TINDAKAN KOREKSI DAN TINDAKAN PENCEGAHAN

Tidak ada sistem yang sempurna, selalu ada masalah dalam suatu sistem, masalah dalam sistem
dapat diidentifikasi melalui (khususnya pada tahap – tahap awal) audit, pemantauan /
pengukuran, atau evaluasi lainnya. Selain itu, Sistem Manajemen Mutu membutuhkan pula
perubahan sebagaimana organisasi tumbuh dan berkembang. Untuk mengetahui kekurangan dan
kelemahan sistem, organisasi membutuhkan suatu proses untuk memastikan bahwa :

1. Masalah (termasuk ketidaksesuaian) dapat teridentifikasi dan diperiksa,

2. Akar masalah teridentifikasi,
3. Tindakan koreksi dan tindakan pencegahan teridentifikasi dan diterapkan,
4. Tindakan dapat ditelusuri dan efektifitasnya dapat diverifikasi.

Ketidaksesuaian (non-conformance) adalah suatu penyimpangan terhadap hal – hal yang telah
ditetapkan dalam rencana Sistem Manajemen Mutu organisasi atau merupakan suatu kejadian
dimana kinerja organisasi menyimpang dari persyaratan yang telah ditetapkan. Ketidaksesuaian
yang muncul dapat berupa hal – hal berikut ini:

1. Penyimpangan terhadap peraturan perundang – undangan dan persyaratan lainnya.

2. Penyimpangan terhadap persyaratan standar ISO 9001.
3. Penyimpangan terhadap Manual Mutu / Pedoman Mutu, Prosedur, Instruksi Kerja

Ketidaksesuaian yang ditemukan melalui pemantauan dan pengukuran, audit, dan evaluasi
lainnya sebaiknya didokumentasikan. Ketidaksesuaian tersebut harus diikuti oleh tindakan
koreksi dan tindakan pencegahan untuk mengatasi akar masalah dan untuk memberikan jaminan
kelangsungan penerapan Sistem Manajemen Mutu organisasi.

Tindakan koreksi dan tindakan pencegahan merupakan dua prosedur dari beberapa prosedur
wajib yang harus didokumentasikan dalam ISO 9001. Ini penting dilakukan untuk memastikan
semua masalah terdeteksi dan tercatat sehingga mudah untuk melakukan tindakan koreksi dan
tindakan pencegahan.
Dalam membuat prosedur tindakan koreksi, setidaknya memuat poin – poin, sebagai berikut :

1. Mereview dan mendokumentasikan masalah.

2. Melakukan perbaikan produk sementara, seperti : menghapus produk cacat dan
mengkarantina area yang ditunjuk untuk investigasi.
3. Menyelidiki penyebab terjadi masalah, bagaimana itu bisa terjadi, mengapa bisa terjadi,
apakah bisa terjadi lagi?
4. Mengusulkan solusi yang tepat yang akan mencegah masalah terjadi lagi. Hal ini sering
berarti perubahan pada proses.
5. Anda perlu melaporkan tindakan apa yang benar – benar diambil.
6. Setelah beberapa waktu berjalan, Anda perlu untuk menilai apakah tindakan yang diambil
berhasil dalam mencegah masalah yang sama dan mendokumentasikan bukti untuk
mendukung keputusan Anda.
7. Setelah anda yakin masalah tidak akan berulang lagi anda bisa menutup kasus ini.

Adapun untuk prosedur tindakan pencegahan, setidaknya memuat poin – poin, sebagai berikut :

1. Bagaimana anda mengidentifikasi masalah ?

2. Dimana dan bagaimana membuat catatannya ?
3. Bagaimana cara investigasi kasus dan dilakukan siapa ?
4. Memutuskan tindakan apa yang diambil
5. Bagaimana merekam tindakan yang diambil ?
6. Menilai solusi efektif dan mendokumentasikan semua tindakan preventif.
7. Kapan dan siapa yang bisa menutup masalah.

Tindakan koreksi dan tindakan pencegahan adalah dua unsur penting yang dilakukan untuk
menjamin Sistem Manajemen Mutu bebas dari potensi yang merugikan perusahaan dengan cara
mengidentifikasi masalah, menganalisa akar masalah, mencari bentuk perbaikan dan
pencegahannya, dan melaporkannya kepada pihak manajemen. Tindakan koreksi dan tindakan
pencegahan sebenarnya adalah dua hal yang saling berkaitan dan mirip. Hanya saja, tindakan
koreksi cenderung pada penyelesaian masalah ketika masalah terjadi sedangkan tindakan
pencegahan adalah proses evaluasi proaktif untuk mencegah potensi masalah menjadi masalah di
kemudian hari.

Agar tindakan koreksi dan tindakan pencegahan dapat berjalan dengan baik dan terkendali,
Organisasi harus menetapkan personil yang bertanggung jawab dan memiliki kewenangan untuk
menangani dan menyelidiki ketidaksesuaian, mengambil tindakan koreksi, dan melakukan
tindakan pencegahan agar ketidaksesuaian tidak berulang kembali. Personil yang
bertanggungjawab termasuk membuat laporan ketidaksesuaian harus mempunyai pengetahuan
Sistem Manajemen Mutu yang memadai.

Manajemen sebaiknya menganalisis ketidaksesuaian (non-conformance) dan kelemahan sistem

lainnya (seperti ketidaktaatan peraturan) yang terjadi dengan sistematik dan terstruktur untuk
menentukan penyebab masalah dan usulan tindakan koreksi. Tindakan koreksi dan tindakan
pencegahan hendaknya mempertimbangkan tingkat permasalahan yang terjadi dan dilengkapi
dengan analisis akar penyebab masalah (root cause analysis) untuk menjamin tidak terulangnya
kembali ketidaksesuaian yang sama di lokasi yang sama pada waktu mendatang. Tindakan
koreksi dan tindakan pencegahan secara sistematik sebaiknya dipantau dan dievaluasi status
penyelesaiannya guna memastikan hal tersebut telah terlaksana dengan memuaskan.

Menetapkan tindakan koreksi dan tindakan pencegahan atas suatu masalah bukanlah hal yang
mudah. Dibutuhkan kejelian dan pemahaman yang utuh atas semua proses yang berjalan. Ini
hanya bisa dilakukan apabila Anda telah memahami klausul ISO 9001 dan juga prosedur yang
ditetapkan perusahaan Anda. Anda tidak mungkin menyatakan suatu kondisi sebagai masalah
atau potensi masalah tanpa memahami klausul ISO 9001 dan juga prosedur yang telah
ditetapkan. Untuk mempermudah anda dalam melakukan tindakan koreksi dan tindakan
pencegahan, berikut ini beberapa hal yang bisa Anda jadikan acuan.

Anda bisa menemukan cara tindakan koreksi melalui :

1. Melakukan inspeksi tempat kerja.

2. Pengujian, memeriksa, dan pemantauan pabrik dan peralatan.
3. konsultasi dengan staf.
4. Umpan balik pelanggan.
5. Audit.
6. Laporan bahaya.
7. Pengecekan dengan produk cacat.
8. Menyelidiki keluhan.
9. Meninjau kegagalan sistem.
10. meninjau persyaratan dan peraturan perundang – undangan.

Adapun untuk tindakan pencegahan, anda bisa mengidentifikasi peluang perbaikan melalui
beberapa cara berikut :
 1. Melalui proses tinjauan manajemen
2. Memonitor proses / performance.
3. Menganalisa data garansi dan umpan balik pelanggan
4. Menganalisa proses
5. Mencari akar masalah untuk tindakan perbaikan
6. Penilaian resiko
7. Saran karyawan untuk perbaikan
8. Jadwal produksi
9. Pemantauan aturan perundang – undangan
10. Review marketplace
11. Mengikuti perkembangan teknologi
12. Temuan Audit mutu internal atau eksternal
13. Pengamatan karyawan

Kiranya penjelasan diatas dapat memberikan panduan bagi kita semua untuk dapat
mengidentifikasi permasalah–permasalahan yang dihadapi, menganalisa akar permasalahannya,
mencari bentuk perbaikan untuk menghilangkan masalah tersebut, merumuskan tindakan
pencegahan agar tidak terjadi kembali diwaktu yang akan datang dengan mengevaluasi sistem
secara keseluruhan demi mencapai tujuan utama penerapan ISO 9001, yaitu : perbaikan
berkesinambungan (continual improvement).