22

BAB III

PEMBANGUNAN SISTEM

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Kecamatan Kota Timur adalah suatu wilayah hasil pemekaran Kecamatan

Kota Selatan, yang dibentuk berdasarkan PERDA No. 03 tahun 2003 diresmikan

pada tanggal 11 Agustus 2003, yang wilayahnya membentang dari Utara ke

Selatan.

Kecamatan Kota timur terdiri dari 11 (sebelas) Kelurahan dengan luas

wilayah 1443 Km2 atau 23% dari wilayah Kota Gorontalo.

Dengan batas-batas sebagai berikut :

- Sebelah Utara berbatasan dengan Kecamatan Kota Timur

- Sebelah Timur berbatasan dengan Kecamatan Kabila Kabupaten Bone

Bolango

- Sebelah Selatan berbatasan dengan Teluk Tomini/Gorontalo

- Sebelah Barat berbatasan dengan Kecamatan Kota Selatan.

 23

Luas Kecamatan Kota Timur menurut Kelurahan :

Luas
No Kelurahan Persentase
(Km2)
1. Botu 1,78 12,33
2 Bugis 0,48 3,33
3 Heledulaa Utara 0,76 5,27
4 Heledulaa Selatan 1,01 7,00
5 Ipilo 0,59 4,09
6 Leato Utara 1,45 10,05
7 Leato Selatan 2,06 14,28
8 Padebuolo 0,60 4,16
9 Moodu 1,99 13,79
10 Talumolo 2,89 20,02
11 Tamalate 0,82 5,68

JUMLAH 14,43 100

Table 3.1. : Tabel Daftar Kelurahan

3.1.1. Struktur Organisasi

Setiap organisasi baik besar maupun kecil, pasti tidak lepas dari Struktur

Organisasi. Begitu pula dengan Kantor Camat Kota Timur Kota Gorontalo

Struktur Organisasi mengambarkan Hirarki dan kerangka dalam meletakkan garis

komando, Deskripsi Jabatan, Spesifikasi tugas dari masing-masing Satuan Unit

Kerja, yang digambarkan sebagai Berikut :

 24

- Struktur Organisasi

CAMAT

SEKRETARIS
CAMAT

KELOMPOK KEPALA SEKSI KEPALA SEKSI KEPALA SEKSI KEPALA SEKSI BAG.
FUNGSIONAL PEMERINTAHAN TRANTIMBUM SOSIAL & KESRA EKBANG ADMINISTRASI

Gambar 3.1. Gambar Struktur Organisasi

 25

3.1.2. Penjabaran Tugas

Berdasarkan Definisi di atas Pada Kantor Camat Kota Timur secara

Struktural mempunyai Tugas dan Tanggung Jawab serta Mekanisme Kerja.

Sebagai Berikut :

1. Camat

Camat mempunyai tugas melaksanakan kewenangan pemerintah yang

dilimpahkan oleh Walikota, sesuai karakteristik wilayah, kebutuhan daerah dan

tugas pemerintah lainnya berdasarkan peraturan Perundang – Undangan,

Fungsi dari Camat, yaitu :

a. Perencanaan penyelenggaraan pemerintah, pembangunan, kemasyarakatan,

ketentraman dan ketertiban umum di kecamatan.

b. Perumusan kebijakkan teknis penyelenggaraan pemerintah, pembangunan,

kemasyarakatan ketentraman dan ketertiban umum di kecamatan.

c. Pengorganisasian tugas pemerintah, pembangunan, kemasyarakatan

ketentraman dan ketertiban umum.

d. Pengawasan dan pelaksanaan tugas pemerintah, pembangunan,

kemasyarakatan ketentraman dan ketertiban umum.

e. Pengkordinasian kegiatan penyelenggaraan pelayanan tingkat kecamatan

dan lintas kelurahan.

f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai tugas dan

fungsinya.
 26

2. Sekretaris Kecamatan Mempunyai Tugas

Melaksanakan tugas penyelenggaraan Administrasi Pemerintah Kecamatan

Berdasarkan Peraturan Perundang-undangan untuk kelancaran Pemerintahan

di Kecamatan. Dalam melaksanakan tugas Sekretaris Kecamatan fungsi,

yaitu :

1. Menghimpun kebijakkan teknis penyelenggaraan Administrasi Pemerintah

Kecamatan sesuai kebutuhan sebagai dasar pelaksanaan tugas.

2. Mengumpulkan data Kepegawaian dan umum sesuai jenis untuk

mengetahui perkembangannya

3. Mengolah data Kepegawaian dan umum sesuai kebutuhan untuk tertibnya

penataan Administrasi

4. Menyusun Program unit berdasarkan pedoman sebagai acuan pelaksanaan

tugas

5. Melaksanakan tugas di bidang Kepegawaian berdasarkan Juklak/juknis

untuk tertibnya manajeman kepegawaian

6. melaksanakan tugas di bidang perlengkapan dan umum sesuai kebutuhan

untuk kelancaran kegiatan ini

7. melaksanakan tugas pengelolaan Administrasi Keuangan berdasarkan

RASK/DASK untuk tertibnya Administrasi Keuangan

8. Mengkonsultasikan tugas dengan atasan secara lisan maupun secara tertulis

untuk memperoleh petunjuk lebih lanjut dalam pelaksanaan tugas awal

9. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dengan unit terkait melalaui

rapat/pertemuan untuk menyatukan pendapat

10. Menyusun laporan pelaksanaan tugas secara berkala sebagai bahan evaluasi
 27

11. Melaksanakan tugas lain yang diperintah oleh atasan untuk kelancaran

tugas kedinasan.

3. Seksi Pemerintahan

Melaksanakan tugas di bidang Administrasi Pemerintah umum di tingkat

Kecamatan berdasarkan Peraturan Perundang-undangan untuk tertibnya

penyelenggaraan Pemerintah. Dalam melaksanakan tugas seksi

Pemerintahan menyelenggarakan fungsi ;

1. Menghimpun kebijakkan teknis penyelenggaraan Administrasi Pemerintah

Kecamatan sesuai kebutuhan sebagai Pedoman pelaksanaan tugas

2. Mengumpulkan data di bidang Pemerintahan secara terpadu untuk

mengetahui gambaran/keadaan potensi wilayah kecamatan

3. Mengolah data potensi wilayah kecamatan sesuai jenisnya untuk

mengetahui perkembangannya

4. Menyusun Rencana kegiatan Pemerintah Kecamatan berdasarkan kebutuhan

untuk menjadi program unit

5. Melakukan Penataan Administrasi Pemerintah sesuai jenisnya untuk

peningkatan pelayanan kepada masyrakat

6. Mengelolah perizinan sesuai jenis peruntukkannya untuk memperolah

kepastian Hukum

7. Melakukan bimbingan teknis pegelolaan Administrasi Pemerintah di tingkat

Kelurahan melalui pertemuan untuk peningkatan penyelenggaraan

Pemerintah.
 28

8. Melakukan Monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pemerintah tingkat

kelurahan secara langsung/tidak langsung untuk mengetahui

perkembangannya

9. Mengkonsultasikan tugas dengan atasan secara lisan maupun tertulis untuk

memperoleh petunjuk lebih lanjut dalam pelaksanaan tugas

10. Menyusun Laporan Pelaksanaan tugas secara berkala sebagai bahan evaluasi

11. Melaksanaka tugas lain yang diperintahkann oleh atasan untuk kelancaran

tugas kedinasan

4. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum

Melaksanakan tugas di bidang Ketentraman dan Ketertiban Umum di

tingkat Kecamatan berdasarkan Peraturan Perundang-undangan untuk

tertibnya keamanan wilayah. Dalam melaksanakan tugas Ketentraman dan

Ketertiban Umum menyelenggarakan fungsi ;

1. Menghimpun kebijakkan teknis di bidang Ketentraman dan Ketertiban

Umum sesuai kebutuhan sebagai Pedoman pelaksanaan tugas

2. Mengumpulkan data rawan konflik secara langsung/tidak langsung untuk

memperolah gambaran/keadaan wilayah kecamatan

3. Mengolah data rawan konflik sesuai jenisnya untuk mengetahui

perkembangannya

4. Menyusun Rencana kegiatan Ketentraman dan Ketertiban Umum sesuai

kebutuhan untuk menjadi program unit

5. Melaksanakan kegiatan Ketentraman dan Ketertiban Umum berdasarkan

Skala prioritas untuk terciptannya keamanan wilayah

 29

6. Menyeleggarakan pembinaan Ketentraman dan Ketertiban Umum melalui

pertemuan untuk peningkatan stabilitas keamanan wilayah

7. Melakukan penegakkan Pelaksanaan Peraturan Daerah, peraturan Kepala

Daerah dan Peraturan Perundang-undangan di Wilayah Kecamatan sesuai

jenis untuk perlindungan Hukum

8. Memproses masalah pertahanan sesuai jenis untuk perlindungan Hukum.

9. Mengkonsultasikan Pelaksanaan tugas dengan atasan secara lisan maupun

tertulis untuk memperoleh petunjuk lebih lanjut dalam pelaksanaan tugas

10. Menyusun Laporan hasil pelaksanaan tugas secara berkla sebagai bahan

evaluasi

11. Melaksanaka tugas lain yang diperintahkann oleh atasan untuk kelancaran

tugas kedinasan

5. Seksi Sosial dan Kesejateraan Rakyat

Melaksanakan tugas di bidang Sosial dan Kesejateraan Rakyat di tingkat

Kecamatan berdasarkan Peraturan Perundang-undangan untuk tertibnya

keamanan wilayah. Dalam melaksanakan tugas Sosial dan Kesejateraan

Rakyat menyelenggarakan fungsi ;

1. Menghimpun kebijakkan teknis di bidang Sosial dan Kesejateraan Rakyat

sesuai kebutuhan sebagai Pedoman pelaksanaan tugas

2. Mengumpulkan data Sosial dan Kesejateraan Rakyat untuk memperolah

gambaran/keadaan Masyarakat.

3. Mengolah data Sosial dan Kesejateraan Rakyat sesuai jenisnya untuk

mengetahui perkembangannya
 30

4. Menyusun Rencana kegiatan Sosial dan Kesejateraan Rakyat berdasarkan

kebutuhan untuk menjadi program unit

5. Menyelenggarakan kegiatan Sosial dan Kesejateraan Rakyat sesuai

kebutuhan untuk peningkatan taraf hidup masyarakat

6. Melakukan pembinaan di bidang Sosial dan Kesejateraan Rakyat secara

terpadu untuk peningkatan peran serta masyarakat dalam pembangunan

7. Memfasilitasi Bantuan Sosial sesuai kebutuhan untuk mengatasi

kesejangan Masyarakat

8. Melakukan monitoring Usaha Pengkatan Pendapatan Keluarga (UP2K)

secara langsung/tidak langsung untuk penigkatan kesejateraan masyarakat

9. Mengkonsultasikan Pelaksanaan tugas dengan Unit terkait melalui rapat

untuk menyatukan pendapat

10. Membuat Laporan hasil pelaksanaan tugas secara berkla sebagai bahan

evaluasi

11. Melaksanaka tugas lain yang diperintahkann oleh atasan untuk kelancaran

tugas kedinasan

6. Seksi Ekonomi dan Pembangunan

Melaksanakan tugas di bidang Ekonomi dan Pembangunan di tingkat

Kecamatan berdasarkan Peraturan Perundang-undangan untuk tertibnya

keamanan wilayah. Dalam melaksanakan tugas Ekonomi dan Pembangunan

menyelenggarakan fungsi ;

1. Menghimpun kebijakkan teknis di bidang Ekonomi dan Pembangunan

sesuai kebutuhan sebagai Pedoman pelaksanaan tugas

 31

2. Mengumpulkan data Potensi Kecamatan melalui Profil Kelurahan untuk

memperolah gambaran/keadaan Ekonomi Kemasyarakat.

3. Mengolah data Potensi Kecamatan sesuai jenis untuk menjadi rencana

kegiatan unit.

4. Menyusun Rencana kegiatan Pembangunan Ekonomi kemasyarakatan

berdasarkan skala prioritas untuk peningkatan kesejateraan masyarakat

5. Menyelenggarakan kegiatan pembangunan ekonomi kemasyarakatan

berdasarkan skala prioritas untuk peningkatan kesejateraan masyarakat

6. Melakukan bimbingaan teknik Pembangunan ekonomi kemasyarakatan

melalui pertemuan untuk peningkatan peran serta masyarakat dalam

pembangunan

7. Memonitoring pengunaan dana pembangunan Desa/Kelurahan (DPDK)

secara langsung/tidak langsung untuk tertibnya Administrasi

8. Mengkonsultasikan Pelaksanaan tugas dengan atasan baik lisan maupun

secara tertulis untuk memperoleh petunjuk lebih lanjut

9. Membuat Laporan hasil pelaksanaan tugas secara berkla sebagai bahan

evaluasi

10. Melaksanaka tugas lain yang diperintahkann oleh atasan untuk kelancaran

tugas kedinasan

7. Kelompok Fungsional
 32

1. Kelompok Funsional melaksanakan tugas Khusus sesuai bidang keahlian

dan kebutuhan.

2. Kelompok Jabatan Fungsional yang terdiri dari sejumlah tenaga, dalam

jenjang Jabatan Fungsional yang terdiri dari berbagai kelompok sesuai

keahliannya

3. Jumlah Tenaga Fungsional ditentukan berdasarkan kemampuan, kebutuhan,

keahlian dan beban kerja

4. Pengangkatan dan Pemberhentian Tenaga Fungsional dilakukan sesuai

ketentuan Perundang-undangan yang berlaku.

Tahap perancangan sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama, yaitu
sebagai berikut :
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang

lengkap kepada pemrogram.

Untuk mencapai tujuan ini, analis sistem harus dapat mencapai sasaran-

sasaran sebagai berikut :

1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah

digunakan.

2. Rancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama suatu organisasi.

3.2. Gambaran Umum Sistem

 33

Sebelum peneliti menggambarkan aliran dokumen yang terjadi dalam sistem

terlebih dahulu dijelaskan pemakai yang berkaitan dengan sistem sebagai berikut :

1. Penduduk , Warga penduduk yang mengurus Kartu Keluarga, penduduk

wajib KK/KTP dan pemilihan KK/KTP.

2. Bagian Administrasi, penanggung jawab seluruh kegiatan dan administrasi

penduduk baik yang mengurus Kartu Keluarga maupun penduduk yang wajib

KK/KTP.

3. Kepala Kantor, pihak manajemen yang mencakup memimpin pada kantor

Camat Kota Timur.

3.2.1. Dokumen Flow

 34

Bagian Administrasi Penduduk Kepala Kantor

D
Mulai

1
2 2
Mencatat
Data Kelurahan Formulir Daftar
Kelurahan

1 A
2 E
Daftar
Kelurahan Mengisi Formulir
A Kependudukkan
D 2
Daftar
Mencatat Data Ling. Lingkungan
Sekecamatan 1
Cetak Formulir 2
Kependudukkan A
F
1 A
2 A
Daftar
Lingkungan 2
C
Daftar
E RT

2 A
Mencatat Data RT C
Sekecamatan Kartu
Keluarga

A
2
1
Laporan
2
Daftar Kependudukkan
RT

F
Selesai

Membuat Formulir
Kependudukkan

1
2
Formulir

Bagian Administrasi Penduduk Kepala Kantor

 35

Membuat Kartu
Keluarga

1
Laporan 2
Kependudukkan

C
A

Gambar 3.2 : Dokumen Flowchart

 36

3.2.2. Sistem Yang diusulkan

Mulai

Input Data
Kecamatan

Merekam
Mencatat data
data
Kelurahan
kependudukan
a
Bag. Kelurahan
Administrasi Daftar Kartu
Kelurahan Keluarga
a
Bag.
Administrasi
Mencatat data
Mencetak
Lingkungan
Laporan
Kependudukan

Lingkungan
Daftar
c
Lingkungan
Laporan
Kepala
Kependudukan
Kantor

Mencatat data
Lingkungan
Selesai
b
RT/RW
Penduduk Daftar
RT/RW

Merekam
Biodata
Penduduk

Biodata

Daftar
Penduduk

Gambar 3.3 Sistem Yang Diusulkan

 37

3.2.3. Diagram Konteks

Diagram konteks mengambarkan hubungan input/output antara sistem

dengan kesatuan luar, adapun diagram konteks Sistem Informasi Administrasi

Kependudukkan pada Kantor Camat Kota Timur Kota Gorontalo dengan aliran

data secara umum sebgaai berikut :

- Diagram Konteks

a. b.

Penduduk Bagian
Biodata Penduduk Daftar Penduduk Administrasi

0
Kartu Keluarga
Data Desa/Kelurahan
Sistem Informasi Administrasi Data Lingkungan
Kependudukkan Data RT
Data Cat. Kependudukkan

Lap. Kependudukkan
Daftar Penduduk

c.

Kepala
Kantor

Gambar 3.4 Diagram Konteks

 38

3.3 Diagram Arus Data

Diagram arus data digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang

telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau

lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan. Arus data merupakan salah satu

simbol yang digunakan dalam diagram arus data. Adapun simbol-simbol yang

digunakan untuk menggambarkan diagram arus data, sebagai berikut :

3.3.1. Diagram Berjenjang

Adapun diagram berjenjang /HIPPO (Hierarchy Plus Input Output) dari

Sisitem Informasi Administrasi Kependudukkan ini adalah sebagai berikut :

 39

- Diagram Berjenjang

Sistem Informasi Administrasi

Kependudukkan

1 2 3 4

Memproses Data Cetak

Rekam Data Rekam Data
Administrasi Laporan
Pendudukkan Kependudukkan
Kecamatan

2.1 2.2 2.3 2.4 4.1 4.2 4.3

Rekam Data Desa/ Rekam Data Rekam Data Cetak Data Cetak Daftar Cetak Kartu Cetak Laporan
Lingkungan Lingkungan RT Lingkungan Penduduk Keluarga Kependudukkan

Gambar 3.5 Diagram proses berjenjang

 40

3.3.2. Diagram Arus Data Level 0

a.

Penduduk
Biodata Penduduk

1P

b.
Rekam Data
Biodata Penduduk
Pendudukkan
Bagian
Administrasi F1 Penduduk

Data Desa/Kel
2
Data Lingkungan Data Desa/Kelurahan
Data RT
Memproses Data F2 Desa/Kelurahan
Administrasi Data RT
Data Lingkungan Kecamatan
F4 R T

F3 Lingkungan Data RT

Data Lingkungan Data Desa/Kelurahan

3
Biodata Penduduk
Data Kependudukkan Rekam Data
Kependudukkan

Data Kependudukkan

F5 Kependudukkan
Data Penduduk 4 Data Penduduk

Kartu Keluarga Cetak c.

Data Desa/Kelurahan Laporan Daft. Penduduk
Kepala
Lap. Kependudukkan
F2 Desa/Kelurahan Kantor
a.

Penduduk

Gambar 3.6 Diagram Arus Data Level 0

 41

3.3.3. Diagram Arus Data Level 1 Proses 1

a.

Penduduk
4

Cetak
1
Biodata Penduduk Laporan
Biodata Penduduk
F1 Penduduk 4
Rekam Data
Pendudukkan

Gambar 3.7 Diagram Arus Data Level 1 Proses 1

3.3.4. Diagram Arus Data Level 1 Proses 2

2.1P

Rekam Data Desa/

Data Desa/Kelurahan Lingkungan F2 Desa/Kelurahan

Data Desa/Kelurahan

b. 2.2P

Bagian Data Lingkungan

Administrasi Data Lingkungan Rekam Data
F3 Lingkungan
Lingkungan

2.3P
Data Lingkungan
Data R T
Rekam Data
RT Data R T
F4 RT

2.4P Data Desa/Kelurahan

Daftar Penduduk
Cetak Data
Desa/Lingkungan

Gambar 3.8 Diagram Arus Data Level 1 Proses 2

 42

3.3.5. Diagram Arus Data Level 1 Proses 3

b.

Bagian
Administrasi

3
Data Kependudukkan
Rekam Data
Kependudukkan Data Kependudukkan

F5 Kependudukkan 3

Gambar 3.9 Diagram Arus Data Level 1 Proses 3

3.3.6. Diagram Arus Data Level 1 Proses 4

b.
Daftar Penduduk 4.1P
Bagian
Administrasi F1 Penduduk 2
Cetak Daftar
Penduduk Data Penduduk

a.

Penduduk Data Penduduk

Kartu Keluarga 4.2P
F2 Desa/Kelurahan
Cetak Data Desa/Kelurahan
Kartu Keluarga F3 Lingkungan
Data Lingkungan
3 RT
F4
Data R T
Data Kependudukkan
4.3P
F5 Kependudukkan c.
Lap. Kependudukkan
Data Kependudukkan Cetak Laporan Kepala
Kependudukkan Kantor

Gambar 3.10 Diagram Arus Data Level 1 Proses 4

 43

3.4 Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan

informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus data

yang ada pada diagram arus data. Diagram arus data sifatnya global yang

ditunjukkan hanya nama arus datanya saja.

Nama Arus Data : Biodata Penduduk

Penjelasan : Biodata Penduduk yang mengurus kartu keluarga
Periode : Non periodik
Arus Data : a – 1P – F1,
F1 – 3;

No. Nama Item Tipe Panjang Keterangan

1 No_ktp Text 6 Nomor kartu tanda penduduk
2 Nama_lgkp Text 70 Nama Lengkap
3 Nik Text 08 Nomor Induk Keluarga
4 Jen_Kel Text 07 Jenis Kelamin
5 Agama Text 07 Agama
6 Stawin Text 20 Status Kawin
7 Pend Text 15 Pendidikkan
8 Pekerjaan Text 15 Pekerjaan
9 Nm_ayah Text 25 Nama Ayah
10 Nm_ibu Text 25 Nama Ibu
Tabel 3.2 Kamus Biodata Penduduk

Nama Arus Data : Data Desa/Kelurahan

Penjelasan : pencatatan data Desa/Kelurahan
Periode : Non periodik
Arus Data : b-2, 2-F2, F2-3, F2-4, F2-2.4P,
F2-4.1P, F2-4.2P, F2-4.3P

No. Nama Item Tipe Panjang Keterangan

1 Kd_kel Text 6 Kode Desa/Kelurahan
2 Nm_desa Text 25 Nama Desa/Kelurahan
3 Alamat_ktr Text 50 Alamat Kantor
Tabel 3.3 Kamus Data Desa/Kelurahan

Nama Arus Data : Data Lingkungan

 44

Penjelasan : Pencatatan data Lingkungan

Periode : Non periodik
Arus Data : b-2, 2-F3, F3-3, b-2.2P,
2.2P-F3, F3-2.3P

No. Nama Item Tipe Panjang Keterangan

1 Kd_ling Text 7 Kode Lingkungan
2 Nm_ling Text 30 Nama Lingkungan
3 Alamat_ling Text 25 Alamat Lingkungan
Tabel 3.4 Kamus Data Lingkungan

Nama Arus Data : Data RT

Penjelasan : Pencatatan data RT
Periode : Non Periodik
Arus Data : b-2, 2-F4, F4-3,
b-2.3P, 2.3P-F4

No. Nama Item Tipe Panjang Keterangan

1. Kd_RT Text 7 Kode RT
2. Nm_RT Text 30 Nama RT
3. Alamat_RT Text 25 Alamat RT
Tabel 3.5 Kamus Data RT

Nama Arus Data : Data Kependudukan

Penjelasan : Data Penduduk yang mengurus kartu keluarga
Periode : Non periodik
Arus Data : b-4, F5-4.3P
No. Nama Item Tipe Panjang Keterangan
1 No_ktp Text 6 Nomor kartu tanda penduduk
2 Nama_lgkp Text 70 Nama Lengkap
3 Nik Text 08 Nomor Induk Keluarga
4 Jen_Kel Text 07 Jenis Kelamin
5 Agama Text 07 Agama
6 Stawin Text 20 Status Kawin
7 Pend Text 15 Pendidikkan
8 Pekerjaan Text 15 Pekerjaan
9 Nm_ayah Text 25 Nama Ayah
10 Nm_ibu Text 25 Nama Ibu
Tabel 3.6 Kamus Data kependudukan

3.5 Rancangan Sistem Secara Umum

 45

3.5.1. Rancangan Output Secara Umum

Output merupakan produk dari sistem informasi yang dapat di lihat. Output

ini dapat berupa hasil yang dikeluarkan di media keras (kertas dan lain-lain) dan

output yang berupa hasil dikeluarkan ke media lunak (tampilan di layar).

Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan-keterangan tabel

atau grafik. Yang paling banyak dihasilkan adalah output yang berbentuk tabel

akan tetapi sekarang dengan kemampuan teknologi komputer yang dapat

menampilkan output dalam bentuk grafik, maka output berupa grafik juga mulai

banyak dihasilkan.

Rancangan output secara umum ini dapat dilakukan dengan langkah-

langkah, sebagai berikut:

1. Menentukan kebutuhan output dari sistem baru.

Output yang akan di rancang dapat ditentukan dari diagram arus data sistem

baru yang telah di buat.

2. Menentukan parameter output.

Setelah output-output yang akan di rancang dapat ditentukan, maka parameter

dari output juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi : tipe dari output,

format, media yang digunakan, alat output yang digunakan, jumlah

tembusannya, distribusinya dan periode output.

RANCANGAN OUTPUT SECARA UMUM

 46

Untuk : Kantor Kecamatan Kota Timur Kota Gorontalo

Sistem : Sistem Administrasi Kependudukkan
Tahap : Rancangan sistem secara umum.

Kode Tipe Format Alat

Nama Output Jumlah Distribusi Periode
Output Output Output Output
- Bagian Pengurusan
O-001 Kartu Keluarga Internal Tabel Printer 2 Administrasi Kartu
- Penduduk Keluarga
- Penduduk
O-002 Daftar Penduduk Internal Table Printer 2 - Bag. Setiap Bulan
Administrasi

Laporan - Kepala
O-003 Internal Tabel Printer 3 Bulanan
Kependudukkan Kantor

Tabel 3.7 Daftar Output yang didesain

3.5.2. Rancangan Input Secara Umum

Bila kita berpikir tentang input, maka kita juga akan berpikir tentang alat

input yang digunakan, misalnya keyboard dan sebagainya. Alat input ini terdiri

atas dua golongan, yaitu : alat input langsung dan alat input tidak langsung. Alat

input langsung merupakan alat input yang langsung dihubungkan dengan CPU,

misalnya : keyboard, lightpen dan sebagainya. Sedangkan alat input tidak

langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya : key to card, key to tape dan key to

disk.

Dalam penggunaan alat input, proses dari input dapat melibatkan tiga

tahapan utama, yaitu :

1. Penangkapan data (data capture), merupakan proses mencatat kejadian

nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan oleh organisasi kedalam

dokumen dasar. Dokumen dasar ini merupakan bukti transaksi.

2. Penyiapan data (data preparation), yaitu mengubah data yang telah di

tangkap kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin.

 47

3. Pemasukan data (data entry), merupakan proses membacakan atau

memasukkan data kedalam komputer.

Untuk tahap desain input secara umum, yang perlu dilakukan adalah

mengidentifikasi terlebih dahulu input-input yang akan didesain secara rinci

tersebut. Langkah-langkah ini adalah sebagai berikut :

1. Menentukan kebutuhan input dari sistem baru.

Input yang akan di rancang dapat ditentukan dari diagram arus data yang

telah dibuat Menentukan parameter input.

Setelah input-input yang akan di rancang telah dapat ditentukan , maka

parameter selanjutnya juga dapat ditentukan, parameter ini meliputi :

- Bentuk dari input.

- Sumber input.

- Jumlah tembusan untuk input dasar berupa dokumen dasar dan

distribusinya.

- Alat input yang digunakan.

- Volume input.

- Periode input.

RANCANGAN INPUT SECARA UMUM

Untuk : Kantor Camat Kota Timur Kota Gorontalo

 48

Sistem : Sistem Administrasi Kependudukkan

Tahap : Rancangan sistem secara umum.

Kode Sumber
Nama Input Distribusi Periode
Input Input
- Penduduk Setiap Pengurusan
I-01 Biodata Penduduk
- Bag. Administrasi Kartu Keluarga
Bag.
I-02 Data Desa/Kelurahan - Bag. Administrasi Non periodik
Administrasi
Bag.
I-03 Data Lingkungan - Bag. Administrasi Non Periodik
Administrasi
Bag.
I-04 Data RT - Bag. Administrasi Non Periodik
Administrasi
- Penduduk
I-05 Data Kependudukkan Penduduk Non Periodik
- Bag. Administrasi
Tabel 3.8 Daftar Input yang didesain

3.5.3. Rancangan Basis Data

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu

dengan yang lainnya, tersimpan disimpanan luar komputer untuk kemudian

dimanipulasi. Basis data merupakan salah satu komponen yang penting pada

sistem informasi bagi para pemakainya. Penerapan basis data dalam sistem

informasi disebut dengan Sistem Basis Data.

Untuk tahap perancangan basis data secara umum, yang perlu dilakukan

adalah mengidentifikasi terlebih dahulu file-file yang dibutuhkan oleh sistem

informasi. File-file basis data yang dibutuhkan oleh sistem dapat dilihat pada

gambar dalam bentuk diagram arus data. Langkah-langkah rancangan basis data

secara umum adalah sebagai berikut :

1. Menentukan kebutuhan file basis data untuk sistem baru.

File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari diagram arus data sistem baru

yang telah.
 49

2. Menentukan parameter dari file basis data.

Setelah file-file yang dibutuhkan telah dapat ditentukan, maka parameter dari

file selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini dapat meliputi :

- Tipe file : file induk, file transaksi dan lain-lain.

- Media file : harddisk, disket atau pita magnetik.

- Organisasi file : file sekuensial, file acak dan lain-lain.

- Field kunci dari file.

DAFTAR DATABASE YANG DIDESAIN

Untuk : Kantor Camat Kota Timur Kota Gorontalo

Sistem : Sistem Kependudukkan
Tahap : Rancangan sistem secara umum.
Kode
Nama File Tipe File Media File Field Kunci
File

F1 Penduduk Master Hard disk No.Ktp

F2 Desa/Kelurahan Master Hard disk Kode Desa

F3 Lingkungan Master Har disk Kode Lingkungan

F4 RT Master Hard disk Kode RT

F5 Kependudukkan Transaksi Hard disk NIK

Tabel 3.9 Daftar Data Base yang didesain

3.6 Rancangan Sistem Secara Terinci

3.6.1 Rancangan Output Secara Terinci

Rancangan Output mengambarkan model keluaran dari hasil proses sistem

yang menghasilkan suatu informasi. Model Keluaran dari sistem ini berupa media
 50

keluaran, yakni media keras dalam hal ini pencetakan ke printer dengan

mengunakan laporan yang dicetak ke sebuah kertas.

Adapun rancangan media keluaran dari Sistem Informasi Administrasi

Kependudukan pada Kantor Camat Kota Timur, adalah sebagai berikut :

- Rancangan Output Kartu Keluarga

KARTU KELUARGA

Kewargaan Tempat
No. Nama Lengkap Nik P/L Tanggal Lahir
Kode Imigrasi Lahir
9(02) X(30) 9(7) 9(1) X(07) X(7) X(30) 99/99/9999

Hubungan Nama
No. Agama Pendidikan Pekerjaan
Keluarga Bapak/Ibu
9(02) X(07) x(30) x(30) X(30) X(30)

Gorontalo, 99/99/9999
Kepala Lurah
Kecamatan Kota Timur
Kota Gorontalo (……………………..)
Daftar Penduduk
Gambar 3.11. Rancangan OutPut Kartu Keluarga
- Rancangan Output Daftar Penduduk
Periode : 99/99/9999
No.No.KTPNamaNikJenkelAgamaStawinPendidikPekerjaan9(2)

9(13)X(30)9(07)X(07)X(07)X(20)X(30)X(30)
Gorontalo, 99/99/9999
Camat Kota Timur

(………………….)
 51

Gambar 3.12. Rancangan Output Daftar Penduduk

 52

LAPORAN KEPENDUDUKAN

KECAMATAN KOTA TIMUR

PERIODE : 99/99/9999

Penduduk Awal Lahir Bulan Ini Mati Bulan ini Pendatang Bulan Ini Pindahan Bulan Ini Penduduk Akhir Bulan
No Kelurahan
L P L+P L P L+P L P L+P L P L+P L P L+P L P L+P
X(02) X(30) 9(05) 9(05) 9(05) 9(05) 9(05) 9(05) 9(05) 9(05) 9(05) 9(05) 9(05) 9(05) 9(05) 9(05) 9(05) 9(05) 9(05) 9(05)

Camat Kota Timur

Kasie Pemerintahan

(……………………….)

Gambar 3.12. Rancangan Output Laporan Kependudukan

 53

3.6.2 Rancangan Input Secara Terinci

Rancangan Input ini dirancang nerdasarkan bentuk dokumen-dokumen yang

digunakan untuk menangkap data input beserta kode-kode yang digunakan.

Adapun bentuk dari dokumen yang dirancang akan digunakan sebagai dasar

penginputan data ke sistem komputer dapat dilihat pada gambar berikut :

1. Form Input Data Kelurahan

Gambar 3.13. Data Kelurahan/Desa

2. Form Input Data Lingkungan

Gambar 3.14. Data Lingkungan

 54

3. Form Input Data RT

Gambar 3.15. Data RT

4. Form Input Data RW

Gambar 3.16. Daa RW

 55

5. Form Input Penduduk

Gambar 3.17. Data Penduduk

3.6.3 Rancangan DataBase Secara Terinci

a. Rancangan File

 Tabel Biodata Penduduk

No Field Type Width Keterangan

1. No_ktp Text 06 Nomor KTP
2. Nama_lgkp Text 30 Nama Lengkap
3. Nik Text 08 Nomor Induk Keluarga
4. Jenkel Text 07 Jenis Kelamin
5. Agama Text 07 Agama
6. Stawin Text 20 Status Kawin
7. Pend Text 30 Pendidikan
8. Pekerjaan Text 30 Pekerjaan
9. Nama_ayah Text 30 Nama Ayah
10. Nama_ibu Text 30 Nama ibu
Tabel 3.10. Tabel Biodata Penduduk

 Tabel Kelurahan
 56

No Field Type Width Keterangan

1. Kd_kel Text 06 Kode Kelurahan
2. Nm_kel Text 30 Nama Kelurahan
3. Alamat_ktr Text 30 Alamat Kantor
Tabel 3.11. Tabel Kelurahan

 Tabel Lingkungan

No Field Type Width Keterangan

1. Kd_Ling Text 06 Kode Lingkungan
2. Nm_Ling Text 30 Nama Lingkungan
3. Alamat_Ling Text 30 Alamat Lingkungan
Tabel 3.11. Tabel Lingkungan

 Tabel RT

No Field Type Width Keterangan

1. Kd_RT Text 06 Kode RT
2. Nm_RT Text 30 Nama RT
3. Alamat_RT Text 30 Alamat RT
Tabel 3.12. Tabel RT

 Tabel Kependudukan

No Field Type Width Keterangan

1. No_ktp Text 06 Nomor KTP
2. Nama_lgkp Text 30 Nama Lengkap
3. Nik Text 08 Nomor Induk Keluarga
4. Jenkel Text 07 Jenis Kelamin
5. Agama Text 07 Agama
6. Stawin Text 20 Status Kawin
7. Pend Text 30 Pendidikan
8. Pekerjaan Text 30 Pekerjaan
9. Nama_ayah Text 30 Nama Ayah
10. Nama_ibu Text 30 Nama ibu
11. Alamat Text 30 Alamat
12 Kelurahan Text 30 Kelurahan
13. RT Text 03 RT
14. RW Text 03 RW
15 Kec Text 30 Kecamatan
16. Kab Text 30 Kabupaten
Tabel 3.13. Tabel Kendudukan

b. Relasi Tabel
 57

Gambar 3.19. Relasi Tabel

3.7 Rancangan Menu

Dalam sistem informasi Administrasi Kependudukan ini, program dirancang

ke dalam beberapa modul yang disesuaikan dengan proses yang ada di diagram

arus data. Semua modul yang selanjutnya diintegrasikan dengan mengunakan

menu sebagai berikut :

File Cetak

Data Kelurahan Kartu Kel

Penduduk
Data Lingkungan
Lap. Kependudukan
Data RT
Data RW
Data Penduduk

Gambar 3.20. Rancangan Menu Utama

3.8 Implementasi
 58

Secara umum alur perintah program menunjukkan langkah menampilkan

informasi data secara menyeluruh. Tingkat ketergantungan informasi dari langkah

program sangat besar, hal ini didasari oleh metode akses data yang diusahakan

sedapat mungkin mampu menjadi representasi komunikasi yang utuh terhadap

kesatuan informasi database setiap entitas.

Adapun tujuan implementasi sistem, adalah sebagai berikut:

1. Menyelesaikan rancangan sistem yang ada dalam dokumen

rancangan sistem yang disetujui.

2. Menulis, menguji, dan mendokumentasi program-program dan

prosedur-prosedur yang diperlukan oleh rancangan sistem.

3. Memastikan bahwa personil dapat mengoperasikan sistem baru.

4. Memperhitungkan bahwa sistem memenuhi permintaan pemakai.

Untuk menjalankan Aplikasi ini dibutuhkan spesifikasi hardware dan

software serta sistem operasi yang dapat di lihat pada tabel berikut :

- Komputer PC Intel Pentium IV MMX

- Memory Minimal 256 MB

- Hardisk 10 GB

- Sistem Operasi Windows 9x, 2000, ME, XP

- Visual Basic 6.0