TUGAS PENGANTAR ILMU

ADMINISTRASI

Oleh

GD INDRA WILLY NUGRAHA

NPP. 29.1207

PRODI KEUANGAN PUBLIK

FAKULTAS MANAJEMEN PEMERINTAHAN

INSTITUT PEMERINTAHAN DALAM NEGERI

TAHUN 2018/2019
 PENGERTIAN ADMINISTRASI

Administrasi di definisikan sebagai proses-proses semua kegiatan secara menyeluruh

dalam menyelenggarakan kegiatan. Kegiatan tesebut di dasarkan pada tujuan atau resional
tertentu yang dilakukan oleh dua individu atau lebih dalam mencapai tujuan dengan sarana dan
prasarana yang ada.
Ciri-ciri Administrasi
Administrasi memiliki beberapa ciri-ciri antara lain sebagai berikut:
1.Administrasi mempunyai target dan tujuan yang jelas
2.Setidaknya ada dua orang atau lebih dalam kegiatan administrasi
3.Pola atau sistem yang dibentuk adalah kerjasama
4.Administrasi berarti bentuk pengaturan dari tata usaha
5.Terdapat struktur atasan (bos) dan karyawan

Fungsi Administrasi
Adapun fungsi administrasi adalah sebagai berikut:

Planning (Perencanaan) adalah penyusun perencanaan memerlukan kegiatan administrasi,

seperti pengumpilan data, pengolahan data, penyusunan perencanaan.

Organizing (Pengorganisasian) adalah aktivas menyusun dan membentuk hubungan-

hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai
tujuan-tujuan yang telah di tetapkan.

Staffing yaitu salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia pada suatu
organiasik mulai dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha untuk
setiap tenaga petugas memberi daya guna yang maksimal kepada organisasi.

Directing (pengarahan atau bimbingan) adalah fungsi manajemen yang berhubungan usaha
memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, untuk tugas yang dilaksanakan dengan baik dan
benar-benar tertuju dari yang telah di terapkan semula.

Coordinating adalah sebagian dari fungsi manajemen untuk melakukan sejumlah kegiatan agar
berjalan baik dengan menghindari terjadinya kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan
yang dilakukan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan
sehingga ada kerja sama yang terarah dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
Reporting adalah menejemen yang berada pada penyampaian perkembangan atau hasil dari
kegiatan dengan pemberian keterangan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi
baik lisan maupun tulisan sehingga dalam menerima laporan dapat memperoleh gambaran
tentang pelaksanaan tugas orang yang memberi laporan.

Budgeting adalah suatu kegiatan yang mengelola dan perencanaan yang berkelanjutan
mengenai keuangan atau anggaran.

Tujuan Administrasi
Tujuan administrasi terbagi menjadi dua, yaitu:

Tujuan jangka panjang

Tujuan jangka panjang lebih kepada organisasi itu sendiri, artinya dengan adanya pola
administrasi, ditujukan untuk mencapai target sebuah organisasi. Pada dasarnya tujuan jangka
panjang tidak dibuat oleh sembarang orang dalam organisasi melainkan oleh para pemilik
organisasi tersebut, yang bersifat:
1.Ideal
2.Administrasi bersifat general
3.Kualifikasinya tidak terbatas

Tujuan administrasi jangka pendek

Tujuan jangka pendek organisasi bersifat lebih kecil, biasanya dibuat oleh sub-sub divisi drai
organisasi untuk kebijakan divisinya. Tujuan jangka pendek bersifat spesifik, ruang lingkupnya
kecil, kualifikasi terbatas.

Ruang Lingkup Administrasi

Ruang lingkup di bawah ini terdiri dari informasi atau keterangan tentang suatu hal atau
peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan. Ruang lingkup
administrasi menurut (Gie,2007:16) yaitu:
Menghimpun

Adalah suatu kegiatan untuk mencari dan mengumpulkan informasi atau keterangan secara
detail kemudian di simpan untuk tujuan agar nanti bisa digunakan bila diperlukan.
Mencatat/menuliskan/mengetik

Adalah kegiatan lanjuatan dari kegiatan menghimpun data agar dapat disimpan, dibaca atau
dikirim.
Mengelola

Adalah mengelola atau menganalisis suatu bentuk data administrasi yang telah ada atau yang
sudah ada, guna mendapatkan hasil dari data yang di himpun.
Menyimpan

Adalah kegiatan mengamankan dokumen atau mendokumentasikan data dengan berbagai cara
untuk nantinya di gunakan kembali jika di perlukan.
Mengirim

Adalah kegiatan berbagi data atau file ke pihak lain baik dari dalam organisasi ataupun dari
luar organisasi.

Contoh-contoh Administrasi
Berikut contoh-contoh administrasi lebih lengkapnya:

Administrasi Negara
Administrasi negara adalah serangkaian kegiatan yang di susun dan ditujukan untuk aparatur
negara atau pemerintahani. Administrasi negara dibuat agar tercapainya tujuan negara secara
efisien, sederhana, dan mencakup kepentingan rakyat. Secara teknis contoh berikut ini
termasuk kedalam administrasi negara diantaranya:
Pengaturan resuffle kabinet oleh presiden
Pengaturan mengenai pembentukan badan dan komisi-komisi pemerintahan
Tata cara pemberian layanan kepada masyarakat
dan masih banyak lagi

Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian yaitu segala sesuatu aktivitas yang berhubungan dengan pegawai
atau karyawan yang di tujukan untuk mengatur pagawai tersebut.

Dimana ada petugas administrator yang berfungsi mencatat semua kegiatan baik itu
pemeliharaan, pembangunan seluruh tanaga kerja sesuai beban kerjanya. Berikut fungsi dari
administrasi kepegawaian.

Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial adalah fungsi yang berguna untuk memenej seorang pegawai untuk
memaksimalkan peranan pemikiran seperti membuat perencanaan, menganalisa masalah,
negosiasi dan pengarahan.
Fungsi Teknis
Adalah fungsi administrasi yang berkaitan dengan teknis fisik seorang pegawai, sebagai contoh
aturan jam masuk kerja, pensiunan, pengadaan, pemindahan, dsb.

Administrasi Perkantoran
Adalah suatu susunan kegiatan sehari-hari di sebuah instansi perkantoran baik secara internal
maupun eksternal. Kegiatan administrasi perkantoran meliputi pencatatan, perencanaan
keuangan, rekap masuk pegawai, penagihan, bagian distribusi barang, stok barang, meeting
dan masih banyak lagi.

Sedangkan tugas dari administrator perkantoran tergantung jabatan dan fungsi yang di berikan
kepada setiap karyawan instansi perkantoran tersebut.

Administrasi Keuangan
Adalah suatu tata kelola keuangan dalam lembaga tingkat organisasi kecil sampai pelaksanaan
anggaran belanja negara. Administrasi keuangan terdiri dari pencatatan keuangan, budgeting,
penggunaan keuangan, laporan dan pertanggung jawaban dana yang dialokasikan.

Didalam administrasi keuangan adan seorang administrator keuangan yang bertugas dan
biasanya di sebut oleh bendaharawan. Bendahara mempunyai tugas untuk melakukan
pembukuan sesuai dengan aturan yang belaku.
 PELAYANAN PUBLIK TERBARU DI KOTA DENPASAR

1.1 SISTEM TANDATANGAN ONLINE

Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) Kota Denpasar menerapan tanda

tangan digital pada dokumen. Penggunaan tanda tangan digital ini diharapkan bisa
mempercepat proses pelayanan pembuatan dokumen kependudukan.

Dengan penggunaan tanda tangan digital ini nantinya pelayanan dokumen

kependudukan yang membutuhkan tanda tangan kepala dinas, seperti akta kelahiran dan kartu
keluarga, tidak lagi tergantung pada kehadiran kepala dinas di kantor Para kepala dinas perlu
mendaftarkan seluruh tanda tangannya untuk menjadi spesimen yang akan dicocokkan dalam
penerapan tanda tangan digital.

Walikota mendorong agar dukcapil mampu mengoptimalkan layanan via gawai untuk
memudahkan masyarakat memperoleh dokumen kependudukan. Ia mencontohkan bagaimana
layanan akta kelahiran dalam jaringan (daring) telah diterapkan di Surakarta (Solo), Jawa
Tengah.Dengan layanan ini,masyarakat dapat mencetak akta kelahiran di mana saja tanpa
perlu datang ke Kantor Dukcapil.
1.2 SISTEM ANTREAN ONLINE

Mal Pelayanan Publik (MPP) Sewaka Dharma Lumintang Kota Denpasar kini
menggunakan daftaran online.Pelayanan yang menggunakan sistem
antrean online adalah Disdukcapil dan Pelayanan SIM, sedangkan pada Pelayanan Perijinan,
serta pelayanan lainnya sudah terlebih dahulu menerapkan sistem online.
Asisten Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat Setda Kota Denpasar, I Made Toya
mengatakan, sistem antrean online di MPP Sewaka Dharma Lumintang ini secara resmi telah
beroperasi Senin (23/7/2018)."Kami berharap dengan adanya sistem antrean serta
pendaftaran berbasis online ini, masyarakat lebih dipermudah dalam hal pelayanan publik,
serta kenyamanan di MPP dapat terwujud," kata Toya.

Dengan adanya antrean dan pendaftaran online ini, masyarakat dapat mengakses
nomor antrean melalui gawai masing-masing yang telah dilengkapi dengan sistem
android.Sehingga antrean dengan menggunakan barang berupa map, kertas, dan lain
sebagainya dapat diminimalisir.Suasana pelayanan juga bisa lebih nyaman.Kasubag
Pengumpulan Informasi dan Dokumentasi Bagian Humas Setda Kota Denpasar, I Wayan
Hendaryana mengatakan, selain menerapkan sistem antrean dan pendaftaran berbasis online,
pendaftaran dan antrean secara manual tetap dilaksanakan.

Hanya saja untuk waktu pengambilan nomor antrean dan pendaftaran secara manual
dilaksanakan mulai pukul 07.45 wita, dan pelayanan kepada masyarakat dimulai pada pukul
08.00 wita."Saat ini MPP akan dibuka pukul 07.45 wita, dan masyarakat akan mengantre
secara seksama setelah MPP resmi dibuka," katanya."Seiring berjalannya waktu semua pihak
pasti akan mampu menerima berbagai inovasi, yang tentunya merupakan upaya Pemkot
Denpasar untuk memaksimalkan pelayanan publik bagi masyarakat, dengan terus
melaksanakan evaluasi sebagai upaya mewujudkan pelayanan prima secara maksimal,"
imbuhnya.
 Untuk diketahui, Disdukcapil Kota Denpasar memberikan pelayanan antrean
sebanyak 400 nomor, dan pelayanan SIM terdapat 50 nomor.Khusus untuk antrean dan
pendaftaran berbasis online pada Disdukcapil dapat di akses melalui
website akuwaras.denpasarkota.go.id.Website ini memberikan layanan pengambilan
antrean online meliputi pendaftaran KK, Akte, SKTT, KTP WNA dan Surat Pindah, dengan
layanan mencapai 100 nomor yang berlaku di hari yang sama saat mendaftar. (*)