Ada dua alasan mengapa perencanaan diperlukan yaitu untuk mencapai “Protective
bennefits” yaitu merupakan hasil dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan
dalam pembuatan keputusan dan “Positive benefit” yaitu untuk peningkatan pencapaian
tujuan organisasi.
1. Analisis situasi
Tujuannya adalah untuk mengumpulkan data atau fakta. Analisis situasi ini melibatkan
beberapa aspek ilmu yaitu:
Pengumpulan data dapat dilakukan secara langsung dan tidak langsung, yaitu:
Masalah penyakit (medis), intervensi medis yaitu diagnosa penyakit, pengobatan dan
tindak lanjut.
Masalah kesehatan masyarakat (Public health), surveilen, analisis epidemiologi,
intervensi yaitu promosi kesehatan, perlindungan spesifik atau imunisasi dan deteksi
dini.
Masalah dapat dibagi dalam tiga kategori yaitu masalah tentang penyakit, masalah
manajemen pelayanan kesehatan (masalah program), dan masalah perilaku, sikap dan
pengetahuan masyarakat. Prioritas masalah secara praktis dapat ditetapkan
berdasarkan pengalaman staf, dana, dan mudah tidaknya maslah dipecahkan. Prioritas
masalah dijadikan dasar untuk menentukan tujuan.
Contoh masalah tentang penyakit antara lain KIA/ KB, tingginya prevalensi anemia pada
remaja putri dan wanita hamil, partus kasep, kematian ibu bersakin, BBLR, kematian
neonatal dan perinatal (misalnya akibat tetanus neonatorum, ISPA, diare), infertility,
mioma, Ca. Cervix, Ca. Mammae serta masalah komplikasi pemakaian IUD.
Masalah input, jumlah staf kurang, keterampilan dan motivasi kerja rendah, peralatan
kurang memadai, jenis obat yang tersedia tidak sesuai.
Masalah proses, terkait dengan fungsi manajemen (POAC) yaitu kurang jelas tujuan
program, kurang jelas rumusan masalah program (Planning), pembagian tugas tidak
jelas (Organizing), kepemimpinan kurang (Actuating), pengawasan atau supervisi
lemah (Controlling).
Contoh masalah manajemen pelayanan kesehatan antara lain tingginya jumlah anak
yang menderita diare, air minum yang terkontaminasi air limbah, kebutuhan masyarakat
akan penyuluhan kesehatan, banyaknya tumpukan sampah di sepanjang jalan umum,
pemilikan jamban keluarga yang masih rendah, kurangnya persediaan oralit di Posyandu
dan tervatasnya jumlah staf yang mampu melakukan deteksi dini diare. Yang menjadi
prioritas atau masalah utama adalah tingginya jumlah anak yang menderita diare.
Hambatan pada sumber daya yaitu meliputi motivasi yang rendah pada staf
pelaksana, partisipasi masyarakat yang rendah, peralatan tidak lengkap, informasi
tidak valid, dana yang kurang dan yang waktu kurang.
Hambatan pada lingkungan yaitu meliputi geografis (jalan rusak), iklim, tingkat
pendidikan rendah, sikap dan budaya masyarakat (mitos, tabu, salah persepsi) serta
perilaku masyarakat yang kurang partisipatif.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah membuat daftar hambatan dan kendala
program kemudaian mengeliminasi, memodifikasi, serta mengurangi yang tidak bisa
dilakukan dan menyesuaikannya dengan tujuan operasional kegiatan program.