PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada hakikatnya, proyek dapat didefinisikan sebagai rangkaian usaha dalam jangka
waktu tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa / pelayanan
unik tertentu, dilaksanakan oleh manusia dengan
memanfaatkan berbagai sumber daya, melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi,
dan kontrol. Schwalbe (2004) memaparkan proyek sebagai
suatu usaha yang bersifat sementara untuk menghasilkan suatu produk atau layanan yang
unik. Hal yang patut dicatat sehubungan dengan definisi proyek tersebut adalah, bahwa :
(1) Proyek memiliki jangka waktu tertentu, yang berarti bahwa rangkaian aktivitas
tersebut memiliki titik mulai dan
titik selesai yang pasti (ditargetkan); dan (2) Bersifat unik,
yang berarti bahwa tidak ada proyek yang menghasilkan produk atau jasa / pelayanan
yang identik.
Manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan
sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan
dalam waktu tertentu, dengan sumber daya tertentu. Manajemen proyek mempergunakan
personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek.
Evaluasi merupakan bagian dari sistem manajemen yaitu perencanaan, organisasi,
pelaksanaan, monitoring dan evaluasi. Proyek juga dirancang dari tahap perencanaan,
organisasi kemudian pelaksanaan dan akhirnya monitoring dan evaluasi. Tanpa evaluasi,
maka tidak akan mengetahui bagaimana kondisi proyek tersebut dalam rancangan,
pelaksanaan serta hasilnya.
B. Rumusan
1. Apa yang dimaksud dengan evaluasi dan pelaporran proyek?
2. Apa yang dimaksud dengan audit proyek?
3. Faktor apa saja yang mempenngaruhi evaluasi proyek?
4. Apa saja kendala dan hambatan dalam evaluasii dan pelaporan proyek?
5. Apa saja criteria dalam penilaian keberhasilan proyek?
6. Apa yang dimaksud dengan pelaporan proyek?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui evaluasi dan pelaporran proyek
2. Untuk mengetahui audit proyek
3. Untuk mengetahui faktor yang mempenngaruhi evaluasi proyek
4. Untuk mengetahui kendala dan hambatan dalam evaluasii dan pelaporan proyek
5. Untuk mengetahui criteria dalam penilaian keberhasilan proyek
6. Untuk mengetahui pelaporan proyek
D. Manfaat
1. Mahasiswa mengetahui evaluasi dan pelaporran proyek
2. Mahasiswa mengetahui audit proyek
3. Mahasiswa mengetahui faktor yang mempenngaruhi evaluasi proyek
4. Mahasiswa mengetahui kendala dan hambatan dalam evaluasii dan pelaporan
proyek
5. Mahasiswa mengetahui criteria dalam penilaian keberhasilan proyek
6. Mahasiswa mengetahui pelaporan proyek
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
Evaluasi Proyek, juga dikenal sebagai studi kelayakan proyek (atau studi kelayakan
bisnis pada proyek bisnis), merupakan pengkajian suatu usulan proyek (atau bisnis), apakah
dapat dilaksanakan (go project) atau tidak (no go project), dengan berdasarkan berbagai
aspek kajian. Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah suatu proyek dapat dilaksanakan
dengan berhasil, sehingga dapat menghindari keterlanjuran investasi modal yang terlalu besar
untuk kegiatan yang ternyata tidak menguntungkan.
Dilihat dari kapan evaluasi dilakukan pada proyek, dapat dibedakan 4 jenis evaluasi
proyek:
1. Evaluasi terhadap usulan proyek yang akan didirikan (pre-project evaluation);
2. Evaluasi terhadap proyek yang sedang dibangun (on-construction project evaluation);
3. Evaluasi terhadap proyek yang telah dioperasionalisasikan (on-going project
evaluation).
4. Evaluasi terhadap proyek yang telah berakhir (post-project evalution study).
1. Survey pendahuluan
Merupakan kegiatan untuk mendapatkan informasi (tanpa melakukan verifikasi secara
rinci) mengenai bagian/fungsi yang akan diaudit.
Tujuan survey pendahuluan adalah untuk :
a. Lebih memahami aktivitas auditee ;
b. Mengidentifikasi area/bidang yang memerlukan penekanan khusus dalam audit ;
c. Memperoleh informasi awal sebagai bahan untuk melaksanakan pekerjaan lapangan
(field work) ;
d. Menentukan apakah perlu melakukan audit lebih lanjut.
Dengan kata lain, survey pendahuluan berguna untuk memahami lebih baik mengenai
tujuan, proses, risiko dan pengendalian dari bagian/fungsi yang diaudit.
3. Pemeriksaan terinci
4. Penyusunan laporan
Secara lengkap isi laporan audit proyek adalah sebagai berikut:
a. Pendahuluan.
Berisi penjelasan latar belakang dan tujuan proyek
b. Status Sekarang
Berisi penjelasana mengenai status proyek saat dilakukan audit termasuk hasil
pengukuran performansi yang digunakan dalam audit seperti Biaya, jadwal, kemajuan dan
kualitas.
c. Status proyek di masa yang akan datang.
Berisi laporan auditor mengenai kemajuan proyek, rekomendasi mengenai aspek teknis,
jadwal dan anggaran terhadap pekerjaan yang tersisa
d. Isu isu manajemen yang penting.
Berisi penjelasan mengenai isu-isu yang berhubungan dengan pencapaian tujuan proyek
yang berdasarkan pendapat auditor perlu mendapatkan perhatian khusus
e. Analisis Risiko.
Berisi penjelasan mengenai risiko-risiko yang ada dalam proyek serta dampaknya pada
biaya, waktu dan performansi proyek, serta berisi penjelasan mengenai alternatif tindakan
yang dapat dilakukan untuk menghilangkan risiko.
f. Keterbatasan dan Asumsi.
Berisi penjelasan mengenai keterbatasan audit dan asumsi yang digunakan dalam
mengaudit dan pembuatan laporan.
Keanggotaan tim audit biasanya meliputi wakil-wakil dari berbagai bagian. Hasil
audit dilaporkan kepada manajer proyek dan manajemen perusahaan.
Proyek dengan segala ilmu pengetahuan dan teknologi yang dilibatkan didalamnya
merupakan salah satu upaya manusia dalam membangun kehidupannya. Suatu proyek
merupakan upaya mengarahkan sumber daya yang tersedia, yang diorganisasikan untuk
mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Proyek harus diselesaikan dalam jangka waktu terbatas
sesuai dengan kesepakatan. (Soeharto,I., 1995)
Sebuah proyek terdiri dari urutan dan rangkaian kegiatan panjang dan dimulai sejak
dituangkannya gagasan, direncanakan, kemudian dilaksanakan, sampai dengan memberikan
hasil yang sesuai dengan perencanaannya.
Dengan demikian rangkaian mekanisme kegiatankegiatan didalam proyek akan
membentuk kesatuan sistem manajemen. Semakin komplek mekanismenya, tentu semakin
banyak permasalahan yang akan dihadapi. Setiap kegiatan proyek dalam mencapai tujuan
serta sasaran mempunyai beberapa faktor yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek.
Faktor yang patut dipertimbangkan adalah faktor ekonomi, teknik dan manusia, dimana
ketiga faktor tersebut saling berpengaruh dan terkait. (Soeharto,I., 1995)
Sasaran proyek yang dimaksud dalam pernyataan diatas adalah unsur anggaran atau
biaya (cost), mutu (quality) dan waktu (time) atau yang biasa dikenal dengan TQC. Ketiga
sasaran proyek tersebut merupakan tiga kendala (Triple Constraint) sebagai berikut:
(Soeharto,I., 1995)
1. Anggaran (Cost)
Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Untuk proyek-
proyek yang melibatkan dana dalam jumlah yang besar dan jadwal bertahun-tahun, anggaran
bukan hanya ditentukan untuk total proyek atau per periode tertentu (misalnya per kwartal)
yang jumlahnya disesuaikan dengan keperluan. Dengan demikian penyelesaian bagianbagian
proyek pun harus memenuhi sasaran anggaran per periode.
2. Mutu (Quality)
Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang
dipersyaratkan. Sebagai contoh, bila hasil kegiatan proyek tersebut berupa instalasi pabrik,
maka kriteria yang harus dipenuhi adalah pabrik harus mampu beroperasi secara memuaskan
dalam kurun waktu yang telah ditentukan. Jadi, memenuhi persyaratan mutu berarti mampu
memenuhi tugas yang dimaksudkan atau sering disebut sebagai fit for the intended use.
3. Waktu (Time)
Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah
ditentukan. Bila hasil akhir adalah produk baru, maka penyerahannya tidak boleh melewati
batas waktu yang telah ditentukan. Walaupun secara teoritis pelaksanaan proyek harus tepat
waktu, namun sering terjadi pada waktu pelaksanaannya tidak berjalan sebagaimana yang
diharapkan.(Soeharto,I. 1995)
1. Objective Measures
Yang termasuk dalam kriteria objektif adalah time, cost, health and safety dan
profitability
a) Time
Waktu didefinisikan sebagai perbandingan waktu untuk menyelesaikan proyek dengan
durasi yang dialokasikan pada kondisi normal
b) Cost
Biaya didefinisikan sebagai perbandingan biaya menyelesaikan proyek pada kondisi
normal dengan anggaran yang dialokasikan
c) Health and safety
Kesehatan dan keselamatan didefinisikan sebagai jumlah kecelakaan yang terjadi selama
penyelesaian proyek. Misalnya: injury/ accident rate per 1000 workers
d) Profitability
Keuntungan didefinisikan sebagai ukuran keberhasilan financial proyek. Profit sebagai
kritera fase post konstruksi karena sudah selesai semua pembayaran dan pengeluaran
2. Subjective Measures
Untuk pengukuran subyektif melibatkan stakeholder proyek dengan menggunakan
skala likert
a) Quality
Kualitas merupakan kondisidimana proyek memenuhi spesifikasi teknis, fungsi dan
penampakan
b) Technical performance
Pada proses konstruksi, kejelasan instruksi merupakan hal yang sangat penting untuk
meraih keberhasilan. Begitu juga dengan cakupan proyek dan spesifikasi harus jelas dan
dimmengerti oleh semua pihak
c) Functionality
Kriteria ini berkaitan dengan ekspektasi partisipan proyekdan dapat diukur melalui
derajat konfirmasi terhadap seluruh spesifikasi kinerja
d) Productivity
Produktivitas dapat diterima secara universal sebagai salah satu kriteria keberhasilan
proyek, juga menjadi indicator efektivitas biaya proyek. Produktivitas mengacupada jumlah
sumberdaya yang digunakan untuk menyelesaikan proyek
e) Satisfaction
Kepuasan dideskripsikan sebagai tingkat kebahagiaan pihak stakeholder yang
dipengaruhi proyek, misalnya klien, arsitek, kontraktor, subkontraktor, surveyor, engineer ,
end user serta pihak ketiga
f) Environmental sustainability
Akibat dari proyek konstruksi pada lingkungan biasanya negative. Sebagai contoh,
adanya limbah konstruksi, yang diukur dari selisih antara jumlah keseluruhan material yang
diantarkan ke lokasi proyek terhadap jumlah pekerjaan yang diselesaikan. Pada
kenyataannya, kebisingan digunakan sebagai kriteria untuk mengevaluasi keberhasilan
proyek
Keberhasilan proyek seringkali dikaitkan dengan budget dan schedule sebagai
indicator kinerja. Bagaimanapun juga mendefinisikan faktor- faktor yang memberi kontribusi
pada keberhasilan proyek menjadi perdebatan project management. Jika keberhasilan proyek
diimplementasikan menggunakan seluruh faktor kunci yang berkaitan dengan keberhasilan
proyek, maka outcome dari proyek merupakan keberhasilan yang dapat diprediksi
F. Pelaporan proyek
Laporan proyek dibuat oleh manajemen proyek untuk diberikan kepada manajemen
perusahaan. Dapat pula dibuatkan laporan kepada user / client dari pelaksanaan proyek. Isi
laporan proyek meliputi :
1. Ringkasan mengenai status proyek
2. Bagian-bagian koreksi yang telah dilakukan atau perlu dilakukan
3. Perubahan jadwal atau peramalan jadwal dan biaya
4. Kemungkinan masalah-masalah yang mungkin muncul dan akibatnya berikut cara
mengatasi masalah tersebut
5. Situasi biaya saat ini
6. Rencana tenaga kerja dan keterbatasan yang ada
G. Pengakhiran Proyek
1. Penghentian Proyek
Ada beberapa alasan mengapa proyek dinyatakan berhenti, yaitu :
1. Proyek berhenti karena proyek memang sudah selesai sesuai dengan perjanjian
kontrak.
2. Proyek lebih menguntungkan bila dihentikan daripada dilanjutkan, karena adanya
beberapa faktor yang tidak dapat dikendalikan, misalnya kelangkaan sumberdaya, kenaikan
harga secara mencolok, perubahan kondisi pasar atau kondisi alam.
3. Proyek berhenti karena tidak dapat memenuhi performansi yang diinginkan. Ini bisa
terjadi karena perencanaan dan pengendalian yang buruk.
2. Menyelesaikan Tugas Akhir
Pada tahap akhir proyek, Manajer Proyek memperhatikan beberapa hal:
- Berbuat lebih banyak untuk memotivasi dan berkomunikasi dengan tim proyek
- Harus menghadiri setiap pertemuan seperti yang dia dilakukan sepanjang proyek
- Kebutuhan untuk mendiskusikan setiap masalah dengan tim, dengan klien, dan dengan
manajemen
- Pekerjaan lebih dari biasanya menjelang akhir-akhir dari proyek tersebut
A. Kesimpulan
Dalam suatu proyek pasti dilakukan proses evaluasi dengan tujuan untuk mengetahui
apakah suatu proyek dapat dilaksanakan dengan berhasil, sehingga dapat menghindari
keterlanjuran investasi modal yang terlalu besar untuk kegiatan yang ternyata tidak
menguntungkan.
Evaluasi proyek ada 4 jenis antara lain :
1. Evaluasi terhadap usulan proyek yang akan didirikan (pre-project evaluation);
2. Evaluasi terhadap proyek yang sedang dibangun (on-construction project evaluation);
3. Evaluasi terhadap proyek yang telah dioperasionalisasikan (on-going project evaluation).
4. Evaluasi terhadap proyek yang telah berakhir (post-project evalution study).
1. Dalam suatu proyek dibutuhkan tim evaluasi proyek atau tim studi kelayakan yang benar-
benar berkompeten agar dapat mengetahui apakah suatu proyek dapat dilaksanakan
dengan berhasil, sehingga dapat menghindari keterlanjuran investasi modal yang terlalu
besar untuk kegiatan yang ternyata tidak menguntungkan.
2. Auditor dalam suatu proyek pun haruslah berkompeten, auditor harus mengerti kegiatan
dari awal proyek berjalan hingga proyek berakhir agar mengetahui apakah manajemen
atau personil suatu perusahaan atau agen yang ditunjuk telah melaksanakan kegiatan atau
tidak, dan juga apakah kegiatan yang dilakukan memakai norma yang sesuai untuk
mencapai hasil yang telah ditetapkan oleh yang berwenang serta apakah kegiatan telah
dilakukan dengan cara yang efektif.
DAFTAR PUSTAKA
Chan, K.C., Ong, P., and Indrajit, R.E. (2004). Integrated project management, Yogyakarta:
ANDI.
Guido, Benny. Pengertian evaluasi proyek, aspek-aspeknya dan metode Memperoleh
gagasan.
Schwalbe, K. (2004). Information technology project management, edisi ketiga, Cambridge:
Course Technology.
Soeharto, Iman. 1995. Manajemen proyek dari konseptual sampai operasional / Iman
Soeharto. Jakarta : Erlangga