BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Karakteristik unik pendidikan IPA ditandai dengan adanya suatu proses yang dialami
siswa dalam kegiatan laboratorium untuk mendapatkan pengetahuan seperti yang dilakukan oleh
ilmuwan. Tiga elemen penting dalam pendidikan sains diantaranya: learning science (acquiring
conceptual and theoretical knowledge), learning about science (developing an understanding of
the nature and methods of science and awareness of complex interactions between science and
society) and doing science (engaging in and development expertise in scientific inquiry and
problem solving) (Barker, 1998).
Dengan demikian pada hakekatnya pendidikan ilmu pengetahuan alam (IPA) merupakan
kegiatan untuk mengembangkan kreativitas dan kemampuan berfikir ‘ilmiah’ siswa. Oleh
karena itu, IPA harus diajarkan melalui proses ilmiah sehingga siswa mampu mengaktualkan
potensi kemampuannya. Oleh karena itu diperlukan adanya sarana dan fasilitas untuk
mengembangkan science process skills, yaitu laboratorium dan kelengkapannya.
Dalam pendidikan sains laboratorium merupakan tempat proses belajar mengajar dengan
aktivitas praktikum yang melibatkan interaksi peralatan dan bahan atau spesimen untuk
memperoleh pemahaman dan pengalaman langsung dalam mempelajari rahasia alam kehidupan.
Laboratorium dapat berarti suatu ruangan tempat dengan sejumlah perlengkapan, atau suatu
alam terbuka dengan karakteristik natural. Melalui kegiatan laboratorium diharapkan siswa
mempelajari dan memperoleh pemahaman mengenai sifat dan gejala-gejala alam kehidupan yang
tidak dapat dijelaskan secara verbal.
Laboratorium memiliki fasilitas peralatan dan bahan yang sangat beragam. Diperlukan
suatu pengaturan yang luwes dan informatif dalam susunan yang tertib dan teratur sehingga
memudahkan dalam pengelolaan administrasi. Oleh karena itu peralatan dan bahan beserta suku
cadang dan perkakas yang ada di dalamnya harus tercatat dengan baik. Kegiatan pencatatan
merupakan suatu proses pengadministrasian yang memungkinkan diperolehnya data inventarisasi
laboratorium. Hal ini penting karena inventarisasi laboratorium berguna untuk:

1) Memperoleh informasi dengan cepat dan tepat mengenai keadaan laboratorium.

2) Untuk perencanaan dan pengembangan sehingga bila ada permintaan atau penambahan
alat dapat ditentukan prioritas dan mencegah duplikasi.
3) Pencegahan kehilangan atau penyalahgunaan
4) Membina kegiatan laboratorium yang lebih baik dan teratur.

B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan administrasi pengelolaan laboratorium ?
2. Bagaimana tata cara peminjaman alat atau prosedur peminjaman alat ?

Administrasi Laboratorium| 1
 3. Bagaimana prosedur permintaan alat dan bahan untuk percobaan ?
4. Bagaimana pengendalian atau pengontrolan penggunaan alat ?
5. Bagaimana arsip/dokumentasi terkait manajemen laboratorium ?

C. Tujuan
1. Untuk menjelaskan tentang pengertian administrasi pengelola laboratorium.
2. Untuk mengetahui tata cara peminjaman alat.
3. Untuk mengetahui prosedur permintaan alat dan bahan.
4. Untuk mengetahui pengendalian atau pengontrolan penggunaan alat.
5. Untuk mengetahui arsip/dokumentasi terkait manajemen laboratorium.

Administrasi Laboratorium| 2
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Administrasi dan Inventarisasi Laboratorium IPA

Administrasi merupakan suatu proses pencatatan atau inventarisasi fasilitas &

aktifitas laboratorium, supaya semua fasilitas dan aktifitas laboratorium dapat
terorganisir dengan sistematis. Komponen laboratorium yang perlu dilakukan
administrasi meliputi:

1) Bangunan/Ruanganlaboratorium
2) Fasilitasumumlaboratorium
3) Peralatan
4) Bahan
5) Ketenagaanlaboratorium
6) Kegiatanlaboratorium

 Jenis Pengadministrasian
A. Pengadministrasian Bangunan Atau Ruangan Laboratorium
Misalnya:Ruangan praktikum, ruangan persiapan,ruangan
penyiapan,Greenhouse, dll. Ruangan-ruangan tersebut harus tercatat namanya,
ukuran, dan kapitasnya dalam Format A.
Format A: Data ruangan laboratorium

Administrasi Laboratorium| 3
 B. Pengadministrasian Fasilitas Umum Laboratorium
Fasilitas umum laboratoium adalah barang-barang yang merupakan
perlengkapan laboratorium. Untuk mengadministrasikannya digunakan 4
macam format yaitu Format B1, B2, B3 dan B4.
Format B1: Kartu barang
Format B2: Daftar barang
Format B3: Daftar penerimaan / pengeluaran barang
Format B4: Daftar usulan/ permintaan barang
Barang-barang fasilitas umum meliputi:

• Format B1 (Kartu Barang)

Kartu ini digunakan oleh petugas di setiap laboratorium. Jika suatu sekolah
memiliki beberapa jenis laboratorium, maka untuk barang sejenis nomor kartu di setiap
lab harus sama, juga kartu ini hanya digunakan untuk satu macam barang.

Administrasi Laboratorium| 4
Perhatikan format tersebut:

 Pada bagian atas kartu barang tertera abjad dari A sampai Z untuk memberi label
nama awal dari suatu barang. Misalnya Barometer, dan Blower. Kedua barang
tersebut di awali dengan huruf B, maka huruf-huruf lainnya dari C s.d. Z harus
dihilangkan dengan cara mengguntingnya.
 Secara alfabetis urutan kata Barometer (Ba) lebih dahulu dari kata Blower (Bl), maka
Barometer bernomor B1 dan Blower bernomor B2.
 Nama barang diisi dengan nama yang lazim digunakan misalnya barometer.
 Golongan barang dimaksudkan apakah barang tersebut termasuk perkakas, barang
optik, barang elektronik, perabot, dsb.
 Kode barang disesuaikan dengan kode yang diberikan oleh pabrik atau buku katalog.
 Nomor induk adalah nomor pada buku induk/daftar barang.
 Lokasi penyimpanan diisi dengan R_ / L_ / Rk_ / Tk_ . R, L, Rk dan Tk menyatakan
Ruangan, Lantai, Rak, dan Tingkat.
 Tanggal diisi dengan tanggal, bulan, dan tahun saat penerimaan barang atau
pengeluaran barang.
 Di bagian sebelahnya, kartu barang tersebut memuat informasi tentang riwayat
barang yang member keterangan tentang pelaksanaan pemeliharaan atau perbaikan
dari barang tersebut.

Administrasi Laboratorium| 5
Format B2 disebut daftar barang atau buku induk

Administrasi Laboratorium| 6
 Format B3 Daftar Penerimaan/Pengeluaran Barang

Format B4 :Daftar Usulan Perbaikan Barang

C. Pengadministrasian Alat Laboratorium

• Alat laboratorium dimaksudkan adalah alat-alat yang digunakan untuk pelaksanaan

praktikum.

Administrasi Laboratorium| 7
 • Kartu alat dengan Format C1 berfungsi untuk mencatat data untuk masing-masing alat:
Format C1: Kartu alat
Format C2: Daftar alat
Format C3: Daftar penerimaan / pengeluaran alat
Format C4: Daftar usulan / permintaan alat
Format C5 :Daftar usulan / permintaan alat dari acara praktikum
Format C6: Daftar usulan / permintaan alat dari tiap lab

• Informasi yang harus dicantumkan dalam kartu alat yaitu nomor kartu, golongan
alat,nomor induk, spesifikasi (nama alat, merk, ukuran, pabrik, kode alat), lokasi
penyimpanan, tanggal masuk dan dikeluarkan, dan jumlah alat yang tersedia. Khusus
untuk alat-alat canggih dan alat keperangkatan harus dibuatkan secara tersendiri karena
spesifikasinya lebih banyak.

D. Pengadministrasian Bahan kimia di laboratorium

Dalam mengadministrasikan bahan kimia adalah menggunakan format D :

 Format D1: Kartu bahan

 Format D2: Daftar bahan

Administrasi Laboratorium| 8
  Format D3: Daftar penerimaan / pengeluaran bahankimia
 Format D4: Daftar usulan / permintaan bahan
 Format D5: Daftar usulan / permintaan bahan dari acara praktikum
 Format D6 :Daftar usulan / permintaan bahan dari tiap lab
Spesfikasi bahan kimia yang diinformasikan yaitu nama-nama zat dalam bahasa Inggris, rumus
kimia, massa molekul (Mr), kemurnian, konsentrasi,massa/beratjenis (BJ),Ujud, Warna, pabrik
dan Kode Zat
Format D1 zat

Format D2

Administrasi Laboratorium| 9
5. Pengadministrasian Tenaga KerjaLaboratorium
Dalam mengadministrasikan tenaga kerjala boratorium adalah menggunakan format
E.
Format E : Tenaga Kerja Laboratorium

Daftar Tenaga KerjaLaboratorium

No Nama Petugas Jam Kerja TandaTangan

6. ngadministrasianPenggunaanLaboratorium
Dalam mengadministrasikan penggunaan laboratorium adalah menggunakan format F.
Format F :PenggunaanLaboratorium

Administrasi Laboratorium| 10
B. Tata Cara PeminjamanAlat
Legiman (2010) menyatakan bahwa terdapat Standar Operasional Prosedur
mengenai tata cara peminjaman alat/barang/sarana dan prasarana di laboratorium.
1. Tujuan
Standar Operasiional Prosedur peminjaman alat/barang/sarana dan prasarana yang
dimiliki oleh Laboratorium dalam hal pertanggung jawabannya dipegang oleh
Kepala Laboratorium dan dibantu oleh masing-masing Penanggung jawab
Laboratorium. Standar Operasional Prosedur ini ditujukan untuk menjelas kan hal-
hal yang perlu diperhatikan dan dipersiapkan dalam meminjam inventaris
alat/barang/sarana dan prasarana di bawah pertanggung jawaban Kepala
Laboratorium dan Penanggung jawab Laboratorium yang selanjutnya dapat
digunakan sebagai acuan.

2. Prosedur
Prosedur peminjaman alat/barang/sarana dan prasarana ini meliputi kegiatan-
kegiatan:

a. Pengajuan Surat Permohonan Peminjaman

Alat/barang/sarana dan prasarana yang dimiliki dan menjadi tanggung
jawab Kepala laboratorium dan Penanggung jawab laboratorium, pada dasarnya
dapat dipergunakan oleh semua sivitas akademika. Oleh karena itu semua sivitas
akademika yang ingin mempergunakan alat/barang/sarana dan prasarana yang
menjadi tanggung jawab Kepala laboratorium dan Penanggung jawab
laboratorium tersebut, haruslah mengajukan permohonan peminjaman
alat/barang/sarana dan prasarana tersebut yang ditujukan kepada Kepalala
boratorium.Surat permohonan pinjaman berisi nama peminjam, jabatan
peminjam, bagian peminjam, alamat peminjam (alamat kampus,
ruang),keperluan pinjaman (acara, waktu dan tempat), lama peminjaman, serta
nama barang yang akan dipinjam dan jumlahnya.

b. Pengesahan Permohonan Pinjaman

Beberapa tahap pengesahan permohonan pinjaman di laboratorium
diantaranya adalah:
 Alat/barang/sarana dan prasarana milik laboratorium yang akan dipinjam
tersebut, setelah melalui tahap pertama yaitu pengajuan surat
permohonan pinjaman yang ditujukan kepada Penanggung jawab
laboratorium akan segera ditindak lanjuti.
 Penanggung jawab laboratorium akan memeriksa kebenaran surat

Administrasi Laboratorium| 11
  Permohonan pinjaman tersebut dan Penanggung jawab laboratorium
mempunyai hak kuasa penuh untuk menerima dan menolak setiap surat
permohonan pinjaman yang masuk terutama melihat kepentingan
peminjaman alat/barang/sarana dan prasarana, dan diketahui oleh Kepala
laboratorium. Namun selama permohonan peminjaman tersebut untuk
keperluan kegiatan bukan untuk kepentingan pribadi, maka permohonan
peminjaman tersebut akan diterima.
 Pemohon yang tertulis dalam surat permohonan peminjaman menjadi
penanggung jawab terhad apalat/barang/sarana dan prasarana yang
dipinjamnya.

c. Pengisian Surat Pinjaman

Tahapan ketiga adalah pengisian surat pinjaman bagi yang surat
permohonan pinjaman telah diperiksa dan disetujui oleh penanggung jawab
laboratorium dan diketahui oleh Kepala laboratorium.

d. Penyerahan Pinjaman Dan Pengecekan Awal

Setelah pemohon/peminjam mengisi surat bukti peminjaman maka
langkah selanjutnya adalah menerima alat/barang/sarana dan prasarana yang
dipinjam tersebut dan melakukan pengecekan awal terhadap semua barang
yang dipinjam. Pemohon kemudian dapat mempergunakan alat/barang/sarana
dan prasarana pinjaman tersebut untuk keperluan yang dimaksud dan
bertanggung jawab penuh terhadap alat/barang/sarana dan prasarana
pinjaman tersebut.

e. Pengembalian pinjaman dan pengecekan akhir

Berikut adalah beberapa tahap pengembalian pinjaman dan pengecekan
akhir dilaboratorium:
 Tahapan kelima adalah setelah selesai mempergunakan
alat/barang/sarana dan prasarana pinjaman tersebut, maka pemohon
pinjaman harus segera mengembalikan alat barang/sarana dan prasarana
tersebut dan melakukan pengecekan akhir terhadap semua barang
pinjaman tersebut harus sesuai dengan kondisi awal pada saat barang
tersebut dipinjam.
 Jika ternyata pada saat pengembalian, alat/barang/sarana dan prasarana
pinjaman tersebut dinyatakan rusak, maka pemohon pinjaman harus
bertanggung jawab terhadap alat/barang/sarana dan prasarana pinjaman
tersebut dan harus menggantinya.

Administrasi Laboratorium| 12
 f. Pengisian Surat Pengembalian
Tahapan pengisian surat pengembalian di laboratorium adalah sebagai
berikut:
 Tahapan keenam yang merupakan tahapan terakhir adalah pemohon
harus mengisi tanggal pengembali analat/barang/sarana dan prasarana
pinjaman Tersebut.
 Setelah pemohon mengisi tanggal pengembalian, maka proses
peminjaman ini dinyatakan selesai.

g. Ketentuan Peminjaman Bagi Pihak Luar

Peminjaman alat/barang/sarana dan prasarana bagi pihak di luar sivitas
akademika juga mengikuti prosedur yang sama yang disebutkan pada poin-
poin di atas. Selain ketentuan-ketentuan tersebut, ada ketentuan tambahan
yang harus dipenuhi yaitu:
 Peminjam harus menitipkan kartu tanda pengenal atau sejenisnya
 Peminjam dikenakan biaya sewa, yang harganya sesuai dengan jenis
barang yang dipinjam. Adapun harganya akan ditentukan sesuai dengan
kesepakatan pengelola laboratorium.

C. Prosedur Pengajuan/Permintaan Alat dan Bahan

Kegiatan untuk menentukan peralatan dan bahan yang harus diadakan di laboratorium
memerlukan kerja sama yang baik antara pengguna, dalam hal ini adalah guru yang
merencanakan kegiatan praktek dengan teknisi laboran yang akan mempersiapkan alat dan bahan
kegiatan. Oleh karena itu pengadaan peralatan dan bahan untuk menunjang kegiatan praktek
harus mendapat masukan dari para guru penanggung jawab mata pelajaran IPA. Untuk itu maka
sangat diperlukan koordinasi antar guru yang bertanggung jawab dalam penggunaan
laboratorium dengan teknisi laboran. Menurut Bambang Supriatno (2013: 2-8), langkah
perencanaan dapat dilaksanakan dalam tahapan berikut:

a. Identifikasi

Tahapan ini adalah langkah awal untuk mencoba mengidentifikasi alat dan bahan apa
saja yang dibutuhkan pada kegiatan prraktikum. Langkah ini idealnya dilakukan bersama guru-
guru IPA. Guru penanggung jawab praktek mempelajari kurikulum, kemudian menentukan
topik-topik praktek yang akan dilakukan. Berdasarkan topik praktek yang akan dilaksanakan,
maka disusunlah manual atau petunjuk praktikum untuk setiap topik. Berdasarkan manual atau
petunjuk praktikum yang ada dari semua mata pelajaran yang menggunakan laboratorium dapat
teridentifikasi kebutuhan bahan dan alat minimal yang harus ada di laboratorium. Dengan
demikian usulan mengenai kebutuhan alat dapat bersumber dari setiap guru mata pelajaran yang

Administrasi Laboratorium| 13
akan menggunakan laboratorium sebagai sarana praktek atau diidentifikasi sendiri oleh laboran
berdasarkan manual atau petunjuk praktikum yang diberikan oleh guru

b. Pemilihan alat dan bahan

Berdasarkan hasil identifikasi peralatan dan bahan untuk kegiatan praktek laboratorium
dapat ditentukan mengenai jenis alat dan bahan yang dibutuhkan, tetapi karakteristik alat dan
bahan yang dimaksud belum dapat ditentukan secara tepat. Apabila sudah mendapat masukan
mengenai peralatan yang dibutuhkan maka selanjutnya adalah menentukan spesifikasi alat yang
tepat untuk kegiatan. Namun demikian berdasarkan pengalaman dapat ditentukan mengenai
karakteristik beberapa alat. Peralatan di pasaran sangat beragam dalam hal bentuk, ukuran dan
kualitas bahan. Oleh karena itu diperlukan kemampuan untuk merencanakan memilih spesifikasi
peralatan yang tepat. Spesifikasi alat umumnya berhubungan dengan: bentuk, ukuran (dimensi),
akurasi, batas-batas kemampuan, sumber daya (untuk peralatan fisika/listrik) dan bahan yang
digunakan. Untuk dapat menentukan secara tepat perlu dipelajari berbagai keterangan mengenai
alat dengan cara melihat gambar-gambar yang dapat diperoleh dari berbagai sumber, misalnya
buku atau internet. Beberapa perusahaan kadang memberikan katalog atau daftar alat dengan
spesifikasinya, bahkan sering dilengkapi dengan gambar.
Ketika merencanakan pengajuan alat, haruslah didasarkan pada kebutuhan, bukan
mengacu pada yang tersedia pada katalog atau brosur penawaran barang. Hal ini bukan berarti
tidak boleh memilih apa yang ada di dalam catalog, tetapi harus diutamakan kebutuhannya.
Apabila barang yang ditawarkan pada katalog spesifikasinya sesuai dengan kebutuhan, tidak ada
salahnya untuk direncanakan dibeli. Kesalahan menentukan spesifikasi alat mengakibatkan biaya
investasi menjadi tinggi. Karena praktikum bertujuan memvisaulisasikan suatu proses atau
fenomena yang abstrak menjadi konkrit dan berlatih untuk melakukan pengukuran, dalam
praktikum tingkat sekolah menengah tidak diperlukan peralatan yang memiliki akurasi yang
sangat baik setara dengan peralatan untuk penelitian atau riset perguruan tinggi. Peralatan
dengan spesifikasi kualitas baik dan akurasi yang tinggi berdampak pada nilai barang menjadi
mahal. Untuk menentukan jenis alat yang harus diadakan perlu dipertimbangkan mengenai
frekuensi keterpakaian, dapat atau tidaknya digantikan oleh alat lain, ketersediaan anggaran dan
garansi yang disediakan oleh perusahaan. Garansi, yang mencakup kemudahan ketersediaan suku
cadang, kredibilitas perusahaan dan keberadaan agen di Indonesia patut dipertimbangkan dalam
menentukan pilihan alat yang akan dibeli.
c. Membuat daftar usulan alat

Apabila sudah dapat ditentukan spesifikasi alat yang diperlukan maka selanjutnya adalah
menyusun daftar usulan alat laboratorium. Usulan daftar alat laboratorium dimaksudkan untuk
memudahkan dalam meneliti dan menentukan anggaran. Usulan alat laboratorium harus
menyatakan spesifikasi yang jelas mengenai alat yang diusulkan, serta jumlah satuan yang
diperlukan dan harga satuan sehingga memperkecil kesalahan dalam proses pengadaan.

Administrasi Laboratorium| 14
 Prosedur pengadaan bahan biasanya dimulai dengan penyusunan daftar bahan yang akan
dibeli. Daftar pengusulan diperoleh dari usulan masing-masing guru IPA yang dikoordinasikan
oleh penanggung jawab laboratorium. Daftar bahan yang akan dibeli dibuat berdasarkan program
semester/ program kegiatan laboratorium atau berdasarkan analisis LKS. Daftar bahan yang akan
dibeli harus dilengkapi dengan spesifikasi bahan, kemudian bahan disusun berdasarkan prioritas,
artinya tentukan bahan yang terlebih dahulu yang akan digunakan. Daftar bahan diserahkan oleh
penanggung jawab laboratorium kepada kepala sekolah. Berikut prosedur permintaan bahan:
(Margono, 2000).
a. Kepala Laboratorium, teknisi dan laboran mendata bahan-bahan yang belum tersedia
atau habis di laboratorium
b. Kepala Laboratorium mengajukan proposal pengadaan bahan kepada Kepala Sekolah
c. Kepala Sekolah mendiskusikan proposal pengajuan alat dan bahan dengan Wakasek
Kurikulum dan Wakasek Sarana Prasarana
d. Kepala Laboratorium menunggu hasil keputusan dari proposal yang diajukan

D. Pengendalian/Kontrol Penggunaan Alat Praktikum

Pengendalian merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan agar sesuatu dapat bekerja
dengan efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan. Dalam suatu laboratorium tentunya
banyakorang yang terlibat di dalamnya. Sehingga dalam laboratorium terdapat suatu
pengorganisasian atau penataan. Pengorganisasian laboratorium meliputi pengaturan dan
pemeliharaan alat dan bahan-bahan laboratorium, pengadaan alat dan bahan, dan menjaga
kedisiplinan serta keselamatan kerja di laboratorium. Orang-orang yang terlibat dalam organisasi
laboratorium adalah kepala sekolah, wakil kepala sekolah, kepala laboratorium, teknisi
laboratorium, laboran, guru mata pelajaran IPA. (Kadarohman. 2007). Orang-orang tersebut
tersusun dalam suatu susunan organisasi dimana kepala sekolah berada pada bagian paling atas
yang mengkomando dan mengawasi bawahannya yang dibantu oleh wakil kepala sekolah dalam
pelaksanaan kegiatan laboratorium. Dalam pelaksanaan kegiatan praktium di laboratorium
tentunya membutuhkan peralatan dan bahan-bahan praktium. Setiap jenis percobaan memiliki
alat dan bahan masing-masing. Dalam satu hari, praktikum bisa dilakukan beberapa kali
menggunakan beberapa alat yang sama ataupun alat lain yang berbeda di laboratorium. Tentunya
dalam pelaksanaan praktikum membutuhkan alat yang banyak dan bermacam-macam sehingga
perlu diadakan kontrol atau pengendalian penggunaan peralatan praktikum.
Pengendalian alat praktikum merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan untuk
mengendalikan peralatan praktikum dalam hal penggunaan, pemasukan, pengeluaran,
pengadaan, dll. Pengendalian perlu dilakukan agar suatu peralatan dapat digunakan dengan
efektif dan efisien. Pengendalian dalam hal ini mengenai keluar masuknya alat, pembelian alat,
peminjaman alat, penggunaan alat, sehingga ketika terjadi suatu kerusakan dapat diketahui sejak
awal dan dilakukan perbaikan dengan segera. Pengendalian juga berkenaan dengan biaya yang
harus dikeluarkan. Ketika ada alat yang rusak atau memerlukan perbaikan tentunya

Administrasi Laboratorium| 15
membutuhkan dana. Oleh karena itu pengendalian perlu dilakukan selain untuk mengontrol
penggunaan alat juga untuk mengendalikan biaya atau keuangan yang dikeluarkan untuk
pengadaan atau perbaikan peralatan laboratorium. Pengendalian peralatan praktikum dapat
dilakukan dengan pengadministrasian alat-alat tersebut. Pengadministrasian alat-alat praktikum
bertujuan agar memudahkan mengatahui jenis alat yang terdapat pada suatu laboratorium, jumlah
peralatan tersebut, jumlah pembelian atau tambahan, dan jumlah yang pecah, hilang, atau habis.
Pengadministrasian dapat juga diartikan sebagai pendataan mengenai peralatan, bahan, atau
benda lain yang ada di laboratorium. Untuk keperluan pencatatan alat dan bahan laboratorium
diperlukan format atau buku perangkat administrasi yang meliputi buku inventaris, kartu stok,
kartu permintaan peminjaman alat dan bahan, buku catatan harian, kartu alat dan bahan yang
rusak, kartu reparasi, dan format label. (Depdikbud.1999).
Kartu inventaris digunakan untuk memudahkan pengontrolan alat yang ada di kelas,
sebaiknya alat-alat (termasuk alat peraga) dicatat pada kartu inventaris. Pada setiap kartu
inventaris tercatat satu macam alat saja tetapi jumlah dan keluar masuk alat misalnya dipinjam
harus dicatat dengan teliti. (Hadiat. 1984).Buku inventarisasi sebaiknya dibuat dari bukutulis
folio yang diberi kolom-kolom yaitu nomor, ukuran, namaalat/bahan, merk/type, produsen
(pabrik pembuatnya), asal/tahun,tahun penggunaan, jumlah, keadaan alat (baik/rusak, jumlah alat
yang keadaannya baik, jumlah alat yang keadaannya rusak). (Salirawati. 2009).

Kartu inventaris ini hendaknya disimpan pada kotak tertentu menurut kelompok yang
ditetapkan sesuai dengan penggolongan alat menurut pengaturan guru sendiri atau sekolah.
Kartu stok berguna untuk mengetahui jumlah alat/bahan yang tersedia ketika diperlukan
dan dapat mengetahui tempat penyimpanan alat atau bahan itu. Kartu ini dibuat dari sepotong
kertas/katon dengan warna yang berbeda-beda untuk setiap kelompok alat. Satu kartu stok untuk
satu jenis alat/bahan. (Salirawati. 2009).

Administrasi Laboratorium| 16
 Label sebaiknya ditempelkan pada tempat penyimpanan alat/bahan (almari, laci, rak).
Adanya label mempercepat pengambilan maupun pengembalian alat/bahan. Kartu/formulir
permintaan/formulir peminjaman alat/bahan, diisi oleh guru sebelum melakukan kegiatan
laboratorium sebagai pesanan alat/bahan yang diserahkan kepada laboran sekitar satu minggu
sebelumnya sehingga laboran memiliki waktu yang cukup untuk mempersiapkannya. (Salirawati.
2009).

Buku catatan harian bertujuan untuk mengetahui kejadian-kejadian selama

berlangsungnya kegiatan laboratorium seperti adanya alat yang rusak/hilang, percobaan yang
gagal, sehingga dapat dijadikan sebagai dasar tindak lanjut penyelesaiannya. Buku ini diletakkan
di laboratorium dan harus diisi oleh setiap guru yang melakukan praktikum di laboratorium dan
sebulan sekali dapat diperiksa oleh kepala sekolah. (Salirawati. 2009).

Administrasi Laboratorium| 17
 Kartu alat yang rusak diisi ketika adaalat yang rusak, pecah, atau retak. Kartu ini
merupakan dasar untuk pemesanan alat/bahan yang harus dibeli di tahun pelajaran baru jika ada
anggaran yang direncanakan. (Salirawati. 2009). Kartu reparasi digunakan untuk mencatat hal-
hal yang berkaitan dengan alat yang direparasi. Melalui kartu ini dapat diketahui kapan terjadi
kerusakan dan kapan direparasi, jenis kerusakan, dan komponen yang diganti/diperbaiki.
(Salirawati. 2009)

Jika terdapat alat-alat buatan sendiri, tidak perlu diadministrasikan seperti alat-alat yang
dibeli sekolah. Kegiatan pembuatan alat-alat buatan sendiri ini bukanlah bertujuan melengkapi
atau mengendalikan pembelian ataupun pemakaian alat-alat pelajaran sekolah, tetapi sebagai
latihan mengembangkan keterampilan siswa terutama dalam keterampilan proses IPA.Alat
sederhana harus dipandang sebagai alat untuk mencapai tujuan pelajaran dan bukan untuk
mengadakan alat.Oleh karena itu apabila alat buatan sendiri telah digunakan tidak perlu disimpan
tetapi dapat dibongkar kembali atau dibawa pulang dengan demikian tempat alat-alat yang
disediakan di laboratorium ditempati oleh alat-alat yang sedang digunakan saja, terkecuali jika
alat buatan sendiri yang baik dan patut dijadikan contoh. (Amien. 1988)
Dengan adanya kartu inventaris, kartu stok, label, buku catatan harian, kartu alat yang
rusak, kartu peminjaman, kartu reparasi dapat membantu pengendalian atau kontrol penggunaan
alat praktikum. Dengan kartu inventaris dapat diketahui alat-alat apa saja yang ada dan dimiliki
di laboratorium, dengan kartu stok dapat diketahui jumlah masing-masing alat yang dimiliki di
lab sehingga dapat segera dilakukan perbaikan ataupun pembelian alat jika terjadi kerusakan atau
diperlukan alat dengan jumlah yang lebih banyak. Dengan adanya label pada setiap tempat

Administrasi Laboratorium| 18
penyimpanan barang dapat dilakukan pencarian dengan mudah sehingga kita mudah untuk
menemukan alat yang kita butuhkan. Adanya label juga memudahkan dalam pengecekan barang
karena sudah tertera di almari, laci, rak, atau tempat penyimpanan lainnya bahwa di dalam
tempat tersebut terdapat barang apa saja sehingga kita tidak perlu membuka tempat satu per satu
terlebih dahuluuntuk menemukan alat yang kita cari, cukup membacadari label tersebut. Dengan
adanya buku catatan harian, dapat diketahui kejadian-kejadian apa saja yang terjadi selama
praktikum, mungkin ada alat yang rusak atau kegagalan dalam praktikum, kerusakan atau
perlunya pembetulan alat, dll. Dengan adanya kartu peminjaman dapat dilakukan kontrol keluar
dan masuknya (pengembalian) alat sehingga jumlah alat tidak mengalami pengurangan atau
hilang. Dengan adanya kartu peminjaman, keluar masuknya alat dapat dikontrol dan dapat
memberikan informasi alatapa saja yang mungkin rusak atau pecah saat digunakan dalam
praktikum. Pada kartu peminjaman dapat dilengkapi dengan nama alat yang dipinjam, nama
peminjam, dan keterangan keadaan alat yang dipinjam ketika dikembalikan, apakah seperti
semula atau mengalami kerusakan. Kita juga mudah mencari alat jika belum dikembalikan
karena terdapat informasi peminjam. Adanya kartu reparasi dapat digunakan untuk perbaikan
alat yang rusak, pengecekan alat yang membutuhkan perbaikan, dll. Kartu-kartu tersebut dapat
memberikan informasi mengenai keadaan alat dan dapat diisikan pada kartu inventaris. Dari
kartu-kartu tersebut dapat memberikan informasi mengenai alatapa saja yang membutuhkan
perbaikan, dapat mendeteksi kerusakan alat sejak awal sehingga ketika ada alat yang rusak dapat
diperbaiki dan tidak langsung membeli yang baru. Dengan begitu penggunaan alat, keluar dan
masuknya alat dapat dikendalikan. Ketika penggunaan alat dirasa sangat banyak dapat dilakukan
penjadwalan, ketika dirasa banyak alat yang rusak, perlu perbaikan, atau informasi lain dari
keadaan alat, dapat dilakukan suatu tindakan untuk mengatasinya dengan cepat. Penjadwalan
pemakaian laboratorium juga diperlukan. Dari penjadwalan tersebut dapat diketahui praktikum
apa saja yang dilaksanakan di lab, alatapa saja yang dibutuhkan atau digunakan. Sehingga ketika
terjadi pengeluaran alat, kerusakan alat, ataupun kehilangan alat dapat diketahui dari jadwal
pelaksanaan tersebut siapa saja yang melakukan praktikum pada hari itu, dan pengecekan sudah
melakukan pengembalian alat atau belum. Dengan begitu pengendalian alat dapat dilakukan dan
hal ini tidak hanya menjadi tanggung jawab perorangan saja, tetapi menjadi tanggung jawab kita
semua untuk menjaga alat yang digunakan.

E. Arsip/Dokumentasi Terkait Manajemen Laboratorium

a. Pengertian arsip/dokumen
Istilah arsip berasal dari Bahasa Yunani arche berubah menjadi ta arche yang artinya
dokumen, catatan. Kemudian ada istilah lain yaitu “archevum” yang berarti balai kota. Arsip
adalah koleksi penyimpanan catatan dan data-data, dan juga merujuk kepada tempat di mana
catatan dan data-data ini disimpan. Sebuah arsip mirip dengan perpustakaan. Perbedaannya ialah
bahwa sebuah arsip tidak selalu bebas dikunjungi siapa saja. Menurut Undang-Undang Nomor 7

Administrasi Laboratorium| 19
Thaun 1971 Pasal 1 yang kemudian diubah menjadi Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009
menyebutkan yang dimaksud dengan arsip :

a. Naskah-Naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan
Pemerintah dalam bentuk/corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah

b. Naskah-Naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan,
dalam bentuk/corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

b. Tujuan pengarsipan
1. Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai keterangan.
2. Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan
dan pekerjaan pada masa lampau.
3. Membantu membuat keputusan.
4. Membantu dalam berkomunikasi dengan orang lain.
Selain memiliki tujuan arsip secara umum memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas
administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan
wahana komunikasi.

c. Jenis Pengarsipan
Arsip dibedakan menjadi berbagai jenis arsip, baik berdasarkan bentuk fisik, berdasarkan
masalah, kepemilikan, berdasarkan sifat.
a. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya
1) Arsip berbentuk lembaran. contoh: surat, kuitansi, faktur, dll
2) Arsip tidak berbentuk lembaran atau arsip elektronik. contoh: disket, flash disk, cd, dvd, dll

b. Jenis arsip berdasarkan masalahnya

1) Financial record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contohnya, kuitansi, giro, cek.
2) Inventory record, arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh
catatan tentang jumlah barang, merk, ukuran, harga.
3) Personal record, arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat
lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll.
4) Sales Record, arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: daftar agen
distributor, daftar penjualan barang.
5) Production record, arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip
tentang jenis bahan baku, jenis alat yang digunakan. dll.

Administrasi Laboratorium| 20
 d. Jenis arsip berdasarkan nilai guna
1) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
2) Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum.
3) Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan
pertanggungjawaban keuangan.
4) Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi
sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan

e. Jenis arsip berdasarkan sifatnya

1) Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi, contoh surat undangan.
2) Arsip biasa, arsip yang semula penting kemudian tidak berguna lagi pada saat informasinya
sudah berlalu. Contoh: surat lamaran kerja.
3) Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan
datang. Contoh: surat perjanjian.
4) Arsip sangat penting, arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai
sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi.
5) Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam organisasi.
Contoh: hasil penilaian pegawai.

f. Sistem Penyimpanan Arsip

Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu. Oleh karena itu, hal yang
perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan
yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah ditemu-balikkan atau ditemukan kembali sewaktu-
waktu diperlukan, serta langkah- langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan
arsip tersebut. Sistem penyimpanan arsip menurut Sedarmayanti (2003) dalam tata kearsipan
dengan memanfaatkan teknologi modern adalah berikut.
1. Sistem Alfabetis
Metode pengarsipan berdasarkan alfabetis adalah menyusun berbagai macam dokumen
berdasarkan abjad seperti penulisan pada kamus. Umumnya digunakna untuk ment berkas yang
berurutan dari A sampai dengan Z.
2. Sistem Nomor
Metode pengarsipan berdasarkan nomor adalah penyimpanan berkas berdasarkan kelompok
permasalahn yang kemudian diberi nomor pada masing-masing permasalahan tersebut.
Contohnya adalah nomor yang tertera pada nomor awal surat.
3. Sistem Geografis

Administrasi Laboratorium| 21
 Metode pengarsipan dengan metode ini yaitu pengarsipan berdasarkan wilayah tertentu atau
berdasarkan lokasi. Misalkan sebuah perusahaan, mengklasifikasikan dokumen yang diterima
berdasarkan dokumen berasal dari wilayah A, wilayah B, dan seterusnya.
4. Sistem Kronologis (Tanggal/Urutan Waktu)
Metode pengarsipan berdasarkan kronologis adalah menyusun dokumen berdasarkan tanggal,
bulan dan tahun dimana dokumen tersebut diterima. Teknik penyimpanan dengan tanggal yaitu
dengan menempatkan dokumen dengan tanggal terbaru di paling depan atau awal. Hal ini
dilakukan untuk memudahkan dalam pencarian dokumen.

g. Peralatan Kearsipan
Alat yang digunakan dalam pengarsipan dapat membantu dalam membuat arsip lebih
tertata, rapi, mudah ditemukan dan membantu dalam membuat arsip. Alat tersebut seperti map,
folder, guide,rak arsip, berkas kotak dan almari arsip.
1. Map
Berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.
Seperti stopmap folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang
lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner.
2. Folder
Lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk
menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam. Biasanya folder
dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang berfungsi untuk
menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
3. Guide,
Lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guideterdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang
berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan)
dan badan guide itu sendiri.
4. Rak Arsip
Sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas
atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi
kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah.
5. Almari arsip
Almari khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip. berkas atau arsip yang disimpan
dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping),
sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di
dalam rak arsip.
6. Berkas Kotak
Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau
yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip,
disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping).

Administrasi Laboratorium| 22
h. Prosedur Pemeliharaan Dokumen
1. Asisten mengumpulkan arsip dengan cara mengambil dokumen atau menerima
dokumen.
2. Kepala Laboratorium menelaah dan memeriksa arsip yang akan di pindahkan ke
map folder.
3. Asisten mengklasifikasikan dokumen.
4. Asisten memasukan data dokumen ke daftar arsip laboratorium yang berada dalam
file komputer.
5. Asisten memindahkan arsip untuk dimasukkan ke dalam map folder.
6. Kepala Laboratorium memeriksa dan meneliti arsip apakah telah sesuai dengan
daftar arsip, asisten memasukan ke dalam map folder dan memasukan map folder
ke dalam box arsip dan memberi nomor atau huruf pada Box Arsip.
7. Asisten menyimpan dan menata box arsip pada Ruang Penyimpanan Arsip sesuai
dengan sistem penyimpanan.

Administrasi Laboratorium| 23
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Administrasi merupakan suatu proses pencatatan atau inventarisasi fasilitas &
aktifitas laboratorium, supaya semua fasilitas dan aktifitas laboratorium dapat
terorganisir dengan sistematis.
2. Jenis Pengadministrasian:
a. Pengadministrasian Bangunan Atau Ruangan Laboratorium
b. Pengadministrasian Fasilitas Umum Laboratorium
c. Pengadministrasian Alat Laboratorium
d. PengadministrasianBahankimia di laboratorium
e. Pengadministrasian Tenaga KerjaLaboratorium
f. PengadministrasianPenggunaanLaboratorium
3. Legiman (2010) menyatakan bahwa terdapat Standar Operasional Prosedur mengenai
tata cara peminjaman alat/barang/sarana dan prasarana di laboratorium.
a. Tujuan
b. Prosedur meliputi:
Pengajuan Surat Permohonan Peminjaman
Pengesahan Permohonan Pinjaman
Pengisian Surat Pinjaman
Penyerahan Pinjaman Dan Pengecekan Awal
Pengembalian pinjaman dan pengecekan akhir
Pengisian Surat Pengembalian
h. Ketentuan Peminjaman Bagi Pihak Luar
 Peminjam harus menitipkan kartu tanda pengenal atau sejenisnya
 Peminjam dikenakan biaya sewa, yang harganya sesuai dengan jenis
barang yang dipinjam. Adapun harganya akan ditentukan sesuai dengan
kesepakatan pengelola laboratorium.
. 4. Menurut Bambang Supriatno (2013: 2-8), langkah perencanaan dapat dilaksanakan
dalam tahapan berikut:

a. Identifikasi
b. Pemilihan alat dan bahan
c. Membuat daftar usulan alat

5. Berikut prosedur permintaan bahan: (Margono, 2000).

a. Kepala Laboratorium, teknisi dan laboran mendata bahan-bahan yang belum
tersedia atau habis di laboratorium
b. Kepala Laboratorium mengajukan proposal pengadaan bahan kepada Kepala
Sekolah

Administrasi Laboratorium| 24
 c. Kepala Sekolah mendiskusikan proposal pengajuan alat dan bahan
dengan Wakasek Kurikulum dan Wakasek Sarana Prasarana
d. Kepala Laboratorium menunggu hasil keputusan dari proposal yang diajukan
6. Pengendalian merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan agar sesuatu dapat bekerja
dengan efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan. Dalam suatu laboratorium
tentunya banyakorang yang terlibat di dalamnya. Sehingga dalam laboratorium terdapat
suatu pengorganisasian atau penataan. Pengorganisasian laboratorium meliputi
pengaturan dan pemeliharaan alat dan bahan-bahan laboratorium, pengadaan alat dan
bahan, dan menjaga kedisiplinan serta keselamatan kerja di laboratorium.
7. Pengendalian alat praktikum merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan untuk
mengendalikan peralatan praktikum dalam hal penggunaan, pemasukan, pengeluaran,
pengadaan, dll. Pengendalian perlu dilakukan agar suatu peralatan dapat digunakan
dengan efektif dan efisien.
8. pengendalian perlu dilakukan selain untuk mengontrol penggunaan alat juga untuk
mengendalikan biaya atau keuangan yang dikeluarkan untuk pengadaan atau perbaikan
peralatan laboratorium
9. Arsip adalah koleksi penyimpanan catatan dan data-data, dan juga merujuk kepada
tempat di mana catatan dan data-data ini disimpan.

Administrasi Laboratorium| 25
 DAFTAR PUSTAKA

Bambang Supriyatno. 2013. Modul Pelatihan Bimtek Kepala Laboratorium Sekolah. Bandung:
Jurusan Pendidikan Biologi FMIPA UPI
Sedarmayanti.2003.Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: mandar
Maju
Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan
Koballa&Chiapetta. 2010. Science Instruction in the Middle and Secondary Schools.
Pearson:USA.

Tim DosenIPA. 2012. PengelolaanLaboratorium Prodi Pendidikan IPA. Yogyakarta : FMIPA

UNY.
Legiman. 2010. Strategi Pemanfaatan Laboratorium IPA di Sekolah. Yogyakarta:
Widya iswara Muda

Amien, M. 1998. Buku Pedoman Laboratorium dan Petunjuk Praktikum Pendidikan IPA Umum
(General Science) Untuk Lembaga Pendidikan Tenaga Kependidikan. Jakarta: Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Proyek Pengembangan
Lembaga Pendidikan Tenaga Kependidikan

Depdikbud. 1999. Pengelolaan Laboratorium IPA. Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional

Hadiat, Rosman Junus. 1984. Pedoman Pengelolaan Laboratorium IPA. Jakarta: CV “Sinar
Pengetahuan”

Salirawati, d. 2009. Manajemen Laboratorium Kimia/IPA. Yogyakarta: UNY

Administrasi Laboratorium| 26