ANALISIS SISTEM INFORMASI E-FILING HKI

PERMOHONAN MEREK DAGANG ATAU JASA

KEMENTRIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTEK

Diajukan Untuk Memenuhi

Mata Kuliah KKP
Disusun oleh:
Astri Rahma Ayu Agung Putri
(16160208)
Nisrina Anbar
(16160236)
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK INFORMATIKA UNIVERSITAS BSI
BANDUNG
Latar belakang.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini merupakan

suatu jaminan bahwa manusia harus memiliki kualitas yang baik.
Hal ini menjadi tolak ukur seberapa jauh lulusan perguruan tinggi
memiliki kualitas yang baik,sehingga dapat terserap lapangan
pekerjaan. Hal ini disebabkan karena mayoritas perguruan tinggi di
isi dengan kegiatan akademik yang bersifat pembelajaran di dalam
kelas.Oleh karena itu, diperlukan kegiatan pembelajaran di luar
kelas yang bersifat praktik kerja. Alasannya agar lulusan perguruan
tinggi siap dalam menghadapi dunia kerja yang penuh tantangan
dan persaingan. Dalam masa persaingan yang ketat, perlu disadari
bahwa kualitas sumber daya manusia merupakan modal utama
dalam usaha meningkatkan taraf hidup manusia. Hal ini
membuktikan bahwa kualitas tenaga kerja harus dikembangkan
dengan baik. Sehingga dengan kualitas tenaga kerja yang baik
dapat meningkatkan kualitas taraf hidupnya. Oleh karena itu,
perusahaan diharapkan memberikan kesempatan kepada civitas
akademika perguruan tinggi terutama mahasiswa untuk melakukan
kegiatan
2pengembangan pengalaman berupa Praktik Kerja Lapangan
(PKL). Hal ini bertujuan agar mahasiswa dapat menambah
wawasan dan keterampilan dalam dunia kerja yang nyata sehingga
lulusan perguruan tinggi memiliki kualitas yang baik
Praktikan melaksanakan kegiatan PKL padaKantor Pos Jakarta
Timur 13000 PT. Pos Indonesia (Persero) yaitu sebuah perusahaan
yang bergerak di bidang jasapengiriman dan logistik. Praktikan
diposisikan oleh Manajer Sumber Daya Manusia pada Bagian
Penjualan. Praktikan melaksanakan kegiatanPKL selama Dua
Puluh Satu(21) hari kerja yang dilakukan dari hari Senin
sampaiJumat. Alasan praktikan memilih PT. Pos Indonesia
(Persero) sebagai tempat pelaksanaan PKL karenaingin
menambah wawasan, keterampilan dan pengalaman dalam
kegiatan usaha yang bergerak dibidang jasa pengiriman dan
logistik. Hal ini menjadi dasar pratikan untuk memperdalam bidang
manajemen pemasaran dan manajemen penjualan pada
perusahaan tersebut.
1.1.Maksud dan Tujuan
Maksud penulisan dari penyusunan lapran KKP pada Analisis system Informasi Alur
Pengiriman Barang MPC POS Bandung adalah sebagai berikut :
1. Menganalisis jaringan yang ada pada system
2. Merumuskan permasalahan dan solusi

Dan tujuan penulisan dari pembuatan laporan KKP adalah menuntaskan syarat
kelulusan pada Mata Kuliah. Kuliah Kerja Praktik (KKP) Semester 5 di Akademi
Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
1.2.Metode Penelitian
Untuk mendapatkan informasi serta data yang lengkap dan akurat dalam penulisan
laporan KKP,Maka penulis melakukan penelitian dengan metode-metode sebagai berikut :

1. Pengamatan secara langsung (observasi)

Penulis menggunakan metode ini sebagai sarana pengambilan data-
data terkait KKP,dimana metode ini merupakan hasil peninjauan langsung
dari objek yang diamati.
2. Studi Pustaka
Metode ini digunakan oleh penulis untuk menambahkan informasi
berupa teori atau hasil kajian di bidang ilmu yang sama dengan tujuan
bertambahnya muatan informasi laporan KKP,Metode ini bertumpu
pada buku-buku dan tulisan yang bersumber dari internet.
3. Wawancara
Metode penelitian ini penulis lakukan dengan menanyakan secara
langsung baik kepada pembimbing ataupun kepada staf yang sedang
bertugas guna mendapatkan informasi dan data serta menambah
wawasan keilmuan terkait hal yang belum diketahui.
1.3.Ruang Lingkup
Untuk memaksimalkan pembahasan dalam laporan KKP ini,penulis meletakkan ruang
lingkup yang mencangkup skema jaringan,blok digram jaringan,spesifikasi jaringan,hasil
analisis dan permaslahan pokok beserta pemecahannya.

1.4 sistematika penulisan

Bab 2

2.1.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu kumpulan objek atau unsur-unsur atau bagian-bagian yang
memiliki arti berbeda-beda yang saling memiliki hubungan, saling berkerjasama dan saling
memengaruhi satu sama lain serta memiliki keterikatan pada rencana yang sama dalam
mencapai suatu tujuan tertentu pada lingkungan yang kompleks.

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu
kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan
aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering
dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model
matematika seringkali bisa dibuat.

Karakteristik Sistem
Berikut ini adalahkarakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem
dengan sistem lainnya (Jogiyanto HM, 2005,Hal:3) :
1. Komponen Sistem (component) : Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen
yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu
kesatuan.
2. Batasan Sistem (Boundery) : Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi
antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment) : Lingkungan luar sistem adalah apapun
diluar batasan dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
5
4. Penghubung Sistem (interface) : Penghubung merupakan media penghubung
antar satu subsistem dengan subsistem yang lain.
5. Masukan Sistem (input) : Masukan sistem merupakan bagian dari sistem yang
menerima data masukan.
6. Keluaran Sistem (output) : Hasil pengoperasian dari suatu sistem yang didukung
dengan energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan
tidak berguna tergantung dari manfaatnya.
7. Pengolahan Sistem (proses) :Suatu sistem mempunyai suatu bagian pengolahan
yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective) : Suatu sistem pasti mempunya tujuan atau sasaran.
2.1.3 Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih baik,berguna
dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data
adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. Data
dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video. “informasi adalah
data yang telah diproses atau di organisasi ulang menjadi bentuk yang
berarti.Informasi yang dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki arti
kepenerima”menurut Whitten (2006:23) dalam bukunya metode desain dan analisis
sistem.
Kualitas informasi sangat membantu dan penting dalam melakukan proses
pengambilan keputusan organisasi. Kualitas informasi dapat dinilai dari tiga hal
yaitu (Jogiyanto HM, 2005, Hal 8) :
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai
ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat
merubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat Pada Waktunya, Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahankesalahan
dan tidak menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari
6
sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak
terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
3. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang dengan yang lainnya berbeda.

Peralatan Pendukung (Tools System)

Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model siste
yang ada pada penulisan laporan ini adalah :
2.2.1 Activity Diagram
Activity Diagram atau Diagram aktivitas adalah bentuk visual dari alur kerja
yang berisi aktivitas dan tindakan, yang juga dapat berisi pilihan, atau pengulangan.
Dalam Unified Modeling Language(UML), diagram aktivitas dibuat untuk
menjelaskan aktivitas komputer maupun alur aktivitas dalam organisasi. Selain itu
diagram aktivitas juga menggambarkan alur kontrol secara garis besar.
Diagram aktivitas memiliki komponen dengan bentuk tertentu, dihubungan
dengan tanda panah. Panah tersebut mengarahkan urutan aktivitas yang terjadi, dari
awal sampai akhir. Yang perlu diperhatikan yaitu diagram aktivitas bukan
menggambarkan aktivitas sistem yang dilakukan aktor, tetapi menggambarkan
aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem. .
Activity diagram pada beberapa waktu dianggap sama seperti flowchart
(diagram alur), namun meskipun diagram terlihat seperti sebuah diagram alur,
tetapi sebenarnya berbeda. Activity diagram menunjukkan aliran yang berbeda
seperti paralel, bercabang, bersamaan dan tunggal.
2.2.2 Use Case Diagram
Use Case Diagram adalah gambaran graphical dari beberapa atau semua
actor, use case, dan interaksi diantaranya yang memperkenalkan suatu sistem. Use
case diagram tidak menjelaskan secara detil tentang penggunaan use case, tetapi
7
hanya memberi gambaran singkat hubungan antara usecase, aktor, dan
sistem.Didalam use case ini akan diketahui fungsi - fungsi apa saja yang berada
pada sistem yang dibuat.
Use Case Diagram kerap digunakan untuk mendokumentasikan dan
menjelaskan proses-proses yang berlangsung di dalam sebuah sistem. Dengan
menggunakan Use Case diagram, anda bisa melihat bagaimana sebuah sistem
beroperasi dan bagaimana sistem berinteraksi dengan dunia di luar sistem seperti
user atau sistem yang lain.
Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari
sebuah sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan
“bagaimana”. Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor
dengan sistem.
Bab3 analisa sistem berjalan

Umum.

Mail Processing Centre adalah dirian Pos yang mempunyai fungsi perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian serta penanggung jawab
implementasi kebijakan Collecting, Processing, Transporting, Delivery dan
Reporting (CPTD-R) secara efektif dan efisien di wilayah kerjanya.
Tinjauan perusahaan.

Kedudukan, fungsi dan peran Mail Processing Center Bandung 40400 adalah
unit kerja pelaksana teknis yang mempunyai fungsi perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan, pengendalian, pemrosesan, pendistribusian, transportasi dan
pengantaran kirimanpos secara efektif dan efisien di wilayah kerjanya sesuai dengan
ketentuan yang berlaku di Perusahaan.
Sejarah perusahaan.

Landasan formal didirikannya Sentral Pengolahan Pos Bandung 40400 adalah

berdasarkan Surat Keputusan Direksi Perum Pos dan Giro tanggal
21 Januari 1988 Nomor : 11/Pran/Dirut/1988 dan mulai beroperasi pada tanggal 15
Nopember 1988, yang diresmikan oleh Menteri Pariwisata Pos dan Telekomunikasi
tanggal 30 Nopember 1988. Adapun bangunan Sentral Pengolahan Pos Bandung
40400 menempati luas gedung 4.145 m2 dan luas tanah 10.715 m2.
Tugas dan fungsi Sentral Pengolahan Pos Bandung 40400, adalah :

1. Menerima dan mengirim kiriman pos dari dan ke Sentral Pengolahan Pos (SPP)
lainnya.
2. Melakukan collecting dari bis surat di wilayah kota Bandung dan bis surat
pembantu kantor pos.
3. Melaksanakan proses pengolahan pos dengan aktivitas: facing, canceling,
sorting, recording, dan bagging.
4. Melakukan tutupan kantung pos ke SPP lain, kantor Inbound SPP Bandung dan
Pool Antar SPP Bandung.
Namun dalam menyikapi pesatnya perkembangan dan perubahan lingkungan bisnis
dan tingginya tingkat persaingan dalam bisnis perposan, sehingga menuntut
profesionalisme pelayanan yang tinggi dan berorientasi pada pelanggan serta
dukungan operasi yang efektif dan efisien yang mampu menjaga pertumbuhan
perusahaan pada masa sekarang dan masa yang akan datang, maka status Sentral
Pengolahan Pos Bandung 40400 berubah menjadi Mail Processing Centre
Bandung 40400, berdasarkan Surat Keputusan Direksi tanggal 14 Januari 2005 No
: KD 06/Dirut/0105, tentang Tata Kerja dan Organisasi Mail Processing Centre
Bandung 40400, dan secara efektif beroperasi mulai tanggal 1 April 2005.
Hal ini merupakan salah satu langkah maju sebagai strategi dan implementasi Visi
dan Misi PT Pos Indonesia (Persero) yang diejawantahkan dengan Keputusan Direksi
Nomor : KD 17/Dirut/0604 tanggal 7 Juni 2004, yaitu :
 Visi
 Menjadi perusahaan pos yang berkemampuan memberikan solusi terbaik dan
menjadi pilihan utama stakeholder domestik maupun global dalam mewujudkan
pengembangan bisnis dengan pola kemitraan, yang didukung oleh sumber daya
manusia yang unggul dan menjungjung tinggi nilai.
 Misi
Memberikan solusi terbaik bagi bisnis, pemerintah dan individu melalui
penyediaan sistem bisnis dan layanan komunikasi, logistik, transaksi keuangan
dan filateli berbasis jejaring terintegrasi, terpercaya dan kompetitif di pasar
domestik dan global.
Struktur organisasi.

1. Kepala Mail Processing Centre.

2. Bagian Proses Outgoing Surat.
3. Bagian Proses Incoming Surat.
4. Bagian Proses Paket Pos.
5. Bagian Pos Internasional.
6. Bagian Distribusi dan Transportasi.
7. Bagian Antaran.
8. Bagian Audit Mutu dan Operasi.
9. Bagian Umum dan Sarana.
10. Cabang Operasi MPC.

(teu apal gambar na mir)

Keterangan dan fungsi

a. Kepala Mail Processing Centre (MPC)

1. MPC Tipe B dipimpin oleh Kepala MPC, yang bertanggung jawab kepada Ka
Area Operasi, selanjutnya disingkat Ka. MPC.
2. Tugas pokok Ka. MPC adalah melaksanakan dan mengendalikan kolekting,
pemrosesan, pendistribusian, antaran, dan pengangkutan kiriman pos
hubungan dalam negeri di wilayah kerjanya untuk mencapai standar mutu
yang ditetapkan Peusahaan.
3. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Ka. MPC melaksanakan aktivitas
utama :
 Menyusun dan melaksanakan program kerja, anggaran untuk kegiatan di
MPC;
 Mengimplementasikan kebijakan sasaran mutu kolekting, standar mutu
pemrosesan, pendistribusian, pengantaran, pengangkutan kiriman pos di
wilayah kerjanya;
 Mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan kolekting, pemrosesan,
pendistribusian, dan pengantaran kiriman pos di wilayah kerjanya sesuai
dengan standard operating procedure yang berlaku;
 Menetapkan desain jadwal antaran dan pola operasi manajemen antaran
yang mencakup wyek, lingkungan antaran, jumlah titik antaran, pool
antar untuk wilayah kerja antarannya;
  Mengimplementasikan dan mengevaluasi penggunaan moda transportasi
untuk angkutan pos sesuai dengan yang ditetapkan Perusahaan;
 Mengarahkan dan mengorganisasikan pemeriksaan periodik terhadap
pelaksanaan pekerjaan di MPC;
 Mengorganisasikan dan mengendalikan pelaksanaan pemeliharaan
sarana dan fasilitas kerja, serta menjaga aset Perusahaan;
 Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan tata usaha atau kesekre-tariatan
serta tertib administrasinya untuk mendukung kelancaran operasional di
MPC;
 Melaksanakan pembinaan karyawan dalam pelaksanaan tugasnya;
 Mengarahkan dan mengkoordinir pengisian sistem manajemen kerja
individu;
 Menyampaikan laporan kegiatan terkait kepada unit kerja terkait.

b. Bagian Proses Outgoing Surat

1. Bagian Proses Outgoing Surat dipimpin oleh Manajer Proses Outgoing Surat,
yang bertanggung jawab kepada Ka MPC, selanjutnya disingkat Man Proses
Outgoing Surat.
2. Tugas pokok Man Proses Outgoing Surat adalah melaksanakan dan
mengawasi pemrosesan outgoing kiriman surat standard dan prioritas dalam
negeri untuk mencapai standar mutu yang ditetapkan Perusahaan.
3. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Man Proses Outgoing Surat
melaksanakan aktivitas utama :
 Mengatur pelaksanaan pra posting, pick up service, pos box untuk surat
standard dan prioritas dalam negeri yang diterima dari kantorpos;
 Melakukan pemeriksaan terhadap pemerangkoan surat;
 Mengatur cut off time, tutupan pos untuk pengiriman surat standard dan
prioritas dalam negeri;
 Mengawasi pengawasan surat standard dan prioritas dalam negeri dari
kantorpos dengan menggunakan buku serah;
 Mengawasi dan mengatur pelaksanaan pemrosesan outgoing surat
standard dan prioritas dalam negeri yang diterima dari loket, agen pos,
mailing room, pos bergerak Pos Keliling Kota (PKK), Pos Keliling Desa
(PKD)) yang meliputi; penyortiran, pembuatan adpis, dan penutupan
surat untuk diteruskan ke kantor tujuan;
 Mematuhi standarisasi kapasitas operasi untuk pemrosesan outgoing
surat standard dan prioritas dalam negeri;
 Melakukan pengawasan menggunakan Sistem Kodepos dan Sistem
Pengalamatan (Adressing System), serta berkoordinasi dengan bagian
loket untuk sosialisasi penggunaan kodepos;
 Melakukan bimbingan kepada karyawan di lingkungan kerjanya dalam
pelaksanaan tugas;
 Melakukan pengisian sistem manajemen kerja individu (SMKI);
 Menyusun dan menyampaikan laporan terkait kepada atasan langsung
dan unit kerja terkait.

c. Bagian Proses Incoming Surat

1. Bagian Proses Incoming Surat dipimpin oleh Manajer Proses Incoming Surat,
yang bertanggung jawab kepada Ka MPC, selanjutnya disingkat Man Proses
Incoming Surat.
 2. Tugas pokok Man Proses Incoming Surat adalah melaksanakan dan
mengawasi pemrosesan kiriman surat standard dan prioritas dalam negeri
yang diterima, untuk mencapai standar mutu yang ditetapkan Perusahaan.
3. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Man Proses Incoming Surat
melaksanakan aktivitas utama :
 Mengatur pelaksanaan cut off time pemrosesan operasi kiriman surat
standard dan prioritas dalam negeri yang diterima sesuai dengan
ketentuan yang berlaku;
 Mengawasi pembukaan kantung kiriman surat standard dan prioritas
dalam negeri meliputi jumlah kiriman, keadaan fisik kiriman, kondisi label
kantung, dan lain-lain;
 Mengkoordinir dan mengawasi penyerahan surat standard dan prioritas
dalam negeri ke bagian Antaran dengan buku serah;
 Menjamin pelaksanaan pekerjanya sesuai dengan SOP yang berlaku;
 Membuat Berita Acara l-6/P-6 terhadap terjadinya iregularitas kiriman
incoming standar;
 Membuat neraca harian kiriman surat standard dan prioritas dalam
negeri dan l-10;
 Mengawasi tertib administrasi dan penyimpanan naskah-naskah terkait
dengan pelaksanaan pekerjaan di Bagian Proses Incoming Surat;
 Melakukan bimbingan kepada karyawan di lingkungan kerjanya dalam
pelaksanaan tugas;
 Melakukan pengisian sistem manajemen kerja individu (SMKI);
 Menyusun dan menyampaikan laporan terkait kepada atasan langsung
dan unit kerja terkait.

d. Bagian Proses Paket Pos

1. Bagian Proses Paket Pos dipimpin oleh Manajer Proses Paket Pos, yang
bertanggung jawab kepada Ka MPC, selanjutnya disingkat Man Proses Paket
Pos.
2. Tugas pokok Man Proses Paket Pos adalah melaksanakan dan mengawasi
pemrosesan penerimaan dan pengiriman paket dalam negeri, untuk
mencapai standar mutu yang ditetapkan Perusahaan.
3. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Man Proses Paket Pos
melaksanakan aktivitas utama :
 Mengawasi penyerahan paket dalam negeri dari kantorpos dengan buku
serah;
 Melakukan uji petik pelunasan bea paket dalam negeri yang diterima dari
loket kantorpos;
 Mengawasi dan mengatur pelaksanaan pemrosesan pengiriman paket
dalam negeri yang diterima dari loket, agen pos, mailing room, pos
bergerak Pos Keliling Kota (PKK), Pos Keliling Desa (PKD)) yang meliputi;
penyortiran, pembuatan adpis, dan penutupan paket untuk diteruskan ke
kantor tujuan serta tertib penyimpanan arsipnya;
 Mengawasi pemrosesan pembukaan kantung kiriman paket dalam negeri
meliputi jumlah kiriman, keadaan fisik kiriman, label kantung, dan lai-
lain;
 Mengatur cut off time, tutupan pos untuk penerimaan dan pengiriman
paket dalam negeri;
 Mematuhi standarisasi kapasitas operasi untuk pemrosesan outgoing
paket dalam negeri;
  Mengatur dan mengawasi pelaksanaan Antaran paket dalam negeri serta
tertib administrasi penyimpanan naskah-naskah terkait dengan
Antarannya;
 Menyiapkan dan memberikan data Antaran paketpos dalam negeri
kepada kantorpos untuk bahan informasi penanganan
pengaduan/keluhan pelanggan;
 Melakukan pemeriksaan periodic terhadap pemrosesan penerimaan dan
pengiriman serta Antaran paket dalam negeri;
 Melakukan bimbingan kepada karyawan di lingkungan kerjanya dalam
pelaksanaan tugas;
 Melakukan pengisian sistem manajemen kerja individu (SMKI);
 Menyusun dan menyampaikan laporan terkait kepada atasan langsung
dan unit kerja terkait.
e. Bagian Pos Internasional
1. Bagian Pos Internasional dipimpin oleh Manajer Pos Internasional, yang
bertanggung jawab kepada Ka MPC, selanjutnya disingkat Man Pos
Internasional.
2. Tugas pokok Man Pos Internasional adalah melaksanakan dan mengawasi
proses penerimaan dan pengiriman serta penyerahan kiriman pos
internasional, untuk mencapai standar mutu yang ditetapkan Perusahaan.
3. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Man Pos Internasional
melaksanakan aktivitas utama :
 Menyusun pola operasi pemrosesan kiriman pos internasional outgoing
dan incoming;
 Mengorganisasikan dan melaksanakan koordinasi dan integrasi aktifitas
pemrosesan kiriman pos internasional outgoing dan incoming;
 Mengatur dan mengawasi proses pelaksanaan pemrosesan kiriman pos
internasional outgoing dan incoming meliputi : sortir kiriman pos,
pengantungan kiriman pos internasional dan peng-administrasiannya;
 Mengatur dan mengawasi proses pencacahan dan pelalubeaan /pabean
kiriman pos internasional, serta pengadministrasiannya;
 Menindaklanjuti perbaikan system operasi pemrosesan kiriman pos
internasional outgoing dan incoming;
 Mengawasi penyerahan surat dan paket internasional kepada penerima;
 Mengawasi penyetoran pertanggungan uang bea lalu bea, uang pabean,
bungkus ulang;
 Bertanggungjawab atas pencapaian target efisiensi dan evektifitas
operasi di bagiannya;
 Melaksanakan pengawasan melekat di bidangnya;
 Membuat neraca atau laporan l-10 terkait dengan kegiatan pemrosesan
kiriman pos internasional outgoing dan incoming;
 Melakukan bimbingan kepada karyawan di lingkungan kerjanya dalam
pelaksanaan tugas;
 Melakukan pengisian sistem manajemen kerja individu (SMKI);
 Menyusun dan menyampaikan laporan terkait kepada atasan langsung
dan unit kerja terkait.
f. Bagian Distribusi dan Transportasi
1. Bagian Distribusi dan Transportasi dipimpin oleh Manajer Distribusi dan
Transportasi, yang bertanggung jawab kepada Ka MPC, selanjutnya
disingkat Man Distribusi dan Transportasi.
2. Tugas pokok Man Distribusi dan Transportasi adalah melaksanakan dan
mengawasi pelaksanaan pendistribusian dan pengangkutan kiriman pos
 dalam negeri dan internasional untuk kantor Unit Operasi atau MPC, untuk
mencapai standar mutu yang ditetapkan Perusahaan.
3. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Man Distribusi dan Transportasi
melaksanakan aktivitas utama:
 Menyusun tutupanpos dan pola operasi pendistribusian kirimanpos
domestik dan internasional;
 Mengkoordinasikan dan mengintegrasikan aktivitas pendistribusian
kirimanpos domestik dan internasional;
 Mengatur dan mengawasi proses pelaksanaan pendistribusian kiriman
pos domestik dan internasional meliputi penerimaan dan pengiriman
kantungpos, proses serah terima kantungpos, dan
pengadministrasiannya;
 Menindaklanjuti terhadap irregularitas kirimanpos dengan membuat I-
6/P6/P6a, dan melakukan tindakan perbaikannya;
 Menggunakan aplikasi system informasi yang ditetapkan untuk kegiatan
pendistribusian kantungpos;
 Bertanggungjawab atas pencapaian target efisiensi dan efektifitas
operasi di bagiannya;
 Membuat neraca atau laporan I-10 terkait dengan kegiatan
pendistribusian kantungpos;
 Melaksanakan kebijakan dan SOP transportasi kirimanpos untuk
angkutan ked an dari kantorpos dan kantorpos cabang, pick up service,
serta angkutan lainnya;
 Mengatur pelaksanaan pemenuhan kebutuhan angkutan kirimanpos,
pengiriman kapasitas dan frekwensi transportasi, serta kapasitas proses
secara efektif dan efisien sesuai dengan ketetapan yang telah
ditentukan;
 Memenuhui kebutuhan transportasi untuk keperluan dinas dari
permintaan bagian di MPC;
 Mengatur dan mengawasi bongkar muat kirimanpos;
 Melakukan bimbingan kepada karyawan di lingkungan kerjanya dalam
pelaksanaan tugas;
 Melakukan pengisian sistem manajemen kerja individu (SMKI);
 Menyusun dan menyampaikan laporan terkait kepada atasan langsung
dan unit kerja terkait.
g. Bagian Antaran
1. Bagian Antaran dipimpin oleh Manajer Antaran, yang bertanggung jawab
kepada Ka MPC, selanjutnya disingkat Man Antaran.
2. Tugas pokok Man Antaran adalah melaksanakan dan mengawasi
pelaksanaan proses pra-antaran dan pasca-antaran surat, agar mencapai
standar mutu yang ditetapkan Perusahaan.
3. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Man Antaran melaksanakan
aktivitas utama :
 Melaksanakan dan mengawasi kegiatan pra-antaran, meliputi :
penerimaan kiriman di Bagian Antaran, penyortiran wilayah antaran
sampai dengan sortir kiriman siap antar, pembuatan delivery order (OD)
antaran;
 Mengawasi pelaksanaan pengantaran surat sehingga surat dapat
terantar dengan tepat, cepat, dan aman;
 Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan pasca antaran yang meliputi
: pengadministrasian berita terima (BT), pengentryan BT pada l-Pos,
pemrosesan surat dan paket yang tidak terantar,
 pengadministrasian/pertanggungan uang kiriman antara lain: Bea Lalu
Bea/Bea Bungkus Ulang, dan kegiatan lain yang terkait dengan
pekerjaan-pekerjaan pasca antaran;
 Melakukan pengaturan wilayah antaran dan jalan antar, jam antaran,
pola shifting antaran dan pola antaran bagi para pengantar;
 Melaksanakan kegiatan pengelolaan PO Box dan mengawasi penyetoran
uang sewa PO Box;
 Melakukan mediasi sewa guna kendaraan bermotor roda dua untuk
keperluan antaran bagi para pengantarnya;
 Melaksanakan pengawasan antaran meliputi : pengawasan sortir
antaran, sortir jalan antaran, meja pengantar, pengawasan jalan
antaran, N-30, Surat Uji, pengawasan tas antaran, pengawasan atribut
pengantar, uji coba surat dan paket gagal antar;
 Menyiapkan dan memberikan data antaran paketpos yang telah
diserahkan kepada kantorpos untuk bahan informasi penanganan
pengaduan/keluhan pelanggan;
 Mengawasi tertib administrasi dan penyimpanan naskah-naskah terkait
dengan pelaksanaan pekerjaan di Bagian Antaran;
 Melakukan bimbingan kepada karyawan di lingkungan kerjanya dalam
pelaksanaan tugas;
 Melakukan pengisian sistem manajemen kerja individu (SMKI);
 Menyusun dan menyampaikan laporan terkait kepada atasan langsung
dan unit kerja terkait.
h. Bagian Audit dan Mutu Operasi
1. Bagian Audit dan Mutu Operasi dipimpin oleh Manajer Audit dan Mutu
Operasi, yang bertanggung jawab kepada Ka MPC, selanjutnya disingkat
Man Audit dan Mutu Operasi.
2. Tugas pokok Man Audit dan Mutu Operasi adalah melakukan pemeriksaan
secara rutin dan berkala terhadap pelaksanaan pekerjaan pada setiap bagian
di MPC dalam lingkup tanggung jawabnya berdasarkan pedoman
pemeriksaan periodik yang berlaku, dan pengukuran standar mutu sesuai
dengan ketentuan yang ditetapkan Perusahaan.
3. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Man Audit dan Mutu Operasi
melaksanakan aktivitas utama :
 Melaksanakan program kerja yang ditetapkan oleh Ka MPC;
 Membuat uraian tugas di bagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku
sebagai pedoman kerja;
 Membuat jadwal kegiatan pemeriksaan periodik, objek dan materi
kegiatan agar tercapai pelaksanaan pekerjaan di MPC dalam lingkup
tanggung jawabnya sesuai dengan SOP yang berlaku;
 Melakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan pekerjaan pada semua
bagian dalam lingkup tanggung jawabnya agar terhindar dari fraud atau
penyimpangan dari SOP yang berlaku;
 Membuat hasil pemeriksaan periodik dan rutin dalam buku pemeriksaan
tersendiri serta melaporkannya kepada Ka MPC;
 Melakukan pemeriksaan khusus terhadap kecurangan yang terjadi
bersama Ka MPC;
 Melakukan pengukuran mutu operasional dan memberikan laporan
kepada Ka MPC atas hasil pengukuran mutu;
 Mengkoordinir proses pencatatan data statistik terkait dengan kirimanpos
outgoing dan incoming serta data lainnya;
  Mengkoordinir dan memonitor pelaksanaan inquiry atau pengaduan
terhadap iregularitas kirimanpos domestik;
 Memberikan tanggapan penyelesaian terhadap berita acara P6/P6a;
 Mengawsi pengamanan kirimanpos termasuk kantung remise dan
kepatuhan operasi serta cegah penyimpangan operasi di tingkat unit;
 Mengusulkan beban ganti rugi dan tanggung jawab atas penyimpangan
operasi kirimanpos;
 Menganalisa dan mengkompilasi data penyimpangan operasi melalui
Sistem Informasi Iregularitas;
 Melaksanakan pembinaan budaya mutu di unit operasi;
 Mengawasi pelaksanaan tertib administrasi dan penyimpanan arsip-arsip;
 Mengkoordinir dan mengkompilasi temuan dan perbaikan terhadap hasil
pemeriksaan rutin Perwakilan SPI dalam lingkup tanggung jawabnya;
 Melakukan bimbingan kepada karyawan di lingkungan kerjanya dalam
pelaksanaan tugas;
 Melakukan pengisian sistem manajemen kerja individu (SMKI);
 Menyusun dan menyampaikan laporan terkait kepada atasan langsung
dan unit kerja terkait.
i. Bagian Umum dan Sarana
1. Bagian Umum dan Sarana dipimpin oleh Manajer Umum dan Sarana, yang
bertanggung jawab kepada Ka MPC, selanjutnya disingkat Man Umum dan
Sarana.
2. Tugas pokok Man Umum dan Sarana adalah melaksanakan dan mengawasi
pelaksanaan pemeliharaan aset, perlengkapan dan fasilitas kantor,
kendaraan operasional, teknologi serta tata usaha dan kesekretariatan untuk
mendukung kelancaran operasional MPC.
3. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Man Umum dan Sarana
melaksanakan aktivitas utama :
 Menyusun dan melaksanakan program kerja yang telah ditetapkan Ka
MPC;
 Mengkoordinir penyusunan uraian tugas semua bagian di MPC;
 Melakukan pemeliharaan dan perbaikan kendaraan dinas, peralatan
kerja, computer, gedung kantor dalam lingkup tanggung jawabnya
sesuai dengan batas kewenangannya;
 Melakukan tertib administrasi pengelolaan sarana, perlengkapan dan
fasilitas kantor, dan asset yang meliputi: pembuatan Per-1, Per-2, Per-8,
Per-9, Per-73, Per-74, Per-75, Per-49 dan administrasi lainnya terkait
dengan sarana dan asset;
 Melakukan permintaan barang tercetak berhagra dan tidak berharga
dengan menggunakan daftar model G berdasarkan jadwal permintaan
yang telah ditetapkan Perusahaan, serta melakukan pemeriksaan sisa
barangnya;
 Menyediakan moda transportasi yang akan digunakan untuk angkutan
pos;
 Mengawasi administrasi pembayaran tagihan angkutan pos dan
melaksanakan pembayarannya yang menjadi kewenangan;
 Melakukan inventarisasi sarana, asset dalam lingkup tanggung jawabnya
sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan Perusahaan;
 Mengatur pengeluaran operasional kendaraan bermotor dan
mempertanggungkan pengeluaran biaya sarana dan asset sesuai dengan
ketentuan yang berlaku di Perusahaan;
  Melaksanakan fungsi kasir untuk kebutuhan uang dalam pelaksanaan
operasional di MPC;
 Melakukan bimbingan kepada karyawan di lingkungan kerjanya dalam
pelaksanaan tugas;
 Melakukan pengisian sistem manajemen kerja individu (SMKI);
 Menyusun dan menyampaikan laporan terkait kepada atasan langsung
dan unit kerja terkait.

j. Cabang Operasi MPC

1. Bagian Operasi MPC adalah bagian dari MPC yang berada di luar Kantor
MPC, dipimpin oleh Manajer Operasi MPC, yang bertanggung jawab kepada
Ka MPC, selanjutnya disingkat Man Operasi MPC.
2. Tugas pokok Man Operasi MPC adalah melaksanakan dan mengawasi
pelaksanaan proses outgoing kirimanpos yang diterima dari Kantorpos
bertempat di kedudukan Kantor Operasi MPC, dan proses incoming
kirimanpos yang meliputi pra-antaran, antaran dan pasca-antaran surat dan
paket, agar mencapai standar mutu yang ditetapkan.
3. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Man Operasi MPC melaksanakan
aktivitas utama :
 Mengatur pelaksanaan kegiatan pra posting, pick up service, PO Box
untuk surat dan paket yang diterima dari kantorpos;
 Melakukan pemeriksaan terhadap pemerangkoan surat dan uji petik
pelunasan bea paket domestik yang diterima dari loket kantorpos;
 Mengatur cut off time, tutupan pos untuk penerimaan dan pengiriman
surat dan paket;
 Mengatur dan mengawasi proses pelaksanaan pemrosesan kirimanpos
domestik dan internasional outgoing dan incoming meliputi: sortir dan
pengantongan kirimanpos domestik dan internasional, serta
pengadministrasiannya;
 Membuat Berita Acara l-6/P-6 terhadap terjadinya Iregularitas kirimanpos
incoming standard dan prioritas;
 Melaksanakan dan mengawasi kegiatan pra-antaran meliputi:
penerimaan kirimanpos di bagian Antaran, penyortiran wilayah Antaran
sampai dengan sortir kiriman siap antaran, pembuatan delivery order
(DO) antaran;
 Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan pasca antaran yang meliputi:
pengadministrasian berita terima (BT), pengentrian BT pada l-Pos,
pengarsipan BT, penyimpanan surat dan paket yang belum terantar,
pemrosesan surat dan paket yang tidak terantar,
pengadministrasian/pertangguangan uang kiriman antara lain : bea lalu
bea/bea bungkus ulang, dan kegiatan lain yang terkait dengan
pekerjaan-pekerjaan para pengantar;
 Melakukan pengaturan wilayah antaran dan jalan antaran, jam antaran,
pola shifting antaran dan pola antaran bagi para pengantar;
 Melaksanakan kegiatan pengelolaan Po Box dan mengawasi penyetoran
uang sewa PO Box;
 Melaksanakan pengawasan antaran meliputi: pengawasan sortir antaran,
sortir jalan antar, meja pengantar, pengawasan jalan antaran, N-30,
surat uji, pengawasan tas antaran, pengawasan atribut pengantar, uji
coba surat, dan paket gagal Antaran;
  Menyiapkan dan memberikan kepada kantorpos berkaitan data antaran
surat dan paket yang telah diserahkan untuk bahan informasi
penanganan pengaduan/keluhan pelanggan;
 Mengawasi tertib administrasi dan penyimpanan naskah-naskah terkait
dengan pelaksanaan pekerjaan di Bagian Antaran;
 Melakukan bimbingan kepada karyawan di lingkungan kerjanya dalam
pelaksanaan tugas;
 Melakukan pengisian sistem manajemen kerja individu (SMKI);
 Menyusun dan menyampaikan laporan terkait kepada atasan langsung
dan unit kerja terkait.

Prosedur Sistem Berjalan

Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Kuliah Kerja Praktek ini,
kami akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan bagian distribusi yang
meliputi:

actifity diagram.& use case

(acan)

Spesifikasi sistem berjalan

(acan)

Bab 4 acan