RANCANGAN

KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

DINAS PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, PEMUDA DAN OLAH RAGA
KOTA MADIUN

OPTIMALISASI PENGELOLAAN SARANA PRASARANA MELALUI

PENERBITAN KARTU INVENTARIS TERPADU DILINGKUNGAN
DINAS PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, PEMUDA DAN OLAH RAGA
KOTA MADIUN

DALAM RANGKA
PENYUSUNAN RANCANGAN KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN
INSTANSIONAL SEBAGAI PESERTA DIKLAT PIM IV

DISUSUN OLEH

NURZAINI MUCHSIN, SH
NDH: 24

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN LXXXVIII
DI KOTA MADIUN
TAHUN 2016

i
 LEMBAR PERSETUJUAN

RANCANGAN
KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
DINAS PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, PEMUDA DAN OLAH RAGA
KOTA MADIUN

OPTIMALISASI PENGELOLAAN SARANA PRASARANA MELALUI

PENERBITAN KARTU INVENTARIS TERPADU DILINGKUNGAN
DINAS PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, PEMUDA DAN OLAH RAGA
KOTA MADIUN

Disusun Oleh

NURZAINI MUCHSIN, SH
NDH: 24

DIKLAT PIM IVANGKATAN LXXXVIII

Diseminarkan pada tanggal 28 Mei 2016

Di Gedung Diklat Pemerintah Kota Madiun

MENTOR COACH

Drs. HERI WASANA ISMAIL

Pembina Widyaiswara
NIP. 19660422 199303 1 007 NIP.

ii
 KATA PENGANTAR

Segala puji kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat rahmat-
Nya kami telah berhasil menyelesaikan rancangan (proposal) kertas kerja proyek perubahan
instansional dengan judul OPTIMALISASI PENGELOLAAN SARANA PRASARANA
MELALUI PENERBITAN KARTU INVENTARIS TERPADU DILINGKUNGAN
DINAS PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, PEMUDA DAN OLAH RAGA KOTA
MADIUN . Rancangan atau proposal kertas kerja proyek perubahan instansional ini disusun
berdasarkan rancangan project charter yang diperoleh dari hasil konsultasi dengan
coach/widyaiswara serta disetujui oleh mentor yang merupakan atasan langsung peserta pada
tahap Taking Ownership.

Kertas kerja proyek perubahan merupakan salah satu kegiatan pembelajaran pada
diklat kepemimpinan tingkat IV untuk mewujudkan kompetensi kepemimpinan operasional
sesuai dengan tingkatannya melalui kemampuan berkoordinasi dan berkolaborasi dengan
stakeholder dalam penanganan isu strategis..
Pada kesempatan ini kami menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya atas
dukungan dan partisipasinya kepada kami dalam penyusunan rancangan proyek perubahan ini
kepada yang terhormat :
1. Bapak Drs. Gandhi Hatmoko, M.Si selaku Kepala Dinas Pendidikan, Kebudayaan,
Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun, yang telah memberikan kesempatan kepada kami
untuk mengikuti Diklatpim IV, sekaligus memberikan fasilitas dan sumberdaya yang ada ;
2. Bapak Drs. Heri Wasana selaku mentor yang telah meluangkan waktu kepada kami dalam
memberikan arahan, motivasi, dan bertindak sebagai inspirator dalam menyelesaikan
proyek perubahan ;
3. Para Widyaiswara khususnya Bapak ISMAIL selaku coach yang memberikan bimbingan
dalam pelaksanaan tugas ini ;
4. Pejabat, staf, guru dan bendahara barang di lingkungan Dinas Pendidikan, Kebudayaan,
Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun dan pihak-pihak lain yang turut membantu
kelancaran tersusunnya kertas kerja proyek perubahan.
Penyusunan kertas kerja proyek perubahan ini pasti masih terdapat banyak
kekurangan, oleh karena itu saran dan kritik kami butuhkan untuk penyempurnannya.
iii
Akhirnya, dengan memohon petunjuk Tuhan Yang Maha Kuasa semoga kertas kerja proyek
perubahan ini dapat memberikan manfaat yang nyata.

Project Leader,

NURZAINI MUCHSIN, SH

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL...............................................................................................................i

LEMBAR PERSETUJUAN...................................................................................................ii

KATA PENGANTAR............................................................................................................iii

DAFTAR ISI..........................................................................................................................v

BAB I PENDAHULUAN......................................................................................................1

A. Latar Belakang Masalah...................................................................................1

B. Area dan Fokus Proyek Perubahan..................................................................2

C. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan...........................................................3

D. Ruang Lingkup Proyek Perubahan...................................................................4

E. Kriteria Keberhasilan.......................................................................................6

BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN....................................................................7

A. Output Kunci Proyek Perubahan......................................................................7

B. Pentahapan Proyek Perubahan.........................................................................8

C. Tata Kelola Proyek Perubahan.........................................................................9

D. Stakeholders Proyek Perubahan.....................................................................11

E. Target Capaian Kinerja...................................................................................13

F. Adopsi Hasil Bencmarking ke Bestpractice...................................................13

BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN........................................................15

A. Penyajian Pengalaman Memimpin Proyek Perubahan...................................15

B. Hasil Capaian Proyek Perubahan....................................................................26

C. Kendala Implementasi Proyek Perubahan (Internal dan Eksternal)...............29

D. Strategi Mengatasi Kendala Proyek Perubahan..............................................29

v
BAB IV PENUTUP..............................................................................................................31

A. Kesimpulan.....................................................................................................31

B. Rekomendasi...................................................................................................31

Daftar Pustaka......................................................................................................................32

Biodata..................................................................................................................................33

Lampiran Pendukung...........................................................................................................34

vi
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun memiliki
visi Terwujudnya Pendidikan Berkualitas Yang Adil, Berbudaya dan Berakhlak Mulia. Untuk
mendapatkan Visi tersebut maka Misi yang diambil dari Dinas Pendidikan, Kebudayaan,
Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun adalah pertama meningkatnya pendidikan yang
berkualitas pada semua jenjang dan jalur pendidikan, kedua terpenuhinya kualitas dan
kompetensi tenaga pendidik dan kependidikan sesuai dengan Standar Nasional Pendidikan
(SNP), ketiga terwujudnya budaya dan kesenian khas daerah.
Selanjutnya Bidang Pendidikan Dasar bertekad mewujudkan perbaikan-perbaikan
di masing-masing Standar Nasional Pendidikan. Kondisi ideal sekolah menurut Standar
Nasional Pendidikan berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19
Tahun 2005 yang sekarang telah diubah menjadi Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun
2013 meliputi delapan standar, yaitu Standar Isi, Standar Kompetensi Lulusan, Standar
Proses, Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan, Standar Pengelolaan, Standar Sarana,
Standar Pembiayaan dan Standar Penilaian. Dari delapan standar Nasional Pendidikan
Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun berusaha dengan
sekuat tenaga untuk dapat memenuhinya.
Adapaun isu isu strategis yang ada di Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda
dan Olah Raga Kota Madiun khususnya Bidang Pendidikan Dasar adalah ada kecenderungan
penataan dan pendataan sarana prasarana yang menjadi aset yang masih belum tertata dengan
baik sehingga sulit untuk mengetahui masih layak apa tidak untuk menunjang kegiatan sehari-
hari baik dilingkungan kantor maupun disekolah, penyebaran sarana pendidikan yang belum
merata di Kota Madiun, masih ada sekolah yang belum memenuhi Standar Pelayanan
Minimal (SPM) di Kota Madiun, dimana Standar Pelayanan Minimal Bidang Pendidikan
Dasar diatur dalam Permendikbud Nomor 23 tahun 2013 tentang perubahan atas
Permendiknas Nomor 15 Tahun 2010.

1
 2

Berdasarkan Peraturan Walikota Madiun Nomor 35 tahun 2008 tentang Rincian

Tugas dan Fungsi Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun Seksi
Sarana dan Prasarana TK,SD dan SMP, dari sekian isu strategis yang hendak kami kaji adalah
Optimalisasi Pengelolaan Sarana Prasarana melalui Penerbitan Kartu Inventaris Terpadu
dilingkungan Dinas Pendidikan, Kebudayaan Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun. Ada pun
manfaat yang diperoleh adalah pertama meminimalisir tingkat kesalahan dalam pendataan
sarana prasarana, kedua mudah memantau keberadaan sarana prasarana tersebut.

B. Area dan Fokus Proyek Perubahan

Optimalisasi Pengelolaan Sarana Prasarana melalui Penerbitan Kartu Inventaris
Terpadu dilingkungan Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun
menjadi kewajiban salah satu terobosan baru di Bidang Pendidikan Dasar.
Berbicara area dan fokus perubahan proyek perubahan tidak dapat lepas dari 8
(delapan) area perubahan sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang
Road Map Reformasi Birokrasi adalah sebagai berikut :
1. Manajemen Perubahan ;
2. Penataan Peraturan Per Undang-undangan ;
3. Penataan dan Penguatan Organisasi ;
4. Penataan Tata Laksana ;
5. Penataan SDM Aparatur ;
6. Penguatan Pengawasan ;
7. Penguatan Akuntabilitas Kinerja ;
8. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik.

Berkaitan dengan hal tersebut diatas, maka rancangan perubahan dengan judul
Optimalisasi Pengelolaan Sarana Prasarana Melalui Penerbitan Kartu Inventaris Terpadu
dilingkungan Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun masuk
dalam 3 (tiga) area perubahan yang saling berkaitan satu sama lain, namun apabila disusun
berdasarkan prioritas pelaksanaan adalah sebagai berikut:

1. Penataan Tata Laksana

Tuntutan untuk pemenuhan dalam Penerbitan Kartu inventaris Terpadu di lingkungan
Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun sangat diperlukan
sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan
 3

prinsip-prinsip good governance dan tujuan reformasi birokrasinya adalah peningkatan

kualitas pengambilan kebijakan ;
2. Penguatan Akuntabilitas Kinerja
Tuntutan untuk pemenuhan dalam Penerbitan Kartu Inventaris Terpadu di lingkungan
Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun sangat diperlukan
untuk mendukung pemerintah yang bersih dan bebas KKN ;
3. Peningkatan kualitas pelayanan publik
Tuntutan untuk pemenuhan dalam Penerbitan Kartu Inventaris Terpadu di lingkungan
Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun sangat diperlukan
meningkatkan kualitas pelayanan publik, serta pelayanan birokrasi yang makin cepat,
mudah, baik dan tujuan reformasi birokrasinya adalah peningkatan kualitas pelayanan
publik.
Fokus proyek perubahan yang akan di angkat dalam proyek perubahan ini adalah
fokus kewenangan penulis sebagai Kepala Seksi Sarana Prasarana TK, SD dan SMP dalam
upaya Optimalisasi Pengelolaan Sarana Prasarana Melalui Penerbitan Kartu Inventaris
Terpadu dilingkungan Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun.

C. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan

1. Tujuan
Setiap perubahan ada tujuan akhir yang akan dicapai dan memliki
manfaat bagi hasil perubahan itu sendiri. Tujuan yang diharapkan dari
Optimalisasi Pengelolaan Sarana Prasarana Melalui Penerbitan Kartu Inventaris
Terpadu Dilingkungan Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga
Kota Madiun adalah sebagai berikut:
1. Jangka Pendek ( 2 Bulan )
a. Tersusunnya kartu inventaris sarana prasarana terpadu ;
b. Terlaksananya Sosialisasi Penggunaan kartu inventaris sarana
prasarana terpadu ;
c. Terlaksananya evaluasi penyusunan kartu inventaris sarana prasarana
terpadu yang sudah tersusun.
2. Jangka Menengah ( s/d 1 Tahun )
a. Terwujudnya pelaporan keberadaan sarana prasarana yang dilakukan
dari seluruh sekolah menjadi akurat

2. Manfaat
 4

1. Bagi Project Leader manfaatnya tersusunnya kartu inventaris sarana

prasarana terpadu ;
2. Bagi Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun
adalah:
a. Meminimalisir tingkat kesalahan dalam pendataan sarana prasarana ;
b. Mudah memantau keberadaan sarana prasarana;
c. Program identifikasi keberadaan sarana prasarana bisa terlihat jelas
dari Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga.
3. Bagi sekolah :
a. Berkurangnya angka kesalahan dalam penyusunan kartu inventarisasi
sarana prasarana;
b. Sekolah mempunyai kartu inventaris terpadu dikantor dan disetiap
ruangan yang mudah dilihat;
c. Sekolah bisa memantau sarana prasarana dalam kondisi baik atau rusak.

D. Ruang Lingkup Proyek Perubahan

Berdasarkan Peraturan Walikota Madiun Nomor 35 tahun 2008 tentang Rincian
Tugas dan Fungsi Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun Seksi
Sarana Prasana TK, SD dan SMP mempunyai tugas:
1. Melakukan penyusunan perencanaan program dan evaluasi pelaksanaan
tugas-tugas pada Seksi Sarana dan Prasarana TK, SD dan SMP ;
2. Melakukan penyiapan bahan dalam rangka pengawasan terhadap
pemenuhan standar sarana dan prasarana TK, SD dan SMP ;
3. Melakukan penyiapan bahan dalam rangka pengawasan pendayagunaan
bantuan sarana dan prasarana TK, SD dan SMP ;
4. Melakukan penyiapan bahan dalam rangka pengawasan penggunaan buku
pelajaran TK, SD dan SMP ;
5. Melakukan pendataan dan inventarisasi bangunan gedung, laboratorium
sekolah dan sarana kegiatan fisik lainnya pada TK, SD dan SMP ;
6. Melakukan penyiapan bahan dalam rangka koordinasi pemberian bantuan
pada TK, SD dan SMP ;
7. Melakukan penyiapan bahan dalam rangka penyusunan perencanaan,
pelaksanaan pembangunan dan pemantauan terhadap pembangunan
/ perbaikan/perawatan gedung-gedung TK, SD dan SMP ;
 5

8. Melakukan pengusulan pengadaan sarana administrasi TK, SD dan SMP ;

9. Melakukan penyiapan bahan dalam rangka koordinasi dengan instansi
terkait di bidang pembangunan/ perawatan sarana prasarana TK, SD dan
SMP ;
10. Melakukan penyiapan bahan dalam rangka koordinasi dan penetapan skala
prioritas pemberian bantuan terhadap lembaga atau siswa pada TK, SD dan
SMP ;
11. Melakukan penyiapan bahan dalam rangka menetapkan petunjuk
pelaksanaan pembiayaan TK, SD dan SMP ;
12. Melakukan penyiapan bahan dalam rangka koordinasi dengan
lembaga/instansi terkait dalam rangka penyusunan pedoman penulisan
buku pelajaran/modul bagi siswa pada TK, SD dan SMP ;
13. Melakukan penyiapan bahan dalam rangka merencanakan, melaksanakan
pengadaan dan mendistribusikan buku pelajaran, modul pendidikan, paket
belajar dan alat pendidikan pada TK, SD dan SMP ;
14. Melakukan pendataan perpustakaan sekolah TK, SD dan SMP ;

15. Melakukan pengelolaan perpustakaan dinas ;

16. Melakukan pengadaan dan penyaluran bantuan buku perpustakaan TK, SD

dan SMP ;

17. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pendidikan

Dasar.

Ruang lingkup dari proyek perubahan dalam Optimalisasi Pengelolaan Sarana

Prasana melalui Penerbitan Kartu Inventaris Terpadu di Lingkungan Dinas Pendidikan,
Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun dapat diraih dengan kegiatan-kegiatan
penting untuk mencapai proyek perubahan yaitu :
1. Konsultasi dengan mentor tentang rencana proyek perubahan dengan judul optimalisasi
pengelolaan sarana prasarana melalui penerbitan kartu inventaris terpadu dilingkungan
Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga;
2. Membentuk tim yang efektif untuk merencanakan desain kartu inventaris terpadu
dilingkungan Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga;
 6

3. Membuat kartu inventaris terpadu dilingkungan Dinas Pendidikan, Kebudayaan,

Pemuda dan Olah Raga;
4. Melakukan sosialisasi tentang kartu inventaris terpadu;
5. Mengimplementasikan kartu inventaris terpadu dilingkungan Dinas Pendidikan,
Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga dan sekolah;
6. Terciptanya kartu inventaris terpadu dilingkungan Dinas Pendidikan, Kebudayaan,
Pemuda dan Olah Raga dan sekolah.
7. Terlaksananya monitoring dan evaluasi terhadap penyusunan kartu inventaris sarana
prasarana terpadu.
Dengan 7 (tujuh) langkah inovasi kegiatan sebagai bagian ruang lingkup proyek
perubahan ini, diharapkan proses implementasinya dapat berjalan dengan baik dan lancar,
sehingga dapat mengoptimalkan penggunaan kartu inventaris terpadu tersebut dengan baik.

E. Kriteria Keberhasilan
Kriteria keberhasilan adalah patokan ukuran tingkat pencapaian prestasi terhadap
tujuan yang akan diwujudkan dalam proyek perubahan ini, kriteria keberhasilan tersebut
adalah:
1. Tersusunnya desain kartu inventaris sarana prasarana terpadu 1 dokumen.
2. Terwujudnya kartu inventaris sarana prasarana terpadu 1 dokumen.
3. Terlaksananya sosialisasi kartu inventaris sarana prasarana terpadu 2 kali pertemuan.
4. Terlaksananya penerapan kartu inventaris sarana prasarana terpadu 100%
5. Terlaksananya monitoring dan evaluasi pelaksanaan kartu inventaris sarana prasarana
terpadu 1 kali.
 7

BAB II
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. Output Kunci Proyek Perubahan

Output Kunci Proyek Perubahan Optimalisasi Pengelolaan Sarana Prasarana
Melalui Penerbitan Kartu Inventaris Terpadu Dilingkungan Dinas Pendidikan, Kebudayaan,
Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun dimana hasil yang diharapkan dengan tujuan reformasi
birokrasi pada penguatan akuntabilitas dalam perwujudan good governance yang
membutuhkan laporan data yang terpadu. Output kunci menjadi indikator kinerja, tanpa
indikator kinerja sulit menilai keberhasilan atau kegagalan suatu kinerja organisasi, dan yang
menjadi output kunci dalam proyek perubahan ini adalah:
Output Deskripsi
1. Tersusunnya desain kartu 1. Tim melakukan musyawarah untuk mendisain
inventaris sarana prasarana kartu inventaris sarana prasarana terpadu
terpadu ; dilingkungan Dinas Pendidikan, Kebudayaan,
Pemuda dan Olah Raga ;
2. Terwujudnya kartu inventaris 2. Hasil musyawarah tim adalah terwujudnya
sarana prasana terpadu ; kartu inventaris sarana prasarana terpadu ;

3. Terlaksananya sosialisasi kartu 3. Tim melakukan sosialisasi pengenalan kartu

inventaris sarana prasarana inventaris sarana prasarana terpadu kepada
terpadu ; sekolah berdasarkan surat tugas ;

4. Terlaksananya penerapan kartu 4. Setelah tim melakukan berbagai kegiatan

inventaris sarana prasarana pengenalan dan koordinasi maka pelaksanaan
terpadu. penerapan kartu inventaris sarana prasarana
terpadu bisa dilaksanakan.
5. Terlaksananya Monev 5. Tim bisa melakukan monev terhadap
pelaksanaan kartu inventaris pelaksanaan kartu inventaris sarana prasarana
sarana prasarana terpadu . terpadu dengan baik.
 8

B. Pentahapan Proyek Perubahan

Pentahapan Proyek Perubahan terdiri dari Tahap Jangka Pendek, Jangka
Menengah dan Jangka Panjang. Tahapan Jangka Pendek dilaksanakan sebagai implementasi
Proyek Perubahan Peserta Diklat PIM IV Angkatan LXXXVIII. Tahapan Jangka Pendek,
Jangka Menengah dan Jangka Panjang dapat dilihat pada bagan dibawah ini :

NO TAHAP UTAMA WAKTU

1. A. Jangka Pendek ( 2 Bulan )
a. Melakukan rapat penyusunan tim ; Minggu ke 1 bln april 2016
b. Terbentuknya surat tugas tim ; Minggu ke 1 bln april 2016
c. Mempelajari peraturan tentang inventaris Minggu ke 2 bln april 2016
barang ;
d. Menyusun desain kartu inventaris sarana Minggu ke 3 dan 4 bln
prasarana terpadu; april 2016
e. Membahas desain kartu inventaris sarana Minggu ke 3 dan 4 bln
prasarana terpadu: april 2016
f. Mengesahan kartu inventaris sarana Minggu ke 1 bln mei 2016
prasarana terpadu ;
g. Melakukan sosialisasi penggunaan kartu Minggu ke 1 dan 2 bln
inventaris sarana prasaran terpadu ; mei 2016
h. Menerapan kartu inventaris sarana Minggu ke 3 bln mei 2016
prasarana terpadu .
i. Melaksananya evaluasi penyusunan kartu Minggu ke 4 bln mei 2016
inventaris sarana prasarana terpadu
.
2. B. Jangka Menengah ( s/d 1 Tahun )

a. Melaksanakan pelaporan keberadaan

sarana prasarana diseluruh jajaran Dinas Jangka waktu 1 tahun kedepan
Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan
Olah raga
 9

C. Tata Kelola Proyek Perubahan

Gambaran struktur tim/orang yang terlibat dalam penyelenggraan proyek perubahan

Sponsor
Drs. Heri Wasana

Coach Project Leader

Bpk. Ismail Nurzaini Muchsin,SH.

Raharjo Allan N.F

Keterangan:
Garis Komando
Garis Koordinasi

Adapun peran dari masing-masing Tim yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek
perubahan ini sebagai berikut :

1. Mentor : Kabid Pendidikan Dasar

a. Sebagai pembimbing dan pengawas peserta berdasar sikap profesionalisme ;
b. Memberi dukungan penuh kepada peserta diklat dalam mempersiapkan,
mengimplementasikan proyek perubahan ;
c. Memberi dukungan kepada peserta dalam mendayagunakan seluruh potensi
sumber yang diperlukan dalam implementasi proyek perubahan ;
d. Memberikan dukungan kepada peserta dalam merumuskan atau mengidentifikasi
persoalan-persoalan krusial yang mendukung Proyek Perubahan ;
e. Membantu peserta dalam memetakan agenda project yang akan dilaksanakan dan
rencana jadwal pertemuan yang akan dilakukan ;

f. Memberi bimbingan kepada peserta dalam mengatasi kendala yang muncul

selama proses implementasi berlangsung ;
g. Sebagai inspirator bagi peserta diklat ;
h. Berperan sebagai motivator.

2. Project Leader : Nurzaini Muchsin.SH. (Kasi Sarana Prasaraana TK,SD dan

SMP)
 10

a. Mempersiapkan/merencanakan (dokumen/waktu/instrumen) yang diperlukan

dengan baik sebelum pertemuan dengan mentor ;
b. Secara aktif melakukan diskusi dengan mentor ;
c. Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan mentor, stakeholder internal dan
eksternal ;
d. Mengkoordinasikan kegiatan proyek ;
e. Memimpin pelaksanaan proyek perubahan.
3. Coach : Bapak Ismail (Widyaiswara Utama Badan Diklat Provinsi Jawa Timur)
a. Membekali Peserta dengan kompetensi yang diperlukan selama tahap Taking
Ownership dan tahap Laboratorium Kepemimpinan ;
b. Memotivasi peserta melalui konsultasi selama tahap Taking Ownership dan tahap
Laboratorium Kepemimpinan ;
c. Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan dalam pelaksanaan
seminar ;
d. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap
Taking Ownership dan tahap Laboratorium Kepemimpinan.
4. Tim Pelaksana, Staf
a. Membantu membuat Desain Kartu inventaris sarana prasarana terpadu ;
b. Mengelola penyediaan sarpras untuk persiapan rapat koordinasi ;
c. Memberikan dukungan secara berkelanjutan selama masa proyek perubahan ;
d. Menyediakan fasilitas, data yang cepat dan akurat.

D. Stakeholders
Stakeholder didefinisikan sebagai perorangan maupun kelompok-kelompok yang
tertarik, baik yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi, yang berpengaruh maupun
terpengaruh oleh tujuan-tujuan dan tindakan-tindakan sebuah Tim.
Dalam konteks membangun Tim yang efektif , upaya mempengaruhi Stakeholder
perlu diawali dengan pengelompokan stakeholder berdasarkan pengaruh dan kepentingan
yang dimilikinya.
Salah satu faktor kunci keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan ini adalah
keberadaan stakeholder (pemangku kepentingan). Berdasarkan pemetaan stakeholder dalam
proyek perubahan, terdapat 2 (dua) kelompok yaitu :
 11

1. Stakeholder Internal, yaitu pihak pihak yang berada dalam satu SKPD dengan
project leader yang terlibat dalam proyek perubahan. Dalam kelompok ini yang
termasuk stakeholder internal adalah :
1. Kepala Dinas Dikbudmudora
2. Kabid Pendidikan Dasar
3. Kepala seksi sarana prasarana TK, SD dan SMP (selaku Project Leader)
4. Staf seksi sarana prasarana TK, SD dan SMP
2. Stakeholder Eksternal, yaitu pihak pihakyang berada di luar SKPD dengan project
leader yang terlibat dalam proyek perubahan yaitu :
1. Kepala sekolah TK
2. Kepala sekolah SD
3. Kepala sekolah SMP

PETA HUBUNGAN STAKEHOLDER

Kepala Dinas Pendidikan,

Kebudayaan, Pemuda
dan Olah Raga +

Pemuda

Kepala Bidang
+
Pendidikan Dasar

Kepala Seksi Kepala Seksi Sarana Kepala Seksi

Kurikulum TK dan SD Prasarana TK , SD dan Kurikulum SMP
SMP
 12

+ +

Staf Seksi Sarana

Prasarana TK, SD dan +
SMP

Kepala Sekolah SD Kepala Sekolah SD Kepala Sekolah SMP

+ + +

E. Target Capaian Proyek Perubahan

NO TAHAP UTAMA BOBOT (TARGET)

 13

1. Tersusunnya desain kartu inventaris sarana 30%

prasarana terpadu.

2. Terwujudnya kartu inventaris sarana prasarana 25%

terpadu.

3. Terlaksananya sosialisasi kartu inventaris sarana 10%

prasarana terpadu.

4. Terlaksananya penerapan kartu inventaris sarana 25%

prasarana terpadu.

5. Terlaksananya monitoring dan evaluasi 10%

pelaksanaan kartu inventaris sarana prasarana
terpadu.

Jumlah 100%

F. Adopsi hasil Benchmarking ke Best practise

Faktor-faktor keberhasilan yang dapat diadopsi setelah melakukan benchmarking
ke best practice ke kabupaten Bantul supaya dapat dilaksanakan di Kota Madiun khususnya
dilingkungan Dinas Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga.

Strategi yang dapat diadopsi kerencana aksi perubahan instansional bagi pejabat
eselon IV adalah kerjasama yang baik dengan stakeholders yang lain, serta tegas dan
konsekwensi terhadap pelaksanaan tugas sehari-hari dan menjalankan fungsi dengan baik
sehingga kinerja organisasi menjadi lebih baik dan dapat meningkatkan pelayanan kepada
masyarakat.
Faktor kriteria keberhasilan yang dapat diadopsi untuk dicontoh dilingkungan
Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota adalah sebagai berikut:
 14

1. Mempunyai konsep target dalam melaksanakan suatu pekerjaan sesuai dengan jadwal.
2. Seoarang pemimpin harus bisa menempatkan diri dimanapun berada sehingga bisa
menjadikan panutan bawahan dan masyarakat yang dipimpinnya.
3. Penuh dengan inovasi (perubahan menuju lebih baik) yaitu berani mengambil keputusan
untuk berubah menuju keadaan lebih baik.
4. Kerja sama yaitu seorang pemimpin harus bisa dengan bekerja sama(koordinasi) dengan
SKPD yang lain, maupun dengan masyarakat sehingga terjadi kolaborasi yang baik
antara satu dengan lainnya.

BAB III
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. Penyajian Pengalaman Memimpin Proyek Perubahan

Memimpin proyek perubahan merupakan suatu pengalaman yang unik dan
menarik. Hal ini dikarenakan proyek perubahan merupakan suatu kegiatan yang penuh
tantangan sehingga membutuhkan kerja ekstra. Awalnya ada kegamangan, akankah proyek
perubahan ini dapat berjalan sesuai rencana, mengingat terbatasnya waktu. Namun ditengah
 15

kegamangan itu, ada keyakinan dan tekat yang kuat bahwa dengan ikhtiar, semangat pantang
menyerah, dukungan dan doa, maka setiap upaya yang bertujuan baik akan mendapatkan
kemudahan dan Ridho dari Allah.Amin.
Dalam melaksanakan proyek perubahan yang penulis pimpin, tidak selamanya
berjalan mulus. Ibarat tak ada gading yang tak retak. Kendala selalu ada dalam setiap
perjuangan. Namun kendala itu dapat diatasi dengan komunikasi dan koordinasi yang baik,
dengan system team work yang saling mendukung, memberi dan menerima.Sehingga target
danrencana yang telah disusun dapat dilaksanakan dan dicapai sesuai harapan.
Kenyakinan akan keberhasilan dalam menyelesaikan proyek perubahan semakin
bertambah, manakala penulis ngugemi falsafah hidup masyarakat Jawa yaituuripiku kudu
murup artinya dalam menjalani kehidupan didunia ini kita harus bisa menyala atau menjadi
cahaya yang dapat menerangi sekitar kita, mampu memberikan kontribusi pada lingkungan
dan masyarakat di sekitar kita. Apalagi proyek perubahan dirancang untuk membangun dan
meningkatkan peran kita dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi agar menjadi lebih
berkualitas dan bermanfaat bagi masyarakat.Oleh karena itulah, proyek perubahan merupakan
suatu proyek inovatif yang dari tidak ada menjadi ada, dari yang tidak mungkin menjadi
mungkin untuk diwujudkan atau dari kegiatan yang sedang berjalan (yang sudah ada) tapi
mengalami kelambatan penyelesaiannya menjadi sebuah penyempurnaan suatu kegiatan
dengan win-win solusi sehingga harapan untuk memperbaiki suatu kegiatan yang sangat
penting dapat direalisasikan.
Dalam pembuatan proyek perubahan ini seorang pemimpin dituntut untuk
memenuhi unsur-unsur manajemen kepemimpinan yang baik sebagaimana yang telah tersaji
dalam kertas kerja proyek perubahan ini mulai dari proses perencanaan yang melibatkan stake
holder, kemudian bagaimana menganalisa kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan sampai
dengan menetapkan tim pendukung serta uraian tugas dari masing-masing tim tersebut. Ini
merupakan bagian dari bentuk pengalaman kepemimpinan yang baik, disamping menerapkan
pola manajemen disini juga menerapkan bagaimana menempatkan tim atau personil dengan
uraian tugas yang jelas.
Disamping itu juga pemimpin sebelum membuat suatu keputusan harus
mengumpulkan data-data serta masalah-masalah yang timbul baik dari eksternal maupun
internal sehingga dari data tersebut bisa di analisis untuk memperoleh suatu kesimpulan
sebagai dasar pembuatan keputusan. Sehingga apabila dalam pelaksanaan jangka menengah
dan jangka nanti timbul permasalahan dapat diatasi sedini mungkin agar tidak menghambat
 16

tercapainya suatu tujuan dalam organisasi. Secara teori tidak banyak memang yang bisa kita
petik dari pembuatan proyek perubahan ini, namun dari sisi manfaat banyak sekali yang bisa
kita terapkan dalam memimpin suatu organisasi. Mudah-mudahan pengalaman ini bisa
diterapkan oleh semua peserta diklat kepemimpinan untuk menjadi seorang pemimpin dimasa
yang akan datang.
Pada implementasi proyek perubahan Optimalisasi Pengelolaan Sarana Prasarana
Melalui Penerbitan Kartu Inventaris Terpadu Dilingkungan Dinas Pendidikan, Kebudayaan,
Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun, penulis melaksanakan Tahap Laboratorium
Kepemimpinan dalam Pentahapan Jangka Pendek (waktu pelaksanaan 30 Maret 2016 sampai
dengan 30 Mei 2016) dengan 9 (Sembilan) Pentahapan Kegiatan meliputi sebagai berikut :

Melakukan rapat penyusunan tim proyek perubahan

 17

TIME SCEDULE PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

OPTIMALISASI PENGELOLAAN SARANA PRASARANA MELALUI PENERBITAN KARTU INVENTARIS TERPADU
DILINGKUNGAN DINAS PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, PEMUDA DAN OLAH RAGA KOTA MADIUN

BULAN APRIL 2016/ BULAN MEI 2016

No TAHAP UTAMA MINGGU MINGGU KET
I II III IV I II III IV
a Melakukan rapat penyusunan Tim ;
b Terbentuknya surat tugas Tim ;

c Mempelajari peraturan tentang inventaris sarana prasarana ;

d Menyusun desain kartu inventaris sarana prasarana terpadu ;

e Membahas kartu inventaris sarana prasaran terpadu ;

f Mengesahkan kartu inventaris sarana prasarana terpadu ;

g Melakukan sosialisasi penggunaan kartu inventaris sarana prasarana terpadu ;

h Menerapkan kartu inventaris sarana prasarana terpadu ;

i Melaksanakan evaluasi penyusunan kartu inventaris sarana prasarana terpadu ;

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

 18

OPTIMALISASI PENGELOLAAN SARANA PRASARANA MELALUI PENERBITAN KARTU INVENTARIS TERPADU

DILINGKUNGAN DINAS PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, PEMUDA DAN OLAH RAGA KOTA MADIUN
 Waktu Pelaksanaan
No Kegiatan Tujuan Stakeholder Pelaksanaan Output
Ming Tanggal
19
1 Melakukan rapat - Penjelasan proyek I 1 April - Drs.HERI WASANA - Rapat berjalan Surat Undangan
penyusunan tim ; perubahan; 2016 - RAHARJO lancar, Daftar Hadir
- Pembahasan - ALLAN. N.F - dipaparkan Notulen Rapat
pembentukan tim ; - NURZAINI.M rencana proper, Dokumentasi
- Pembahasan jadwal - pembentukan tim

kegiatan jadwal pelaksana

an kegiatan

2 Terbentuknya surat tugas Penandatanganan I 6 April 2016 Sekertaris Diknas Terbentuknya tim Surat tugas Tim
Tim ; surat tugas Tim kerja untuk Kerja Proyek
melaksanakan Perubahan
Proyek Perubahan

3 Mempelajari peraturan Mencari hambatan II 11 s/d 15 TIM Proyek Perubahan Identifikasi Daftar Hadir
tentang inventaris sarana yang terjadi di sistim April 2016 permasalahan intern Notulen Rapat
prasarana ; pelaporan mengenai sistim Dokumentasi
pelaporan

4 Menyusun desain kartu Tim proyek III 18 s/d 29 TIM Proyek Perubahan Tim bekerja bersama Daftar Hadir
inventaris sarana perubahan April 2016 dan berhasil Notulen Rapat
melakukan desain &
prasarana terpadu ; melakukan desain Dokumentasi
kartu inventaris IV kartu inventaris
sarana prasarana
terpadu sarana prasarana
terpadu

5 Membahas kartu - Penjelasan tata I 2 Mei 2016 TIM Proyek Perubahan - Pembehasan Daftar Hadir
 Keterangan Pada implementasi proyek perubahan Optimalisasi Pengelolaan Sarana
Prasarana Melalui Penerbitan Kartu Inventaris Terpadu Dilingkungan Dinas Pendidikan,
Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun, penulis melaksanakan Tahap
Laboratorium Kepemimpinan dalam Pentahapan Jangka Pendek (waktu pelaksanaan 30 Maret
2016 sampai dengan 30 Mei 2016) dengan 9 (Sembilan) Pentahapan Kegiatan meliputi
sebagai berikut :

1. Melakukan rapat penyusunan tim, rapat dilaksanakan pada minggu pertama

tanggal 1 april 2016. Rapat dihadiri tim proyek perubahan dan kepala bidang
selaku mentor , tujuan rapat adalah untuk membentuk tim proyek perubahan . rapat
dapat berjalan dengan lancar dan dibuktikan dengan telah terbentuknya tim proyek
perubahan dan dilampiri notulen, daftar hadir dan dokumen.
Sebelum Rancangan Proyek Perubahan ini dilaksanakan, pada tanggal 30 Maret
2016 Project Leader melakukan konsultasi dengan Kepala Bidang Pendidikan
Dasar yang dalam hal ini sebagai mentor bertanggung jawab dan sekaligus
memberikan pengarahan berkaitan dengan terlaksananya kegiatan proyek
perubahan. Project Leader melaporkan bahwa kegiatan Laboratorium
Kepemimpinan untuk mengimplementasikan tahapan jangka pendek proyek
perubahan mulai dilaksanakan tanggal 30 Maret 2016 sampai dengan 30 Mei
2016. Project Leader pun membicarakan bahwa perlu persiapan dalam hal
penyusunan rencana rapat implementasi proyek perubahan Optimalisasi
Pengelolaan Sarana Prasarana Melalui Penerbitan Kartu Inventaris Terpadu
Dilingkungan Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota
Madiun.
Kegiatan ini dilaksanakan dengan tujuan untuk mendapatkan dukungan dan
kerjasama dari seluruh staf Bidang Pendidikan Dasar sebagai tim pelaksana yang
nantinya sebagai ujung tombak berhasilnya pelaksanaan kegiatan proyek
perubahan.

Tanggapan Staf Bidang Pendidikan Dasar :

Seluruh Staf Bidang Pendidikan Dasar menyetujui dan sangat mendukung
kegiatan proyek perubahan karena mereka merasa selama ini memang belum ada
Pengelolaan Sarana Prasarana Melalui Penerbitan Kartu Inventaris Terpadu
22
 Dilingkungan Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga
Kota Madiun.

2. Terbentuknya surat tugas Tim Project Leader melaporkan bahwa kegiatan

Laboratorium Kepemimpinan untuk mengimplementasikan tahapan jangka pendek
proyek perubahan mulai dilaksanakan tanggal 30 Maret 2016 sampai dengan 30
Mei 2016. Project Leader pun mengkoordinasikan dengan mentor bahwa suatu tim
proyek proyek perubahan agar pelaksanaannya nanti dapat berjalan lancar dan
mendapat dukungan dari berbagai pihak perlu diusulkan pembuatan surat tugas
dari Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun. Dan
itu telah terbit surat tugas dengan nomor: 800/144/401.104/2016. Tanggal
18 maret 2016.

3. Mempelajari peraturan tentang inventaris sarana prasarana Project Leader

melakukan konsultasi dengan Kepala Bidang Pendidikan Dasar yang dalam hal ini
sebagai mentor bertanggung jawab dan sekaligus memberikan pengarahan
berkaitan dengan terlaksananya kegiatan proyek perubahan. Mentor memberi
arahan sebelum berjalan lebih jauh melaksanakan kegiatan proyek perubahan
alangkah baiknya tim mempelajari lebih dahulu semua peraturan yang berkaitan
dengan pengelolaan sarana prasarana yang ada, sehingga nanti didalam
pelaksanaanya tidak terjadi permasalahan dan sesuai dengan peraturan yang ada
sehingga berguna bagi Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga
dan sekolahan tentunya.

4. Menyusun desain kartu inventaris sarana prasarana terpadu setelah tim

proyek perubahan mempelajari semua peraturan yang berkaitan dengan
pengeloaan sarana prasarana yang ada, Project Leader mengadakan rapat intern
bersama tim proyek perubahan yang dipandu mentor untuk melakukan penyusunan
bentuk dan desain Kartu Inventaris Terpadu, masing-masing anggota tim
menyusun desain kartu sesuai kemampuannya, setelah jadi baru dari berbagai
desain dirundingkangka dan dipadukan untuk membentuk Kartu Inventaris sarana
prasarana yang akan dipergunakan nantinya.kegiatan ini dilakukan diruang rapat
pendidikan dasar tanggal 18 April 2016 .

23
5. Membahas kartu inventaris sarana prasarana terpadu kegiatan ini
dilaksanakan setelah masing-masing anggota tim proyek perubahan sudah
merancang kartu inventaris sarana prasarana terpadu sesuai keinginan masing-
masing anggota tim, maka tanggal 2 Mei 2016 bertempat diruang rapat pendidikan
dasar diadakan pertemuan untuk menyatukan persepsi diantara banyak desain
untuk dipilih dan disatukan menjadi satu desain yang baik untuk model Kartu
Inventaris Sarana Prasaran Terpadu nantinya.

6. Mengesahkan kartu inventaris sarana prasarana terpadu Project Leader,

Mentor dan tim proyek perubahan telah sepakat dan mengadakan musyawarah
pada tanggal 4 Mei 2016 yang bertempat diruang rapat pendidikan dasar untuk
mengesahkan desain kartu inventaris sarana prasarana terpadu untuk dapat
dipergunakan dilingkungan Dinas Pendidikan, kebudayaan , Pemuda Dan Olah
Raga Kota Madiun dan disekolah mulai jenjang TK negeri, SD negeri dan SMP
negeri dikota Madiun.

7. Melakukan sosialisasi penggunaan kartu inventaris sarana prasarana

terpadu Kegiatan sosialisasi ini dilaksanakan pada tanggal 10 Mei 2016
bertempat di ruang rapat Bidang Pendidikan Dasar untuk mendapat masukan dan
saran atas terbentuknya Pengelolaan Sarana Prasarana Melalui Penerbitan Kartu
Inventaris Terpadu Dilingkungan Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan
Olah Raga Kota Madiun. Adapun sebagai peserta atau tamu undangan adalah
perwakilan dari kepala sekolah mulai TK negeri, SD negeri dan SMP negeri Kota
24
 Madiun. Pada kesempatan Sosialisasi kali ini Project Leader menyampaikan
bahwa semua sekolah mulai dari TK negeri sampai SMP negeri disarankan untuk
mengikuti langkah yang telah dilaksanakan oleh Project Leader untuk
mewujudkan suatu perbaikan layanan untuk dinas, sekolahan terutama pada
masyarakat umum untuk mengetahui dan mengerti bahwa di dinas atau
disekolahan tersebut tersedia pengelolaan sarana prasarana yang optimal melalui
kartu inventaris terpadu.

Tanggapan wakil dari kepala sekolah SD dan SMP Negeri :

Wakil dari perwakilan kepala sekolah baik SD maupun SMP negeri
menyetujui dan sangat mendukung kegiatan proyek perubahan karena mereka
merasa selama ini memang belum Pengelolaan Sarana Prasarana Melalui
Penerbitan Kartu Inventaris Terpadu Dilingkungan Dinas Pendidikan,
Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun.. dan beliau memberi masukan
untuk kedepan dibangun bersama sama disetiap sekolahan yang ada di Dinas
Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun untuk
memudahkan pelayanan yang berkaitan dengan pendataan/data sarana prasarana.

8. Menerapkan kartu inventaris saranaa prasarana terpadu dimulai dari Dinas

Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun, Kartu Inventaris
Sarana Prasarana Terpadu mulai dipasang dan diterapkan penggunaanya pada
tanggal 17 Mei 2016 dan di setiap sekolahan mulai dari TK negeri, SD negeri dan
SMP negeri.

9. Melaksanakan evaluasi penyusunan kartu inventaris sarana prasarana

terpadu Tim proyek perubahan bersama Project Leader mulai tanggal 23 s/d 26
Mei 2016 melakukan monitoring dan evaluasi disetiap sekolah mulai dari TK
negeri, SD negeri dan SMP negeri dikota Madiun apakah sudah sesuai dengan
dirapatkan waktu sosialisasi dulu atau belum, sehingga waktu monitoring ini bisa
dipergunakan untuk musyawarah antara pihak sekolah dengan tim proyek
perubahan sehingga terjadi hubungan yang baik antara Dinas Pendidikan,
Kebudayaan, Pemuda Dan Olah Raga dengan Sekolah.

B. Hasil Capaian Proyek Perubahan

25
 Untuk mencapai hasil yang optimal dalam melaksanakan proyek perubahan
sebagaimana yang telah direncanakan, ternyata tidak sesederhana yang telah direncanakan.
Masih banyak kegiatan lain yang menyertainya agar langkah satu ke langkah berikutnya dapat
dilaksanakan, dibutuhkan kerja keras, ketekunan, kerjasama tim dan masukan dari semua
pihak yang terlibat serta adanya dukungan dan komitmen yang kuat dari Kepala Bidang
Pendidikan Dasar Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun
selaku mentor dalam keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan ini.
Adapun capaian kinerja yang telah project leader implementasikan dalam proyek
perubahan sebagaimana target pada Bab II point E adalah sebagai berikut :

HASIL CAPAIAN PRYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

OPTIMALISASI PENGELOLAAN SARANA PRASARANA MELALUI PENERBITAN
KARTU INVENTARIS TERPADU DILINGKUNGAN DINAS PENDIDIKAN,
KEBUDAYAAN, PEMUDA DAN OLAH RAGA KOTA MADIUN

No Out Put Bobot Target Realisasi Hasil

Capaian

1. Tersusunnya desain kartu 30% 1 dok 1 dok 30%

inventaris sarana prasarana
terpadu.

2. Terwujudnya kartu inventaris 25% 1 dok 1 dok 25%

sarana prasarana terpadu.

3. Terlaksananya sosialisasi kartu 10% 2 kali 2 kali 10%

inventaris sarana prasarana
terpadu.

4. Terlaksananya penerapan kartu 25% 100% 100% 25%

inventaris sarana prasarana

26
 terpadu.

5. Terlaksananya monitoring dan 10% 1 kali 1 kali 10%

evaluasi pelaksanaan kartu
inventaris sarana prasarana terpadu.

100% 100%

Keterangan hasil capaian Proyek Perubahan tentang Optimalisasi Pengelolaan Sarana

Prasarana Melalui Penerbitan Kartu Inventaris Terpadu di Lingkungan Dinas Pendidikan,
Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun adalah sebagai berikut:

1. Tersusunnya desain kartu inventaris sarana prasarana terpadu, Mentor menyetujui dan
memberikan masukan mengenai rencana penyusunan desain Proyek Perubahan
tentang Optimalisasi Pengelolaan Sarana Prasarana Melalui Penerbitan Kartu
Inventaris Terpadu di Lingkungan Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah
Raga Kota Madiun dan atas dukungan dari kerja keras tim proyek perubahan.
2. Terwujudnya kartu inventaris sarana prasarana terpadu, atas bimbingan dari semua
pihak yang mendukung atas pelaksanaan proyek perubahan ini dan kerja keras tim
maka telah berhasil mewujudkan bentuk dan model untuk kartu inventaris sarana
prasarana terpadu tersbut diatas.
3. Terlaksananya sosialisasi kartu inventaris sarana prasarana terpadu, tim proyek
perubahan mengundang dari perwakilan kepala sekolah mulai tingkat Tk, SD dan
SMP negeri sekota Madiun untuk membahas adanya kartu inventaris terpadu yang
diangkat oleh Project Leader yang akan diterapkan dilingkungan Dinas Pendidikan,
Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga dan disetiap sekolahan di Kota Madiun.
4. Terlaksananya penerapan kartu inventaris sarana prasarana terpadu, setelah
terlaksananya sosialisasi yang diadakan tim proyek perubahan dengan perwakilan
kepala sekolah , pihak perwakilan kepala sekolah langsung mengkoordinasikan
dengan kepala sekolah untuk melaksanakan apa yang telah diakomodasikan oleh
Project Leader.
27
 5. Terlaksananya monitoring dan evaluasi pelaksanaan kartu inventaris sarana prasarana
terpadu., dengan telah terbentuknya kartu inventaris terpadu disetiap sekolahan maka
tim proyek perubahan mengadakan monitoring dan evaluasi disetiap sekolahan apakah
sudah sesuai dengan apa yang diharapkan apa belum serta untuk memberikan
pengarahan apabila terjadi kesalahan.

C. Kendala Implementasi Proyek Perubahan (Internal dan Eksternal)

Project Leader telah berusaha semaksimal mungkin untuk mengimplementasikan apa
yang telah direncanakan sesuai dengan pentahapan yang telah disusun. Dalam Breakthrought
II selama kurang lebih 60 hari kerja, kegiatan dilakukan dengan memanfaatkan potensi yang
ada. Dalam mengimplementasikan proyek perubahan ini tentu ada kendala atau masalah yang
dialami baik secara Internal maupun Eksternal yang dapat diidentifikasi sebagai berikut :
1. Kendala internal
a. Adanya tugas-tugas kedinasan yang sangat penting dan tidak bisa diwakilkan oleh
anggota tim
b. Terbatasnya SDM aparatur yang benar-benar menguasai masalah
pengadministrasian sarana prasarana
c. Tenaga teknis administrasi jumlahnya terbatas

2. Kendala eksternal
a. Adanya SKPD yang masih membebankan tugas pada pegawai yang tidak sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya .
b. Adanya beberapa rolling jabatan maupun pegawai yang tidak didukung dengan
keahlianya .

D. Strategi Mengatasi Kendala Proyek Perubahan

Kendala atau hambatan yang ditemui dalam pelaksanaan proyek perubahan harus
dihadapi dan dicarikan strategi solusi untuk mengatasinya agar proses implementasi proyek

28
perubahan ini dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan target yang telah ditentukan.
Adapun strategi yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Kendala internal
a. Membuat jadwal khusus untuk fokus mengerjakan proyek perubahan diluar jam
kerja.
b. Memanfaatkan sebaik-baiknya SDM aparatur yang benar-benar menguasai
masalah pengadministrasian sarana prasarana

2. Kendala eksternal
c. Mengkoordinasikan masalah proyek perubahan dengan pegawai atau pejabat yang
berkompeten diluar waktu kita berkunjung di SKPD tersebut .
d. Berkoordinasi dengan pejabat atau pegawai yang punya keahlian dibidangnya
walau tidak menempati posisi yang sesuai .

Mengkoordinasikan masalah proyek perubahan dengan pejabat yang berkompeten

29
 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Penerbitan Kartu Inventaris Terpadu di Lingkungan Dinas Pendidikan,
Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga telah berhasil dilaksanakan dengan baik.

Beberapa langkah strategis dalam Optimalisasi Pengelolaan Sarana Prasarana

Melalui Penerbitan Kartu Inventaris Terpadu di Lingkungan Dinas Pendidikan, Kebudayaan,
Pemuda dan Olah Raga diharapkan dapat memberikan perubahan pada mindset pengelola
sarana prasarana untuk melakukan perubahan data setiap saat sesuai dengan tugas pokok dan
fungsi serta adanya perubahan positif dalam penyelenggaraan pemerintahan. Keberhasilan
proyek perubahan ini sangat dipengaruhi oleh :
1. Sosialisasi secara berkelanjutan pentingnya kartu inventaris terpadu dilingkungan Dinas
Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda Dan Olah Raga dan di sekolah masing-masing ;
2. Terwujudnya data sarana prasarana yang akurat karena setiap saat bisa dimonitor
apakah masih layak atau tidak untuk kegiatan .

B. Rekomendasi
Untuk mewujudkan proyek perubahan dapat dicapai maksimal, maka perlu
komitmen bersama antara stakeholder dalam Optimalisasi Pengelolaan Sarana Prasarana di
Lingkungan Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Maupun di Sekolah,
diperlukan kontinuitas untuk jangka menengah dan jangka panjang yang terintegrasi.
Untuk implementasi tahapan jangka menengah yang harus dipersiapkan dan
dilakukan adalah :
a. Perlunya Melaksanakan monitoring dan evaluasi pemanfaatan kartu inventaris sarana
prasarana terpadu;
b. Perlunya melaksanakan koordinasi penataan dan penertiban kartu inventaris sarana
prasarana terpadu untuk memperoleh data yang akurat.

30
 DAFTAR PUSTAKA

1. Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Timur,2014, Kumpulan Materi

Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Pola Baru.
2. Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Timur, 2014, PanduanPendidikan dan
Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Pola Baru.
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintah
Daerah, Departemen Dalam Negeri Republik Indonesia, 2004
4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor : 55 tahun 2008 tentang Tata Cara
Penatausahaan barang milik negara dan Penyampaiannya.
5. Nuzaini Muchsin SH, 2016 Project Charter Optimalisasi Pengelolaan Sarana
Prasarana Melalui Penerbitan Kartu Inventaris Terpadu Dilingkungan Dinas
Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga Kota Madiun

31
 BIODATA

1. Nama : NURZAINI MUCHSIN,SH

2. NIP : 19680413 199302 1 001
3. Pangkat/Golongan : Penata / IIIC
4. Tempat / Tgl Lahir : Madiun, 13 April 1968
5. Agama : Islam
6. Alamat Rumah/Telp : Ds.Tulung Kec. Saradan Kab. Madiun
7. Alamat Kantor &Telp : Jl. Mastrip No. 21 Madiun

8. Unit Organisasi/Instansi : Dinas Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah

Raga Kota Madiun
9. Jabatan : Kasi Sarpras TK, SD dan SMP
10. Pendidikan : S.1
11. Nama Istri : KARMI, S.Pd.
12. Pekerjaan : PNS
13 Jumlah Anak : 3 (tiga)

LAMPIRAN PENDUKUNG

Lampiran 1 : Surat undangan, daftar hadir, notulen, dokumentasi.

Lampiran 2 : Surat tugas tim

Lampiran 3 : Daftar hadir, notulen, dokumentasi.

32
Lampiran 4 : Daftar hadir, notulen, dokumentasi.

Lampiran 5 : Daftar hadir, notulen, dokumentasi.

Lampiran 6 : Daftar hadir, notulen, dokumentasi.

Lampiran 7 : Surat undangan, daftar hadir, notulen, dokumentasi.

Lampiran 8 : Dokumentasi.

Lampiran 9 : Dokumentasi.

33