UPKM

Senin, 12 Maret 2012

KAK Pengadaan Obat Dinkes Kota Samarinda

1.1. LATAR B E L A K A N G Meningkatnya persaingan, tantangan dan tuntutan
masyarakat akan pelayanan prima mendorong Dinas Kesehatan Kota
Samarinda untuk mempersiapkan diri agar tetap eksis dan unggul
dengan senantiasa mengupayakan perubahan kearah perbaikan.
Perubahan tersebut dilakukan secara bertahap,
terencana, konsisten dan berkelanjutan sehingga dapat
meningkatkan akuntabiltas kinerja yang berorientasi pada
pencapaian hasil atau manfaat.
Visi merupakan cara pandang jauh ke depan, kemana Dinas
Kesehatan Kota Samarinda akan diarahkan dan apa yang akan
dicapai maupun diperoleh. Sejalan dengan Visi Pemerintah Kota
Samarinda, maka Visi Dinas Kesehatan Kota Samarinda adalah
: masyarakat kota Samarinda yang sehat mandiri dan berkeadilan.
Pembangunan kesehatan bertujuan untuk meningkatkan
kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap
orang agar terwujud derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-
tingginya. Untuk mencapai tujuan tersebut diselenggarakan
pembangunan kesehatan yang berkesinambungan, baik
oleh pemerintah pusat, pemerintah provinsi dan pemerintah
kabupaten, maupun masyarakat termasuk swasta.
Dalam rangka upaya mendukung terselenggaranya
pembangunan kesehatan secara berhasil guna dan berdaya guna
dalam rangka mencapai derajat kesehatan masyarakat yang
setinggi -tingginya, maka peningkatan sarana dan
prasarana kesehatan termasuk peningkatan kualitas laboratorium,
pembiayaan kesehatan, sumber daya manusia, obat dan perbekalan
kesehatan, pemberdayaan masyarakat dan manajemen kesehatan
adalah merupakan faktor pendukung utama.

- Maksud
1.2. MAKSUD DAN TUJUAN : Maksud dari pekerjaan Pengadaan obat-obatan adalah untuk
menjamin kebutuhan dan ketersediaan obat di puskesmas se kota
Samarinda yang mencakup rincian dan rencana anggaran biaya,
serta waktu pelaksanaan yang sesuai dengan persyaratan teknis
maupun peraturan lainnya yang telah ditetapkan.

- Tujuan : Untuk peningkatan pelayanan kesehatan masyarakat

yang jenis dan harganya telah ditetapkan oleh menteri kesehatan
1.3. RUANG LINGKUP Ruang Lingkup :
1. Persiapan perencanaan seperti mengumpulkan data dan informasi
lapangan yang ada termasuk melakukan Perencanaan Obat
Terpadu serta membuat interpretasi secara garis besar terhadap
KAK.

2. Penyusunan Konsepsi Desain kebutuhan obat berdasarkan metode

konsumsi atau metode morbiditas
3. Tahap Pra-Perancangan yang lebih mendetailkan secara terukur
terhadap hal-hal yang sudah dikonsepsikan.
a. Membuat rencana kebutuhan pada masing-masing puskesmas.
b. Membuat laporan teknis yang berisi penjelasan tentang pemilihan
konsep, pemilihan sub-sistem struktur yang digunakan.
4. Tahap Penyusunan Pengembangan Rencana, antara lain membuat
:
Rencana, meliputi pembuatan perhitungan berdasarkan kebutuhan
obat pada masing-masing puskesmas

5. Tahap Penyusunan Rencana Detail antara lain membuat :

a. Kebutuhan obat berdasarkan kebutuhan obat generic yang mengacu
pada keputusan menteri kesehatan.
b. Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS/spesifikasi).
c. Rencana Anggaran Biaya (RAB/Estimasi Biaya).
d. Rincian volume pelaksanaan pekerjaan (BQ/Bill of Quantity)
e. Seluruh dokumen yang dihasilkan digandakan sebanyak 5 (lima)
eksemplar.
f. Laporan akhir perencanaan meliputi laporan penyelenggaraan
perencanaan teknis secara lengkap digandakan sebanyak 5 (lima)
eksemplar.

6. Tahap Pengadaan barang dan jasa Pemborongan, berkewajiban

membantu Panitia Pengadaan barang dan Jasa dalam kegiatan
penjelasan pekerjaan (aanwijzing) dan pengawasan berkala

Tugas & Tanggung Jawab :

1. Konsultan Perencana bertanggung jawab secara profesional atas
jasa perencanaan yang dilakukan sesuai ketentuan peraturan dan
perundang – undangan serta harus sesuai dengan kode etik ( tata
laku ) profesi yang berlaku.
2. Secara umum tanggung jawab pelaksana pengadaan harus
mencakup hal-hal sebagai berikut
a. Hasil karya pelaksanaan yang dihasilkan harus memenuhi
persyaratan standar hasil karya perencanaan yang berlaku.
 b. Hasil karya pelaksanaan yang dihasilkan harus telah mengakomodasi
batasan-batasan yang telah diberikan oleh Kuasa Pengguna
Anggaran/Pejabat Pembuat Komitmen termasuk melalui KAK ini
seperti dari segi pembiayaan, waktu penyelesaian pekerjaan dan
mutu obat yang diwujudkan.
c. Hasil karya pelaksanaan yang dihasilkan harus telah memenuhi
peraturan, standar dan pedoman teknis dari kementrian
kesehatan yang berlaku pada umumnya, sehingga kelak
pelaksanaan pengadaan obat-obatan generik mencapai hasil guna
dan daya guna yang memenuhi syarat teknis dan syarat ekonomis
yang dapat dipertanggungjawabkan.
d. Melaporkan secara berkala kepada KPA/PPK dan PPTK yang
berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan

1.4.KELUARAN YANG DI-INGINKAN Keluaran yang diinginkan, yang meliputi :

a. Eksisting :
 Lay out plan
 Foto dokumentasi
b. Rencana
 Lay out plan
 Foto dokumentasi
 Penyelidikan & Penelitian (sesuai kebutuhan)
 Rencana kerja dan syarat-syarat
 Rencana Anggaran Biaya (RAB)/Estimate Enggineer
(EE)
 Daftar Banyak Volume
 Skedul Pelaksanaan dan Network Planning
 Dokumen Lelang (Dok. Kualifikasi, Dok. Pemilihan, Bill
Of Quantity)

1.5. SUMBER PENDANAAN Sumber dana dari keseluruhan pekerjaan Pengadaan

Obat-Obatan Generik berasal dari APBN (DAK
Kesehatan)berupa Bantuan Keuangan untuk Kota Samarinda
dengan rincian sebagai berikut :
Nama Kegiatan : Pelayanan Farmasi (DAK Kesehatan)Tahun Anggaran 2012
Nama Pekerjaan : Pengadaan Obat-Obatan Generik
Sumber Dana : APBN (DAK Kesehatan) Tahun Anggaran 2012
Pagu Anggaran Perencanaan : Rp. 1.825.925.759,00

1.6. JENIS, ISI DAN Pelaksana harus menyusun dan menyerahkan dokumen atau laporan
JUMLAH LAPORAN
kepada PPTK, sesuai dengan dokumen kontrak.
a. Laporan Pendahuluan
Tahap konsep desain / rencana teknis, terdiri dari :
• Laporan data dan informasi lapangan yang ada, termasuk
penyelidikan tanah (jika diperlukan).
 • Konsepsi desain ini harus mendapat persetujuan pemberi tugas
terlebih dahulu agar dapat dilanjutkan ke tahapan Pelaksanaan
b. Laporan Antara

• Tahap Pra-Rencana Teknis, terdiri dari :

1. Perkiraan biaya pelaksanaan
2. Garis besar rencana kerja dan syarat-syarat (RKS).
3. Hasil pelaksanaan
c. Laporan Akhir
Tahap Rencana Detail, terdiri dari :
• Rencana kerja dan syarat-syarat (RKS).
• Rencana kegiatan dan volume pekerjaan (BQ).
• Rencana anggaran biaya (RAB).
• Laporan perencanaan struktural dan perhitungan- perhitungan lain
yang diperlukan.

1.7. WAKTU PELAKSANAAN Jangka waktu pelaksanaan kegiatan tahap perencanaan ini
diperkirakan 3 (tiga) bulan. Sedangkan Tahap
Pelelangan disesuaikan sesuai jadwal pelaksanaan fisik.
Tenaga ahli yang diperlukan untuk pelaksanaan ini meliputi :
1. Ketua Tim/Team Leader (1 orang)
2. Tenaga Ahli Struktur (2 orang)
1.8. KUALIFIKASI TENAGA
AHLI

Deskripsi tenaga Ahli:

1) Ketua Tim
a. Pendidikan Minimal : S1 Apoteker
b. Kualifikasi : Ahli Madya (Minimal 7 tahun)
c. Bidang : Farmasi
d. Sub. Bidang keahlian : Kefarmasian dan perbekalan kesehatan

2) Tenaga Ahli Struktur

a. Pendidikan Minimal : S1 Apoteker
b. Kualifikasi : Ahli Muda (Minimal 2 tahun)
c. Bidang : Farmasi
d. Sub bidang keahlian : Kefarmasian & Perbekalan
kesehatan
1.9 BESARNYA TOTAL PERKIRAAN
BIAYA PEKERJAAN Harga Perkiraan Sendiri (HPS) : Rp. 1.825.808.596,00

Rencana Anggaran Biaya Jasa Pengadaan Obat-Obatan Generik disusun berdasarkan:

Keputusan Menteri RI Nomor, 633/Menkes/SK/III/2011 tanggal 24 Maret 2011 tentang harga obat untuk
pengadaan pemerintah.
FARMASI DAN APOTEK 1. Terdapat Settingan Master Data Obat 2. Transaksi pelayanan Farmasi (Catatan
: Fasilitas pembebanan biaya farmasi dapat digabungkan menjadi satu billing) a. Transaksi resep b.
Transaksi obat umum / non generic dan generic c. Transaksi obat sesuai Formularium Nasional khusus
Pasien BPJS d. Transaksi Obat Racikan e. Transaksi paket obat racikan f. Transaksi paket obat sesuai aturan
/ kesepakatan dengan kerja sama (asuransi / kantor) g. Transaksi penjualan obat langsung h. Transaksi
Interaksi Obat i. Transaksi Rekonsiliasi Obat 3. Laporan 3.1 Laporan pesanan barang a. Laporan Harian
Pesanan Barang b. Laporan pesanan barang berdasarkan alokasi dana c. Laporan pesanan barang
konsinyasi d. Laporan penerimaan barang dari supplier e. Laporan harian penerimaan barang f. Laporan
penerimaan barang berdasarkan alokasi dana g. Laporan rekap penerimaan barang per supplier per
triwulan h. Laporan rekap penerimaan barang dari supplier per barang i. Laporan Respon Time Suplier j.
Laporan rekap penerimaan barang berdasarkan generik k. Laporan rekap penerimaan barang berdasarkan
formularium 3.2 Laporan pelunasan ke supplier 3.3 Laporan retur barang ke supplier 3.4 Laporan
pembelian langsung 3.5 Laporan permintaan barang ke gudang a. Laporan permintaan barang ke gudang
lain b. Laporan rekap permintaan barang antar gudang c. Laporan permintaan barang antar penyedia 3.6
Laporan pengeluaran dari gudang 3.7 Laporan pengeluaran ke gudang / unit lain 3.8 Laporan penerimaan
dari gudang 3.9 Laporan penerimaan dan pengeluaran perbekalan 3.10 Laporan retur ke gudang induk
3.11 Laporan penjualan resep

Laporan harian/mingguan/bulanan penjualan obat 3.13 Laporan penjualan obat bebas 3.14 Laporan
penjualan langsung 3.15 Laporan transaksi obat pasien dirawat 3.16 Laporan pengeluaran alat kesehatan
3.17 Laporan pelayanan obat antibiotic 3.18 Laporan respon Time Pengeluaran Obat 3.19 Laporan
Pemantauan Obat Generik 3.20 Laporan rekap generik dan formularium berdasarkan jumlah resep 3.21
Laporan rekap generik dan formularium berdasarkan jumlah item 3.22 Laporan rekap formularium
berdasarkan jumlah resep 3.23 Laporan Kegiatan Farmasi 3.24 Laporan penjualan pelayanan obat 3.25
Laporan pelayanan obat per dokter 3.26 Laporan pelayanan obat detail 3.27 Laporan pengeluaran
penjualan obat 3.28 Laporan pemakaian barang formularium per dokter 3.29 Laporan pengeluaran paket
obat farmasi 3.30 Laporan pemakaian obat Higt Alert pasien 3.31 Laporan pendapatan obat berdasarkan
generik / formularium 3.32 Laporan pelayanan barang penunjang 3.33 Laporan retur penjualan 3.34
Laporan pengeluaran obat per dokter 3.35 Laporan pendapatan farmasi 3.36 Laporan keringanan obat
3.37 Laporan kartu stock 3.38 Laporan stock obat 3.39 Laporan mutasi obat 3.40 Laporan barang
kadaluarsa 3.41 Laporan minimum / maksimum stock 3.42 Laporan penggunaan obat narkotik /
psikotropika per unit 3.43 Laporan tahunan penerimaan dan pengeluaran 3.44 Laporan penerimaan dan
pengeluaran obat per bulan 3.45 Laporan perencanaan depo farmasi 3.46 Laporan pemantauan
penyediaan obat generik / formularium 3.47 Laporan sisa akhir barang 3.48 Laporan pembatalan dan
perubahan transaksi 3.49 Laporan ubah transaksi otomatis 3.50 Laporan stock opname 3.51 Laporan
rekap stock opname 3.52 Laporan pendapatan per kasir 3.53 Laporan Kesalahan Pemberian Obat 3.54
Laporan Expired Date Obat 4. Etiket Obat a. Cetakan Etiket Obat Makan b. Cetakan Etiket Cairan c. Cetakan
Etiket Obat Racikan d. Cetakan Etiket Obat Kemotherapi
a. Maksud Kegiatan
Kegiatan Pengadaan Alat
Kesehatan Medis, Perawatan
dan Non Medis
dimaksudkan untuk
memenuhi peralatan
kesehatan di RSUD
dr.Rasidin
Padang untuk pelayanan pasien
di Laboratorium Patologi
Anatomi, Radiologi,
Laboratorium Klinik serta
pelayanan penunjang lainnya
sehingga mutu
pelayanan dapat ditingkatkan
dan dapat mewujudkan Visi dan
Misi RSUD dr
Rasidin Padang.
KEBUTUHAN ALAT
KESEHATAN di RSUD Dr.
Rasidin PADANG
1. Peralatan Patologi Anatomi
Untuk saat ini RSUD dr
Rasidin Padang baru saja
menambah Dokter
spesialis Patologi Anatomi,
Kebutuhan penambahan
peralatan Lboratorium
Patologi Anatomi adalah
sebagai berikut :
1. Microscope Binocular
2. Rotary Microtome
3. Tissue Floation water Bath
4. Cellspin Cytocentrifuge
5. Spin Tissue Processor
6. Tissue Embedding
2. Peralatan RadiologiStation
Dengan semakin meningkatnya
kunjungan pasien di RSUD dr.
Rasidin
padang yang berdampak juga
pada peningkatan jumlah
kunjungan di unit
radiologi sehingga perlu adanya
penambahan alat sebagai
berikut :
1. Panoramic Photo
2. Computer Radiography
3. Apron
4. Stand Cassette
3. Peralatan Anestesi
Penawaran, Penetapan jenis
kontrak, tanda Bukti Perjanjian,
pemilihan
metode pemilihan Kualifikasi
Pengadaan, Penyusunan
tahapan dan
Jadwal Pengadaan,
Penyusunan Dokumen
Pengadaan oleh ULP /
Pejabat Pengadaan.
2. Pelaksanaan
Pelaksanaan kegiatan
pengadaan alat kesehatan
diselenggerakan
melalui ULP Kota padang
secara elektronik ( LPSE )
Tahap pelaksanaan
dimulai dengan pembentukan
panitia pelaksanaan kegiatan,
menyiapkan
dokumen pengadaan, proses
lelang di ULP, penanda
taganan kontrak,
pelaksanaan penerimaan
barang, uji fungsi barang,,
pembayaran dan
membuat laporan kegiatan.
4. Tempat Pelaksanaan
Kegiatan
Kegiatan Pengadaan alat
Kesehatan Dana APBN-TP
Tahun 2013 dilaksanakan
dan bertempat di RSUD
dr.Rasidin Padang Jln Air Paku
Sei Sapih Padang
5. Pelaksanaan dan
Penanggungjawab Kegiatan
a. Penerima Manfaat
Dengan terlaksananya Kegiatan
Pengadaan Alat Kesehatan ini
dengan baik
maka akan sangat bermanfaat
bagi pasien / masyarakat
yang membutuhkan
pelayanan kesehatan yang
bermutu yang akan berdampak
pada penurunan
angka kesakitan dan kematian.
b. Pelaksana Kegiatan
Pelaksana Kegiatan
Pengadaan Alat Kesehatan
Dana APBN-TP Tahun
Anggaran 2013 diserahkan
kepada pihak ke tiga
(rekanan) yang ditetapkan
sebagai pemenang tender
melalui ULP dengan sistim
tender elektronik ( LPSE )
c. Penanggung Jawab
Penanggung Jawab Kegiatan
Pengadaan Alat Kesehatan
Dana APBN-TP
Tahun 2013 adalah Direktur
RSUD dr.Rasidin Padang yang
bertindak selaku
Kuasa Pengguna Anggaran (
KPA
5. )
Jadwal Pelaksanaan
Kegiatan Kegiatan
a. Waktu
Pelaksanaan kegiatan
direncanakan memakan waktu
selama 6 bulan dimulai
bulan Maret 2013 sampai bulan
Agustus 2013
b. Matriks Pelaksanaan
Kegiatan
(terlampir)
6. Biaya
Pengadaan Alat Kesehatan
ini dilaksanakan dengan
biaya APBN-TP Tahun
Anggaran 2013 sebesar Rp.
10.000.000.000,- (Sepuluh
milyar rupiah )

Padang, Februari 2013

Penanggung Jawab Kegiatan

Dr. Artati Suryani, MPH

NIP. 19680811 200212 2 002

Download
of 9
PEDOMAN PENGADAAN OBAT

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar belakang. Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk

memelihara dan meningkatkan kesehatan dan tempat yang digunakan untuk

menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan. Sarana kesehatan berfungsi

untuk melakukan upaya kesehatan dasar atau upaya kesehatan rujukan dan/atau

upaya kesehatan penunjang. Selain itu, sarana kesehatan dapat juga dipergunakan

untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan serta penelitian, pengembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi di bidang kesehatan. Dari uraian di atas, sarana

kesehatan meliputi balai pengobatan, pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas),

Rumah Sakit Umum, Rumah Sakit khusus, praktek dokter, praktek dokter gigi,

praktek dokter spesialis, praktek dokter gigi spesialis, praktek bidan, toko obat,

apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), Pedagang Besar Farmasi (PBF),

pabrik obat dan bahan obat, laboratorium kesehatan, dan sarana kesehatan lainnya.

Dalam penyelenggaraan upaya kesehatan diperlukan perbekalan kesehatan yang

meliputi sediaan farmasi, alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan lainnya,

sedangkan sediaan farmasi meliputi obat, bahan obat, obat tradisional, dan

kosmetik. Dalam beberapa sarana kesehatan itu, seperti Rumah Sakit, pabrik

buatan, pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan pengadaan,

penyimpanan dan distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep

dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat

tradisional.

Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi

aspek seleksi dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian

dan penggunaan obat. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masing-

masing tahap pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan

demikian dimensi pengelolaan obat akan dimulai dari perencanaan pengadaan yang

merupakan dasar pada dimensi pengadaan obat di Rumah Sakit.

Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang

dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat

dipertanggungjawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien,

menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku.

Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai

tujuan yaitu :

a. Perumusan kebutuhan atau perencanaan (selection)

b. Pengadaan (Procurement)

c. Distribusi (Distribution)

d. Penggunaan (Use)

Keempat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang pengelolaan yang

terdiri dari :

a. Organisasi (Organisation)

b. Pembiayaan dan kesinambungan (Financing and Sustainnability)

c. Pengelolaan informasi (Information Management)

d. Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia (Human Resorces

Management)

Hubungan antara fungsi-fungsi di atas dapat digambarkan sebagai berikut :

Keempat tahap pengelolaan obat tersebut dapat didefinisikan sebagai :

 Seleksi dan perumusan kebutuhan, yaitu kegiatan menyusun kebutuhan

perbekalan farmasi yang tepat dan sesuai kebutuhan, mencegah terjadinya

kekosongan atau kekurangan perbekalan farmasi serta meningkatkan

penggunaan perbekalan farmasi yang efektif dan efisien.

 Pengadaan yaitu proses penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan

kesehatan.

 Distribusi yaitu suatu proses penyebaran obat secara merata yang teratur

kepada yang membutuhkan pada saat diperlukan.

 Penggunaan yaitu proses peresepan dan penyerahan obat dan informasi

berdasarkan resep kepada dokter.

Instalasi farmasi merupakan satu-satunya unit yang bertugas

merencanakan, mengadakan, mengelola, dan mendistribusikan obat untuk Rumah

Sakit secara keseluruhan. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan

formularium yang telah ditetapkan oleh Tim Farmasi dan Terapi (Tim FT) dan

Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). Obat yang akan dibeli atau diadakan harus

direncanakan secara rasional agar jenis dan jumlahnya sesuai sehingga merupakan

produk atau bahan yang terbaik, meningkatkan penggunaan yang rasional dengan

harga yang terjangkau atau ekonomis.

2. Definisi. Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang

dibutuhkan di rumah sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang

diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor,

atau pedagang besar farmasi.

BAB II

RUANG LINGKUP

Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan

dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan

kualitas obat-obat yang diterima.

Siklus pengadaan obat mencakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian

kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan

pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan

dan pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan

pengumpulan informasi penggunaan obat.

Gambar Siklus Pengadaan Obat

BAB III

TATA LAKSANA

Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan
jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada

saat diperlukan.

Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :

a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :

 Pengadaan barang dan farmasi

 Pengadaan bahan dan makanan

 Pengadaan barang-barang dan logistik

b. Berdasarkan sifat penggunaannya :

 Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep

 Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan

racikan puyer

 Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin

 Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus

c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :

 Pembelian tahunan (Annual Purchasing)

Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun

 Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)

Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan,

3 bulan ataupun 6 bulan

 Pembelian tiap bulan

Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami

kekurangan.

Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan

obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan

tenaga medis. Proses pengadaan efektif seharusnya:

 Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat

 Memperoleh harga pembelian serendah mungkin

 Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui

 Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam

waktu tertentu), menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan

persediaan

 Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan

kualitas

 Mengatur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang

aman untuk mencapai total lebih rendah.

Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah,

organisasi non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai

dengan keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan

Barang dan Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di

setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode

pengadaan barang dan jasa, yaitu :

1. Pembelian

a. Pelelangan (tender)

b. Pemilihan langsung

c. Penunjukan langsung

d. Swakelola

2. Produksi

a. Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri.

b. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit

c. Obat untuk penelitian

3. Kerjasama dengan pihak ketiga

4. Sumbangan

5. Lain-lain

Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :

1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan

produksi dan penjualan (telah terdaftar).

2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.

3. Suplier dengan reputasi yang baik.

4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok

produk obat.

Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan

yang baik dan merupakan standar universal mencakup aspek :

a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik

b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium

Rumah Sakit

c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan

menurunkan harga

d. Pengadaan secara kompetitif

 Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati

prakualifikasi yang diizinkan mengikuti.

e. Adanya komitmen pengadaan

 Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah

ditandatangani

f. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan

nyata

 Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan

masa kros cek dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan

 Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat

expired

 Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan

program dan perubahan pola penyakit (utamanya) lansia

g. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti

 Kembangkan kepastian pembayaran

 Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan

harga

h. Prosedur tertulis dan transparan

 Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres

nomor 18 tahun 2000

 Umumkan hasil pelelangan kepada publik

i. Pembagian Fungsi

 Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu

 Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu

dalam aspek perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan

suplier dan pelelangan

j. Program Jaminan Mutu Produk

 Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk

dalam setiap dokumen

 Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab,

mekanisme laporan terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat

k. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.

 Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan,

kepastian pembayaran dan faktor lain yang berhubungan

 Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal

l. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan

 Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan

target setidaknya setahun sekali

 Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga

di pasar (market), rencana pengadaan dan realisasi

Adapun alur pengadaan obat di RSGMAU adalah sebagai berikut:

1) Instalasi farmasi mengajukan nota dinas kebutuhan obat kepada

Kajangkesgi.

2) Kajangkesgi mengajukan nota dinas kebutuhan obat ke Kalakesgilut.

3) Kalakesgilut memerintahkan pengadaan barang ke Pa. Pengadaan.

4) Pa. Pengadaan menerbitkan SOP (Surat Order Pembelian) kepada

pemasok.

5) Pemasok mengirim barang dan diperiksa tim pemeriksa

6) Barang diterima dan disimpan di gudang

7) Depo farmasi mengambil kebutuhan obat di gudang.

8) Instalasi farmasi mengambil obat di depo farmasi.

9) Pembayaran dilakukan oleh bendahara kepada pemasok sesuai dengan

tempo yang disepakati.

BAB IV

DOKUMENTASI

Dokumentasi pengadaan obat di RSGMAU dilakukan untuk setiap kegiatan.

Adapun kegiatan-kegiatan yang membutuhkan dokumentasi adalah sebagai berikut:

1. Instalasi Farmasi melakukan pencatatan obat-obat yang stoknya menipis

atau sudah habis di dalam buku defekta.

2. Seluruh kebutuhan obat dalam satu bulan yang dicatat dalam defekta,

dituangkan ke dalam nota dinas untuk diajukan kepada Kajangkesgi. Instalasi

farmasi harus memiliki arsip seluruh nota dinas pengajuan kebutuhan obat yang

disusun berdasarkan urutan tanggal atau bulan.

3. Depo Farmasi mencatat barang yang diterima dari gudang, dan melakukan

cross check terhadap nota dinas yang diajukan. Penerimaan barang harus

memperhatikan kondisi umum dari obat, serta tidak lupa untuk mencatatkan tanggal

expiry date serta memasukkannya ke dalam kartu stok.

4. Depo farmasi harus memiliki salinan surat pesanan obat dan faktur dari

setiap obat yang datang. Hal ini penting untuk kelengkapan administrasi setiap obat

yang beredar di RSGMAU.

5. Ka Instalasi farmasi melakukan pencatatan dan pelaporan obat yang

digunakan setiap bulannya. Untuk obat-obat golongan narkotika dan psikotropika,

dilakukan pencatatan dan pelaporan yang ditujukan kepada Kepala Suku Dinas

Kesehatan Kota Jakarta Timur serta Kepala Balai POM Jakarta.

6. Untuk obat-obat yang mendekati kadaluarsa, dilakukan pengajuan proses

retur kepada pemasok yang dilengkapi dengan salinan faktur obat tersebut.

Download

of 9