Dosen Pembimbing:
Disusun oleh:
Laporan kerja praktik lapangan di perusahaan di bidang jasa yang ditulis oleh
ini telah diperiksa dan disetujui oleh dosen pembimbing lapangan dan
dosen pamong selaku kepala Sumber Daya Manusia (SDM) di Pt.Pos Indonesia
(persero) Kantor Pos Bojonegoro.
Disusun Oleh:
Surahmad (G73216072)
Mengesahkan,
NIP. 198101052015031003
NIP. 197507032007012020
Mengetahui,
Deasy Tantriana, MM
NIP. 198312282011012009
Pada hari ini jumat tanggal 31 Maret 2019 bertempat di Kantor Program Studi
Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam, Universitas Islam Negeri Sunan Ampel
Surabaya telah dilakukan serah terima Laporan Hasil Praktikum Perusahaan Jasa yang
dilakukan oleh:
1. Arif Rahman Hakim (G73216059)
2. M. Sulton Arobi (G73216073)
3. Surahmad (G73216072)
Terhitung sejak tanggal 7 Januari hingga 7 Februari di PT. Pos Indonesia (Persero)
Kantor Pos Bojonegoro. Demikian berita acara ini kami buat atas perhatiannya kami ucapkan
terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Mengetahui,
Penulis
DAFTAR ISI
DOKUMENTASI .............................................................................................. 66
PENDAHULUAN
1
Fandy Tjiptono, Total Quality Manajemen. Edisi Revisi, (Yogyakarta: Andy, 2003) hal. 103
2
Kotler, Philip Dan Kevin Lane Keller. Manajemen Pemasaran. Edisi Ketiga Belas, , (Jakarta: Indeks
: 2007) 138
PROFIL PERUSAHAAN
Dalam laporan magang ini kami selaku mahasiswa magang manajemen melakukan
praktek lapangan di Kantor Pos Bojonegoro dengan rincian :
1. Kepala Kantor
a. Memimpin perusahaan.
b. Bertanggung jawab atas seluruh hal yang berkaitan dengan kedinasan.
c. Mensosialisasikan kepada manajer dan staf informasi manajemen
d. Memberi laporan mengenai kinerja, laba atau rugi perusahaan yang
dipimpinnya kepada atasan yang lebih tinggi.
c. Layanan Ritel
Layanan ritel pada PT. Pos Indonesia diantaranya produk BPM
(Benda Pos dan Materai) diantaranya prangko filateli, benda materai dan
benda pihak ketiga lainnya. PT. Pos Indonesia memiliki tugas pengelolaan
dan penjualan benda materai yang merupakan produk dari kementerian
keuangan dirjen pajak. Selain itu, layanan ritel lainnya adalah layanan
penjualan emas antam, PT. Pos Indonesia berkerja sama dengan PT.
Antam memberikan fasilitas penjualan, pembayaran dan distribusi produk
emas logam mulia mulai dari 0,5 gram sampai 50 gram melalui kantor pos.
d. Layanan Integrasi Logistik
PT. Pos indonesia (persero) ditunjuk oleh pemerintah menjadi
Platform Logistik Nasional, karena memiliki jaringan yang luasa dan
terbesar di seluruh Indonesia. Fitur produk: Customize / Tailor Made
sesuai dengan SLA yang diminta oleh pelangga. Ragam layanan berupa
transporting, warehousing, freight forwading, distribusi barang dan suplly
chain management.
Tabel III.I
Tabel III.II
4.1 Temuan
Strategi Pt. Pos Indonesia ( Persero) Kantor Pos Bojonegoro (62100) Dalam
Meningkatkan Kepuasan Konsumen Terhadap Pelayanan Jasa Oleh Unit
Pelayanan Luar (Upl)”
1. Kemampuan (Ability)
Menurut Robbins (2000) ” Kemampuan merupakan kesanggupan
bawaan seseorang sejak lahir, atau merupakan hasil latihan atau praktek yng
terdiri dari (kemampuan, kecakapan, ketangkasan, bakat, kesanggupan)”.
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa kemampuan (Ability)
adalah kecakapan atau potensi menguasai suatu keahlian yang merupakan
bawaan sejak lahir atau merupakan hasil latihan atau praktek dan digunakan
untuk mengrjakan sesuatu yang diwujudkan melalui tindakannya.
2. Sikap (Attitude)
Sikap adalah sesuatu yang berbentuk dalaman dan sukar untuk
dipahami.Sikap terletak dalam sanubari manusia. Sikap pelayanan yang
diharapkan tertanam pada diri para karyawan adalah sikap yang baik, ramah,
penuh simpatik, dan mempunyai rasa memiliki yang tinggi terhadap
3. Proses Pelayanan
Menurut Gibson, Invancenvich & Donnelly (2001) pada dasarnya proses
pelayanan dapat terjadi antara:
a. Responsivitas
Merupakan kemampuan provider untuk mengenali kebutuhan
masyarakat, menyusun agenda dan prioritas pelayanan, serta
mengembangkan program- program pelayanan sesuai dengan kebutuhan
dan aspirasi masyarakat.
b. Responsibilitas
Yaitu ukuran yang mengajukan seberapa besartingkat kesesuaian
antara penyelenggaraan pemerintahan dengan hukum atau peraturan dan
prosedur yang telah ditetapkan.
c. Akuntabilitas
Suatu ukuran yang menunjukan seberapa besartingkat kesesuaian
antara penyelenggaraan pemerintahan dengan ukuran-ukuran eksternal
yang ada di masyarakat dan dimiliki oleh stake holders, seperti nilai dan
norma yang berkembang dalam masyarakat.
d. Keadaptasian
4. Strategi Pelayanan
Langkah atau sikap yang harus dimiliki oleh pihak perusahaan sehubungan
dengan stategi pelayanan menurut Wira Suteja (2007 : 20), yaitu:
a. Sediakan waktu untuk mencari tahu apa yang dibutuhkan pelanggan
b. Siapkan fasilitas yang mendukung permintaan pelanggan
c. Sampaikan sikap positif dimata pelanggan
d. Kenali kebutuhan pelanggan
e. Selalu penuhi kebutuhan pelanggan
f. Pastikan pelanggan kembali lagi
Cara-cara Menarik dan Menyenangkan Pelanggan. Wira Suteja
(2007:30)mengemukakan beberapa cara untuk menarik atau menyenangkan
pelanggan yaitu diantaranya :
a. Murah Senyum
Tidak ada yang lebih baik dari pada tegur sapa yang ramah dan senyuman
yang menawan.
b. Ramah, Sopan, dan Bersedia Membantu
6. Kualitas Pelayanan
“Kualitas pelayanan merupakan suatu pernyataan tentang sikap, hubungan
yang dihasilkandari perbandingan antara ekspektasi (harapan) dengan kinerja
(hasil)”. (Usmara, 2003:231). Definisi lain “Kualitas pelayanan adalah upaya
pemenuhan kebutuhan dan keinginan pelanggan serta ketetapan penyampaiannya
untuk mengimbangi harapan pelanggan”. (Fandy Tjiptono, 2006:59). Dari dua
definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kualitas pelayanan adalah suatu ukuran
mengenai seberapa jauh pemenuhan kebutuhan yang diharapkan oleh pelanggan.
8. Pengertian Kepuasan
Kepuasan bisa diartikan sebagai upaya pemenuhan sesuatu atau membuat
sesuatu memadai (Tjiptono dan Chandra 2005:195). Sedangkan menurut Kotler
(2003:61) mendefinisikan “ Kepuasan sebagai perasaan antara persepsi kinerja
atau hasil suatu produk dengan harapan-harapannya”. Dari definisi-definisi
tersebut diatas dapat disimpulkan, yaitu adanya perbandingan antara harapan dan
kinerja/hasil yang dirasakan pelanggan., diantaranya pengalaman berbelanja
dimasa lampau, opini teman dan kerabat, serta informasi dan janji-janji
perusahaan dan para pesaing.
Menurut Hadi Irawan (2004:57), adanya kepuasan pelanggan dapat
memberikan beberapa manfaat, diantaranya :
a) Hubungan antara perusahaan dan para pelanggan yang akan menjadi
harmonis.
b) Memberikan dasar yang baik bagi pembelian ulang.
c) Dapat mendorong terciptanya loyalitas pelanggan.
d) Membentuk suatu rekomendasi dari mulut ke mulut (word of mouth) yang
menguntungkan bagi pihak perusahaan.
e) Reputasi perusahaan menjadi baik dimata pelanggan.
f) Laba yang diperoleh meningkat.
g) Dengan adanya pelanggan yang merasakan kepuasan atas pelayanan kita,
dapat menarik pelanggan yang baru.
9. Pengertian Pelanggan
Menurut Zulian Yamit (2005:75) secara tradisional pelanggan diartikan
orang yang membeli dan menggunakan produk. Dalam perusahaan jasa,
pelanggan adalah orang yang menggunakan jasa pelayanan, Pandangan
tradisional ini menyimpulkan bahwa pelanggan adalah orang yang
berinteraksi dengan perusahaan sebelum proses produksi selesai, karena
mereka adalah pengguna produk. Sedangkan orang yang berinteraksi dengan
perusahaan sebelum proses produksi berlangsung adalah dianggap sebagai
Kegiatan Harian
1. Memisahkan kwitansi /binya bolanan yang dikeluarkan K.PC(bagian
ASMAN UPL)
2. Dari keseluruhan kegiatan, penulis lebih banysk ditugaskan untuk membantu
menyelesaikan tugas ASMAN UPL yang skan penulis jabarkan pada
proseedur kerja.
Prosedur Kerja
1. Bongkar dan Tutup Kantong BPM
Proses membokar kantong BPM dilakukan pada pagi dan sore hari.
Pertama tama mengambil Kantong BPM di bagian operasional. Lalu
membokar kantong tersebut agar bisa memilah berkas didalamnya yang
kemudian di setorkan kepada masing-masing petugas yang bertanggung
jawab atas berkas tersebut.
Proses menutup kantong BPM dilakukan pagi hari. Seluruh berikas
dimasukkan kedalam kantong lalu dikirim ke masing-masing KPC
2. Penagihan Amprah Meterai
Penagihan Amprah Meterai dilakukan setiap pukul 13.00 WIB namun
khusus hari sabtu penagihan Amprah Meterai dilaksanakan padapukul 11.00
WIB. Dalam prosesnya pertama-tama penagihan amprah meterai dilakukan
PT. Pos Bojonegoro | Laporan praktikum | 58
dengan membuka PANDION (sejenis e-mail) di komputer ASMAN UPL lalu
melakukan penagihan pada 19 KPC yang tersebar di wilayah Bojonegoro.
Kemudian menunggu balasan dari masing-masing KPC tersebut. Jika tidak
ada balasan selama 30 menit, berarti KPC tersebut dianggap Nihil (tidak
amprah meterai).
3. Pengajuan Data (Akte, KK, KTP) ke Dinas Dukcapil
Sebelum melakukan proses pengajuan data, terlebih dahulu data
ditandai dan dikelompokkan berdasarkan jenisnya. Misalnya, data KTP
dikelompokkan dengan data KTP, begitupun dengan masing-masing data
yang lain. Lalu data-data yang sudah ditandai dan dikelompokkan tersebut di
entri dan di print out dalam form Exel yang kemudian diajukan ke Dinas
Dukcapil. Ketika sampai di Dinas Dukcapil, masing masing data tersebut
diserahkan pada petugas yang bersangkutan. Misalnya pengajuan data KTP
diserahkan pada petugas yang menangani KTP. Untuk KTP minimal 3 hari,
KK dan akta minimal 1 hari.
4. Pengajuan PKB (Pajak Kendaraan Bermotor) ke Samsat
Proses pengajuan PKB dilakukan pagi hari sekitar pukul 07.30 WIB.
Pertama-tama pengajuan PKB tersebut di entri, setelah itu data PKB langsung
di bawa ke Samsat untuk diajukan.
5. Entri Bagian Pelayanan
pengecekan data memasukkan data tersebut ke dalam form excel yang
sudah disediakan oleh Bagian Pelayanan. Jika ditemui data maka langsung
dikonfirmasikan ke bagian loket yang bertugas.
6. Entri Kompilasi
Memasukkan data POS, RS-3, RS-4 dan SOPP ke komputer
yangsudah disediakan oleh ASMAN UPL.
7. Bagian Pengolahan
Menyortir paket yang akan dikirim sesuai jenis paketannya di Paket
Kilat Khusus, dan ruang pengolahan. Misalnya, Paket Express, Paket biasa.
Setelah disortir, paket tersebut dimasukkan ke dalam kantonguntuk dikirim
ke tempat tujuan masing-masing.
Banyak pengetahuan yang penulias dapatkan sepuar kantor pos, salah satunya
adalah tentang koordinasi antara kantor pos dan dinas dukcapil seta samsat. Fungsi
kantor pos disini yaitu menejembatani masyarakat denga dinas dukcapil serta samsat.
Dimana masyarakat di berikan kemudahan dalam urusan pembuatan KTP, KK, dan
akta kelahiran serta pembayaran PKB (pajak kendaraaan bermotor) sesuai prosedur
yang di tentukan.
Tahapan prosedur kantor pos ke dukcapil :
1. Masyarakat sebagai pemohon (yang mengajukan data) terlebih dahulu
melengkapi seluruh berkas yang sudah ditentukan. Untuk kemudian di kirimkan
ke Kantor Pos Cabang atau langsung ke kantor Pos Bojonegoro.
2. Setelah data pemohon diterima oleh Kantor Pos Bojonegoro. Data di entri lalu di
print out dalam bentuk pengajuan yang kemudian di setorkan ke DinasDukcapil
sesuai jenisnya.
3. Setelah Data diterima oleh Dinas Dukcapil, biasanya untuk KTPmembutuhkan
waktu minimal 3 hari, sedangkan KK dan Akta Kelahiranminimal 1 hari setelah
data diterima oleh pihak Dinas Dukcapil. Ketika Data tersebut sudah jadi, maka
Dinas Dukcapil akan memberikan data tersebut pada karyawan kantor pos yang
bertugas. Jika didapati ketidak lengkapan berkas, maka berkas akan langsung
dikembalikan / diretur oleh pihak Dinas Dukcapil.
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari pelaksanaan kegiatan Praktek Kerja Lapangan/magang yang telah
dilakukan di PT. Pos Indonesia (Persero) kantor Pos Bojonegoro dan mengenai
“Strategi Dalam Meningkatkan Kepuasan Konsumen Terhadap Pelayanan Jasa Oleh
Unit Pelayanan Luar (Upl)”, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai
berikut:
1. Pada PT. Pos Indonesia (Persero) kantor Pos Bojonegoro dalam
melakukan strategi kepuasan pelanggan menerapkan system kebutuhan
umum, seperti pelayanan perpanjangan sim,ktp,stnk, perubahan KK ,
pembuatan akta kelahiran maupun perubahanya, serta kebutuhan lain
yang berhubungan dengan pelayanan.
2. Strategi pelayanan dilakukan setiap hari sesui dengan kebutuhan
pelanggan Dalam usaha strategi ini PT. Pos Indonesia (Persero) kantor
Pos Bojonegoro bekerja sama dengan berbagi kantor pemerintahan,
seperti : Samsat, DUKCAPIL, kantor pembayaran air, listrik, dll.
3. Alur dan Prosedur dalam pelaksanaan pelayanan jasa ini juga sangat
mudah, tinggal menyodorkan berkas ke kantor pos dan setelahnya akan
di proses tentunya dengan syarat-syarat yang berlaku.
5.2 Saran
1. Bagi Perusahaan
a. Dari analisa yang telah dilakukan dari proses magang yaitu, dalam
memproses kebutuhan pelanggan sebaiknya jangan di undur, yang
artinya jika memang barang sudah bisa di ajukan ke dukcapil segera
di proses, karena kami pernah mengalami keterlambatan proses
karena barang yang ingin di proses keselip di laci meja kerja.
b. Strategi yang di lakukan kantor pos harus lebih di kembangkan,
karena makin banyaknya pesaing dalam hal jasa.
c. Dan untuk karyawan/karyawati di bagian UPL lebih di perbanyak,
karena semasa kami magang disana masih banyak karyawati yang
bergantian disebabkan banyaknya pekerjaan yang ditanggung maka
alangkah bijaksananya kalau ada penambahan pekerja.