Materi ini adalah Materi Manajemen Proyek dari Buku Ir.Abrar Husen,M.

T
“Manajemen Proyek Perencanaan, Penjadwalan, & Pengendalian Proyek”, Andi
Yogyakarta, 2009

Materi ini adalah materi lanjutan yang diambil dari BAB I buku tersebut diatas
1.3.1 SIKLUS PROYEK

Dari beberapa jenis proyek tersebut, tahapan kegiatan pada siklus proyeknya
dapat berbeda karena pola penanganan dan pengelolaannya cukup berbeda. Siklus
proyek menggambarkan urutan langkah – langkah sejak prose awal hingga proses
berakhirnya proyek. Untuk lebih memahami tahapan kegiatan dalam siklus proyek, di
bawah ini dijelaskan siklus proyek konstruksi, manufaktur dan proyek infrastruktur
berdasarkan durasi waktu dan biaya yang harus dikeluarkan.

Siklus Proyek Konstruksi

1. Tahap Konseptual Gagasan : Tahapan ini terdiri atas kegiatan, perumusan
gagasan, kerangka acuan, studi kelayakan awal, indikasi awal dimensi, biaya
dan jadwal proyek.
2. Tahap Studi Kelayakan : Studi kelayakan dengan tujuan mendapatkan
keputusan tentang kelanjutan investasi pada proyek yang akan dilaksanakan.
Informasi dan data dalam implementasi perencanaan proyek lebih lengkap
dari langkah diatas, sehingga penentuan dimensi dan biaya proyek lebih
akurat lagi dengan tinjauan aspek sosial, budaya, ekonomi, finansial, legal,
teknis dan administrative yang komprehensif.
3. Tahap Detail Desain : Tahapan ini terdiri dari atas kegiatan, pendalaman
berbagai aspek persoalan, design Engineering dan pengembangan, pembuatan
jadwal induk dan anggaran serta menentukan perencanaan sumber daya,
pembelian dini, penyiapan perangkat dan penentuan peserta proyek dengan
program lelang.
4. Tahap Pengadaan : Tahapan ini adalah memilih kontraktor pelaksana dengan
menyertakan dokumen perencanaan, aturan teknis dan administrasi yang
 lengkap, produk tahapan detail desain. Dari proses ini diperoleh penawaran
yang kompetitif dari kontraktor dengan tingkat akuntabilitas dan transparansi
yang baik.
5. Tahap Implementasi : Tahapan ini terdiri atas kegiatan, design engineering
yang rinci, pembuatan spesifikasi dan kriteria, pembelian peralatan dan
material, fabrikasi dan konstruksi, inspeksi mutu, uji coba, startup,
demobilisasi dan laporan penutup proyek. Tujuan akhir proyek adalah
mendapatkan kinerja biaya, mutu, waktu dan keselamatan kerja paling
maksimal, dengan melakukan proses perencanaan, penjadwalan, pelaksanaan
dan pengendalian yang lebih cermat serta terperinci dari proses sebelumnya.
Pada tahap ini kontraktor memiliki peran dominan dengan tujuan akihr
sasaran proyek tercapai dan mendapatkan keuntungan maksimal. Peran
pemilik proyek pada tahapan ini dilakukan oleh agen pemilik sebagai
konsultan pengawas pelaksanaan, dengan tujuan mereduksi segala macam
penyimpangan serta melakukan tindakan koreksi yang diperlukan.
6. Tahap Operasi dan Pemeliharaan : Tahapan ini terdiri atas kegiatan operasi
rutin dan pengamatan prestasi akhir proyek serta pemeliharaan fasilitas
bangunan yang dapat digunakanuntuk kepentingan social dan ekonomi
masyarakat. Biaya yang dikeluarkan pada tahap ini bersifat rutin dan nilainya
senderung menurun dan pada tahap ini adanya pemasukan dana dari
operasional proyek.

Konseptual Operasi dan

Gagasan Detil Desain dan Implementasi
Studi Kelayakan Waktu
Pemeliharaan
pengadaan

Gambar I.2 Siklus Proyek Konstruksi

Dari siklus proyek konstruksi pada Gambar I.2 terlihat bahwa sejak awal proyek,
yaitu tahapan detail desai, biaya yang dikeluarkan terus meningkat hingga ke proses
implementasi dengan periode waktu yang relative singkat dan saling berkaitan. Pada
akhir siklus, biaya operasi dan pengeluarannya lebih kecil dari biaya sebelumnya,
namun periode waktunya panjang sampai dengan sisa umur proyek keseluruhan.

Biaya paling besar yang harus dikeluarkan oleh pemilik proyek dari siklus di atas
adalah pada tahapan implementasi. Kegiatan fisik pada tahap ini cukup banyak dan
memakan banyak pengeluaran. Biaya yang kecil terjadi pada akhir proyek, tetapi
adanya pemasukan dana pada pada kegiatan operasional dan pemeliharaan dalam
rentang waktu yang panjang, karena pada masa ini adalah masa pemanfaatan fungsi
proyek sesuai dengan sasaran dan tujuan proyek sekaligus masa pemeliharaan sampai
dengan akhir umur proyek. Kendala proyek konstruksi yang sering menjadi
permasalahan adalah pada masa desain dan pelaksanaan yang terkait juga dengan
pengendalian. Bila fase ini tidak terencana dengan baik, maka kemungkinan umur
penggunaan fasilitas proyek yang dibangun tidak sesuai dengan harapan.

Siklus Proyek Manufaktur

1. Tahap Perumusan Gagasan : tahap ini terdiri atas kegiatan, perumusan
gagasan, kerangka acuan, studi kelayakan, indikasi dimensi proyek dan biaya
serta jadwal.
2. Tahap Detail Desain : Tahap ini terdiri atas kegiatan analisis fungsi dan
premiliminary design terhadapproduk yang akan dibuat, design engineering
terinci serta pengmbangan produk dengan acuan spesifikasi, kriteria dan
gambar desin yang telah dibuat sebelumnya.
3. Tahap Pengembangan dan Integrasi Sistem : Tahap ini melakukan studi
dan pengembangan fasilitas dan peralatan yang akan digunakan lalu
melakukan proses integrasi terhadap sistem.
4. Membuat Prototipe : Sebelum produk akhir dihasilkan, biasnya dibuat
prototype yang kemudian langsung diuji coba untuk mendapatkan masukan
bagi kegiatan berikutnya.
 5. Manufaktur : Kegiatan tahap ini adalah melakukan pembelian material dan
peralatan serta fabrikasi komponen produk untuk mempersiakan produksi
massal.
6. Perakitan dan Instalasi : Kegiatan ini terdiri atas merakit komponen
komponen produk menjadi produk akhir, mengadakan tes, inspeksi danuji
coba sebelum sampai ke konsumen.
7. Promosi dan Pemasaran : Dilakukan agar produk manufaktur dapat dikenal
dan dijual kepada masyarakat luas.
Dari Gambar I.3 siklus proyek manufaktur dibawah ini, terlihat bahwa biaya
pengeluaran terbesar adalah untuk pembuatan prototype dan produksi massal barang,
dimana kebutuhan bahan baku membutuhkan biaya pengeluaran yang sangat besar,
sedangkan untuk pemasaran dan promosi dengan biaya maksimal relative rendah
membutuhkan waktu panjang yang berkesinambungan sampai proyek selesai.

Biaya

Perumusan Integrasi Prototipe dan Perakitan dan Promosi dan

Detil Desain
Gagasan Sistem Manufaktur instalasi Marketing

Gambar I.3 Siklus Proyek Manufaktur

Privatisasi proyek insfrastruktur dengan skema pembiayaan BOT, seperti telah
dijelaskan sebelumnya, adalah untukmenjawab tantangan terhadap terbatasnya
anggaran biaya dari pemerintah, peningkatan efektivitas dan efisiensi proyek, serta
peningkatan akuntabilitas dan transparansi penyelenggaraan proyek kepada
masyarakat luas. Pada mulanya pemerintah berperan penuh terhadap proses awal
hingga akhir proyek. Namun karena banyak kelemahan, peran tersebut secara
perlahan mulai dikurangi dan digantikan oleh swasta.
 Biaya

Konseptual Promosi Operasi dan

Proyek Detil Desain dan Konstruksi Waktu
Pemeliharaan
pengadaan

Gambar I.4 Siklus Proyek Insfrastruktur

Peran pemerintah selanjutnya adalah memperketat pengawasan proyek serta

mengeluarkan regulasi – regulasi yang sifatnya menjunjung tinggi penegakan hukum.
Tujuannya agar iklim investasi dalam proyek insfrastruktur lebih kondusif dan dapat
meningkatkan pertumbuhan ekonomi di seluruh sektor menjadi lebih baik.

Proyek insfrastruktur biasanya digunakan untuk kepentingan yang lebih luas sebagai
bagian dari pemenuhan pelayanan kepada publik. Karena itulah pihak swasta yang
diberi kosesi untuk mengelolanya harus bertanggung jawab, pun dengan etika bisnis
yang sehat dan akuntabilitas public yang bertanggung jawab. Gambar I.4 adalah salah
satu contoh proyek insfrastruktur, yaitu proyek jalan tol yang menunjukan proses dan
langkah – langkah awal hingga akhir, seperti dijelaskan di bawah ini.

Siklus Proyek Insfrastruktur

1. Tahap Konseptual Proyek : Tahapan ini biasanya pemerintah membuat
rancangan konseptual untuk proyek jalan tol dengan mengacu kepada
kebutuhan yang mendesak serta mempunyai cukup akses dengan jaringan
jalan yang sudah ada. Pihak swasta dapat juga mengajukan proposal kepada
pemetintah dengan pertimbangan teknis serta finasial yang cukup memadai.
 2. Tahap Promosi : Tahap promosi terdiri atas desain pendahuluan, evaluasi
studi kelayakan dan penyerahan konsesi oleh pemerintah kepada pihak swasta
yang diberi wewenang menyelenggarakan proyek dengan pertimbangan
kesepakatan kedua belah pihak yang sudah memenuhi ketentuan yang
berlaku.
3. Tahap Detail dan Pengadaan : Tahap ini adalah desain terperinci, terdiri
atas kegiatan pendalaman berbagai aspek persoalan seperti : design
engineering, pembuatan jadwal induk dan anggaran penyiapan perangkat dan
peserta proyek untuk program lelang pelaksana konstruksi.
4. Tahap Konstruksi : Pelaksanaan konstruksi membutuhkan biaya sangat
besar, pembiayaannya dapat diperoleh dari pasar modal atau pinjaman
sindikasi bank atau dapat juga dengan penyertaan modal oleh Stake-holder
lainnya.
Tahapan ini terdiri atas kegiatan pelaksanaan, aplikasi spesifikasi dan kriteria,
pembuatan jadwal konstruksi yang sesuai dengan jadwal induk proyek,
melakukan mobilisasi, inspeksi, uji coba, start-up dan demobilisasi. Sub –
kontraktor dapat juga dipilihdengan ketentuanbagian dari konsorium yang
dibentuk oleh pihak swasta.
5. Tahap Operasi dan Pemeliharaan: Tahap ini pihak swasta dapat bekerja
sama dengan operator yang telah berpengalaman dalam hal pengoperasian
jalan tol sebagai bagian dari konsorium proyek. Pihak operator melakukan
kegiatan pemungutan biaya kepada masyarakat, pemeliharaan terhadap
fasilitas proyek yang semuanya diawasi secara penuh oleh pihak konsorium
dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran proyek dengan kinerja biaya,
mutu, waktu dan keselamatan kerja yang paling maksimal.
Gambar I.4 menunjukkan tahap – tahap kegiatan yang masing – masing dimulai
dengan bobot pengeluaran kecil pada awal proyek, lalu periode bagian tengah
pengeluaran makin meningkat hingga mencapai puncaknya. Kemudian pada akhir
kegiatan cenderung menurun landai. Pada akhir siklus, biaya operasi dan
pemeliharaan lebih kecil dari biaya sebelumnya, namun periode waktunya sangat
panjang sampai dengan lama waktu konsesi. Pada periode ini biasanya perusahaan
yang bertindak sebagai pengelola proyek diberi otoritas untuk memungut dana
masyarakat yang besarnya proporsional dengan pelayanan yang diberikan. Biaya
paling besar yang dikeluarkan oleh pemilik proyek dari siklus di atas adalah pada
tahap konstruksi.

Melihat kecenderungan kurva parabola pada masing – masing kegiatan, dapat

disimpulkan bahwa kurva tersebut, bila bobot biaya dibuat kumulatif, akan
membentuk seperti kurva S dari Hannum Curve. Dari seluruh tahap siklusproyek,
terlihat sejakawal bahwa biaya yang dikeluarkan terus meningkat hingga ke proses
konstruksi dalam waktu relative singkat. Pihak swasta memetik keuntungan pada
periode operasional.

1.4 STAKEHOLDER PROYEK

Agar keinginan dan kebutuhan masing – masing pihak dalam suatu proyek dapat
direalisasikan dalamsuatu usaha bersama untuk mencapai sasaran dan tujuan, perlu
dilakukan identifikasi terhadap organisasi atau individual (stakeholder), baik dari
internal maupun eksternal, yang akan berperan mempengaruhi proyek dan harus
diantisipasi selama proyek berlangsung. Stakeholder proyek secara umum diuraikan
di bawah ini.
 Manajer Proyek : seseorang yang bertanggung jawab mengelola proyek.
 Pelanggan (customer) : seseorang/organisasi yang menggunakan produk proyek.
 Organisasi Proyek : hierarki/susunan tugas dan wewenang individual.
 Sponsor : penyedia sumber dana untuk proyek.
 Masyarakat : sebagai konsumen.
Stakeholder untuk proyek konstruksi dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Pemilik Proyek : seseorang atau perusahaan yang mempunyai dana,
memberikan tugas kepada seseorang atau perusahaan yang memiliki keahlian
dan pengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan agar hasil proyek sesuai
sasaran dan tujuan yang ditetapkan.
 2. Konsultan : seseorang atau perusahaan yang ditunjuk oleh pemilik yang
memiliki keahlian dan pengalaman merancang dan mengawasi proyek
konstruksi, terdiri atas :
 Konsultan Perencana: seseorang atau perusahaan yang memiliki
keahlian dan pengalaman dalam merencanakan proyek konstruksi, seperti
halnya Perencana Arsitektur, Perencana Struktur, Perencana Mekanikal
dan Elektrikal dan lain sebagainya.
 Konsultan Pengawas: perusahaan yang memiliki keahlian dan
pengalaman dalam pengawasan pelaksanaan proyek.
 Konsultan Manajemen Konstruksi: perusahaan yang mewakili pemilik
dalam pengelolaan proyek, sejak awal hingga akhir proyek.
3. Kontraktor: perusahaan yang dipilih dan disetujui untuk melaksanakan
pekerjaan konstruksi yang direncanakan sesuai dengan keinginan pemilik
proyek dan bertanggung jawab penuh terhadap pembangunan fisik proyek.
Biasanya penentuan kontraktor dilakukan melalui lelang/tender atau dapat
juga melalui penunjukan langsung dengan negosiasi penawaran harga.
4. Sub – Kontraktor : pihak yang ditunjuk oleh kontraktor dan disetujui oleh
pemilik untuk mengerjakan sebagian pekerjaan kontraktor pada bagian fisik
proyek yang memiliki keahlian khusus/ spesialis.

5. Pemasok : pihak yang ditunjuk oleh kontraktor untuk memasok material yang
memiliki kualifikasi yang diinginkan oleh pemilik.

Selain itu, dapat pula ditambahkan stakeholder pada proyek infrastruktur yang
pengelolaanya lebih kompleks dan unik, berasal dari lingkungan internal dan
eksternal proyek, seperti organisasi pekerja, agen pemerintah yang membuat regulasi,
organisasi LSM, masyarakat sekitar lokasi proyek, atau media massa. Peran dan
keterlibatan pihak – pihak tersebut dapat memberi keuntungan bahkan kerugian
terhadap proses dan hasil akhir proyek. Oleh karena itu perlu ada identifikasi secara
cermat dan langkah – langkah antisipasi kerugian yang akan timbul bersamaan
dengan memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh.
Dari Gambar I.5 terlihat hubungan masing – masing stakeholder dengan garis tegas
menyatakan hubungan kontrak dan perintah sedangkan garis putus – putus
menyatakan hubungan koordinasi.

Owner/pemilik

Konsultan Perencana Konsultan Pengawas

Kontraktor
Subkontraktor Pemasok
Utama

Gambar I.5 Stakeholder Proyek Konstruksi

1.5 ORGANISASI PROYEK

Organisasi proyek biasanya adalah bagian dari organisasi yang lebih besar seperti
pemerintah, institusi, badan atau lembaga atau dapat juga dengan skala lebih kecil
seperti perusahaan, lembagaa pendidikan, lembaga kesehatan, lembaga penelitian,
kumpulan dari kelompok kepentingan, dan lainnya.

Pengelolaan proyek membutuhkan suatu organisasi yang kuat dengan program, visi
dan misi dan tujuan yang jelas, sehingga kegiatan dilakukan dengan batasan dan
standar yang telah disepakati dan dilaksanakan dengan maksimal oleh personel
penanggung jawab masing – masing kegiatan.

Organisasi proyek adalah sebagai sarana dalam pencapaian tujuan dengan mengatur
dan mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material, peralatan dan modal secara
efektif dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen sesuai kebutuhan proyek.

Agar tujuan organisasi dapat dicapai, dilakukan proses sebagai berikut :

1. Identifikasi dan pembagian kegiatan : identifikasi dan pembagian kegiatan
proyek perlu diketahui untuk menentukan volume pekerjaan, macam dan
 jenisnya, kebutuhan sumber daya, jadwal pelaksanaan serta anggarannya sehingga
dapat dilaksanakan oleh penanggung jawab kegiatan sesuai dengan sasaran dan
tujuan proyek.
2. Pengelompokan penanggung jawab kegiatan : agar hasilnya maksimal,
pemilihan penanggung jawab organisasi disesuaikan dengan keahlian,
keterampilan dan kemampuan personel di bidangnya sehingga sasaran dan tujuan
proyek dapat tercapai.
3. Penentuan wewenang dan tanggung jawab : setiap personel penanggung jawab
kegiatan harus mengetahui wewenang dan tanggung jawab pekerjaanya, dengan
membuat penjabaran kerja serta standar prosedur operasional pekerjaan yang
dikelolanya.

4. Menyusun mekanisme pengendalian: karena oraganisasi proyek melibatkan

banyak pihak, maka agar tidak terjadi penyimpangan, mekanisme pengendalian
dan kordinasi dibuat dalam format yangdapat menggerakkan organisasi dalam
mengidentifikasi, memecahkan masalah, serta melakukan tindakan koreksi untuk
mengatasi penyimpangan.

Struktur organisasi proyek dibuat dengan situasi kultur dan keunikan berbeda
berdasar kebutuhan sistem manajemen proyek. Oleh karena itu, organisasi proyek
mempunyai susunan dan hierarki yang yang berlainan pula. Pemilihan organisasi
proyek didasarkan atas tingkat kebutuhan dan kompleksitas proyek; semakin
kompleks proyek, semakin kompleks pula susunan organisasinya. Beberapa macam
susunan organisasi proyek dapat dijelaskan seperti di bawah ini.

1. Organisasi Proyek Fungsional: Struktur organisasi jenis ini dikelompokkan

menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertikal.
Tanggung jawab organisasi proyek biasanya dirangkap dengan tugas sehari – hari
pada organisasi fungsional perusahaan, karena itulah untuk proyek yang besar
dapat mengganggu kegiatan keseluruhan, bila organisasi fungsional digunakan.
2. Organisasi Proyek Murni : Struktur organisasi proyek jenis ini merupakan
bagian tersendiri dari organisasi fungsional perusahaan, dimana manajer
mempunyai otoritas penuh terhadap proyek. Dengan status ini, tim proyek
memiliki komitmen dan wewenang mandiri, namun tetap dalam koordinasik
perusahaan.
3. Organisasi Proyek Matriks : Struktur organisasi proyek ini biasanya gabungan
dari organisasi proyek murni dan fungsional, memanfaatkan ahli dari berbagai
disiplin ilmu yang terlibat dalam organisasi fungsional sebagai bagian dari proyek,
tetapi tidak mengganggu proses pelaksanaan proyek serta organisasi fungsional
perusahaan.
Dari gambar I.6 dapat dilihat bahwa organisasi proyek dengan perusahaan dipisahkan
oleh otoritas yang diberikan kepada organisasi proyek, tetapi organisasi proyek tetap
berkoordinasi dengan organisasi perusahaan.

Pimpinan Perusahaan

Divisi Proyek Divisi Administrasi Divis

Engineering Umum Pemasaran

Otoritas Proyek

Engineering Konstruks Pengendalian Pengadaan

Sipil Arsitektur Mekanikal Elektrikal

Gambar I.6 Organisasi Proyek Murni

Kendali di dalam proyek membutuhkan organisasi sendiri dalam rangka mengelola

tujuan, sasaran, dengan data, infotmasi serta sumber daya yang ada dan terbatas. Hal
 ini ditunjukkan dengan struktur organisasi personel proyek dengan skala cukup besar
seperti di bawah ini.

Manajer Proyek

Deputi Manajer
Proyek
Divisi Administrasi
Engineering Keuangan

Site Manager

Site Enginer Pengendalian Logistik

Sipil Biaya, Mutu, Material,
Arsitektur Waktu, K3 Peralatan, dll
M/E

Sipil Arsitektur Mekanikal Elektrikal

Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor
Pelaksana Pelaksana Pelaksana Pelaksana

Gambar I.7 Organisasi Personel Proyek

Organisasi personel proyek diatas menunjukkan hierarki tanggung jawab dan

wewenang tugas dari masing – masing personel yang diarahkan dan dikendalikan
oleh 3 pucuk pimpinan, yaitu Manajer Proyek, Deputi Manajer Proyek, dan Site
Manager dengan tugas yang telah ditentukan.

Otoritas proyek sepenuhnya berada pada Manajer Proyek, menjadi jembatan antara
organisasi yang mewakilinya untuk melakukan koordinasi dan komunikasi dengan
maksud agar tujuan dan sasaran proyek tercapai dengan efektif dan efisien.
Sedangkan otoritas di lapangan biasanya ditugaskan kepada Site engineer,
ditugaskana untuk hal – hal yang berhubungan dengan masalah teknis.