MENGELOLA ADMINISTRASI GAJI DAN UPAH

I. MENYIAPKAN PENGELOLAAN ADMINSTRASI GAJI DAN UPAH

A. Pengertian Gaji dan Upah

Kompensasi adalah imbalan jasa yang diberikan secara teratur dan dalam jumlah tertentu oleh
perusahaan kepada para karyawan atas kontribusi tenaganya yang telah diberikan untuk
mencapai tujuan perusahaan.
Kompensasi ini juga berupa gaji dan upah
Istilah gaji lebih banyak dipakai untuk kompensasi bagi para pegawai, sedangkan upah untuk para
pekerja (buruh)
Gaji diberikan teratur setiap bulan dalam jumlah pasti, sedangkan upah biasanya diberikan bulanan
atau kurang dari itu dan sangat dipengaruhi oleh volume output yang dihasilkan oleh setiap
individu pekerja.

B. Penggolongan Gaji dan Upah

Karyawan adalah orang yang bekerja pada suatu perusahaan dan mendapatkan imbalan jasa
atas tenaga yang dikeluarkannya untuk mancapai tujuan perusahaan tersebut.
Karyawan dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu :
1. Tenaga Eksekutif
Karyawan yang termasuk ke dalam golongan ini mempunyai tugas mengambil berbagai keputusan
dan melaksanakan fungsi manajemen, yaitu merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan,
mengkoordinir, mengendalikan, dan mengawasi.
2. Tenaga Operatif
Karyawan yang termasuk dalam golongan ini merupakan tenaga terampil yang menguasai bidang
pekerjaannya, sehingga setiap tugas yang dibebankan kepadanya dapat dilaksanakan dengan
baik.
Tenaga operatif dibagi menjadi 3 golongan, yaitu :
a. Tenaga Terampil (skilled labor)
b. Tenaga Setengah Terampil (semi skilled labor)
c. Tenaga Tidak Terampil (unskilled labor)

C. Data Gaji dan Upah

Data-data yang diperlukan dalam pengelolaan gaji dan upah adalah :
1. Rekaman waktu kehadiran
Rekaman waktu dan kehadiran merupakan rekaman bukti kehadiran yang berkesinambungan di
tempat kerja sesuai dengan perjanjian.
Data ini memuat informasi mengenai jam kedatangan dan jam selesai kerja karyawan.
Dari data ini juga diketahui lamanya karyawan tersebut bekerja.

2. Daftar gaji
Daftar gaji adalah lembaran yang memuat semua informasi yang berkaitan dengan gaji dan upah

3. Kartu rekaman penghasilan

Kartu rekaman penghasilan adalah kartu yang memuat rekaman upah yang dibayarkan kepada
karyawan beserta potongan pajak penghasilan yang diambil darinya

4. Slip upah
Rincian lengkap upah yang diterima oleh karyawan
5. Paket upah
Upah biasanya dibayarkan dalam amplop. Amplop ini disebut paket upah. Amplop khusus
mencantumkan nama pegawai, nomor, dan departemennya ditempat yang terlihat

6. Rekaman staf
Rekaman staf adalah rekaman yang memberikan rincian jasa untuk pegawai.

D. Prosedur Penggajian dan Pengupahan

Prosedur penggajian dan pengupahan di setiap perusahaan tidak sama. Masing-masing
mempunyai peraturan. Walaupun berbeda-beda, perusahaan tersebut tidak boleh bertentangan
dengan peraturan mengenai penggajian dan pengupahan yang telah ditetapkan oleh pemerintah.

Berikut ini merupakan prosedur penggajian dan pengupahan :

1. Bagian Personalia
Menyiapkan daftar gaji dan bukti pembayaran gaji masing-masing rangkap 2, kemudian
disampaikan ke bagian umum.

2. Bagian Umum
Meneliti kebenaran daftar karyawan dan jumlah gaji serta perhitungan PPh pasal 21 yang
tercantum dalam daftar gaji dan bukti pembayaran gaji.
Setelah disetujui diserahkan ke kasir

3. Kasir
Meneliti kembali penjumlahan angka-angka dalam daftar gaji dan bukti pembayaran gaji.
Menyiapkan bukti bank keluar dan cek/giro untuk disampaikan ke bagian keuangan.

4. Bagian Keuangan
Melihat kembali daftar gaji dan bukti pembayaran gaji mengenai jumlah gaji yang akan dibayar
dengan jumlah yang tertera dalam cek/giro.
Setelah ditandatangani, cek/giro didistribusikan sebagai berikut :
a. Daftar gaji lembar ke-1 dan bukti bank keluar lembar ke-1 didistribusikan ke bagian Akuntansi
untuk dibukukan
b. Daftar gaji lember ke-2 dan bukti pembayaran gaji lembar ke-1 serta lembar ke-2 serta cek/giro
diserahkan ke bagian personalia untuk dibagikan kepada karyawan (uang dan bukti pembayaran
lembar ke-1)
c. Bukti bank keluar lembar ke-2 diserahkan ke kasir untuk dicatat pada daftar kas.

5. Bagian Akuntansi
Setelah menyakini kebenaran berkas gaji, bagian Akuntansi kemudian membukukan transaksi
pembayaran gaji.

II. MENGHITUNG GAJI DAN UPAH SETIAP KARYAWAN

A. Tambahan Gaji dan Upah
Selain gaji dan upah, karyawan juga mendapatkan manfaat-manfaat lain, misalnya tunjangan istri
dan anak, tunjangan jabatan, tunjangan hari raya, uang transport, uang makan dsb.
Selain itu, kadang ada beberapa perusahaan yang mengharuskan karyawannya untuk lembur.
Lembur adalah penyelesian pekerjaan diluar jam kerja yang ditetapkan. Kelebihan jam kerja ini
harus mendapatkan kompensasi.
Waktu kerja adalah waktu untuk melakukan pekerjaaan, dapat dilaksanakan pada siang hari dan
atau malam hari. Waktu kerja yang ditetapkan, misalnya :
1. Waktu kerja siang hari :
a. 7 jam 1 hari, 40 jam 1 minggu, dan 6 hari kerja dalam 1 minggu
b. 8 jam 1 hari dan 5 hari kerja dalam 1 minggu
2. Waktu kerja malam hari :
a. 6 jam 1 hari, 35 jam 1 minggu, dan 6 hari kerja dalam 1 minggu
b. 7 jam 1 hari, 35 jam 1 minggu, dan 5 hari kerja dalam 1 minggu

B. Potongan Penghasilan
Selain tambahan penghasilan, setiap karyawan juga mendapatkan potongan-potongan, misalnya
pajak penghasilan, iuran pensiun, tabungan hari tua, asuransi, pinjaman dsb. Potongan ini akan
mengurangi jumlah penghasilan yang diterima oleh setiap karyawan yang bersangkutan.

C. Formula Perhitungan Gaji dan Upah Karyawan

Berikut ini adalah formula perhitungan gaji dan upah karyawan :
Penghasilan bruto XXX
Penambahan :
Tunjangan-tunjangan XXX
Lembur, dsb XXX +
XXX +
Jumlah penghasilan bruto XXX

Pengurangan :
Pajak Penghasilan
Pinjaman XXX
Iuran pension XXX
Tabungan hari tua, dsb XXX
XXX +
Jumlah penghasilan neto XXX _
XXX

Contoh :
Ananta seorang karyawan PT. Kartika Jaya mempunyai penghasilan sebulan
sebesar Rp. 1.700.000. Ananta sudah menikah dan mempunyai 1 orang anak.
Selain gaji, ia juga mendapatkan tunjangan untuk anak dan istrinya, serta uang transport dan
makan, sebesar Rp. 240.000 dan Rp. 304.500. Biaya jabatan sebesar Rp. 1.296.000. Potongan
yang dikenakan terhadapnya adalah pajak penghasilan dan iuran pensiun. Iuran persiun sebesar
Rp. 100.000.

Hitunglah penghasilan Ananta sebulan!

III. MEMBUAT DAFTAR GAJI DAN UPAH KARYAWAN

SLIP GAJI
1. Pengertian Slip Gaji
 Slip gaji adalah suatu catatan yang menunjukkan upah atau gaji yang dibayarkan untuk jasa-jasa
karyawan pada suatu periode tertentu, bersama dengan rincian hak-hak atas jumlah tersebut dan
pengurangan-pengurangan terkait terhadap pembayaran kepada karyawannya.

2. Bentuk Slip Gaji

Bentuk atau format slip gaji berbeda-beda di setiap perusahaan, tergantung masing-masing
kebutuhan.

Berikut ini adalah contoh bentuk slip gaji.

SLIP GAJI
..

Nama :
NIP :
Status Kepegawaian :
Status Perkawinan :
Bagian :
Jabatan :
Rincian Gaji
Gaji Pokok
Ditambah :

Dikurangi :

Gaji Dibayarkan

(..)

. .
Bagian.. Bagian..

( ) ( ) ( )

Lembar ke-1 : untuk pegawai, bersama uang gaji

Lembar ke-2 : bagian personalia
3. Formulir Kas Bon
Adakalanya karyawan membutuhkan uang dengan segera, padahal tanggal terima gaji masih
lama. Oleh karena itu, perusahaan mengeluarkan kebijakan kas bon. Karyawan dapat meminjam
sejumlah uang kemudian pada saaat terima gaji, akan dipotong sebesar kas bon atau ketentuan
lain yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Kas bon disiapkan oleh pihak yang membutuhkan dana dan disetujui oleh atasan langsung. Kas
bon oleh kasir diperlakukan sebagai uang tunai (kas kecil) dan disimpan dalam kotak kas. Setelah
dipertanggungjawabkan, kas disobek/dibuang.

No : Tanggal :
. KAS BON HARAP SEGERA
DIPERTANGGUNGJAWABKAN

Diterima dari kasir uang sebesar Rp

()

Untuk keperluan :

.... .
Bagian Bagian Bagian.
. Bagian
( (
( ) )
) (
)

B. Rekapitulasi Gaji dan Upah Karyawan

Rekapitulasi gaji dan upah karyawan disebut juga daftar gaji.
Daftar gaji merupakan rekapitulasi rencana pembayaran gaji untuk seluruh karywan.
Daftar ini disiapkan oleh bagian personalia berdasarkan absensi aatau daftar hadir (kemungkinan
adanya sangsi pemotongan gaji) dan standar gaji.
Untuk upah harian, dihitung dari jumlah kehadiran (jam kerja) dikalikan tariff upah per jam/hari.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan daftar gaji, misalnya perhitungan
cicilan pinjaman pegawai, perhitungan PPh pasal 21 dan klasifikasi gaji atau upah karyawan
berdasarkan bidang kerja masing-masing.

IV. PENGGOLONGAN TENAGA KERJA

Tenaga kerja dapat digolongkan kedalam beberapa kelompok berikut :

A. Tenaga Kerja Menurut Fungsi Pokok Dalam Perusahaan
1. Tenaga Kerja Bagian Produksi
Tenaga kerja bagian produksi adalah tenaga kerja yang secara langsung atau tidak langsung
terlibat dalam kegiatan produksi sehingga jasa yang diberikan kepada tenaga kerja bagian
produksi akan dimasukkan dalam unsur harga pokok produksi sebagai biaya tenaga kerja
langsung atau tidak langsung.

2. Tenaga Kerja Bagian Pemasaran

Tenaga kerja bagian pemasaran adalah tenaga kerja yang berhubungan dengan kegiatan
distribusi / penjualan hsil produksi sehingga jasa yang diberikan kepada tenaga kerja pemsaran
tidak termasuk dalam unsur produksi tetapi dimasukkan dalam unsur penjualan.

3. Tenaga Kerja Bagian Administrasi dan Umum

Tenaga bagian administrasi dan umum adalah tenaga kerja yang berhubungan dengan kegiatan
adminstrasi dan umum yang ada di kantor sehingga jasa yang diberikan kepada tenaga kerja
atau pegawai bagian umum administrasi termasuk ke dalam biaya administrasi dan umum.

B. Tenaga Kerja Menurut Hubungannya Dengan Produk

1. Tenaga Kerja Langsung
Tenaga kerja langsung adalah tenaga kerja yang secara langsung menangani proses pengolahan
bahan baku menjadi barang jadi / produk jadi dalam kegiatan produksi. Sehingga jasa yang
diberikan kepada tenaga kerja langsung dimasukkan ke dalam biaya tenaga kerja langsung.

2. Tenaga Kerja Tidak Langsung

Tenaga kerja tidak langsung adalah tenaga kerja yang secara tidak langsung menangani
pengolahan bahan tetapi membantu atas penyelesaian produk dalam perusahaan sehingga jasa
yang diberikan kepada tenaga kerja tidak langsung dimasukkan ke dalam perkiraan biaya tenaga
kerja tidak langsung.

C. Tenaga Kerja Menurut Pendidikannya / Kemampuannya

1. Tenaga Kerja Terdidik
Tenaga kerja terdidik adalah tenaga kerja unutk menduduki profesinya karena adanya pendidikan
secara formal (biasanya sebagai tenaga ahli, manajer dll.)

2. Tenaga Kerja Terlatih

Tenaga kerja terlatih adalah tenaga kerja untuk menduduki profesinya karena adanya latihan /
ketrampilan yang duperoleh dari pendidikan nonformal (biasanya sebagai tenaga pelaksana)

3. Tenaga Kerja Tidak Terdidik / Tidak Terlatih

Tenaga kerja tidak terdidik / tidak terlatih adalah tenaga kerja yang tidak mempunyai keahlian
khusus biasanya sebagai tenaga kasar dengan diberi upah secara harian.
D. Tenaga Kerja Menurut Kegiatan Departemen-departemen Dalam Perusahaan
1. Tenaga Kerja Departemen Produksi
a. Tenaga Kerja Bagian Pengolahan
b. Tenaga Kerja Bagian Penelitian
c. Tenaga Kerja Bagian Penyempurnaan

2. Tenaga Kerja Departemen Non Produksi

a. Tenaga Kerja Bagian Personal
b. Tenaga Kerja Bagian Akuntansi
c. Tenaga Kerja Bagian Kantor

E. Tenaga Kerja Menurut Jenis Pekerjaannya

1. Tenaga Kerja Bagian Pabrik
a. Manajer pabrik
b. Karyawan pabrik
c. Tukang servis mesin
d. Operator produksi
e. Penagwas / mandor

2. Tenaga Kerja Bagian Kantor

a. Manajer personalia
b. Karyawan kantor
c. Sekretris
d. Juru tik

3. Tenaga Kerja Bagian Lapangan

a. Pemasaran
b. Periklanan
c. Penagihan

V. AKUNTANSI BIAYA TENAGA KERJA

A. Pencatatan dan Perhitungan Waktu Kerja
Kegiatan pertama yang dilakukan oleh Akuntansi tenaga kerja adalah mencatat waktu kerja.
Kegiatan tersebut dilaksanakan oleh bagian personalia dengan dibuatkan kartu jam hadir bulanan
atau dapat pula didasarkan pada satuan produk yang dihasilkan pekerja yang bersangkutan.
Dibawah ini diberikan contoh kartu jam kerja / catatan waktu bagi seorang karyawan

KARTU JAM KERJA

Nama Tenaga Kerja : Unit Kerja :

Periode :
 Hari/ Jam Jam Jam Jam Jumlah Jam Jam
Tanggal Masuk Istirahat Kembali Pulang Jam Reguler Lembur
Senin
Selasa
Rabu
Kamis
Jumat
Sabtu
Minggu
Jumlah

Pencatatan dan perhitungan waktu / jam kerja di atas dikirim ke bagian pembuatan daftar gaji
sebagai dasar untuk penyusunan daftar gaji dan upah.

B. Perhitungan Jumlah Biaya Tenaga Kerja

Dari pencatatan dan perhitungan waktu kerja dapat dipakai sebagai dasar untuk penyusunan
daftar gaji, baik tenaga kerja langsung maupun tidak langsung, maupun tenaga kerja bagian
pemasaran dan bagian administrasi dan umum.
Dibawah ini diberikan contoh blangko daftar gaji / upah karyawan suatu perusahaan pada periode
tertentu.

PT. MIRAH
Daftar Gaji / Upah
Bulan
Upah Variabel Upah Gaji Potongan Jml. Upah
Jml. Jam Reguler Jam Lembur Tetap /Upah PPh Astek Pinjaman Pot. Yang
Nama
No. Jam Kotor diterima
Pekerja
Kerja Jml. Tarif Total Jml. Tarif Total
Jam Jam
1. A
2. B
3. C
4. D
JUMLAH (P) (Q) (R) (S) (T)

Dari daftar gaji dan upah di atas secara umum dapat dibuat jurnal sebagai berikut :
a. Gaji / upah dari daftar gaji :
Gaji dan upah Rp.xxx (P)
Utang PPh karyawan Rp.xxx (Q)
Utang astek Rp.xxx (R)
Piutang karyawan Rp.xxx (S)
 Utang gaji dan upah Rp.xxx (T)

b. Pembayaran gaji dan upah :

Utang gaji dan upah Rp.xxx (T)
Kas Rp.xxx(T)

c. PPh karyawan dan asuransi tenaga kerja ke kantor kas negara dan kantor asuransi :
Utang gaji dan upah Rp.xxx (Q)
Utang astek Rp.xxx (R)
Kas Rp.xxx(Q+R)

VI. PEMBEBANAN BIAYA TENAGA KERJA

Jumlah gaji dan upah yang telah dihitung oleh petugas pembuat daftar gaji dan upah tersebut kemudian
dialokasikan / dibebankan ke masing-masing jenis biaya, dengan mendebit masing-masing biaya dan
mengkredit gaji dan upah dengan jurnal sebagai berikut :

BDP-biaya tenaga kerja langsung Rp.xxx

Biaya overhead pabrik sesungguhnya Rp.xxx
Biaya pemasaran Rp.xxx
Gaji dan upah Rp.xxx

Dari daftar gaji dan upah di atas dapat disederhanakan / direkapitulasi sebagai berikut :
Gaji Potongan Gaji/Upah
Jumlah
Gaji dan Upah Kotor Bersih
PPh 21 Astek Pinjaman Potongan
(Rp.) (Rp.)
1.Bagian produksi langsung 3.080.000 308.000 154.000 100.000 562.000 2.518.000
Bagian produksi tak langsung 3.700.000 370.000 185.000 75.000 630.000 3.070.000
2.Bagian pemasaran 6.480.000 648.000 324.000 400.000 1.372.000 5.108.000
3.Bagian administrasi dan umum 3.600.000 360.000 180.000 300.000 840.000 2.760.000
Jumlah 16.860.000 1.686.000 843.000 875.000 3.404.000 13.456.000
Berdasarkan data di atas, maka jurnal yang diperlukan untuk pencatatan biaya tenaga kerja adalah sebagai berikut :
a. Jurnal saat mencatat gaji dan upah dalam daftar gaji bulan Januari :
Gaji dan upah Rp.16.860.000
Utang PPh karyawan Rp. 1.686.000
Utang asuransi tenaga kerja Rp. 843.000
Piutang karyawan Rp. 875.000
Utang gaji dan upah Rp.13.456.000
b. Jurnal pada saat membayar gaji dan upah :
Utang gaji dan upah Rp. 13.456.000
Kas Rp. 13.456.000
c. Jurnal saat membayar PPh karyawan dan asuransi tenaga kerja :
Utang PPh karwayan Rp. 1.686.000
Utang asuransi tenaga kerja Rp. . 843.000
 Kas Rp.2.529.000
d. Jurnal untuk mencatat pengalokasian/pembebanan biaya gaji dan upah :
BDP biaya tenaga kerja langsung Rp. 3.080.000
BOP sesungguhnya Rp.3.700.000
Biaya pemasaran Rp.6.480.000
Biaya administrasidan umum Rp.3.600.000
Gaji dan upah Rp.16.860.000
VII. Pajak Penghasilan Karyawan
Untuk meningkatkan kesejahteraan pegawainya perusahaan yang sudah maju biasanya menaggung
sebagian atau seluruh PPh karyawan, sehingga gaji dan upah akan bertambah, yaitu sebesar jumlah gaji
dan upah menurut daftar gaji ditambah dengan PPh yang ditanggung perusahaan.
Penambahan jumlah gaji dan upah tersebut akan menambah jumlah utang gaji dan upah karyawan. PPh
yang ditanggung oleh perusahaan dalam alokasi/pembebanan gaji dan upah diperlakukan pada masing-
masing pos sebagai berikut :
1. PPh karyawan dari tenaga kerja langsung dan tak langsung diperlakukan sebagai biaya overhead pabrik
sesungguhnya
2. PPh karyawan dari pegawai administrasi dan umum, masing-masing diperlakukan sebagai biaya penjualan
dan biaya administrasi dan umum.

Posted by syifa fauziah at 11:27 PM

Email ThisBlogThis!Share to Twitter