PENCERDASAN LKMM TD HMS ITS 2016 REINFORCEMENT

KATALISATOR KOPASSUS

1. Analisis Kondisi Lingkungan (AKL)

Dalam materi Analisis Kondisi Lingkungan (AKL) ini, penganalisis

melakukan riset langsung turun ke lapangan dan mencari tahu apa kondisi
lingkungan tersebut dan apa masalah yang paling diprioritaskan di
lingkungan tersebut. Di materi Analisis Kondisi Lingkungan (AKL) ini juga kita
diajarkan untuk mengamati kondisi lingkungan secara fisik dan juga non-
fisik.

Manfaat yang bisa kita dapatkan dari Analisis Kondisi Lingkungan (AKL) ini
ialah:

- Mengambil tindakan terhadap masalah yang ada di lingkungan

tersebut
- Menentukan prioritas dari masalah mana yang harus diselesaikan
terlebih dahulu
- Mendapatkan informasi yang berguna untuk kita
- Mengetahui potensi yang ada dari lingkungan tersebut

Tahapan-tahapan dalam melakukan Analisis Kondisi Lingkungan (AKL) ini

ialah:

- Pertama, dalam sebuah kelompok, kita tentukan terlebih dahulu visi

bersama agar memiliki tujuan yang sama antar individu.
- Kedua, tentukan lingkungan mana yang akan kita lakukan analisis/AKL
lalu turun ke lapangan.
- Ketiga, analisalah kondisi dari lingkungan yang kita kunjungi lalu
tentukan masalah-masalah apa yang timbul di lingkungan tersebut.
- Keempat, tentukanlah skala prioritas dari masalah-masalah yang
timbul dari lingkungan tersebut dan cari solusinya.

Metode-metode yang dapat kita gunakan sewaktu melakukan Analisa Kondisi

Lingkungan (AKL) di lapangan ialah:

- 5W1H (What, Where, When, Who, Why, How)

- Pencarian Informasi (Pengamatan, Wawancara, Kuisioner, Data
Sekunder)
- SWOT (Strenght, Weakness, Oppurtunity, Threat)

2. Perumusan Gagasan Awal (PGA)

Dalam materi kedua ini, Perumusan Gagasan Awal (PGA), kita

melakukan tahap ini setelah kita melakukan tahap Analisa Kondisi
Lingkungan (AKL). Jadi setelah kita melakukan analisa terhadap lingkungan
dan menentukan masalah-masalahnya, kita rumuskan apa perumusan ide
kita terhadap masalah di lingkungan tersebut.

AKL brain storming

PGA
Untuk mendapatkan ide awal/gagasan awal dari masalah yang ada di suatu
lingkungan, kita dari suatu kelompok harus melakukan brain storming atau
bisa juga disebut dengan berpikir liar tanpa batas. Kita tunda terlebih dahulu
setiap nilai-nilai yang ada dan mengeluarkan pendapat serta pertanyaan
yang muncul. Setelah dilakukannya brain storming, bahas setiap ide yang
mungkin bisa dilakukan.

Batasan-batasan dalam melakukan tahap Perumusan Gagasan Awal (PGA):

- Ambisius - Bertahap
- Jelas - Skala Prioritas
- Dapat dipahami - Realistis

3. Tolok Ukur Keberhasilan (TUK)

Materi Tolok Ukur Keberhasilan (TUK) ini kita bisa sebut juga sebagai
dengan indikator kita dalam mengukur keberhasilan suatu kegiatan atau
pencapaian kita. Tujuan dari mempelajari materi ini ialah:

- Dapat mengukur tingkat keberhasilan

- Sebagai evaluasi dari apa yang kita lakukan
- Untuk menjadi pedoman atau penyempurnaan kegiatan selanjutnya

Dan dari tujuan dibuatnya Tolok Ukur Keberhasilan (TUK), ada hal-hal yang
kita rangkai menjadi rangkaian, yaitu:
- Waktu - Data
- Organisasi - Partisipasi

Teknik untuk merumuskan Tolok Ukur Keberhasilan (TUK):

- Mencantumkan waktu
- Mutu kuantitatif parameter dicantumkan
- Mutu minimal sebagai penjelas objektif

4. Perencanaan Jadwal Kegiatan

Dalam materi keempat ini, kita akan dijelaskan tentang bagaimana

merencanakan jadwal kegiatan yang akan dilaksanakan. Tujuannya untuk
mempelajari materi ini ialah:

- Sebagai pedoman - Rincian acara

 - Evaluasi kegiatan - Melaksanakan acara secara efektif dan efisien

Faktor-faktor yang dapat dimasukkan ke dalam Perencanaan Jadwal Kegiatan

(PJK) ialah:

- kegiatan prasyarat
- kegiatan yang dilakukan secara bersamaan
- rencana kegiatan untuk mencapai tujuan
- resources (waktu, dana, panitia)

Perencanaan Jadwal Kegiatan (PJK) ini disajikan dalam dua bentuk yang
biasa kita sebut dengan tabulasi (table) dan flow chart. Dalam
merencanakan jadwal, kita harus memperhatikannya dengan saksama
dan harus melihatnya jauh kedepan agar kita bisa melaksanakan acara
yang kita susun dengan efektif dan efisien.
5. Pengorganisasian Kegiataan Kepanitiaan (PKK)

Di materi ini kita diajarkan bagaimana proses merancang sebuah

struktur formal dan membagi tugas-tugas (jobdesk) ke setiap anggota pada
sebuah kegiatan. Faktor-faktor yang diperhatikan dalam materi ini ialah:

- strategi organisasi
- teknologi yang digunakan
- sumber daya manusia
- ukuran organisasi

Unsur-unsur yang harus diperhatikan dalam pengorganisasian ialah:

- spesialisasi pekerjaan
- standart operational procedure (SOP)
- koordinasi dari setiap kegiatan
- pola kekuasaan sentralisasi & desentralisasi

Proses-proses yang kita lakukan dalam Pengorganisasian Kegiatan

Kepanitiaan (PKK) ialah:

- perincian pekerjaan
- departemenlisasi
- bagan organisasi
- lantai perintah PERENCANAAN
- hierarki manajemen
- saluran komunikasi
- penggunaan komite PELAKSANAAN

6. Komunikasi Antar Unit Kerja (KAUK)

Dalam materi keenam ini, kita diajarkan tentang proses berjalannya

komunikasi di organisasi. Bagaimana caranya kita dapat berkomunikasi
dengan individu lain dengan baik agar tidak terjadinya miskomunikasi.
Prinsip-prinsip Komunikasi Antar Unit Kerja agar memiliki komuniasi yang
lebih efektif dirumuskan dengan REACH (Respect, Empathy, Audible, Clarity,
Humble). Fungsi yang bisa didapat dari kita berkomunikasi:

- mendapatkan informasi
- sebagai control
- penyampaian emosi dan pesan

Elemen-elemen yang dibutuhkan dalam komunikasi antara lain harus adanya

pengirim, umpan balik, media, pesan, dan penerima. Hal yang terpenting
yang harus kita perhatikan sewaktu kita berkomunikasi ialah kita harus
memerhatikan 4C (Complete, Clear, Concise, Correct). Dengan mempelajari
materi ini,kita akan menjadi lebih baik dalam berkomunikasi dengan individu
lain.
7. Administrasi Kesekretariatan & Keuangan

Administrasi Kesekretariatan: pencacatan di bidang kesekretariatan

untuk menyajikan laporan kesekretariatan suatu organisasi.
Sekretariat bisa dibilang sebagai identitas organisasi, peralatan
administrasi, dan juga sebagai struktur organisasi. Dan sekretariat
memiliki fungsi di dalam organisasi sebagai pusat aktifitas organisasi,
pusat informasi, pusat kegiatan administrasi, fasilitator manajemen,
dan mengamankan rahasia.

Di dalam materi ini juga kita di ajarkan bagaimana cara membuat surat
formal yang biasanya di pakai dalam sebuah organisasi. Jenis-jenis surat
yang ada di organisasi ada 6 yaitu surat ketetapan (TAP), surat keputusan
(SK), surat keterangan, surat rekomendasi, surat peminjaman, dan surat
kegiatan.

Dalam pembuatan surat formal juga memiliki aturan-aturan yang harus

diterapkan seperti contohnya dalam aturan penomoran surat.

1/2/3/4/5
003/LE-HMS/FTSP/ITS/X/2015 Contoh BPH

001/DANUS/HMS/XI/2015 Contoh Departemen

012/WISUDA113/DAGRI/HMS/IV/2015 Contoh Kepanitiaan

1) Nomor Surat, 2) Jenis Surat, 3) Nama Kegiatan, 4) Bulan dalam angka

romawi, dan 5) Tahun

Dalam aturan penomoran surat semua huruf harus ditulis secara huruf
kapital semua.
PROPOSAL Proposal Internal (dana dari jurusan)

Proposal Eksternal ( dana dari ikoma/sponsor)

Untuk proses proposal internal:

Konsep kegiatan Proposal Dana (Bendahara I) Keseluruhan Sekre I

TTD Ketua Pelaksana TTD Ketua Himpunan ACC

Untuk proposal eksternal sama seperti proposal internal tetapi ditambahkan

surat rekomendasi dari TTD Dekan dan TTD Bidang Kemahasiswaan.

Administrasi Keuangan: pencatatan di bidang keuangan pada suatu

organisasi.
Anggaran: rencana pemasukan/pengeluaran yang dibuat pada jangka
waktu tertentu

Proses perumusan anggaran: 1) sesuai program kerja dari setiap

departemen, 2) sesuai sumber pendapatan, dan 3) adanya aturan yang
berkaitan dengan keluar masuknya dana di organisasi. Dan berikut langkah-
langkah dalam membuat anggaran di organisasi.

Proker Detail Proker Menyusun Anggaran Anggaran Pengontrolan

Dana

Alur birokrasi pengajuan dana dan proposal: Panitia Kepala Jurusan

Dekan PR

SPP DPP boleh untuk diprint kuantitasnya (satu nota untuk satu
kuitansi) dan kalau dekanat harus pakai yang asli (dua nota boleh
dijadikan satu)
Dan kalau pengajuan dananya sampai ke IKOMA, maka dibaliknya
harus ada TTD dari Ketua Himpunan, Kepala Jurusan, Wakil Dekan I,
dan PR I (Pembantu Rektor).

8. Hakikat / Motivasi

Dalam materi ini, kita diajarkan untuk berupaya semaksimal mungkin

untuk mencapai tujuan kita masing-masing. Faktor motivasi ada tiga yaitu
faktor internal, faktor eksternal, dan alam bawah sadar kita masing-masing.
Faktor internal contohnya seperti harga diri, tujuan, kepuasan, kebutuhan.
Untuk faktor eksternal contohnya lingkungan, hadiah, pekerjaan, hukuman.
Dan alam bawah sadar sendiri menuju ke pribadi kita masing-masing, seperti
apa karakter dan sifat kita.

Cara-cara untuk menjaga motivasi:

 - berfikir positif - berwawasan luas
- punya panutan - jangan menyerah
- cari tantangan baru - tekankan lagi tujuan awal

9. Teknik Pengambilan Keputusan

Dalam materi ini kita diajarkan untuk bisa mengambil keputusan

dengan alasan-alasan menurut kita. Materi ini juga memiliki dasar-dasar
yang perlu kita perhatikan, yaitu a) perasaan, b) fakta, c) logika, d)
wewenang, dan e) pengalaman. Dalam pengambilan keputusan juga
memiliki prinsip-prinsip, yaitu:

- efisiensi - fleksibelitas
- adanya kendala - ketersediannya alternatif

Langkah-langkah yang benar dalam pemgambilan keputusan:

1. Melakukan observasi
2. Mengajukan masalah yang ada
3. Mengajukan alternatif-alternatif solusi dari masalah
4. Menentukan alternatif
5. Validasi pemecahan masalah
6. Skenario pengendalian

Dari langkah-langkah dalam pengendalian keputusan, terdapat metode-

metode yang bisa kita pakai untuk menentukan keputusan:

- otoriter - musyawarah
- konsultasi - termudah

Dengan materi ini, kita menjadi bisa mengambil keputuskan bedasarkan

alasan-alasan konkret mengapa kita mengambil keputusan tersebut, tidak
secara asal dan tidak bermakna.

10. Pengendalian Konflik

Di materi kesepuluh ini, kita diajarkan untuk mengendalikan konflik

yang terjadi di suatu kelompok. Konflik bisa terjadi dengan faktor-faktor
tertentu, seperti diri sendiri, perbedaan tujuan, kekuasaan, ideology, dan
bisa juga dikarenakan perbedaan pemahaman. Ada 4 jenis konflik yang
biasanya kita ketahui, yaitu:

1. Konflik diri sendiri

2. Konflik antar individu
3. Konflik individu dengan kelompok
4. Konflik antar kelompok

Gaya manajemen konflik bisa teruraikan menjadi:

 - win Lose solution
- menghindari terjadinya konflik
- berkompromi/win win solution
- berkolaborasi

Proses untuk mengendalikan konflik

Permulaan Penyadaran Penampakan

Penyelesaian Selesai

Jadi di materi ini kita tentukan terlebih dahulu apa konflik yang kita sedang
hadapi lalu tentukan gaya manajemen konflik yang sesuai dengan konflik
yang sedang dihadapi. Dengan itu, dampak-dampak positif dari terjadinya
konflik bisa kita dapatkan.

11. Penyusun dan Penyermpurnaan Usulan Kegiatan

Di materi ke sebelas ini, kita ditargetkan untuk memiliki sasaran atau
batas ketentuan yang telah ditetapkan untuk dicapai. Usulan kegiatan yang
kita lakukan ialah menyusun proposal kegiatan yang akan kita lakukan.
Untuk mencapai target kita harus menentukan apa yang akan kita capai lalu
buat rencana dari tujuan dan rencana yang kita susun harus memiliki ide
yang cemerlang, efektif dan efisien, dan harus spesifik. Usulan kegiatan kita
yakni menyusun proposal, memiliki bagan yang perlu diperhatikan, yaitu:

1. Cover 4. Nama Kegiatan7. Waktu & Tempat 10.

Susunan Panitia
2. Latar Belakang 5. Tema 8. TUK 11.
Anggaran
3. Tujuan 6. Bentuk Kegiatan 9. Susunan Acara 12.
Penutup

Dalam menyusun proposal kegiatan, perhatikan betul dalam anggaran biaya

yang dipakai, waktu yang digunakan di kegiatan tersebut, dan dampak
terhadap lingkungan.

12. Teknik Persidangan

Di materi teknik persidangan ini kita akan diajarkan bagaimana

melakukan sidang dengan cara yang benar. Materi ini lebih baiknya jika di
lakukan secara praktek langsung tetapi akan dijelaskan terlebih dahulu
dasar-dasar melakukan persidangan. Persidangan ialah forum formal untuk
membahas masalah tertentu dalam upaya menghasilkan keputusan yang
akan menjadi ketetapan. Banyak istilah yang digunakan di dalam
persidangan seperti:

- pending - skorsing - quorum

- lobbying - voting - konsideran
Ada dua jenis sidang yaitu sidang plano dimana pada sidang plano seluruh
anggota hadir dan sidang komisi dimana turunan plano hanya setiap bidang.
Untuk sifat persidangan ada persidangan tertutup (orang-orang tertentu)
dan juga ada persiadngan terbuka (publik). Di dalam sidang, guna palu untuk
menghimbau dari hakim ke anggota sidang. Ada tiga jenis ketukan palu dan
masing-masing ketukannya memiliki arti khusus.

1 kali ketukan untuk menerima dan menyerahkan pimpinan

sidang dan untuk mengambil kesimpulan
2 kali ketukan untuk menskors sidang 2x5 atau 2x10 atau lebih
dan juga untuk mencabut skorsing dan membuka sidang
3 kali ketukan untuk meresmikan pembukaan dan menutup
persidangan

Interupsi memiliki lima jenis yang bisa digunakan dalam persidangan

berlangsung. Terdapat interupsi bertanya, interupsi point of order, interupsi
klarifikasi, interupsi informasi, dan interupsi keadilan.

13. Wawasan Kegiatan