1. TUJUAN
Prosedur ini mengatur sistem pengendalian dokumen seperti penomoran, pengesahan, pendistribusian, revisi
dan penyampaian dokumen terkendali agar dokumen dapat dikendalikan dan dipelihara keabsahannya.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mengatur :
2.1 Sistem Penomoran, pengesahan, pendistribusian dan penyimpanan agar dokumen terkendali.
2.2 Revisi, penarikan, pemusnahan dokumen yang kadaluarsa.
3. REFERENSI
3.1 Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 36 Tahun
2013 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Penetapan dan Penerapan Standar Pelayanan
3.2 Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 38 Tahun
2013 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik.
4. DEFINISI
4.1 Dokumen Internal adalah segala dokumentasi mutu yang diterbitkan dari internal Badan Arsip dan
Perpustakaan Kota Surabaya
4.2 Dokumen Eksternal adalah segala dokumen dari luar Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya yang
dijadikan acuan dalam menyusun dokumentasi sistem mutu atau dalam melaksanakan pekerjaan.
5. KETENTUAN UMUM
Identifikasi Dokumen Sistem Mutu
5.1 Dokumen Sistem Mutu yang diterapkan di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya sebagai berikut
1. Visi, Misi, dan Kebijakan Mutu
2. Sasaran Mutu
3. Rencana Mutu
4. Manual Mutu
5. Prosedur Mutu
6. Dokumen pendukung yang terdiri dari : Formulir, Alur Proses, Dokumen Eksternal dan Arsip
5.2 Penomoran dokumen mengikuti Tabel Aturan Penomoran Dokumen terlampir.
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN PERPUSTAKAAN UMUM
Jl. Rungkut Asri Tengah No. 5 – 7 Telp./Fax : (031) 8707329
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 563338 Fax. (031) 5679770
6. PENANGGUNG JAWAB
6.1 Kasubid dan Kabid sebagai penanggung jawab proses di bidangnya bertanggung jawab untuk:
- mengidentifikasi dokumen yang diperlukan dalam pelaksanaan proses pekerjaannya
- menyiapkan, meninjau serta mengesahkan dokumen yang akan diterbitkan
- menerapkan proses pekerjaan sesuai dengan dokumen yang sudah disahkan
- meninjau dan melakukan revisi atas dokumentasi yang dimilikinya
- mengendalikan dokumen eksternal yang dijadikan sebagai acuan dalam proses pekerjaan
6.2 Ketua / Sekretaris Team Kendali Mutu Pelayanan bertanggung jawab untuk:
- memberi identitas terhadap dokumen sesuai dengan yang diminta oleh Prosedur mutu ini
- menerbitkan dan mendistribusikan dokumen yang sudah disahkan
- memastikan bahwa dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan proses pekerjaan adalah
dokumen yang mutakhir
- menarik dokumen yang sudah tidak berlaku/kadaluarsa
- menyimpan dokumen induk
- memperbaharui Daftar Induk Dokumen bila ada perubahan
7. URAIAN PROSEDUR
Penerbitan Dokumen Baru
7.1 Proses-proses yang termasuk dalam dalam lingkup penerapan sistem manajemen mutu disusun dalam
suatu dokumen sistem mutu.
7.2 Sekretariat Team Kendali Mutu mengidentifikasi Dokumen Sistem Mutu sesuai Metode Penomoran
Dokumen dan Tabel Kode Dokumen
7.3 Dokumen baru diberi Revisi 00 dan tanggal mulai berlakunya pada lembar pengesahan.
7.4 Dokumen Sistem Mutu diperiksa dan disyahkan oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan Tabel
Kewenangan Pengesahan Dokumen
7.5 Dokumen sistem mutu yang telah disahkan distempel “INDUK” pada lembar pengesahan dan dicatat
dalam Daftar Induk & Distribusi Dokumen. Dokumen induk disimpan oleh Sekretariat ISO.
7.6 Sekretariat Team Kendali mutu menggandakan Dokumen sistem mutu sesuai dengan Daftar Induk &
Distribusi Dokumen.
7.7 Sekretariat Team Kendali memberikan stempel “TERKENDALI“ dan Nomor Distribusi pada pada lembar
pengesahan Dokumen Sistem Mutu sesuai Daftar Induk & Distribusi Dokumen.
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN PERPUSTAKAAN UMUM
Jl. Rungkut Asri Tengah No. 5 – 7 Telp./Fax : (031) 8707329
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 563338 Fax. (031) 5679770
7.8 Sekretariat Team Kendali mendistribusikan dokumen sistem mutu dilakukan dengan menggunakan form
Distribusi Dokumen sebagai bukti penerimaan dokumen.
7.9 Dokumen Internal yang dijadikan acuan pelaksanaan pekerjaan di masing-masing Bidang dicatat Daftar
Dokumen Internal
7.10 Untuk dokumen eksternal berupa Produk Hukum yang telah didistribusi tidak perlu ditarik kembali jika ada
peraturan baru yang terbit.
7.11 Untuk kepentingan pihak-pihak tertentu di luar Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya, dokumen
sistem mutu dapat didistribusikan, yaitu dengan sepengetahuan Kepala Badan. Dokumen untuk
kepentingan tersebut diberi stempel “UNTUK INFORMASI” dan diberikan dengan menggunakan Form
Distribusi Dokumen sebagai bukti penerimaan dokumen
7.20 Dokumen yang sudah direvisi didistribusikan kembali dan dokumen copy yang sudah tidak berlaku
(kadaluarsa) ditarik untuk dimusnahkan dengan cara dicacah / disobek-sobek / dibakar.
7.21 Sasaran Mutu, Prosedur Standar Pelayanan (SP) dan SOP dapat direvisi atas dasar hasil Rapat
koordinasi di kegiatan layanan atau hasil penilaian audit internal yang dilakukan oleh Tim Badan Arsip dan
Perpustakaan Kota Surabaya
.
8. LAMPIRAN
8.1 Metode Penomoran Dokumen
8.2 Tabel Kode Dokumen
8.3 Tabel Aturan Kewenangan Pengesahan Dokumen
8.4 Daftar Induk & Distribusi Dokumen
8.5 Daftar Dokumen Internal
8.6 Distribusi Dokumen
8.7 Permintaan Perubahan Dokumen
8.8 Riwayat Perubahan Dokumen
8.9 Contoh Stempel