BAB III

IDENTIFIKASI PERMASALAHAN

III.1. Identifikasi Permasalahan

Hasil pengamatan yang dilakukan di PT Spectrum Unitec antara lain
adalah keterlambatan kedatangan pada material, sehingga terdapat material yang
mengalami stockout.

III.1.1. Keterlambatan Kedatangan Material

Persediaan bahan baku dalam gudang sangat mempengaruhi kelancaran
proses produksi, oleh karena itu bahan baku tidak boleh sampai habis dalam
gudang. Pengadaan barang merupakan kegiatan yang penting dalam menjalankan
kelancaran proses produksi, terutama dalam industri manufaktur. Keterlambatan
pengadaan barang dapat menyebabkan terganggunya kegiatan operasional pabrik.
Procurement adalah proses untuk mendapatkan barang dan jasa dengan
kemungkinan pengeluaran yang terbaik, dalam kualitas dan kuantitas yang tepat,
waktu yang tepat dan pada tempat yang tepat untuk menghasilkan keuntungan
atau kegunaan secara langsung bagi proses produksi.[15]
Pengawasan bahan adalah suatu fungsi terkoordinasi di dalam organisasi
yang terus-menerus disempurnakan untuk meletakkan pertanggung jawaban atas
pengelolaan bahan baku dan persediaan pada umumnya, serta menyelenggarakan
suatu pengendalian internal yang menjamin adanya dokumen dasar pembukuan
yang mendukung sahnya suatu transaksi yang berhubungan dengan bahan,
pengawasan bahan meliputi pengawasan fisik dan pengawasan nilai atau rupiah
bahan.[16]
PT Spectrum Unitec membutuhkan supplier dan vendor sebagai penyedia
bahan baku, yang tidak hanya didatangkan dari dalam negeri melainkan juga dari
luar negeri. Departemen PPIC sebagai departemen yang yang mengatur
persediaan bahan baku memiliki beberapa proses dalam melakukan pengadaan

III-1
 Laporan Kerja Praktek
PT Spectrum Unitec III - 2

bahan baku. proses tersebut diantaranya proses PO (purchasing Order), proses

follow up dan proses receiving. Proses follow up merupakan proses pemantauan
perjalanan bahan baku mulai dari PO tersebut di approval oleh bagian purchasing
hingga barang yang diorderkan sampai pada tempat dan waktu yang dijanjikan.
Pada proses follow up, PT Spectrum Unitec banyak mengalami penyimpangan
diantaranya kedatangan bahan baku yang tidak sesuai dengan jadwal kedatangan
yang telah dijadwalkan. Kedatangan bahan baku pada bulan Juni, Juli dan Agustus
2018 yang datang sesuai schedule sangat rendah, bahan baku yang belum datang
dan bahan baku yang terlambat datang sangat tinggi. Dalam 3 bulan terakhir
jumlah bahan baku yang belum datang dan bahan baku yang terlambat datang
merupakan yang paling tinggi.
Pada sistem pengendalian persediaan pada PT Spectrum Unitec saat ini
masih sering terjadi kondisi jumlah persediaan bahan baku mendekati stockout
terutama pada material plat SPCC-SD T0.7. Kurangnya persediaan dikarenakan
adanya ketidakpastian dalam menentukan jumlah pembelian bahan baku yang
optimal dan keterlambatan pemesanan bahan baku karena tidak memiliki
penjadwalan pemesanan yang tepat. Stock bahan baku yang kurang dari safety
stock minimum maka dilakukan pemesanan.
Analisa penyebab keterlambatan dibantu dengan menggunakan metode
Ishikawa, dimana metode ini akan menunjukkan sebuah dampak atau akibat dari
sebuah permasalahan dengan berbagai penyebabnya. Diagram ishikawa penyebab
keterlambatan kedatangan material dapat dilihat pada Gambar 3.1 yang didapat
dari hasil wawancara dengan pihak pengadaan material.

Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Trisakti

 Laporan Kerja Praktek
PT Spectrum Unitec III - 3

Manusia Metode

Pengiriman bahan
Proses yang jauh
approval PR
lama Mencari pihak
jasa pengiriman
Supplier
membatalkan Supplier tidak mau
pesanan menerima pesanan
secara sepihak yang sedikit Material
Terlambat
Datang
Bahan baku Musim
susah dicari liburan

Terjadi halangan alam,

Bahan baku seperti hujan lebat,
jarang dipesan anginkencang atau
banjir

Material Lingkungan

Gambar 3.1 Diagram Ishikawa Keterlambatan Kedatangan Material

III.2. Usulan Perbaikan

III.2.1. Keterlambatan Kedatangan Material
PT Spectrum Unitec menanggulangi persediaan material yang kosong
dengan menggunakan material yang ada dengan spesifikasi yang sama namun
berbeda ketebalan plat. Apabila terus dilakukan hal seperti itu, bahan baku yang
seharusnya dipakai untuk keperluan lain akan terpakai dan akan mengalami
kekurangan. Usulan perbaikan yang dilakukan adalah sebaiknya perusahaan
menggunakan metode re-order point untuk menentukan kapan perusahaan harus
memesan bahan baku sebelum terjadi kekosongan stock. Metode ini dapat dapat
mengantisipasi peningkatan pesanan dari konsumen, sehingga produksi berjalan
dengan lancar tanpa mengalami kekurangan bahan baku.
Reorder Point (ROP) atau titik pemesanan kembali merupakan saat yang
dilakukan untuk mengadakan pemesanan kembali produk atau bahan, sehingga
pada saat penerimaan bahan yang dipesan tepat waktu sesuai dengan kapasitas
yang diinginkan digudang. Bahan yang dipesan kembali perusahaan tiba pada saat
persediaan bahan diatas Safety Stock atau sama dengan nol. Hal ini dilakukan agar
persediaan digudang tidak melanggar Safety Stock (stock pengaman). Untuk
menentukan ROP dapat digunakan rumus sebagai berikut :

Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Trisakti

 Laporan Kerja Praktek
PT Spectrum Unitec III - 4

ROP = (d x L) + SS

Dengan : d = Tingkat kebutuhan (pcs/hari)

L = Lead Time (hari)
SS = Safety Stock

Perhitungan safety stock dapat dihitung dengan rumus

SS =Ζ 𝜎𝐿
Dengan 𝜎𝐿 = (𝜎𝑑 √𝐿)
Dengan : Z = Service Level

𝜎𝐿 = Standar Deviasi Lead Time

𝜎𝑑 = Standar Deviasi demand

L = Lead Time (hari)

Safety Stock diperlukan untuk mengurangi kerugian yang ditimbulkan
karena terjadinya stock out, tetapi pada tingkat persediaan dapat ditekan
seminimal mungkin. Dalam menentukan safety stock perlu diketahui standar
deviasi penggunaan bahan baku dasar. Faktor pengalis dari nilai service level,
perusahaan menargetkan pencapaian sebesar 95%, sehingga kemungkinan
kehabisan persediaan sebesar 5% dengan lead time selama 14 hari. Berdasarkan
ketentuan nilai faktor pengaliannya adalah 1,64 seperti yang dapat dilihat pada
pada tabel normal di Tabel 3.1. dan dibuktikan pada Gambar 3.2 plot distribusi
plot normalitas pada minitab.

Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Trisakti

 Laporan Kerja Praktek
PT Spectrum Unitec III - 5

Gambar 3.2 Plot Service Stock

Tabel 3.1 Service Stock

Service Level Faktor Pengali
99% 2,33
97% 1,88
95% 1,64
90% 1,28
Pengujian kecukupan data diperlukan untuk mengetahui apakah data yang
digunakan sudah mencukupi atau belum. Berdasarkan hasil pengumpulan data
permintaan bahan baku Plat SPCC-SD T0.7, maka diperoleh pengelohan data
pada Tabel 3.2
Tabel 3.2 Permintaan Bahan Baku
Permintaan (D)
Bulan
X X²
Sep-17 1214 1473796
Okt-17 1289 1661521
Nov-17 1357 1841449
Des-17 1423 2024929
Jan-18 1483 2200187,79
Feb-18 1574 2477476
Mar-18 1681 2825761
Apr-18 2574 6625476
Mei-18 1848 3415104
Jun-18 1947 3790809
Jul-18 2151 4626801
Agt-18 2381 5669161
Jumlah 20922 38632471
Rata-rata 1744 3219373
Standar Dev 442,504 1664935,03

Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Trisakti

 Laporan Kerja Praktek
PT Spectrum Unitec III - 6

Dengan tingkat ketelitian 15% sehingga s = 0,15 dan tingkat keyakinan k =

1,65. Banyaknya data (N) sebesar 12. Maka didapatkan uji keseragaman data
sebagai berikut:
2
𝑘
√𝑛 ∑ 𝑡 2 − (∑ 𝑡)2
N′ = [ 𝑠 ]
∑𝑡

2
1.65
√12(38632471) − (20922)2
N ′ = [0.15 ]
20922

N′ = 7,148

Gambar 3.2 Uji Normalitas Permintaan

Dari perhitungan keragaman data tersebut, didapatkan bahwa N’ < N
dengan N berjumlah 12, maka dapat dikatakan bahwa pengamatan yang
digunakan sudah mempunyai cukup data. Data permintaan bahan baku tersebut
juga dikatakan normal seperti pada Gambar 3.2 dengan Pvalue >0.150, maka
terima H0. Asumsi hipetesis yang berlaku yaitu H0 menandakan data permintaan
berdistribusi normal, dan H1 menandakan data permintaan tidak berdistribusi
normal.

Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Trisakti

 Laporan Kerja Praktek
PT Spectrum Unitec III - 7

Tabel 3.3 Data Permintaan Harian

Jumlah Hari Permintaan Harian (d)
Bulan
Kerja Plat SPCC-SD T0.7
Sep-17 25 49
Okt-17 25 52
Nov-17 25 54
Des-17 25 57
Jan-18 25 59
Feb-18 25 63
Mar-18 25 67
Apr-18 25 103
Mei-18 25 74
Jun-18 25 78
Jul-18 25 86
Agt-18 25 95
Jumlah 300 837
Rata-rata 25 70
Standar Dev 17,628
Setelah terbukti data yang diperlukan telah cukup, selanjutnya dapat
dihitung safety stock pada perusahaan. Data permintaan harian bahan baku dapat
dilihat pada Tabel 3.3. Pada Tabel data permintaan harian diketahui jumlah hari
kerja setiap bulannya selama 25 hari. Permintaan harian didapatkan dari jumlah
permintaan setiap bulan dibagi dengan jumlah hari kerja. Rata-rata jumlah
permintaan harian didapatkan dari jumlah permintaan harian dari bulan September
2017 sampai dengan Agustus 2018 yang berjumlah 837dibagi dengan 12 bulan.
Hasil dari pembagian tersebut didapatkan jumlah sebesar 69,75 pcs, yang
dibulatkan menajdi 70 pcs setiap harinya. Perhitungan safety stock adalah sebagai
berikut :

SS =Ζ 𝜎𝐿
=Ζ (𝜎𝑑 √𝐿)
= 1,65 (17,628 x √14)
= 1.65 x 65,958
= 108,83 atau 109 Unit

Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Trisakti

 Laporan Kerja Praktek
PT Spectrum Unitec III - 8

Perhitungan jumlah ROP untuk bahan baku Plat SPCC-SD T0.7 sebagai berikut :
ROP = ( d x L) + SS
= (70 X 14) + 109
= 977 + 109 = 1086 pcs

Dari perhitungan ROP yang telah dilakukan, dapat diketahui bahwa titik
pemesanan kembali bahan baku agar tidak terjadi stock out yaitu saat persediaan
telah menyentuh angka 1086 pcs.

Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Trisakti