BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Administrasi adalah proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan. Untuk melaksanakan kerja agar dapat terlaksana dengan
sebaik - baiknya sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai, bila ada
orang -orang yang menyelenggarakannya. Masalah orang- orang yang
menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi urusan
dalam manajemen, karena pengertian manajemen adalah suatu proses/usaha
dari orang - orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah
penyelenggraan kerja dan manajemen adalah orang - orang yang
menyelenggarakan kerja tersebut. Bila dikombinasikan dari keduanya adalah
penyelenggarakan kerja yang dilakukan oleh orang-orang yang secara
kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Puskesmas dalam menjalankan fungsinya sebagai penyelenggara UKM dan
UKP tingkat pertama di wilayah kerjanya , maka wajib melaksanakan sistem
pencatatan, pelaporan, dan evaluasi terhadap mutu dan akses pelayanan
kesehatan. Di samping itu, untuk mewujudkan pelayanan yang terstandar,
bermutu, dan inovatif, maka perlu dilakukan perencanaan yang baik yang
mendukung kegiatan pelayanan di UKM maupun UKP. Oleh sebab itu
diperlukan sistem administrasi dan manajemen.

B. TUJUAN PEDOMAN
1. Tujuan Umum:
Terwujudnya sistem administrasi dan manajemen yang baik di Puskesmas
Lidah Kulon
2. Tujuan Khusus
- Tersedianya pedoman dalam perencanaan kegiatan di Puskesmas
- Tersedianya pedoman dalam pencatatan , pelaporan, dan evaluasi
kegiatan
- Terselenggaranya kebutuhan fisik, sarana, dan prasarana yang sesuai
standar di Puskesmas Lidah Kulon

C. SASARAN PEDOMAN
1. Unit Tata Usaha

1
 2. Bendahara Puskesmas
3. Penanggung jawab inventaris Puskesmas
4. Penanggung Jawab Sistem Informasi Manajemen Puskesmas

D. RUANG LINGKUP PEDOMAN

Ruang lingkup pedoman administrasi dan manajemen Puskesmas adalah
internal Puskesmas Lidah Kulon.

E. BATASAN OPERASIONAL
Sistem administrasi dan manajemen Puskesmas adalah kegiatan yang meliputi
perencanaan, pencatatan, pelaporan, dan evaluasi yang dilaksanakan dalam
rangka mendukung pelayanan UKM dan UKP di Puskesmas.

BAB II
STANDAR KETENAGAAN

2
A. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA
1. Kepala Sub Bagian Tata Usaha, memiliki kualifikasi sebagai berikut:
- Pendidikan minimal D3 di bidang kesehatan
- Pernah mengikuti pelatihan kearsipan
- Dapat mengoperasikan komputer

2. Bendahara Puskesmas, memiliki kualifikasi sebagai berikut:

- Memahami alur perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan
keuangan
- Memahami perpajakan

3. Penanggung jawab inventaris , memiliki kualifikasi sebagai berikut:

- Pernah mengikuti pelatihan untuk pembantu pengurus barang
- Dapat mengoperasikan aplikasi bendahara barang

4. Penanggung Jawab Sistem Informasi Puskesmas, memiliki kualifikasi

sebagai berikut :
- Dapat mengoperasikan komputer

5. Supir pusling, memiliki kualifikasi sebagai berikut:

- Memiliki SIM A
- Paham peta kota Surabaya

6. Pegawai kebersihan, memiliki kualifikasi sebagai berikut:

- Paham teknik pencegahan dan pengendalian lingkungan dan
kaitannya dengan tugas sehari-hari

B. DISTRIBUSI KETENAGAAN
Unit Tata Usaha terdiri dari:
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Pembantu Pengurus barang
Tenaga IT
Pegawai loket
Pegawai Rekam Medis
Kasir
Supir pusling
Pegawai Kebersihan
Pegawai jaga malam

C. JADUAL KEGIATAN

NO MINILOKAKARYA PUSKESMAS BULAN

1 MINILOKAKARYA TAHUNAN JANUARI

MINILOKAKARYA LINSEK TRIBULAN I MARET
MINILOKAKARYA LINSEK TRIBULAN II JUNI
2
MINILOKAKARYA LINSEK TRIBULAN III SEPTEMBER
MINILOKAKARYA LINSEK TRIBULAN IV DESEMBER
3 MINILOKAKARYA JANUARI

3
 FEBRUARI
MARET
APRIL
MEI
JUNI
JULI
AGUSTUS
SEPTEMBER
OKTOBER
NOVEMBER
DESEMBER
4 APEL SETIAP HARI SENIN

BAB III
STANDAR FASILITAS

A. DENAH RUANG
LANTAI I

4
LANTAI II

5
B. STANDAR FASILITAS
1. Sumber Daya Manusia
No Ketenagaan Jumlah

1 Plh. Kasubag Tata Usaha 1

2 Bendahara 3

3 Sarjana Kesehatan Masyarakat (SKM) 1

4 Sarjana Teknologi Informasi (IT) 1

5 Rekam Medis 1

6 Pegawai Loket 1

7 Pembantu Pengurus Barang 2

8 Kasir 1

9. Sopir 1

10. Pegawai Jaga Malam 1

11. Pegawai Kebersihan 2

2. Sarana dan Prasarana

6
 No Alat Jumlah

1 Komputer 13

2 Printer 11

3 Jaringan Internet 15MB

4 Telephone 1

5 Listrik 23000kwh

6 Air Bersih PDAM

7 Ambulance 1

BAB IV
TATALAKSANA PELAYANAN

A. LINGKUP KEGIATAN
1. Perencanaan

7
 Perencanaan adalah suatu proses kegiatan yang urut yang harus
dilakukan untuk mengatasi masalah kesehatan di wilayah kerja
Puskesmas dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan
dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara berhasil guna
dan berdaya guna.
2. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu
aktifitas dalam bentuk tulisan di atas kertas, file komputer dan lain-lain .
Pelaporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan
tertentu dan hasilnya disampaikan kepada pihak yang terkait.
3. Monitoring dan Evaluasi
Monitoring adalah aktivitas untuk menjamin kesesuaian pelaksanaan
kegiatan dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dengan
cara mengamati perkembangan kegiatan tersebut. Kegiatan monitoring
meliputi proses pengumpulan dan analisis informasi dari penerapan
suatu program termasuk mengecek secara regular untuk melihat apakah
kegiatan/program itu berjalan sesuai rencana sehingga masalah yang
dilihat/ditemui dapat diatasi (WHO).
Evaluasi adalah proses pengumpulan data, menganalisis informasi,
efektivitas dan dampak dari suatu tahap keseluruhan program, termasuk
menilai pencapaian program, mendeteksi dan menyelesaikan masalah
serta merencanakan kegiatan yang akan datang (WHO).
4. Lokakarya Mini Bulanan
Lokakarya Mini Bulanan adalah lokakarya penggalangan tim
yangdiselenggarakan tiap bulan dalam rangka pengorganisasian untuk
dapat terlaksananya rencana kegiatan Puskemas (RPK),dengan
pengarah Kepala Puskesmas dan dihadiri seluruh Pegawai Puskesmas.
5. Lokakarya Tribulanan Lintas Sektor
Lokakarya Mini tribulanan adalah lokakarya yang dilakukan guna
pemantauan pelaksanaan kerjasama lintas sektoral.

B. METODE DAN LANGKAH KEGIATAN

1. Perencanaan
A. Tahap Persiapan
Puskesmas mempersiapkan :
1. Tim Penyusun Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) dengan
anggota pemegang program di Puskesmas
2. Sosialisasi Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP)
oleh Kepala Puskesmas

8
 3. Pedoman yang harus dipelajari yaitu Kebijakan Kementerian
Kesehatan Republik Indonesia serta pengarahan Dinas
Kesehatan Provinsi dan Kabupaten/Kota
B. Tahap Analisa Situasi
Tujuan: memperoleh informasi mengenai keadaan dan
permasalahan yang dihadapi Puskesmas melalui analisa data umum
dan data khusus yang sudah dikumpulkan
C. Tahap Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK)
Tujuan:
1. Mempertahankan kegiatan yang sudah dicapai pada periode
sebelumnya dan memperbaiki program yang masih bermasalah
2. Menyusun rencana kegiatan baru yang disesuaikan dengan
kondisi kesehatan di wilayah tersebut dengan kemampuan
Puskesmas
Langkah RUK:
1. Analisa masalah, dengan tahapan:
a. Identifikasi masalah
b. Menetapkan urutan prioritas masalah
c. Merumuskan masalah
d. Mencari akar penyebab masalah
e. Menetapkan cara-cara pemecahan masalah
2. Penyusunan RUK upaya kesehatan wajib dan upaya
kesehatan pengembangan, meliputi:
a. Kegiatan tahun yang akan datang (kegiatan rutin,
sarana/prasarana, operasional dan program hasil analisis
masalah).
b. Kebutuhan Sumber Daya, berdasarkan ketersediaan
sumberdaya yang ada pada tahun ini.
c. Rekapitulasi RUK dan sumber daya yang dibutuhkan ke
dalam format RUK Pusksemas.
D. Tahap Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
Langkah Penyusunan RPK:
1. Mempelajari alokasi kegiatan dan biaya yang sudah disetujui
2. Membandingkan aklokasi yang sudah disetujui dengan RUK
yang diusulkan dan situasi pada saat penyusunan RPK.
3. Menyusun rancangan awal, rincian dan volume kegiatan yang
akan dilaksanakan serta sumber daya pendukung menurut
bulan dan lokasi pelaksanaan.

9
 4. Mengadakan lokakarya mini tahunan untuk membahas
kesepakatan RPK.
5. Membuat RPK yang telah disusun dalam bentuk matriks.

2. Pencatatan dan Pelaporan

a) Petugas merekap data dari register
b) Petugas memasukkan dalam Blanko Laporan Bulanan
c) Petugas meminta tandatangan kepada Kepala puskesmas
d) Petugas menyerahkan laporan softcopy dan hardcopy pada petugas
IT
e) Petugas IT mengirimkan laporan ke Tata Usaha untuk dikirimkan ke
Dinas Kesehatan kota Surabaya
f) Petugas IT merekap laporan yang tidak terkirim tepat waktu
g) Petugas IT melaporkan hasil rekapitulasi kepada kepala puskesmas
a. Kepala puskesmas memberi pengarahan kepada penanggung jawab
laporan

3. Monitoring dan Evaluasi

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi:
a) Penanggung jawab program di Puskesmas melakukan evaluasi
pelayanan dan melaporkan ke Kepala Puskesmas dan
membandingkan kinerja program dengan target yang ingin dicapai,
sehingga perbaikan dapat dilakukan.
b) Puskesmas harus menyelenggarakan pertemuan staf secara teratur
dan berkala antara pimpinan atau penanggung jawab dengan
staf/bawahannya untuk mengindentifikasi, membahas masalah yang
dihadapi, penyebaran informasi dan melakukan evaluasi pelayanan
Puskesmas.
c) Hasil pertemuan harus dicatat. Hal-hal yang dibicarakan dan
disepakati dalam pertemuan dilengkapi dengan daftar hadir.
d) Pembuktian berupa dokumen notulen rapat dan daftar hadir.

4. Lokakarya Mini Bulanan

No Uraian Lokakarya Mini Lokakarya Mini
Bulanan Pertama Bulanan Rutin

1 Tujuan a. Diketahuinya hasil a. Memantau

kegiatan Puskesmas pelaksanaan POA
bulan lalu Puskesmas
b. Disampaikannya b. Pemantauan hasil
hasil rapat dari kerja petugas
Kab/Kota, Puskesmas
Kecamatan, dengan
berbagai kebijakan membandingkan

10
 dan program rencana kerja
c. Diketahuinya
bulan lalu dari
hambatan/ masalah
setiap petugas
dalam pelaksanaan
dengan hasil
kegiatan bulan lalu
kegiatannya
d. Dirumuskannya cara
c. Membandingkan
pemecahan masalah
cakupan kegiatan
e. Tersusunnya
dari daerah
rencana kerja bulan
binaan dengan
berikutnya
targetnya
d. Tersusunnya
rencana kerja
bulan berikutnya
2 Penyeleng Puskesmas
gara

3 Pelaksana Bulan I Teratur, setiap bulan

an

4 Masukan a. Penggalangan Tim a. Laporan hasil

dalam bentuk kegiatan bulan
dinamika kelompok lalu
b. Informasi tentang
tentang peran,
hasil rapat di
tanggung jawab staf
Kabupaten/Kota
dan kewenangan
c. Informasi tentang
Puskesmas
hasil rapat di
b. Informasi tentang
Kecamatan
kebijakan, program
d. Informasi tentang
dan konsep baru
kebijakan,
berkaitan dengan
program dan
Puskesmas
konsep baru
c. Informasi tentang
tata cara
penyusunan POA

4 Masukan d. Penggalangan Tim e. Laporan hasil kegiatan

dalam bentuk bulan lalu
f. Informasi tentang hasil
dinamika kelompok
rapat di Kabupaten/Kota
tentang peran,
g. Informasi tentang hasil
tanggung jawab staf
rapat di Kecamatan
dan kewenangan h. Informasi tentang
Puskesmas kebijakan, program dan

11
 e. Informasi tentang konsep baru
kebijakan, program
dan konsep baru
berkaitan dengan
Puskesmas
f. Informasi tentang
tata cara
penyusunan POA
No Uraian Lokakarya Mini Lokakarya Mini Bulanan
Bulanan Pertama Rutin

5 Proses a. Inventarisasi a. Analisis hambatan dan

kegiatan Puskesmas masalah, antara lain
termasuk kegiatan dengan
lapangan/daerah mempergunakanPWS.
b. Analisis sebab masalah,
binaan.
b. Analisis beban kerja khusus untuk mutu
tiap petugas. dikaitkan dengan
c. Pembagian tugas
kepatuhan terhadap
baru termasuk
standar pelayanan
tanggung jawab c. Merumuskan alternatif
daerah binaan pemecahan masalah.
d. Penyusunan
rencana kegiatan
(POA) tahunan
berdasarkan
Rencana
Pelaksanaan
Kegiatan (RPK)
6 Keluaran a. POA tahunan Kesepakatan untuk
b. Kesepakatan
melaksanakan kegiatan
bersama untuk
Rencana kerja bulan yang
pelaksanaan
baru
kegiatan sesuai POA
c. Matriks pembagian
tugas dan daerah
binaan

5. Lokakarya Tribulanan Lintas Sektor

No Uraian Lokakarya Mini Lokakarya Mini Tri bulanan
Tri bulanan Rutin

12
 Pertama

1 Tujuan a.Dibahas dan a. Mendapatkan kesepakatan

dipecahkan rencana kerja lintas sektoral
secara bersama dalam membina dan
lintas sektoral mengembangkan peran
masalah dan serta masyarakat dalam
hambatan yang bidang kesehatan.
b. Mengkaji hasil kegiatan
dihadapi.
b.Tersusunnya kerjasama lintas sektoral.
c. Tersusunnya rencana kerja
rencana kerja
tribulan berikutnya.
tribulan
berikutnya.

BAB V
LOGISTIK

Kebutuhan logistik kegiatan ADMEN didukung melalui dana sebagai berikut :

1. JKN untuk pengadaan ATK
2. APBD untuk pengadaan ATK, kebutuhan bahan habis pakai dan perangkat
kebersihan, pemeliharaan alat, dan kebutuhan opersional lainnya

13
 BAB VI
KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM

Secara administrasi, keselamatan pasien meliputi:

1. Penataan ruangan, tangga, kamar mandi sehingga risiko pasien jatuh dapat
diminimalisir dan dapat mengakomodasi kebutuhan disable
2. Rekam medis

14
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

Secara admen, perlu dilakukan:

1. Usulan pelatihan PPI bagi Pegawai
2. Usulan design bangunan yang mencegah terjadinya infeksi nosokomial

15
 BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU

No Pencatatan Pelaporan Visualisasi Data

Manajemen dan
I
Administrasi
Manajemen
A
Operasional
1. Notulen Rapat 1.Undangan Rapat 1. Data Pencapaian
Lokakarya Mini Lokakarya Mini. Cakupan Kegiatan
2.Daftar Hadir
Bulanan. Pokok Tahun Lalu.
2. Notulen Rapat Lokakarya Mini. 2. Data Cakupan
3.Laporan Tahunan.
Lokakarya Mini Kegiatan Pokok
4.POA.
Tribulan. Tahun Lalu dalam
3. Rencana Usulan
Bentuk PWS,
Kegiatan.
Grafik,dll.
4. Rencana
3. Data 10 Penyakit
Pelaksanaan
Terbanyak.
Kegiatan.
4. Data Pencapaian
Cakupan Kegiatan
Pokok Tahun Lalu dan
Visualisasi Datanya.

A Ketenagaan
1. Daftar Hadir Pegawai 1. Laporan Absensi
2. Data Bulanan Karyawan/Karyawati

16
 Puskesmas. Pegawai Mingguan
3. Daftar atau Catatan Kepegawaian 2. Laporan Rekapitulasi
Absen.
Karyawan Puskesmas.
4. Penilaian DP3.
5. File Kepegawaian: Bukti Kompetensi,
Pendidikan, Pelatihan, Ketrampilan
dan Pengalaman.
6. DUK.
7. Rekapitulasi cuti
8. Arsip Surat.
9. Rencana Kebutuhan Tenaga.
10. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Setiap Pegawai.
11. Rencana Kerja/Program Kerja.

B Keuangan
a. Perda Tarif Tidak ada Tidak ada
b. Buku Kas Umum
No Pencatatan Pelaporan Visualisasi Data
C Inventaris
a. Daftar/Kartu a. Laporan a. Data Asset di masing
Inventaris Barang. Inventaris Alat masing Ruangan.
b. Usulan Pegawai b. Data RKBU (Rencana
Kesehatan.
Pengelola b. Laporan Asset Kebutuhan Barang Unit)
Barang/Asset. /Seluruh dan RPTBU (Rencana
c. SK Bendahara
Inventaris Alat Pengadaan Triwulan
Barang dan
Kesehatan Arang Unit) .
Pengurus c. Data RPTBU.
Setiap Semester.
d. Data Stok Barang.
Barang/Asset. c. Laporan Asset
e. KIR.
d. Buku Kendali Data
/Seluruh f. KIB.
Stok Barang.
Inventaris Alat
e. Buku Data Terima
Kesehatan
Barang dan
Setiap Akhir
Pengeluaran
Tahun.
Barang.
d. Laporan Fungsi
f. Penerimaan Barang
dan Kondisi Alat
dan Stok Barang.
Kesehatan.

17
 BAB IX
PENUTUP

Dengan disusunnya pedoman Admen ini, diharapakan dapat menjadi

panduan bagi semua pihak terkait, baik Kepala Puskesmas, Penanggung Jawab
Admen, Penanggung jawab Program, dan Pelaksanan Kegiatan, sehingga proses
PDCA dapat terlaksana dan menghasilkan output sesuai dengan harapan.

18