No.

Dokumen : PROC – IK – 001

Revisi : 00 INSTRUKSI KERJA
Berlaku Efektif : 01.10.2016 PENERIMAAN GABAH
Halaman : 1 dari 8

INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN GABAH

(PROC – IK – 001)

URAIAN JABATAN TANDA TANGAN

Disetujui Presiden Direktur

Direview Management Representative

Diperiksa Manajer Pengadaan Gabah

Disiapkan Supervisor Pengadaan Gabah

INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN GABAH

DILARANG MENGCOPY / MENYEBARLUASKAN TANPA IZIN MR
No. Dokumen : PROC – IK – 001
Revisi : 00 INSTRUKSI KERJA
Berlaku Efektif : 01.10.2016 PENERIMAAN GABAH
Halaman : 1 dari 8

I. TUJUAN

1. Agar instruksi kerja pengadaan gabah dapat dijalankan dengan baik dan benar.
2. Agar gabah yang dibelii dapat menghasilkan produk sesuai dengan spesifikasinya.
3. Agar pengawasan pembelian gabah dapat senantiasa dijaga.

II. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk Pengadaan Gabah di PT Lumbung Padi Indonesia.

III. REFERENSI

1. SOP Prosedur Pengadaan Gabah Kering Panen (PROC-GKP-001)

IV. DEFINISI

Gabah Kering Panen adalah gabah basah yang dibeli dari petani melalui distributor.

V. PENANGGUNG JAWAB

1. Staf Pengadaan Gabah : bertanggung jawab untuk melaksanakan prosedur seperti tersebut
dibawah serta bertanggungjawab untuk segera melaporkan kepada atasan bilamana dijumpai
sesuatu yang tidak sesuai dengan prosedur.
2. Staf Quality Control : bertanggungjawab dan melakukan fungsi melakukan control kualitas
sehingga proses pembelian tersebut dibawah berlangsung dengan benar sesuai dengan
prosedur yang berlaku.
3. Staf Laboratory : bertanggung jawab kualitas hasil gabah dari hasil uji lab yang dilakukan.
4. Operator Jembatan Timbang : bertanggung jawab memeriksa berat dan kondisi truk yang akan
masuk ke pabrik.
5. Operator Mesin Separator : bertanggung jawab untuk memasukkan gabah yang lolos uji lab ke
dalam mesin receiving.
6. Manager Pengadaan : bertanggung jawab menjamin agar keseluruhan proses pengadaan
gabah yang berlangsung telah benar dan tidak berpengaruh kepada proses produksi secara
umum

INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN GABAH

DILARANG MENGCOPY / MENYEBARLUASKAN TANPA IZIN MR
No. Dokumen : PROC – IK – 001
Revisi : 00 INSTRUKSI KERJA
Berlaku Efektif : 01.10.2016 PENERIMAAN GABAH
Halaman : 1 dari 8

VI. PROSEDUR

1. Staf Pengadaan melakukan koordinasi persiapan kerja seperti tercantum pada daftar Persiapan Kerja
dibawah.
2. Staf Pengadaan melakukan koordinasi dengan rekan kerja seperti tercantum pada daftar Partisipan
Kerja dibawah.
3. Staf Pengadaan melakukan koordinasi dengan rean kerja untuk kesiapan Perlengkapan Kerja seperti
tercantum pada daftar Perlengkapan Kerja dibawah.
4. Staf Pengadaan menghubungi Pos Security untuk memasukkan Truk Muatan GKP sesuai nomor
antrian.
5. Truk Muatan GKP yang di instruksikan masuk pabrik oleh Pos Security, langsung menuju JT untuk
melakukan timbang Truk.
6. Truk Muatan setelah timbang di Jembatan Timbang langsung menuju area penerimaan atau area
bongkar GKP dan mengikuti arahan Staf Quality Control untuk menempatkan Truk pada posisi siap
bongkar.
7. Staf Pengadaan menghubungi Operator Drying untuk menyalakan mesin Separator sesuai
kebutuhan.
8. Staf Quality Control melakukan checking GKP dalam kemasan dengan cara menusuk setiap kemasan
menggunakan Probe untuk mengetahui qualitas GKP untuk dapat dikelompokkan sesuai Grade (A-B-
C) atau qualitas yang dibawah standard dan ditolak untuk tidak diterima/dibongkar atau
dikembalikan keatas Truck bersama-sama kotoran/sampah untuk dikembalikan kepada Mitra LPI
pemasok GKP.

(GAMBAR: PROBE)

9. Gabah hasil tusuk dengan Probe yang dikategorikan sebagai gabah contoh selanjutnya dikumpulkan
dalam Ember.

(GAMBAR: EMBER TEMPAT GABAH CONTOH)

INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN GABAH

DILARANG MENGCOPY / MENYEBARLUASKAN TANPA IZIN MR
No. Dokumen : PROC – IK – 001
Revisi : 00 INSTRUKSI KERJA
Berlaku Efektif : 01.10.2016 PENERIMAAN GABAH
Halaman : 1 dari 8

10. Gabah Contoh dalam Ember selanjutnya dibagi untuk mendapatkan contoh secara representative
untuk selanjutnya dikirim kepada / diambil oleh Staf Lab untuk dilakukan analisa di Laboratory.

(GAMBAR: PEMBAGIAN GABAH CONTOH UNTUK ANALISA LABORATORY)

11. Buruh melakukan bongkar GKP dalam kemasan dari atas truk yang sudah disetujui oleh Staf Quality
Control untuk dibongkar.
12. GKP dalam kemasan yang sudah dibongkar dari atas Truk selanjutnya dibuka dari kemasan dan
dimasukkan kedalam corong (Hopper) Separator penerimaan GKP.
13. GKP yang ditolak oleh Staf QC tidak boleh dibongkar atau dibiarkan diatas Truk, atau jika sudah
dibongkar tidak boleh dibuka kemasannya tetapi dimuat kembali keatas Truk.

(GAMBAR: KEMASAN TANDA SILANG UNTUK GABAH DITOLAK)

14. GKP curah yang sudah dimasukkan Separator selanjutnya secara otomatis di-ayak (sieved) untuk
memisahkan GKP dari kotoran atau bendan asing.
15. GKP bersih secara otomatis akan langsung masuk ban berjalan (Conveyor) menuju area Drying untuk
proses pengeringan.
16. Kotoran berupa jerami dan kotoran berupa debu atau benda asing selanjutnya dimasukkan kedalam
kemasan bekas untuk ditimbang menggunakan Timbangan Kecil yang sudah disiapkan, Kotoran
dalam kemasan selanjutnya dikembalikan atau dimuat kembali keatas Truk untuk dikembalikan
kepada Mitra LPI pemasok GKP.

INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN GABAH

DILARANG MENGCOPY / MENYEBARLUASKAN TANPA IZIN MR
No. Dokumen : PROC – IK – 001
Revisi : 00 INSTRUKSI KERJA
Berlaku Efektif : 01.10.2016 PENERIMAAN GABAH
Halaman : 1 dari 8

(GAMBAR: TIMBANG KOTORAN DAN GAMBAR MUAT KOTORAN KEATAS TRUK)

17. Truk yang sudah selesai bongkar atau Truk Tanpa Muatan selanjutnya muat kembali kotoran hasil
ayakan Separator untuk selanjutnya menuju JT untuk melakukan timbang Truk Tanpa Muatan.
18. Hasil timbang Truk Muatan dikurangi hasil timbang Truk Tanpa Muatan digunakan sebagai dasar
penerimaan GKP oleh pabrik.
19. Operator jembatan timbang selanjutnya menerbitkan Nota Jembatan Timbang untuk digunakan
sebagai pedoman dalam Penerimaan dan Pembayaran GKP.
20. Satu Salinan Nota Jembatan Timbang diserahkan kepada Truk untuk digunakan oleh Mitra LPI
pemasok GKP sebagai dasar penerimaan GKP.
21. Satu Salinan Nota Jembatan Timbang diserahkan kepada Bagian Accounting untuk pembukuan
pabrik.
22. Satu Salinan Nota Jembatan Timbang diserahkan kepada Staf Pengadaan untuk digunakan sebagai
dasar perhitungan pembayaran GKP kepada Mitra LPI.

(GAMBAR: NOTA JEMBATAN TIMBANG)

23. Truk Tanpa Muatan yang sudah menerima Nota Jembatan Timbang dapat meninggalkan pabrik.
24. Truk yang akan meninggalkan pabrik harus lapor di Pos Security untuk dilakukan pengecekan
kendaraan oleh petugas security.
25. Staf Pengadaan menghubungi Pos Security untuk memasukkan Truk Muatan untuk masuk area
penerimaan atau area bongkar untuk menggantikan Truk yang sudah selesai bongkar dan sudah
keluar dari area bongkar.
26. Setelah kegiatan bongkar atau penerimaan GKP selesai dilakukan, selanjutnya Buruh bersama Staf
QC dan Staf Pengadaan membersihkan area bongkar dari ceceran butiran gabah dan sisa-sisa
kotoran. Butiran gabah dimasukkan kembali kedalam Separator agar masuk ke conveyor bergabung
dengan gabah baik di Area Drying.

INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN GABAH

DILARANG MENGCOPY / MENYEBARLUASKAN TANPA IZIN MR
No. Dokumen : PROC – IK – 001
Revisi : 00 INSTRUKSI KERJA
Berlaku Efektif : 01.10.2016 PENERIMAAN GABAH
Halaman : 1 dari 8

27. Setelah kegiatan membersihkan area bongkar selesai dilakukan, Staf Pengadaan menghubungi Opr
Drying untuk mematikan mesin-mesin Separator.
28. Setelah kegiatan bongkar selesai, Staf QC membuat laporan hasil pemeriksaan qualitas GKP yang
sudah dibongkar dengan mengisi Form Analisa Qualitas.

(GAMBAR: FORM ANALISA QUALITAS YANG SUDAH DIISI STAF QC)

29. Staf Lab membut laporan hasil analisa gabah contoh dengan mengisi Form Analisa Laboratory.

(GAMBAR: FORM ANALISA LABORATORY YANG SUDAH DIISI STAF LAB)

30. Staf Pengadaan membuat laporan hasil rekapitulasi penerimaan GKP berdasarkan Form Analisa
Qualitas dari staf Quality Control, Form Analisa Laboratory dari Staf Lab, dan Nota Jembatan
Timbang, selanjutnya memasukkan standar harga yang diberlakukan untuk mendapatkan harga beli
yang harus dibayarkan kepada para Mitra LPI Pemasok GKP.

INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN GABAH

DILARANG MENGCOPY / MENYEBARLUASKAN TANPA IZIN MR
No. Dokumen : PROC – IK – 001
Revisi : 00 INSTRUKSI KERJA
Berlaku Efektif : 01.10.2016 PENERIMAAN GABAH
Halaman : 1 dari 8

(GAMBAR: LAPORAN REKAPITULASI PENERIMAAN GKP DIBUAT OLEH STAF PENGADAAN)

31. Laporan hasil rekapitulasi penerimaan GKP dikirim melalui email ditujukan kepada: Manager
Keuangan dengan tembusan kepada: Kepala Pabrik, Manager Marketing, Manager Pengadaan
Gabah, Bagian Accounting, dan Direktur Utama/Komersil.
32. Laporan hasil rekapitulasi penerimaan GKP beserta bukti pendukung selanjutnya disimpan oleh Staf
Pengadaan sebagai Arsip/File.
33. Penanganan keluhan atau sengketa dengan Mitra LPI Pemasok GKP:
a) Apabila ada penolakan GKP yang dibongkar tetapi Mitra LPI Pemasok GKP tidak menerima, maka
Truk Muatan dikirim kembali ke area parkir untuk dilakukan pemeriksaan kembali sebagai
pembuktian bahwa qualitas GKP benar-benar tidak masuk dalam standar penerimaan pabrik.
Sebelum menuju area parkir, Truk harus melakukan timbang di Jembatan Timbang.
b) Apabila ada kerusakan mesin sehingga kegiatan bongkar tidak bisa dilakukan maka penyelesaian
sengketa diserahkan pada level Manager.
c) Apabila ada keluhan perihal harga dan pembayaran maka penyelesaian sengketa diserahkan
pada level manager.

VII. PERLENGKAPAN KERJA:

1. Jembatan Timbang - JT
2. Alat Tusuk Karung - PROBE
3. Ember Tempat Gabah Contoh - EMBER
4. Timbangan untuk timbang kotoran – TIMBANGAN
5. Moisture Tester – MC TESTER
6. Form Analisa Qualitas
7. Form Analisa Laboratory
8. Nota Jembatan Timbang

INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN GABAH

DILARANG MENGCOPY / MENYEBARLUASKAN TANPA IZIN MR
No. Dokumen : PROC – IK – 001
Revisi : 00 INSTRUKSI KERJA
Berlaku Efektif : 01.10.2016 PENERIMAAN GABAH
Halaman : 1 dari 8

VIII. PERSIAPAN KERJA:

1. Truk Muatan GKP yang masuk kedalam pabrik harus lapor kepada Pos Security dengan membawa
surat jalan dan meninggalkan kartu identitas untuk ditukar dengan nomor antrian, selanjutnya Truk
Muatan masuk area parkir pabrik.

(GAMBAR: CONTOH SURAT JALAN MITRA LPI PEMASOK GABAH)

2. Staf Pengadaan melakukan Checking Truk isi muatan yang ada di tempat parkir pabrik.
3. Staf Pengadaan melakukan koordinasi untuk Kesiapan kerja dengan:
- Pos Security
- Staf Quality Control
- Operator Jembatan Timbang
- Operator Drying
- Staf Laboraturium
4. Staf QC menyiapkan semua perlengkapan kerja yang dibutuhkan dan berada di area penerimaan
GKP (Gabah Kering Panen) sebelum Truk Muatan masuk area bongkar.
5. Menempatkan Buruh pada posisi siap kerja di tempat penerimaan GKP.

IX. PENUTUP

1. Instruksi kerja ini menggantikan instruksi - instruksi sebelumnya baik tertulis maupun tidak
tertulis dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan atau ketidaksesuaian dalam prosedur
ini maka akan dilakukan perbaikan atau perubahan seperlunya.
2. Apabila ada pengecualian di luar ketentuan diatas, harus dilakukan persetujuan dari Manajer
Pengadaan Gabah dan Direktur Utama.

Riwayat Dokumen

No. Revisi Hal Tanggal Rincian

INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN GABAH

DILARANG MENGCOPY / MENYEBARLUASKAN TANPA IZIN MR