Kata Kunci: Pengelolaan Obat, Instalasi Farmasi Rumah Sakit, buffer stock, Gempa Bumi, Bencana.
Abstract. Management of medicines at the hospitals to facing the earthquake disaster still noy
up and still be problems in implementation, especially at phases: selection, planning,
procurement, storage, distribution and controlling of medicines. This study aims to determine
the management of medicines in Hospital Pharmacy Installation Banda Aceh in the face of the
earthquake. This study aims to recognize the management of medicines to facing the
earthquake disaster for Banda Aceh. This study was conducted at three hospitals in Banda
Aceh. This research is a qualitative research. Respondents in this study were people involved
in the management of medicines in hospitals. This research was conducted in December 2015
through February 2016. Sources of data in this study was obtained through primari and
secondary data. Data collectors with in-depth interviews. (JKS 2016; 2: 80-86)
80
Fitria Yunita, Imran, Dan MudatsirManajemen
Pengelolaan Obat-Obatan
Hal ini bisa saja terjadi dikarenakan Sementara itu penelitian yang dilakukan oleh
manajemen pengelolaan obat untuk bencana Mellen dan Pudjirahardjo menyimpulkan
gempa bumi belum efektif dan belum tertata bahwa stockout dan stagnant obat dapat
dengan rapi.1,2 terjadi karena perencanaan dan pengadaan
obat yang berlebihan serta tidak akurat. Pada
Hasil penelitian yang dilakukan oleh penelitian ini stockout dan stagnant obat
Anggriani et.almenyimpulkan bahwa kriteria terjadi dikarenakan adanya perubahan pola
seleksi obat pada rumah sakit pemerintah penyakit, sehingga obat yang telah
belum ditetapkan secara formal melalui direncanakan berdasarkan pemakaian
kebijakan rumah sakit. Penerapan kriteria sebelumnya bisa saja tidak sesuai dengan
seleksi obat secara formal akan memberikan kebutuhan.3
standar bagi para dokter untuk mengajukan
permintaan obat baru.1 Dari uraian diatas maka dipandang perlu
dilakukan penelitian mengenai manajemen
Hasil penelitian yang diperoleh bahwa rumah pengelolaan obat-obatan berupa seleksi,
sakit pemerintah di Banda Aceh telah perencanaan, pengadaan, penyimpanan,
menetapkan secara formal kriteria pendistribusian dan pengawasan obat pada
penyeleksian obat-obatan, hal ini dapat Instalasi Farmasi Rumah Sakit dalam
dilihat dengan adanya penyusunan obat- menghadapi bencana gempa bumi di Banda
obatan formularium rumah sakit. Aceh.
Tabel1. Standar Pengelolaan Obat Rumah Sakit
No. Variabel Standar Pengelolan Obat
A. Seleksi a.1 Menentukan jenis obat yang akan digunakan/dibeli sesuai dengan
formularium nasional.
a.2 Berdasarkan pola penyaki
a.3 Mempertimbangkan mutu dan harga obat
a.4 Mempertimbangkan sediaan dipasaran
B. Perencanaan b.1 Perencanaan obat disesuaikan dengan anggaran yang tersedia
b.2 Mempertimbangkan sisa persediaan
b.3 Berpedoman pada pemakaian periode yang lalu (metode konsumsi)
C. Pengadaan c.1 Membeli obat dengan jumlah yang tepat
c.2 Memperoleh harga yang serendah mungkin
c.3 Obat yang dibeli dapat dipastikan memenuhi standar kualitas obat
c.4 Menentukan waktu pengadaan dan kedatangan obat
D. Penyimpanan d.1 Penyimpanan obat disesuaikan dengan sifat obat
d.2 Menyimpan obat sesuai dengan bentuk sediaan, abjad dan waktu
kadaluarsa (bila ada)
d.3 Pencatatan harian untuk obat yang didistribusikan dalam buku
register harian
d.4 Pencatatan kartu stok untuk setiap jenis obat
E. Pendistribusian e.1 Penerimaan obat dari gudang obat disesuaikan dengan amprahan obat
e.2 Mendistribusikan obat kepada pasien sesuai dengan permintaan dari
resep dokter melalui rawat inap, rawat jalan dan IGD
F. Pengawasan f.1 Membuat laporan penerimaan dan pemakaian obat setiap bulan
f.2 Melakukan evaluasi obat yang jarang digunakan (slow moving)
f.3 Melakukan evaluasi obat yang tidak digunakan selama tiga bulan
berturut-turut (death stock)
f.4 Stock opname dilakukan secara periodik dan berkala
Sumber : Permenkes RI No. 58 tahun 20144
81
Metode Penelitian sakit Tingkat II Kota Banda Aceh dan Rumah
Jenis penelitian ini menggunakan metode Sakit Ibu dan Anak Pemerintah Aceh (C)
penelitian kualitatif karena menghasilkan data yang merupakan salah satu rumah sakit
deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan khusus di Banda Aceh.6,7,8
dari prilaku responden yang diamati yang
bertujuan untuk memperoleh gambaran dan Sumber data pada penelitian ini
mendapatkan informasi yang lebih mendalam menggunakan data primer dan data sekunder.
tentang manajemen pengelolaan obat-obatan Data primer diperoleh langsung dari informan
pada instalasi farmasi rumah sakit untuk yang mencakup transkip hasil wawancara dan
menghadapi bencana gempa bumi.5 hasil temuan-temuan saat proses pelaksanaan
penelitian. Sedangkan data sekunder
Penelitian dilakukan pada tiga rumah sakit diperoleh dari berbagai sumber yang telah
pemerintah di Banda Aceh yaitu Rumah Sakit ada untuk menunjang data primer yang
Umum Daerah dr. Zainoel Abidin (A) yang bersumber dari buku, internet, jurnal,
merupakan rumah sakit pendidikan dan literature dan dokumen lain yang
9
rujukan Provinsi Aceh, Rumah Sakit Umum berhubungan dengan masalah penelitian.
Daerah Meuraxa (B) yang merupakan rumah
Jabatan Rumah Sakit dr. Rumah Sakit Umum Rumah Sakit Ibu dan
Zainoel Abidin (A) Meuraxa (B) Anak (C)
Bagian Kepala Sub Bagian Kepala Seksi Penunjang Kepala Sub Bagian
Perencanaan Perencanaan dan Medik (X2) Perencanaan (X3)
(X) Anggaran (X1)
Pejabat Kepala Bidang Kepala Seksi Penunjang Pejabat Pengadaan
Pengadaan Pengadaan Sarana Medik (Y2) (Y3)
(Y) Penunjang (Y1)
Teknik pengumpulan data lapangan dilakukan dengan membandingkan dan mengecek balik
melalui wawancara mendalam, observasi, dan derajat kepercayaan suatu informasi yang
dokumentasi. Untuk analisis data diperoleh melalui waktu dan alat yang
menggunakan teknik triangulasi sumber berbeda.
82
Fitria Yunita, Imran, Dan MudatsirManajemen
Pengelolaan Obat-Obatan
periode yang lalu.Seleksi obat yang pejabat pengadaan dan Pejabat Pelaksana
disesuaikan dengan jenis bencana mungkin Teknis Kegiatan (PPTK) dibawah arahan dan
saja akan lebih efektif dan efisien dalam petunjuk Kuasa Pengguna Anggaran (KPA).
menangani korban bencana.
Dalam pengadaan obat-obatan dengan sistem
Perencanaan Obat e-purchasing ditemukan hambatan saat di
Perencanaan obat-obatan pada Rumah Sakit lapangan yaitu waktu tunggu pesanan
A dilakukan pada Instalasi Farmasi Rumah membutuhkan waktu yang lama dari
Sakit (IFRS). Anggaran untuk obat-obatan distributor menuju ke rumah sakit
dikelola oleh Bagian Perencanaan dan dikarenakan banyaknya stok obat yang
Anggaran berdasarkan permintaan dari IFRS kosong dari distributor. Hal ini kemungkinan
dengan menggunakan sumber dana BLUD disebabkan banyaknya rumah sakit
(Badan Layanan Umum Daerah). Permintaan pemerintah seluruh indonesia yang
dari IFRS diserahkan kepada Bagian membutuhkan obat tersebut.
Perencanaan dan Anggaran untuk dapat
diperhitungkan berapa jumlah dana untuk Penyimpanan Obat
kebutuhan obat pertahun. Pada Rumah Sakit A dan Rumah Sakit B
gudang farmasi berada dilantai II. Semua
obat yang diterima dari distributor disimpan
Pada Rumah Sakit B dijelaskan bahwa tidak pada gudang farmasi. Sistem
ada anggaran khusus perencanaan obat- penyimpanannya berdasarkan alphabetis,
obatan untuk menghadapi bencana gempa farmakologis, bentuk sediaan obat, first in
bumi, akan tetapi rumah sakit menyediakan first out (FIFO) dan first expired first out
buffer stock sekitar 25% dari jumlah (FEFO). Hal tersebut seperti salah satu point
kebutuhan obat seluruhnya untuk yang dikemukakan oleh Sheina dkk (2010)
mengantisipasi kekurangan obat jika bahwa salah satu indikator penyimpanan obat
dibutuhkan secara tiba-tiba. Pada Rumah yaitu sistem penataan gudang farmasi
Sakit C, perencanaan obat-obatan untuk menggunakan penataan gudang standar
menghadapi bencana gempa bumi tidak dengan sistem penyimpanan FIFO dan FEFO.
direncanakan secara khusus akan tetapi Obat yang disimpan pada gudang farmasi
persediaan selalu ada dalam jumlah yang diinspeksi secara berkala untuk menjaga
terbatas. Dari hasil wawancara mendalam kualitas obat dan diberikan label secara jelas
ditemukan hambatan seperti fasilitas dan untuk menghidari terjadinya kesalahan dalam
sumber daya manusia yang belum memadai pengambilan obat.
yang mungkin menjadi terhambatnya
perencanaan obat yang efektif dan efisien.
83
Pendistribusian Obat pengawasan internal dan pengawasan
Pendistribusian obat dari gudang farmasi ke eksternal yang bertujuan untuk mengawasi
Instalasi Farmasi melalui Surat Permintaan pemasukan dan pengeluaran obat yang
Barang (SPB) yang ditandatangani oleh dilakukan oleh instalasi farmasi yang guna
apoteker instalasi farmasi. Dalam keadaan untuk mengefesiensikan dan mengefektifkan
normal pendistribusian obat dari instalasi pembelian dan pengeluaran obat. Pengawasan
farmasi untuk pasien rumah sakit diperoleh internal pada instalasi farmasi salah satunya
melalui resep rawat jalan, rawat inap dan dengan melakukan stock opname. Stock
IGD. opname merupakan kegiatan mencocokkan
kondisi fisik obat dengan kartu stok.
Pada Rumah Sakit A dan Rumah Sakit B, Pengawasan internal pada rumah sakit
pendistribusian obat untuk korban bencana dilakukan oleh SPI (Satuan Pengawas
dilakukan dengan turun ke lokasi terjadinya Internal) rumah sakit sedangkan pengawasan
bencana dengan membawa form untuk diisi eksternal pada rumah sakit dilakukan oleh
apa saja perkiraan obat yang dibutuhkan pada inspektorat dan BPK (Badan Pemeriksa
saat bencana terjadi berdasarkan indikasi Keuangan) dengan memeriksa pelaporan
yang disampaikan oleh dokter yang termasuk pembelian dan pengeluaran obat.
kedalam tim reaksi cepat. Pada Rumah Sakit
C, belum memiliki tim reaksi cepat untuk Pada Rumah Sakit A stock opname setiap
menangani para korban bencana akan tetapi sebulan sekali mengingat jumlah obat yang
pihak rumah sakit bersedia mensuplai obat- sangat banyak. Sedangkan Rumah Sakit B
obatan jika dibutuhkan untuk pasien korban dan Rumah Sakit C stock opname dilakukan
bencana. setiap tiga bulan sekali dan selanjutnya dibuat
laporan pemakaian dan pengeluaran obat.
Pengawasan Obat
Pengawasan obat pada Instalasi Farmasi
Rumah Sakit ada dua jenis pengawasan, yaitu
Perencanaan Dilakukan oleh KFT dan Dilakukan oleh KFT Dilakukan oleh IFRS.
IFRS. Perencanaan obat dan IFRS. Perencanaan Perencanaan obat
disesuaikan dengan panduan obat disesuaikan dengan disesuaikan dengan
pemakaian obat pada periode panduan pemakaian obat panduan pemakaian
sebelumnya. Perencanaan pada periode obat pada periode
obat dilebihkan 10% untuk sebelumnya. sebelumnya.
buffer stock. Perencanaan obat Perencanaan obat
dilebihkan 25% untuk belum efektif karena
buffer stock. SDM yang belum
memadai.
84
Fitria Yunita, Imran, Dan MudatsirManajemen
Pengelolaan Obat-Obatan
Pengawasan Kartu stok, stock opname, Kartu stok, stock Kartu stok, stock
SPI (Satuan Pengawas opname, SPI (Satuan opname, SPI (Satuan
Internal) Pengawas Internal) Pengawas Internal)
Dari tabel diatas disebutkan pada tahap demikian, Rumah Sakit C belum efektif
seleksi obat di Rumah Sakit C belum dikarenakan belum terbentuknya forkit dan
menggunakan forkit (formularium rumah KFT, sehingga perencanaan obat hanya
sakit), hal ini disebabkan karena SDM yang berpedoman pada pemakaian periode yang
belum cukup sehingga forkit belum dibentuk. lalu.
SDM yang belum memadai ini disebabkan
karena mengingat Rumah Sakit C merupakan Pada tahap penyimpanan obat, Rumah Sakit
rumah sakit khusus dan tenaga kesehatan A dan B sudah menggunakan sistem online
serta kefarmasian juga masih minim seperti SIM-RS untuk mempermudah
jumlahnya. Pada tahap perencanaan juga pengendalian obat, sedangkan pada Rumah
85
Sakit C masih menggunakan sistem manual. 6. Pengawasan dilakukan dengan stock
Hal ini disebabkan oleh anggaran yang belum opname, kartu stok dan laporan pemakaian
tersedia untuk membuat SIM-RS. Pada tahap serta pengeluaran obat.
pendistribusian obat khususnya untuk korban
bencana, Rumah Sakit A dan B melakukan
distribusi obat dengan menyesuaikan jenis Daftar Kepustakaan
bencana yang terjadi, sedangkan pada Rumah 1. Anggriani, Y., Pudjianingsih, D. Dan
Suryawati, S. 2008. Pengaruh Proses
Sakit C belum pernah melakukan penanganan
Pengembangan dan Revisi Formularium
terhadap korban bencana. Hal ini disebabkan Rumah Sakit Terhadap Pengadaan dan Stok
karena Rumah Sakit C merupakan rumah Obat. Jurnal Ilmu Kefarmasian
sakit khusus yang belum lengkap sarana dan Indonesia,6(1): 41-49
prasarananya. 2. Malinggas, N., Posangi. J., dan Soleman , T.
2015. Analisis Manajemen LogistikObat di
Kesimpulan Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah
DR. Sam Ratulangi Tondano. Jurnal Ilmu
1. Seleksi obat pada RSUD dr. Zainoel Kesehatan Masyarakat Universitas Sam
Abidin dan RSUD Meuraxa Kota Banda Ratulangi (JIKMU), 5(2b): 448-460
Aceh sudah memenuhi persyaratan sesuai 3. Mellen, R.C dan Pudjirahardjo W.J, 2013.
dengan Permenkes No 58 Tahun 2014 Faktor Penyebab Kerugian Akibat Stockout
dan Stagnant Obat di Unit Logistik Rumah
tentang Standar Pelayanan Kefarmasian, sakit Umum Haji Surabaya. Jurnal
sedangkan pada Rumah Sakit Ibu dan Administrasi Kesehatan Indonesia, 1(1): 99-
Anak, penyeleksian obat belum sempurna 107
dikarenakan formularium rumah sakit 4. Republik Indonesia. Peraturan Menteri
masih dalam tahap penyempurnaan. Kesehatan Republik Indonesia No. 58 Tahun
2. Pada setiap rumah sakit, perencanaan 2014 Tentang Standar Pelayanan
obat-obatan untuk menghadapi bencana Kefarmasian
gempa bumi tidak direncanakan secara 5. Sugiyono, 2014. Memahami Penelitian
khusus akan tetapi persediaan obat Kualitatif. Cetakan Kesepuluh. Bandung :
tersebut tetap diadakan sesuai kebutuhan, Alfabeta
6. Misnaniarti, 2011. Analisis Perencanaan dan
karena mengingat bencana gempa bumi
Pengadaan Persediaan Obat dan Antibiotik
yang belum diketahui kapan terjadi, Melalui Metode ABC Indeks Kritis di Instalasi
sehingga jika obat tersebut diadakan Rumah Sakit Besemah Kota Pagaralam.Jurnal
terlalu banyak akan dikhawatirkan terlalu Ilmu Kesehatan Masyarakat,2(2): 136-144
lama tersimpan dan akan menyebabkan 7. Sheina, B., Umam, M.R. dan Solikhah, 2010.
obat menjadi rusak dan kadaluwarsa. Penyimpanan Obat di Gudang Instalasi
3. Pengadaan obat-obatan pada setiap rumah Farmasi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah
sakit sudah efektif, efisien dan terbuka. Yogyakarta Unit I. Jurnal Kesehatan
Tahapan pengadaan sudah mengikuti Masyarakat, 4(1): 29-31
sistem pengadaan berdasarkan peraturan 8. Suciati, S, dan Adisasmito, B. 2006. Analisis
perundangundangan yang berlaku yaitu Perencanaan Obat Berdasarkan ABC Indeks
Pepres No 4 Tahun 2015. Kritis di Instalasi Farmasi.Jurnal Manajemen
Pelayanan Kesehatan, 9(1): 19-26
4. Penyimpanan dilakukan dengan sistem
9. Moleong, J. Lexy. (2010). Metodologi
alphabetis, farmakologis, bentuk sediaan, Penelitian Kualitatif. Edisi Revisi, Bandung :
FIFO dan FEFO. PT. Remaja Rosdakarya
5. Pendistribusian obat untuk pasien rumah
sakit dilakukan melalui resep rawat inap,
rawat jalan dan IGD. Pendistribusian obat
untuk pasien korban bencana dilakukan
berdasarkan kebutuhan sesuai dengan jenis
bencana.
86