“Euphoria High School Birthday Party “

A. PROJECT CHARTER
Project Charter adalah dokumen yang digunakan untuk memulai proyek improvement. Dokumen
project charter berisi informasi penting yang mencakup penjelasan ringkas dari sebuah proyek
yang akan dijalankan. Dokumen ini menampilkanjudul proyek yang dikerjakan, latar belakang
dijalankannya proyek, deskripsi, target,ruang lingkup,tim yang terlibat, durasi pengerjaan
proyek, dan sebagainya. Berikut adalah gambaran Project Chapter dari kegiatan yang kami
selaku SVIDI Event Organizer akan lakukan :

PROJECT CHARTER
General Project Information
Nama Proyek Manajer Proyek Masa Berlaku Proyek
Euphoria High School Tita Dwi Riyanti 12-13 Desember 2018
Birthday Party (1609035012)

Estimasi Biaya
Untuk Proyek Euphoria High School Birthday Party ini dianggarkan dana sebesar Rp. 22.500.000,00

Tim SVIDI (Project Team)

NO Biodata NIM Jabatan Tugas
1 Tita Dwi Riyanti 1609035012 Manajer Proyek - Menentukan jadwal pelaksanaan sesuai
Riyantita@gmail.com dengan keinginan klien
08115539398 - Melakukan pemantauan kepada semua
anggota yang dilihat dari berjalannya acara
atau tidak

2 Lusiana Agustin Sesa 1609035019 Sekretaris - Membuat surat izin kegiatan, baik dalam
lusianaasesa14@icloud.com sekolah maupun gedung. Dengan
085346900885 menyesuaikan acara klien
- Membuat proposal sponsorship
- Membuat surat undangan kepada MC, pengisi
acara atau bintang tamu, dan undangan party

TEKNIK INDUSTRI 1
 “Euphoria High School Birthday Party “

- Membuat laporan pertanggungjawaban

sesudah acara party organizer yang kemudian
diserahkan kepada manager project

3 Annisa Fitri K. 1609035015 Bendahara - Menentukan anggaran dana yang dibutuhkan

dengan cakupan keseluruhan acara
- Melakukan rincian anggaran dana yang masuk
dari hasil sponsorship
- Melakukan rincian pemasukan dan
pengeluaran dana yang kemudian diserahkan
kepada sekretaris untuk dibuat laporan
pertanggungjawaban

4 Irena Savika T. 1609035005 Koordinator - Membuat konsep, tema, rundown acara

renaterate@gmail.com Acara - Membagi jobdesk tim sesuai dengan
085350602665 kebutuhan keberlangsungan acara
- Melakukan komunikasi kepada semua koor
selama berjalannya acara untuk menghindari
miss komunikasi

5 Ainun Rif'ah 1609035002 Koordinator - Mengantar surat undangan, proposal, dan

ainun98rifah@gmail.com Humas surat izin kegiatan
082154661646 - Menghubungi pengisi acara, MC, dan tim
kesehatan
- Menghubungi juri pada setiap perlombaan
- Melakukan follow up setiap hari kepada
perusahaan mengenai sponsor yang
ditawarkan untuk memperoleh persetujuan

6 Mabarsyah Umar 1609035030 Koordinator - Menyiapkan daftar perlengkapan semua koor

Perlengkapan yang dibutuhkan

TEKNIK INDUSTRI 2
 “Euphoria High School Birthday Party “

- Melakukan kontrak perjanjian dalam

peminjaman dan penyewaan peralatan

7 Jerio Madre 1609035025 Koordinator - Membuat desain undangan, pamflet, dan

Jeriomadre@gmail.com Pubdekdok spanduk
085340701452 - Mengambil dokumentasi setiap acara
- Melakukan penataan layout panggung dan
dekorasinya
- Melakukan publikasi di berbagai media sosial

Stakeholder (Pemangku Kepentingan)

1. Manajer proyek
2. Anggota tim
3. Klien
4. Pengisi acara/bintang tamu
5. Tamu undangan

Project Purpose / Business Justification (Tujuan Proyek / Alasan Bisnis)

Tujuan proyek ini yaitu untuk bisa menarik anak muda untuk menunjukkan kreatifitas dalam
melaksanakan suatu event. Selain itu, perusahaan SVIDI ini merekrut sebagian anggota tim adalah
seorang pelajar yang mempunyai kemampuan di bidangnya.

Deskripsi Proyek
Proyek ini merupakan kerjasama dengan sekolah yang meminta bantuan kepada SVIDI Event Organizer dalam
menyelenggarakan jalannya acara ulang tahun sekolah yang ke-10 dengan tema Euphoria Birthday.

Sponsor
1. Bank Kaltimtara
2. Telkomsel
3. Teh Kotak

TEKNIK INDUSTRI 3
 “Euphoria High School Birthday Party “

4. Honda
5. Indomaret
6. Bubuhan Samarinda
7. TVRI Kaltim
8. Aston Hotel

Dampak
1. Memotivasi siswa/i untuk menjadi insan yang kompetitif, inovatif, dan kreatif.
2. Mempererat rasa kepercayaan & persaudaraan

Project Purpose
Tujuan dari proyek ini yaitu perencanaan dan perancangan kegiatan yang akan dilaksanakan pada acara ulang
tahun sekolah yang ke-10 dengan tema Euphoria Birthday.

Project Stage (Tahapan proyek)

a) Pra Produksi
- Kesepakatan klien dengan tim SVIDI
- Memberikan beberapa konsep kepada klien untuk menyetujui konsep yang akan dijalankan
- Pembentukan koordinator beserta jobdesk bintang tamu/pengisi acara, budget, dan target
audience
- Melakukan survei tempat acara, dokumentasi, perlengkapan, dan akomodasi
- Administrasi kontrak perijinan, tempat, undangan harus diselesaikan
- Produksi perlengkapan seperti pamflet, tiket untuk media promosi acara yang dapat menarik
hati masyarakat untuk menjadi audience
b) Produksi
Tim SVIDI melakukan antisipasi dengan terjadinya misscomunication antar panitia, sehingga
selama acara setiap koordinator dan manager membawa HT. Selain itu koordinasi antara tim harus
sering dilakukan untuk berjalannya acara. Acara dilaksanakan tepat waktu sesuai rundown dalam
keadaan apapun. Teamwork yang solid akan menghasilkan event spektakuler.
c) Pasca Produksi

TEKNIK INDUSTRI 4
 “Euphoria High School Birthday Party “

Setelah produksi selesai dilaksanakan, kemudian melakukan evaluasi mengenai hambatan selama
berlangsungnya acara dan membuat laporan pertanggung jawaban secara tertulis.

Communication Strategy

1. Menyelenggarakan party organizer pada salah satu sekolah dengan tema spektakuler yang
mendatangkan bintang tamu disertai perlombaan antar siswa seluruh SMA untuk menciptakan jiwa
solidaritas dan kekeluargaan siswa siswi Samarinda maupun menggunakan almamater sekolah
masing-masing
2. Melakukan komunikasi/public speaking yang baik dengan mitra sponsor sehingga perusahaan atau
UKM yang dituju dapat menerima penawaran yang ditawarkan oleh pihak sponsorship
3. Menghubungi bagian perizinan gedung agar tidak terjadi tabarakan jadwal
4. Selalu follow up dengan bintang tamu yang diundang
5. Melakukan strategi komunikasi yang baik guna memperlancar acara dengan meminimasi
misscomunication

Criteria for Succes

Sesuai dengan jargon perusahaan SVIDI “You dream it, we make it” maka kepuasan tercapai jika klien
puas dengan konsep yang ditawarkan perusahaan kami, sehingga kesesuaian waktu, dan pelaksanaan
dapat berjalan dengan lancar dan sesuai rencana. Selain itu mendapatkan value addid bagi instansi
beserta profit.

Deliverables
1. Dokumen project charter sebagai keputusan formal pada awal proyek antara developer
proyek dengan stakeholder proyek
2. Dokumen analisa kebutuhan fungsional dan non fungsional dari proyek ulang tahun sekolah
3. Dokumentasi dari acara
4. Laporan pertanggungjawaban atas acara terkait yang diselenggarakan
5. Produk akhir proyek berupa acara ulang tahun yang berjalan sukses

TEKNIK INDUSTRI 5
 “Euphoria High School Birthday Party “

Milestones
1. Template acara disebar melalui sosial media (Instagram, facebook, twitter dan line) -25nov
2. Set-up panggung -11 Des
3. Bazar dan lomba -12 s/d 13 Des
4. Malam puncak -13 Des

Scope
Ruang lingkup acara berlokasi di lapangan sekolah SMAN 2

Constrant
1. Cuaca
2. Listrik padam
3. Jumlah peserta
4. Biaya
5. Perizinan

External Dependencies
Sponsor

Project Acceptance Criteria

Kriteria penerimaan proyek oleh owner dan stakeholder dalam proyek perencanaan pelaksanaan event euphoria
birthday high school dengan bekerjasama dengan event organizer yang secara khusus menangani party organizer

TEKNIK INDUSTRI 6
 “Euphoria High School Birthday Party “

Project requirements and characteristics

1. Membangun party organizer dengan beberapa promosi baik online maupun offline
2. Beberapa paket yg harus terdapat pada party organizer: foto dan video pendek party
3. Party organizer ini bergerak pada bidang mempersiapkan ulang tahun sekolah dan perpisahan sekolah
sehingga dapat bebas dipesan oleh pihak sekolah melalui website ataupun contact person

Major Known Risks (Risiko Utama yang Diketahui)

Risk Risk Rating
Lokasi dan Perijinan Medium
Sponsorship High
Pengisi Acara/Bintang Tamu High
Waktu Medium
Kurangnya Peserta High
Kurangnya dana High

Jadwal pelaksanaan kerja proyek

Kegiatan Bulan
NO
Kerja Agustus September Oktober November Desember
1 Persiapan
Kesepakatan
2 Proposal
Sponsoship
3 Mencari
Bintang Tamu
4 Persiapan Acara
5 Perlombaan
6 Malam Puncak

Note

TEKNIK INDUSTRI 7
 “Euphoria High School Birthday Party “

B. Work Breakdown Structure

WBS merupakan pengelompokan pekerjaan proyek yang berorientasi hasil yang
menetapkan lingkup total proyek. WBS juga adalah dokumen dasar yang memberikan
landasan bagi perencanaan dan pengelolaan jadwal proyek, biaya, sumber daya, dan
perubahan.

Permulaan: Tahap awal untuk memulai suatu proyek

1. Membuat project charter: project manager membuat project charter yang antara lain
berisi informasi umum proyek, proyek tim, stakeholders, strategi komunikasi dan
lain-lain.
2. Mengajukan project charter: Project Manager mengajukan project charter yang telah
dibuat kepada Sponsor
3. Pihak sponsor meninjau project charter: Pihak sponsor meninjau isi dan kegiatan
yang terdapat pada Project Charter
4. Persetujuan project charter: Pihak sponsor menyetujui project charter yang berarti
memberikan kewenangan kepada Project Manager dan dapat diteruskan pada tahap
perencanaan.

Perencanaan : proses pengerjaan perencanaan acara "Euphoria Birthday"

1. Membuat pernyataan lingkup awal: Project Manager membuat pernyataan lingkup
awal yang berisi tujuan, objektif, deliverables, lingkup proyek, milestones,
konstrain, dan eksternal
2. Menentukan rencana proyek : menetapkan tujuan, mengidentifikasi, perencanaan
jadwal, dan membuat rencana mendukung (termasuk yang berkaitan dengan :
sumber daya manunsia, metode komunikasi, dan manajemen) .
3. Alokasi anggaran : besaran dana yang disediakan dalam kegiatan "Euphoria
Birthday" untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan.
4. Penetapan rundown acara : menetapkan susunan program, durasi serta lokasi pada
setiap kegiatannya

TEKNIK INDUSTRI 8
 “Euphoria High School Birthday Party “

5. Perencanaan konsumsi : Perencanaan suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka

menyusun daftar kebutuhan konsumsi yang berkaitan dengan konsep kegiatan yang
sistematis.
6. Entertainment : Perencanaan jenis hiburan yang akan di tampilkan pada saat
kegiatan "Euphoria Birthday" diberlangsungkan, termasuk jenis perlombaan,
malam puncak, Booth pendaftaran, dan desain.
7. Identifikasi dan penerapan manajemen risiko: dari rencana proyek yang telah dibuat,
diidentifikasi atas risiko yang mungkin dapat terjadi dan dilakukan perencanaan
manajemen risiko untuk menghindari risiko
8. Menyerahkan rencana proyek : manajer proyek menyampaikan rencana proyek
untuk persetujuan
9. Persetujuan rencana proyek : rencana proyek mendapat persetujuan, kemudian
manajer proyek memiliki izin untuk melanjutkan proyek sesuai dengan apa yang
telah direncanakan.

Eksekusi : pengerjaan proyek yang telah direncakan.

1. Melaksanakan rapat proyek : manajer proyek melakukan pertemuan resmi dengan
tim proyek, stakeholder proyek, dan sponsor proyek.
2. Verifikasi dan validasi persyaratan klien : peninjauan persyaratan yang diajukan
oleh klien kepada manajer proyek dan tim proyek, kemudian di validasi oleh
stakeholder proyek.
3. Pengadaan perlengkapan : pengadaan seluruh perlengkapan dan fasilitas yang
dibutuhkan dalam kegiatan.
4. Tata panggung dan setup booth : melakukan dekorasi pada tata panggung dan setup
booth pendaftaran.
5. Gladi resik : latihan terakhir dari suatu kegiatan pementasan atau segala hal yang
akan disajikan ke ruang publik, misal malam puncak atau pentas seni sesuai dengan
rundown yang telah dibuat.
6. Pelaksanaan kegiatan : proyek High School birthday party dijalankan.

TEKNIK INDUSTRI 9
 “Euphoria High School Birthday Party “

Pengendalian: pekerjaan yang berkaitan dengan proses kontrol dari suatu proyek
1. Manajemen proyek yang telah dilaksanakan: manajemen seluruh kegiatan proyek
2. Manajemen risiko: manajemen risiko kembali atas segala kegiatan yang sudah
terlaksana pada suatu proyek
3. Pembaruan rencana manajemen proyek: project manager menyusun ulang
pembaruan rencana proyek sebagai progres dari proyek

Penutup: Pekerjaan untuk menutup suatu kegiatan proyek.

1. Melakukan rapat evaluasi proyek: seluruh tim proyek bertemu untuk meninjau
kembali seluruh kegiatan proyek yang sudah terlaksana
2. Pembuatan laporan pertanggung jawaban: membuat laporan kepada klien yang
terdiri dari seluruh rincian kegiatan proyek yang telah terlaksana
3. Arsip file/dokumen: mengarsipkan seluruh file dan dokumen dari kegiatan proyek

TEKNIK INDUSTRI 10
 “Euphoria High School Birthday Party “

C. Activity List
1.1 Tahapan awal
1.1.1 manajer menentukan isi dari rancangan acara /project carter
1.1.2 membuat rancangan acara /project carter
1.1.3 menyusun isi
1.1.4 memberikan project carter kepada pihak terkait acara

1.2 Perencanaan
1.2.1 membentuk tim
1.2.2 rapat tim
1.2.3 melaporkan progres tim kepada pihak terkait

1.3 Eksekusi
1.1.3 menentukan teknis proyek
1.3.2 survei lapangan
1.3.3 pemilihan konsep venue
1.3.4 melakukan dekorasi
1.3.5 tim melakukan job desk masing2 sesuai dengan job yg ditentukan
1.3.6 tim melakukan kegiatan hiburan dengan menyelaraskan tema
1.3.7 tim melakukan pengiklanan melalui sosmed

1.4 Penutup
1.4.1 seluruh tim menghadiri acara evaluasi
1.4.2 tim dokumentasi menyerahkan seluruh hasil dokumentasi kepada manajer dan
pihak terkait
1.4.3 seluruh tim menyusun hasil kegiatan
1.4.4 tim menyerahkan hasil kegiatan kepada manajer
1.4.5 manajer menerima dokumen mengenai kegiatan yg telah diselenggarakan

TEKNIK INDUSTRI 11
 “Euphoria High School Birthday Party “

D. RINGKASAN JADWAL PROYEK

Ringkasan ini berisi tentang informasi dan jadwal kegiatan yg direncanakan akan diadakan oleh
SVIDI Event Organizer dalam kegiatan “Euphoria Birthday High School” Dimana kegiatan ini
direncanakan akan berlangsung selama 2 hari terhitung dari tanggal 12 – 13 Desember 2018.
Berikut adalah rinciannya kegiatan dan jadwal berlangsungnya :

1) Bentuk Kegiatan
Adapun kegiatan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut :
a) Lomba basket untuk seluruh siswa SMA samarinda
b) Lomba futsal untuk seluruh siswa SMA samarinda
c) Festival band untuk seluruh siswa SMA samarinda
d) Lomba tari tradisional dan modern untuk seluruh siswa SMA samarinda
e) Lomba antar kelas: menulis cerpen, melukis, English debate competition.
f) Syukuran: potong tumpeng
g) Bazar
h) Fashion show (baju tradisional beberapa negara)
i) Malam puncak: sambutan dari ketua osis dan ketua panitia, pengumuman
pemenang, pentas seni, hiburan: penampilan bintang tamu, penerbangan
lampion.

2) Rundown Acara
a) Hari Pertama
07.30-08.00 Syukuran
08.00-08.30 Registrasi peserta lomba
08.30-10.30 Lomba basket
10.30-11.40 Lomba tari modern / dance
11.40-12.20 BREAKTIME
12.20-13.30 Lomba menulis cerpen
13.30-14.45 Lomba melukis

TEKNIK INDUSTRI 12
 “Euphoria High School Birthday Party “

14.45-16.45 Lomba futsal

b) Hari kedua
08.00-08.30 Registrasi peserta lomba
08.30-10.30 Festival band
10.30-11.40 Fashion show
11.40-12.20 BREAKTIME
12.20-14.20 Bazar
14.20-15.30 English Debate Competition
15.30-17.30 Lomba tari tradisional
17.00-19.00 BREAKTIME
19.00-19.30 Registrasi/pembelian tiket malam puncak
19.30-19.45 Sambutan ketua osis
19.45-20.00 Sambutan Ketua panitia
20.00-20.30 Pengumuman pemenang lomba & penyerahan hadiah
20.30-21.00 Pentas seni
21.00-22.30 Hiburan
22.30-23.00 Penutupan (penerbangan lampion)

E. RINGKASAN ANGGARAN PROYEK

Berisi informasi tentang kisaran biaya sementara yang diperkirakan oleh tim untuk dapat
menjalankan kegiatan ini. Berdasarkan dari hasil diskusi maka rincian perkiraan
pemasukan dan pengeluaran adalah sebagai berikut :

1) Perkiraan pemasukan:
a) Penjualan tiket 200 lembar x Rp15.000 Rp 3.000.000
b) Komite sekolah Rp 4.500.000
c) Sponsor Rp.15.000.000 +
Rp22.500.000
2) Perkiraan pengeluaran:

TEKNIK INDUSTRI 13
 “Euphoria High School Birthday Party “

Peralatan dan Perlengkapan

a) (sewa panggung,sound system,lighting,genset dll) Rp11.650.000
Sekretariat
b) (cetak brosur, banner, tiket dll) Rp 2.000.000
c) Konsumsi 2 hari kegiatan Rp 1.000.000
d) Humas Rp 400.000
e) Hadiah utama dan hiburan Rp 6.000.000
f) Lain-lain Rp 1.450.000 +
Rp 22.500.000

E. Outline View
1. High School Birthday Party
1.1 Permulaan
1.1.1 Membuat Project Charter
1.1.2 Mengajukan Project Charter
1.1.3 Pihak sponsor meninjau Project Charter
1.1.4 Persetujuan Project Charter
1.2 Perencanaan
1.2.1 Membuat pernyataan lingkup awal
1.2.2 Menentukan perencanaan proyek
1.2.2.1 Alokasi anggaran
1.2.2.2 Penetapan rundown acara
1.2.2.3 Perencanaan konsumsi
1.2.2.4 Entertainment
1.2.3 Indentifikasi dan perencanaan manajemen risiko
1.2.4 Menyerahkan rencana proyek
1.2.5 Persetujuan rencana proyek
1.3 Eksekusi
1.3.1 Melaksanakan rapat proyek
1.3.2 Verifikasi dan validasi persyaratan klien
1.3.3 Pengadaan perlengkapan
1.3.4 Tata panggung dan setup booth
1.3.5 Gladi resik
1.3.6 Pelaksanaan kegiatan

TEKNIK INDUSTRI 14
 “Euphoria High School Birthday Party “

1.4 Pengendalian
1.4.1 Manajemen proyek yang telah dilaksanakan
1.4.2 Manajemen risiko
1.4.3 Pembaruan rencana manajemen proyek
1.5 Penutup
1.5.1 Melakukan rapat evaluasi proyek
1.5.2 Pembuatan laporan pertanggung jawaban
1.5.3 Arsip file/dokumen

F. Struktur Hirarkis

Tingkat Kode WBS Nama Elemen

0 1 High School Birthday Party
1 1.1 Permulaan
2 1.1.1 Membuat Project Charter
2 1.1.2 Mengajukan Project Charter
2 1.1.3 Pihak sponsor Meninjau Project Charter
2 1.1.4 Persetujuan Project Charter
1 1.2 Perencanaan
2 1.2.1 Membuat pernyataan lingkup awal
2 1.2.2 Menentukan perencanaan proyek
3 1.2.2.1 Alokasi anggaran
3 1.2.2.2 Penetapan rundown acara
3 1.2.2.3 Perencanaan konsumsi
3 1.2.2.4 Entertainment
2 1.2.3 Identifikasi dan perencanaan manajemen risiko
2 1.2.4 Menyerahkan rencana proyek
2 1.2.5 Persetujuan rencana proyek
1 1.3 Eksekusi
2 1.3.1 Melaksanakan rapat proyek
2 1.3.2 Verifikasi dan validasi persyaratan klien
2 1.3.3 Pengadaan perlengkapan
2 1.3.4 Tata panggung dan setup booth
2 1.3.5 Gladi resik
2 1.3.6 Pelaksanaan kegiatan
1 1.4 Pengendalian
2 1.4.1 Manajemen proyek yang telah dilaksanakan
2 1.4.2 Manajemen risiko

TEKNIK INDUSTRI 15
 “Euphoria High School Birthday Party “

2 1.4.3 Pembaruan rencana manajemen proyek

1 1.5 Penutup
2 1.5.1 Melakukan rapat evaluasi proyek
2 1.5.2 Pembuatan laporan pertanggung jawaban
2 1.5.3 Arsip file/dokumen

G. Tabel View

Tingkat 0 Tingkat 1 Tingkat 2 Tingkat 3

1.1 Permulaan 1.1.1 Membuat Project Charter
1.1.2 Mengajukan Project Charter
1.1.3 Pihak sponsor meninjau Project
Charter
1.1.4 Persetujuan Project Charter
1.2 Perencanaan 1.2.1 Membuat pernyataan lingkup awal 1.2.2.1 Alokasi
1.2.2 Menentukan perencanaan proyek anggaran
1.2.3 Indentifikasi dan 1.2.2.2 Penetapan
perencanaan manajemen risiko rundown acara
1.2.4 Menyerahkan rencana proyek 1.2.2.3 Perencanaan
1.2.5 Persetujuan rencana proyek konsumsi
1. Sistem 1.2.2.4 Entertainment
manajemen 1.3 Eksekusi 1.3.1 Melaksanakan rapat proyek
High 1.3.2 Verifikasi dan validasi persyaratan
School klien
Birthday 1.3.3 Pengadaan perlengkapan
Party 1.3.4 Tata panggung dan setup booth
1.3.5 Gladi resik
1.3.6 Pelaksanaan kegiatan
1.4 Pengendalian 1.4.1 Manajemen proyek yang telah
dilaksanakan
1.4.2 Manajemen risiko
1.4.3 Pembaruan rencana
manajemen proyek
1.5 Penutup 1.5.1 Melakukan rapat evaluasi proyek
1.5.2 Pembuatan laporan
pertanggung jawaban
1.5.3 Arsip file/dokumen

TEKNIK INDUSTRI 16
 “Euphoria High School Birthday Party “

H. Struktur Tree View

Tingkat Kode Nama Elemen Definisi

WBS
0 1 High School Birthday Party
1 1.1 Permulaan Tahap awal untuk memulai suatu proyek
2 1.1.1 Membuat Project Charter Project manager membuat project charter
yang antara lain berisi informasi umum
proyek, proyek tim, stakeholders, strategi
komunikasi dan lain-lain
2 1.1.2 Mengajukan Project Charter Project Manager mengajukan project
charter yang telah dibuat kepada sponsor
2 1.1.3 Pihak sponsor meninjau Project Pihak sponsor meninjau isi dan kegiatan
Charter yang terdapat pada Project Charter
2 1.1.4 Persetujuan Project Charter Pihak sponsor menyetujui project charter
yang berarti memberikan kewenangan
kepada Project Manager dan dapat
diteruskan pada tahap perencanaan
1 1.2 Perencanaan Proses pengerjaan perencanaan acara
"Euphoria Birthday"
2 1.2.1 Membuat pernyataan lingkup awal Project Manager membuat pernyataan
lingkup awal yang berisi tujuan, objektif,
deliverables, lingkup proyek, milestones,
konstrain, dan eksternal
2 1.2.2 Menentukan perencanaan proyek Menetapkan tujuan, mengidentifikasi,
perencanaan jadwal, dan membuat rencana
mendukung (termasuk yang berkaitan
dengan:sumber daya manunsia, metode
komunikasi, dan manajemen)
3 1.2.2.1 Alokasi anggaran Besaran dana yang disediakan dalam
kegiatan "Euphoria Birthday" untuk

TEKNIK INDUSTRI 17
 “Euphoria High School Birthday Party “

mencapai sasaran dan tujuan yang telah

ditentukan
3 1.2.2.2 Penetapan rundown acara Menetapkan susunan program, durasi serta
lokasi pada setiap kegiatannya
3 1.2.2.3 Perencanaan konsumsi Perencanaan suatu kegiatan yang
dilakukan dalam rangka menyusun daftar
kebutuhan konsumsi yang berkaitan
dengan konsep kegiatan yang sistematis
3 1.2.2.4 Entertainment Perencanaan jenis hiburan yang akan di
tampilkan pada saat kegiatan "Euphoria
Birthday" diberlangsungkan, termasuk
jenis perlombaan, malam puncak, Booth
pendaftaran, dan desain
2 1.2.3 Identifikasi dan perencanaan Dari rencana proyek yang telah dibuat,
manajemen risiko diidentifikasi atas risiko yang mungkin
dapat terjadi dan dilakukan perencanaan
manajemen risiko untuk menghindari
risiko
2 1.2.4 Menyerahkan rencana proyek Manajer proyek menyampaikan rencana
proyek untuk persetujuan
2 1.2.5 Persetujuan rencana proyek Rencana proyek mendapat persetujuan,
kemudian manajer proyek memiliki izin
untuk melanjutkan proyek sesuai dengan
apa yang telah direncanakan.
1 1.3 Eksekusi Pengerjaan proyek yang telah direncakan
2 1.3.1 Melaksanakan rapat proyek Manajer proyek melakukan pertemuan
resmi dengan tim proyek, stakeholder
proyek, dan sponsor proyek
2 1.3.2 Verifikasi dan validasi persyaratan Peninjauan persyaratan yang diajukan oleh
klien klien kepada manajer proyek dan tim
proyek, kemudian di validasi oleh
stakeholder proyek
2 1.3.3 Pengadaan perlengkapan Pengadaan seluruh perlengkapan dan
fasilitas yang dibutuhkan dalam kegiatan
2 1.3.4 Tata panggung dan setup booth Melakukan dekorasi pada tata panggung
dan setup booth pendaftaran
2 1.3.5 Gladi resik Latihan terakhir dari suatu kegiatan
pementasan atau segala hal yang akan
disajikan ke ruang publik, misal malam

TEKNIK INDUSTRI 18
 “Euphoria High School Birthday Party “

puncak atau pentas seni sesuai dengan

rundown yang telah dibuat
2 1.3.6 Pelaksanaan kegiatan Proyek High School birthday Party
dijalankan
1 1.4 Pengendalian Pekerjaan yang berkaitan dengan proses
kontrol dari suatu proyek
2 1.4.1 Manajemen proyek yang telah Manajemen seluruh kegiatan proyek
dilaksanakan
2 1.4.2 Manajemen risiko Manajemen risiko kembali atas segala
kegiatan yang sudah terlaksana pada suatu
proyek
2 1.4.3 Pembaruan rencana manajemen Project manager menyusun ulang
proyek pembaruan rencana proyek sebagai
progres dari proyek
1 1.5 Penutup Pekerjaan untuk menutup suatu kegiatan
proyek
2 1.5.1 Melakukan rapat evaluasi proyek Seluruh tim proyek bertemu untuk
meninjau kembali seluruh kegiatan proyek
yang sudah terlaksana
2 1.5.2 Pembuatan laporan pertanggung Membuat laporan kepada klien yang
jawaban terdiri dari seluruh rincian kegiatan proyek
yang telah terlaksana
2 1.5.3 Arsip file/dokumen Mengarsipkan seluruh file dan dokumen
dari kegiatan proyek

TEKNIK INDUSTRI 19
 “Euphoria High School Birthday Party “

I. WBS Intranet Disusun berdasarkan Fase

Merupakan pembagian tahapan proses kedalam bentuk level atau fase berdasarkan tingkatannya.

High School
Birthday Party

Permulaan Perencanaan Eksekusi Pengendalian Penutup

Manajemen proyek
Membuat Project menentukan meyerahkan persetujuan melaksankan rapat melakukan rapat
yang telah
Charter rencana proyek rencana proyek rencana proyek proyek evaluasi proyek
dilaksanakan

verifikasi dan Pembuatan laporan

Mengajukan Alokasi anggaran validasi persyaratan Manajemen risiko pertanggung
Project Charter
klien jawaban

pihak sponsor penetapan perbaharuan

Pengadaan
meninjau project rundown acara rencana
perlengkapan
charter manajemen proyek

Persetujuan project Perencanaan Tata Panggung dan Keterangan WBS

charter Konsumsi Setup Booth
Level 0 : Entire Project

Level 1
Entertainment Gladi resik
Level 2

Pelaksanaan Level 3
Kegiatan

TEKNIK INDUSTRI 20
 “Euphoria High School Birthday Party “

J. Mind-Mapping
Menulis tugas di format nonlinear, bercabang dan kemudian membuat struktur WBS

TEKNIK INDUSTRI 21
“Euphoria High School Birthday Party “

TEKNIK INDUSTRI 22