TEKNIK MENERIMA PANGGILAN TELEPON MASUK

Menerima telepon atau menelepon sama halnya dengan menerima tamu atau bertamu. Ketika
menerima telepon, kita harus menjadi Tuan rumah yang baik. Tuan rumah yang baik, tentu akan
berusaha menjamu tamunya dengan baik, sikap ramah,dan menyenangkan. Meskipun mimik muka
atau ekspresi muka tidak terlihat bila berbicara melalui telepon, namun bila seseorang menerima
telepon dengan sikap yang ketus, wajah cemberut, maka hal itu akan terpantul lewat intonasi suara.
Tentu saja suara yang ketus dan tidak ramah akan dapat dirasakan oleh orang yang menelepon.

Adapun teknik menerima panggilan telepon masuk, anataralain :

1. Teknik mengankat Telepon
Pada saat mnerima telepon, angkat menggunakan satu tangan yang bukan utuk menulis dikarenakan tangan yang
lainnya digunakan untuk menulis dengan persiapan alat tulis dan buku catatan.
2. Memberi salam

Contoh : “ Selamat pagi, PT Muhamamd Yahya di sini ” atau “Selamat pagi, PT Muhamamd Yahya dengan Bagus, ada
yang bisa dibantu “
3. Apabila telepon berasal dari lingkungan kantor sendiri, penerima telepon dapat menjawab :
Contoh : “ Dengan Bagus bagian pemasaran ” atau “pesawat 212, selama sore “
4. Apabila penelepon tidak memberikan identitas, penerima telepon dapat bertanya sebagai berikut
Contoh : “ maaf, bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara ” hindari pertanyaan seperti ini " siapa ini ? anda
siapa ? siapa ya yang bicara ini "
5. Hubungkan segera penelepon dengan pihak penerima telepon
Sebelum menghubungkan penelepon dengan pihak penerima telepon, kita harus yakin siapa yang akan
dihubungi, karena apabila terjadi kesalahan penelepon akan kecewa. Karena itu perlu megeja huruf nama orang
yang akan dihubungi sesuai urutan ALFABET, sehingga terhindar dari kesalahan.
Kode abjad untuk memperjelas/mempertegas ucapan

Huruf Alfabet Nama Orang Nama kota

A Alpha Andrew Ambon
B Beta Benjamin Bandung
C Charlie Charlie Cianjur
D Delta David Donggala
E Echo Eduard Enam
F Foxtrot Frederick Faktor
G Golf George Gangga
H Hotel Harry Hari
I India Issac Iman
J Juliet Jack Jakarta
K Kilo King Kuala Tunggal
L Lima Lucy Lhokseumawe
M Mike Marry Manado
N November Nelie Nunukan
O Oscar Oliver Oman
P Papa Peter Padang
Q Quebeck Queenie Quebec
R Romeo Robert Rambang
S Sierra Sugar Semarang
T Tango Tommy Timur
U Unifrom Uncle Ujung Padang
V Victor Victor Victor
W Whiskey William Wonoshobo
X X-Ray Xmas X-Ray
Y Yankee Yulli Yogyakarta
Z Zero Zona zanzibar
6. Menciptakan kesan baik
Seandainya si penelon ingin berbicara langsung dengan pimpinan, jawablah dengan baik dan sopan. seperti
:
" Mohon Bapak menunggu sebentar "
" Maaf bu, bersediakan Bapak menunggu sebentar "
Hindarilah ucapan seperti
" Tunggu ya atau sebentar ya "
dan apabila bersedia menunggu, ucapkan segera
"terimakasih Bapak bersedia menunggu "
Pemimpin yang dituju sedang tidak ada di tempat
apabila pimpinan tidak berada ditempat, karena ada sesuatu hal sehingga tidak dapat menerima panggilan telepon
masuk, maka ada beberapa cara harus dilakukan oleh seorang administrasi perkantoran atau sekretaris untuk
mengatasi hal tersebut, yaitu sebagai berikut :
a. Berusaha untuk mendapatkan keterangan

Adakala seorang penelepon enggan mmeberikan informasi berkaitan tentang identitasnya dan biasanya
mengatakan " nanti saya akan menelepon kembali" dan langsung mematikan teleponnya. oleh karena itu seorang
administrasi haru sigap sebelum telepon ditutup untuk meminta keterangan berkaitan dengan maksud dan tujuan
penelepon tapi jangan sampai terlihat terkesan memaksa memnita keterangan karena akan mengakibatkan
penelepon semakin enggan memberikan keterangan.

dalam kasus ini maka bisa kita sikap dengan " pimpanan sedang ada diluar kota, mungkin Bapak ada pesan yang
ingin disampaikan kepeda pimpinan saya " atau "sebentar pak, karena ini tampaknya penting, saya ingin segera
beritahu pimpinan agar menelepon Bapak besok pagi atau Bapak dapat menjelaskan maksud keperluan bapak
dan berkenan mohon tinggalkan no telepon Bapak yang dapat dihubungi.
Si peneleopn mungkin akan menjawab " oh ia boleh, ini nomer saya 780 XxXX dan tolong sampaikan
.............................. "
Selajutnya adminitrasi menjawab " mungkin ada lagi yang inin bapak sampaikan"
apabila penelepon mengatakan tidak aatu cukup , untuk menyiasati pencarian identitas administarsi dapat
menyiasati " Dari isi pesan yang Bapak sampaikan, sepertinya bapak sudah akrab dengan pimpianan saya, agar
lebih familiar lagi, maaf dengan siapa saya berbicara "
Selajutnya kalimat penutup.

b.Memberikan keterangan yang tidak bersifat eksplisit (mendetail) mengenai waktu dan kegiatan sebenarnya

Memberikan keterangan yang sebaik harus yang sebenarnya walaupun ada pengecualian terkadang kita harus
memberikan keterang yang tidak benar. Jawaban taktis staf administrasi kantor atau sekertaris kepada kepada
penelepon keika pimpinan tidak dapat menerima telepon.

Keadaan sebenarnya Jawaban yang taktis dab bikjaksana

Pimpinan sedang mengadakan rapat denagn Bapak Pimpianna sedang tidak ada
staf ahli ditempat sekarang, tetapi beliau akan
kembali segera
Bapak pimpinan sedang di ruang Bapak Bapak Pimpinan sedang keluar rangan,
arifin, komisaris pimpinan ada yang bisa say bantu pak / bu ?
Bapak pimpinan sedang menelepon Bapak pimpinan sedang berbicara di
saluran telepon lain atau sedang online
Bapak pimpinanan pulang karena sakit Bapak pimpinan sedang tidak dikantor
untuk satu atau dua hari ini
Bapak Pimpinan sedang seminar di Hotel Bapak pimpinan sedang diluar kota
Hilton singapura

8. Suara dalam beretelepon

Suara adalah unsur utama dalam komuniasi melalu telepon. ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam
komunikasi memalalui telepon, yaitu :
1. Jelas
2. Suara tidak di buat-buat
3. mencatat pesan telepon

Langkah-langkah mencatat pesan pada Block not dan LPT adalah sebagai berikut :
1. Catata pesan yang masuk dengan jelas
2. Catatat Tanggal, bulan dan Tahun serta pukul berapa pesan tersebut datang
3. Catat identitas lengak penelepon dan nama perusahaan
4. minta dan catatat nomer telepon yang bisa dihubungi kembali
5. salin pesan dari block note ke LPT
6. letakan LPT pada meja pimpianan atau karyawan yang berhak menerima pesan tersebut

BLOCK NOTE

BLOCK NOTE TANGGAL

LEMBAR PESAN TELEPON

HARI / TANGGAL : …………………………… Pkl : ……………………..

DARI : No. Telp. : ……………….

Instansi / Perusahaan :

Akan menelepon kembali ingin Bertemu minta ditelepon

Isi Berita / Pesan :

Penerima :