SOP Personalia - Narasi

Bab V. PROSEDUR PERSONALIA

Pada Bab sebelumnya kita telah membahas pengembangan personalia yang terkait dengan
sumber daya manusia. Sumber daya manusia ini yang paling penting dalam sebuah
organisasi. Jadi, beberapa diantara tugas yang paling penting dari seorang pimpinan suatu
organisasi adalah menyeleksi, melatih dan mengembangkan orang yang akan sangat
membantu organisasi dalam menacapi tujuannya. Tanpa orang yang kompeten, organisasi
akan menemui kesukaran dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pada bab ini akan dibahas tentang prosedur personalia yang dimulai dari proses
perencanaan seleksi penerimaan karyawan baru, prosedur perjalanan dinas, prosedur
kerja lembur, prosedur cuti, prosedur mutasi dan prosedur pemutusan hubungan kerja.

V.1 Proses Seleksi Karyawan baru

Bagian yang penting dari proses perekrutan adalah pengembangan suatu pernyataan
tertulis mengenai bobot dan kedudukan dari setiap pekerjaan. Pada tingkat operasional
disebut uraian pekerjaan (job description), sedangkan pada tingkat manajerial disebut
uraian jabatan (position description).

V.1.1 Tujuan

1. Agar karyawan baru mengenal dan dapat menyesuaikan diri dengan pekerjaan
dan lingkungan kerja

2.Memastikan karyawan baru memiliki kompetensi yang sesuai dengan

kebutuhan organisasi

V.1.2 RUANG LINGKUP

Berlaku bagi penerimaan karyawan baru dengan status tetap di organisasi X

V.1.3 DEFINISI

Suatu masa pengenalan dan penyesuaian diri karyawan baru dengan pekerjaan
dan lingkungan kerja sehingga sesuai dengan kebutuhan organisasi

V.1.4 TANGGUNG JAWAB

V.1.4.1 Kepala Departemen / Unit Bisnis yang bersangkutan:

1. Mengatur program kerja dan bimbingan serta orientasi terhadap

calon selama menjalani masa percobaan

2. Mengevaluasi sikap kerja dan hasil kerja karyawan selama

menjalani masa percobaan dan memutuskan dilanjutkan atau
tidaknya hubungan kerja karyawan

V.1.4.2 Kepala Departemen Personalia (Human Resources):

 SOP Personalia - Narasi

1. Melaksanakan proses penerimaan karyawan pada hari pertama

masuk kerja, memberikan penjelasan mengenai peraturan
organisasi dan tata tertib kerja lainnya, memperkenalkan
karyawan kepda lingkungan kerja (karyawan lain dan lingkungan
kantor)

2. Mempersiapkan dan menyelesaikan administrasi yang berkaitan

dengan penerimaan karyawan baru seperti: administrasi gaji &
benefit, kelengkapan data karyawan dan proses pengakhiran
dan / atau pengangkatan karyawan berdasarkan hasil evaluasi
dari departemen / unit bisnis

V.1.5 PROSEDUR

1. Penerimaan karyawan merupakan proses recruitment and selection sesuai

dengan prosedur recruitment and selection. Tahapan ini dimulai dengan: [1]
Menerima

2. Sesuai dengan kesepakatan dalam perjanjian kerja (employment offer letter),

karyawan baru mulai bekerja pada tanggal yang telah ditetapkan

3 Karyawan baru akan diterima oleh Departemen Personalia dan diberi

penjelasan mengenai:

a. Struktur Organisasi secara umum

b. Peraturan organisasi, tata tertib kerja, hak dan kewajiban karyawan

c. Pengenalan lingkungan kerja, yaitu rekan kerja, fasilitas kantor dan

ruang kerja

d. Penyerahan kartu identitas karyawan sebagai kartu akses masuk kantor

dan penjelasan penggunaannya.

e. Kepesertaan JAMSOTEK (apabila suatu organisasi ikut Jamsostek)

f. Setelah selesai karyawan diantarkan kepada kepala departemen / unit

bisnis yang bersangkutan untuk mendapatkan penjelasan dan
pengarahan lebih lanjut mengenai tigas dan tanggung jawab
pekerjaannya.

g. Karyawan mulai bekerja dan memasuki masa percobaan selama 3

bulan. Selama masa ini, atasan yang bersangkutan mulai melakukan
penilaian terhadap performance kerja karyawan.

h. Paling lambat 1 (satu) bulan sebelum masa percobaan berakhir,

departemen personalia akan mengirimkan formulir Evaluasi masa
Percobaan.

i. Kepala Departemen / unit bisnis melakukan review dengan criteria

aspek penilaian dan disiplin kerja terdiri dari: loyalitas, tanggung jawab
pada pekerjaan, disiplin kerja. Aspek hubungan kerja terdiri dari:
 SOP Personalia - Narasi

penyesuaian dengan tugas pekerjaan, penyesuaian dengan lingkup

kerja, hubungan dengan teman sekerja dan kemampuan menyampaikan
ide.

j. Berdasarkan hasil evaluasi yang diterima dari Kepala Departemen,

selanjutnya Departemen Personalia akan memproses status hubungan
kerja karyawan sebagai berikut:

i. Apabila karyawan tidak memenuhi syarat selama masa

percobaan, maka kepada karyawan yang bersangkutan akan
diakhiri hubungan kerjanya dan organisasi tidak berkewajiban
untuk memberikan imbalan apapun sedangkan karyawan
berkewajiban untuk mengembalikan semua fasilitas yang
diberikan kepada karyawan.

ii. Apabila karyawan dinyatakan lulus/memenuhi syarat selama

masa percobaan, maka kepadanya akan dijelaskan dan diberikan
surat pengangkatan karyawan dengan ketentuan sebagai
berikut:

Masing-masing surat pengangkatan dibuat dalam rangkap 2 (dua) dengan

pembagian:

- 1 (satu) untuk karyawan yang bersangkutan

- 1 (satu) untuk perusahaan/file personal data

k. Penyesuaian terhadap administrasi data karyawan, gaji dan

pendafatran JAMSOSTEK sesuai dengan ketentuan yang
berlaku/kesepakatan yang telah ditetapkan sebelumnya. Hak dan
kewajiban sesuai dengan peraturan organisasi akan berlaku sepenuhnya
terhapa karyawan yang bersangkutan.

V.I.6 FORMULIR YANG DIGUNAKAN

1. Form Evaluasi Masa Percobaan

2. Form Surat Pengangkatan Karyawan

V.2 Perjalanan Dinas

V.2.1 TUJUAN
Melaksanakan tugas organisasi yang dilakukan oleh karyawan untuk kepentingan
organisasi.
V.2.2 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk seluruh karyawan organisasi x
V.2.3 DEFINISI
 SOP Personalia - Narasi

Perjalanan dinas dapat dikatagorikan untuk kepentingan dinas apabila memenuhi

persyaratan sebagai berikut:

1. Berkaitan dengan tugas pokok, seperti: pelatihan, survey lapangan untuk suatu
proyek dan tugas pokok lainnya

2. Berkaitan dengan tugas menambah ilmu, seperti: mengikuti training, seminar,

lokakarya/workshop, dan lainnya

3. Berkaitan dengan tugas memberikan ilmu, seperti: memberikan ceramah,

moderator, panelis seminar, instruktur, dan sebagainya

V.2.4 REFERENSI

Surat keputusan Direktur Eksekutif No................. mengenai Perjalanan Dinas

V.2.5 TANGGUNG JAWAB

1. Kepala Departemen / Unit Bisnis yang bersangkutan:

Mengevaluasi hasil perjalanan dinas dan memberikan persetujuan atas laporan

perjalanan dinas yang dilakukan oleh karyawan departemen / unit bisnis yang
bersangkutan

2. Kepala Departemen Personalia:

Berkewajiban dan berwenang menetapkan, mengoreksi dan memeriksa

kebenaran laporan perjalanan dinas dalam upaya mencegah pemborosan,
kesalahan/kekeliruan, penyimpangan Karyawan, Membuat perencanaan,
pelaksanaan dan laporan hasil perjalanan dinas

V.2.6 PERATURAN

a. Lama perjalanan dinas, biaya perjalanan dinas, fasilitas dan alat

transportasi dilaksanakan dengan biaya yang sehemat-hematnya dengan
fasilitas sesederhana mungkin dan ditetapkan oleh organisasi yang
disesuaikan dengan jabatan karyawan

b. Dalam suatu departemen / unit bisnis menginginkan pejabat dari

departemen/unit bisnis lain untuk bertugas ke kantornya maka biaya
perjalanan dinas ditanggung 50% oleh kantor yang meminta dan 50%
kantor asal

c. Jenis Perjalanan Dinas adalah sebagai berikut:

i. Perjalanan Dinas Luar Kota pulang hari, dengan ketentuan

bahwa dari kantor ke lokasi melebihi 150 km dan / atau dengan
lamanya perjalanan pulang pergi dan ditambah jam kerja lebih
dari 12 jam

ii. Perjalanan Dinas Luar Kota dengan menginap

 SOP Personalia - Narasi

iii. Perjalan Dinas Luar Negeri (bila ada)

d. Biaya yang ditanggung organisasi selama melaksanakan Perjalanan

Dinas adalah sebagai berikut:

i. Uang Saku

1. Pemberian uang saku kepada karyawan yang melakukan Perjalanan

Dinas dengan aturan sebagai berikut:

- Hari ke 1 s/d hari ke 7 mendapat uang saku sebesar 100%

- Hari ke 8 s/d hari ke 14 mendapat uang saku sebesar 75%

- Diatas hari ke 14 mendapat uang saku sebesar 50%

2. Perhitungan uang saku adalah Jumlah Hari Perjalanan Dinas

dikurangi 1 (satu) hari

3. Apabila karyawan kembali dari Perjalanan Dinas pada hari menggu

yang dikarenakan kepentingan pribadi, maka karyawan tidak
mendapat uang saku dan uang makan pada hari minggu tersebut.

4. Besarnya uang saku dan uang makan sesuai dengan SK Direktur

Eksekutif yang berlaku (lihat lampiran SK Surat Perjalanan Dinas)

ii. Khusus untuk Perjalanan Dinas Pulang Hari, biaya yang diganti oleh
Organisasi adalah biaya transportasi dan biaya makan sesuai dengan
ketentuan.

iii. Biaya Transportasi yaitu biaya yang dgunakan untuk pesawat terbang kelas
ekonomi, kendaraan Organisasi, serta kendaraan lainnya

iv. Biaya Penginapan, yaitu biaya penginapan di Hotel sesuai dengan SK

Direktur Eksekutif yang berlaku (lihat lampiran SK Surat Perjalanan Dinas)

v. Biaya Laundry akan ditanggung oleh Organisasi apabila Perjalanan Dinas

memakan waktu lebih dari 3 (tiga) hari

e. Biaya yang tidak ditanggung Organisasi adalah:

i. Fasilitas dan biaya Perjalanan Dinas yang sebagian atau seluruhnya

ditanggung oleh kantor / instansi diluar Organisasi

ii. Biaya pemakaian telepon pribadi

iii. Pembelian makanan dan minuman di minibar Hotel

iv. Biaya ke tempat hiburan

v. Keperluan pribadi lainnya

vi. Asuransi penerbangan tambahan

 SOP Personalia - Narasi

f. Biaya Perjalanan Dinas dibayar oleh kantor uang memberi tugas. Untuk
menghindari pembayaran ganda, kantor dimana pejabat ditugaskan
dilarang mengeluarkan biaya untuk keperluan yang sama.

g. Apabila Kepala Departemen / Unit bisnis melakukan Perjalanan dinas

tanpa memperoleh persetujuan tertulis dari pejabat yang berwenang,
maka seluruh biaya tidak dapat dibebankan ke Organisasi, biaya
perjalanan dinas dapat diganti setelah mendapat persetujuan pejabat
yang berwenang.

V.2.7 PROSEDUR

1. Karyawan meminta Formulir Surat Perjalanan Dinas dari Departemen

Human Resources / Personalia

2.Karyawan mengisi Formulir Surat Perjalanan Dinas dengan

mencantumkan:

i. Nama Karyawan yang melakukan Perjalanan Dinas

ii. Kota tujuan

iii. Alat transportasi yang digunakan

iv. Lama hari Perjalanan Dinas

v. Perkiraan biaya yang diperlukan

vi. Tugas Perjalanan Dinas

3. Karyawan yang mengajukan Formulir Surat Perjalanan Dinas harus

memperoleh persetujuan

4. Setelah disetujui oleh yang berwenang, formulir tersebut

dikembalikan kepada karyawan yang besangkutan untuk kemudian
diserhkan ke Departemen Human Resources/Personalia untuk
diperiksa kebenarannya.

5. Setelah diperiksa kebenaran formulir tersebut kemudian diberikan

Nomor SPD yang selanjutnya dibuatkan Uang Muka Perjalanan Dinas.
Formulir dikembalikan kepada karyawan yang bersangkutan.

a. Karyawan melaksanakan Perjalanan Dinas

b. Karyawan membuat Laporan Perjalanan Dinas dan mempersiapkan bukti

Pengeluaran Perjalanan Dinas

c. Paling lambat 3 (tiga) hari setelah Perjalanan Dinas berakhir, karyawan yang
melaksanakan Perjalanan Dinas harus menyerahkan laporan Perjalanan Dinas
beserta Formulir Surat Perjalanan Dinas dengan melampirkan bukti pengeluaran
ke Departemen Personalia/HRD
 SOP Personalia - Narasi

d. Departemen Personalia/HRD mengoreksi dan memeriksa kebenaran laporan

keuangan Perjalanan Dinas dalam mencegah pemborosan, kesalahan / kekeliruan
dan penyimpangan biaya, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

7.10 Kepala Departemen Personalia/HRD membubuhkan tanda tangan sebagai bukti

persetujuan atas laporan pengeluaran biaya yang diajukan

7.11 Formulir Surat Perjalanan Dinas beserta bukti pengeluaran biaya yang telah
disetujui dikembalikan kepada karyawan masing-masing untuk kemudian
diserahkan kepada Departemen Finance and Accoounting.

7.12 epartemen Finance and Accounting memproses pembayaran Perjalanan Dinas

8. LAMPIRAN

8.1 Formulir Personalia/HRD – A

8.2 Formulir Personalia/HRD – B

8.3 Lampiran SK Surat Perjalanan Dinas

V.3 Kerja Lembur

V.3.1 Tujuan
1. Melakukan pekerjaan yang mendesak dan harus diselesaikan di luar hari / jam
kerja tetap.
2. Adanya tertib administrasi dalam penghitungan jam dan upah lembur
karyawan.

V.3.2 Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku untuk seluruh karyawan di Organisasi X

V.3.3 Definisi
1. Kerja lembur adalah kerja yang dilakukan oleh karyawan diluar jam kerja
yang telah ditetapkan Organisasi atas perintah atasan

2. Uang lembur akan dibayarkan jika memenuhi syarat sebagai berikut:

- Ada Surat Perintah Lembur (SPL) yang dibuat dan ditandatangani oleh
Kepala Departemen / Unit Bisnis atau atasan langsung karyawan dan
diajukan apabila keadaan yang mengharuskan karaywan menyelesaikan
tugas diluar jam kerja Organisasi
- Jumlah jam lembur harus sesuai antara Surat Perintah Lembur (SPL) dengan
absensi
- Upah lembur tidak berlaku bagi karyawan pada tingkat Supervisor keatas
karena karyawan tersebut telah mendapatkan tunjangan jabatan
 SOP Personalia - Narasi

- Bagi karyawan yang melakukan Perjalanan Dinas, mengikuti Pelatihan Kerja

di luar kantor tidak berlaku sebagai kerja lembur
- Besarnya uang lembur untuk Office Boy, dan Driver untuk hari kerja biasa,
pukul 17.00-24.00 dihitung sebesar Rp (tergantung ketetapan manajemen).
Diatas pukul 24.00 dan hari libur lainnya dihitung sebesar Rp (tergantung
ketetapan manajemen, tapi biasanya untuk tariff lembur lebih dari jam
lembur biasa) per jam yang dibayarkan secara tunai tiap akhir minggu
- Besarnya uang lembur per jam untuk staff sebesar Rp (tergantung
kesepakatan manajemen atau 1/173 x gaji pokok dan pembayarannya
dilakukan bersamaan pembayaran gaji.
- Apabila kerja lembur dilakukan pada hari biasa, maka:
- Jam pertama 1,5 x upah jam
- Jam kedua dan seterusnya 2x upah sejam
- Apabila kerja lembur dilakukan pada hari libur mingguan atau hari raya
resmi, maka untuk setiap jam dalam batas 7 (tujuh) jam atau 5 (lima) jam
bila hari raya tersebut jatuh pada hari kerja terpendek pada salah satu hari
dalam 6 (enam) hari kerja seminggu, harus dibayar upah sedikit-dikitnya 2x
upah sejam

V.3.4 Referensi
1. Peraturan Organisasi X mengenai Waktu Kerja Lembur
2. Surat Keputusan Direktur Eksekutif No…….. tentang Lembur Driver dan Office
Boy khusus kantor di Jakarta

V.3.5 Tanggung Jawab:

1. Kepala Departemen / Unit Bisnis yang bersangkutan:
Penugasan terhadap karyawan yang akan melakukan kerja lembur
2. Departemen Personalia/HRD:
- Memeriksa laporan kerja lembur Karyawan
- Menghitung upah lembur sesuai dengan ketentuan yang berlaku

V.3.6 Prosedur
V.3.6.1. Staf dan Pelaksana
Kepala Departemen / Unit Bisnis mengidentifikasi adanya kebutuhan
untuk melakukan kerja lembur
V.3.6.1.1 Penugasan Karyawan untuk melakukan kerja lembur dilakukan oleh
Kepala Departemen / Unit Bisnis atau atasan langsung dari
Karyawan dengan mengisi Formulir Surat Perintah Lembur
V.3.6.1.2 Karyawan melaksanakan tugas lembur
V.3.6.1.3 Karyawan kemudian mengisi Formulir Lembur
V.3.6.1.4 Departemen Personalia / HRD melakukan pemeriksaan Formulir
Lembur
 SOP Personalia - Narasi

V.3.6.1.5 Departemen Personalia / HRD melakukan penghitungan upah

lembur sesuai dengan Formulir Surat Perintah Lembur dan
peraturan yang berlaku
V.3.6.1.6 Perhitungan upah lembur tersebut kemudian ditandatangani oleh
Kepala / Supervisor Departemen Personalia
V.3.6.1.7 Perhitungan upah lembur yang sudah ditandatangani kemudian
diajukan kepada Departemen Finance & Accounting untuk
diproses pembayarannya

V.3.6.2. Office Boy dan Driver

V.3.6.2.1 Office Boy setiap tanggal 21 memberitahukan kepada Departemen
Personalia mengenai lamanya lembur selanjutnya dihitung jam /
lama lembur dan jumlah uang lembur masing-masing dengan
mengisi Formulir Lembur untu Office Boy. Untuk Driver,
pemberitahuan lembur dilaksanakan setiap akhir minggu dengan
mengisi Formulir Lembur untuk Driver
V.3.6.2.2 Formulir Lembur yang sudah dihitung di Departemen Personalia
dikembalikan kepada karyawan yang bersangkutan
V.3.6.2.3 Karyawan mengajukan Formulir Lembur yang telah diisi kemudian
diajukan kepada atasan masing-masing untuk memperoleh
persetujuan
V.3.6.2.4 Formulir Lembur yang sudah disetujui diserahkan kembali ke
Departemen Personalia/HRD untuk ditandatangani oleh Supervisor
Departemen Personalia
V.3.6.2.5 Formulir Lembur yang telah ditandatangani diserahkan kembali
kepada Karyawan untuk diuangkan secara tunai di Departemen
Finance & Accounting

V.3.7 LAMPIRAN
V.3.7.1 Formulir Surat Perintah Lembur
V.3.7.2 Formulir Lembur untuk Staff, Office Boy dan Driver

V.4. CUTI

V.4.1 TUJUAN
V.4.1.1 Karyawan dapat menggunakan hak istirahatnya setelah menjalani masa
kerja selama 1 tahun (12 bulan)
V.4.1.2 Adanya tertib administrasi dalam penggunaan hak istirahat/ijin tersebut

V.4.2 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk seluruh karyawan di Organisasi X

V.4.3 DEFINISI
V.4.3.1 Cuti Tahunan adalah hak yang diberikan kepada karyawan yang telah
bekerja selama 1 tahun (12 bulan) terus menerus tanpa putus.
V.4.3.2 Bagi karyawan baru, hak cuti baru dapat digunakan setelah melewati
masa kerja 1 tahun
 SOP Personalia - Narasi

V.4.4 TANGGUNG JAWAB

V.4.4.1 Kepala Departemen / Unit Bisnis yang bersangkutan:
1. Mengatur pekerjaan yang ditinggalkan
2. Mengatur penggunaan cuti / ijin karyawan
3. Memberikan persetujuan / penolakan permohonan cuti karyawan
V.4.4.2 Departemen Human Resources / Personalia
1. Memeriksa permohonan cuti / ijin sesuai dengan peraturan yang
berlaku
2. Mencatat dan menyimpan data cuti / ijin karyawan
3. Menghitung dan menginformasikan sisa cutgi karyawan

V.4.5 PROSEDUR
V.4.5.1 Karyawan meminta Formulir Permohonan Cuti dari Departemen HRD
/Personalia
V.4.5.2 karyawan mengisi Formulir Permohonan Cuti tersebut dan
memberikannya kepada Departemen HRD/Personalia
V.4.5.3 Departemen HRD/Personalia mencatat data cuti karyawan dan
melakukan perhitungan cuti sisa Karyawan dan kemudian menyimpan
data tersebut
V.4.5.4 Formulir permohonan cuti yang telah dihitung dikembalikan kepada
karyawan
V.4.5.5 Formulir permohonan cuti yang telah dihitung sisa cutinya kemudian
diajukan kepada atasan karyawan untuk memperoleh persetujuan.
V.4.5.5.1 Permohonan cuti untuk level Supervisor ke bawah harus
mendapatkan persetujuan dari Kepala Departemen / Unit
Bisnis
V.4.5.5.2 Permohonan cuti untuk Kepala Departemen / Unit Bisnis
harus mendapatkan persetujuan dari Direktur Eksekutif
V.4.5.5.3 Lamanya cuti adalah 12 (dua belas hari kerja)
V.4.5.5.4 Untuk cuti lebih dari 3 (tiga) hari, permohonan cuti harus
diajukan paling lambat:
1. 2 (dua) minggu sebelumnya bagi kepala Departemen /
Unit Bisnis
2.1 (satu) minggu sebelumnya bagi kepala Departemen /
Unit Bisnis Manager ke bawah
V.4.5.5.5 Untuk cuti 3 (tiga) hari atau kurang, paling lambat diajukan
3 (tiga) hari kerja sebelumnya.
V.4.5.5.6 Bagi semua karyawan tidak diperbolehkan untuk mengambil
cuti in advance / cuti dimuka apabila hak cutinya telah
habis. Jika karyawan perlu mengambil cuti, maka atas
ketidakhadirannya tersebut langsung dipotong gaji.
 SOP Personalia - Narasi

V.4.5.6 Formulir Permohonan Cuti yang telah disetujui oleh atasan dikirimkan
kembali ke Departemen Personalia untuk proses pendataan cuti.
V.4.5.7 Formulir Permohonan Cuti tersebut kemudian diperiksa, disetujui dan
ditandatangani oleh:
V.4.5.7.1 Officer Departemen Personalia / HRD untuk Sipervisor ke bawah
V.4.5.7.2 Kepala Departemen Personalia untuk Kepala Departemen / Unit
Bisnis
V.4.5.8 1 (satu) bu aslinya disimpan di Deparetem Personalia / HRD.
V.4.5.9 Karyawan melaksanakan cuti / ijin
V.4.6.LAMPIRAN
Formuli Permohonan Cuti

V.5 MENGUNDURKAN DIRI DAN PHK

V.5.1 TUJUAN
V.5.1.1 Bahwa Organisasi memperoleh input dan saran perbaikan dalam
pengelolaan HRD/Personalia dari karyawan yang telah memutuskan
/diputuskan hubungan kerjanya.
V.5.1.2 Karyawan yang telah memutuskan / diputuskan masa kerjanya telah
melakukan serah terima pekerjaan dan penyelesaian administrasi
dengan pihak organisasi.

V.5.2 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk seluruh karyawan di Organisasi X yang memutuskan /
diputuskan hubungan kerjanya.

V.5.3 DEFINISI
Exit Interview merupakan interview / wawancara yang diadakan sehubungan
dengan rencana pindahnya / keluarnya karyawan dari suatu organisasi tempat
dia bekerja sekarang untuk:
V.5.3.1 Menggali informasi mengenai alasan kepindahan karyawan tersebut
V.5.3.2 Memperoleh masukan demi perbaikan Organisasi
V.5.3.3 Mencegah para karyawan yang berhenti tersebut bersikap apriori negative
terhadap Organisasi yang akan ditinggalkan.

V.5.4 TANGGUNG JAWAB

V.5.4.1 Kepala Departemen / Unit Bisnis yang bersangkutan:
Mengatur proses serah terima tugas pekerjaan yang ditinggalkan
karyawan serta meminta departemen terkait untuk menghapus fasilitas
karyawan tersebut dari jaringan computer organisasi
V.5.4.2 Departemen Human Resources / Personalia
 SOP Personalia - Narasi

V.5.4.2.1 Melakukan exit interview dan memberikan laporan kepada

Manajemen
V.5.4.2.2 Memberikan input / tanggapan atas hasil exit interview report
V.5.4.2.3 Melakukan analisa dan membuat langkah perbaikan berdasarkan
hasil exit interview

V.5.5 PROSEDUR
V.5.5.1 1 (satu) bulan sebelum karyawan keluar / berhenti harus mengajukan
Surat Permohonan Pengunduran Diri kepada atasannya masing-masing
V.5.5.2 Atasan Karyawan yang bersangkutan mereview surat permohonan
pengunduran diri yang bersangkutan untuk kemudian memberikan
persetujuannya. Setelah surat permohonan penguduran diri disetujui,
maka surat tersebut diberikan kepada Personalia/HRD
V.5.5.3 Berdasarkan permohonan pengunduran diri tersebut, Personalia/HRD
mengatur jadwal dengan karyawan yang bersangkutan untuk melakukan
interview
V.5.5.4 Personalia/HRD melakukan interview terhadap karyawan tersebut. Paling
lambat 1 (satu) minggu sebelum hari terakhir karyawan bekerja,
interview harus sudah dilakukan atau sesuai jadwal yang sudah
ditentukan. Interview dilakukan dengan berpedoman kepada panduan
Exit Interview
V.5.5.5 Sementara itu Kepala Departemen / Unit Bisnis mengatur proses serah
terima pekerjaan dari karyawan
V.5.5.6 Pada saat interview tersebut karyawan melakukan serah terima fasilitas
dan inventaris kantor kepada departemen Personalia/HRD
V.5.5.7 Departemen Personalia/HRD setelah selesai interview melengkapi data
laporan dan menandatanganinya di dalam form Laporan Exit Interview
V.5.5.8Hasil interview tersebut kemudian disampaikan kepada kepala
Departemen / Unit Bisnis untuk mendapatkan tanggapan dan tanda
tangan. Selanjutnya Form Laporan Exit Interview dibuat 1 (satu) copy
untuk dikirimkan kepada kepala Divisi / Departemen yang bersangkutan
dan asli untuk file Departemen Personalia/HRD
V.5.5.9 Karyawan menyerahkan pengembalian fasilitas / barang-barang inventaris
kantor yang telah dipakai kepada Kepala Departemen / Unit Bisnis yang
terkait

V.5.6 LAMPIRAN
Form Laporan Exit Interview

V.6 MUTASI KARYAWAN

V.6.1 TUJUAN
 SOP Personalia - Narasi

V.6.1.1 Untuk mutasi karyawan dari satu Departemen/Unit Bisnis ke

Departemen/Unit Bisnis lain di dalam Organisasi sesuai dengan
peraturan yang berlaku

V.6.1.2 Memberikan kesempatan untuk pengembangan karier karyawan dan

pengisian jabatan yang kosong dalam Organisasi

V.6.1.3 Meningkatkan motivasi kerja karyawan

V.6.2 RUANG LINGKUP

V.6.2.1 Prosedur ini berlaku untuk semua Departemen/Unit Bisnis Organisasi dan
berlaku untuk semua karyawan

V.6.2.2 Indentifikasi lowongan jabatan sampai dengan karyawan panda secara

fisik dan administrative

V.6.3 DEFINISI

Mutasi adalah perpindahan tugas dari satu Departemen / Unit Bisnis ke

Departemen / Unit bisnis lain baik lini maupun non lini dalam pangkat /
golongan yang masih setingkat maupun disertai dengan kenakan pangkat /
golongan.

V.6.4 TANGGUNG JAWAB

V.6.4.1 Departemen Personalia:

V.6.4.1.1 Melakukan review terhadap data kompetensi karyawan

V.6.4.1.2 Kelengkapan personel data karyawan yang bersangkutan

V.6.4.1.3Menyiapkan pemberitahuan mutasi karyawan atas pelaksanaan

mutasi

V.6.4.1.4 Menyelesaikan administrasi atas terjadinya mutasi karyawan

V.6.4.2 Kepala Departemen / Unit Bisnis (tempat lama):

V.6.4.2.1 Melakukan review terhadap kompetensi karyawan

V.6.4.2.2 Menjamin kelancaran tugas pekerjaan yang ditinggalkan karena

mutasi karyawan

V.6.4.2.3 Menandatangani persetujuan mutasi karyawan

V.6.4.3 Kepala Departemen / Unit Bisnis (tempat baru):

V.6.4.3.1 Melakukan interview kesesuaian antara tugas pekerjaan yang

tersedia dengan kompetensi yang dimiliki oleh calon serta
minat dan motivasi
 SOP Personalia - Narasi

V.6.4.3.2 Menjelaskan tentang job description sehubungan dengan

jabatan yang baru

V.6.4.3.3 Menandatangani persetujuan mutasi karyawan

V.6.4.4 Direksi

Menolak atau memberikan persetujuan mutasi karyawan dalam organisasi

V.6.5 PROSEDUR

V.6.5.1 Proses Mutasi dilakukan apabila terdapat lowongan jabatan berdasarkan

Man Power Plan Organisasi. Proses mutasi juga dapat diakibatkan oleh
diterimanya usulan karaywan untuk pindah tugas, seperti karena alasan
keluarga (menikah dan mengikuti suami/istri)

V.6.5.2 Departemen Personalia melakukan peninjauan ulang terhadap data

kompetensi karyawan yang ada dari hasil catatan kinerja karyawan
tersebut

V.6.5.3 Apabila terdapat karyawan yang memenuhi persyaratan untuk mutasi,

kepala Departemen Personalia menghubungi kepala Departemen / Unit
Bisnis yang membutuhkan (tempat baru) untuk memberitahukan rencana
tersebut, melakukan review terhadap data karyawan dan menetapkan
calon yang akan dimutasikan

V.6.5.4 Departemen Personalia akan menghubungi kepala Departemen / Unit

Bisnis karyawan yang terpilih (tempat lama) dan memberikan penjelasan
mengenai rencana mutasi

V.6.5.5 Apabila dicapai kesepakatan, Kepala Departemen Personalia dan Kepala

Departemen / Unit Bisnis tempat lama menghubungi karyawan yang
bersangkutan dan membicarakan rencana mutasi tersebut

V.6.5.6 Data karyawan dan form interview dikirimkan kepada kepala

Departemen / Unit Bisnis tempat baru

V.6.5.7 Kepala Departemen / Unit Bisnis akan mempelajari data karyawan yang
bersangkutan dan melakukan interview terhadap karyawan untuk
medapatkan kesesuaian antara kebutuhan jabatan yang harus diisi dengan
kompetensi dan minat serta motivasi karyawan. Hasil interview kemudian
dikirimkan kepada Departemen Personalia

V.6.5.8 Departemen Personalia melakukan peninjauan ulang terhadap hasil

interview. Apabila dari hasil interview karyawan dinilai tidak sesuai untuk
mutasi, maka Departemen Personalia akan memberitahukan kepada
karyawan yang bersangkutan mengenai pembatalan mutasi

V.6.5.9 Apabila dinilai sesuai, Departemen Personalia akan menyiapkan Form

Pemberitahuan Rencana Mutasi dalam rangkap 2 (dua)
 SOP Personalia - Narasi

V.6.5.10 Form yang telah diisi dimintakan tanda tangan kepada :

- Masing-masing kepala Departemen / Unit Bisnis

- Karyawan yang bersangkutan

V.6.5.11 Setelah penandatanganan, form didistribusikan :

- 1 (satu) Form asli diberikan kepada Karyawan yang bersangkutan

- 1 (satu) copy untuk file Departemen Personalia

V.6.5.12 Departemen Personalia kemudian mengkoordinasikan pelaksanaan mutasi

dengan Kepala Departemen / Unit Bisnis tempat lama dan tempat baru

V.6.5.13 Berdasarkan pelaksanaan mutasi tersebut, Departemen Personalia

melakukan penyesuaian administrasi dan Personal Data Karyawan

V.7. LAMPIRAN

Form HRD, Surat Mutasi