MENGELOLA ADMINISTRASI GAJI DAN UPAH

I. MENYIAPKAN PENGELOLAAN ADMINSTRASI GAJI DAN UPAH

A. Pengertian Gaji dan Upah
 Kompensasi adalah imbalan jasa yang diberikan secara teratur dan dalam jumlah
tertentu oleh perusahaan kepada para karyawan atas kontribusi tenaganya yang telah
diberikan untuk mencapai tujuan perusahaan.
 Kompensasi ini juga berupa gaji dan upah
 Istilah gaji lebih banyak dipakai untuk kompensasi bagi para pegawai, sedangkan
upah untuk para pekerja (buruh)
 Gaji diberikan teratur setiap bulan dalam jumlah pasti, sedangkan upah biasanya
diberikan bulanan atau kurang dari itu dan sangat dipengaruhi oleh volume output
yang dihasilkan oleh setiap individu pekerja.
B. Penggolongan Gaji dan Upah
Karyawan adalah orang yang bekerja pada suatu perusahaan dan mendapatkan imbalan
jasa atas tenaga yang dikeluarkannya untuk mancapai tujuan perusahaan tersebut.
Karyawan dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu :
1. Tenaga Eksekutif
 Karyawan yang termasuk ke dalam golongan ini mempunyai tugas mengambil
berbagai keputusan dan melaksanakan fungsi manajemen, yaitu merencanakan,
mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinir, mengendalikan, dan mengawasi.
2. Tenaga Operatif
 Karyawan yang termasuk dalam golongan ini merupakan tenaga terampil yang
menguasai bidang pekerjaannya, sehingga setiap tugas yang dibebankan
kepadanya dapat dilaksanakan dengan baik.
Tenaga operatif dibagi menjadi 3 golongan, yaitu :
a. Tenaga Terampil (skilled labor)
b. Tenaga Setengah Terampil (semi skilled labor)
c. Tenaga Tidak Terampil (unskilled labor)
C. Data Gaji dan Upah
Data-data yang diperlukan dalam pengelolaan gaji dan upah adalah :
1. Rekaman waktu kehadiran
 Rekaman waktu dan kehadiran merupakan rekaman bukti kehadiran yang
berkesinambungan di tempat kerja sesuai dengan perjanjian.
 Data ini memuat informasi mengenai jam kedatangan dan jam selesai kerja
karyawan.
 Dari data ini juga diketahui lamanya karyawan tersebut bekerja.

ADMINISTRASI UPAH DAN GAJI/WIED/2015

 2. Daftar gaji
 Daftar gaji adalah lembaran yang memuat semua informasi yang berkaitan dengan
gaji dan upah
3. Kartu rekaman penghasilan
 Kartu rekaman penghasilan adalah kartu yang memuat rekaman upah yang
dibayarkan kepada karyawan beserta potongan pajak penghasilan yang diambil
darinya
4. Slip upah
 Rincian lengkap upah yang diterima oleh karyawan
5. Paket upah
 Upah biasanya dibayarkan dalam amplop. Amplop ini disebut paket upah. Amplop
khusus mencantumkan nama pegawai, nomor, dan departemennya ditempat yang
terlihat
6. Rekaman staf
 Rekaman staf adalah rekaman yang memberikan rincian jasa untuk pegawai.
D. Prosedur Penggajian dan Pengupahan
Prosedur penggajian dan pengupahan di setiap perusahaan tidak sama. Masing-masing
mempunyai peraturan. Walaupun berbeda-beda, perusahaan tersebut tidak boleh
bertentangan dengan peraturan mengenai penggajian dan pengupahan yang telah
ditetapkan oleh pemerintah.

Berikut ini merupakan prosedur penggajian dan pengupahan :

1. Bagian Personalia
 Menyiapkan daftar gaji dan bukti pembayaran gaji masing-masing rangkap 2,
kemudian disampaikan ke bagian umum.
2. Bagian Umum
 Meneliti kebenaran daftar karyawan dan jumlah gaji serta perhitungan PPh pasal
21 yang tercantum dalam daftar gaji dan bukti pembayaran gaji.
 Setelah disetujui diserahkan ke kasir
3. Kasir
 Meneliti kembali penjumlahan angka-angka dalam daftar gaji dan bukti
pembayaran gaji.
 Menyiapkan bukti bank keluar dan cek/giro untuk disampaikan ke bagian
keuangan.
4. Bagian Keuangan
 Melihat kembali daftar gaji dan bukti pembayaran gaji mengenai jumlah gaji yang
akan dibayar dengan jumlah yang tertera dalam cek/giro.
 Setelah ditandatangani, cek/giro didistribusikan sebagai berikut :

ADMINISTRASI UPAH DAN GAJI/WIED/2015

 a. Daftar gaji lembar ke-1 dan bukti bank keluar lembar ke-1 didistribusikan ke
bagian Akuntansi untuk dibukukan
b. Daftar gaji lember ke-2 dan bukti pembayaran gaji lembar ke-1 serta lembar
ke-2 serta cek/giro diserahkan ke bagian personalia untuk dibagikan kepada
karyawan (uang dan bukti pembayaran lembar ke-1)
c. Bukti bank keluar lembar ke-2 diserahkan ke kasir untuk dicatat pada daftar
kas.
5. Bagian Akuntansi
 Setelah menyakini kebenaran berkas gaji, bagian Akuntansi kemudian
membukukan transaksi pembayaran gaji.

II. MENGHITUNG GAJI DAN UPAH SETIAP KARYAWAN

A. Tambahan Gaji dan Upah
 Selain gaji dan upah, karyawan juga mendapatkan manfaat-manfaat lain, misalnya
tunjangan istri dan anak, tunjangan jabatan, tunjangan hari raya, uang transport, uang
makan dsb.
 Selain itu, kadang ada beberapa perusahaan yang mengharuskan karyawannya untuk
lembur. Lembur adalah penyelesian pekerjaan diluar jam kerja yang ditetapkan.
Kelebihan jam kerja ini harus mendapatkan kompensasi.
 Waktu kerja adalah waktu untuk melakukan pekerjaaan, dapat dilaksanakan pada siang
hari dan atau malam hari. Waktu kerja yang ditetapkan, misalnya :
1. Waktu kerja siang hari :
a. 7 jam 1 hari, 40 jam 1 minggu, dan 6 hari kerja dalam 1 minggu
b. 8 jam 1 hari dan 5 hari kerja dalam 1 minggu
2. Waktu kerja malam hari :
a. 6 jam 1 hari, 35 jam 1 minggu, dan 6 hari kerja dalam 1 minggu
b. 7 jam 1 hari, 35 jam 1 minggu, dan 5 hari kerja dalam 1 minggu
B. Potongan Penghasilan
 Selain tambahan penghasilan, setiap karyawan juga mendapatkan potongan-potongan,
misalnya pajak penghasilan, iuran pensiun, tabungan hari tua, asuransi, pinjaman dsb.
Potongan ini akan mengurangi jumlah penghasilan yang diterima oleh setiap karyawan
yang bersangkutan.

ADMINISTRASI UPAH DAN GAJI/WIED/2015

 C. Formula Perhitungan Gaji dan Upah Karyawan
Berikut ini adalah formula perhitungan gaji dan upah karyawan :
Penghasilan bruto XXX
Penambahan :
Tunjangan-tunjangan
 Tunjangan…. XXX
 Tunjangan…. XXX
 dst XXX
Lembur, dsb XXX +
XXX +
Jumlah penghasilan bruto XXX

Pengurangan :
Pajak Penghasilan XXX
Pinjaman XXX
Iuran pensiun XXX
Tabungan hari tua, dsb XXX +
XXX _
Jumlah penghasilan neto XXX

Contoh :
Ananta seorang karyawan PT. Kartika Jaya mempunyai penghasilan sebulan sebesar
Rp. 1.700.000. Ananta sudah menikah dan mempunyai 1 orang anak.
Selain gaji, ia juga mendapatkan tunjangan untuk anak sebesar 2,5% dan istrinya 5%, serta
uang transport dan makan, sebesar Rp. 240.000 dan Rp. 304.500. Biaya jabatan sebesar
Rp. 1.296.000. Potongan yang dikenakan terhadapnya adalah pajak penghasilan sesuai
PPH 21 sebesar 10 % dan iuran pensiun. Iuran persiun sebesar Rp. 100.000.
Hitunglah penghasilan Ananta sebulan!

III. MEMBUAT DAFTAR GAJI DAN UPAH KARYAWAN

A. Slip Gaji
1. Pengertian Slip Gaji
Slip gaji adalah suatu catatan yang menunjukkan upah atau gaji yang dibayarkan untuk
jasa-jasa karyawan pada suatu periode tertentu, bersama dengan rincian hak-hak atas
jumlah tersebut dan pengurangan-pengurangan terkait terhadap pembayaran kepada
karyawannya.
2. Bentuk Slip Gaji
Bentuk atau format slip gaji berbeda-beda di setiap perusahaan, tergantung masing-
masing kebutuhan.

ADMINISTRASI UPAH DAN GAJI/WIED/2015

 Berikut ini adalah contoh bentuk slip gaji.

…………………………………………….. SLIP GAJI

Nama :
NIP :
Status Kepegawaian :
Status Perkawinan :
Bagian :
Jabatan :

Rincian Gaji
Gaji Pokok
Ditambah :

Dikurangi :

Gaji Dibayarkan

(………………………………………………………………………………………………..)

……………………….
Bendaharawan Gaji

……………………….

Lembar ke-1 : untuk pegawai, bersama uang gaji

Lembar ke-2 : bagian Bendaharawan Gaji

3. Formulir Kas Bon

 Adakalanya karyawan membutuhkan uang dengan segera, padahal tanggal terima
gaji masih lama. Oleh karena itu, perusahaan mengeluarkan kebijakan kas bon.
Karyawan dapat meminjam sejumlah uang kemudian pada saaat terima gaji, akan
dipotong sebesar kas bon atau ketentuan lain yang telah ditetapkan oleh
perusahaan.
 Kas bon disiapkan oleh pihak yang membutuhkan dana dan disetujui oleh atasan
langsung. Kas bon oleh kasir diperlakukan sebagai uang tunai (kas kecil) dan
disimpan dalam kotak kas. Setelah dipertanggungjawabkan, kas disobek/dibuang.

ADMINISTRASI UPAH DAN GAJI/WIED/2015

 No : Tanggal :
…………………………. KAS BON HARAP SEGERA
DIPERTANGGUNGJAWABKAN

Diterima dari kasir uang sebesar Rp……………………………………………………

(……………………………………………………………………………………………………)

Untuk keperluan :

……………………….. ……………………… ………………………. ………………………

Pimpinan Kepala Bagian…….. Bendaharawan Gaji Pegawai Ybs.

……………………. ……………………… ………………………. ………………………

B. Rekapitulasi Gaji dan Upah Karyawan

 Rekapitulasi gaji dan upah karyawan disebut juga daftar gaji.
 Daftar gaji merupakan rekapitulasi rencana pembayaran gaji untuk seluruh karywan.
 Daftar ini disiapkan oleh bagian personalia berdasarkan absensi aatau daftar hadir
(kemungkinan adanya sangsi pemotongan gaji) dan standar gaji.
 Untuk upah harian, dihitung dari jumlah kehadiran (jam kerja) dikalikan tariff upah per
jam/hari.
 Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan daftar gaji, misalnya
perhitungan cicilan pinjaman pegawai, perhitungan PPh pasal 21 dan klasifikasi gaji atau
upah karyawan berdasarkan bidang kerja masing-masing.

IV. PENGGOLONGAN TENAGA KERJA

Tenaga kerja dapat digolongkan kedalam beberapa kelompok berikut :

A. Tenaga Kerja Menurut Fungsi Pokok Dalam Perusahaan
1. Tenaga Kerja Bagian Produksi
 Tenaga kerja bagian produksi adalah tenaga kerja yang secara langsung atau tidak
langsung terlibat dalam kegiatan produksi sehingga jasa yang diberikan kepada
tenaga kerja bagian produksi akan dimasukkan dalam unsur harga pokok produksi
sebagai biaya tenaga kerja langsung atau tidak langsung.
2. Tenaga Kerja Bagian Pemasaran
 Tenaga kerja bagian pemasaran adalah tenaga kerja yang berhubungan dengan
kegiatan distribusi / penjualan hsil produksi sehingga jasa yang diberikan kepada
tenaga kerja pemsaran tidak termasuk dalam unsur produksi tetapi dimasukkan
dalam unsur penjualan.
ADMINISTRASI UPAH DAN GAJI/WIED/2015
 3. Tenaga Kerja Bagian Administrasi dan Umum
 Tenaga bagian administrasi dan umum adalah tenaga kerja yang berhubungan
dengan kegiatan adminstrasi dan umum yang ada di kantor sehingga jasa yang
diberikan kepada tenaga kerja atau pegawai bagian umum administrasi termasuk
ke dalam biaya administrasi dan umum.
B. Tenaga Kerja Menurut Hubungannya Dengan Produk
1. Tenaga Kerja Langsung
 Tenaga kerja langsung adalah tenaga kerja yang secara langsung menangani
proses pengolahan bahan baku menjadi barang jadi / produk jadi dalam kegiatan
produksi. Sehingga jasa yang diberikan kepada tenaga kerja langsung dimasukkan
ke dalam biaya tenaga kerja langsung.
2. Tenaga Kerja Tidak Langsung
 Tenaga kerja tidak langsung adalah tenaga kerja yang secara tidak langsung
menangani pengolahan bahan tetapi membantu atas penyelesaian produk dalam
perusahaan sehingga jasa yang diberikan kepada tenaga kerja tidak langsung
dimasukkan ke dalam perkiraan biaya tenaga kerja tidak langsung.
C. Tenaga Kerja Menurut Pendidikannya / Kemampuannya
1. Tenaga Kerja Terdidik
 Tenaga kerja terdidik adalah tenaga kerja unutk menduduki profesinya karena
adanya pendidikan secara formal (biasanya sebagai tenaga ahli, manajer dll.)
2. Tenaga Kerja Terlatih
 Tenaga kerja terlatih adalah tenaga kerja untuk menduduki profesinya karena
adanya latihan / ketrampilan yang duperoleh dari pendidikan nonformal (biasanya
sebagai tenaga pelaksana)
3. Tenaga Kerja Tidak Terdidik / Tidak Terlatih
 Tenaga kerja tidak terdidik / tidak terlatih adalah tenaga kerja yang tidak
mempunyai keahlian khusus biasanya sebagai tenaga kasar dengan diberi upah
secara harian.
D. Tenaga Kerja Menurut Kegiatan Departemen-departemen Dalam Perusahaan
1. Tenaga Kerja Departemen Produksi
a. Tenaga Kerja Bagian Pengolahan
b. Tenaga Kerja Bagian Penelitian
c. Tenaga Kerja Bagian Penyempurnaan
2. Tenaga Kerja Departemen Non Produksi
a. Tenaga Kerja Bagian Personal
b. Tenaga Kerja Bagian Akuntansi
c. Tenaga Kerja Bagian Kantor

ADMINISTRASI UPAH DAN GAJI/WIED/2015

 E. Tenaga Kerja Menurut Jenis Pekerjaannya
1. Tenaga Kerja Bagian Pabrik
a. Manajer pabrik
b. Karyawan pabrik
c. Tukang servis mesin
d. Operator produksi
e. Penagwas / mandor
2. Tenaga Kerja Bagian Kantor
a. Manajer personalia
b. Karyawan kantor
c. Sekretris
d. Juru tik
3. Tenaga Kerja Bagian Lapangan
a. Pemasaran
b. Periklanan
c. Penagihan
V. AKUNTANSI BIAYA TENAGA KERJA
A. Pencatatan dan Perhitungan Waktu Kerja
Kegiatan pertama yang dilakukan oleh Akuntansi tenaga kerja adalah mencatat waktu
kerja. Kegiatan tersebut dilaksanakan oleh bagian personalia dengan dibuatkan kartu jam
hadir bulanan atau dapat pula didasarkan pada satuan produk yang dihasilkan pekerja
yang bersangkutan.
Dibawah ini diberikan contoh kartu jam kerja / catatan waktu bagi seorang karyawan

KARTU JAM KERJA

Nama Tenaga Kerja : Unit Kerja :

Periode :
Hari/ Jam Jam Jam Jam Jumlah Jam Jam
Tanggal Masuk Istirahat Kembali Pulang Jam Reguler Lembur
Senin
Selasa
Rabu
Kamis
Jumat
Sabtu
Minggu
Jumlah

ADMINISTRASI UPAH DAN GAJI/WIED/2015

 Pencatatan dan perhitungan waktu / jam kerja di atas dikirim ke bagian pembuatan daftar gaji
sebagai dasar untuk penyusunan daftar gaji dan upah.

B. Perhitungan Jumlah Biaya Tenaga Kerja

Dari pencatatan dan perhitungan waktu kerja dapat dipakai sebagai dasar untuk
penyusunan daftar gaji, baik tenaga kerja langsung maupun tidak langsung, maupun
tenaga kerja bagian pemasaran dan bagian administrasi dan umum.
Dibawah ini diberikan contoh blangko daftar gaji / upah karyawan suatu perusahaan pada
periode tertentu.

PT. MIRAH
Daftar Gaji / Upah
Bulan………………
Upah Variabel Upah Gaji Potongan Jml. Upah
Jml. Jam Reguler Jam Lembur PPh Astek Pinjaman
Tetap /Upah Pot. Yang
Nama
No. Jam Kotor diterima
Pekerja
Kerja Jml. Tarif Total Jml. Tarif Total
Jam Jam
1. A
2. B
3. C
4. D
JUMLAH (P) (Q) (R) (S) (T)

Dari daftar gaji dan upah di atas secara umum dapat dibuat jurnal sebagai berikut :
a. Gaji / upah dari daftar gaji :
Gaji dan upah Rp.xxx (P)
Utang PPh karyawan Rp.xxx (Q)
Utang astek Rp.xxx (R)
Piutang karyawan Rp.xxx (S)
Utang gaji dan upah Rp.xxx (T)

b. Pembayaran gaji dan upah :

Utang gaji dan upah Rp.xxx (T)
Kas Rp.xxx(T)

c. PPh karyawan dan asuransi tenaga kerja ke kantor kas negara dan kantor asuransi :
Utang gaji dan upah Rp.xxx (Q)
Utang astek Rp.xxx (R)
Kas Rp.xxx(Q+R)

VI. PEMBEBANAN BIAYA TENAGA KERJA

ADMINISTRASI UPAH DAN GAJI/WIED/2015
 Jumlah gaji dan upah yang telah dihitung oleh petugas pembuat daftar gaji dan upah tersebut
kemudian dialokasikan / dibebankan ke masing-masing jenis biaya, dengan mendebit masing-masing
biaya dan mengkredit gaji dan upah dengan jurnal sebagai berikut :
BDP-biaya tenaga kerja langsung Rp.xxx
Biaya overhead pabrik sesungguhnya Rp.xxx
Biaya pemasaran Rp.xxx
Gaji dan upah Rp.xxx
Dari daftar gaji dan upah di atas dapat disederhanakan / direkapitulasi sebagai berikut :
Gaji Potongan Gaji/Upah
Jumlah
Gaji dan Upah Kotor Bersih
PPh 21 Astek Pinjaman Potongan
(Rp.) (Rp.)
1.Bagian produksi langsung 3.080.000 308.000 154.000 100.000 562.000 2.518.000
2.Bagian produksi tak langsung 3.700.000 370.000 185.000 75.000 630.000 3.070.000
3.Bagian pemasaran 6.480.000 648.000 324.000 400.000 1.372.000 5.108.000
4.Bagian administrasi dan umum 3.600.000 360.000 180.000 300.000 840.000 2.760.000
Jumlah 16.860.000 1.686.000 843.000 875.000 3.404.000 13.456.000
Berdasarkan data di atas, maka jurnal yang diperlukan untuk pencatatan biaya tenaga kerja adalah sebagai berikut :
a. Jurnal saat mencatat gaji dan upah dalam daftar gaji bulan Januari :
Gaji dan upah Rp.16.860.000
Utang PPh karyawan Rp. 1.686.000
Utang asuransi tenaga kerja Rp. 843.000
Piutang karyawan Rp. 875.000
Utang gaji dan upah Rp.13.456.000
b. Jurnal pada saat membayar gaji dan upah :
Utang gaji dan upah Rp. 13.456.000
Kas Rp. 13.456.000
c. Jurnal saat membayar PPh karyawan dan asuransi tenaga kerja :
Utang PPh karwayan Rp. 1.686.000
Utang asuransi tenaga kerja Rp. . 843.000
Kas Rp.2.529.000
d. Jurnal untuk mencatat pengalokasian/pembebanan biaya gaji dan upah :
BDP biaya tenaga kerja langsung Rp.3.080.000
BOP sesungguhnya Rp.3.700.000
Biaya pemasaran Rp.6.480.000
Biaya administrasidan umum Rp.3.600.000
Gaji dan upah Rp.16.860.000

V. Pajak Penghasilan Karyawan

 Untuk meningkatkan kesejahteraan pegawainya perusahaan yang sudah maju biasanya
menaggung sebagian atau seluruh PPh karyawan, sehingga gaji dan upah akan bertambah, yaitu

ADMINISTRASI UPAH DAN GAJI/WIED/2015

 sebesar jumlah gaji dan upah menurut daftar gaji ditambah dengan PPh yang ditanggung
perusahaan.
 Penambahan jumlah gaji dan upah tersebut akan menambah jumlah utang gaji dan upah
karyawan. PPh yang ditanggung oleh perusahaan dalam alokasi/pembebanan gaji dan upah
diperlakukan pada masing-masing pos sebagai berikut :
1. PPh karyawan dari tenaga kerja langsung dan tak langsung diperlakukan sebagai biaya
overhead pabrik sesungguhnya
2. PPh karyawan dari pegawai administrasi dan umum, masing-masing diperlakukan sebagai
biaya penjualan dan biaya administrasi dan umum.

ADMINISTRASI UPAH DAN GAJI/WIED/2015