2.

4 Menulis Pesan Penjualan dan Pengumpulan Dana

Terdapat dua jenis pesan-pesan persuasif, yakni surat penjualan (sales letter) dan surat
permohonan bantuan dana (fundraising letters).

Perbedaan antara pesan penjualan dan pesan pengumpulan dana:

1. Pesan penjualan biasanya dikirim oleh organisasi yang mencari laba untuk membujuk
pembaca membelanjakan uangnya bagi produk mereka sendiri
2. Pesan pengumpulan dana biasanya dikirimkan oleh organisasi nirlaba yang membujuk
pembaca untuk menyumbangkan uang atau waktu kepada orang lain.

Persamaan antara pesan penjualan dan pesan pengumpulan dana:

Kedua pesan ini sama-sama bersaing untuk dan kepentingan publik. Selain itu, keduanya
juga dimaksudkan untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar mereka mengeluarkan uang
atau waktu untuk menghasilkan suatu nilai tertentu yang ditawarkan.

1. Perencanaan Pesan-pesan Penjualan

Salah satu tujuan dalam perencanaan pesan-pesan penjualan adalah untuk memperoleh
pemahaman secara menyeluruh tentang produk yang telah dihasilkan perusahaan. Ketika
merencanakan pesan penjualan, hal yang paling dasar yang harus dilakukan adalah:
a. Mengenali Produk
Perusahaan secara spesifik harus mengetahui apa jenis produk, bagaimana kualitas
produk, bagaimana cara kerja dan manfaat produk, berapa harga produk, berapa diskon
produk, bagaimana pengiriman produk, bagaimana pengepakan produk, dan berbagai
atribut produk lainnya. Dengan menggunakan data produk yang telah dikumpulkan,
perusahaan dapat membentuk citra tentang produk yang ingin dijual tersebut.
b. Mengenali Penerima Pesan
Selanjutnya perusahaan juga perlu menganalisis keadaan audiens atau calon
pembeli. Dengan kata lain dalam penyampaian pesan-pesan persuasif mulailah dengan
melakukan analisis audiens dan memfokuskan pada bagaimana kebutuhan, minat dan
emosional mereka.
c. Mengenali Sasaran Penjualan
 Langkah selanjutnya adalah memilih poin penjualan produk atau manfaat yang
paling menarik bagi audiens. Fokuskan komposisi pesan pada poin penjualan produk yang
mampu menjadi daya pikat bagi audiens. Sebagai contoh, bagaimana masalah harga,
kualitas, dan pelayanan atas penjualan produk sering kali menjadi perhatian audiens.
d. Memutuskan Tipe Penjualan
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menyampaikan pesan-pesan
penjualan, diantaranya melalui pengiriman surat, brosur, sampel, kartu telepon, surat
elektronik, dan iklan media massa dan elektronik.
2. Mengorganisasikan dan Menyusun Pesan Penjualan
Kebanyakan surat-surat penjualan disusun berdasarkan perencanaan organisasional AIDA,
yaitu sebagai berikut:
a. Menarik perhatian
Penulisan surat-surat penjualan pada umumnya dimulai dengan bagaimana cara
menarik perhatian pembaca. Salah satu teknik yang umum digunakan untuk menarik
perhatian pembaca adalah dengan menggunakan kalimat tanya pada permulaan paragraf.
Disamping itu cara lain untuk menarik perhatian pembaca adalah dengan menekankan
contoh produk terbaru, memberikan ilustrasi, dan memberikan solusi atas suatu masalah.
b. Membangun minat
Dalam pesan untuk membangkitkan minat, anda menonjolkan sifat utama dari
produk. Untuk menetapkan sifat sentral dari produk yang dijual, perlu diperhatikan hal-hal
berikut:
1. Apa yang ditawarkan pesaing?
2. Apa yang khusus dari produk saya?
3. Apa yang sebenarnya dicari oleh pembeli potensial?
c. Meningkatkan Hasrat
Untuk meningkatkan keinginan, perusahaan dapat mengungkapkan beberapa
manfaat terbaik yang akan diterima pembaca ketika membeli produk. Dalam menjelaskan
manfaat suatu produk atau jasa kepada pembaca cukup dalam garis besarnya saja dan tidak
perlu terlalu rinci karena penulisan surat penjualan yang baik diupayakan agar singkat,
sederhana, dan jelas.
d. Memotivasi Tindakan
 1. Usahakan mendorong pembaca untuk mengambil tindakan sesegera mungkin. Dalam
memotivasi pembaca untuk melakukan tindakan (pembelian) dengan segera, salah
satunya adalah dengan memilih media penyampaian surat penjualan yang
memungkinkan pembaca memberikan tanggapan atas surat tersebut. Selain itu dapat
juga dicantumkan pemberian diskon, pemberian penawaran khusus, pemberian hadiah,
memberikan kesempatan uji produk, dan memberikan garansi atas produk dalam
menulis surat penjualan.
2. Tujuan surat penawaran adalah membuat pembaca melakukan sesuatu. Banyak produk
konsumen yang dijual lewat pos hanya meminta pembaca yang memberikan tanda
untuk pemesanan – dengan kata lain, meminta keputusan segera untuk membeli.

2.5 Menulis Pesan Tagihan

Pesan tagihan adalah pesan peringatan yang dikirim oleh kreditur (penjual) kepada debitur
(pembeli) agar ia melunasi utangnya sesuai dengan yang telah dijanjikan. Hal-hal yang perlu di
kemukakan dalam pesan tagihan antara lain:

1. Pernyataan jatuh tempo pembayaran

2. Jumlah yang harus di bayar
3. Nomor faktur pembelian (secara kredit) serta cara pengiriman uang

Syarat membuat pesan atau surat tagihan dari penjual kepada pembeli :

1. Mempergunakan kata-kata yang sopan dan hormat

2. Membuat catatan yang teratur dalam pembukuan, terutama mengenai:
a. Nomor dan tanggal faktur yang belum dilunasi pembayarannya
b. Jumlah uang yang belum dilunasi
c. Waktu atau tanggal kesanggupan pembeli akan melunasi pembayaran faktur
tersebut yang biasanya telah tercantum dalam surat perjanjian jual beli.
3. Satu minggu sebelum waktu pelunasan, penjual membuat pesan atau surat tagihan
pertama yang sifatnya mengingatkan kepada pembeli karena kemungkinan pembeli
lupa atas kesibukan-kesibukan lainnya.
4. Apabila surat tagihan pertama belum mendapat jawaban, maka penjual akan
mengirimkan surat tagihan kedua dengan melampirkan fotokopi surat tagihan pertama
 dengan maksud mengantisipasi kemungkinan bahwa surat tagihan pertama itu tidak
sampai atau ada unsur kesengajaan terlupakan.
5. Apabila surat tagihan kedua belum mendapat jawaban yang memuaskan, maka penjual
akan membuat surat tagihan ketiga dengan melampirkan fotokopi surat tagihan pertama
dan kedua yang merupakan penegasan mengenai sanggup atau tidaknya pembeli dalam
melunasi kekurangan pembayaran faktur tersebut.

Apabila surat tagihan ketiga belum mendapat jawaban sebagaimana mestinya, maka penjual
mengirim surat tagihan ke empat dengan nada terpaksa menyerahkan persoalan ini kepada
pengadilan setempat, dengan membuat surat gugatan/tuntutan menagih utang atau cara inkaso,
yaitu menagih kepada bankernya pembeli dimana pembeli mempunyai simpanan di bank tersebut
dengan memberikan faktur yang belum di lunasi.