TUGAS AKHIR APPLIKOM

(Microsoft Access - Hotel)

KELOMPOK B:

Alicia Paula / 125140542

Sandy Wijaya / 125140543
Yoel Triwandana / 125140544
Meidy Handrian / 125140545
Sherly Noviana / 125140546
Sukiyono Wijaya / 125140547
Leonardo / 125140549
Leonardo Riswandi / 125140550

FACULTY OF ECONOMY
UNIVERSITAS TARUMANAGARA
JAKARTA
2014/2015

1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena dengan rahmat dan
karunianya, kami dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya.
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas
akhir Lab Applikom yang diberikan olah asisten dosen pembimbing pada
bidang studi Pengantar Lab Applikom, makalah ini juga bertujuan untuk
menambah pengetahuan dan wawasan bagi pembaca sekalian.
Penulis mengucapkan terimakasih kepada Kakak Herman Tusiadi dan
Kakak Katarina Marcelina selaku asisten dosen pembimbing mata kuliah
Pengantar Lab Applikom yang telah membimbing penulis dalam menyelesaikan
penulisan makalah ini tepat waktunya. Penulis juga mengucapkan terimakasih
kepada semua pihak yang telah memberikan dukungan dalam penulisan
makalah ini.
Penulis menyadari bahwasanya makalah ini masih jauh dari
kesempurnaan, oleh karena itu kritik dan saran penulis harapkan dari pembaca
sekalian demi terciptanya kesempurnaan dalam penyusunan makalah ini.
Semoga makalah ini bermanfaat bagi yang memerlukan. Terima kasih.

2
 DAFTAR ISI

Table of Contents
BAB I...................................................................................................................... 4
Latar Belakang................................................................................................... 4
Tujuan................................................................................................................. 4
Batasan Masalah................................................................................................ 5
Rumusan Masalah............................................................................................... 5
BAB II..................................................................................................................... 6
PEMBAHASAN........................................................................................................ 6
Istilah-istilah....................................................................................................... 6
Microsoft Access................................................................................................. 6
1. Tabel Database............................................................................................... 7
2. Tabel Query.................................................................................................. 12
3. Form dan Report Database...........................................................................14
BAB III................................................................................................................. 19
PENUTUP............................................................................................................. 19
Kesimpulan....................................................................................................... 19
Saran................................................................................................................ 19
DAFTAR PUSTAKA................................................................................................ 20

3
 BAB I
PENDAHULUAN

H
Latar Belakang
otel merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa layanan
penginapan. Persaingan diantara hotel-hotel yang ada di tanah air akan
memacu setiap hotel untuk meningkatkan pelayanan terhadap setiap para
calon tamu. Pelayanan-pelayanan seperti jasa layanan laundry, sauna dan
massage, hiburan, keefektifan tamu dalam melakukan administrasi inap melakukan
pembayaran setelah menginap, itu merupakan salah satu pelayanan yang harus wajib
ditingkatkan oleh setiap perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa layanan penginapan.
Karena dengan meningkatkan pelayanan yang ada pada setiap hotel, akan
memberikan suatu kepuasan yang lebih pada setiap tamu yang menginap. Salah satu faktor
pendukung keberhasilan suatu perusahaan adalah dengan tersedianya data dan informasi
yang akurat, lengkap serta up to date pada saat berjalannya suatu proses. Tidak diragukan
lagi, sebuah perusahaan mempunyai beragam data. Maka untuk meningkatkan kualitas
pelayanan maka perlu mempelajari berbagai kelemahan-kelemahan pelayanan yang ada
serta mulai memikirkan suatu perancangan basis data yang dapat menunjang pelayanan
kepada para tamu dan memberikan kemudahan-kemudahan dalam melakukan pengolahan
data..
Untuk itu di Hotel PY-Allstar Jakarta perlu adanya suatu perancangan system basis
data yang lebih baik yang mampu meningkatkan pelayanan, meningkatkan kinerja
karyawan serta dapat memaksimalkan dalam melakukan pengolahan data. Permasalahan-
permasalahan seperti disintegrasi data, redudanci data (penyimpanan data yang sama
dengan nama yang sama pula namun pada lokasi yang berbeda), inkonsistensi data
(penyimpanan data yang sama dan berulang-ulang pada beberapa tempat yang berbeda),
keamanan data, pengarsipan data merupakan suatu permasalahan yang sering terjadi pada
pihak hotel maka permasalahan tersebut merupakan alasan dari pembuatan perancangan
system basis data pada pihak hotel. Dan diharapkan pembuatan perancangan basis data
dapat meningkatkan pelayanan dan kemudahan dalam mengolah data, mengelompokkan,
mengarsip, menjaga keamanan data.

Tujuan
Tujuan dari tugas akhir ini adalah merancang dan membuat aplikasi pengolahan data
administrasi tamu hotel yang diharapkan dapat membuat proses pencatatan tamu hotel
menjadi lebih cepat dan dapat memberikan informasi mengenai status kamar serta dapat
mencetak laporan biaya yang dibebankan kepada tamu hotel adalah dengan perancangan
dan pembuatan suatu sistem informasi yang mengolah semua data yang berkaitan dengan
penyewaan ruangan di Hotel PY-Allstar Jakarta

4
Batasan Masalah
Dengan memperhatikan keterbatasan waktu, tenaga juga agar penyajian dapat teratur
dan tidak menyimpang, maka laporan Tugas Akhir ini perlu menitikberatkan pada
permasalahan yang akan dibahas.
a. Membuat menu login (user & password)
b. Kurangnya data berupa pajak, extra-bed, restoran, ballroom, kolamrenang, dan
berbagai fasilitas-fasilitas lainnya.

Rumusan Masalah
a. Apa sajakah beberapa istilah-istilah yang terdapat di hotel ?
b. Bagaimanakah tabel-tabel database yang ada pada Hotel PY-Allstars ?
c. Bagaimanakah Form dan Report Database tersebut ?

5
 BAB II
PEMBAHASAN

Istilah-istilah
Setiap wisatawan yang akan berpergian ke
suatu daerah baik daerah tujuan wisata
maupun daerah lainnya, terlebih dahulu
melakukan perencaan terlebih dahulu
dengan membuat reservation. Pemesanan
dalam bahasa Inggris adalah Reservation
yaitu menyediakan atau mempersiapkan
tempat sebelumnya. Sedangkan reservation
yaitu pemesanan suatu tempat fasilitas. Jadi
secara umum reservation yaitu pemesanan
fasilitas yang diantaranya kamar hotel, tiket pesawat terbang, dsb. Kata reservation atau
pemesanan dalam dunia pariwisata disebut juga booking. Walaupun booking ini sangat
membantu dalam memesan kamar hotel, booking tetap memiliki kesulitan-kesulitan bagi
pihak yang bersangkutan. Misalnya bagi si pihak hotel , mereka harus membuat sistem
booking secara teliti sehingga tidak terjadi double booking.
Selain itu, pihak hotel juga dapat mengalami kerugian yang dikarenakan oleh batalnya
booking dari pihak tersebut. Selain reservation , juga ada istilah Extra-bed yaitu Sesuai
namanya, extra merupakan ranjang tambahan yang biasanya berujud kasur lipat dengan
ukuran single. Ranjang ini disediakan oleh petugas hotel biasanya berdasar permintaan
dari sang tamu, dan biasanya dikenai tambahan biaya, sedang ketersediaan tempat tidur ini
juga sangat terbatas. Jadi apabila tingkat hunian hotel sedang ramai ataupun penuh (full
book), permintaan extra bed ini juga menjadi hal yang tak mudah.

Microsoft Access
Microsoft access berguna untuk membantu, mengolah, dan mengelola basis data atau
lebih dikenal dengan database. Kami dari pihak Hotel All-star menggunakan Microsoft
access sebagai alat bantu dalam mengolah data-data dan informasi yang ada dihotel,
seperti data jenis kamar, customer, empolyee, dsb.
Seiring dengan perkembangan industri perhotelan, sebuah database merupakan hal
yang sangat penting untuk menunjang agar kegiatan operasional perhotelan tersebut dapat
berjalan dengan lancar. Database (Ms. Access) tentunya akan sangat berperan bagi
kegiatan industri perhotelan. Database (Ms Access) akan memberikan informasi-informasi
penting baik bagi pemilik perhotelan maupun pengunjung.

1. Tabel Database
Tabel Payment
Tabel payment berisikan data-data seperti yang ada pada Gambar PY-1.1

6
 ReceiptNumber merupakan Primary Key, Primary Key adalah suatu kolom
yang dapat mengidentifikasi setiap informasi yang ada pada suatu tabel.
ReceiptNumber merupakan suatu nomor/kode dari pesanan yang dilakukan oleh
customers. Jadi ketika customers memesan sebuah kamar, Kode ini akan muncul
pada struk. Seperti ketika kita membeli makanan di Supermarket, Bill yang
diberikan oleh kasir itu pasti ada tercantum ReceiptNumber tersebut.
Dari Gambar PY-1.1 ini, bisa dilihat juga Data Type dari Kolom dari masing-
masing FieldName tersebut. Seperti ReceiptNumber, EmployeeNumber,
CustomerNumber, RoomNumber, TotalDays, & PaymentTotal itu menggunakan
bentuk Text. Hal ini dikarenakan dari kelima kolom tabel tersebut hanyalah
berbentuk informasi (dalam bentuk tulisan). FirstDateOccupied &
LastDateOccupied itu berbentuk Date/Time, dan ini mungkin sudah cukup jelas.

Gambar PY-1.1

Tabel Gambar PY-1.2 ini adalah data dari TablePayments diatas. Jadi bentunya
seperti itu. Terdapat Nomor Kode ReceiptNumber, Nomor Karyawan, Nomor
Pelanggan, Nomor Ruangan, Tanggal Check-In dan Tanggal Check-Out, & Total
Hari yang dipesan.
Gambar PY-1.2

Tabel Room
Tabel Room berisikan data-data seperti pada Gambar PY-2.1
Singkatnya, RoomNumber merupakan PrimaryKey. Dan dapat dilihat bahwa
Data Type yang digunakan ada berbentuk Text, karena data tersebut berbentuk
informasi dalam tulisan.
Gambar PY-2.1

7
 Tabel Room dibuat untuk membantu customer untuk mengetahui secara detail
tentang kamar-kamar yang ada di dalam hotel, dari harga, jenis bed yang di gunakan,
jenis kamar, nomor ruangn, dan status kesediaan kamar yang diinginkan. Seperti
yang terdapat pada gambar PY-2.2

Gambar PY-2.2

Tabel Bed Type

Tabel BedType kita buat dengan sederhana saja. Data Type nya juga menggunakan
Text yang artinya informasinya dalam bentuk tulisan. (Gambar PY-3.1)

Gambar PY-3.1

Tabel bed type merupakan salah satu komponen dari tabel room. Digunakan untuk
menjelaskan tipe tipe bed yang digunakan di setiap kamar. Jadi di Hotel PY-Allstar
ini terdapat 4 TypeBed. Seperti yang terlihat pada Gambar PY-3.2
Gambar PY-

Tabel Room Type

8
 Tabel Room ini juga tidak berbeda jauh dengan Tabel BedType tadi. Kami
membuatnya hanya sederhana saja. (Gambar PY-4.1)

Gambar PY-4.1

Tabel Room Type merupakan salah satu komponen dari tabel room. Digunakan
untuk menjelaskan tipe tipe ruangan yang ada di hotel. (Gambar PY-4.2)

Gambar PY-4.2

Tabel Room Status

Yang menjadi PrimaryKeynya adalah RoomStatus. Datatype yang digunakan juga
berbentuk Text. Karena tidak ada pengoperasian matematika yang dibutuhkan.

Gambar PY-5.1

Tabel Room Status merupakan salah satu komponen dari tabel room. Tabel room
Status digunakan untuk menjelaskan apakah ruangan kamar yang akan di reservasi
tersedia atau tidak. Seperti Gambar PY-5.2

Gambar PY-5.2

Tabel Employee
Tabel ini terlihat bahwa EmployeeNumber sebagai PrimaryKey. (Gambar PY-
6.1). Jadi terdapat NomorKaryawan yang berfungsi ketika kita ingin mencari
Karyawan tersebut, kita bisa lihat nomornya. Selain itu terdapat juga FirstName
LastName yang merupakan identitas dari karyawan kita. Position yaitu jabatan dari
karyawan hotel tersebut.
Phone Number adalah nomor handphone dari karyawan Hotel PY-Allstar. Jadi
ini sangat berguna ketika darurat, kami dapat menyampaikan pesannya melalui
NomorHandphone tersebut. Dan yang terakhir adalah Notes, yang berfungsi seperti
Catatan, misalnya karyawan Lembur, Pinjam Uang, Tidak masuk kerja, nah disini
kita bisa mencatatnya pada memo.

9
 Gambar PY-6.1

Tabel employee merupakan bagian dari tabel Payment. Tabel employee menjelaskan
semua data diri orang yang bertanggung jawab dan bekerja di hotel PY-Allstar.

Gambar PY-6.2

Tabel Position
Tabel ini (Gambar PY-7.1) berhubungan dengan Tabel EmpolyeeNumber yang telah
kami jelaskan diatas. Jadi data ini akan masuk ke Data EmpolyeeNumber tersebut.

Gambar
PY-7.1

Tabel positon menjelaskan struktur organisasi hotel seperti yang ada pada Gambar
dibawah ini. (Gambar PY-7.2)

Tabel Customer

10
 Tabel Customers ini terdapat Primary Key yang ada pada Customer Number. Tabel
ini memiliki hubungan dengan Tabel Payment tersebut. Dan Semua FieldName
dibawah ini menggunakan DataType karena semuanya berbentuk informasi tulisan,
yang tidak ada pengoperasian matematikanya. (Gambar PY-8.1)

Gambar PY-
8.1

Tabel Customer merupakan bagian dari tabel payment yang berisi data data diri dari
customer yang akan melakukan reservasi di hotel.

2. Tabel Query
Query adalah kumpulan kolom baru yang berasal dari tabel database yang akan
membentuk sebuah tabel baru. Pada tabel Query inilah pengoperasian matematika
dilakukan sehingga kolom-kolom tersebut dapat disisipkan sebuah rumus matematika.
Untuk database Hotel PY-Allstars, hanya memiliki query payment.
Untuk membuat query dibutuhkan pembuatan relationship yang akan menghubungkan
table satu dengan table yang lainnya. Pembuatan relationship bisa dikatakan sangat
sensitive. Karena jika ada kesalahan sedikit akan berdampak kepada isi query yang ingin
dibuat. Sehingga dalam pembuatan relationship harus lebih berhati-hati.

11
 Gambar diatas adalah relationship yang digunakan di dalam database Hotel PY-Allstars
untuk membuat query payment.

Gambar PY-9.1

Gambar diatas adalah bentuk query yang dipakai di dalam database Hotel PY-Allstars.
Query payment dipakai untuk menghitung jumlah total harga yang harus dibayar oleh
customer. Total harga tersebut tidak dihitung secara manual melainkan memakai rumus
matematika. Oleh karena itu dibutuhkanlah query yang bisa memakai rumus matematika
tersebut. Rumus matematika tersebut dimasukan kedalam query dengan memakai builder.

3. Form dan Report Database

Form dalam database memiliki fungsi sebagai rancangan dalam tampilan sebuah
formulir yang digunakan sebagai bahan untuk memasukkan data ke tabel tertentu. Dengan
demikian Form adalah salah satu langkah penting untuk menginput data ke tabel-tabel
yang dibuat sebelumnya (Tabel Payment, Tabel Customer, Tabel Empolyee, Tabel
RoomType, Tabel BedType dan sebagainya).
Ini merupakan Menu Database kami :

12
 Form Payments
Form Payment merupakan form yang dibuat berdasarkan Tabel Payment. Form ini
memungkinkan untuk mengisi isi tabel berdasarkan kriteria yang sudah di tetapkan
pada Tabel payment.

Form Room

Form BedType

13
 Form RoomType

Form RoomStatus

Form Employee

Form Customer

14
 Form Position

Jadi inti dari form yang dibuat diatas tersebut berdasarkan tabel-tabel masing masing.
Form ini memungkinkan untuk mengisi isi tabel berdasarkan kriteria yang sudah di
tetapkan.

Report Detail Payment

Report pembayaran berfungsi bagi pihak hotel dan pelanggan untuk mengetahui berapa
besarnya biaya yang harus dibayarkan oleh pelanggan selama menginap dihotel.
Pembayaran ini tergantung pada tipe kamar, tipe ranjang, lama menginap(ditetapkan
sesuai ketentuan hotel) dengan menggunakan rumus matematika.

Report Room
Report Room berfungsi untuk mengetahui biaya-biaya Rooms yang disediakan oleh
Hotel PY-Allstar. Jadi Roomtype dan BedType nya itulah yang menentukan harga
kamar yang harus dibayar oleh Customer nantinya.

15
 Report Customer
Report yang berisi Nama-nama Karyawan dan Nomor-nomor Karyawan yang sangat
dibutuhkan oleh karyawan Hotel PY-Allstars. Disitu juga terdapat notes, yang
digunakan untuk catatan jika diperlukan nantinya.

Report Employee
Report yang berisi tentang Jabatan karyawan, Nomor Induk Karyawan, Nama , dsb.

BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Pada dasarnya, penggunaan Microsoft Access bagi bidang perhotelan sangat
membantu pihak manajerial perhotelan untuk mengumpulkan, menyajikan, serta

16
 mengetahui data-data tentang penyewaan ruangan hotel, data pelanggan, serta data
staff yang mempunyai peran penting dalam pengoperasian hotel. Selain itu, adanya
program yang berbasis database ini mempercepat pekerjaan sehingga kita dapat
mempersingkat waktu yang kita gunakan.

Saran
Kritik :
Dalam pembuatan database, perlu ketelitian tingkat tinggi karena program ini
memiliki tingkat kesensitifan yang tinggi. Maksudnya, apabila terdapat kesalahan
sekecil apapun bentuknya, hal itu akan mempengaruhi semua data yang
sebelumnya telah dibuat.

Saran :
Sebaiknya dalam penggunana Microsoft Access, para pengguna dianjurkan untuk
meningkatkan ketelitian mereka dalam membuat data-data yang dimasukkan ke
dalam Microsoft Access untuk menghindari terjadinya kesalahan pada bagian
tertentu, seperti pada bagian Relationshipnya.

DAFTAR PUSTAKA
http://ibrahimfundamental.blogspot.com/2012/01/database-penginapan-villa.html

MODUL APLIKOM ( UNTAR)

http://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access

http://nyit2kekuasaan.blogspot.com/2012/03/proses-pembuatan-database-hotel-
dengan.html

http://bigbandop1.de/contoh-database-microsoft-access.htm

17
18
19
20
21
22
23