45

BAB II

ANALISA PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA UNIT

REKAM MEDIS DENGAN METODE WISN (WORK LOAD

INDICATOR STAFF NEED) DI RUMAH SAKIT IBU DAN

ANAK HERMINA PASTEUR BANDUNG

2.1 Sejarah Singkat Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung

A. SEKILAS TENTANG HERMINA HOSPITAL GROUP

Rumah Sakit Ibu dan Hermina Group berawal dari Rumah Sakit

Ibu Anak (RSIA) Hermina Jatinegara yang terletak di Jalan Raya

Jatinegara Barat no. 126 Jakarta Timur. Didirikan pada tahun 1967 yang

pada mulanya bernama Rumah Bersalin (RB) Djatinegara dengan

kapasitas 7 tempat tidur, Rumah Bersalin (RB) Jatinegara didirikan atas

prakarsa dari Ibu Hermina Sulaiman. Pada tahun 1970 bekerjasama

dengan Dr. Budiono Wibowo, seorang Dokter Spesialis kebidanan dan

kandungan mengembangkan fasilitas pelayanan menjadi 13 tempat tidur

dan mengganti nama Rumah Bersalin (RB) Djatinegara menjadi Rumah

Bersalin (RB) Hermina.

Atas dasar keinginan untuk mengembangkan Rumah Bersalin (RB)

ini, maka pada tahun 1983 dibentuk Yayasan Hermina. Yayasan Hermina

ini kemudian mengajukan ijin untuk mendirikan Rumah Bersalin Hermina

 46

pada tanggal 25 April 1985 diresmikan berdirinya Rumah Sakit Bersalin

Hermina. Penambahan lahan dan bangunan Rumah Sakit dilaksanakan

mulai tahun 1991, sehingga Rumah Sakit Bersalin Hermina dapat

dikembangkan menjadi Rumah Sakit Ibu Anak Hermina.

Penambahan lahan dan bangunan Rumah Sakit dilaksanakan mulai

tahun 1991, sehingga Rumah Sakit Bersalin Hermina dapat dikembangkan

menjadi RSIA Hermina. Dalam upaya untuk memberikan kemudahan

pelayanan kepada masyarakat luas maka mulai 1996 Rumah Sakit Ibu

Anak dan Rumah Sakit Hermina mulai mendirilkan cabang-cabang di :

1. RSIA HERMINA Podomoro pada 1996

2. RSIA HERMINA Bekasi pada 1997

3. RSIA HERMINA Depok pada 2000

4. RS HERMINA Daan Mogot pada 2002

5. RSIA HERMINA Bogor pada 2002

6. RSIA HERMINA Pasteur Bandung pada 2004

7. RS HERMINA Pandanaran Semarang pada 2005

8. RSIA HERMINA Tangkubanprahu Malang pada 2006

9. RS HERMINA Sukabumi pada 2007

10. RS HERMINA Tangerang pada 2008

11. RS HERMINA Grand Wisata pada 2009

12. RS HERMINA Arcamanik pada 2010

13. RS HERMINA Galaxy pada 2010

14. RS HERMINA Palembang pada 2011

 47

15. RSIA HERMINA Ciputat pada 2011

16. RS HERMINA Serpong pada 2013

17. RS HERMINA Mekarsari

B. SEJARAH RSIA HERMINA PASTEUR

Semakin tingginya kesadaran masyarakat akan pentingnya

kesehatan dalam kehidupan, maka tuntutan akan hadirnya rumah sakit

dimanapun juga semakin tinggi. Oleh karena itu, Manajemen Hermina

Hospital Group mengembangkan sayapnya untuk pertama kali diluar

kawasan Jabodetabek.

Awalnya RSIA Hermina Pasteur merupakan bangunan ruko yang

terletak di kawasan strategis kota Bandung tepatnya di jalan Dr.

Djundjunan no.107, Bandung 40173. Setelah melakukan penjajakan dan

studi kelayakan, akhirnya manajemen Hermina Hospital Group (HHG)

memutuskan untuk membeli tanah dan bangunan tersebut. Hal ini

disahkan melalui akta pendirian perusahaan No. 10 tanggal 5 agustus 2003

dimana status kepemilikan menjadi hak PT. Medikaloka Pasteur (Swasta).

Pada Desember 2003 mulai melakukan renovasi dan penambahan gedung

baru 5 lantai di belakang bangunan utama. Proses bangunan berlangsung

hingga Agustus 2004 dan luasbangunan saat ini 5.353 M2. Tepatnya 19

September 2004 berdasarkan surat izin penyelenggaraan RS Nomor

503/FK.19821-Yankesru/2004 per tanggal 30 Agustus 2004, diresmikan

RSIA Hermina Pasteur yang merupakan cabang ke-7 Hermina Hospital

 48

Group (HHG) dengan kapasitas Rawat Inap sebanyak 85 tempat tidur

terdiri dari 35 tempat tidur Ibu, 26 tempat tidur Anak, 16 tempat tidur

Perina, 4 tempat tidur NICU/ICU, 1 tempat tidur PICU, 1 tempat tidur

ICU, dan 2 tempat tidur HCU.

C. PELAYANAN RSIA HERMINA PASTEUR

Pelayanan yang diberikan oleh Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina

Pasteur adalah :

1. Pelayanan Rawat Jalan, terdiri dari :

a. Poliklinik Spesialis dan Subspesialis Anak (gawat darurat,

hematologi, infeksi, neuropediatrik, endokrinologi, pulmonologi,

perinatologi, gizi/laktasi)

b. Poliklinik Kebidanan dan Penyakit Kandungan

c. Klinik Fertilitas

d. Klinik Fetomaternal

e. Poliklinik Penyakit Dalam

f. Poliklinik Jantung

g. Klinik Paru dan Asma

h. Poliklinik Mata

i. Poliklinik THT

j. Poliklinik Penyakit Kulit dan Kelamin

k. Rehabilitasi Medik
 49

l. Poliklinik Gigi Umum dan Spesialistik (bedah mulut, konservasi

gigi, prostodonti, ortodonti, pedodonti) yang memberikan pelayanan

perawatan gigi baik untuk dewasa maupun anak-anak dengan

peralatan yang lengkap

2. Pelayanan Rawat Inap, terdiri dari :

a. Pelayanan Perawatan Ibu

b. Pelayanan Perawatan Anak

c. Pelayanan Perawatan Perina, NICU, ICU, HCU, PICU

d. Pelayanan Kamar Bersalin dan Kamar Operasi

3. Pelayanan Gawat Darurat

4. Pelayanan Penunjang Medis

Terdiri dari Instalasi Farmasi, Laboratorium (Patologi Anatomi dan

Patologi Klinik) dan Radiologi 24 jam, Fisioterapi, Sterilisasi (CSSD),

USG 2D dan 3D, ECG (Electro Cardio Graphy), dan Instalasi Rekam

Medis.

2.2 Tujuan, Visi, Misi dan Motto

A. Visi, Misi dan Motto RSIA Hermina Pasteur Bandung

1. VISI

Menjadikan RSIA HERMINA PASTEUR sebagai rumah sakit ibu

dan anak yang terkemuka di wilayah cakupannya dan mampu bersaing di

era globalisasi.
 50

2. MISI

a. Melakukan upaya secara berlanjut untuk meningkatkan mutu

pelayanan kepada pelanggan.

b. Melakukan pendidikan dan pelatihan kepada para karyawan agar

mampu memberikan pelayanan yang profesional.

c. Melakukan pengelolaan rumah sakit secara profesional agar tercapai

efisiensi dan efektifitas yang tinggi.

3. MOTTO

Mengutamakan mutu dalam pelayanan

4. TUJUAN

a. Mewujudkan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya bagi semua

lapisan masyarakat melalui pemeliharaan kesehatan secara

preventif, promotif, kuratif, dan rehabilitatif yang dilaksanakan

secara menyeluruh.

b. Mengkhususkan diri pada pelayanan kesehatan ibu dan anak

sampai usia 12 tahun.

 51

B. Visi, Misi, Motto, dan Tujuan Instalasi Rekam Medis RSIA Hermina

Pasteur Bandung

1. Visi Instalasi Rekam Medis RSIA Hermina Pasteur

Mendukung terciptanya RSIA Hermina Paseur sebagai Rumah

Sakit yang terkemuka di wilayah cakupannya dan mampu bersaing di

Era Globalisasi.

3. Misi Instalasi Rekam Medis RSIA Hermina Pasteur

a. Menciptakan suatu sistem pengelolaan Rekam Medis yang handal.

b. Melakukan pengelolaan Rekam Medis secara profesional, cepat,

tepat dan akurat.

c. Meningkatkan profesionalisme tenaga Rekam Medis.

4. Motto Instalasi Rekam Medis RSIA Hermina Pasteur

Memberikan Pelayanan Rekam Medis yang cepat, tepat dan akurat.

5. Tujuan Instalasi Rekam Medis RSIA Hermina Pasteur

Menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya

meningkatkan mutu pelayanan RSIA Hermina Pasteur.

 52

2.3 Unit-unit kerja, Tugas Pokok dan Fungsi Rekam Medis di RSIA

Hermina Pasteur Bandung

1. Kepala Instalasi Rekam Medis

Tugas pokok :

a. Bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional instalasi Rekam

Medis dan menyusun rencana kerja urusan instalasi rekam medis.

b. Mengawasi dan melaksanakan kegiatan instalasi Rekam Medis dan

melakukan evaluasi terhadap program dan kegiatan instalasi rekam

medis.

c. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan pelayanan di instalasi Rekam

Medis dan membuat usulan untuk pengembangan

Uraian Tugas :

a. Menyusun rencana kebutuhan tenaga, material dan peralatan Rekam

Medis.

b. Mengendalikan kebutuhan dan persediaan serta penerimaan,

penyimpanan, penyiapan berkas, pengisian data awal pasien,

pengecekan kelengkapan isi dan penyimpanan berkas di Instalasi Rekam

Medis.

c. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan instalasi rekam medis.

d. Melaksanakan dan mengawasi kegiatan rekam medis sesuai dengan

 53

prosedur yang telah ditetapkan di rumah sakit.

e. Mengajukan permintaan dokter yang merawat pasien untuk mengisi

berkas rekam medis yang belum lengkap.

f. Melakukan kegiatan administrasi, pencatatan dan pelaporan secara

periodik (harian, mingguan, bulanan, triwulan dan semesteran) serta

melakukan evaluasi kegiatan pelayanan di Instalasi Rekam Medis.

g. Mengawasi dan melaksanakan pemeliharaan fasilitas, sarana dan

peralatan yang ada di Instalasi Rekam Medis.

h. Membuat laporan dan menganalisa kegiatan untuk program peningkatan

mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis.

i. Membuat usulan untuk peningkatan dan pengembangan pelayanan di

Rekam Medis.

2. Petugas Retrieval

Uraian Tugas :

a. Secara otomatis dari printer menerima bukti transaksi pendaftaran

pasien Rawat Jalan dan pasien IGD.

b. Melakukan print out label RWJ dan label tetap pasien untuk selanjutnya

di tempel pada formulir catatan medis pasien Rawat Jalan.

c. Mencari Berkas Rekam Medis sesuai dengan nomor rekam medis

pasien.
 54

d. Memberi Berkas Rekam Medis yang telah ditemukan ke perawat

poliklinik.

e. Memasang tracer di tempat rak penyimpanan Berkas Rekam Medis

yang diambil.

f. Menerima Berkas Rekam Medis Rawat Jalan yang relah kembali dari

poliklinik.

g. Mengganti sampul Berkas Rekam Medis yang tidak layak pakai.

h. Memeriksa kelengkapan Berkas Rekam Medis.

i. Menjaga kerahasiaan Berkas Rekam Medis.

j. Memisahkan Berkas Rekam Medis dari aktif ke inaktif.

k. Menginput diagnosa jika Berkas Rekam Medis telah kembali ke

Instalasi Rekam medis.

l. Melayani peminjaman Berkas Rekam Medis atas persetujuan

3. Petugas Pengelolaan Berkas Rekam Medis

Tugas Pokok :

a. Melaksanakan kegiatan assembling, koding dan analisa kuantitatif

Berkas Rekam Medis.

b. Menagih Berkas Rekam Medis pasien pulang rawat yang telah lewat

dari 1x24 jam dari semua ruang perawatan.

c. Memonitoring kelengkapan isi Berkas Rekam Medis.

 55

d. Menyeleksi semua Berkas Rekam Medis pasien pulang rawat yang

belum lengkap atau belum di isi resume medisnya dan menyiapkan

dalam kotak resume medis belum lengkap untuk dilengkapi oleh

DPJP/Dokter yang merawat.

e. Memonitoring semua Berkas Rekam Medis yang resume medisnya

sudah selesai dilengkapi atau di isi dan di tandatangani oleh DPJP/

Dokter yang merawat.

Uraian Tugas :

a. Menerima Berkas Rekam Medis pasien pulang rawat dan formulir

sensus harian RI dari semua ruang perawatan untuk diserahkan ke

bagian pengelolaan dan pelaporan Instalasi Rekam Medis.

b. Mengurus kelengkapan Berkas Rekam Medis kepeda dokter/ruang

perawatan.

c. Memberikan kode diagnosa dan tindakan berdasarkan ICDX/ICOPM

d. Membuat indeks penyakit, dokter dan operasi.

e. Memasukan data pasien rawat inap yang pulang ke statistik rawat inap

secara komputerisasi.

f. Menyusun Berkas Rekam Medis dalam rak penyimpanan.

g. Melakukan pemisahan Berkas Rekam Medis pasien yang sudah lima

tahun tidak berkunjung dari sejak tanggal terakhir kunjungan ke ruang

penyimpanan inaktif (non aktif).

 56

h. Melayani peminjaman Berkas Rekam Medis atas persetujuan kepala

instalasi Rekam Medis.

i. Membantu melakukan analisa kuantitatif dari kelengkapan isi Berkas

Rekam Medis.

j. Menyusun kembali Berkas Rekam Medis pulang rawat inap sesuai

dengan pedoman assembling yang berlaku.

k. Memperbaiki Berkas Rekam Medis yang rusak.

l. Menyerahkan Berkas Rekam Medis yang telah di assembling ke bagian

koding.

m. Memberikan kode penyakit pada diagnosa akhir dan kode tindakan

pada Berkas Rekam Medis.

n. Memberikan peminjaman Berkas Rekam Medis.

o. Berkas Rekam Medis yang dipinjam diberi tracer pada rak

penyimpanan dan dibuatkan bon peminjaman Berkas Rekam Medis.

p. Meneliti Berkas Rekam Medis inaktif (non aktif) dan memindahkan ke

rak inaktif (non aktif).

q. Membuat daftar Berkas Rekam Medis inaktif.

r. Bertanggung jawab atas kunci ruangan Rekam Medis dan keamanan

penyimpanan Berkas Rekam Medis aktif dan inaktif.

4. Petugas Pelaporan Rekam Medis

Tugas Pokok :

a. Membuat Laporan Intern dan Ekstern

 57

b. Membuat laporan harian, bulanan, triwulan, smester dan tahunan.

c. Mengirim laporan internal dan eksternal sesuai jadwal yang ada.

Uraian Tugas :

a. Membuat laporan harian kegiatan Rumah Sakit, yaitu kumpulan laporan

dari poliklinik, ruang perawatan, IGD, Fisioterapi, dan data kamar

bersalin dan kamar operasi .

b. Merekapitulasi jumlah kunjungan pasien rawat menurut jenis

kunjungan.

c. Merekapitulasi sensus harian RI dari semua ruang perawatan dan

memasukkannya ke dalam formulir rekapitulasi pasien RI.

d. Membuat laporan intern kegiatan Rumah Sakit untuk Direktur dan

management Rumah Sakit.

e. Membuat laporan bulanan untuk Dinas Kesehatan dan Puskesmas.

f. Membuat laporan RL 1, 2.1, 2.2, 2.3 (tiap triwulan)

g. Membuat laporan RL 3 (Tahunan)

h. Membuat laporan RL 4 (tiap semester)

i. Membuat laporan RL 5 (Tahunan)

j. Membuat indikator penilaian pelayanan Rumah Sakit (BOR, LOS, TOI,

BTO, GDR, NDR)

k. Menerima laporan kegiatan bulanan dari setiap unit penunjang.

l. Menyediakan informasi yang dibutuhkan Management Rumah Sakit

sebagai bahan untuk meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit.

 58

m. Menyerahkan/mengirimkan laporan-laporan ke puskesmas, Dinas

Kesehatan dan HHG.

n. Mengarsipkan setiap laporan yang telah dibuat.

o. Mendistribusikan ke unit pelayanan terkait sebagai umpan balik.

5. Petugas Penyimpanan

Uraian Tugas :

a. Mengganti sampul Berkas Rekam Medis yang tidak layak pakai.

b. Menjaga kerahasiaan Berkas Rekam Medis.

c. Memisahkan Berkas Rekam Medis aktif ke inaktif.

d. Menyimpan Berkas Rekam Medis sesuai dengan nomor Rekam Medis.

Penyimpanan Berkas Rekam Medis

a. Sistem penyimpanan berkas rekam medis di RSIA Hermina Pasteur

adalah sistem sentralisasi yaitu tidak adanya pemisahan antara berkas

rekam medis rawat jalan dan rawat inap, dan penyimpanan dengan

sistem angka akhir (Terminal Digit Filling System).

b. Cara penyimpanan sebagai berikut :

1) Sortir berkas rekam medis berdasarkan nomor rekam medis sesuai

dengan angka tepi (Terminal Digit System) oleh petugas rekam

medis.

2) Memasukan berkas rekam medis kedalam rak penyimpanan sesuai

dengan angka tepi.

 59

c. Penyimpanan berkas rekam medis yang telah meninggal dipisahkan

tersendiri.

Peminjaman Berkas Rekam Medis

Peminjaman berkas rekam medis Peminjaman berkas rekam medis hanya

diperbolehkan untuk kepentingan antara lain :

a. Berobat ulang

b. Laporan khusus

c. Pendidikan

d. Riset / Penelitian : harus ada surat permintaan dan izin dari dokter yang

merawat pasien yang bersangkutan atau direksi RSIA Hermina Pasteur

Yang berhak meminjam berkas rekam medis adalah :

1. Dokter yang merawat dan hanya untuk keperluan pasien yang

bersangkutan.

2. Ketua Komite Medik untuk keperluan laporan kasus tertentu.

3. Direktur RSIA Hermina Pasteur atau pejabat yang ditunjuk oleh

Direktur untuk keperluan khusus.

Pengambilan Berkas Rekam Medis

a. Pengambilan berkas rekam medis dari piliklinik atau berkas rkam medis

yang telah dipinjam oleh pihak-pihak tertentu harus dicek terlebih

dahulu oleh petugas rekam medis.

 60

b. Untuk berkas rekam medis rawat jalan dilakukan : Sebelum berkas

rekam medis rawat jalan keluar dari instalasi rekam medis untuk

berobat ulang, catat pada buku ekspedisi berapa jumlah berkas rekam

medis yang keluar dari instalasi rekam medis berdasarkan nama dokter

yang praktek pada saat itu.

1) Periksa / cek berkas rekam medis rawat jalan yang kembali dari

poliklinik brdasarkan daftar jumlah rekam medis yang keluar dari

instalasi rekam medis.

2) Apabila berkas rekam medis telah dikembalikan oleh perawat

poliklinik, periksa dan hitung kembali jumlah berkas yang

dikembalikan.

3) Tulis jumlah berkas rekam medis rawat jalan yang dikembalikan

oleh perawat poliklinik pada buku ekspedisi pasien rawat jalan

sesuai dengan nama dokter yang praktek pada saat itu.

4) Untuk berkas rekam medis rawat jalan yang dipinjam dan telah

dikembalikan, sebelum disimpan kembali kedalam rak terlebih

dahulu berkas rekam medis yang dipinjam.

c. Untuk berkas rekam medis rawat inap :

1) Petugas rekam medis yang mengambil berkas rekam medis rawat inap

diruang perawatan setelah pasien pulang rawat dalam waktu 1x24 jam,

berikut dengan lembar formulir sensus harian pasien rawat inap pada

tanggal yang bersangkutan.

 61

2) Teliti kembali kelengkapan berkas rekam medis rawat inap pada saat

diruang perawatan.

3) Catat nomor rekam medis, nama pasien dan cek resume medis serta

status rawat jalan pasien pada buku ekspedisi pasien rawat inap sesuai

dengan tanggal pulang pasien rawat inap.

 62

2.4 Stuktur Organisasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

Bandung.

Bagan 2.1

Struktur Organisasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

 63

2.5 Struktur Organisasi Rekam Medis di RSIA Hermina Pasteur Bandung

Rekam Medis RSIA Hermina Pasteur dikepalai oleh kepala instalasi rekam

medis yang membawahi bagian pengelolaan data, bagian retrieval , dan

penyimpanan serta bagian pelaporan.

Bagan 2.2

Stuktur Organisasi Rekam Medis di Rumah Sakit Ibu dan Anak

Hermina Pasteur Bandung

 64

2.6 Hasil Observasi

A. Analisa Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Unit

Rekam Medis Dengan Metode WISN ( Work Load Staff Need ) di

Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung

Salah satu unsur yang penting untuk menghasilkan rekam medis

dengan kualitas yang baik, bersifat lengkap, akurat dan terintegrasi

adalah dengan menyediakan sumber daya manusia yang kompeten di

bidang rekam medis. Sehingga dapat terwujudnya pelayanan rekam

medis yang efektif dan efisien.

Setelah melaksanakan Observasi penulis mendapatkan gambaran

mengenai sumber daya manusia rekam medis yang ada di Rumah Sakit

Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung yang memiliki 6 orang

karyawan D3 Rekam Medis dan 8 orang karyawan lulusan SMA.

Pelayanan yang diberikan oleh staff rekam medis masih kurang maksimal

karena masih banyak pekerjaan yang terbengkalai yang disebabkan oleh

kurangnya pengetahuan Rekam Medis. Dari hal tersebut penulis

melakukan perhitungan beban kerja dan jumlah SDM yang diperlukan

dengan metode WISN. Berikut kualifikasi pendidikan Petugas Rekam

Medis dan Bagian Unit Kerjanya di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina

Pasteur Bandung
 65

Tabel 2.1

Tabel Pendidikan Petugas Rekam Medis dan Bagian Unit Kerjanya

Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

Petugas Rekam
NO Uraian Tugas Jabatan
Medis

Kepala Ins Rekam Medis,

Irma Rimadhani, Penanggung jawab sekaligus

1
D3 Rekam Medis
Amd.PerKes merangkap petugas retrieval

rawat jalan

- Assembling
Ahmad Angga
- Coding
2 Wijaya, - Analisa Kualitatif
D3 Rekam Medis
Amd.PerKes - Pelaporan Eksternal
- Retrieval Rawat Jalan
- PJ Pelaporan Eksternal dan
Daria Amanda, Internal
3
- Retrieval Rawat Jalan
Amd.PerKes. D3 Rekam Medis
- Penerimaan SKL dan Asuransi

- Retrieval Rawat Jalan

- Assembling
Hendarsyah
- Coding
4 Hardiana,
- Analisa Kualitatif D3 Rekam Medis
Amd.Perkes
- Pelaporan Eksternal

- Pelaporan Internal

5 Indah Nur Aulia, - Retrieval Rawat Inap D3 Rekam Medis

 66

Amd.Perkes - Assembling

- Coding

- Statistik Rawat Inap

- Retrieval Rawat Jalan

Taufiq Nugraha, - Assembling

6 D3 Rekam Medis
Amd.PerKes - Coding

- Analisa Kualitatif

- PJ Retrieval Rawat Inap

7 Acep Bagja - Assembling SMA

- Analisa Kualitatif

- Pelaksana Retrieval Rawat

8 Ahmad Aguscik Jalan SMA

- Pelayanan SKL dan Asuransi

- PJ Retrieval Rawat Jalan

9 Beny Sukmawan SMA
- Pelayanan SKL dan Asuransi

- Pelaksana Retrieval Rawat

10 Budiyono Jalan SMA

- Pelayanan SKL dan Asuransi

- Pelaksana Filling

- Pelaksana Retrieval Rawat

11 Cevi Asmara SMA
Jalan

- Pelayanan SKL dan Asuransi

- Pelaksana Retrieval Rawat

12 Heti Nurhayati Jalan SMA

- Pelayanan SKL dan Asuransi

 67

- PJ Filling

- Pelaksana Retrieval Rawat

13 M. Darmansyah SMA
Jalan

- Pelayanan SKL dan Asuransi

- Pelaksana Retrieval Rwat

14 Mubasyiroh Jalan SMA

- Pelayanan SKL dan Asuransi

B. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Dengan Metode WISN diunit

Rekam Medis

1. Tabel Waktu Kerja Tersedia

Tabel 2.2

Waktu Kerja Tersedia untuk Staff Rekam Medis di Rumah

Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

Waktu Petugas
Kode Faktor Ket
RM

A Hari Kerja 300 Hari/Tahun

B Cuti Tahunan 12 Hari/Tahun

C Diklat 1 (20 Jam/Tahun) Hari/Tahun

D Libur Nasional 13 Hari/Tahun

E Ketidak Hadiran Kerja 6 Hari/Tahun

F Waktu Kerja 7 Jam/Hari

 68

268 Hari Kerja/Tahun

Hari Kerja Tersedia

1876 Jam/Tahun
Waktu Kerja Tersedia
112560 Menit/Tahun

Sumber : Unit Personalia Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

2. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM

Tabel 2.3

Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM Unit Rekam Medis di

Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

No Unit Kerja Sub Unit Kerja Kategori SDM

Sarjana/D3 Rekam
1 Rekam Medis Kepala Bagian Rekam Medis
Medis

Analisa Kuantitatif D3 Rekam

Medis/SMA
Assembling Rawat Inap D3 Rekam
Medis/SMA
2 Pengelolaan Data Assembling Rawat jalan D3 Rekam
Medis/SMA
Coding Rawat Inap D3 Rekam Medis

Coding Rawat jalan D3 Rekam Medis

Laporan Intern Rumah Sakit D3 Rekam Medis

3 Pelaporan
Laporan Ekstern Rumah Sakit D3 Rekam Medis

Pengambilan Rekam Medis Rawat

Retrieval Rekam SMA
4 Jalan
Medis
Pendistribusian Rekam Medis SMA
 69

Rawat Jalan ke IGD dan Poli

Pengambilan Rekam Medis Rawat

SMA
Inap

Sensus harian rawat inap D3 Rekam

5 Sensus
Medis/SMA

Melayani pasien Jaminan D3 Rekam

Asuransi/Perusahaan, Visum dll Medis/SMA

Melayani fotocopy Resume Medis D3 Rekam

6 Administrasi
untuk piutang Medis/SMA

Pengurusan SKL ( Surat Keterangan D3 Rekam

Lahir Medis/SMA

3. Menyusun Standar Beban Kerja

Tabel 2.4

Menyusun Standar Beban Kerja Unit Rekam Medis di Rumah

Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

No Sub Unit Kerja Uraian Kegiatan

a. Rekam Medis Rawat Jalan

 Menyiapkan berkas rekam medis baru (untuk

pasien baru)

1 Retrieval Rekam Medis  Pengambilan berkas rekam medis dari rak

penyimpanan ( untuk pasien lama)

 Pendistribusian berkas rekam medis ke IGD dan

atau Poliklinik
 70

 Pengecekan pengembalian berkas rekam medis

dari poliklinik

b. Rekam Medis Rawat Inap

 Pengambilan Berkas Rekam Medis pasien pulang

dari semua lantai perawatan

 Pengecekan dan pencatatan pengembalian berkas

rekam medis rawat inap

 Statistik berkas rekam medis pasien pulang

a. Pengolahan Data Rawat Jalan

 Menerima hasil pemeriksaan dan tindakan yang

menyusul dari poliklinik

 Membaca diagnosa

 Menentukan kode diagnosa

b. Pengolahan Data Rawat Inap

 Mengecek kelengkapan lembar Rekam Medis

2 Pengelolaan Data
 Mengecek kelengkapan pengisian Rekam Medis

 Membaca diagnosa

 Menentukan kode diagnosa

 Mencatat data pasien serta diagnosa kedalam data

pasien pulang

 Mengajukan pengisian Resume Medis ke Dokter

Penanggung Jawab Pasien (jika tidak diisi)

a. Laporan Intern Rumah Sakit

3 Pelaporan  Laporan kegiatan kunjungan pasien poliklinik

 Laporan kegiatan kunjungan pasien IGD

 71

 Laporan kegiatan pasien baru/lama per

Dokter/spesialis

 Laporan kegiatan kunjungan pasien rawat inap

 Laporan kondisi pasien pulang

 Laporan jumlah pasien rawat inap dan jalan.

Indicator : BOR, LOS, TOI, BTO, NDR, dan

GDR

b. Laporan Ekstern Rumah Sakit

 Membuat laporan RL 1, 2.1, 2.2, 2.3 (tiap

triwulan)

 Membuat laporan RL 3 (Tahunan)

 Membuat laporan RL 4 (tiap semester)

 Laporan DHF

 Laporan HIV/AIDS

 Penyortiran berkas rekam medis yang telah

selesai diolah berdasarkan nomor tepi

4 Penyimpanan  Penjajaran atau penyimpanan kembali berkas

rekam medis rawat jalan dan rawat inap ke rak

penyimpanan

Sensus Harian Rawat Inap

 Membaca data
5 Sensus Harian
 Menyusun beradasarkan ruangan

 Memindahkan pasien yang tidak sesuai ruangan

 Melayani pasien Jaminan Asuransi/Perusahaan,

6 Administrasi
Visum dll
 72

 Melayani fotocopy Resume Medis untuk piutang

 Melayani pengurusan SKL (Surat Keterangan

Lahir)

Sumber : Unit Rekam Medis Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

Tabel 2.5

Kegiatan Pokok dan Rata-rata Waktu Kerja Unit Rekam Medis di

Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

Rata-

rata Standar
No Kegiatan Kegitan Pokok
Waktu Beban Kerja

(Menit)

Menyiapkan Berkas Rekam

Medis Baru (Untuk Pasien 4 28140

Baru)

Pengambilan Berkas Rekam

Medis dari Rak Penyimpanan 5 22512

(Untuk Pasien Lama)

1 Retrieval
Cek Pengembalian Berkas
2 56280
Rekam Medis dari Poli

Pengambilan Berkas Rekam

Medis Pasien Pulang dari 3 37520

Semua Lantai Perawatan

Pengecekan dan Pencatatan 2 56280

 73

Pengembalian Berkas Rekam

Medis Rawat Inap

Assembling rawat Inap 10 11256

Coding Rawat Jalan 1 112560

Coding Rawat Inap 5 22512

Analisa Kuantitatif Berkas

2 Pengelolaan Data 7 16080
Rekam Medis Rawat Inap

Statistik Berkas Rekam

Medis Rawat Inap Pasien 3 37520

Pulang

Pelaporan Intern 40 2814

3 Pelaporan
Pelaporan Ekstern 5 22512

Penyortiran berkas rekam

medis yang telah selesai

1 112560
diolah berdasarkan nomor

tepi
4 Penyimpanan
Penjajaran / Penyimpanan

kembali Berkas Rekam Medis

1 112560
yang Telah Diolah ke Rak

Penyimpanan

5 Sensus Harian Sensus Harian Rawat Inap 10 11256

Melayani pasien jaminan

asuransi/perusahaan, visum
6 Administrasi 5 22512
dll, Melayani foto copy

resume medis dan hasil lab

 74

(harian)

Pengurusan resume medis

untuk keuangan bagian 5 22512

piutang

Pengurusan SKL ( Surat

5 22512
Keterangan Lahir)

∑ Standar Beban Kerja 898738

Sumber : Unit Rekam Medis Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

Waktu Kerja Tersedia

Standar Beban Kerja =
Rata-rata Waktu / Kegiatan Pokok

4. Menyusun Standar Kelonggaran

Tabel 2.6

Faktor Kelonggaran di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina

Pasteur

Standar
No Faktor Kelonggaran Waktu per Faktor Kelonggaran
Kelonggaran

45 Menit/Shift = 90 Menit/Hari
1 Menerima Telpon 0,2303
(25920 Menit/tahun)

19 Menit/Shift = 38 Menit/Hari
2 Standby 0,0972
(10944 Menit/tahun)

19 Menit/Shift = 38 Menit/Hari
3 Makan/Minum 0,0972
(10944 Menit/tahun)
 75

16 Menit/Shift = 32 Menit/Hari
4 Pergi ke toilet/shalat 0,0819
(9216 Menit/tahun)

5 Rapat Koordinasi 60 Menit/Bulan(720 Menit/Tahun) 0,0064

∑ Standar Kelonggaran 0,5130

Sumber : Unit Rekam Medis Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

Rata-rata Waktu Faktor Kelonggaran

Standar Kelonggaran =
Waktu Kerja Tersedia

5. Perhitungan Kebutuhan SDM Per Unit Kerja

Tabel 2.7

Data Jumlah Kunjungan Pasien Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina

Pasteur Maret 2013 – Februari 2014

Pasien Rawat Jalan

Bulan Pasien Rawat Inap
Baru Lama

Maret 1707 9334 647

April 1516 8997 532

Mei 1514 9251 577

Juni 1478 8601 584

Juli 1398 8757 593

Agustus 1721 8232 544

September 1504 9059 538

Oktober 1543 8975 517

November 1547 9233 525

Desember 1627 9203 572

 76

Januari 1516 9094 562

Februari 1365 9220 491

Jumlah Kuantitas
18436 107956 6682
Kegiatan

Jumlah Kuantitas

Kegiatan Pokok 126392 6682

dalam 12 Bulan

Total Jumlah Keseluruhan Kunjungan

Sumber : Unit Rekam Medis Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

Tabel 2.8

Kuantitas Kegiatan Pokok Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Ibu

dan Anak Hermina Pasteur

Kuantitas
Kegiatan Pokok
A B C D

Pasien Baru Rawat Jalan 10838 1548 7598 18436

Pasien lama Rawat Jalan 62231 10438 45725 107956

Pasien Rawat Inap 4015 574 2667 6682

Sumber : Unit Rekam Medis Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

Keterangan :

A = Jumlah Kegiatan selama 7 bulan

B = Rata-rata Kegiatan per bulan (A/7)

C = Jumlah Pelayanan 5 bulan berikutnya

 77

D = Jumlah Komulatif Kegiatan Pelayanan selama 12 bulan (A+C)

Kuantitas Kegiatan Pokok

Kebutuhan SDM = + Standar Kelonggaran
Standar Beban Kerja

Tabel 2.9

Menghitung SDM Rekam Medis Per Unit Kerja di Rumah Sakit Ibu

dan Anak Hermina Pasteur

Kuantitas Standar
Standar Jumlah
No Kategori Kegiatan Beban
Kelonggaran SDM
Pokok Kerja
Retrieval

a) Rawat Jalan

Menyiapkan Berkas
18436 28140 0,513 1,16815281
Rekam Medis Baru

Pengambilan Berkas

Rekam Medis dari 107956 22512 0,513 5,30848685

Rak Penyimpanan

Cek Pengembalian
1
Berkas Rekam Medis 126392 112560 0,513 1,63588557

dari Poli

b) Rawat Inap

Pengambilan Berkas

Rekam Medis Pasien 6682 37520 0,513 0,69109168

Pulang dari Semua

 78

Lantai Perawatan

Pengecekan dan

Pencatatan

Pengembalian Berkas 6682 56280 0,513 0,63172779

Rekam Medis Rawat

Inap

9,43534471

Pengelolaan Data

Assembling Rawat
6682 11256 0,513 1,10663895
Inap

Coding Rawat Jalan 126392 112560 0,513 1,63588557

Coding Rawat Inap 6682 22512 0,513 0,80981947

2 Analisa Kuantitatif

Berkas Rekam Medis 6682 16080 0,513 0,92854726

Rawat Inap

Statistik Berkas

Rekam Medis Rawat 6682 56280 0,513 0,63172779

Inap Pasien Pulang

5,11261905

Pelaporan
3
Pelaporan Intern 166 2814 0,513 0,57199076
 79

Pelaporan Ekstern 804 22512 0,513 0,54871429

1,12070505

Penyimpanan

a) Penyortiran

berkas rekam medis

yang telah selesai 114638 112560 0,513 1,53146127

diolah berdasarkan
4
nomor tepi

b) Penjajaran /

Penyimpanan kembali
114638 112560 0,513 1,53146127
Berkas Rekam Medis

ke Rak Penyimpanan

3,06292253

Sensus Harian

Sensus Harian Rawat

6682 11256 0,513 1,10663895
5
Inap

Administrasi

Melayani Pasien

Jaminan 6700 21252 0,513 0,82826445

asuransi/perusahaan,
 80

Visum, dll, Melayani

Foto Copy Resume

Medis dan hasil Lab

(harian)

Pengurusan resume

medis untuk keuangan 6700 21252 0,513 0,82826445

bagian piutang

Pengurusan SKL

(Surat Keterangan 1608 21252 0,513 0,58866347

Lahir)

2,24519236

Sumber : Hasil Pengolahan

Tabel 2.10

Kebutuhan SDM Rekam Medis di Rumah Sakit Hermina Ibu dan Anak

Hermina Pasteur

Kebutuhan SDM Kekurangan

Kegiatan Staff Rekam Medis
SDM (WISN) Tersedia SDM

Retrieval Rawat Jalan dan

9
Rawat Inap

Pengelolaan Data 5 15 6

Pelaporan 1

Penyimpanan 3
 81

Sensus Harian 1

Administrasi 2

Jumlah 21 15 6

Sumber : Hasil Perhitungan

Dari hasil perhitungan dengan menggunakan metode WISN (Work

Load Indicator Staff Need) menunjukan jumlah tenaga yang dibutuhkan oleh

unit rekam medis saat ini adalah 21 orang sedangkan jumlah SDM yang

tersedia adalah 15 orang petugas. Jadi untuk idealnya agar seimbang dengan

beban kerja, pihak Rumah Sakit menambah 6 orang tenaga rekam medis. Dari

15 petugas rekam medis 7 diantaranya lulusan D3 Rekam Medis 8 lulusan

SMA (Sekolah Menengah Atas).

C. Permasalahan yang Terjadi Terkait Kurangnya Sumber Daya

Manusia

Setelah melaksanakan observasi di Rumah Sakit Ibu dan Anak

Hermina Pasteur Bandung pada unit rekam medis penulis menemukan

beberapa masalah yang terjadi mengenai ketenagaan. Masalah yang

ditemukan adalah :

1. Kurangnya SDM (Sumber Daya Manusia) di unit rekam medis, hal ini

disebabkan karena beban kerja di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina

Pasteur Bandung belum terpenuhi oleh petugas rekam medis yang ada.

Dari hasil perhitungan diketahui bahwa kebutuhan tenaga rekam medis

di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung seharusnya 21

orang, tapi tenaga Rekam Medis yang ada saat ini ada 15 orang,
 82

sehingga kegiatan rekam medis di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina

Pasteur Bandung belum maksimal. Sebagai contoh, petugas retrival

berkas Rekam Medis yang menangani banyaknya pasien dan adanya

pasien yang meminta SKL (Surat Keterangan Kelahiran) dan mungkin

terjadi kesalahan dikarenakan petugas rekam medis tidak fokus kedalam

satu pekerjaan, selain itu ia pun bertugas sebagai petugas pelaporan.

2. Petugas rekam medis ada 7 orang yang lulusan D3 Rekam Medis dan

petugas lainnya 8 orang lulusan SMA. Sehingga petugas rekam medis

yang lulusan D3 Rekam Medis mempunyai peranan yang sangat besar

dalam berjalannya kegiatan Rekam Medis.

D. Upaya Pemecahan Masalah

Setelah ditemukannya beberapa masalah yang terjadi di Instalasi

Rekam Medis Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung,

pihak Rumah Sakit telah melakukan upaya pemecahan masalah sebagai

berikut :

1. Untuk mengatasi masalah kurangnya sumber daya manusia di instalasi

Rekam Medis, pihak instalasi Rekam medis telah mengusulkan kepada

pihak Rumah Sakit untuk menambah Sumber Daya Manusia di instalasi

Rekam Medis.

2. Mengajukan usulan untuk pelatihan dan orientasi di dalam Rumah Sakit

bagi petugas Rekam Medis yang belum paham mengenai tugas-tugas

Rekam Medis.