PANDUAN

PERTEMUAN / RAPAT
RS. BAPTIS BATU TAHUN 2014

RS BAPTIS BATU
JL RAYA TLEKUNG NO 1
JUNREJO – BATU
 DAFTAR ISI

Halaman Judul......................................................................................................................i
Daftar Isi................................................................................................................................ii
Lembar Pengesahan............................................................................................................iii
BAB I. DEFINISI................................................................................................................1
1. Latar Belakang.......................................................................................................1
2. Pengertian................................................................................................................2
3. Arti Rapat Dalam Organisasi.............................................................................2
4. Tujuan Panduan Rapat.........................................................................................3
BAB II. RUANG LINGKUP...........................................................................................4
BAB III. TATA LAKSANA.............................................................................................5
1. Langkah Persiapan Rapat....................................................................................5
2. Perlengkapan Dalam Rapat/Pertemuan..........................................................5
3. Hal Yang Harus Dilaporkan Dalam Rapat.....................................................5
BAB IV. MONITORING & EVALUASI....................................................................5
LAMPIRAN-LAMPIRAN

ii
 LEMBAR PENGESAHAN

PENGESAHAN DOKUMEN RS. BAPTIS BATU

NAMA KETERANGAN TANDA TANGAN TANGGAL

Sonya Octaviany,A.Md. Pembuat Dokumen

Dr. Imanuel Eka Tantaputra Authorized Person

Dr. Arhwinda PA,Sp.KFR.,MARS. Direktur RS. Baptis Batu

iii
 BAB I
DEFINISI

1. Latar Belakang.
Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari kelompok-
kelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen atau bagian. Meskipun
demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat merupakan sarana untuk mencapai
kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak setiap orang menyukai rapat karena berbagai
alasan. Rapat yang efektif harus didukung oleh suatu strategi dan diselenggarakan di
tempat yang sesuai dengan penataan ruang sesuai standar. Keberhasilan rapat juga
ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik.
Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa
kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-nyiakan waktu. Rapat
bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif tidak
menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk
mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti,
dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta mengetahui hasil
rapat seutuhnya.
Rapat merupakan sebuah metode untuk mendapatkan keputusan bersama mengenai
masalah-masalah yang ada. Dengan adanya keputusan dalam sebuah rapat, maka
keputusan tersebut secara metodis dapat dilaksanakan pelaksanaannya kepada semua
peserta tanpa kecuali. Selain kepada para pihak dalam rapat, keputusan rapat juga mengikat
pihak ketiga, hal ini terkait dengan proses keterwakilan dalam tersebut. Sehingga rapat
masih merupakan salah satu cara penemuan solusi bersama yang dinilai paling efektif.
Selain itu, rapat (conference atau meeting) merupakan suatu alat atau media
komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh
banyak organisasi untuk emdnapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan
keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang
untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat
berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat
dirumuskan.

1
2. Pengertian
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna
melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan
empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan,
penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada
penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.
Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan profesional.
Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. Pada
dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai persamaan persepsi, strategi, tujuan serta
merencanakan langkah-langkah yang akan diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya,
jarang sekali rapat yang berlangsung efektif. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall
Street Journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif di kantor.
Dr. Peter Drucker, dalam bukunya The Effective Executive, mengatakan: Kita
menyelenggarakan rapat karena orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-
beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena pengetahuan
dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidak terdapat di dalam
pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang.
Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka,
diuraikan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk
membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir
Rambe, yang dimaksud dengan rapat ialah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang
akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan
penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi
memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama. Bedasarkan beberapa
pengertian tentang rapat tersebut diatas, maka dapat disimpulkan bahwa rapat ialah
pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi untuk
membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil
kesepakatan bersama.

3. Arti Rapat Dalam Organisasi.

Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi. Meskipun demikian, rapat
tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh karena itu, rapat perlu
diselenggarakan dengan efisien mengingat pentingnya arti waktu bagi pelaku bisnis.

2
 Setiap hari suatu organisasi atau perusahaan menerima informasi dari berbagai
organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan yang tepat. Keputusan
yang diambil berdasarkan informasi akan berpengaruh pada aspek suatu organisasi.
Informasi yang diterima dijadikan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
Untuk mengantisipasi derasnya arus informasi yang masuk, diperlukan rapat yang kritis,
efisien dan efektif. Rapat harus diselenggarakan pada waktu yang tepat. Dengan rapat yang
efektif, perusahaan dapat menyusun strategi untuk merespon perkembangan

4. Tujuan Panduan Rapat.

3.1 Tujuan Umum :
 Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
 Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
 Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
 Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang
sedang terjadi.
 Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
 Menampung semua permasalahan dari para peserta rapat.

3
 BAB II
RUANG LINGKUP

 Panduan ini diterapkan kepada seluruh jajaran pegawai RS Baptis Batu, yaitu
Direktur, Wakil Direktur, Kepala Instalasi dan Kepala Bagian, Manajer, dan seluruh
karyawan.
 Kewajiban dan Tanggung Jawab
a) Seluruh karyawan Rumah Sakit
i. Memahami dan menerapkan prosedur penyelenggaraan rapat/pertemuan
di lingkungan RS Baptis Batu
ii. Menciptakan ketertiban dalam penyelenggaraan rapat/pertemuan di
lingkungan RS Baptis Batu
b) Kepala Instalasi / Kepala Bagian
i. Memastikan seluruh staf di Instalasi memahami dan melaksanakan
prosedur penyelenggaraan rapat/pertemuan di lingkungan RS Baptis
Batu.
ii. Berkoordinasi dengan Wakil Direktur, Manajer, kepala instalasi atau
kepala bagian lain, dalam menyelenggarakan suatu rapat/pertemuan.
iii. Mengevaluasi tindak lanjut dan solusi yang didapat dari hasil pertemuan
dan melaporkan serta mengaplikasikannya dalam kegiatan setiap
harinya.
d) Direktur dan Wakil Direktur
i. Menerima rangkuman Laporan/notulen hasil rapat/pertemuan secara
berkala.
ii. Menindaklanjuti Laporan/notulen hasil rapat/pertemuan

4
 BAB III
TATA LAKSANA

1. Langkah Persiapan Rapat.

Didalam mempersiapkan dan menjadwalkan rapat, maka setiap unit kerja
wajib berkoordinasi dengan Bagian Administrasi. Adapaun langkah yang harus
dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Berkoordinasi dengan Bagian Administrasi untuk menentukan hari jam dan
tempat pertemuan.
2. Setelah menentukan hari dan jam maka pimpinan rapat akan
mengkoordinasikan dengan peserta rapat untuk jadwal pertemuan
3. Pada saat rapat, setiap Unit harus mempersiapkan sendiri kebutuhan rapatnya
(daftar hadir, lcd, papan tulis, dll)

2. Perlengkapan Dalam Rapat/Pertemuan :

1. LCD (situasional)
2. Papan tulis (situasional)
3. Microfon (situasional)
4. Daftar Hadir (wajib)
5. Aqua Gelas (situasional)
6. Snack (situasional)
7. Makan (situasional)
8. Notulen (wajib)

3. Hal Yang Harus Dilaporkan Dalam Rapat :

1. Tindak lanjut hasil notulen rapat sebelumnya.
2. Laporan kegiatan setiap unit (sesuai dengan format yang ada).
3. Permasalahan sehari-hari yang terjadi di setiap unit.

5
 BAB V
MONITORING DAN EVALUASI

1. Seluruh jajaran manajemen RS Baptis Batu secara berkala melakukan monitoring

dan evaluasi setiap keputusan yang dihasilkan dalam rapat
2. Manajer, Ketua Komite dan Kepala unit kerja secara berkala melakukan monitoring
dan evalusi di unit kerja masing-masing.

6
Lampiran 1 :
Undangan Rapat Intern

FORMAT UNDANGAN UNTUK INTERN RUMAH SAKIT

Kepada :
Yth. Bpk / Ibu / Sdr………………………..
Di
Tempat

Salam sejahtera,
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmm
I. Hari / Tanggal : mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Pukul : mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Tempat : mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
II. Hari / Tanggal : mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Pukul : mmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Tempat : mmmmmmmmmmmmmmmmmmm

mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Batu, …………………….
(Jabatan)

……………………………………..
NIP. ……………………

Kepada :
Yth. Bpk / Ibu / Sdr………………………..
Di
Tempat

Salam sejahtera,
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmm
I. Hari / Tanggal : mmmmmmmmmmmmmmmmmmm

7
Lampiran 2
Format Daftar Hadir

DAFTAR HADIR

Hari / Tanggal :
Waktu :
Acara :

No Nama Paraf Ket

8
Lampiran 3
NOTULEN RAPAT

NAMA RAPAT : LAGU : PARAF

DOA : DIREKTUR :
HARI / TANGGAL :
SEKRETARIS :
HADIR :
KOREKSI

NO ISI RAPAT KEPUTUSAN TINDAK LANJUT

1.
2.
3.

ISI RAPAT

NO ISI RAPAT KEPUTUSAN

1.
3
4
5
7
8
9

9
Lampiran 4
NAMA RAPAT : LAGU : PARAF
DOA : DIREKTUR :
HARI / TANGGAL : WAKTU : SEKRETARIS :
HADIR :

KOREKSI
NO HAL PIC TENGGAT TINDAK LANJUT
MASALAH KEPUTUSAN
WAKTU
   

   
   
  
 
   
 


10
ISI RAPAT
NO HAL MASALAH PIC TENGGAT KEPUTUSAN
WAKTU

  
  
  
   
 
   

11