan
Pendahuluan dapat diambil keputusan, sehingga kegiatan
selanjutnya dapat dilaksanakan sesuai rencana.

Daftar Tabel dan Gambar, dalam Laporan Pendahuluan

semua Tabel dan Gambar yang disusun harus dibuatkan
daftar yang dilengkapi dengan informasi halaman dimana
tabel tersebut berada.

Lampiran Lainnya (Notulen Rapat Dan Dokumentasi Rapat)

disisipkan pada Laporan Pendahuluan yang telah dilakukan
revisi/perbaikan sesuai dengan masukan dan saran dari
peserta rapat/diskusi Laporan Pendahuluan. Notulen Rapat
pada Laporan Pendahuluan nantinya juga akan menjadi
Lampiran saat penyusunan Laporan Sela/Interim/System
Planning.

RENCANA MUTU KONTRAK

B. Laporan Rencana Mutu Kontrak
Dokumen Rencana Mutu Kontrak atau biasa juga disebut
dengan Quality Assurance merupakan Dokumen yang isinya
mencakup Sistimatika kerja atau kerangka acuan kerja bagi
Penyedia Jasa yang telah disetujui oleh Pengguna Jasa dalam
rangka memberikan hasil desain yang dapat dipertanggung
jawabkan dan diketahui oleh kedua pihak, selain itu Quality
Assurancemerupakan dokumen yang berisi seluruh kegiatan
terencana dan sistematis yang diperlukan untuk memberikan
suatu keyakinan yang memadai bahwa produk/jasa yang akan
dihasilkan memenuhi persyaratan mutu yang telah ditetapkan.
Laporan
ini harus disusun dan didiskusikan dengan
Koordinator Lapangan/Direksi atau Pengawas Pekerjaan
sebelum konsultan memulai pekerjaan dan diselesaikan paling
lambat tujuh (7) hari setelah SPMK.
Rencana Mutu Kontrak yang dibuat akan di Audit oleh
Tim Audite Quality Assurance di lingkungan Dinas PU
Bidang Sumber Daya Air, Provinsi Kalimantan Timur.
Sesuai dengan Permen PU Nomor 04/PRT/M/2009, Rencana
Mutu Kontrak ( RMK ) harus berisi :
1. Informasi Kegiatan
Informasi Kegiatan ini berisikan informasi atau data awal
mengenai Paket Pekerjaan, seperti nama paket pekerjaan,
Lokasi pekerjaan, nilai Kontrak, Waktu Pelaksanaan dan
Sumber dana Pekerjaan.
2. Sasaran Mutu yang terukur sesuai dengan KAK
Semua kegiatan yang akan dilakukan harus sesuai dengan
apa yang terdapat dalam KAK. Dalam KAK sudah terdapat
Sasaran Mutu yang diharapkan dapat dipenuhi dalam
upaya penyelesaian pekerjaan.
3. Struktur Organisasi yang berkaitan dengan pelaksanaan
Pekerjaan

Struktur Organisasi yang ada adalah struktur organisasi

yang
dibuat
berdasarkan
Rencana
Pelaksanaan
Pekerjaaan.
Mencakup Struktur dari Pengguna
barang/Jasa yang terkoordinasi dengan Struktur Penyedia
Barang/Jasa berikut dengan Instansi/Stakeholder terkait
dengan Pelaksanaan Pekerjaan yang akan dilakukan.
Instansi/Stakeholder ini antara lain Dinas PU Kab/Kota
setempat, Bappeda Kab/Kota dan Dinas-dinas yang
berkaitan dengan Paket Pekerjaan.
4. Struktur Organisasi Penyedia Barang/Jasa
Struktur Organisasi Penyedia barang/Jasa yang dibuat
harus sesuai dengan apa yang tercantum dalam Kontrak
Perjanjian Kerja. Nama-nama Tenaga Ahli yang ada harus
tercantum berikut posisi penugasannya masing-masing.
Apabila ada perbedaan maka diminta untuk segera
membuat Surat Permohonan Penggantian Tenaga Ahli
yang nantinya akan dilanjutkan dengan pembuatan
Addendum perubahan. Tenaga Ahli yang akan diusulkan
akan di verifikasi terlebih dahulu dan dinilai Pengalaman
Kerjanya, dan nilai point yang ada harus lebih tinggi dari
Tenaga Ahli yang akan diganti.
5. Tugas, Tanggung jawab dan Wewenang
Diuraikan Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang masingmasing dari Tenaga Ahli dan Tenaga Sub Ahli yang ada
sesuai dengan KAK dan rencana kegiatan yang akan
dilaksanakan.
6. Bagan Alir Pelaksanaan
Bagan Alir pelaksanaan di buat secara menyeluruh dan
kemudian dibuat detail bagan alir kegiatan untuk itemitem kegiatan yang akan dilaksanakan seperti detail bagan
Alir kegiatan Topografi, Bagan Alir kegiatan Mekanika
Tanah dan kegiatan-kegiatan lainnya secara mendetail
yang nantinya akan dibuat urutannya dalam table
sehingga akan mengasilkan Lembar Kerja dan Daftar
Simak.
7. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

Jadwal pelaksanaan Kegiatan dibuat dalam kertas ukuran

A3 dengan posisi kertas Landscape yang memuat rencana
kerja mulai awal kegiatan sampai akhir kegiatan disertai
pembobotan sehingga didapat nilai komulatif rencana
kegiatan disertai kurva S sehingga akan memberikan
gambaran rencana kemajuan pekerjaan kepada Pengguna
Barang/Jasa.
8. Jadwal Peralatan
Jadwal Peralatan dibuat berdasarkan Jadwal pelaksanaan
pekerjaan yang akan dilaksanakan.
9. Jadwal Material
Jadwal Material dibuat berdasarkan Jadwal pelaksanaan
pekerjaan yang akan dilaksanakan, dan disesuaikan
dengan kebutuhan Tenaga Ahli.
10. Jadwal Personil
Jadwal Personil dibuat berdasarkan Jumlah Manmonth yang
terdapat dalam Kontrak dan disesuiakan penugasannya
dengan Jadwal Pelaksanaan Kegiatan.
11. Jadwal Arus Kas
Jadwal Arus Kas dibuat pula berdasarkan Jadwal
Pelaksanaan kegiatan.
Penyedia Barang/Jasa diminta
membuat Jadwal Arus Kas mulai dari Uang Muka, Termin I,
Termin II, dan Termin III.
12. Rencana terhadap Metode Verifikasi, Validasi, Monitoring,
Evaluasi, Inspeksi dan Pengujian yang diperlukan beserta
Kriteria penerimaannya.
13. Daftar Kriteria
14. Daftar Induk
15. Daftar Induk Rekaman/ Bukti Kerja.
Semua Jadwal mulai Point 7 s/d point 11 ditandatangani oleh:

10

PPTK (Mengetahui), Koordinator Lapangan/Direksi Pekerjaan

(Mengesahkan), Pengawas Lapangan (Diperiksa Oleh) dan Tim
Leader (Dibuat Oleh).
Dokumen Rencana Mutu Kontrak tidak boleh dijilid mati, hal ini
untuk mengantisipasi adanya revisi selama masa pelaksanaan
pekerjaan.
(Pengisian Mengikuti Permen PU Nomor 04/PRT/M/2009)

11

LAPORAN BULANAN
C. Laporan Bulanan
Monitoring
dan
Evaluasi
kegiatan
Konsultan
dalam
pelaksanaan pekerjaan akan dilakukan oleh Pengguna Jasa
secara berkala melalui Laporan Bulanan.Laporan Bulanan
disusun dan diserahkan setiap bulan, paling lambat tanggal 5
untuk bulan berikutnya Laporan Bulanan diserahkan. Materi
dalam Laporan Bulanan minimal harus menginformasikan
kemajuan/progres
pekerjaan
yang
telah
dilaksanakan
Konsultan periode satu bulan yang lalu, Tenaga Ahli yang
ditugaskan, peralatan yang digunakan, masalah-masalah yang
dihadapi dilapangan serta solusinya.Rencana kegiatan pada
bulan berikutnya harus disampaikan pada Laporan Bulanan.
Laporan bulanan juga dilengkapi dengan dokumentasi
kegiatan, surat menyurat (surat masuk/keluar), daftar absensi
tenaga pelaksana kegiatan pada bulan bersangkutan.Bila ada
notulen rapat termasuk keputusan yang diambil juga harus
dilampirkan dalam laporan bulanan.Laporan ini ditandatangani
oleh Team Leader dan sebelum diserahkan laporan ini harus
sudah diperiksa/disyahkan oleh PengawasLapangan dan
Direksi/Koordinator Lapangan.
i. KATA PENGANTAR
ii. DAFTAR ISI
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Umum
1.2. Latar Belakang
1.3. Diskripsi Pekerjaan
1.4. Maksud, Tujuan dan Sasaran
1.5. Lingkup Pekerjaan
1.6. Sumber Dana
1.7. Jangka Waktu Pelaksanaan Pekerjaan
1.8. Lokasi Pekerjaan

BAB II
ORGANISASI
PEKERJAAN

DAN

JADWAL

PELAKSANAAN

12

2.1. Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan

2.2. Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan
BAB III

RINCIAN KEGIATAN YANG TELAH DILAKSANAKAN

3.1. Kegiatan yang telah dilaksanakan
3.2. Kemajuan Pekerjaan sampai Bulan ini
3.3. Permasalahan yang Dihadapi
3.4. Solusi Pemecahan Permasalahan
3.3. Keterlibatan Personil pada Bulan ini

BAB IV

RENCANA KERJA BULAN BERIKUTNYA

4.1. Rencana Kerja Bulan Berikutnya
4.2. Rencana Keterlibatan Personil

BAB V

KEGIATAN ADMINISTRASI
6.1. Surat Masuk
6.2. Surat Keluar

BAB VI

PENUTUP
6.1. Kesimpulan
6.2 Saran

LAMPIRAN
1.
2.

Foto/dokumentasi Kegiatan
Risalah Rapat

Pada BAB III, Berisikan Rincian Kegiatan yang sedang

dilaksanakan, pada Bab ini untuk pelaporan pelaksanaan
pekerjaan disesuaikan dengan bulan pada saat laporan
tersebut dibuat. Misalnya pada Bulan Pertama berarti berisikan
mengenai pelaksanaan pekerjaan pada Bulan Pertama seperti
kegiatan mobilisasi dsb. Jika ada kegiatan Mobilisasi maka
pada laporan pendahuluan dilampirkan Berita Acara Mobilisasi
personil (Copy) sedangkan Berita Acara Mobilisasi yang Asli
diserahkan langsung ke Koordinator Lapangan/Direksi atau
Pengawas pekerjaan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan :

Laporan
Bulanan
merupakan
Gambaran
dari
Pelaksanaan Kegiatan yang dilakukan oleh Konsultan
setiap bulannya.

13

Absensi Personil harus dilampirkan, bagian bawah

kanan ditandatangani oleh Ketua Tim

Skedule Pelaksanaan dibuat ukuran A3, Skedule Induk

(Master) ditandatangani oleh Ketua Tim dan diketahui
oleh Koordinator Lapangan Pekerjaan dan PPTK.

14