Memorandum Persefahaman Dan

Surat Hasrat
Abdul Aziz Hussin AMN
Manager, Corporate Planning Division
South Kelantan Development Authority (KESEDAR)

The purpose of this paper is to give understanding in the most simplest but
comprehensive way about Letter of Intent or Memorandum of Understanding in both
management and legal perspectives. This paper examines the definition of Letter of
Intent and Memorandum of Understanding, its existance in commercial transaction
(and other transactions), its legal effect and the purpose of creating Letter of Intent and
Memorandum of Understanding. It also reminds the parties concerned about their
moral obligations, ethics and follow up actions that suppose to be taken before, during
and after the execution of Letter of Intent or Memorandum of Understanding. This
paper also suggests several check-lists in managing Letter of Intent or Memorandum of
Understanding.

PENGENALAN

Boleh dikatakan setiap hari, sama ada di dalam media massa elektronik atau percetakan, kita
disogok dengan perkataan "Surat Hasrat" atau "Memorandum Persefahaman" (ini yang
paling banyak). Kadangkala kita sendiri terlibat di dalam urusan berkaitan Surat Hasrat atau
Memorandum Persefahaman itu - sama ada sebagai pihak yang merundingi terma-termanya,
mengeluarkan idea atasnya, menderaf isi kandunganya, ataupun mengambil langkah-langkah
susulan hasil dari kewujudan Surat Hasrat atau Memorandum Persefahaman itu.

Dengan itu adalah wajar kita mengetahui sedikit sebanyak mengenainya, terutama takrifnya,
pemakaian, kesan dan implikasi darinya - terutamanya daripada perspektif pengurusan dan
juga undang-undang.

TAKRIF

Pada permulaan ini kita pecahkan kepada dua:

Pertama - Memorandum Persefahaman

Kedua - Surat Hasrat

"Memorandum" dalam erti lazim bermaksud suatu nota atau rekod (yakni ditulis) untuk
masa hadapan.1 Ianya merupakan komunikasi perniagaan secara tak formal 2. Dalam konteks

1
undang-undang, memorandum adalah suatu nota (catatan) butiran-butiran apa-apa perkara
atau transaksi.3 "Persefahaman" pula, dalam erti lazim bermaksud menyedari atau
memaklumi perasaan, pandangan suatu pihak.4 Dalam konteks undang-undang jika
digabungkan takrif di atas, nampaknya Memorandum Persefahaman adalah suatu nota atas
butiran-butiran yang sama-sama termaklum oleh pihak-pihak terhadap sesuatu perkara atau
transaksi. Dengan itu adalah jelas Memorandum Persefahaman akan dibuat oleh dua atau
lebih pihak-pihak.

Mengenai Surat Hasrat pula, ianya suatu surat (yakni mesej bertulis yang satu pihak
sampaikan kepada pihak lain)5 yang meluahkan hasrat atau keinginannya.6 Hasrat itu dapat
dilihat daripada apa yang diluahkan dengan nyata di dalam surat itu. 7 Dengan itu hasrat
pembuat surat itu hendaklah dilihat dan dipastikan melalui surat itu sendiri, dan bukan dari
lain-lain sumber.8

KEWUJUDAN DAN LETAKNYA

Surat Hasrat dan Memorandum Persefahaman mengambil tempat di antara "perundingan"
dengan "perjanjian" atau secara gambarajahnya ianya seperti Gambarajah 1 di bawah.
Kewujudan Surat Hasrat atau Memorandum Persefahaman adalah satu opsen sahaja kepada
pihak-pihak yang berunding, sebelum perjanjian sebenar di adakan. Jadi, Surat Hasrat atau
Memorandum Persefahaman boleh dibuat dan boleh juga tidak diwujudkan oleh pihak-pihak
berkenaan.

Gambarajah 1 - Letaknya Surat Hasrat atau Memorandum Persefahaman

Perundingan

Surat Hasrat atau Memorandum Persefahaman

Perjanjian

KESAN UNDANG-UNDANG
Secara ringkas, disisi undang-undang, Surat Hasrat dan Memorandum Persefahaman tidaklah
merupakan suatu instrumen yang mengikat pihak-pihak. Ini bererti pihak-pihak tidak
mewujudkan dan menanggung hak serta obligasi akibat dari kewujudan Surat Hasrat atau
Memorandum Persefahaman yang ditandatanganinya.9 Jadi, Surat Hasrat atau Memorandum
Persefahaman hanyalah suatu pernyataan awalan oleh pihak berkenaan akan hasratnya untuk
membuat perjanjian yang sebenar dan mengikatnya disisi undang-undang. Secara mudah,
Surat Hasrat atau Memorandum Persefahaman hanyalah suatu "persetujuan untuk
berjanji" (agreement to agree).10 Ini kerana menurut Anson, kontrak belum sempurna kerana
terma-terma yang material kepada perjanjian masih belum ditentukan lagi dan akan hanya
ditetapkan di dalam suatu perjanjian yang akan dibuat kelak.11

Dalam kes May & Butcher lwn. The King;12 pihak pembekal dan kerajaan telah bersetuju
secara bertulis untuk pembekal membeli dari kerajaan semua lebihan khemah-khemah 'pada
harga yang akan dipersetujui kelak di antara mereka apabila khemah-khemah itu telah ada
untuk dilupuskan dan ditawarkan untuk dibeli'.

Mahkamah House of Lords memutuskan bahawa persetujuan itu bukan kontrak yang disimpulkan dan terikat
(no concluded contract) kerana persetujuan mengenai harga belum diputuskan lagi.

Dalam kes British Steel Corporation lwn. Cleveland Bridge and Engineering Co. Ltd.,13
pihak defendan telah mengeluarkan satu Surat Hasrat kepada plaintif. Surat itu dikeluarkan
dengan defendan mengharap mendapat kontrak pembinaan sebuah bangunan. Surat itu,
antara lain, menyatakan niatnya untuk membuat kontrak dengan plaintif. Dinyatakan juga
bahawa defendan menghendaki plaintif membekalkan penuang besi kepadanya. Selain
daripada itu defendan juga menghendaki plaintif melaksanakan kerja-kerja awalan dengan
serta merta sementara menunggu perjanjian kontrak rasmi mereka tandatangani. Plaintif
kemudiannya melaksanakan kerja-kerja yang diminta oleh defendan laksanakan itu, tetapi
defendan enggan membayarnya. Mahkamah memutuskan bahawa terdapat beberapa perkara
penting yang didapati masih dalam peringkat perundingan dan belum dimuktamadkan oleh
pihak-pihak iaitu mengenai:

- harga barang-barang yang dibekal dan kerja yang dilaksankan;

- tarikh penyerahan tapakbina; dan

- hak-hak dan obligasi-obligasi pihak-pihak tersebut.

Dengan itu mahkamah memutuskan bahawa belum wujud suatu kontrak yang sah dan
mengikat pihak-pihak (yakni di antara plaintif dengan defendan). Surat itu hanyalah Surat
Hasrat.

Dalam kes Kokomewah Sdn. Bhd. lwn. Desa Hatchery Sdn. Bhd.,14 defendan melantik
plaintif untuk membina sebuah ladang ternak ayam dengan fee 15%dari jumlah kos
projek. Kedua-dua pihak telah menandatangani satu perjanjian kontrak pada tahun 1983
tetapi perundingan masih berterusan antara kedua-dua pihak. Pada Mei 1984 mereka
mengikat satu perjanjian kontrak lain. Selepas itu berbangkit pertikaian mengenai perjalanan
kerja-kerja pembinaan yang tidak memuaskan. Seorang Jurukur Bahan bebas telah dilantik
bagi menyelesaikan pertikaian itu. Kemudiannya plaintif, defendan dan Jurukur Bahan itu
telah mengadakan tiga mesyuarat. Pada akhir mesyuarat kedua, suatu dokumen yang
dipanggil "Ringkasan Akhir" (final summary) telah ditandatangan ringkas (diparapi)
(innitialled) oleh wakil plaintif dan Jurukur Bahan.

Ringkasan akhir itu mengandungi suatu jumlah kontrak yang dinaikkan. Plaintif menyatakan
jumlah baru itu adalah merupakan jumlah yang dipersetujui. Namun defendan
menafikannya. Kemudiannya suatu Surat Hasrat telah dihantar oleh defendan kepada plaintif

3
untuk mengesahkan keputusan yang telah dicapai pada mesyuarat-mesyuarat itu. Pada
pertengahan tahun 1985, defendan menghantar notis-notis kepada plaintif untuk plaintif
mempercepatkan kerja dan untuk memindahkan serta memperbaiki pelbagai kerja yang tidak
memuaskan. Selanjutnya, sebulan selepas itu defendan menamatkan kontrak. Mahkamah
memutuskan bahawa:

Pertama, pada masa Surat Hasrat itu dikeluarkan, rundingan masih berjalan dan masih
terdapat beberapa perkara yang perlu dipersetujui (tapi masih belum lagi
dipersetujui) (seperti bil kuantiti dan lain-lain).

Kedua, Surat Hasrat itu bukanlah suatu kontrak yang terikat (yakni yang mengikat
pihak-pihak).

TUJUAN

Jika begitulah kesannya sesuatu Surat Hasrat atau Memorandum Persefahaman di sisi
undang-undang, persoalannya ialah:

Kenapa ia diwujudkan dan masih di-gunakan dengan meluasnya pada masa kini?

Kita perlu maklum bahawa perbincangan lisan 15 sahaja tentunya kurang berkesan - malah
bagi maksud tindakan susulan, ia banyak pula menimbulkan masalah atas beberapa faktor:

Pertama - daya ingatan seseorang;

Kedua - sistem komunikasi maklumat yang kurang efektif;

Ketiga - pengaruh persepsi atau gaya, nada suara dan sepertinya.

Dengan itu rumusan perbincangan-perbincangan itu akan dikumpulkan dan dirumus

(dicerakin) serta ditulis.

Namun nampaknya hasil perbincangan itu tidak pula mahu dijadikan ikatan undang-undang
kepada pihak (atau pihak-pihak) berkenaan.

Walaupun begitu, bagi membuktikan bahawa persetujuan itu dibuat dengan suci hati, berniat
baik dan jujur serta saling percaya mempercayai di antara pihak-pihak tersebut maka Surat
Hasrat atau Memorandum Persefahaman diwujudkan. Di sini, Surat Hasrat atau
Memorandum Persefahaman menjadi suatu "Pernyataan Prinsip" pihak-pihak berkenaan.

Kita juga akur bahawa dalam apa-apa peluang (opportunity) dan juga di dalam transaksi
komersil, maxim "peluang datang hanya sekali", dan "pantas bererti merebut peluang",
maka di sini Surat Hasrat atau Memorandum Persefahaman diperlukan bagi memenuhi
maxim ini.

Dengan yang demikian nampaknya tujuan atau hasrat atau niat (atau objektif?) Surat Hasrat
atau Memorandum Persefahaman adalah langkah atau tindakan yang dicatatkan, yang
diambil oleh pihak-pihak berkenaan, bagi membawa seterusnya kepada realiti atas apa-apa
yang dibincang itu. Ini pula dengan tujuan akhir membuat ikatan janji (kontrak) yang
mengikat disisi undang-undang yang akan mengandungi terma-terma dan syarat-syarat yang
terperinci, operatif dan memandu (guide) pihak-pihak itu.

LANGKAH-LANGKAH SUSULAN

Adalah jelas bahawa selepas Surat Hasrat atau Memorandum Persefahaman itu
ditandatangani maka pihak-pihak perlulah mengambil langkah positif, fasilitatif, terbuka dan
lain-lain langkah perincian bagi tujuan membuat perjanjian yang sebenarnya (dan seterusnya
dengan segera dan berkesan melaksanakan hak dan obligasi di bawah perjanjian itu pula).

Kajian-kajian terperinci (misalnya mengenai Kajian Daya Maju, keefektifan kos, jangkaan
masa diperuntukkan, jumlah kewangan dan sumber kewangan yang perlu dicari dan lain-
lain), kelulusan-kelulusan pihak-pihak berkuasa dan yang berotoriti dan lain-lain lagi
perlulah dilakukan - itupun jika pihak-pihak merasakan bahawa projek atau apa yang
"dihasrat" atau "dipersefahaman" itu akan diteruskan.

Jika sebaliknya, maka disitulah berakhirnya "nyawa" Surat Hasrat atau Memorandum
Persefahaman itu. Tidaklah perlu diadakan "upacara perkebumian" untuknya. Dengan kata
lain, sebenarnya pihak-pihak tidak diperlukan disisi undang-undang untuk memaklumkan
secara bertulis (menotiskan) kepada pihak yang satu lagi bahawa pihak itu bercadang
menamatkan Surat Hasrat atau Memorandum Persefahaman. Seterusnya tidak timbul
tuntutan gantirugi dan lain-lain. Mungkin yang ada cuma mungkin ada pihak "berkecil hati,
sedih atau kecewa" (atau marah) apabila apa yang dihajatkan di dalam Surat Hasrat atau
Memorandum Persefahaman itu tidak menjadi kenyataan - itupun jika "kematian" Surat
Hasrat atau Memorandum Persefahaman itu dibuat secara tidak wajar, berniat buruk atau
tanpa lain-lain sebab yang munasabah.

KESIMPULAN
Daripada perbincangan adalah jelas Surat Hasrat atau Memorandum Persefahaman bukanlah
suatu perjanjian kontrak yang mengikat pihak-pihak berkenaan. Ia diwujudkan hanya bagi
maksud merebut peluang dan semangat setiakawan dalam transaksi awalan urusan komersil.
Ianya juga seolah-olah memberi komitmen awalan kepada pihak-pihak kearah
menrealisasikan apa-apa yang dinyatakan atau dihasratkan oleh pihak, dan seterusnya
melaksanakannya.

Oleh yang demikian adalah wajar bahawa apabila Surat Hasrat atau Memorandum itu telah
disempurnakan maka segala persediaan yang sepatutnya perlu dibuat seberapa segera ke arah
membuat perjanjian kontrak yang sebenarnya - dan seterusnya melaksanakan sebaik mungkin
hak dan obligasi masing-masing.

Adalah wajar maxim undang-undang, iaitu "kelewatan membawa ketidakadilan" dipakai juga
dalam perspektif perlaksanaan Surat Hasrat atau Memorandum Persefahaman.

5
Selain daripada itu, bagi kita yang selalu didedahkan, diperlihatkan atau terlibat di dalam
Surat Hasrat atau Memorandum Persefahaman, sama ada sebagai perunding, penderaf atau
pelaksana maka Senarai Semak berikut adalah wajar ditelaah:

Apakah hasrat sebenar Surat Hasrat atau Memorandum Persefahaman itu?

Apakah isikandungannya yang menjadi komitmen pihak-pihak?

Apakah langkah-langkah susulan yang perlu diambil dalam menunaikan hasrat atau
persefahaman itu?

Hayat realistik bagi Surat Hasrat atau Memorandum Persefahaman itu?

Sudahkah pihak-pihak bersedia (kalau belum, bila?) bagi membuat perjanjian

kontrak?

Ada kemungkinankah Surat Hasrat atau Memorandum Persefahaman itu

"berkubur tanpa nisan"? Jika ada kemungkinannya, maka kenapa terjadi, dan
bagaimana boleh dielakkan?

Adakah perlu Surat Hasrat atau Memorandum Persefahaman diwujudkan

dalam sesuatu situasi, kes, transaksi atau komitmen itu?

Akhirnya bagi maksud Surat Hasrat atau Memorandum yang sejati, sifat IKHLAS dan
AMANAH pihak-pihak adalah segala-galanya.

RUJUKAN
1. A.S. Hornby & E.C. Parnwell, 1969, An English-Readers's Dictionary, Edisi Kedua, Oxford: Oxford
University Press.
2. Ibid
3. Roger Bird, 1983, Osborn's Concise Law Dictionary, Edisi Ketujuh, London: Sweet & Maxwell
Limited.
4
Op. cit. Notakaki 1
5
Ibid.
6
Ibid
7
W.T. Major, 1978, The Law of Contract, Edisi Kelima, Plymouth: Macdonald & Evans, di m.s.
2. Mengenai prinsip asas pengenalpastian hasrat atau niat, lihat British Movietonews Ltd. lwn.
London and District Cinemas Ltd, (1952) A.C. 166; (1951) 1 K.B. 190.
8
A.G. Guest (Ed.), 1975, Anson's Law of Contract, Edisi Ke 24, Oxford: Oxford University
Press, di m.s. 148.
9
Biasanya di dalam Memorandum Persefahaman akan dimasukkan fasal yang menyebut hal ini.
Ada juga kes di mana ada disebut di dalam Memorandum Persefahaman itu bahawa ia tidak
tertakluk kepada bidang kuasa mahkamah - lihat Rose and Frank Co. lwn. Cropton Bros. Ltd.
 (1925) A.C. 445; (1924) All. E.R. Rep. 245.
10
Op. cit, Notakaki 8, di m.s 64.
11
Ibid.
12
(1934) 2 K.B. 17, 21n. Lihat juga King's Motor Ltd. lwn. Lax (1970) W.L.R. 426.
13
(1981) 24 BLR. 94.
14
(1995)1 M.L.J. 214. Lihat juga kes Yap Eng Thong dan seorang lagi lwn. Faber Union Ltd.
(1973) 1 M.L.J. 191 mengenai perjanjian yang isi kandungan-nya, antara lain, menyatakan satu
perjanjian akan dibuat untuk jualbeli rumah. Mahkamah memutuskan per-janjian pertama itu
tidak mewujudkan ikatan kontrak disisi undang-undang. Untuk komentari, lihat Visu
Sinnadurai, 1979, The Law of Contract in Malaysia and Singapore: Cases and Commentar,
Kuala Lumpur: Oxford University Press, di m.s. 56 - 59, 78.
15 Malah dari perspektif undang-undang keterangan pun, kenyataan lisan mengalami
liku-liku yang lebih sukar untuk dibuktikan - lihat seksyen-seksyen 91 hingga 96 Akta
Keterangan 1950 mengenai hal ini dan juga kegunaannya dalam keterangan bertulis. Untuk
bacaan lanjut, lihat Bab 7. "Exclusion of Oral by Documentary Evidence", Prof. M.R. Zafer,
1994, Law of Evidence in Malaysia, Kuala Lumpur: International Law Book Services, di m.s.
82 - 87; Batuk Lal, 1970, The Law of Evidence, Allahabad 2: Central Law Agency, di m.s. 232 -
255.

NOTA:
Artikel ini ditulis semasa penulis sedang berkhidmat dengan Lembaga Kemajuan Kelantan Selatan
( KESEDAR ) ( Kementerian Pembangunan Luar Bandar ). Artikel ini telah diterbitkan didalam
JOURNAL OF HBP, Vol. VI, 1999, School of Housing, Building & Planning, Universiti Sains
Malaysia