SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

No. Dokumen : Ditetapkan Oleh

Kepala
Terbitan :
Puskesmas Nanggala
No. Revisi :
SPO
Tgl Mulai Berlaku : 30 Juli
Puskesmas Martha Parubak,
2015
Nanggala SKM
Halaman :
NIP. 19640423 198803
2 011

1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua

dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang
digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-
dokumen sistem manajemen mutu yang mencakup
pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan
mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur
ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara
berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama
pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah
bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-
date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai
acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah
bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan
selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu
yang memuat ketentuan-ketentuan / persyaratan-
persyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai
acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan
operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu
yang mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara
lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang
 telah ditetapkan
7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam
bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas
untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu.
2. Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan
semua dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu
ISO-9001:2008 dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif
sehingga memenuhi persyaratan standard Internasional ISO-
9001:2008 .

3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas No : Tentang

Pengendalian Dokumen dan Rekaman
4. Referensi
5. Alat dan Bahan ATK, Formulir
6. Prosedur / Langkah-langkah Bagan Alir
1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN
Menetapkan Membuat
REKAMAN
Jenis Dokumen
Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Dokumen
Program / Koordinator Unit /
Menetapkan jenis dokumen dan
Memberikan Mengesahka
rekaman terkendali, meliputi : Manual
Identitas n isi
Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan dokumen
Formulir

Memberikan Menerbitkan
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
Penomoran &
MR / Wakil Manajemen menetapkan Mendistribusi
sistematika pembuatan dokumen
sebagai berikut :
Menerbitkan Merevisi
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja Ulang Dokumen
terdiri dari : Pengertian, Tujuan,
Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika
diperlukan), Unit Terkait, Referensi, Melakukan Melakukan
Dokumen terkait, Catatan revisi/ Penarikan & Peninjauan
Perubahan Pemusnahan Ulang

3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN &

REKAMAN Melakukan
Setiap dokumen terkendali harus Pengendalia
mendapat bukti persetujuan dan n Dokumen
pengesahan dari Kepala Puskesmas eksternal

4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali memiliki
 bagian header yang merupakan
identitas dokumen yang berisi :
Judul dokumen, Nomor kode
dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi
( dua digit ), Tanggal mulai berlaku,
Halaman, Penanggungjawab
( disiapkan, diperiksa, disahkan )

5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN

Setelah disahkan, sekretariat ISO
memberi nomor dokumen yang terdiri
dari 4 bagian:
a. Penomoran Manual mutu, prosedur
kerja dan instruksi kerja
Bagian I menunjukkan jenis
dokumen
MM untuk manual mutu
PK untuk prosedur kerja
FORM untuk Formulir yang
digunakan

Bagian II
menunjukkan unit yang membuat
dokumen menunjukkan nomor
urut penerbitan dokumen, dengan
3 digit menunjukkan tahun
penerbitan dengan 2 digit
Contoh penomoran dokumen: PK/
BPG/001/ 15
Artinya :
PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
b. Penomoran formulir
Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15
Form menunjukkan jenis dokumen
dan rekaman Artinya : Jenis
dokumen Formulir
BPG : BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015

6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI

 DOKUMEN DAN REKAMAN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan
bila sudah mendapat persetujuan
dan pengesahan dari Kepala
Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan
didistribusikan oleh Sekretariat
ISO dan MR kepada semua pihak
yang berkepentingan dengan
mengisi Formulir Bukti Penerimaan
Dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab
menyimpan dokumen sah
memelihara Daftar Induk Prosedur
Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir
yang ada pada Bagian,Sub Bag,
Bidang atau Seksi
d. Untuk menunjukkan Salinan
dokumen tersebut terkendali diberi
cap TERKENDALI dengan
persetujuan MR.

7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN

Suatu dokumen dapat direvisi dengan
tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir
usulan revisi kepada Kepala
Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat
yang berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman
historis perubahan pada tiap
dokumen

8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN

REKAMAN
Suatu dokumen dapat diterbitkan
ulang jika:
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi
yang mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai
dengan urutan pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang,
 dokumen lama ditarik

9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN

PEMUSNAHAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
a. MR menarik salinan dokumen dan
rekaman yang sudah tidak berlaku
dari peredaran dengan
menggunakan formulir bukti
penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman
yang sudah ditarik, dimusnahkan
dengan cara dibakar dan dicatat
dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari
dokumen yang sudah ditarik diberi
cap TAK TERKENDALI , dan
disimpan MR sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan
dokumen disimpan oleh MR.

10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG

DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap
satu tahun sekali

11. MELAKUKAN PENGENDALIAN

DOKUMEN EKSTERNAL
Koordinator Unit/Pemegang program
mengidentifikasi dan mengendalikan
distribusi dokumen eksternal dengan
formulir daftar dokumen eksternal.
Bila suatu dokumen eksternal sudah
tidak digunakan, MR menarik
dokumen eksternal tersebut dan
dicatat dalam formulir daftar dokumen
eksternal
7. Hal-hal yang Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Usulan
perlu revisi, Bukti penarikan dokumen, Berita acara pemusnahan
diperhatikan dokumen
8. Unit Terkait
9. Dokumen Formulir Bukti Penerimaan dokumen
Terkait Formulir Daftar Induk Dokumen
Formulir Daftar Induk Formulir
Formulir Usulan Revisi
Formulir Bukti Penarikan Dokumen
Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Formulir Daftar induk dokumen eksternal