BAB II

AKTIVITAS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

2.1 Penataan Arsip

2.1.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan dari aktivitas ini adalah di Gudang Accounting

2.1.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah :

1. Agar arsip yang telah disimpan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan

kembali oleh mereka yang membutuhkan.

2. Mempermudah pencarian lokasi untuk meletakkan arsip yang sekelompok.

3. Menunjang penyimpanan arsip agar lebih efektif dan efisien dari segala segi

kebutuhan

2.1.3 Uraian Proses atau Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Mengumpulkan seluruh arsip, Arsip yang tidak teratur yang berada di

kardus atau ditempat lain dikumpulkan menjadi satu.

2. Memilah arsip yang telah terkumpul berdasarkan tahun dan dipilah

berdasarkan Unit kerja.

3. Mengambil bantex sesuai dengan kebutuhan di Gudang 2.

4. Memasukan dokumen kedalam bantex. Dan jika belum diberi visual pada

bantex nya, sementara ditulis terlebih dahulu dengan spidol.

 5. Kemudian menata bantex sesuai dengan Unit kerja. Misalnya CIB Lokal di

Rak F, CIB Import di Rak I.

6. Sarana yang digunakan :

a. Bantex

b. Rak

c. Arsip

2.1.4 Permasalahan Yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi dalam aktivitas ini adalah sulitnya ditemukan

kembali arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan dikarenakan bertambahnya arsip

secara terus menerus setiap harinya.

2.1.5 Langkah Untuk Mengatasi Masalah

Cara Pemecahannya yaitu dengan menginput data dokumen (nomernya, nama

vendornya, tanggal unblock, dll) sesuai dengan unit kerja ke dalam Microsoft Excel

secara berkala. Apabila ada dokumen yang dibutuhkan akan mudah dicari dengan

memasukan nomer dokumen/nama vendornya dan langsung tau arsipnya berada di

rak mana baris berapa.

2.1.6 Pengalaman yang diperoleh/pengayaan diperoleh dari aktivitas PKL

Dari kegiatan diatas dapat diperoleh pengalaman yaitu cara mengarsipkan

berdasarkan unit kerja yang baik, benar dan tepat yang ada di perusahaan sehingga

apabila dokumen diperlukan sewaktu – waktu dapat dicari dengan mudah.

2.2 Menginput dokumen Asset untuk Inventory di SAP

2.2.1 Tempat Penugasan

 Tempat penugasan dari aktivitas ini adalah di Gudang Accounting

2.2.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah :

1. Untuk memberikan data serta informasi terhadap aset – aset yang dibeli

sedetail dan selengkap mungkin.

2. Sebagai kegiatan untuk pengamanan asset.

3. Pedoman untuk menghitung kekayaan perusahaan.

2.2.3 Uraian Proses atau Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Membuka SAP terlebih dahulu

2. Menuju ke inventory report dan mengetahui berapa inventory yang akan

dimasukkan ke dalam Microsoft Excel.

3. Membuka Microsoft Excel yang sudah disediakan formatnya.

4. Kembali lagi ke SAP, dan mengedrag 4 inventory report setelah itu diklik

OK setelah itu akan tampil gambar dan keterangan – keterangan

5. Gambar dan keterangannya di crop dengan menggunakan aplikasi snipping

tool.

6. Dipindahkan ke dalam Microsoft Excel dan diberikan nomor.

7. Cara itu dilakukan sampai selesai kemudian di Save.

8. Sarana yang digunakan : Komputer

2.2.4 Permasalahan Yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi dalam aktivitas ini adalah jika kita tidak teliti

dalam mengedrag inventory report, data yang sudah di crop akan dilakukan lagi

secara berulang yang dapat menyebabkan data itu akan sama dan nantinya setelah

selesai jumlah inventory report yang ada di SAP dan di Microsoft Excel tidak sama

dan akhirnya mencari lagi mengapa datanya jumlahnya tidak sama yang dapat

menghabiskan waktu sebab datanya sangat banyak.

2.2.5 Langkah Untuk Mengatasi Masalah

Cara pemecahannya yaitu harus lebih fokus dan teliti lagi dalam melaksanakan

kegiatan inventory report dari SAP ke Microsoft Excel.

2.2.6 Pengalaman yang diperoleh/pengayaan diperoleh dari aktivitas PKL

Dari kegiatan diatas dapat diperoleh pengalaman yaitu mengenal apa itu SAP

(System Application and Product in Data Processing), Mengetahui fungsi inventory

report, Serta mengetahui cara input dokumen Aset dari SAP ke Microsoft Excel.

2.3 Menginput data SPT ke Microsoft Excel

2.3.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan dari aktivitas ini adalah di Gudang Accounting

2.3.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah agar mengetahui perusahaan mana saja yang

sudah dikirim bukti pemotongan Pph pasal 23. Bukti potong biasanya dikirim

sekaligus dalam waktu 3 bulan sekali atau 2 bulan sekali.

2.3.3 Uraian Proses atau Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Menyiapkan dokumen bukti potong yang akan di input ke dalam Microsoft

Excel.

2. Membuka Microsoft Excel yang formatnya sudah disediakan oleh

perusahaan.

3. Mengambil bukti potong misal : bukti potong milik Esa Zona Express

4. Mengetikkan pada Microsoft Excel Esa Zona Express dan keluarlah data

milik Esa Zona Express

5. Masukkan tanggal,bulan dan tahun bukti potong.

6. Masukkan tanggal,bulan dan tahun dikirimnya bukti potong tersebut oleh

PT Cheil Jedang Indonesia – Jombang.

7. Memastikan lagi apakah input yang dimasukkan sudah benar.

8. Dilakukan sampai bukti potong semua telah terinput dengan benar dan

tepat.

9. Sarana yang digunakan :

a. Komputer

b. Dokumen bukti potong Pph pasal 23.

2.3.4 Permasalahan Yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi dalam aktivitas ini adalah yaitu jika salah

menginput tanggal, bulan dan tahun bukti potong serta salah memasukan input
tanggal, bulan dan tahun dikirimnya bukti potong itu akan beresiko untuk jangka

panjang nya jika dilakukan pencarian lagi dan komputer sering terjadi Not

Responding akhirnya data yang sudah di input hilang begitu saja.

2.3.5 Langkah Untuk Mengatasi Masalah

Cara pemecahannya yaitu dengan lebih teliti dan fokus melihat tanggal,tahun,

dan bulannya di bukti potong Pph 23 serta lebih sering untuk menekan Ctrl+S (Save)

agar jika terjadi hal yang tidak inginkan data yang sudah di input tidak hilang begitu

saja.

2.3.6 Pengalaman yang diperoleh/pengayaan diperoleh dari aktivitas PKL

Dari kegiatan diatas dapat diperoleh pengalaman yaitu dapat mengetahui

kegunaan bukti potong Pph pasal 23 dan mengetahui cara menginput bukti potong

Pph pasal 23 ke dalam Microsoft Excel.

2.4 Melakukan kegiatan TPM (Total Productive Maintenance)

2.4.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan dari aktivitas ini adalah di Gudang Accounting

2.4.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk meningkatkan produktivitas pada

perlengkapan dan peralatan produksi.

2.4.4 Uraian Proses atau Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Menunggu perintah pengumuman TPM (Total Productive Maintenance)

 2. Membersihkan rak dan arsip dengan menggunakan kemucing.

3. Merapikan lagi arsip – arsip yang kurang enak dilihat.

4. Membersihkan gudang arsip (Menyapu)

5. Memberikan visual bantex pada bantex yang belum diberi visual.

6. Merapikan arsip yang berada di kardus.

7. Sarana yang digunakan :

a. Arsip

b. Sapu

c. Kemucing

d. Rak

2.4.4 Permasalahan Yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi dalam aktivitas ini adalah rak pada gudang tidak

bisa dijangkau dengan tangan sehingga pada saat proses cleaning agak susah dan

kardus - kardus yang besar yang berisi arsip sudah tidak muat lagi diletakkan di rak.

2.4.5 Langkah Untuk Mengatasi Masalah

Cara pemecahannya yaitu mempunyai alat untuk menjangkau membersihkan

rak yang berada di gudang sehingga pada proses TPM (Total Productive

Maintenance) bisa lebih maksimal lagi hasilnya dan arsip yang sudah habis umurnya

segera dihancurkan sehingga arsip yang baru bisa mendapatkan tempat.

2.4.6 Pengalaman yang diperoleh/pengayaan diperoleh dari aktivitas PKL

Dari kegiatan diatas dapat diperoleh pengalaman yaitu bisa mendapatkan

pengetahuan proses TPM (Total Productive Maintenance) dan mengetahui tujuan

dilaksanakan TPM yaitu meningkatkan produktivitas di dalam gudang dan peralatan

dengan cara pemeliharaan yang jika tidak dilakukan TPM akan menyebabkan

kerugian yaitu kerusakan yang disebabkan oleh peralatan, kerugian kualitas dan

pengerjaan ulang.

2.5 Scan dokumen Bea Cukai 2.5

2.5.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan dari aktivitas ini adalah di Gudang Accounting

2.5.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk menyimpan dokumen yang selain

diarsipkan yaitu di simpan di dalam komputer untuk menghindari hal – hal yang tidak

diinginkan.

2.5.4 Uraian Proses atau Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Menunggu dokumen Bea Cukai dari office 1.

2. Dokumen di berikan ke gudang accounting untuk dilakukan proses scanning

3. Komputer dinyalakan

4. Scanner dinyalakan

5. Dilakukan proses scanning

6. Dokumen Bea Cukai 2.5 di Stapler, sementara dilepas terlebih dahulu untuk

melakukan penyecanan.
 7. Biasanya dokumen Bea Cukai 2.5 terdapat 15-17 lembar dokumen, 16

lembar kertas A4 1 lembar berisi kwitansi

8. 16 lembar itu dimasukkan ke dalam scanner

9. Setelah dokumen muncul di komputer disimpan dengan nama BC 2.5 AJU

(Bulan.tanggal.tahun) dan dijadikan pdf.

10. Setelah itu sisa kwitansi, di scan lagi dan disimpan di file yang sama dalam

satu folder.

11. Setelah proses scan selesai, dokumen tadi di stapler lagi dan diurutkan

sesuai urutan seperti semula.

12. Proses tersebut dilakukan sampai dokumen Bea Cukai 2.5 selesai di scan

semua.

13. Setelah selesai scan dimatikan.

14. Sarana yang digunakan :

a. Komputer

b. Scanner

c. Dokumen Bea Cukai 2.5

d. Stapler

2.5.4 Permasalahan Yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi dalam aktivitas ini adalah jika kertas tidak pas

waktu dimasukan ke dalam scanner kertas nya tidak akan ter scan dengan baik yang

menyebabkan kertas tersangkut pada mesin scan dan kertas nya akan kusut.
2.5.5 Langkah Untuk Mengatasi Masalah

Cara pemecahannya yaitu berhati - hati pada saat menaruh kertas pada scanner,

kertas dijepit sesuai dengan ukurannya agar tidak terjadi kemacetan saat proses

scanning dilakukan.

2.5.6 Pengalaman yang diperoleh/pengayaan diperoleh dari aktivitas PKL

Dari kegiatan diatas dapat diperoleh pengalaman yaitu bisa melakukan proses

scanning dengan baik dan benar, dan mempunyai pengalaman menyoba mesin

scanner yang berbeda seperti di kampus.

2.6. Input data dokumen ke Microsoft Excel

2.6.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan dari aktivitas ini adalah di Gudang Accounting

2.6.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah :

1. Agar memudahkan karyawan mencari dokumen yang dibutuhkan

2. Karyawan dapat dengan cepat mencari dokumen

2.6.3 Uraian Proses atau Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uaian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Mengambil dokumen bantex paling terbaru yang ada pada rak

2. Membuka program Microsoft Excel yang sudah tersedia untuk melakukan input

data
3. Mengisi rumus pada kolom nomor vendor, nama vendor, tanggal failing dengan

membuka database di Microsoft Excel

4. Menginput dokumen dengan memasukkan nomor vendor yang ada pada FI

Document, jenis dokumen, PIC dokumen, nama odner, level security system dan

remark pada dokumen

5. Sarana yang digunakan : Komputer

2.6.4 Permasalahan Yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi dalam aktivitas ini adalah jika salah dalam

memasukkan nomor dokumen pada kolom Microsoft Excel maka akan terjadi error,

selain itu jika pada database Microsoft Excel ada dokumen yang belum terinput juga

akan terjadi error

2.6.5 Langkah Untuk Mengatasi Masalah

Cara pemecahannya yaitu harus teliti saat memasukkan nomor dokumen agar

tidak terjadi error, jika terdapat dokumen yang belum terinput pada database maka

akan dilakukan pengecekan manual pada nomor dokumen tersebut

2.6.6 Pengalaman yang diperoleh/pengayaan diperoleh dari aktivitas PKL

2.7. Filling dokumen COH (Cash On Hand)

2.7.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan dari aktivitas ini adalah di Gudang Accounting

2.7.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah

 Agar dokumen tersimpan dan tersusun dengan rapi pada bantex sehingga

memudahkan karyawan dalam pencarian dokumen saat dokumen tersebut dibutuhkan

kembali

2.7.3 Uraian Proses atau Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uaian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Mengumpulkan dokumen yang belum tersusun

2. Mengurutkan dokumen berdasarkan tanggal posting dan nomor dokumen

3. Tanggal posting dan nomor dokumen yang paling terbaru diletakkan paling atas

sedangkan tanggal posting dan nomor dokumen yang sudah lama berada di bawah

4. Jika dokumen sudah tersusun berdasarkan tanggal posting dan nomor dokumen

selanjutnya dokumen di plong

5. Mengambil bantex yang masih kosong

6. Meletakkan dokumen yang sudah di plong pada bantex

7. Meletakkan bantex sesuai dengan rak khusus dokumen COH

8. Sarana yang digunakan :

-Perferator

-Bantex

-Rak

2.7.4 Permasalahan Yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi dalam aktivitas ini adalah karena banyaknya

dokumen sehingga saat melakukan filling menghabiskan banyak waktu

2.7.5 Langkah Untuk Mengatasi Masalah

Cara pemecahannya yaitu dengan melakukan filling dokumen setiap ada

dokumen yang datang sehingga dokumen tidak menumpuk terlalu banyak saat

dilakukan filling

2.7.6 Pengalaman yang diperoleh /pengayaan diperoleh dari aktivitas PKL

2.8 Menempel Visual Bantex

2.8.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan dari aktivitas ini adalah di Gudang Accounting

2.8.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk mempermudah mengambil bantex yang

dibutuhkan karena terdapat keterangan pada bantex tersebut

2.8.3 Uraian Proses atau Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uaian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Melakukam sortir mana bantex yang belum ada visualnya

2. Mencatat bantex tersebut

3. Mengeprint visual bantex menggunakan kertas stiker

4. Menempel stiker visual bantex pada bantex

5. Sarana yang digunakan :

-Mesin print

-Kertas stiker
-Bantex

2.8.4 Permasalahan Yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi dalam aktivitas ini adalah tidak adanya mesin

print pada gudang dokumen sehingga petugas harus turun ke lantai 1 untuk

mengeprint visual bantex

2.8.5 Langkah Untuk Mengatasi Masalah

Cara pemecahannya yaitu dengan menyediakan mesin print yang khusus

digunakan pada gudang dokumen sehingga dapat menghemat waktu petugas gudang

dokumen

2.8.6 Pengalaman yang diperoleh /pengayaan di peroleh dari aktivitas PKL

2.9 Sortir Dokumen Faktur Pajak VAT dan Non VAT

2.9.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan dari aktivitas ini adalah di Gudang Accounting

2.9.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk memudahkan karyawan saat mencari

dokumen karena sudah tersusun dengan rapi

2.9.3 Uraian Proses atau Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uaian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Mengumpulkan seluruh dokumen, dokumen yang tidak teratur yang berada di

kardus atau ditempat lain dikumpulkan menjadi satu.

 2. Memilah dokumen yang telah terkumpul berdasarkan VAT dan Non VAT

3. Mengurutkan dokumen berdasarkan abjad nama vendor kemudian nomor

dokumen

4. Faktur pajak VAT dan Non VAT dipisahkan

5. Mengambil bantex yang kosong

6. Meletakkan dokumen pada bantex, nomor dokumen yang kecil berada diatas

sedangkan nomor dokumen bedar berada di bawah

7. Faktur pajak VAT dan Non VAT dibedakan menjadi 2 bantex yang berbeda

8. Sarana yang digunakan : - Bantex

2.9.4 Permasalahan yang dihadapi

Permasalahan yang dihadapi dalam aktivitas ini adalah karena banyaknya

dokumen sehingga saat melakukan filling menghabiskan banyak waktu

2.9.5 Langkah untuk mengatasi masalah

Cara pemecahannya yaitu dengan melakukan sortir dokumen setiap ada

dokumen yang datang sehingga dokumen tidak menumpuk terlalu banyak saat

dilakukan pensortiran