SISTEM AKUNTANSI PIUTANG

Prosedur Pencatatan Piutang

Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada
setiap debitur. Mutasi piutang disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas
dari debitur, retur penjualan, dam penghapusan piutang.

Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen

Informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah:

1. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur.

2. Riwayat pelunasaan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur

3. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu

Dalam akuntansi piutang, secara periodik dihasilkan peernyataan piutang yang dikirimkan
kepada setiap debitur. Pernyataan piutang ini merupakan unsur pengendalian intern yang baik
dalam pencatatan piutang, dengan mengirimkan secara periodik pernyataan piutang kepada
setiap debitur, catatan piutang perusahaan diuji ketelitiannya dengan menggunakan tangapan
yang diterima dari debitur dari pengiriman pernyataan tersebut dan dapat menimbulkan citra
yang baik dimatta para debitur mengenai keandalaan pertanggungjawaban keuangan
perusahaan.

Untuk mengetahui status piutang dan kemungkinan tertagih dan tidaknya piutang, secara
periodik fungsi pencatatan piutang menyajikan informasi umur piutang setiap debitur kepada
manajer keungan. Daftar umur piutang ini merupakan laporan yang dihasilkan dari kartu
piutang.

Dokumen

Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan kedalam kartu piutang adalah:

1. Faktur Penjualan, dokumen ini digunakan sebagi dasar pencatatan timbulnya piutang atas
dasar transaksi penjualan kredit. Dokumen ini dilampiri dengan surat muat (bill of loading)
dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan
kredit.

2. Bukti Kas Masuk, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang
dari transaksi pelunasan piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur.
3. Memo Kredit, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen
ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan.

4. Bukti Memorial (Journal Voucher), bukti memorial adalah dokumen sumber untuk dasar
pencatatan transaksi kedalam jurnal umum. Dokumen inidigunakan sebagai dasar pencatatan
penghapusan piutang. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan otorisasi
penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih lagi.

Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang
adalah:

1. Jurnal Penjualan, catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari
transaksi penjualan kredit.

2. Jurnal Retur Penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya
piutang dari transaksi retur penjualan.

3. Jurnal Penerimaan Kas, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya
piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur.

4. Kartu Piutang, catatan akuntansi ini digunakan untu mencatat mutasi dan saldo piutang
kepada debitur.

Organisasi

Tugas fungsi akuntansi dalam hubungannya dengan pencatatan piutang adalah:

1. Menyelenggarakan catatan piutang kepada setiap debitur, yang dapat berupa kartu piutang
yang merupakan buku pembantu piutang, yang digunakan untuk merinci rekening kontro
piutang dalam buku besar, atau berupa arsip faktur terbuka (open invoice file), yang
berfungsi sebagai buku pembantu piutang.

2. Menghasilkan pernyataan piutang (account receivable statement) secara periodik dengan

mengirimkannya kesetiap debitur.

3. Menyelenggarakan catatan riwayat krredit setiap debitur untuk memudahkan penyediaan

data guna memutuskan pemberian kredit kepada pelanggan dan guna mengikuti data
penagihan dari setiap debitur.

Metode Pencatatan Piutang

Pencatatan piutang dapat dilakukan dengan salah satu dari metode berikut ini:
1. Metode Konvesional, dalam metode ini posting kedalam kartu piutang dilakukan atas dasar
data yang dicatat dalam jurnal.berbagai transaksi yang mempengaruhi piutang adalah:

1. Transaksi Penjualan Kredit, transaksi ini di posting dalam kartu piutang atas dasar data
yang telah dicatat dalam jurnal penjualan tersebut.

2. Transaksi Retur Penjualan, posting transaksi berkurangnya piutang dari transaksi retur
penjulan di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah di catat dalam jurnal
retur penjualan.

3. Transaksi Penerimaan Kas Dari Piutang, posting transaksi berkurangnya piutang dari
pelunasan piutang oleh debitur di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah
dicatat dalam jurnal umum.

4. Transaksi Penghapusan Piutang, transaksi berkurangnya piutang dari transaksi

penghapusan piutang di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang dicatat dalam
jurnal umum.

2. Metode Posting Langsung, metode ini dibagi menjadi dua golongan berikut ini:

a. Metode Posting Harian:

1. Posting langsung kedalam kartu piutang dengan tulisan tangan; jurnal hanya menunjukkan
jumlah total harian saja (tidak rinci). Dalam metode ini, faktur penjualan yang merupakan
dasar untuk pencatatan timbulnya piutang di posting langsung setiap hari secara rinci ke
dalam kartu piutang. Jurnal penjualan diisi dengan jumlah total penjualan harian yang
merupakan julah faktur penjulaan selama sehari. Faktur yang diterima dari bagian penagihan
diterima oleh bagian piutang dalam batch disertai dengan pita daftar total (pre-list tape).
Jumlah faktur penjualan yang tercantum dalam pita daftar total tersebut dicatat dalam jurnal
penjualan. Selanjutnya, setiap bulan, jurnal penjualan tersebut di posting ke rekening
kontrolpiutang dalam buku besar. Setiapbulan pula, diadakan rekonsiliasi antara rekening
kontrol piutang dengan daftar saldo (trial balance) yang disusun dari kartu piutang. Ada dua
cara menangani media yang akan diposting kedalam kartu piutang:

1. Media disortasi meurut abjad sebelum diposting, di posting satu per satu kedalam kartu
piutang, dan kemudian dibuat pita pembuktian ketelitian posting dari kartu piutang kemudian
dicocokan dengan pita daftar total yang menyertai media pada saat diterima dari bagian
penagihan. Pencocokan ini dimaksudkan untuk membuktikan ketelitian posting yang telah
dilakukan.

2. Media di posting kedalam kartu piutang sesuai dengan urutan pada waktu diterima dari
bagian penagihan.

2. Posting lansung kedalam kartu piutang dan pernyataan piutang. Dalam metode ini, media
di posting kedalam pernyataan piutang dengan kartu piutang dengan kartu piutang sebagai
tembusan lembar kedua berfungsi sebagai kartu piutang.
b. Metode Posting Periodik:

1. Posting Ditunda. Pada metode ini faktur penjualan yang diterima dari bagian penaggihan,
oleh bagian piutang disimpan sementara, menunggu beberapa hari, untuk nantinya secara
sekaligus di posting kedalam kartu piutang bersama-sama dalam sekali periode posting
dengan menggunakan mesin pembukuan.

2. Penagihan Bersiklus (Cycle Billing). Dalam metode ini pada akhir bulan, dilakukan
kegiatan posting yang meliputi (1) posting media yang dikumpulkan selama sebulan tersebut
kedalam pernyataan piutang dan kartu piutang. (2) mencatat dan menghitung saldo kartu
piutang.. metode ini membagi pekerjaan posting kedalam kartu piutang dan pernyataan
piutang tersebut tersebar merata kedalam hari kerja selama sebulan. Setiap pelanggan akan
menerima pernyataan piutang pada tanggal hari kerja yang sama setiap bulan.

3. Metode Pencatatan Tanpa Buku Pembantu (ledgerless bookeping), dalam metode ini
Faktur penjualan beserta dokumen pendukungnay yang diterima dari bagian penagihan, oleh
bagian piutang diarsippkan menurut nama pelanggan dalam arsip faktur yang belum bayar
(unpaid invoice file). Pada saat diterima pembayarannya ada dua cara yang ditempuh:

1. Jika pelanggan pelanggan membayar penuh jumlah yang tercantum dalam faktur
penjualan, faktur yang bersangkutan di ambil dari arsip faktur yang belum di bayar dan di cap
“lunas”, kemudian dipindahkan kedalam arsip faktur yang telah dibayar.

2. Jika pelanggan hanya membayar sebagian jumlah dalma faktur, jumlah kas yang diterima
dan sisa yang belum dibayar oleh pelanggan dicatat pada faktur tersebut. Kemudian dibuat
faktur tiruan yang berisi informasi yang sama dengan faktur aslinya, dan faktur tiruan
tersebut kemudian disimpan dalam arsip faktur yang telah dibayar, dan faktur asli disimpan
kembali kedalam arsip faktur yang belum dibayar.

4. Metode Pencatatan Piutang Dengan Komputer. Metode pencacatatan ini menggunakan

batch system. Dalam sistem ini dokumen sumber yang mengubah piutang dikumpulkan dan
sekaligus di posting setiap hari untuk memutakhirkan catatan piutang.dalam sistem ini
dibentuk dua macam arsip: arsip transaksi (transaction file) dan arsip induk (master file) dan
pancatatan piutangnya dilkukan secara hariain dan setiap hari pula, arsip transaksi digunakan
untuk memutakhirkan arsip induk piutang.

Prosedur Pencatatan Piutang

Pernyataan piutang adalah formulir piutang yang menyajikan jumlah kewajiban debitur pad
atanggal tertentu dan (dalam pernyataan piutang bentuk tertentu) disertai dengan rinciannya.
Pernyataan piutang dapat berbentuk berikut ini:

1. Pernyataan Saldo Akhir Bulan, pernyataan ini tidak memberikan informasi apapun kepada
debitur untuk dasar rekonsiliasi dengan catatanya, jika saldo yang tercantum dalam
pernyataan piutang berbeda dengan saldo yang tercantum dalam catatannya
2. Pernyataan Satuan, pernyataan piutang ini berisi: (1) saldo kewajiban debitur pada awal
bulan, (2) mutasi debit dan kredit selama sebulan beserta penjelasan rinci setiap transaksi,
dan (3) saldo kewajiban debitur pada akhir bulan. Prosedur pembuatan pernyataan piutang
dilakukan sebagai berikut:

a. Pada awal bulan, diambil formulir pernyataan piutang 2 lembar. lembar pertama akan
berfungsi sebagai pernyataan piutang, sedangkan lembar kedua akan berfungsi sebagai
catatan piutang (pengganti kartu piutang)

b. Saldo piutang kepada debitur pada akhir bulan yang lalu (dari arsip tembusan pernyataan
piutang bulan sebelumnya) dicantumkan dalam formulir pernyataan piutang tersebut.

c. Semua transaksi pendebitan dan pengkeditan ke rekening debitur tersebut di catat dalam
formulir pernyataan piutang (2 lembar) tersebut.

d. Pada akhir bulan, lembar pertama formulir pernyataan piutang tersebut dipisahkan dari
lembar kedua, dan kemudian dikirimkan kepada debitur yang bersangkutan. Lembar pertama
formulir tersebut berfungsi sebagai pernyataan piutang. Lembar kedua kemudian disimpan
dalam arsip menurut nama debitur, dan berfungsi sebagai catatan piutang (buku pembantu
piutang)

e. Pada awal bulan berikutnya, satu set formulir pernyataan piutang yang baru (2 lembar)
diambil disisi dengan saldo piutang kepada debitur yang bersangkutan pada akhir bulan yang
sebelumnya (diambilkan dari arsip tembusan pernyataan piutang)

3. Pernyataan Saldo Berjalan Dengan Rekening Konvensional (Running Balance Statement

With Conventional Account). Perbedaan diantara pernyataan satuan dengan pernyataan saldo
berjalan dengan rekening konvensional adalah terletak pada cara posting dan isi catatan
piutangnya. Prosedur pembuatan pernyataan piutang saldo berjalan dengan rekening
konvensional adalah ebaqgai berikut:

a. Pada Awal Bulan, diambil formulir pencatatan piutang 1 lembar.

b. Semua transaksi pendebitan dan pengkreditan ke rekening debitur tersebut dicatat dalam
formulir pernyataan piutang yang sebagai tembusannya adalah kartu piutang.

c. Pada akhir bulan, pernyataan piutang dikirim kepada debitur yang bersangkutan.

d. Pada awal blan berikutnya diambil formulir pernyataan piutang baru sebanyak 1 lembar
dan selama kartu piutang debitur yang bersangkutan belum penuh, pendebitan dan
pengkreditan kerekening debitur tersebut kedalam pernyataan piutang yang dipakai dalam
bulan sebelumnya sebagai tembusannya. Dengan demikian kartu piutang dalam bentuk
pernyataan piutang ini dapat berisi informasi sekaligus. Hal ini tidak akan terjadi dalam
bentuk pernyataan piutang satuan, yang catat piutangnya hanya berisi mutasi tiap bulannya.

4. Pernyataan Faktur Yang Belum Dillunasi (Open Item Statement). Pernyataan piutang
berisi daftar faktur-faktur yang belum dilunasi oleh debiturnya pada tanggal tertentu disertai
dengan tanggal faktur danjumlah rupiahnya. Pengunaan bentuk pernyataan piutang ini
dimungkinkan jika para pelanggan diharuskan membayar jumlah yang tercantum dalam
faktur.

Distribusi Penjualan

Distribusi Penjualan adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam faktur
penjualan dan pengumpulan total ringkasan penjualan menurut daerah pemasaran tersebut
untuk keperluan pembuatan laporan hasil penjualan menurut daerah pemasaran. Jika
perusahaan menjual berbagai produk, diberbagai daerah pemasaran pada berbagai jenis
pelanggan dengan berbagai variasi order size melalui berbagai pramuniaga, maka laporan
penjualan yang biasanya dibutuhkan oleh manajer pemasaran adalah sebagai berikut:

1. Hasil Penjualan Menurut Produk

2. Hasil Penjualan Menurut Pelanggan

3. Hasil Penjualan Menurut Besarnya Order

4. Hasil Penjualan Menurut Daerah Pemasaran

5. Hasil Penjualan Menurut Saluran Distribusi

6. Hasil Penjualan Menurut Pramuniaga

Metode Distribusi Penjulan

Ada 5 metode distribusi penjualan :

1. Metode Berkolom (Columnar Methods). Dalam metode ini, distribusi data penjualan
dilakukan dengan menyediakan satu kolom untuk setiap unsur dalam klasifikasi, atau satu
kolom untuk setiap kelompok unsur dalam klasifikasi. Dengan demikian metode ini
ditentukan oleh dua faktor: (1) jumlah unsur dalam klasifikasi, dan (2) frekuensi kegiatan
setiap unsur dalam klasifikasi tersebut. Metode berkolom ini terdiri dari:

a. Metode Jurnal Berkolom, dalam metode in jurnal penjualan dipakai sebagai alat distribusi.
Dalam junal disediakan kolom-kolom sesuai dengan unsur klasifikasi yang diinginkan
tercantum dalam laporan penjualan.

b. Metode worksheet. Umlah kolom yang disediakan oleh jurnal sangat terbatas, worksheet
akan mampu menampung tambahan unsur dalam klasifikasi, lebih banyak yang dapat
ditampung oleh jurnal berkolom. Namun jumlha unsur dalam kasifikasi yang dapat ditampun
oleh worksheet inipun terbatas. Faktur penjuaan dicatat kedalam worksheet yang
bersangkutan ssetiap hari dan pada akhir bulan setiap kolom worksheet dijumlah, dan jumlah
tersebut disajikkan dalam laporan hasil penjualan menurut jenis produk.

c. Metode jurnal berkolom yang diselenggarakan dengan mesin pembukuan. Dalam metode
ini jurnal berkolom merupakan alat untuk menampung data sesuai dengan klasifikasi yang
diinginkan dan merupakan sumber informasi untuk membuat laporan penjualan. Dalam
metode ini jurnal penjualan dihasilkan dari hasil posting transaksi penjualan kedalam kartu
piutang. Jurnal penjualan merupakan tembusan yang dihasilkan dari posting dengan mesin
pembukuan transaksi penjualan kedalam dartu piutang.

2. Metode Rekening Tunggal Dan Rekening Berkolom (Unit Account And Columnar Acount
Methods). Penggunaan rekening tunggal dan rekening berkolom merupakan jawaban untuk
menampung unsur klasifikasi yang banyak. Setiap unsur dalam klasifikasi disediakan satu
rekening, dengan demikian jumlah unsur berapapun dalam klasifikasi dapat ditampung
dengan penyediaan rekening ini.

3. Metode Summary Strip Dan Metode Tiket Tunggal (Summary Strip And Unit Ticket
Methods). Dengan menggunakan metode summary strip faktur penjualan disortasi menurut
klasifikasi yang ditetapkan sebelumnya dan jumlah setiap unsur klasifikasi dihitung dan
dicatat dalam summary strip. Untuk membuat laporan periodik, misalnya mingguan,
summary strip harian dijajarkan, dilakukan penjumlahan setiap baris dalam summary strip
secara mendatar, dan jumlahnya ditulis pada summary strip akhir minggu. Sedangkan dalam
metode tiket tunggal dilakukan dengan mengubah media yang dipakai seebagai distribusi
menjadi media tunggal. Media tunggal adalah media yang berisi satu pendebitan atau satu
pengkreditan saja. Media campuran (mixed media) adalah media yang berisi lebuh dari satu
pendebitan atau lebih dari satu pengkreditan. Jika faktur penjualan dibatasi hanya digunakan
untuk merekam satu macam produk yang dijual, maka faktur penjualan ini merupakan media
tunggal. Jika setiap faktur penjualan dapat digunakan dengan merekam beberapa produk
sekaligus, faktur ini merupakan media campuran. Dalam metode ini faktur penjualan diubah
menjasi media tingga; berupa tiket tunggal. Tiket yang telah diisi data tersebut kemudian
disortasi menurut klasifikasi yang telah ditentuka, dihitung jumlahnya untuk kemudian
dicatat dalam summary strip atau rekening. Dari summary strip atau rekening ini kemudian
dibuat laporan penjualan. Media tunggal dapat diperoleh dengan cara berikut ini:

1. membuat media asli sebagai media tunggal.

2. membuat tiket tunggal dari faktur penjualan melalui kegiatan tersendiri.

3. membuat media tunggal sebagai produk sampingan dalam pembuatan faktur penjualan.

4. Metode Register (Register Methods). Metode register dalam distribusi penjualan dilakukan
dengan alat register kas. Register kas yang sederhana dilengkapi dengan dua register yang
memungkinkan setiap hari register kas ini menyajikan jumlah penjualan dengan dua macam
klasifikasi. Register kas yang lebih canggih dapat memilki register sampai 16, sehingga
memungkinkan dihasilkannya laporan penjualan harian untuk 16 macamklasifikasi barang,
jika register kas ini di hubungkan dengan komputer, berbagai distribusi penjualan dapat
dilkukan dengan komputer tersebut, sehingga mmanajemen dapatmemperoleh laporan
penjualan menurut informasi yang dikehendakinya.
5. Metode Dengan Komputer. Metode ini menghasilkan informasi penjualan yang luar biasa,
kita hanya perlu memberikan kode yang benar terhadap transaksi penjualan yang terjadi,
sperti klasifikasi informasi yang dikehendaki tampak pada laporan dan dengan menggunakan
metode ini juga pekerjaan sortasi dan sortasi kembali dilakukan dengan program komputer
yang memerlukan waktu yang singkat, dengan ketelitian yang tinggi.

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan metode ditribusi.

Dalam memilih metode distribusi berbagai faktor berikut ini harus dipertimbangkan:

1. Informasi Yang Akan Dicantumkan Dalam Laporan.

Informasi yang dibtuhkan oleh manajemen sangat menentukan isi laporan yang akan
dihasilkan oleh kegiatan distribusi. Jika berbagai jenis klasifikasi perlu disajikan dalam
laporan, metode distribusi dengan menggunakan jurnla berkolom tidak dapat menghasilkan
informasi tersebut.

2. Jumlah Unsur Dalam Klasifikasi

Jumlah unsur dalam klasifikasimenentukan metode distribusi yang akan digunakan. Apakah
klasifikasi terdiri dari 5 unsur,100 unsur atau lebih dari 1000 unsur, hal ini akan menentukan
jumlah kolom, rekening, atau register yang harus disediakan dalam distribusi. Kegiatan stiap
unsur dalam periode tertentu juga menentukan metode distribusi yang dipilih. Jika dalam
klasifikasi terdapat 100 unsur, namun hanya 10 unsur yang aktif dalam setiap harinya, hal ini
memerlukan metode distribusi yang berbeda dengan jika dari 100 unsur tersebut hanya
90%nya yang aktif.

3. Media Yang Dipakai Sebagai Sumber Data

Jika media yang dipakai sebagai dasar berupa media camouran, hal ini memerlukan
pengubahan media tersebut menjadi media tunggal untuk memudahkan sortasi bagi keperluan
pembuatan laporan. Jika media berupa media tunggal,hal ini akan mendorong orang untuk
memilih metode distribusi yang berisi didalamnya kegiatan sortasi penjualan.