Financial Closing in the General Ledger

a. General Ledger Closing

Langkah-langkah penutupan di dalam general ledger adalah sebagai berikut:

a. Pada awal tahun fiskal yang baru, program balance carry forward dijalankan. Hal ini
memastikan bahwa saldo dari G/L account dipindahkan ke tahun fiskal yang baru.

b. Periode posting dari tahun fiskal lama diblok dan periode khusus untuk entri penutup dibuka.
Penyesuaian teknikal antara transaction figure dan dokumen memastikan bahwa dokumen di-
post tanpa satupun kesalahan teknikal.

c. Dokumen dengan mata uang asing kemudian dievaluasi, dokumen accrual atau deferral di-
post dan GR/IR clearing account dianalisis. Selanjutnya, akun yang bersangkutan di-update.

d. Jika kita ingin membuat laporan keuangan untuk business area, kita harus membuat posting
penyesuaian ke business area. Saldo dari business area kemudian diatur menjadi nol.

e. Periode khusus kemudian dapat ditutup.

f. Untuk keperluan dokumentasi, balance audit trail dapat dilakukan dan laporan keuangan
dibuat. Laporan tambahan disiapkan untuk tujuan pelaporan yang legal.

b. Closing Cockpit

Closing Cockpit memungkinkan kita untuk membuat antarmuka terstruktur untuk

menjalankan transaksi dan program yang merupakan bagian dari proses yang kompleks, seperti
proses penutupan.
Closing cockpit sangat cocok ketika:

a. Aktivitas akan muncul kembali secara periodik

b. Lebih dari satu pihak yang bertanggung jawab dilibatkan

c. Aktivitas dilakukan di dalam proses yang memiliki urutan kronologi tetap atau ditentukan oleh
dependensi

d. Aktivitas harus didukung oleh antarmuka untuk semua yang terlibat

e. Status dari semua aktivitas periodik harus didokumentasi dan dibuat transparan dan tersedia
untuk semua yang terlibat

Untuk mendukung proses penutupan, closing cockpit menawarkan pilihan-pilihan

berikut:

a. Hirarki untuk menampilkan objek organisasi yang terlibat di dalam proses penutupan
b. Template daftar tugas berdasarkan struktur organisasi
c. Daftar tugas yang berasal dari template daftar tugas
d. Tampilan daftar di mana semua tugas yang harus dikelola atau dijalankan dari daftar
tugas masing-masing dibuat menjadi tersedia untuk pemrosesan atau untuk pengawasan
kemajuan tugas
e. Informasi rinci mengenai pengaturan teknikal dari tugas serta untuk menganalisis
background program
f. Dependensi untuk menampilkan kondisi yang merepresentasikan prasyarat untuk
memproses tugas individu
Schedule Manager
Schedule Manager tersedia untuk merencanakan, menyelesaikan, dan memantau proses kerja
yang kompleks.

Proses kerja dibuat sebagai rencana tugas di schedule manager. Rencana tugas semacam itu
hanya berisi daftar tugas. Dalam rencana kerja, tugas dapat dikelompokkan dalam kelompok
tugas. Tugas dapat berupa:

 Transaksi atau program yang akan dijalankan secara online

 Program dengan varian harus dijalankan di latar belakang
 Definisi alur kerja
 Catatan bertindak sebagai penampung untuk menjelaskan tugas yang tidak diproses
dalam sistem SAP

Karyawan yang diberi tanggung jawab untuk suatu tugas dapat merencanakan tugas mereka dari
rencana tugas, dari tinjauan harian, atau, jika perlu, menyelesaikannya secara online. Schedule
manager sangat berguna untuk prosedur penutupan, tetapi juga dapat digunakan untuk
pemrosesan harian. Ini dapat digunakan di semua buku besar pembantu di FI dan CO.

c. Accrual Engine
Pendapatan dan biaya, yang di-post di dalam periode posting yang spesifik, seringkali
berasal dari periode yang berbeda.
Ada dua metode di dalam sistem untuk posting seperti ini, yaitu:
a. Accrual
Biaya atau pendapatan adalah milik periode yang sedang berjalan, namun tidak di-post hingga
periode nanti, karena tagihannya belum dikirim atau belum diterima.
 b. Deferral
Biaya atau pendapatan di-post di periode yang sedan berjalan, namun transaksi bisnis
yang sesungguhnya terjadi di periode yang akan datang.

GR/IR Analysis
GR/IR clearing account berisi daftar dari semua barang dan tagihan yang diterima. Jika
pada akhir periode, saldo dari akun ini tidak nol, ada dua alasan:
a. Barang telah ditagih namun belum juga dikirim
b. Barang telah dikirim namun belum juga ditagih

Ketika tutup buku, saldo tersebut perlu dicatat sebagai aset maupun kewajiban di dalam
laporan keuangan. GR/IR dianalisis dengan menggunakan program khusus. Di sini, saldo di-post
ke akun barang telah ditagih namun belum juga dikirim atau ke akun barang telah dikirim namun
belum juga ditagih. Posting tersebut dibalik pada hari pertama di periode berikutnya, karena
melakukan posting ulang selama bisnis sehari-hari akan menyebabkan terjadinya kesalahan.
Posting pembersihan biasanya dilakukan dengan menggunakan correction account. GR/IR
clearing account dan correction account-nya kadang-kadang ditampilkan di lampiran laporan
keuangan.

Balance Audit Trail

Biasanya, ada persyaratan hukum yang mengharuskan untuk menentukan (bahkan bertahun-
tahun kemudian) saldo akun dengan menjumlahkan item baris dokumen yang diposting ke akun
tersebut. Selama dokumen yang terkait dengan akun dan periode ini masih dalam sistem, ini
bukan masalah.
Namun, biasanya perlu untuk mengarsipkan dan menghapus dokumen yang lebih lama dari
sistem untuk meningkatkan kinerja sistem. Untuk dapat melacak saldo akun setelah pengarsipan,
Anda harus menjalankan program jejak audit saldo sebelum pengarsipan. Program ini membuat
jurnal ringkas dan meletakkannya di file.

Financial Statements
Untuk membantu di dalam pembuatan laporan keuangan, ada dua pilihan yang tersedia di
dalam sistem SAP, yaitu:
a. Menggunakan program ABAP
b. Menggunakan G/L account information system
Kedua pilihan tersebut memungkinkan kita untuk melakukan hal-hal di bawah ini:
a. Menggunakan berbagai macam versi laporan keuangan
b. Membuat laporan keuangan keseluruhan dan individu untuk company code
c. Membuat laporan keuangan keseluruhan dan individu untuk business area
d. Membuat laporan keuangan dengan menggunakan operating chart of account
e. Membuat laporan keuangan dengan menggunakan country-specific chart of account
f. Membuat perbandingan laporan keuangan untuk membandingkan dua tahun fiskal atau untuk
membandingkan data perencanaan dan data sesungguhnya

Untuk mendukung persyaratan pelaporan hukum, saat ini beberapa laporan memenuhi
persyaratan khusus negara. Ada daftar laporan khusus negara untuk mengisi formulir pajak PPN,
dukungan untuk laporan Uni Eropa yang dikonsolidasikan, dan laporan lainnya untuk
persyaratan pelaporan hukum tambahan (seperti laporan untuk perdagangan internasional
sebagaimana diharuskan oleh hukum Jerman).
Cost-of-Sales Accounting
a. Period Accounting
Dua metode dasar untuk menata laporan laba rugi adalah:
a. Period accounting
b. Cost-of-sales accounting
Kedua metode akan menghasilkan laporan laba rugi yang sama untuk satu periode. Metode yang
digunakan mungkin saja diwajibkan atau hanya berdasarkan pertimbangan bisnis saja. Di dalam
period accounting, jumlah hasil untuk satu periode dibandingkan dengan jumlah biaya untuk
periode tersebut. Biaya keseluruhan untuk satu periode terdaftar menurut tipe biayanya. Di sini,
saldo ditambahkan di akun biaya yang sama.

b. Cost-of-Sales Accounting
Pada cost-of-sales accounting, biaya barang yang terjual dikurangi dari pendapatan untuk
menghitung keuntungan operasi. Pada period accounting, jumlah biaya produksi dikurangi dari
pendapatan.
Tidak seperti period accounting, di mana biaya dipecah berdasarkan tipe biaya, pada cost-
of-sales accounting, biaya terdaftar berdasarkan fungsi mereka di dalam organisasi, seperti
produksi, penjualan, administrasi, dan lain-lain. Fungsi-fungsi tersebut direpresentasikan oleh
functional area.
c. Derivation of Functional Area
Ketika cost-of-sales accounting dipilih, field tambahan yaitu functional area dimasukkan
ke dalam coding block untuk akun. Entri dibuat di field functional area melalui:
a. Entri manual pada field
b. Entri otomatis dari functional area melalui substitusi
c. Menyalin secara otomatis functional area yang dimasukkan ke master data dari akun
laba rugi
d. Menyalin secara otomatis functional area yang dimasukkan ke master data dari objek
CO

d. Cost-of-Sales Accounting Ledger

Untuk membuat laporan keuangan berdasarkan cost-of-sales accounting, sistem SAP
membutuhkan transaction figure untuk functional area. Pada general ledger yang standar,
transaction figure hanya disimpan untuk company code dan business area saja. Untuk alasan
inilah, cost-of-sales accounting ledger harus digunakan sehingga transaction figure untuk
functional area dapat disimpan juga.
Menggunakan laporan keuangan khusus, transaction figure tersebut dapat diakses dan
laporan laba rugi dapat dibuat berdasarkan cost-of-sales accounting. Jika tambahan transaction
figure untuk field account assignment baru maupun yang sudah ada harus dikelola, hal ini dapat
dilakukan dengan menggunakan special ledger. Metode berikut ini disediakan untuk mengelola
transaction figure tambahan:
a. Memperluas coding block.
b. Menggunakan customer-defined ledger yang berisi transaction figure tambahan.

New General Ledger Accounting (New GL)

SAP Note 756146 juga memberikan ikhtisar tentang keuntungan yang disajikan oleh General
Ledger Accounting baru. Jika Anda ingin mengalami Akuntansi Buku Besar Umum baru dalam
kursus pelatihan SAP, silakan menghadiri AC210.

Catatan untuk pelanggan yang saat ini menggunakan General Ledger Accounting klasik: Jika
Anda menganggap keuntungan yang diuraikan dalam slide berikut ini sebagai penentu bagi
perusahaan Anda, Anda dapat beralih ke General Ledger Accounting baru dalam proyek tindak
lanjut untuk peningkatan ke mySAP ERP. Direncanakan "Ketersediaan Umum": 1 April 2005
.Akuntansi General Ledger Baru sepenuhnya terintegrasi dengan semua subledger (=> FI-AP,
FI-AR, dan FI-AA)!

Gambar berikut menjelaskan keunggulan individu secara rinci. Singkatnya, General Ledger
Accounting baru terdiri dari fungsi menggabungkan Akuntansi General Ledger klasik dengan
komponen Ledger Tujuan Khusus.
Bidang Area Fungsional sekarang disimpan dalam Akuntansi Buku Besar Umum juga. Ini berarti
bahwa Anda tidak lagi harus mengaktifkan buku besar biaya penjualan 0F untuk membuat
laporan laba rugi untuk akuntansi biaya penjualan. Bidang Pusat Laba (seperti bidang Pusat Laba
Mitra) juga dikelola dalam Akuntansi Buku Besar. Dengan cara ini, Anda dapat menggunakan
Akuntansi Buku Besar untuk melakukan analisis manajemen.

Dengan Komponen Utama mySAP ERP, Anda juga dapat menggunakan General Ledger
Accounting untuk menggambarkan versi ramping dari akuntansi manajemen (=> “CO light”).
Pusat biaya dan elemen biaya (primer) sekarang tersedia sebagai objek. Entitas baru
(karakteristik / kategori) yang sekarang tersedia adalah bidang Segmen. Dengan penambahan
entitas baru ini, Anda sekarang dapat melakukan pelaporan segmen.

Dalam Akuntansi Buku Besar Umum baru, struktur tabel dapat diperpanjang secara fleksibel
dengan penambahan bidang khusus dan total terkait untuk bidang tersebut. Laporan standar
dapat digunakan untuk semua tujuan di atas.

Tampilan antarmuka serta cara pengguna memasukkan dokumen keuangan tetap sama persis
dengan rilis sebelumnya. Tarif pajak input 16% diambil sebagai norma. Saat ini, SAP
mendukung derivasi segmen dari pusat laba. Namun, pusat laba itu sendiri dapat berasal dari
pusat biaya, pesanan CO, atau proyek, misalnya.
Hal ini diperlukan untuk mengaktifkan pemisahan dokumen untuk memastikan bahwa Segmen
karakteristik (atau memang entitas lain) dibagi secara konsisten. Segmentasi yang seragam
berarti bahwa "keseimbangan nol" dicapai untuk setiap dokumen untuk entitas yang relevan.
Tampilan dengan jelas menunjukkan tidak hanya bagaimana Segmen entitas dipisah, tetapi juga
bagaimana segmen diwarisi ke item baris vendor dan item baris pajak dokumen. Dengan
pemisahan online (dan warisan), kegiatan penutupan akhir periode "Penyesuaian Neraca" (=>
SAPF180) dan "Penyesuaian Laba-Rugi" (=> SAPF181) tidak lagi diperlukan.

Gambar ini menunjukkan integrasi real-time CO dan FI menggunakan Area Fungsional

karakteristik / kriteria dengan contoh. Namun, Anda juga dapat mengatur integrasi waktu-nyata
untuk kriteria Kode Perusahaan, Area Bisnis, Pusat Laba, Segmen, Dana, dan Piutang.
Pilihannya bukan "salah satu atau keputusan" - Anda juga dapat mengaktifkan integrasi real-time
untuk semua karakteristik ini sekaligus!

Special features of the Financial Accounting (FI) document (=> 2b.):

 Posting dibuat dalam waktu nyata (per dokumen). Tidak ada lagi kebutuhan untuk
rekonsiliasi (=> [hanya] dikumpulkan untuk setiap akun pengeluaran / elemen biaya)
dengan buku besar rekonsiliasi dalam Akuntansi Elemen Biaya (transaksi KALC).

 Dokumen FI tidak memerlukan akun kliring. Namun, akun kliring masih diperlukan di
mySAP ERP untuk transaksi kode lintas-perusahaan!

 Pengguna dapat mengakses dokumen FI yang dihasilkan secara real-time dari dokumen
akuntansi manajemen (=> 2./2a.) Dan sebaliknya, sehingga menjamin transparansi
dokumen akuntansi!

Dokumen-dokumen dalam integrasi real-time CO → FI dapat dicatat menggunakan jejak untuk

analisis selanjutnya

Salah satu buku besar dalam General Ledger Accounting baru ditetapkan sebagai "buku besar
terkemuka". Buku besar terkemuka umumnya digunakan untuk menggambarkan akuntansi grup.
Buku besar lainnya juga dapat digunakan untuk akuntansi paralel dalam Akuntansi Buku Besar
Umum baru. Ini adalah pendekatan buku besar dalam Akuntansi Buku Besar Umum baru yang
disampaikan dengan mySAP ERP.

Meskipun demikian, masih dimungkinkan untuk menggambarkan akuntansi paralel dengan

menggunakan akun tambahan (=> pendekatan akun). Dengan pendekatan akun, Anda hanya
menggunakan satu buku besar dalam Akuntansi Buku Besar, dan buku besar itu dianggap
sebagai buku besar terkemuka.
Pada mySAP ERP, pendekatan buku besar (dalam General Ledger Accounting baru) dan
pendekatan akun pada umumnya sama pentingnya. Untuk informasi lebih lanjut, lihat SAP Note
779251. Anda dapat terus menggunakan opsi tampilan dari rilis sebelumnya - seperti pendekatan
buku besar tujuan khusus atau pendekatan kode perusahaan - asalkan pendekatan ini telah diatur
sebelum mySAP ERP. Namun, peningkatan pendekatan seperti itu tidak termasuk dalam mySAP
ERP.