BAB XIV

SIKLUS PENGGAJIAN DAN MSDM

Kasus Integratif: Alpha Omega Electronics

Peter Wu, wakil direktur utama bagian sumber daya manusia yang baru di AOE,
ingin memperbaiki dua kelemahan dalam sistem manajemen SDM/penggajian yang
ada saat ini. Pertama, biaya pemrosesan penggajian telah meningkat secara tetap untuk
tahun-tahun belakangan, akan tetapi sistem yang ada sekarang tidak memberikan
layanan yang mencukupi. Contohnya, para pegawai merasa kecewa karena penundaan
yang lama untuk mendapatkan informasi mengenai kompensasi dan rencana pensiun
mereka. Selain itu, Linda Spurgeon, ingin memberi para pegawai rencana kompensasi
yang lebih fleksibel. Akan tetapi, hal ini akan makin meningkatkan permintaan atas
sistem yang ada. Jadi, Peter harus menemukan cara untuk memperbaiki efisiensi dan
respons sistem penggajian AOE.
Kelemahan kedua dalam sistem manajemen SDM/penggajian AOE adalah
ketidakmampuannya untuk menelusuri perkembangan keahlian pegawai. Akibatnya,
para manajer cenderung untuk mengambil tenaga kerja dari luar untuk memenuhi
kebutuhan akan pegawai, bukan mempromosikan atau memindahkan para pegawai.
Praktik ini telah menurunkan moral pegawai. Hal ini juga mengganggu evaluasi
efektivitas investasi AOE dalam hal pelatihan dan pendidikan berkelanjutan. Jadi, tugas
lain Peter adalah menemukan cara untuk memperbaiki efektivitas sistem manajemen
SDM di AOE.
Saat ini, AOE, seperti juga perusahaan lainnya, memiliki sistem manajemen SDM
dan penggajian yang terpisah. Sistem penggajian, yang berada di bawah kendali
departemen akuntansi, membuat cek pembayaran untuk pegawai dan memelihara
catatan yang berkaitan, seperti yang disyaratkan oleh peraturan pemerintah. Sistem
penggajian menggunakan pemrosesan batch: Pegawai honorer (per jam) akan dibayar
dua minggu sekali; pegawai tetap dan pegawai yang menerima komisi akan dibayar
per bulan. Sistem manajemen SDM, yang dijalankan departemen sumber daya
manusia, memelihara file-file riwayat kerja pegawai, keahlian, dan kompensasi
pegawai; file-file ini diperbarui setiap minggu. Setiap sistem memelihara file-file
mereka sendiri secara terpisah, terkadang menyimpan juga data-data yang sama,
seperti tingkat gaji, dalam format yang berbeda. Praktik ini mempersulit para personil
bagian akuntansi untuk membuat laporan yang menggabungkan data manajemen SDM
dan penggajian.
Peter bertemu dengan Elizabeth Venko dan Ann Brandt untuk mendiskusikan
bagaimana meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem manajemen SDM/penggajian
AOE. Elizabeth dan Ann menunjukkan bahwa merupakan hal yang mungkin untuk
mendesain kembali berbagai aktivitas agar sistem penggajian dan manajemen SDM

1
berpadu. Ketika Anda membacabab ini, pikirkan tentang hubungan antara aktivitas
manajemen SDM dan penggajian dan bagaimana database yang terpadu dapat
membuat kedua fungsi tersebut lebih efisien dan efektif.

PENDAHULUAN

Siklus manajemen SDM/penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang

dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif

dalam mengelola pegawai. Berikut ini adalah tugas-tugas yang lebih penting:

1. Merekrut dan memperkerjakan pegawai baru

2. Melatih

3. Memberikan tugas pekerjaan

4. Memberikan kompensasi (penggajian)

5. Mengevaluasi kinerja

6. Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat

Sebagai tambahan, seperti yang didiskusikan dalam Bab 13, biaya penggajian juga

dialokasikan ke produk dan departemen untuk digunakan dalam penetapan harga dan

keputusan bauran produk.

Tugas 1 dan 6 dilakukan sekali untuk setiap pegawai, sementara tugas 2 hingga

5 dilakukan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan

tersebut. Di sebagian besar perusahaan, keenam aktivitas ini dipisahkan ke dalam dua

sistem terpisah. Tugas keempat, memberikan kompensasi untuk pegawai, adalah

fungsi utama sistem penggajian. Sistem manajemen SDM melakukan kelima tugas

lainnya. Dalam banyak perusahaan, kedua sistem tersebut dipisahkan secara

organisasional: sistem manajemen SDM biasanya merupakan tanggung jawab direktur

sumber daya manusia, sementara kontroler mengelola sistem penggajian.

Fokus utama bab ini adalah sistem penggajian, karena sistem penggajian

merupakan salah satu komponen terbesar dan terpenting dalam SIA. Sistem penggajian

harus didesain untuk memenuhi peraturan pemerintah dan juga kebutuhan informasi

2
pihak manajemen. Catatan penggajian yang tidak lengkap atau salah tidak hanya

mempersulit pengambilan keputusan, tetapi juga dapat mengakibatkan denda dan

penahanan! Jadi, desain sistem penggajian yang efisien dan efektif adalah hal yang

sangat penting.

Akan tetapi, juga merupakan hal yang penting untuk memiliki sistem

manajemen SDM yang didesain dengan baik. Pengetahuan dan keahlian para pegawai

adalah aset vang berharga dan harus secara hati-hati dikelola, dikembangkan, dan

dipelihara. Perusahaan membutuhkan sistem manajemen SDM yang efektif untuk

membantu menugaskan pegawai yang tepat ke berbagai tugas dan untuk memfasilitasi

pengawasan perkembangan berkelanjutan atas aset intelektual organisasi.

GAMBARAN UMUM

Gambar 14-1 menyajikan diagram konteks sistem penggajian, yang

memperlihatkan hubungannya dengan sistem manajemen SDM dan dengan bagian lain

dari SIA. Gambar ini menunjukkan lima sumber utama input sistem penggajian.

Departemen SDM memberikan informasi mengenai pengangkatan tenaga kerja,

pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji karena adanya kenaikan dan promosi. Para

pegawai membuat perubahan dalam pengurangan diskresi (contohnya, kontribusi

untuk rencana pensiun). Berbagai departemen kemudian memberikan data mengenai

jam kerja pegawai yang sebenarnya. Lembaga pemerintah menyediakan tarif pajak dan

instruksi untuk memenuhi persyaratan peraturan. Dalam cara yang hampir sama,

perusahaan asuransi dan perusahaan lainnya memberikan instruksi untuk menghitung

dan memotong berbagai pajak.

Cek adalah output utama sistem penggajian. Para pegawai menerima cek gaji

terpisah sebagai kompensasi atas layanan yang mereka berikan. Cek gaji dikirim ke

bank untuk mentransfer dana dari rekening reguler perusahaan ke rekening

penggajian. Cek juga dibuat untuk lembaga pemerintah, perusahaan asuransi, dan

3
organisasi lainnya untuk memenuhi kewajiban perusahaan (contohnya, pajak, premi

asuransi). Sebagai tambahan. sistem penggajian menghasilkan berbagai laporan, yang

akan kita diskusikan kemudian untuk pemakaian internal dan eksternal.

Para pegawai adalah aset organisasi yang paling berharga. Pengetahuan dan

keahlian mereka mempengaruhi kualitas barang dan jasa yang diberikan ke para

pelanggan. Bahkan, di dalam organisasi jasa profesional, seperti kantor akuntan publik

dan firma hukum, pengetahuan dan keahlian pegawai adalah komponen penting

dalam produk perusahaan, dan biaya tenaga kerja mencerminkan beban utama yang

terjadi untuk menghasilkan pendapatan. Bahkan di dalam perusahaan manufaktur, di

mana tenaga kerja biasanya hanya mencerminkan sebagian dari total biaya langsung,

para pegawai adalah penggerak biaya dalam hal kualitas kerja mereka mempengaruhi

baik produktivitas keseluruhan maupun tingkat kecacatan produk. Jadi, bukanlah hal

yang mengejutkan untuk menemukan bahwa beberapa analis saham meyakini bahwa

sumber daya manusia perusahaan mungkin dapat bernilai beberapa kali lipat lebih

besar dari nilai aset berwujudnya, seperti persediaan, properti, dan perlengkapan.

Gambar 14-1 Diagram konteks bagian penggajian dalam siklus manajemen

SDM/penggajian

Memang dari dulu SIA belum digunakan untuk mengukur atau melaporkan

status sumber daya manusia sebuah perusahaan. Salah satu alasannya adalah aset yang

4
dilaporkan dalam laporan keuangan mencerminkan sumber daya yang dimiliki

perusahaan, tetapi yang belum dikonsumsi. Namun, para pegawai tidak "dimiliki" oleh

perusahaan. Akibatnya, nilai sumber daya manusia dahulu diakui ketika digunakan

yang biasanya dicatat sebagai biaya gaji dan upah atau, dalam hal tenaga kerja

langsung di perusahaan manufaktur, dimasukkan sebagai bagian dari biaya

persediaan.

Situasi ini mulai berubah. Perusahaan seperti Dow Chemical telah menciptakan

posisi eksekutif baru dengan kedudukan sebagai direktur aset intelektual. Para

eksekutif ini bertanggung jawab untuk mengukur dan mengembangkan sumber daya

manuisia organisasi tersebut. Perusahaan lainnya, seperti Skandia Group, yang

merupakan lembaga keuangan terbesar di Skandinavia, bahkan telah mulai

memasukkan informasi sumber daya manusia ke dalam laporan tahunan mereka.

Skandia membagi aset modal intelektual mereka ke dalam dua kategori: manusia dan

struktural. Modal manusia adalah pengetahuan yang dimiliki para pegawai di Skandia,

yang dapat ditingkatkan dan dikembangkan melalui pengangkatan tenaga kerja dan

pelatihan. Modal intelektual struktural adalah pengetahuan yang telah didapat dan

diimplementasikan dalam bentuk decision support system, expert system, atau

database pengetahuan agar dapat disebarkan di seluruh organisasi. Direktur modal

intelektual di Skandia yakin bahwa modal intelektual struktural bahkan lebih bernilai

daripada modal intelektual manusia, karena modal intelektual struktural tidak akan

berhenti atau bekerja untuk pesaing dan dapat digunakan berkali-kali.

Mengakui nilai pengetahuan dan keahlian pegawai menekankan biaya

sesungguhnya yang berkaitan dengan banyaknya tingkat pergantian pegawai. Para ahli

memperkirakan bahwa, rata-rata, biaya yang berkaitan dengan penggantian seorang

pegawai adalah 1,5 kali dari gaji tahunan pegawai tersebut. Jadi, organisasi yang

mengalami tingkat pergantian pegawai di bawah rata-rata industri akan mendapat

penghematan biaya yang besar jika dibandingkan dengan para pesaing yang memiliki

5
tingkat pergantian pegawai yang tinggi. Tentu saja, beberapa pergantian pegawai akan

selalu terjadi dan bahkan diinginkan. Contohnya, organisasi konsultasi profesional

secara tradisional mendorong pergantian pegawai pada tingkat tertentu karena mereka

yakin bahwa hal tersebut akan memberikan sumber ide baru yang penting. Kuncinya

adalah mengendalikan dan mengelola tingkat pergantian pegawai. Pergantian pegawai

sangat penting untuk dipahami dan dikelola. Moral dan sikap pegawai dapat secara

signifikan mempengaruhi kinerja keuangan organisasi.

Contoh-contoh ini menggarisbawahi pentingnya mengelola dan

mengembangkan modal intelektual serta sumber daya manusia secara efektif. Agar

dapat melakukan hal ini, SIA harus didesain untuk melakukan lebih banyak hal

daripada hanya mencatat data waktu dan kehadiran serta mempersiapkan cek gaji.

Sebagai gantinya, sistem penggajian lurus diintegrasikan dengan sistem manajemen

SDM agar pihak manajemen memiliki akses yang mudah tidak hanya ke data mengenai

biaya yang berkaitan dengan pegawai, tetapi juga mengenai keahlian dan pengetahuan

pegawai.

Bagian selebihnya dari bab ini diatur berdasarkan tiga fungsi dasar yang

diberikan oleh SIA dalam siklus manajemen SDM/penggajian: pemrosesan data

transaksi mengenai aktivitas pegawai, penjagaan aset organisasi, dan penyediaan

informasi untuk pengambilan keputusan. Bab ini dimulai dengan menjelaskan aktivitas

dasar dalam siklus penggajian. Kemudian, dibahas tujuan pengendalian siklus

manajemen SDM/penggajian dan menjelaskan prosedur pengendalian yang dapat

diaplikasikan untuk mengurangi potensi ancaman utama dalam siklus ini. Bab ini

diakhiri dengan pembahasan mengenai keputusan penting dalam siklus manajemen

SDM/penggajian dan mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan untuk membuat

keputusan tersebut. Bagian ini menyajikan model data yang memenuhi kebutuhan

informasi tersebut dan dengan secara efektif mengintegrasikan data penggajian dengan

informasi manajemen SDM lainnya.

6
AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN

Gambar 14-2 menunjukkan tujuh aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus

penggajian. Penggajian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus diproses dalam

bentuk batch, karena (1) cek gaji dibuat secara periodik (mingguan, dua mingguan, atau

bulanan) dan (2) sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan.

Gambar 14-2 DFD level 0 Siklus Penggajian

Gambar 14-3 memperlihatkan sistem manajemen SDM/penggajian berorientasi

batch seperti yang digunakan di AOE. Kita akan merujuk pada Gambar 14-3 ketika

mendiskusikan tentang berbagai aktivitas yang diperlihatkan dalam Gambar 14-2.

7
Gambar 14-3 Bagan alir manajemen SDM/penggajian

8
Perbarui File Induk Penggajian
Aktivitas pertama dalam siklus manajemen SDM/penggajian melibatkan

pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan

penggajian: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau

perubahan dalam pengurangan diskresi (lingkaran 1.0 dalam Gambar 14-2).

Departemen manajemen SDM memberikan informasi ini. Walaupun penggajian

diproses dalam bentuk batch, Gambar 14-3 memperlihatkan bahwa departemen

manajemen SDM memiliki akses on-line untuk membuat perubahan-perubahan ini

pada file induk penggajian. Pemeriksaan edit yang tepat, seperti pemeriksaan validitas

atas nomor pegawai dan uji kewajaran atas perubahan yang dilakukan, berlaku untuk

semua transaksi perubahan penggajian.

Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan

penggajian dimasukkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam

periode pembayaran berikutnya. Akan tetapi, Catatan tentang pegawai yang berhenti

atau dipecat jangan langsung dihapus, karena beberapa laporan akhir tahun, termasuk

formulir W-2, mcmbutuhkan data mengenai semua pegawai yang pemah bekerja untuk

organisast tersebut sepanjang tahun terkait.

Perbarui Tarif dan Pemotongan Pajak

Aktivitas kedua dalam siklus manajemen SDM/penggajian adalah memperbarui

informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnva (lingkaran 2.0 dalam Gambar

14-2). Bagian penggajian membuat perubahan-perubahan ini, tetapi perubahan jarang

terjadi. Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan

mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit

pemerintah dan perusahaan asuransi.

9
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu

dan kehadiran pegawai (lingkaran 3.0 dalam Gambar 14-2). Informasi ini datang dalam

berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.

Skema pembayaran

Bagi para pegawai yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakan

kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar, untuk

setiap giliran kerja.

Kartu waktu juga mencantumkan total jam kerja yang digunakan selama suatu

periode pembayaran. Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 14-3, semakin banyak

penggunaan mesin pencatat waktu elektronis untuk menggantikan kartu waktu dari

kertas. Seperti yang dibahas dalam Bab 13, perusahaan manufaktur juga menggunakan

kartu waktu kerja untuk mencatat data rinci mengenai bagaimana pegawai

menggunakan waktu mereka (yaitu, pekerjaan apa yang mereka lakukan). Data

tersebut digunakan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja di antara berbagai

departemen, pusat biaya, dan pekerjaan produksi. Para profesional di dalam organisasi

jasa seperti kantor akuntan, firma hukum, dan konsultan, dengan cara yang hampir

sama akan menelusuri waktu yang mereka habiskan dalam melakukan berbagai tugas.

Data ini digunakan untuk secara akurat membebankan tagihan ke para klien.

Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap (contohnya para manajer dan staf

profesional), jarang mencatat pekerjaan mereka ke dalam kartu waktu. Sebagai

gantinya, para supervisor mereka secara informal akan mengawasi kehadiran mereka

dalam suatu pekerjaan.

Para pegawai bagian pemasaran dibayar baik berdasarkan komisi murni

maupun dengan gaji ditambah komisi. Hal ini membutuhkan kehati-hatian para

10
pegawai tersebut untuk mencatat jumlah penjualan mereka. Sebagai tambahan,

beberapa pegawai penjualan diberi bonus karena dapat melebihi target. Perusahaan di

Amerika Serikat makin memperluas insentif bonus ke para pegawai selain pegawai

penjualan, untuk memotivasi produktivitas yang lebih besar dan kualitas kerja yang

lebih baik. Contohnya, Nucor Corporation, salah satu produsen baja terbesar di

Amerika Serikat, membayar para pekerja bajanya berdasarkan tarif per jam yang

ditetapkan sekitar 60 persen dari rata-rata industri, ditambah bonus berdasarkan

jumlah ton baja yang mereka hasilkan dan kirimkan. Banyak perusahaan juga

menawarkan kepada para pegawai non eksekutif mereka opsi saham. Dengan

melakukan hal ini, perusahaan-perusahaan tersebut menyatakan bahwa para pegawai

termotivasi untuk secara aktif mencari cara memperbaiki layanan dan memotong biaya

agar nilai paket kompensasi mereka meningkat.

Penerapan insentif dan bonus membutuhkan adanya hubungan antara sistem

penggajian dengan sistem informasi penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan

data yang akan digunakan untuk menghitung bonus. Selain itu, skema bonus/insentif

harus didesain secara baik dengan tujuan yang realistis dan dapat dicapai agar dapat

secara objektif diukur. Penting untuk diingat bahwa tujuan tersebut harus sejalan

dengan tujuan perusahaan dan bahwa para manajer mengawasi tujuan tersebut untuk

memastikan bahwa tujuan tersebut masih sesuai. Tentu saja, skema pembayaran

insentif yang didesain secara kurang baik dapat menghasilkan perilaku yang tidak

diinginkan. Contohnya, Sears Automotive mengalami pengaruh negatif yang tidak

diharapkan karena meng-implementasikan rencana insentif baru pada awal era 1990-an

dengan membayar montir mereka berdasarkan komisi atas jumlah suku cadang yang

dijual serta jumlah jam kerja yang dihabiskan. Tujuannya adalah memfokuskan

perhatian pegawai atas bagaimana usaha mereka mempengaruhi laba perusahaan.

Akan tetapi, hasilnya adalah skandal karena adanya tuduhan bahwa para pegawai

Sears menyarankan perbaikan yang tidak perlu untuk meningkatkan bayaran mereka

11
sendiri. Tuduhan tersebut mengurangi kepercayaan publik pada Sears Automotive dan

mengarah pada pendapatan yang lebih rendah. Dengan hati-hati, Sears akhirnya

meninggalkan skema insentif ini.

Peluang untuk menggunakan teknologi informasi

Gambar 14-3 menunjukkan bagaimana pemrosesan penggajian dapat dibuat

lebih efisien dengan cara mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara

elektronis sebagai ganti dokumen kertas. Hal ini dapat mengurangi waktu dan potensi

kesalahan yang berhubungan dengan pencatatan, verifikasi, dan akhirnya memasukkan

data waktu serta kehadiran pegawai secara manual. Contohnya, pembaca kartu dapat

digunakan untuk mengumpulkan data waktu kerja para pegawai bagian produksi.

Data tersebut kemudian secara otomatis dimasukkan ke dalam sistem pemrosesan

penggajian. Dalam cara yang hampir sama, mesin pencatat waktu elektronis dapat

mengirimkan data waktu serta kehadiran langsung ke program pemrosesan

penggajian. Seperti yang dibahas dalam Bab 13, AOE sedang berencana

mengimplementasikan teknik ini untuk mengotomatiskan pengumpulan data waktu

dan kehadiran bagi para pekerja pabriknya.

Prosedur yang hampir sama dapat digunakan untuk para pegawai jasa

profesional. Contohnya, pegawai layanan internal di AT&T menggunakan telepon

sentuh-bunyi untuk memasukkan waktu yang dihabiskan dalam melakukan berbagai

tugas, hingga meniadakan penggunaan kartu waktu kerja dari kertas. Program

penggajian tersebut akan melakukan pemeriksaan edit untuk memverifikasi akurasi

dan kewajaran data pada saat dimasukkan.

12
Mempersiapkan Penggajian
Langkah keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian

(lingkaran 4.0 dalam Gambar 14-2). Departemen tempat pegawai bekerja akan

memberikan data mengenai jam yang dihabiskan dan seorang supervisor biasanya

akan mengkonfirmasi data tersebut. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk

penggajian.

Prosedur

Gambar 14-3 menunjukkan langkah-langkah dalam memproses penggajian.

Pertama, file transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai, agar berada

dalam urutan yang sama dengan yang berada dalam file induk penggajian. Apabila

organisasi tersebut memproses penggajian dari beberapa divisi, file transaksi

penggajian setiap divisi harus digabungkan (langkah ini tidak ditunjukkan dalam

Gambar 14-3).

File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji

pegawai. Bagi setiap pegawai, catatan file induk penggajian dan catatan transaksi

terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Bagi para pegawai yang dibayar per

jam, jumlah jam yang dihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian

tambahan untuk lembur atau bonus akan ditambahkan. Bagi para pegawai yang

menerima gaji bulanan, gaji kotor adalah pecahan dari gaji tahunan, yang

mencerminkan lamanya periode pembayaran. Contohnya, para pegawai penerima gaji

yang dibayar bulanan akan menerima satu-per-duabelas dari gaji tahunan mereka

setiap periode pembayaran.

Selanjutnya, semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya

dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan gaji berada

dalam dua kategori umum: potongan untuk pajak penghasilan dan potongan sukarela.

13
Potongan untuk pajak penghasilan mencakup pajak federal, negara bagian, dan lokal,

serta pajak jaminan sosial. Potongan sukarela mencakup kontribusi rencana pensiun;

premi asuransi jiwa, kesehatan dan cacat; iuran serikat pekerja; dan kontribusi untuk

berbagai amal.

Pada saat gaji bersih didapat, field jumlah hingga tahun ini untuk gaji kotor,

potongan dan gaji bersih di dalam catatan pegawai untuk file induk penggajian akan

diperbarui. Memelihara catatan pendapatan kumulatif yang akurat adalah hal yang

penting, untuk dua alasan. Pertama, pengurangan untuk pajak jaminan sosial dan

potongan lainnya memiliki batas, perusahaan harus mengetahui kapan meniadakan

potongan untuk setiap pegawai. Kedua, informasi ini dibutuhkan untuk memastikan

bahwa jumlah yang sesuai untuk pajak dan potongan lainnya, dikirim ke lembaga

pemerintahan, perusahaan asuransi, dan organisasi lainnya. Informasi ini juga harus

dimasukkan ke dalam berbagai laporan yang disimpan untuk lembaga-lembaga

tersebut.

Terakhir, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggajian

adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih

dalam format multikolom. Daftar ini sering kali disertai dengan daftar potongan

terpisah yang mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai. Gambar 14-

1 memberikan contoh mengenai kedua laporan ini (yang tidak perlu dicetak di kertas).

Daftar penggajian juga digunakan untuk mengesahkan transfer dana ke rekening bank

perusahaan untuk penggajian. Cek gaji pegawai juga umumnya melampirkan slip gaji,

yang mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode saat

ini, dan total hingga tahun ini, untuk setiap kategori.

Ketika setiap transaksi diproses, sistem tersebut juga mengalokasikan biaya

tenaga kerja ke akun buku besar terkait dengan memeriksa kode dalam catatan kartu

waktu kerja. Sistem tersebut memelihara jumlah total simultan atas alokasi ini hingga

semua catatan penggajian pegawai telah diproses. Jumlah total ini, bersama dengan

14
jumlah total untuk kolom di slip gaji, merupakan dasar untuk entri jurnal ringkasan,

yang dimasukkan ke dalam buku besar setelah semua cek gaji dicetak. Tabel 14-1

menjelaskan beberapa laporan tambahan yang dihasilkan oleh sistem penggajian.

Tabel 14-1 Contoh Laporan Siklus Manajemen SDM/Penggajian

Membayar Gaji
Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke

pegawai (lingkaran 5.0 dalam Gambar 14-2). Sebagian besar pegawai dibayar dengan

menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank

pribadi mereka. Tidak seperti pembayaran secara tunai, kedua metode ini memberikan

cara untuk rrtendokumentasikan jumlah gaji yang dibayar.

Prosedur

Gambar 14-3 menunjukkan bahwa begitu cek gaji dibuat, daftar penggajian

dikirim ke bagian utang usaha untuk ditinjau dan disetujui. Voucher pengeluaran

15
kemudian dibuat untuk mensahkan transfer dana dari rekening giro umum milik

perusahaan ke rekening bank penggajian perusahaan. Cek penggajian jangan ditarik

dari rekening bank reguler organisasi. Sebagai gantinya, untuk tujuan pengendalian,

rekening bank untuk penggajian yang terpisah harus digunakan. Hal ini akan

membatasi paparan kerugian perusahaan dalam jumlah kas dalam rekening penggajian

yang terpisah.

Voucher pengeluaran dan daftar penggajian kemudian dikirim ke kasir. Kasir

akan meninjau daftar penggajian dan voucher pengeluaran, serta kemudian membuat

dan menandatangani sebuah cek untuk mentransfer dana ke rekening bank untuk

penggajian perusahaan. Kasir tersebut juga meninjau, menandatangani, dan

menyebarkan cek gaji. Jadi, tugas mensahkan dan mencatat transaksi penggajian

dipisahkan dari penyebaran cek gaji yang sesungguhnva. Kasir tersebut akan segera

menyimpan kembali cek gaji yang tidak diklaim ke dalam rekening bank milik

perusahaan. Guna mencegah pembuatan dan penyebaran cek gaji palsu, sebuah daftar

cek gaji yang tidak diklaim akan dikirim ke departemen audit internal untuk diselidiki

lebih jauh.

Daftar penggajian tersebut kemudian dikembalikan ke bagian penggajian,

tempat daftar tersebut dimasukkan ke dalam file berdasarkan tanggal bersama dengan

kartu waktu dan kartu waktu kerja. Voucher pengeluaran dikirim ke staf administrasi

bagian akuntansi, yang akan menggunakannya untuk memperbarui buku besar.

Peluang efisiensi: setoran langsung

Setoran langsung adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan

mengurangi biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran

langsung biasanya akan menerima sebuah kopi cek gaji yang menunjukkan jumlah

yang disimpan bersama dengan slip gaji. Sistem penggajian tersebut harus

menghasilkan serangkaian file simpanan gaji, satu untuk setiap bank tempat setoran

16
gaji dilakukan. Setiap file berisi sebuah catatan untuk setiap pegawai yang rekeningnya

ada di bank tertentu. Setiap catatan mencakup nama pegawai, nomor jaminan sosial,

nomor rekening bank, dan jumlah gaji bersih. File-file ini dikirim secara elektronis,

dengan menggunakan EDI, ke setiap bank yang terlibat. Dana tersebut kemudian akan

dikirim secara elektronis dari rekening bank perusahaan ke rekening pegawai. Jadi,

setoran langsung meniadakan perlunya kasir menandatangani setiap cek gaji. Akan

tetapi, kasir tetap harus mensahkan transfer dana dari rekening giro reguler organisasi

tersebut.

Setoran langsung memberi penghematan bagi perusahaan dengan meniadakan

biaya pembelian, pemrosesan, dan penyebaran cek kertas. Hal ini juga mengurangi

biaya bank dan pengiriman. Penghematan ini sebagian diimbangi dengan hilangnya

pengambangan dana, yaitu penggunaan dana oleh perusahaan antara waktu cek ditarik

dan ketika mereka dimasukkan ke bank untuk pembayaran. Akan tetapi, penghematan

yang berhubungan dengan setoran langsung biasanya melebihi biayanya. Akibatnya,

sebagian besar perusahaan kini menawarkan para pegawai mereka pilihan untuk

pembayaran melalui setoran langsung dan mendorong mereka untuk memilih bentuk

pembayaran ini.

Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai

secara langsung (lingkaran 6.0 dalam Gambar 14-2). Contohnya, perusahaan harus

membayar pajak jaminan sosial, sebagai tambahan dari jumlah yang ditahan dari cek

gaji pegawai. Surat edaran E, Employer's Tax Guide, yang diterbitkan oleh IRS,

memberikan instruksi terinci mengenai kewajiban perusahaan untuk menahan dan

mengirimkan pajak penghasilan serta untuk mengisi berbagai laporan.

17
 Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk

memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga

ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal

dan Negara bagian. Sebagai tambahan, perusahaan sering kali memberikan kontribusi

atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa

untuk para pegawai. Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka

rencana kompensasi fleksibel, yang memungkinkan setiap pegawai menerima jaminan

minimum asuransi untuk pengobatan dan kontribusi pensiun, ditambah dengan kredit

kompensasi tambahan yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu libur ekstra

atau asuransi kesehatan tambahan. Rencana-rencana ini kadang kala disebut sebagai

rencana kompensasi gaya kafetaria karena mereka menawarkan sebuah menu pilihan.

Terakhir, banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan

rencana tabungan hari tua.

Menyediakan layanan dan kompensasi tambahan ini meningkatkan permintaan

atas sistem manajemen SDM/penggajian perusahaan. Contohnya, pegawai MSDM

sebuah perusahaan besar dengan ribuan pegawai dapat menghabiskan banyak waktu

hanya untuk menjawab pertanyaan tentang rencana 401 (k). Lagipula, pegawai ingin

dapat membuat perubahan dalam keputusan investasi mereka secara tepat waktu.

Organisasi dapat memenuhi permintaan pegawai untuk layanan semacam ini tanpa

meningkatkan biaya, dengan cara memberikan akses ke informasi

penggajian/manajemen SDM dalam intranet perusahaan.

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain

Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak

penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai (lingkaran 7.0 dalam

18
Gambar 14-2). Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan

transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

Lembaga pemerintahan terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini.

Sebagai tambahan, dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk

berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi

terkait.

Pilihan Pemrosesan: Biro Jasa Penggajian dan Organisasi Tenaga Kerja

Dalam usaha untuk mengurangi biaya, banyak organisasi melakukan

outsourcing untuk fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian dan

organisasi tenaga kerja. Biro jasa penggajian memelihara file induk penggajian untuk

setiap klien mereka dan melakukan aktivitas pemrosesan penggajian seperti yang

dijelaskan dalam bagian ini. Organisasi tenaga kerja (professional employer

organizationPEO) tidak hanya memproses penggajian, tetapi juga memberikan

layanan manajemen SDM, seperti desain kompensasi dan administrasi pegawai. Oleh

karena mereka memberikan jasa dalam lingkup yang lebih sempit, biro jasa penggajian

biasanya lebih murah daripada PEO.

Ketika organisasi melakukan outsourcing untuk pemrosesan penggajian, mereka

mengirim data waktu dan kehadiran ke biro jasa penggajian atau PEO, serta informasi

mengenai perubahan personel, pada setiap akhir periode pembayaran. Biro jasa

penggajian atau PEO kemudian menggunakan data tersebut untuk membuat cek gaji,

slip gaji, dan daftar penggajian. Jasa pemrosesan penggajian juga secara periodik

menghasilkan formulir W-2 untuk pegawai dan laporan lainnya yang berhubungan

dengan pajak.

Biro jasa penggajian dan PEO sangat menarik untuk bisnis kecil hingga

menengah karena alasan-alasan berikut ini:

19
 Menurunkan biaya. Biro jasa penggajian dan PEO mendapatkan keuntungan

dari economic of scale yang berkaitan dengan membuat cek gaji untuk sejumlah

besar perusahaan. Mereka dapat membebankan tagihan yang lebih murah

daripada biaya untuk melakukan penggajian sendiri. Biro jasa penggajian atau

PEO juga menghemat uang karena meniadakan perlunya mengembangkan dan

memelihara keahlian yang dibutuhkan untuk mematuhi aturan pajak yang terus

berubah.

Kompensasi yang lebih luas. PEO mengumpulkan biaya untuk

mengadministrasikan kompensasi bagi semua klien mereka. Akibatnya, PEO

memungkinkan perusahaan yang lebih kecil untuk menawarkan kompensasi

sama luasnya dengan yang disediakan oleh perusahaan besar pada umumnya.

Membebaskan sumber daya komputer. Biro jasa penggajian atau PEO

meniadakan satu atau lebih aplikasi SIA (penggajian dan manajemen

kompensasi). Sumber daya komputer yang bebas tersebut kemudian dapat

digunakan untuk meningkatkan pelayanan di area lainnya, seperti entri pesanan

penjualan.

Oleh karena dasar keunggulan kompetitif makin bergantung pada keahlian dan

pengetahuan para pegawai, pengelolaan yang efektif dan efisien atas fungsi penggajian

dan manajemen SDM menjadi makin penting. Jadi, seperti yang ditunjukkan dalam

Fokus 4-2, konsultasi SDM mewakili niche yang secara potensial menguntungkan

untuk kantor akuntan pubik kecil dan menengah.

TUJUAN PENGENDALIAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR

Fungsi utama kedua dari SIA dalam siklus manajemen SDM/penggajian adalah

menyediakan pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya

tujuan-tujuan berikut ini:

1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.

20
 2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.

3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat.

4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.

5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan

pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.

6. Aset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.

7. Aktivitas siklus manajemen SDM/penggajian dilakukan secara efisien dan

efektif.

Berbagai dokumen dan catatan (contohnya, kartu waktu, daftar penggajian)

yang dijelaskan dalam bagian sebelumnya, memainkan peranan penting dalam

mencapai tujuan-tujuan ini. Dokumen sederhana yang mudah dilengkapi dengan

instruksi yang jelas akan memfasilitasi pencatatan transaksi penggajian yang akurat

dan efisien. Pengendalian aplikasi yang tepat, seperti pemeriksaan validitas dan

pemeriksaan field (format), akan makin meningkatkan akurasi entri data ketika

menggunakan dokumen elektronis. Memberikan ruang dalam dokumen kertas

maupun elektronis untuk mencatat siapa yang melengkapi dan siapa yang meninjau

formulir tersebut akan memberikan bukti bahwa transaksi tersebut telah diotorisasi

dengan benar. Pemberian nomor tercetak ke semua dokumen akan memfasilitasi

pemeriksaan bahwa semua transaksi telah dicatat. Membatasi akses ke program yang

membuat dokumen dan, jika dokumen kertas masih digunakan, ke dokumen kosong,

akan mengurangi risiko transaksi yang tidak sah.

Tabel 14-2 mencantumkan ancaman-ancaman utama dalam siklus manajemen

SDM/penggajian dan prosedur pengendalian yang dapat diterapkan untuk mengurangi

ancaman-ancaman tersebut. Oleh karena setiap perusahaan, apa pun lini bisnisnya,

menghadapi ancaman-ancaman ini, merupakan hal yang penting untuk memahami

cara bagaimana SIA dapat didesain sebaik mungkin agar dapat mengatasi ancaman-

ancaman tersebut.

21
 Tabel 14-2 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Penggajian/Manajemen SDM

Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang

Aktivitas dapat diterapkan

Pengontrakan 1. Mempekerjakan pegawai yang tidak Prosedur mempekerjakan yang

atau perekrutan berkualifikasi atau berkelakuan baik, termasuk verifikasi keahlian
karyawan buruk pelamar kerja, referensi, dan
riwayat hidup.
2. Pelanggaran hukum ketenagakerjaan Dokumentasi lengkap atas
prosedur untuk mempekerjakan;
pelatihan perkembangan terkini
dalam hal hukum ketenagakerjaan

Pemrosesan 3. Perubahan file induk penggajian Pemisahan tugas: data SDM vs

penggajian tanpa otorisasi. penggajian dan distribusi cek gaji;
pengendalian akses; tinjauan atas
semua perubahan.
4. Data waktu yang tidak akurat Otomatisasi pengumpulan data;
berbagai pemeriksaan edit;
rekonsiliasi data kartu waktu
dengan data waktu kerja
5. Pemrosesan penggajian yang tidak Total batch dan pengendalian
akurat aplikasi lainnya; rekening kliring
penggajian; tinjauan peraturan IRS.
6. Pencurian atau distribusi cek gaji Setoran langsung; distribusi cek
tipuan gaji dilakukan oleh seseorang yang
independen dari proses penggajian;
penyelidikan cek gaji yang tidak
diklaim; akses terbatas ke cek gaji
kosong; pemberian nomor tercetak
dan perhitungan serta pencatatan
periodik untuk semua cek gaji;
penggunaan rekening giro terpisah
untuk penggajian, yang dipelihara
sebagai dana tetap.

Umum 7. Kehilangan atau pengungkapan data Prosedur pembuatan cadangan;

tanpa otorisasi rencana pemulihan dari bencana;
pengendalian akses fisik dan logis;
enkripsi data
8. Kinerja yang kurang baik Pengembangan dan tinjauan
periodik atas metrik kinerja yang
tepat

22
Ancaman 1: Mempekerjakan Pegawai yang Tidak Berkualifikasi atau Penipu
Mempekerjakan pegawai yang tidak memiliki kualifikasi dapat meningkatkan

beban produksi dan mempekerjakan pegawai penipu dapat mengakibatkan pencurian

aset. Kedua masalah tersebut paling baik diatasi melalui prosedur mempekerjakan

pegawai yang memadai. Kualifikasi keahlian untuk setiap posisi yang lowong harus

dinyatakan dengan jelas dalam laporan pengendalian posisi. Para kandidat harus

diminta untuk menandatangani sebuah pernyataan di formulir lamaran 'pekerjaan

yang mengkonfirmasikan akurasi informasi yang diserahkan dan memberikan

persetujuan mereka untuk pemeriksaan latar belakang yang menyeluruh atas data dan

riwayat pekerjaan mereka. Merupakan hal yang sangat penting untuk memverifikasi

keahlian dan referensi pelamar pekerjaan, termasuk gelar sarjana yang diraih, karena

penelitian menunjukkan bahwa hampir 30 persen resume berisi informasi palsu atau

yang dilebih-lebihkan. Merupakan hal yang juga penting untuk memverifikasi posisi

pekerjaan dari orang-orang yang terdaftar sebagai referensi. Terakhir, ketika akan

mempekerjakan tenaga kerja untuk posisi yang melibatkan akses ke data keuangan dan

aset, mungkin akan lebih baik untuk mengontrak perusahaan yang dapat melakukan

pemeriksaan latar belakang secara menyeluruh untuk memverifikasi bahwa pelamar

tersebut tidak memiliki catatan kriminal sebelumnya. Akan tetapi, sebelum melakukan

pemeriksaan latar belakang, biasanya perlu mendapatkan izin tertulis dari pelamar

untuk melakukan hal tersebut.

Ancaman 2: Pelanggaran Hukum Ketenagakerjaan

Pemerintah menjatuhkan penalti yang berat bagi perusahaan yang melanggar

ketetapan dalam hukum ketenagakerjaan. Sebagai tambahan, organisasi juga dapat

menjadi objek tuntutan sipil oleh korban tuduhan akibat diskriminasi dalam pekerjaan.

Dalam kasus ini, prosedur pengendalian yang terbaik adalah secara hati-hati

23
mendokumentasikan semua tindakan untuk beriklan, melakukan perekrutan, dan

mempekerjakan pegawai baru, untuk menunjukkan kesesuaian dengan peraturan

pemerintah yang berlaku. Pelatihan berkelanjutan untuk tetap mengikuti hukum

ketenagakerjaan yang terbaru juga merupakan hal yang penting.

Ancaman 3: Perubahan Tanpa Otorisasi atas File Induk Penggajian

Perubahan tanpa otorisasi atas file induk penggajian dapat mengakibatkan

kenaikan biaya jika upah, gaji, komisi, atau tarif dasar lainnya yang digunakan untuk

menetapkan kompensasi pegawai dipalsukan. Masalah ini dapat menghasilkan laporan

yang tidak akurat atas biaya tenaga kerja yang kemudian akan mengarah pada

keputusan yang salah.

Pemisahan tugas yang tepat adalah prosedur pengendalian utama untuk

mengatasi ancaman ini. Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 14-3, hanva

departemen MSDM yang dapat memperbarui file induk penggajian untuk

pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, peningkatan gaji, dan promosi. Para

pegawai departemen MSDM sebaliknya tidak terlibat secara langsung dalam

pemrosesan penggajian atau distribusi cek gaji. Pemisahan tugas ini mencegah

seseorang yang memiliki akses ke cek gaji, membuat pegawai fiktif atau mengubah

tingkat gaji, dan kemudian mengambil cek palsu tersebut. Sebagai tambahan, semua

perubahan dalam file induk penggajian harus ditinjau dan disetujui oleh orang lain

selain dari pegawai yang merekomendasikan perubahan tersebut. Biasanya,

persetujuan semacam ini melibatkan pembacaan dan penandatanganan dokumen

transaksi. Bagi perubahan yang diproses melalui terminal on-line, sistem tersebut harus

didesain untuk memverifikasi identitas dan otoritas orang yang melakukan serta

menyetujui permintaan. Laporan yang mendokumentasikan perubahan ini harus

dikirim ke setiap supervisor departemen untuk ditinjau.

24
 Mengendalikan akses ke sistem penggajian juga merupakan hal yang penting.

Bahkan, di dalam lingkungan database, pengendalian akses merupakan hal mendasar

karena banyak fungsi yang sebelumnya terpisah kini dilakukan hanya oleh sistem

tersebut. Sistem tersebut harus diprogram untuk membandingkan ID dan password

pemakai, dengan matriks pengendalian akses yang (1) menetapkan tindakan apa yang

dapat dilakukan oleh pegawai, dan (2) mengkonfirmasikan file apa yang dapat diakses

pegawai. Contohnya, staf administrasi bagian penggajian tidak boleh mendapat izin

untuk mengubah tingkat gaji pegawai.

Ancaman 4: Data Waktu yang Tidak Akurat

Ketidakakuratan dalam catatan waktu dan kehadiran dapat menghasilkan

peningkatan biaya tenaga kerja dan laporan biaya tenaga kerja yang salah. Lagipula,

ketidakakuratan dapat merusak moral pegawai (apabila cek gaji salah atau hilang) atau

mengakibatkan pembayaran untuk layanan tenaga kerja yang tidak dilakukan.

Otomatisasi dapat mengurangi risiko ketidakakuratan yang tidak disengaja dalam

data waktu. Pembaca kartu dan pemindai kode garis dapat digunakan untuk

mengumpulkan data mengenai waktu dan kehadiran pegawai dalam bentuk yang

dapat dibaca oleh mesin. Apabila pemakaian mereka tidak mungkin dilakukan,

terminal on-line harus digunakan. Program entri data harus meliputi pemeriksaan edit

berikut ini:

Pemeriksaan field untuk data numeris dalam field nomor pegawai dan jam kerja

yang digunakan

Pemeriksaan batas atas field jam kerja yang digunakan

Pemeriksaan atas nomor pegawai

Pemisahan tugas yang tepat dapat mengurangi risiko ketidakakuratan yang

disengaja. Seperti yang dijelaskan sebelumnva, hanya seseorang yang tidak secara

25
langsung terlibat dalam pemrosesan penggajian dapat membuat perubahan atas file

induk penggajian. Selanjutnya, supervisor terkait harus menyetujui semua perubahan

semacam ini.

Data mesin pencatat waktu, digunakan untuk menghitung penggajian, serta juga

digunakan untuk merekonsiliasi data kartu waktu kerja, yang digunakan untuk

perhitungan biaya dan tujuan manajerial, oleh seseorang yang tidak terlibat dalam

pembuatan data tersebut. Total waktu yang dihabiskan untuk semua tugas, seperti

yang dicatat dalam kartu waktu kerja, seharusnva tidak melebihi waktu kehadiran

yang ditunjukkan dalam kartu waktu pegawai. Sebaliknva, semua waktu yang

digunakan untuk bekerja seharusnva dimasukkan ke dalam kartu waktu kerja. Guna

memastikan validitas data tersebut, supervisor pegawai harus menyetujui kartu waktu

dan kartu waktu kerja.

Ancaman 5: Pemrosesan Penggajian yang Tidak Akurat

Kompleksitas pemrosesan penggajian, terutama berbagai syarat peraturan

perpajakan, memperbesar kemungkinan orang melakukan kesalahan. Kesalahan tentu

saja dapat merusak moral pegawai, terutama apabila cek gaji terlambat. Selain

timbulnya catatan dan laporan biaya penggajian yang salah, kesalahan pemrosesan

dapat mengarah pada penalti apabila kesalahan tersebut mengakibatkan kegagalan

untuk mengirimkan jumlah pajak penghasilan yang harus dibayar ke pemerintah.

Begitu pula kegagalan untuk secara akurat menilai potongan atas upah pegawai dan

mengirimkan dana tersebut ke pihak terkait juga dapat mengarah pada penalti

keuangan.

Tiga jenis prosedur pengendalian berikut ini dapat digunakan untuk mengatasi

ancaman kesalahan penggajian:

26
 1. Total batch. Bahkan sistem manajemen SDM/penggajian canggih sekalipun akan

tetap menggunakan pemrosesan batch untuk penggajian. Akibatnya, total batch

harus dihitung pada saat entri data dan kemudian diperiksa ulang dengan

jumlah total yang dihitung selama tiap tahap pemrosesan. Total lain-lain atas

nomor pegawai, contohnva, sangatlah berguna. Apabila total lain-lain yang asli

dan total dalam proses selanjutnya sesuai, berarti (1) semua catatan penggajian

telah diproses, (2) input data akurat, dan (3) tidak ada kartu waktu palsu yang

dimasukkan selama pemrosesan.

2. Pemeriksaan silang atas daftar penggajian. Total pada kolom gaji bersih harus

sama dengan total gaji kotor dikurangi total potongan.

3. Rekening kliring penggajian. Rekening kliring penggajian adalah akun buku

besar yang digunakan dalam proses dua tahap untuk memeriksa akurasi dan

kelengkapan biaya gaji dan alokasi mereka wing selanjutnya ke pusat biaya yang

terkait. Pertama, akun pengendali penggajian didebit sejumlah gaji kotor; kas

dikredit sejumlah gaji bersih, dan berbagai pengurangan dikredit ke akun

kewajiban terpisah. Kedua, proses akuntansi biaya mendistribusikan biaya

tenaga kerja ke berbagai kategori biaya dan mengkredit akun pengendali

penggajian sejumlah total alokasi tersebut. Jumlah yang dikredit dari akun

pengendali penggajian harus sama dengan jumlah yang sebelumnya didebit

ketika gaji bersih dan berbagai pengurangan dicatat. Pemeriksaan internal

khusus ini disebut sebagai pemeriksaan saldo nol, karena akun. pengendali

penggajian harus sama dengan nol ketika kedua ayat dimasukkan.

Status pajak pekerja harus diklasifikasi dengan tepat sebagai pegawai atau

kontraktor independen, karena kesalahan klasifikasi dapat mengakibatkan perusahaan

berutang pajak, bunga, dan bahkan penalti. Isu ini sering kali muncul ketika para

manajer departemen mencoba mengakali penghentian kontrak tenaga kerja umum

dengan menggunakan kontraktor independen. Departemen MSDM harus selalu

27
meninjau keputusan apa pun untukmengontrak tenaga kerja sementara atau bantuan

dari luar. IRS memberikan daftar pertanyaan yang dapat digunakan untuk menetapkan

apakah seorang pekerja harus diklasifikasikan sebagai pegawai atau sebagai kontraktor

independen.

Ancaman 6: Pencurian atau Distribusi Cek Gaji Palsu

Ancaman utama lainnya adalah pencurian cek gaji atau penerbitan cek gaji ke

pega fiktif atau yang telah diberhentikan. Hal ini dapat mengakibatkan peningkatan

biaya dan hilangnya kas. Pemisahan tugas yang tepat berkaitan dengan pembuatan dan

distribusi cek gaji dapat mengurangi risiko ancaman ini.

Pengendalian penulisan cek penggajian

Pengendalian yang berhubungan dengan pengeluaran kas lainnya, seperti yang

didiskusikan dalam Bab 12, juga dapat diterapkanke penggajian:

Akses ke cek penggajian kosong dan mesin penandatangan cek harus dibatasi.

Semua cek penggajian harus diurutkan dengan nomor tercetak dan secara periodik

dihitung.

Kasir harus menandatangani semua cek penggajian jika dilengkapi dengan

dokumen yang tepat (daftar penggajian dan voucher pengeluaran).

Orang yang independen dari proses penggajian harus merekonsiliasi rekening bank

untuk penggajian.

Dengan membatasi jumlah total kas yang berisiko, rekening bank penggajian

terpisah memberikan perlindungan tambahan atas pemalsuan atau perubahan.

Rekening ini harus dioperasikan sebagai dana tetap; yaitu jumlah cek vang ditulis

untuk mengisi kembali dana tersebut, harus sama dengan jumlah gaji bersih untuk

periode tersebut. Jadi, ketika semua cek gaji telah diuangkan, rekening penggajian

28
harus memiliki saldo nol. Rekening giro penggajian terpisah juga mempermudah untuk

mendeteksi cek palsu ketika rekening tersebut direkonsiliasi.

Pengendalian distribusi cek gaji

Seseorang vang tidak mengotorisasi atau mencatat penggajian harus

mendistribusikan semua cek gaji. Guna melihat mengapa pemisahan tugas begitu

penting, anggaplah bahwa orang tersebut bertanggung jawab untuk mempekerjakan

dan memberhentikan pegawai, serta juga mendistribusikan cek gaji. Kombinasi tugas

ini akan memungkinkan orang tersebut untuk tanpa merasa bersalah lupa melaporkan

pemberhentian pegawai dan selanjutnva mengambil cek gaji pegawai tersebut di masa

mendatang. Mensyaratkan agar orang yang mendistribusikan cek gaji secara

meyakinkan mengidentifikasi setiap orang yang mengambil cek gaji tersebut,

memberikan pengendalian tambahan atas distribusi cek gaji. Selain itu, departemen

audit internal harus mengamati, secara periodik, proses distribusi cek gaji.

Prosedur khusus harus digunakan untuk menangani cek gaji yang tidak diklaim

karena cek tersebut menunjukkan kemungkinan adanya masalah, seperti pegawai fiktif

atau yang telah diberhentikan. Cek gaji yang tidak diklaim harus dikembalikan ke kasir

agar dapat segera disimpan kembali. Cek tersebut harus ditelusuri kembali ke catatan

waktu dan dicocokkan dengan file induk pegawai untuk memverifikasi bahwa cek

tersebut benar-benar sah.

Ancaman 7: Kehilangan atau Pengungkapan Data Tanpa Otorisasi

Database manajemen SDM/penggajian adalah sumber daya berharga yang harus

dijaga dari kehilangan atau kehancuran. Melindungi privasi data pegawai juga

merupakan hal yang penting. Contohnya, moral bisa rusak jika pegawai mengetahui

29
gaji pegawai lainnya. Selanjutnya, pengungkapan tanpa otorisasi atas data evaluasi

kinerja dapat mengakibatkan organisasi tersebut dituntut.

Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko pengungkapan tanpa

otorisasi data penggajian adalah menggunakan password dan pengendalian keamanan

fisik untuk membatasi akses hanya ke orang-orang yang berhak. Enkripsi memberikan

pengendalian tambahan dengan membuat informasi manajemen SDM/penggajian tidak

dapat diamati oleh seseorang yang berhasil mendapatkan akses tidak sah ke file induk

penggajian. Biro layanan penggajian atau PEO juga dapat mengurangi ancaman ini.

Prosedur pembuatan cadangan dan pemulihan dari bencana memberikan

pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko hilangnva data penggajian. Baik label

file internal maupun ekstemal harus digunakan untuk memastikan bahwa database

tersebut tidak dengan sengaja dihapus atau diproses oleh program yang salah. Dua

kopi cadangan atas file induk penggajian dan file transaksi terakhir harus dibuat; satu

harus disimpan di lokasi, sedangkan yang lainnya di luar lokasi kantor.

Ancaman 8: Kinerja yang Kurang Baik

Ancaman umum dalam proses penggajian/manajemen SDM adalah kineija

pegawai yang tidak efisien dan efektif. Membuat dan meninjau laporan kinerja adalah

cara yang efektif untuk menangani ancaman ini, terutama bagi para pegawai yang

bekerja di rumah. Pengawasan hati-hati atas produktivitas para pegawai ini penting

untuk memastikan bahwa mereka benar-benar menggunakan jam yang dibayar untuk

bekerja dan bahwa mereka tidak sambil menjalankan bisnis pribadi, dengan

menggunakan aset yang disediakan perusahaan. Pengawasan semacam ini juga penting

untuk memastikan bahwa para pegawai yang bekerja di rumah tidak menggunakan

sumber daya komputer yang disediakan perusahaan dengan tidak benar (contohnva,

30
membuat Web site pornografi, mengirim atau meneruskan e-mail yang tidak benar,

atau menyimpan serta menggunakan salinan software bajakan).

Pelatihan adalah hal vang penting untuk memastikan bahwa para pegawai

bagian penggajian dan manajemen SDM tetap mengetahui perkembangan terakhir atas

hukum ketenagakerjaan dan pajak. Fungsi manajemen SDM harus mengawasi

pelatihan semua pegawai untuk membanfu organisasi memaksimalkan efisiensi dan

efektivitas semua proses bisnisnya. Menelusuri pengetahuan dan keahlian pegawai

serta mendapatkan pengetahuan tersebut agar dapat dibagi di seluruh perusahaan juga

dapat memberikan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Akan tetapi, sifat model

data yang menyimpan dan memelihara data penggajian dan manajemen SDM

menetapkan seberapa mudah untuk mencapai manajemen pengetahuan semacam ini.

KEPUTUSAN-KEPUTUSAN PENTING, KEBUTUHAN INFORMASI, DAN MODEL

DATA

Telah dibahas bagaimana SIA dapat memenuhi fungsi-fungsi pemrosesan

transaksi penggajian dan memberikan pengendalian untuk menjaga aset. Fungsi ketiga

dari SIA dalam siklus penggajian/manajemen SDM adalah memberikan informasi

untuk mengelola aktivitas bisnis. Sistem penggajian tradisional didesain terutama

untuk memenuhi kebutuhan pembuat keputusan eksternal. Investor, kreditor, dan

berbagai lembaga pemerintahan, biasanya puas dengan informasi mengenai biaya gaji

periodik perusahaan. Akan tetapi, mendesain sistem penggajian untuk memenuhi

kebutuhan pemakai eksternal tidak menjamin dihasilkannya semua informasi yang

dibutuhkan pihak manajemen untuk menggunakan dan mengembangkan sumber daya

manusia perusahaan. Sebagai gantinya, sistem penggajian harus didesain untuk

mengumpulkan dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnva agar

memungkinkan pihak manajemen membuat jenis keputusan berikut ini:

31
 Kebutuhan pegawai di masa mendatang. Berapa banyak pegawai yang dibutuhkan

lima tahun mendatang agar dapat mencapai rencana strategis perusahaan?

Keahlian apa sajakah yang kurang? Keahlian apa sajakah yang terlalu banyak?

Seberapa efektif pelatihan program saat ini dalam memelihara dan memperbaiki

tingkat keahlian pegawai?

Kinerja pegawai. Pegawai manakah yang harus dipromosikan atau menerima

kenaikan gaji? Siapa yang harus diberhentikan? Apakah kinerja keseluruhan

meningkat atau menurun? Apakah terlalu banyak pergantian pegawai? Apakah

keterlambatan atau ketidakhadiran menjadi masalah?

Moral pegawai. Berapakah tingkat keseluruhan moral pegawai dan kepuasan

bekerja? Bagaimana skema kompensasi dapat digunakan untuk memperbaiki

moral, kepuasan, dan kinerja? Kompensasi tambahan apakah, jika ada, yang harus

ditawarkan?

Efisiensi dan efektivitas pemrosesan penggajian. Seberapa sering pegawai dibayar?

Apakah biaya tenaga kerja secara akurat dialokasikan ke produk dan pusat biaya

lainnya? Apakah semua persyaratan pelaporan pajak yang berlaku telah dipenuhi?

Seberapa mudah permintaan pegawai atas informasi dapat dijawab?

Biasanya, sistem penggajian memberikan beberapa informasi yang dibutuhkan

untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, seperti data mengenai biaya tenaga kerja.

Sistem manajemen SDM biasanya memberikan informasi lainnya, seperti data tentang

keahlian pegawai. Akan tetapi informasi lainnya, seperti data mengenai moral pegawai,

biasanya tidak dikumpulkan baik oleh sistem penggajian maupun manajemen SDM.

Ingatlah bahwa informasi yang dihasilkan secara eksternal seperti data mengenai tarif

pajak dan rata-rata pergantian pegawai serta ketidakhadiran, juga dibutuhkan untuk

membuat keputusan-keputusan ini. Bagian ini menjelaskan bagaimana model data

vang didesain dengan baik dapat memfasilitasi integrasi yang efektif atas semua

informasi ini.

32
Model Data: Penggajian dan Akuntansi Biaya
Gambar 14-5 menyajikan sebagian model data RE A untuk pemrosesan

penggajian dan akuntansi biaya. Apabila model data yang diperlihatkan dalam gambar

tersebut diimplementasikan dalam database relasional, maka akan ada tabel untuk

setiap entitas (persegi empat) dan untuk setiap hubungan banyak-ke-banvak. Isi dari

sebagian besar entitas diperlihatkan dalam Gambar 14-5, dan kardinalitas hubungan

antar entitas tersebut, harus dapat dibaca dengan mudah. Mari kita diskusikan sejenak

beberapa poin penting.

Gambar 14-5 Sebagian Diagram REA untuk Penggajian dan Akuntansi Biaya

Pertukaran ekonomi dasar yang dimodelkan dalam Gambar 14-5 berisi

penggunaan waktu dan keahlian pegawai dan akhirnya membayar pegawai. Kegiatan

mendapatkan layanan pegawai biasanya menyimpan data yang terdapat dalam kartu

33
waktu dan digunakan untuk memproses penggajian. Setiap baris dalam tabel

mendapatkan data mengenai jam yang digunakan pegawai untuk bekerja dalam sehari.

Tabel pegawai yang dibayar menyimpan data mengenai cek gaji yang dikeluarkan

untuk para pegawai. Setiap baris dalam tabel tersebut mewakili sebuah cek gaji. Para

pegawai dibayar secara periodik; oleh karenanya/kardinalitasnya menunjukkan bahwa

satu cek gaji dapat dihubungkan ke banyak baris (kartu waktu harian) dalam tabel

mendapatkan layanan pegawai. Oleh karena para pegawai biasanya tidak

mendapatkan gaji secara cicilan, maka setiap kartu waktu dihubungkan dengan hanya

satu cek gaji.

Entitas layanan pegawai mewakili sumber daya yang didapat: penggunaan

waktu dan keahlian setiap pegawai. Sumber daya ini tidak dapat diinventarisir. Akan

tetapi, organisasi dapat menelusuri dan meringkas seberapa banyak dari sumber daya

ini yang mereka dapatkan dan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dalam

sebuah periode pembayaran tertentu.

Kegiatan penggunaan layanan pegawai menyimpan data mengenai tugas

tertentu yang dilakukan pegawai yang secara tradisional dimasukkan ke dalam kartu

waktu kerja. Bahkan, di dalam siklus produksi, kegiatan ini biasanya disebut operasi

pekerjaan (lihat Gambar 13-8). Setiap baris dalam tabel ini menjelaskan jenis tugas

tertentu yang dilakukan untuk periode tertentu. Contohnya, dapat saja ada sebuah

baris untuk rak persediaan, sebuah baris untuk menjalankan mesin kas, dan sebuah

baris untuk membongkar kiriman. Tujuannya adalah untuk menelusuri seberapa

banyak waktu yang dihabiskan pegawai untuk melakukan berbagai tugas yang

berbeda. Akan tetapi, seperti yang diperlihatkan dalam diagram REA dalam bab-bab

sebelumnya, data mengenai kinerja setiap kegiatan individual juga dimasukkan

(contohnya, setiap penjualan yang berlanjut ke mesin kas akan dicatat sebagai sebuah

baris dalam tabel penjualan). Akibatnya, seperti yang diperlihatkan dalam bagian

34
bawah Gambar 14-5, setiap baris dalam tabel penggunaan layanan pegawai dapat

dihubungkan ke banyak baris di sebuah tabel kegiatan tertentu.

Akan tetapi, setiap kegiatan tertentu, dihubungkan hanya ke satu baris dalam tabel

penggunaan layanan pegawai.

Tabel tersebut menggunakan layanan pegawai untuk memberikan informasi

tambahan yang tidak tersedia di berbagai diagram REA yang disajikan dalam bab-bab

sebelumnya. Contohnya, diagram REA siklus pendapatan yang disajikan dalam

Gambar 11-3 dapat diminta untuk menjawab pertanyaan seperti "Berapakah jumlah

penjualan yang dihasilkan tenaga penjual tertentu?" atau "Bagaimana banyak penjualan

yang dihasilkan oleh setiap tenaga penjual?" Akan tetapi, diagram tersebut tidak berisi

data yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan seperti "Berapaj am yangdihabiskan

tenaga penjual di mesin kas, jika dibandingkan dengan tugas mengisi kembali rak?"

Data yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan tersebut disimpan dalam tabel

menggunakan layanan pegawai. Tidak setiap organisasi mengumpulkan data terinci

mengenai penggunaan waktu para pegawainva. Biasanva, perusahaan manufaktur

mengumpulkan data mengenai pegawai yang terlibat dalam proses produksi untuk

tujuan perhitungan biaya produk. Begitu pula perusahaan jasa profesional akan

mengumpulkan data semacam ini untuk membebankan tagihan pada para klien

mereka atas jasa yang diberikan. Akan tetapi, banyak organisasi ritel dan jasa yang

tidak mengumpulkan data terinci semacam ini. Apabila organisasi tidak

mengumpulkan data terinci mengenai waktu yang dihabiskan pegawai untuk

melakukan berbagai tugas, maka biasanya organisasi tersebut tidak

mengimplementasikan penggunaan tabel kegiatan menggunakan layanan pegawai atau

tabel sumber daya layanan pegawai.

35
Model Data: Mengintegrasikan Data Penggajian dengan Manajemen SDM
Gambar 14-6 menyajikan diagram REA yang mengintegrasikan data penggajian

dan manajemen SDM. Perhatikan bahwa entitas pegawai dihubungkan ke hampir

semua entitas lainnya dalam diagram tersebut, hingga mencerminkan pentingnya

pegawai bagi organisasi.

Entitas kegiatan perekrutan menyimpan data mengenai berbagai aktivitas vang

dilakukan untuk memberitahukan mengenai pembukaan lowongan pekerjaan. Data

yang dicatat dalam entitas ini berguna untuk mendokumentasikan kesesuaian dengan

hukum ketenagakerjaan dan juga untuk mengevaluasi efektivitas berbagai metode

yang digunakan untuk mengumumkan peluang kerja. Hubungan banyak ke banyak

antara keahlian dan perekrutan mencerminkan fakta bahwa setiap iklan dapat mencari

beberapa keahlian tertentu dan bahwa, dengan berjalannya waktu, mungkin saja

terdapat beberapa iklan untuk sebuah keahlian tertenlu. Hubungan antara kegiatan

perekrutan dengan lamaran kerja dimodelkan sebagai hubungan banyak-ke-banyak

karena banyak orang yang biasanya melamar untuk setiap lowongan pekerjaan, tetapi

mereka juga dapat mengirimkan lamaran ke lebih dari satu kegiatan perekrutan. Selain

itu, lebih dari satu pegawai dapat berpartisipasi dalam setiap kegiatan perekrutan, dan

dengan berjalannya waktu seorang pegawai dapat saja berpartisipasi dalam banyak

kegiatan semacam itu.

Kegiatan wawancara menyimpan data terinci mengenai setiap wawancara

pekerjaan. Wawancara ini dihubungkan dengan kegiatan mempekerjakan pegawai

dalam sebuah hubungan banyak-ke-satu. Hal ini mencerminkan fakta bahwa kegiatan

mempekerjakan hanya terjadi sekali, tetapi dapat merupakan hasil dari satu atau

serangkaian wawancara sebelumnya.

Entitas pegawai menyimpan banyak data yang umum ditemukan dalam file

induk pegawai (penggajian). Entitas keahlian berisi data mengenai berbagai keahlian

36
kerja berbeda yang menarik bagi perusahaan. Hubungan antara keahlian dan pegawai

dimodelkan sebagai hubungan banyak-ke-banyak karena seorang pegawai dapat saja

memproses sejumlah keahlian kerja dan sebaliknya, beberapa pegawai dapat saja

memiliki keahlian yang sama.

Kegiatan pelatihan mewakili berbagai lokakarya, program pelatihan, dan

peluang lainnya yang diberikan untuk pegawai agar dapat mengembangkan dan

memelihara keahlian mereka. Jadi, entitas ini menyimpan data yang dapat digunakan

untuk mengevaluasi efektivitas dan biaya pelatihan serta usaha pengembangan.

Hubungan antara entitas pegawai dan pelatihan adalah banyak-ke-banyak, karena

seorang pegawai seiring dengan berjalannya waktu, akan menghadiri sejumlah

pelatihan, dan sebaliknya, sejmlah pegawai akan menghadiri pelatihan tertentu.

Hubungan antara entitas keahlian dengan pelatihan adalah satu-ke-banyak, karena

setiap pelatihan didesain untuk mengembangkan keahlian tertentu tetapi beberapa

pelatihan yang berbeda dapat mengembangkan serta meningkatkan sebuah keahlian

tertentu.

Manfaat Model Data

Apabila model data yang ditunjukkan dalam Gambar 14-6 diimplementasikan

dalam sebuah database relasional, para manajer dapat menggunakan bahasa

permintaan untuk dengan mudah menarik data yang mereka butuhkan agar dapat

mengelola pegawai mereka. Contohnya, Peter Wu dapat menulis sebuah permintaan

untuk mengidentifikasi pegawai mana di AOE yang memiliki keahlian tertentu, seperti

pengetahuan atas SQL. Dia dapat menggunakan jenis permintaan ini untuk memenuhi

kebutuhan pegawai proyek khusus atau untuk membentuk pasokan tenaga kerja.

Informasi yang ditarik melalu permintan semacam ini juga dapat digabungkan dengan

proyeksi kebutuhan keahlian di masa mendatang untk merencanakan strategi

37
pengangkatan tenaga kerja, dan untuk membentuk jadwal pelatihan di masa

mendatang.

Membuat model data untuk siklus manajemen SDM/penggajian seperti yang

diperlihatkan dalam Gambar 14-6 juga dapat memberikan organisasi manfaat strategis.

Pertama, karena model data tersebut membuat intormasi leblh mudah diakses oleh

para manajer, maka model data tersebut seharusnya mendorong keputusan yang lebih

baik mengenai bagaimana sumber daya manusia digunakan dan dikembangkan.

Contohnya, perusahaan jasa profesional memiliki database tentang keahlian pegawai.

Dengan menggunakan database ini, pegawai profesional dapat dengan cepat

diidentifikasi dan bisa mendapatkan saran dari para kolega yang memiliki pengalaman

terdahulu dalam menangani suatu masalah tertentu. Hal ini menghemat banyak waktu

pegawai dalam mengembangkan solusi atas masalah klien dan memungkinkan

pegawai berjarak jauh untuk saling belajar dari satu sama lain. Database yang didesain

dengan baik dan mudah diakses adalah faktor utama dalam pembagian serta

pengembangan pengetahuan. Database yang terintegrasi seperti yang diperlihatkan

dalam Gambar 14-6 juga mempermudah perusahaan untuk mengawasi bahwa para

pegawai memang benar-benar menghadiri kelas pelatihan yang tepat dan

meningkatkan keahlian mereka.

Manfaat strategis kedua dari model data manajemen SDM/penggajian yang

terintegrasi adalah para pegawai dapat melakukan banyak aktivitas manajemen SDM

secara lebih efisien, hingga dapat mengurangi biaya. Contohnya, perhatikan bahwa

Gambar 14-6 memasukkan informasi mengenai pelamar pekerjaan. Database resume

on-line kini tersedia untuk banyak lapangan pekerjaan. Informasi tersebut dapat di-

download dan secara otomatis disimpan dalam entitas pelamar pekerjaan, hingga

menghemat banyak waktu serta biaya jika dibandingkan dengan pengumpulan dan

entri data secara manual seperti dahulu. Lagipula, begitu berada di dalam sistem,

informasi tersebut dapat dengan cepat didistribusikan. Contohnya," Federal Express

38
kini memindai semua resume dan menyimpannya ke dalam database pemroses

gambar. Sistem ini memungkinkan para manajer yang membuat keputusan untuk

mempekerjakan pegawai mendapat akses serta tercetak resume yang dibutuhkan

dengan cepat, daripada harus menunggu berhari-hari untuk menerima dokumen

kertas.

Gambar 14-6 Diagram REA Terintegrasi untuk Siklus MSDM/Penggajian

Pertimbangan Pengendalian
Diskusi mengenai berbagai ancaman yang dicantumkan dalam Tabel 14-2

menekankan pentingnya pemisahan tugas yang tidak dapat disatukan secara memadai.

Diagram REA sangatlah berguna untuk menilai pengendalian-pengendalian ini karena

menunjukkan pelaku internal mana yang terlibat dalam setiap kegiatan. Sebagai

tambahan, apabila model REA diimplementasikan dalam sebuah DBMS, komputer

39
dapat diprogram untuk mcndorong pemisahan tugas dengan cara mencegah seseorang

untuk melakukan fungsi yang tidak dapat disatukan. Sebaliknya, sistem tersebut dapat

juga diprogram untuk mencantumkan semua kasus dari seorang pegawai vang

melakukan beberapa peran, agar para auditor dapat menyelidiki apakah terdapat

pengendalian pengimbang yang memadai.

DBMS juga meningkatkan pentingnya pengendalian akses yang efektif. Sebagian

besar DBMS memberikan cara untuk mengendalikan akses dengan hanya mengizinkan

pemakai melihat sebagian tampilan dari database (disebut tampilan). Contohnya,

tampilan yang ditetapkan untuk staf administrasi bagian penggajian, tidak akan

mencakup akses ke data yang berhubungan dengan kegiatan pengangkatan tenaga

kerja atau evaluasi kinerja. Sebagai tambahan, mereka akan memiliki akses baca ke data

tingkat gaji dalam tabel pegawai. Pembatasan ini akan memungkinkan mereka

mendapatkan informasi yang mereka butuhkan untuk membuat penggajian tetapi akan

mencegah mereka melakukan perubahan tanpa otorisasi atas data tersebut. Dengan

DBMS, pembuatan cadangan yang memadai dan prosedur pemulihan dari bencana

juga menjadi hal yang sangat penting. Sebagai tambahan, akurasi data adalah hal

mendasar ketika menggunakan DBMS. Untungnya, model data relasional memberikan

pengendalian otomatis untuk memastikan akurasi data dan konsistensinya. Salah satu

dari pengendalian vang lebih penting adalah didukungnya penggunaan kunci luar dan

integritas referensial. Hal ini, contohnva, memastikan ketika sebuah baris ditambahkan

dalam tabel bayar pegawai, sistem akan memverifikasi bahwa nomor pegawai (yang

muncul sebagai kunci luar dalam tabel tersebut) benar-benar ada sebagai kunci utama

dalam tabel pegawai (dengan kata lain, memang pegawai tersebut benar-benar ada).

RlNGKASAN DAN KESIMPULAN KASUS

Sistern informasi manajemen SDM/penggajian terdiri dari dua subsistem yang

berhubungan, tetapi terpisah, subsistem manajemen SDM dan penggajian. Sistem

40
manajemen SDM mencatat dan memproses data mengenai aktivitas perekrutan,

pengangkatan tenaga kerja, pelatihan, penugasan, kompensasi, evaluasi, dan

pemberhentian pegawai. Sistem penggajian mencatat dan memproses data yang

digunakan untuk membayar pegawai atas layanan yang mereka berikan.

Sistem manajemen SDM/penggajian harus didesain agar sesuai dengan berbagai

peraturan pemerintah yang berhubungan dengan pajak dan praktik ketenagakerjaan.

Sebagai tambahan, pengendalian yang memadai harus ada untuk mencegah (1)

kelebihan membayar pegawai akibat data waktu dan kehadiran yang kelebihan dan (2)

mengeluarkan cek gaji ke pegawai fiktif. Kedua ancaman ini dapat diminimalkan

dengan pemisahan tugas, terutama dengan menugaskan fungsi-fimgsi berikut ini untuk

dilakukan oleh orang yang berbeda:

1. Otorisasi dan melakukan perubahan atas file induk penggajian untuk kegiatan

seperti pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, dan kenaikan pembayaran

2. Mencatat dan memverifikasi waktu yang digunakan oleh pegawai untuk bekerja

3. Membuat cek gaji

4. Mendistribusikan cek gaji

Walaupun sistem manajemen SDM dan penggajian secara tradisional telah

terpisah, banyak perusahaan, termasuk AOE, mencoba untuk mengintegrasikan

keduanya agar dapat mengelola sumber daya mereka lebih efektif dan untuk memberi

pegawai kompensasi serta layanan vang lebih baik. Elizabeth Venko dan Ann Brandt

menjelaskan pada Peter Wu bahwa proses ini membutuhkan desain database

penggajian agar dapat dengan mudah dihubungkan ke data di luar penggajian, seperti

database keahlian pegawai, vang dipelihara dalam sistem manajemen SDM. Dengan

bekerja bersama, Elizabeth, Ann, dan Peter mengembangkan model data untuk AOE

hampir sama dengan vang diperlihatkan dalam Gambar 14-6. Peter terkesan dengan

kemudahan yang didapatnya untuk menarik data mengenai keahlian dan kehadiran

pegawai pada waktu kelas pelatihan database ini. Dia setuju bahwa hal ini akan

41
memenuhi kebutuhan para manajer departemen untuk dengan cepat dan mudah

mengakses informasi semacam ini. Peter juga menyadari bahwa pegawai MSDM dapat

dengan cara yang hampir sama menggunakan kemampuan mengajukan permintaan ini

untuk memberikan jawaban yang cepat atas permintaan informasi mengenai

kompensasi dari para pegawai. Dia bahkan semakin terkesan ketika Elizabeth dan Ann

menjelaskan bahwa sistem baru tersebut juga akan memungkinkan para pegawai

membuat perubahan langsung atas alokasi dana pensiun, pilihan rencana pengobatan,

dan pilihan kompensasi mereka. Membebaskan pegawai MSDM dari tugas

administrasi rutin ini akan memungkinkan pegawainya untuk mengabdikan waktu

mereka ke aktivitas strategis seperti perencanaan kebutuhan tenaga kerja di masa

mendatang, konseling karier, dan pengembangan pegawai.

Elizabeth menjelaskan bahwa pemrosesan penggajian itu sendiri dapat terus

dilakukan dalam bentuk batch, karena tidak perlu melakukan pemrosesan on-line

pegawai akan terus dibayar hanya dalam interval periodik). Akan tetapi, laporan

seperti daftar penggajian, akan didistribusikan secara elektronis untuk meningkatkan

efisiensi. Elizabeth juga ingin mendorong lebih banyak pegawai bergabung dalam

metode setoran langsung untuk cek gaji mereka, hingga mengurangi jumlah cek yang

perlu dicetak.

Elizabeth dan Ann menjelaskan bahwa sebuah matriks pengendalian akses akan

dibuat untuk mempertahankan pemisahan tugas yang memadai dalam sistem baru

tersebut dan untuk melindungi integritas database manajemen SDM/penggajian.

Contohnya, hanya para pegawai manajemen SDM yang dapat menambah pegawai

baru, dari terminal-terminal yang berlokasi di departemen MSDM.

Linda Spurgeon sangat senang dengan hasil kerja Elizabeth dan Ann dalam

meningkatkan sistem manajemen SDM/penggajian perusahaan. Dia mengatakan bahwa

tugas mereka yang berikutnya adalah bekerja bersama Stephanie Cromwell, chief

financial officer di AOE, untuk meningkatkan proses penutupan keuangan dan untuk

42
membantu mengembangkan laporan yang akan memberikan pandangan ke dalam

yang lebih baik tentang kinerja AOE.

43