RUMAH SAKIT UMUM DAERAH TEBET

PROVINSI DAERAH KHUSU IBU KOTA JAKARTA

PANDUAN PENGADAAN PERALATAN MEDIS
BAB I
DEFINISI

1. Peralatan Medis adalah peralatan, apparatus, mesin, peralatan yang tidak mengandung obat
yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankan penyakit,
merawat orang sakit serta memulihkan kesehatan pada manusia dan atau untuk membentuk
struktur dan memperbaiki fungsi tubuh.
2. Perlengkapan Medis adalah suatu kelengkapan untuk menunjang kegiatan medis dan
peralatan medis.
3. Pengadaan peralatan / perlengkapan medis Rumah Sakit Umum Daerah Tebet adalah
kegiatan pengadaan peralatan / perlengkapan medis dilingkungan Rumah Sakit.
4. Pengguna peralatan / perlengkapan medisadalah Unit – unit yang berhubungan dengan
medis di lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Tebet
5. Pemasok peralatan / perlengkapan medis adalah badan usaha atau orang perseorangan
yang kegiatan usahanya menyediakan peralatan / perlengkapan medis.
6. Unit khusus pengadaan suatu bagian yang mengurusi segala bentuk pengadaan barang /
jasa dalam hal ini diwakili oleh Departemen Umum Korporate
7. Spesifikasi peralatan adalah suatu rincian tentang hal-hal yang khusus terhadap suatu
peralatan.
8. Pejabat pengadaan adalah personil yang diangkat oleh pengguna peralatan / perlengkapan
medisatau pejabat berwenang di lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Tebet, yang

Panduan Pengadaan Peralatan Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tebet

 selanjutnya dibebankan tugas dan kewajiban untuk melaksanakan pemilihan penyedia
peralatan / perlengkapan medis.
9. Panitia pengadaan adalah tim yang diangkat oleh pimpinan unit khusus pengadaan untuk
melaksanakan pemilihan penyedia peralatan / perlengkapan medis.
10. Staf pengadaan adalah personil unit khusus pengadaan / unit kerja di lingkungan Rumah
Sakit Umum Adhyaksa yang secara operasional bertugas menyusun dokumen administrasi
berkaitan dengan proses pengadaan peralatan / perlengkapan medis di lingkungan Rumah
Sakit.
11. Tim Teknis adalah personil yang memiliki keahlian dalam bidang khusus dan diangkat oleh
pengguna peralatan / perlengkapan medis sebagai tim yang membantu panitia / pejabat
pengadaan dalam menetapkan dan menilai kualifikasi teknis penyedia peralatan /
perlengkapan medis, serta dapat pula dibebankan tugas dalam proses pemeriksaan dan
penerimaan barang atau pengawasan pelaksanaan pekerjaan jasa yang disediakan oleh
penyedia peralatan / perlengkapan medis.
12. Pemilihan penyedia peralatan / perlengkapan medis adalah kegiatan untuk menetapkan
penyedia peralatan / perlengkapan medis yang akan ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan.
13. Dokumen pengadaan adalah dokumen yang disiapkan oleh panitia / pejabat pengadaan
sebagai pedoman dalam proses pembuatan dan penyampaian penawaran oleh calon penyedia
peralatan / perlengkapan medis serta pedoman evaluasi penawaran oleh panitia / pejabat
pengadaan.
14. Kontrak adalah perikatan antara pengguna peralatan / perlengkapan medis dengan penyedia
peralatan / perlengkapan medis dalam pelaksanaan pengadaan peralatan / perlengkapan
medis, dalam bentuk SPK (Surat Perintah Kerja) dan Surat Perjanjian.
15. Surat jaminan adalah jaminan tertulis yang dikeluarkan bank umum atau lembaga
keuangan lainnyayang ditetapkan oleh pemerintah, disampaikan oleh penyedia peralatan /
perlengkapan mediskepada pengguna peralatan / perlengkapan medis untuk menjamin
terpenuhinya persyaratan / kewajiban penyedia peralatan / perlengkapan medis.
16. Pembelian langsung adalah pembelian peralatan / perlengkapan medis secara langsung
tanpa menggunakan kontrak, surat pemesanan barang dan lain-lain terhadap peralatan /
perlengkapan medisyang diperlukan.

Panduan Pengadaan Peralatan Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tebet

17. Swakelola adalah pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan, dan diawasi
sendiri.

BAB II
RUANG LINGKUP

Panduan pengadaan peralatan / perlengkapan medis ini berlaku untuk pengadaan peralatan /
perlengkapan medis yang dilakukan oleh Rumah Sakit Umum Adhyaksa sebagai suatu penyedia
layanan kesehatan bagi masyarakat. Dimana sumber dana yang di gunakan untuk pengadaan ini
adalah APBD dan BLUD
Ruang lingkup dari buku panduan ini yaitu mencakup tentang :
1. Tahap-tahap yang dilakukan dalam kegiatan pengadaan peralatan dan perlengkapan medis di
Rumah Sakit Umum Daerah Tebet. Yang meliputi :
a. Tahap perencanaan :
Tahap dimana suatu kegiatan pengadaan peralatan dan perlengkapan medis
direncanakan dari segi kebutuhan, jumlah, jenis, spesifikasi dan besar anggarannya.
b. Tahap pengadaan :
Tahap dimana suatu proses pengadaan ini mulai dilakukan daripemilihan unit atau
peralatan, penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan,pemilihan
dan penetapan pemasok, pembuatan kontrak perjanjian, pemantauan status pemesanan,
penerimaan dan pemeriksaan peralatan, pembayaran, Penyimpanan, Pendistribusian dan
Pengumpulan informasi mengenai peralatan yang telah di beli
2. Ketentuan-ketentuan teknis pengadaan yang mencakup sebelum kegiatan pengadaan
dimulai sampai dengan ketentuan setelah peralatan diadakan.

Panduan Pengadaan Peralatan Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tebet

 BAB III
TATA LAKSANA

1. TAHAP PENGADAAN
Tahapan dalam pengadaan peralatan / perlengkapan medis meliputi :
A. Tahap perencanaan
B. Tahap pengadaan

A. Tahap Perencanaan
Perencanaan dilakukan untuk menetapkan jenis dan jumlah peralatan / perlengkapan
medis yang tepat sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan.
Dalam merencanakan pengadaan peralatan / perlengkapan medis diawali dengan
kompilasi data yang disampaikan dari masing-masing unit pelayanan medis.
Tahap-tahap yang dilalui dalam proses perencanaan peralatan / perlengkapan medis
adalah :
1. Tahap pemilihan peralatan / perlengkapan medis, dimana pemilihan peralatan /
perlengkapan medis didasarkan pada spesifikasi dan kegunaan dari peralatan /
perlengkapan medis yang direncanakan.
2. tahap kompilasi pemakaian peralatan/perlengkapan medis, untuk memperoleh
informasi mengenai :
a. Penggunaan peralatan medis pada masing-masing unit pelayanan medis.
b. Prosentase pemakaian peralatan medis pada masing-masing unit pelayanan medis.
c. Pemakaian rata-rata pada masing-masing jenis peralatan medis
3. Tahap Perhitungan Kebutuhan
a. Metode Kelengkapan
Metode berdasarkan belum terlengkapinya peralatan medis karena tuntutan
kebutuhan pelayanan medis yang mutakhir.Metode ini perlu memperhatikan
perkembangan teknologi terkini dan kebutuhan masyarakat akan peralatan medis
tersebut.

Panduan Pengadaan Peralatan Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tebet

 b. Metode penggunaan
Metode yang gunakan berdasarkan analisa data banyaknya pemakaian di tahun
sebelumnya.
c. Metode proyeksi tingkat pelayanan dari keperluana anggaran
Metode ini yang digunakan buntuk memperkirakan biaya keperluan pengadaan
peralatan berdasarkan biaya per pasien yang menggunakannya

B. Tahap Pengadaan Peralatan

Pengadaan merupakan proses penyediaan peralatan / perlengkapan medisbaik berupa unit
atupun suku cadang yang dibutuhkan di Rumah Sakit dan unit pelayanan kesehatan
lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari pabrik pembuat,
distributor atau pedagang besar peralatan / perlengkapan Medis
1. Siklus pengadaan peralatan
Pada siklus dalam kegiatan pengadaan disini merupakan suatu rangkaian dalam
mengambil keputusan dan tindakan dalam menentukan unit peralatan yang diperoleh,
harga yang harus dibayarkan dan kualitas peralatan medis yang diterima.
Siklus pengadaan mencakup beberapa hal yaitu :
- Pemilihan unit atau peralatan
- Penyesuaian kebutuhan dan dana
- Pemilihan metode pengadaan
- Pemilihan dan penetapan pemasok
- Pembuatan kontrak perjanjian
- Pemantauan status pemesanan
- Penerimaan dan pemeriksaan peralatan
- Pembayaran
- Penyimpanan
- Pendistribusian
- Pengumpulan informasi mengenai peralatan yang telah di beli.
2. Jenis pengadaan peralatan / perlengkapan medis dirumah sakit terdiri dari :
a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
 Pengadaan Unit peralatan
Panduan Pengadaan Peralatan Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tebet
  Pengadaan assesories dan perlengkapan peralatan
 Pengadaan suku cadang peralatan
b. Berdasarkan sifat penggunaannya :
 Pengadaan Unit / mesin utama dengan instalasi besar
 Pengadaan Unit / mesin utama dengan instalasi ringan
 Pengadaan peralatan atau perlengkapan (accessories) sekali pakai
 Pengadaan peralatan atau perlengkapan (accessories) dengan pemakaian
berulang-ulang.
c. Berdasarkan waktu pengadaan
 Pembelian Tahunan, merupakan pembelian sesuai dengan perencanaan tahunan
oleh masing masing departemen sesuai dengan perencanaan anggaran tahunan
rumah sakit.
 Pembelian terjadwal, merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu.
Misalnya : 1 bulanan, 3 bulanan, atupun 6 bulanan
 Pembelian tanpa direncanakan atau setiap saat dimana pada saat tertentu
peralatan atau perlengkapan tersebut sangat dibutuhkan.
Hal yang sangat diperhatikan dalam melakukan proses pengadaan agar pengadaan
tersebut dapat efektif yaitu :
 Perencanaan pembelian peralatan yang jumlah dan jenisnya secara tepat sesuai
kebutuhan.
 Memperoleh peralatan / perlengkapan medis dengan kualitas dan mempunyai
standar yang baik dan telah diketahui.
 Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
 Yakin terhadap kehandalan pemasok termasuk kualitas dan keterpercayaan
perusahan pemasok yang professional.
 Memperoleh peralatan dengan teknologi yang dapat mengaplikasikan kebutuhan
dengan rentang waktu yang lama .

Panduan Pengadaan Peralatan Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tebet

 3. Metode Pelaksanaan pengadaan peralatan
Sesuai dengan KEPRES No. 80 tahun 2003 Tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang dan
Jasa Pemerintah, metode pengadaan peralatandi ru dan perlengkapan medis di rumah
Rumah Sakit Umum Adhyaksa dibagi menjadi beberapa kategori, yaitu :
a. Pembelian
 Pelelangan (tender)
 Pemilihan langsung
 Penunjukan langsung
b. Kerjasama dengan pihak ke 3
c. Sumbangan / bantuan

4. Kriteria Umum Pemilihan Pemasok

Sesuai dengan Kriteria pemilihan pemasok sediaan peralatan / perlengkapan medis untuk
Rumah Sakit Umum Daerah Tebet, adalah :
a. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku Yaitu :
 Mempuyai ijin usaha yang melakukan produksi atau penjualan barang dari
Kementrian perdagangan dan atau kementrian Perindustrian.
 Produk yang di jual telah mempunyai surat ijin edar terhadap peralatan /
perlengkapan medis tersebut dari Kementrian Kesehatan RI dan dari Dinas
Kesehatan setempat.
b. Suplier dengan reputasi yang baik.
c. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk peralatan
/ perlengkapan medis..
5. Prinsip pengadaan peralatan / perlengkapan medis
Aspek standar universalnya mencakup sebagai berikut :
 Peralatan / perlengkapan medis tersebut telah mempunyai standar kualitas dan
keselamatan secara internasional ataupun nasional seperti :USFDA adalah salah
satu badan yang mengatur pedoman pada manufaktur peralatan, Sertifikasi yang
diterima secara luas lainnya adalah ISO (International Standar Organitation), IEC

Panduan Pengadaan Peralatan Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tebet

 (International Electro teknis Komite) dan CE sertifikasi dari Uni Eropa, adan SNI
(Standar Nasional Indonesia)
 Pengadaan secara kompetitif
Pada tender terbatas, hanya pemassok yang telah melewati prakualifikasi yang
diizinkan mengikuti.
 Adanya komitmen pengadaan
Suplier harus menjamin pasokan peralatan atau pun perlengkapan yang
kontraknya telah ditandatangani khususnya jaminan setelah penjualan (after sales)
 Jumlah peralatan / perlengkapan medis sesuai baik secara quantitas maupun
spesifikasi.
 Jumlah peralatan yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata
 Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti
 Kembangkan kepastian pembayaran
 Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga
 Prosedur tertulis dan transparan
 Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18
tahun 2000
 Umumkan hasil pelelangan kepada public
 Pembagian Fungsi
 Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu
 Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam aspek
perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis peralatan medis, pemilihan
suplier dan pelelangan
 Program Jaminan Mutu Produk
 Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap
dokumen
 Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test uji fungsi dan
kesesuaian.
 Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.
 Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian
pembayaran dan faktor lain yang berhubungan.
Panduan Pengadaan Peralatan Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tebet
  Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal
 Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan
 Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target
setidaknya setahun sekali
 Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar
(market), rencana pengadaan dan realisasi

2. KETENTUAN TEKNIS PENGADAAN

Pengadaan suatu peralatan berdasarkan atas rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) yang telah
ditetapkan sebelumnya , RKS sekurang-kurangnya memuat beberapa syarat yaitu :
 Syarat Umum
 Syarat Administrasi
 Syarat Teknis
Dan diperlukan juga beberapa ketentuan khusus dalam pengadaan peralatan yaitu :
 Instalasi dilokasi pemakai, uji coba, dan uji fungsi.
 Latihan/ pendidikan tenaga pelaksana
 Layanan purna jualnya, termasuk ketersediaan suku cadang.
Hal-hal Teknis yang perlu diperhatikan dalam kontrak pengadaan peralatan yaitu :
a. Kontrak harus dilengkapi dengan spesifikasi teknis yang lengkap, brosur, kataloq, merk
dan tipe termasuk keperluan desain pra instalasi yang sesuai untuk setiap peralatan.
b. Peralatan harus melalui proses pemeriksaan fisik dan uji fungsi sebelum alat diterima.
c. Bahan operasional yang diperlukan untuk uji fungsi peralatan harus disediakan oleh
pemasok/rekanan.
d. Ketentuan mengenai pelatihan tenaga operator ddan teknisi adalah sebagai berikut:
 Sasaran yang akan dicapai
 Jumlah Peserta
 Lama pelatihan
 Tempat Pelatihan
e. Kelengkapan data teknis penyerta yang harus disertakan pada alat yang akan diterima.
f. Ketentuan mengenai uji coba peralatan yang akan dilaksanakan adalah sebagai berikut:

Panduan Pengadaan Peralatan Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tebet

  Masa uji coba
 Kewajiban pemasok / rekanan
 Kewajiban tenaga operator
g. Ketentuan mengenai pemeliharaan peralatan sebagai berikut :
 Jangka waktu pemeliharaan
 Jadwal Pemeliharaan untuk setiap alat
 Jenis kegiatan pemeliharaan
h. Berlakunya masa garansi dan kewajiban melakukan pengujian ulang.
i. Diperlukannya sistem “recall” bila mana terdapat issue peralatan yang membahayakan
dan gagal produksi.
Ketentuan–ketentuan tersebut harus terperinci dan perlu mengikutsertakan pemakai dan
tenaga teknis rumah sakit yang mengetahui tentang peralatan, pada saat penyusunan RKS
dan kontrak.

Panduan Pengadaan Peralatan Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tebet

 BAB IV
DOKUMENTASI

Setiap kegiatan pengadaan peralatan medis dari mulai perencanaan,pelaksanaan dan hasilnya
harus dicatat atau didokumentasikan.

Dokumentasi dan pengumpulan data terkait dengan pemeliharaan peralatan medis adalah sebagai
berikut:
1. Hasil notulen rapat pembahasan pengadaan
2. Surat penawaran dari penyedia atau pemasok
3. Pengisian form tanda terima barang
4. Surat kontrak kerjasama yang telah disetujui masing-masing pihak terkait dengan pengadaan
peralatan medis.
5. Brosur peralatan yang ditawarkan berikut rincian spesifikasi peralatan medis
6. Pengisian form permintaan pembelian yang dibuat oleh unit yang meminta peralatan medis
7. Pengisian formulir uji fungsi dan pemeriksaan peralatan.
8. Pengisian formulir laporan kerja instalasi yang diisi oleh teknisi baik internal maupun
eksternal.
9. Surat atau sertifikasi garansi yang diterbitkan oleh pemasok perihal peralatan medis yang
telah diadakan

Panduan Pengadaan Peralatan Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tebet